Новости Тренинги Типовые ситуации Калькуляторы Формы
Журнал Вебинары Календарь Консультации Форум Тесты
Добавить в «Нужное»

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 27 мая 2011 г.

Содержание журнала № 11 за 2011 г.
На вопросы отвечала Е.А. Шаронова, экономист

Ох уж этот подотчет...

Бухгалтеры постоянно объясняют подотчетникам, какие документы необходимо получить у продавца и что в них должно быть указано, чтобы потом приобретенные за наличный расчет товары (работы, услуги) можно было беспроблемно учесть в расходах. Но все равно находятся сотрудники, которые приносят «неправильные» документы. Как в этом случае поступить, если руководитель одобрил авансовый отчет: учесть расходы по таким документам или нет? Да и как вообще должны выглядеть подотчетные документы, чтобы налоговики к ним не придрались? Отвечаем на самые интересные вопросы наших читателей.

Вычет НДС только по типографскому БСО

Е.А. Максимкина, г. Москва

Наш работник вернулся из командировки и в качестве документа, подтверждающего проживание в гостинице, привез кассовый чек и счет по форме № 3-Г. В этом счете есть все обязательные реквизиты, которые должны быть в бланке строгой отчетностип. 3 Положения о порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утв. Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359 (далее — Положение). В обоих документах сумма НДС выделена отдельной строкой. Можно ли принять к вычету НДС, если нет счета-фактуры?

: В принципе, можноп. 7 ст. 168, п. 7 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ. Раз счет по форме № 3-Г содержит все обязательные реквизитып. 3 Положения о порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утв. Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359 (далее — Положение), то он является бланком строгой отчетности. В этом случае в книге покупок вы регистрируете именно егоп. 10 Правил ведения... книг покупок и книг продаж... утв. Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914. Вычет вы можете заявить в том квартале, в котором утвержден авансовый отчет работника по служебной командировке (то есть расходы приняты к учету)п. 7 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ; Письмо Минфина России от 20.05.2008 № 03-07-11/197.

Однако не исключено, что проблемы с вычетом НДС все же могут возникнуть. Дело в том, что, по мнению Минфина, БСО, утвержденные до 12.04.2005 (а счет по форме № 3-Г был утвержден как раз до этой датыутв. Приказом Минфина России от 13.12.93 № 121), можно было применять только до 01.12.2008. А после этой даты форма счета в качестве документа строгой отчетности использоваться уже не можетп. 2 Постановления Правительства РФ от 06.05.2008 № 359; Письма Минфина России от 07.08.2009 № 03-01-15/8-400, от 09.06.2009 № 03-01-15/6-291, от 19.01.2009 № 03-01-15/1-11.

Кроме того, если гостиница распечатала счет 3-Г просто на компьютере, то в вычете НДС откажут однозначно. БСО должен быть изготовлен типографским способом или с использованием автоматизированной системып. 4 Положения. Компьютер же к автоматизированной системе не относится. А чек ККТ с выделенной суммой НДС в этом случае вам не поможетПисьма Минфина России от 23.12.2009 № 03-07-11/323, от 07.08.2009 № 03-01-15/8-400, от 07.11.2008 № 03-01-15/11-353.

Таким образом, лучше запросите у гостиницы счет-фактуру. А если это сделать невозможно, безопаснее не принимать НДС к вычету.

Нет расшифровки канцтоваров в чеке — нет и расходов?

Л.М. Барышникова, г. Лыткарино, Московская обл.

Подотчетник принес товарный и кассовый чеки, в которых стоимость канцтоваров отражена в общей сумме без расшифровки их по видам, количеству и цене. Можно ли учесть при расчете налога на прибыль расходы на эти канцтовары?

: Можно, если эти канцтовары вы сможете оприходовать. Для этого попросите подотчетника, чтобы он:

  • <или>вернулся в магазин и попросил указать в товарном чеке каждый приобретенный товар;
  • <или>сам составил отчет в произвольной форме, указал в нем наименование каждого приобретенного товара, его количество и цену (цены можно указать и приблизительные, главное, чтобы сошлось с общей суммой оплаты) и приложил этот отчет вместе с кассовым и товарным чеками к авансовому отчету.

После этого канцтовары можно оприходовать на основании приходного ордера по форме № М-4утв. Постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71а, а их стоимость впоследствии учесть в налоговых расходахподп. 24 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Однако налоговики при проверке, из-за того что расшифровка канцтоваров сделана самим подотчетником, а не организацией-продавцом, могут и исключить стоимость канцтоваров из «прибыльных» расходов, как документально неподтвержденные затратыст. 252 НК РФ. И не исключено, что правомерность своих трат вам придется доказывать в суде.

Товарный чек вмененщика одновременно подтверждает и приобретение, и оплату ТМЦ

Л.Н. Гавришкина, г. Елец, Липецкая обл.

Наши сотрудники часто на приобретенные материалы предоставляют только товарный чек. Достаточно ли его одного, чтобы учесть расходы в налоговом и бухгалтерском учете?

: Достаточно, если этот товарный чек выдал плательщик ЕНВД и в нем естьп. 2.1 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» (далее — Закон о ККТ):

  • номер и дата;
  • наименование и ИНН продавца;
  • наименование, количество, цена приобретенных товаров;
  • должность, фамилия и инициалы лица, выдавшего документ, и его личная подпись.

Ведь такой чек вместо кассового чека могут выдавать покупателям плательщики ЕНВДПисьма Минфина России от 19.01.2010 № 03-03-06/4/2, от 22.10.2009 № 03-01-15/9-470, от 01.09.2009 № 03-01-15/9-436.

И хотя нельзя быть стопроцентно уверенным в том, что его выдал именно плательщик ЕНВД, подтверждать статус продавца дополнительными документами (например, запрашивать копию выданного ИФНС уведомления о постановке на учет в качестве вмененщика) не нужно. Ведь НК РФ не обязывает покупателя проверять налоговый статус продавца.

Если же в товарном чеке нет вышеуказанных реквизитов, то необходим еще и чек ККТп. 1 ст. 2 Закона о ККТ. А без него расходы лучше не учитывать.

Авансовый отчет можно заполнить и на компьютере

Д.А. Чебрякова, г. Пушкино, Московская обл.

Можно ли заполнить бланк авансового отчета не от руки, а на компьютере? А подотчетник его лишь подпишет.

: Да, можно. Это прямо разрешено Указаниями по заполнению авансового отчетаУказания по... заполнению... утв. Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55.

Подотчетные суммы можно перечислять и на зарплатные карты

М.В. Ашмарина, г. Жуковский, Московская обл.

Имеем ли мы право перечислять подотчетные суммы на зарплатные карты работников? Могут возникнуть претензии со стороны банка или налоговиков?

: Все зависит от того, что написано в вашем договоре с банком на открытие и обслуживание зарплатных карт.

Одни банки без проблем зачисляют на зарплатные карты работников любые подотчетные деньги, другие — только командировочные суммы, а третьи вообще отказываются это делать. Такая ситуация возникла из-за того, что есть два Письма Центробанка России, в которых высказаны разные точки зрения по этому вопросу.

В одном сказано, что выдача денег под отчет путем безналичного перечисления на счета сотрудников не предусмотренаПисьмо ЦБ РФ от 18.12.2006 № 36-3/2408.

В другом ЦБ ссылается на свое Положение об эмиссии банковских картПоложение ЦБ РФ от 24.12.2004 № 266-П и делает вывод, что перечень операций, которые физические лица могут проводить по своим картам, открыт. И если коллективным договором или локальным нормативным актом (например, приказом, положением о командировках) предусмотрена возможность перевода на банковские карты сотрудников денег на командировочные расходыст. 168 ТК РФ, то банк такой платеж пропуститПисьмо ЦБ РФ от 24.12.2008 № 14-27/513.

Таким образом, смотрите свой договор с банком. Если в нем сказано, что, например, «на банковские карты сотрудников организация может перечислять любые денежные средства», то проблем с перечислением подотчетных сумм не будет. Штрафа за то, что вы так делаете, нет.

А чтобы налоговики и сотрудники ФСС и ПФР не расценили поступившие на карту суммы как зарплату и не доначислили НДФЛ и страховые взносы, при перечислении средств указывайте в назначении платежа «на командировочные расходы» или «на хозяйственные нужды». Подтверждением того, что работник не потратил деньги на себя, будет его авансовый отчет (форма № АО-1утв. Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55) с приложенными к нему подтверждающими документами.

«Доходная» упрощенка не отменяет обязанности отчитаться за выданные деньги

Г.С. Васильева, г. Пенза

Мы применяем упрощенку с объектом «доходы». Довольно часто я выдаю директору деньги из кассы на хозяйственные расходы (естественно, по его распоряжению). Учет расходов мы не ведем. А вот обязан ли директор отчитываться за выданные ему деньги авансовыми отчетами? Сам он утверждает, что отчитываться за свои же деньги (он единственный собственник нашей компании) он не должен.

: Действительно, вы не обязаны документально подтверждать расходы, так как они не влияют на исчисление налога при УСНОп. 2.5 Порядка заполнения книги учета доходов и расходов... утв. Приказом Минфина России от 31.12.2008 № 154н; Письма Минфина России от 16.06.2010 № 03-11-11/169, от 20.10.2009 № 03-11-09/353. Но если директор не отчитывается о выданных ему под отчет деньгах, а вы продолжаете выдавать ему деньги, то ваша компания, прежде всего, нарушает кассовую дисциплинуп. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утв. Советом директоров ЦБ РФ 22.09.93 № 40 (далее — Порядок). И банк при проверке обязательно укажет вам на это и сообщит о нарушении в вашу налоговую инспекцию.

После этого возможны такие негативные последствия:

А вот другие суды считают, что средства, выданные подотчетному лицу, в принципе не являются его доходом и не включаются в налоговую базу по НДФЛст. 41, ст. 208, ст. 209 НК РФ; Постановления ФАС СКО от 11.12.2006 № Ф08-5708/2006-2386А; ФАС УО от 20.02.2008 № Ф09-516/08-С2. Ведь это лишь задолженность сотрудника перед организацией и не более того.

Кстати, не исключено, что и сотрудники ФСС и ПФР расценят подотчетные суммы как скрытую зарплату и доначислят страховые взносы вашей компании.

Поэтому, чтобы вам не пришлось спорить с проверяющими, директору лучше отчитаться, на что он потратил деньги.

Билет «туда-обратно» делим пополам

А.В. Кольцова, г. Владимир

Работник поехал в командировку. Точный день возврата из командировки не был известен, и работник купил билет только туда. А возвращаясь из командировки, с целью экономии купил билет обратно и туда с открытой датой, поскольку точно знал, что придется ехать еще раз. Билет действительно стоит значительно дешевле, но только в нем указана общая стоимость двух перелетов. И мы не знаем, как разделить цену одного билета между двумя командировками и как правильно заполнить авансовый отчет.

: В авансовом отчете работник должен указать всю стоимость авиабилета, ведь он потратил на него деньгип. 11 Порядка; Указания по... заполнению... формы «Авансовый отчет», утв. Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55. Этот билет еще понадобится работнику для поездки в следующую командировку. Поэтому к первому авансовому отчету можно приложить ксерокопию авиабилета, а оригинал — ко второму авансовому отчету.

Поскольку билет используется в двух поездках, в бухгалтерских и налоговых расходах на дату утверждения первого авансового отчета можно учесть только 1/2 его стоимостиподп. 12 п. 1 ст. 264, подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ; пп. 6, 9 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утв. Приказом Минфина России от 06.05.99 № 33н.

Вторую половину стоимости билета до следующей командировки можно учесть на счете 50-3 «Денежные документы»План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению, утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н (проводка: дебет счета 50-3 – кредит счета 71).

Когда вы вновь отправите работника в командировку, то под роспись по ведомости выдадите ему билет и сделаете проводку: дебет счета 71 – кредит счета 50-3.

Вторую половину стоимости авиабилета вы учтете в бухгалтерском и налоговом учете на дату утверждения второго авансового отчетаподп. 12 п. 1 ст. 264, подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ; пп. 6, 9 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утв. Приказом Минфина России от 06.05.99 № 33н.

Суммы, за которые подотчетник не отчитался, можно удержать из его зарплаты

Н.Г. Игнатьева, г. Санкт-Петербург

В какой срок сотрудник должен отчитаться по подотчетным суммам, выданным на хозяйственные нужды? Можем ли мы удержать деньги из его заработной платы, если он долго не отчитывается?

: Отчитаться перед бухгалтерией об израсходованных суммах нужно не позднее 3 рабочих дней после истечения срока, на который выданы деньгип. 11 Порядка. А вот срок, на который они выдаются, вы можете установить любой (чтобы он был удобен и вам, и подотчетникам). Его можно указать, например, в приказе, регламентирующем выдачу денег под отчет, и с этим приказом ознакомить подотчетников под роспись.

Если сотрудник в установленный срок не вернул подотчетные суммы и не отчитался за них, напомните ему, что он должен вернуть деньги. Работник может либо внести деньги в кассу, либо написать заявление с просьбой удерживать задолженность из его зарплаты.

Если же работник не возвращает деньги и подотчетная сумма не превышает его средний месячный заработок, вы можете удержать подотчетные деньги из его зарплатыст. 248, п. 2 ст. 243 ТК РФ. При этом приказ о взыскании с работника суммы задолженности руководителю нужно издать не позднее 1 месяца со дня, когда работник должен был отчитаться или вернуть неизрасходованную подотчетную суммуст. 248 ТК РФ. Если же месячный срок будет пропущен, то вернуть деньги можно будет только через суд.

Имейте в виду, что размер удерживаемой суммы не может превышать 20% заработной платыстатьи 137, 138 ТК РФ.

Если же невозвращенная подотчетная сумма превышает средний месячный заработок работника, для возврата денег вам придется обратиться в суд. Сделать это надо в течение 1 года со дня обнаружения причиненного ущерба. А отсчитывать его нужно через 3 рабочих дня после истечения срока, на который были выданы деньгистатьи 248, 392 ТК РФ.

Невозвращенный подотчет можно списать на убытки

Н.Г. Дмитриева, г. Санкт-Петербург

Один из наших сотрудников уволился, не вернув подотчетные суммы. Надо ли включать эти суммы в доход работника и облагать их НДФЛ? Может ли наша организация списать их на убытки?

: Не возвращенная работником подотчетная сумма является дебиторской задолженностью, и ее можно списать на убыткиподп. 2 п. 2 ст. 265, п. 2 ст. 266 НК РФ. Вопрос только когда.

На основании норм Трудового кодекса РФ работодатель имеет право обратиться в суд по спорам о возмещении работником ущерба в течение 1 года со дня обнаружения причиненного ущербаст. 392, ст. 381, ст. 382 ТК РФ. А если он этого не сделал, то получается, что уже через год работодатель не имеет возможности взыскать ущерб с работника. И логично именно через год:

  • списать эту задолженность на убытки как безнадежную;
  • включить эту задолженность в доходы работника и исчислить НДФЛст. 210 НК РФ.

Однако, по мнению Минфина России, отнести не возвращенную подотчетным лицом сумму к безнадежной задолженности и списать ее на убытки можно только после истечения общего срока исковой давности, то есть через 3 годаподп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ; ст. 196 ГК РФ; Письма Минфина России от 15.09.2010 № 03-03-06/1/589, от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610. И этот срок надо отсчитывать со дня, следующего за тем, когда работник должен был вернуть подотчетные суммыст. 200 ГК РФ.

Например, деньги выданы работнику из кассы 15.04.2011. Приказом руководителя установлено, что деньги выдаются под отчет на срок 1 месяц. Следовательно, отчитаться работник должен не позднее 18.05.2011 (месяц плюс 3 рабочих дня на составление авансового отчета)п. 11 Порядка. Трехлетний срок исковой давности отсчитываем с 19.05.2011ст. 200 ГК РФ. То есть списать эту задолженность на убытки можно будет 19.05.2014 (а не 19.05.2012, как по ТК РФ).

Кроме того, как указал Минфин России, НДФЛ с дохода работника надо исчислить также по истечении 3 лет, то есть 19.05.2014ст. 210 НК РФ; Письмо Минфина России от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610.

Как нам разъяснили в Минфине России, срок исковой давности, установленный трудовым законодательством, при исчислении налогов не применяется.

Из авторитетных источников

СТЕЛЬМАХ Николай Николаевич
СТЕЛЬМАХ Николай Николаевич
Заместитель начальника отдела налогообложения доходов физических лиц Минфина России

Трехлетний срок исковой давности, установленный гражданским законодательством, является общим потому, что применяется ко всем нарушенным правам, не имеющим иного специально установленного срока судебной защиты. То есть это общий срок для защиты права по иску. Поэтому по истечении срока исковой давности дебиторская задолженность является безнадежной (нереальной ко взысканию) и подлежит списанию в налоговом учете.

Что же касается ст. 392 Трудового кодекса, то она регулирует материальную ответственность между работником и работодателем за ущерб, причиненный работником организации во время действия трудового договора.

В случае списания долга работника, например, с истечением общего срока исковой давности или при принятии решения о прощении долга датой получения бывшим работником организации дохода в виде невозвращенных сумм, выданных под отчет, будет являться дата, с которой такое взыскание стало невозможно, или дата принятия соответствующего решения.

Поскольку удержать НДФЛ с уволившегося работника вы не можете, необходимо исчислить налог и сообщить о сумме задолженности в свою налоговую инспекцию. То есть надо заполнить справку 2-НДФЛ за тот год, в котором истек трехлетний срок исковой давности, показать там доход, сумму исчисленного и неудержанного налога. При этом в справке в поле «признак» укажите цифру 2. Это будет означать, что налог вы удержать не можетеразд. II Рекомендаций по заполнению формы 2-НДФЛ... утв. Приказом ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@. Представить эту справку в ИФНС надо в течение 1 месяца после окончания года, в котором истек срок исковой давностип. 5 ст. 226 НК РФ.

«Сверхлимитную» наличность можно выдать под отчет

И.К. Комолова, г. Раменское, Московская обл.

В кассе скопилась «сверхлимитная» наличность, а сдавать деньги в банк не хочется. Можно ли выдать эти деньги сотрудникам под отчет и на какие цели?

: Действительно, чтобы избежать штрафов за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операцийст. 15.1 КоАП РФ, «сверхлимитную» наличность лучше выдать под отчет.

Цель выдачи можете сформулировать любую, например для приобретения канцтоваров (обычно цели расходования наличности согласовываются с банком при установлении лимита остатка кассып. 2.7 Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации от 05.01.98 № 14-П; приложение 1 к этому Положению ).

А когда понадобятся наличные деньги в кассе, работник вернет выданную ему сумму.

Понравилась ли вам статья?
  • Почему оценка снижена?
  • Есть ошибки
    Укажите ошибки Не более 300 знаков. Осталось 300/300
  • Слишком теоретическая статья, в работе бесполезна
  • Нет ответа по поставленные вопросы
  • Аргументы неубедительны
  • Ничего нового не нашел
  • Нужно больше примеров
  • Тема не актуальна
  • Статья появилась слишком поздно
  • Слишком много слов
  • Другое
    Напишите подробнее Не более 300 знаков. Осталось 300/300
Поставить оценку
Комментарии (0)

Оценивать статьи могут только подписчики журнала «Главная книга» или по демодоступу.

Другие статьи журнала по теме:
Документооборот / Первичные документы / ЭДО
Документооборот / Первичные документы / ЭДО

2024 г.

2023 г.

№ 24
Документальное подтверждение расходов: подводные камни оформления
№ 23
Как учесть расходы на получение УКЭП сотрудника
№ 22
Как хранить документы на бумаге и в электронном виде по новым правилам
№ 20
Что изменилось в правилах заполнения путевого листа
№ 17
В Закон об электронной подписи внесены изменения
№ 16
Про УКЭП и МЧД: 8 ответов на 8 вопросов наших читателейЧему уделить внимание при организации ЭДО
№ 13
Покупки у физлиц: особенности учета, оформления и оплаты
№ 10
Ответы на документальные вопросы по экспортно-импортным операциям
№ 8
Как заполнять транспортную накладную, если груз отправляет экспедитор
№ 7
Оформляем, подписываем и храним электронные документы
№ 4
Требования к оформлению путевого листа в 2023 годуФормирование акта об оказании услуг: внимание на «опасные» реквизиты
№ 2
Околоновогодние вопросы: сверка с контрагентами, декабрьские акты и авансы...
№ 1
Где, когда и как получить новую УКЭП

2022 г.

№ 23
Главбухам-аутсорсерам для подписи электронной отчетности клиентов нужна лицензия ФСБ
№ 21
Какой первичкой подтвердить расходы: Минфин снова уточняет
№ 17
Как удаленно подписывать документы организации электронной подписьюОбещание, данное в мессенджере, можно зафиксировать у нотариуса
№ 14
Как еще экономят на бумаге при оформлении документовМожет ли у директора быть две подписи?Можно ли печатать первичку и другие документы на черновиках
№ 12
Расходная первичка поступила с опозданием — как отразить в учете операцию
№ 9
Оформляем объединение отдельных объектов ОС в один
№ 8
Новая форма транспортной накладной, ее электронная версия и не только
№ 7
Можно ли скопировать ключ ЭП организации с токена?
№ 6
Все ли организации могут учесть расходы на приобретение УКЭП?Какая доверенность потребуется при электронном взаимодействии с ФНС
№ 3
Как вернуть и отразить в учете переплату контрагентуСколько электронных подписей можно записать на одном токене
№ 2
Как подписать электронный документ представителю юрлица или предпринимателя в 2022 годуТранспортные накладные переводят в электронный вид
№ 1
Нотариальные документы можно проверить онлайн
ПОЛЕЗНОЕ
АКТУАЛЬНОЕ

КАЛЕНДАРЬ БУХГАЛТЕРА НА РАБОЧИЙ СТОЛ
«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Вебинар 27 марта НА ПРАВАХ РЕКЛАМЫ
Нужное
Содержание