Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 23 декабря 2011 г.

Как предоставить детские вычеты

Заметим, что сами правила предоставления вычетов на детей не изменилисьподп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ. Напомним основные из них.

ПРАВИЛО 1. Вычет предоставляется за каждый месяц календарного года, независимо от того, был у сотрудника (с которым оформлен трудовой договор) доход в этом месяце или нетп. 1 ст. 218, ст. 216 НК РФ; Письмо ФНС России от 15.03.2006 № 04-1-04/154. Так как НДФЛ считается нарастающим итогом с начала года, то и вычеты суммируются за все месяцы с начала года, даже за те, в которых доход был равен нулюп. 1 ст. 218, п. 3 ст. 226, п. 3 ст. 210 НК РФ; Постановление Президиума ВАС РФ от 14.07.2009 № 4431/09.

Если сотрудник пришел на работу не с начала календарного года, то, если он претендует на вычеты, он должен предоставить вам справку 2-НДФЛ с предыдущего места работып. 3 ст. 218 НК РФ. Если он этого не сделает, вы просто не сможете рассчитать его доход с начала года. А именно от его размера зависит, положены работнику детские вычеты или нет.

Не нужно просить у нового сотрудника справку 2-НДФЛ, если ваша компания для него — первое место работы в жизни либо если он в текущем году нигде не работал и это подтверждено трудовой книжкой и письменным объяснениемПисьмо ФНС России от 15.03.2006 № 04-1-04/154; Письмо УФНС России по г. Москве от 13.02.2009 № 20-15/3/013260@.

Если с работником заключен гражданско-правовой договор, то детские вычеты предоставляются только за те месяцы, в которых этот договор действуетПисьмо Минфина России от 07.04.2011 № 03-04-06/10-81; Письмо УФНС России по г. Москве от 01.06.2010 № 20-15/3/057717.

ПРАВИЛО 2. Детский вычет предоставляется с месяцаподп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ:

• <или>рождения ребенка;
• <или>усыновления;
• <или>установления опеки (попечительства);
• <или>вступления в силу договора о передаче ребенка (детей) на воспитание в семью — и сохраняется до конца года, в котором:
• <или>ребенку исполнилось 18 лет либо 24 года, если он учится по очной форме;
• <или>ребенок умер;
• <или>истек срок действия договора о передаче ребенка (детей) на воспитание в семью (либо этот договор досрочно расторгнут).

Если ребенок учится по очной форме, то вычет действует только до конца месяца, в котором обучение закончилось, даже если ребенку еще не исполнилось 24 годаПисьмо Минфина России от 12.10.2010 № 03-04-05/7-617.

Для единственных родителей есть дополнительное ограничение — вычет в двойном размере не предоставляется с месяца, следующего за месяцем вступления в брак единственного родителяподп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ. С этого месяца вычет на ребенка предоставляется в одинарном размере (1400 руб. или 3000 руб.) самому родителю и его супругу (супруге).

ПРАВИЛО 3. Вычет предоставляется только до того месяца, в котором размер совокупного дохода с начала года не превысил 280 000 руб.

Действующие с 1 января 2012 г. размеры вычетов в зависимости от ситуации приведены в таблице.

Какие документы нужны для детского вычета

Для вычета нужныподп. 4 п. 1, п. 3 ст. 218 НК РФ:

• заявление работника о предоставлении вычета;
• документы, подтверждающие право на вычет.

Основной документ — это копия свидетельства о рождении ребенка (детей). А помимо него, в зависимости от того, на какого ребенка предоставляется вычет и кто хочет его получить, дополнительно представляются:

• <если>ребенок после окончания школы учится — справка из образовательного учреждения о том, что ребенок в возрасте до 24 лет является учащимся очной формы обучения (учится на дневном отделении в институте, колледже и др., является аспирантом, ординатором, интерном, студентом, курсантом);
• <если>ребенок является инвалидом — копия справки медико-социальной экспертизы, подтверждающей инвалидностьприложение № 1 к Приказу Минздравсоцразвития России от 24.11.2010 № 1031н;
• <если>на вычет претендует:
• супруг (супруга) родителя ребенка — копия свидетельства о браке;
• усыновитель — копия свидетельства об усыновлении (удочерении)утв. Постановлением Правительства РФ от 06.07.98 № 709; ст. 43 Федерального закона от 15.11.97 № 143-ФЗ;
• опекун или попечитель — копия решения (или постановления) об установлении над ребенком опеки или попечительствап. 1 ст. 35 ГК РФ; ст. 145 Семейного кодекса РФ; п. 6 ст. 11 Федерального закона от 24.04.2008 № 48-ФЗ;
• приемный родитель — копия договора о передаче ребенка (детей) на воспитание в семьюстатьи 153, 153.1 Семейного кодекса РФ; Правила создания приемной семьи... утв. Постановлением Правительства РФ от 18.05.2009 № 423.

Когда вычет хочет получить единственный родитель, то от него нужны такие документы:

• <или>копия свидетельства о рождении, в котором отсутствует запись об отцеп. 3 ст. 51 Семейного кодекса РФ; п. 3 ст. 17 Федерального закона от 15.11.97 № 143-ФЗ; Письмо ФНС России от 17.09.2009 № ШС-22-3/721; Письмо Минфина России от 01.09.2010 № 03-04-05/5-516;
• <или>копия свидетельства о рождении и копия выданной ЗАГСом справки о рождении ребенка по форме № 25утв. Постановлением Правительства РФ от 31.10.98 № 1274, в которой сказано, что запись об отце ребенка внесена в свидетельство о рождении по заявлению материПисьмо ФНС России от 17.09.2009 № ШС-22-3/721; Письма Минфина России от 19.08.2011 № 03-04-05/5-579, от 06.05.2011 № 03-04-05/1-337;
• <или>копия обычного свидетельства о рождении ребенка, а также:
  • <или>копия свидетельства о смерти второго родителя;
  • <или>копия решения суда об объявлении второго родителя умершимст. 45 ГК РФ;
  • <или>копия решения суда о признании второго родителя безвестно отсутствующимст. 42 ГК РФ.

Кроме того, единственный родитель должен предоставить еще копию паспорта, в котором на странице «семейное положение» нет штампа ЗАГСа о регистрации брака.

Отказ второго родителя от детского вычета в пользу первого

По НК получать детский вычет в двойном размере может любой из родителей (приемных родителей), если второй родитель от такого вычета откажется, написав заявлениеподп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ.

Однако это как раз тот случай, когда нужно объяснить работнику, что так лучше не делать. Поскольку это создаст дополнительные трудности как для бухгалтера, так и для самого работника.

Дело в том, что ФНС и Минфин России считают, что право на получение вычета в этом случае ограничено такими условиями, какПисьма Минфина России от 21.11.2011 № 03-04-05/5-313, от 01.09.2011 № 03-04-05/1-624, от 25.03.2011 № 03-04-05/7-186; Письмо ФНС России от 01.09.2009 № 3-5-04/1358@:

• ребенок находится на обеспечении родителя;
• у родителя есть доход, облагаемый по ставке 13%;
• такой доход в течение календарного года не превышает 280 000 руб.

Если эти условия не соблюдаются, то у родителя просто нет права на вычет и он не может передать его другому родителю.

Как разъясняют контролирующие органы, первый родитель не может отдать свой детский вычет второму, если первый:

• <или>не работает либо не имеет доходов, подлежащих обложению по ставке 13%;
• <или>получает доход, не подлежащий налогообложению (например, из ФСС — пособие по уходу за ребенком).

Но даже если право на вычет есть, заявления одного из родителей об отказе от вычета явно недостаточно. Главное, что, помимо обычных документов на вычет (копии свидетельства о рождении ребенка, копии свидетельства о регистрации брака и др.), нужен еще и документ, подтверждающий сумму дохода этого родителя, дающего право на вычет. То есть то, что доход не превысил 280 000 руб. Это может быть справка 2-НДФЛ с места его работы. Но тогда ее придется представлять в бухгалтерию другого родителя ежемесячно, поскольку вычет предоставляется за каждый месяц.

Так что будет лучше для всех, если детские вычеты каждый родитель будет получать по своему месту работы.

Вычеты на работника-льготника

Помимо детских вычетов, работники льготных категорий могут получать и вычет на себя.

Для этого нужны только соответствующие документы. Чтобы вам было проще сориентироваться, всю информацию о стандартных вычетах для работников-льготников и их документальном подтверждении мы свели в таблицу.

***

В связи с тем что размеры детских вычетов увеличились, проверьте написанное работником заявление о предоставлении вычета. Если в нем не указан конкретный размер вычета, а есть просто ссылка на подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ, то заявление переделывать не нужно. А если в нем указан ранее действовавший размер вычета (1000 руб.), то придется попросить работника переписать заявление. Лучше вам самим изготовить шаблон заявления и написать в нем такую формулировку: «Прошу предоставить мне стандартные налоговые вычеты в соответствии с подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ». И пусть работник просто его подпишет.