Проездной билет для сотрудника: как оформить и учесть | Журнал «Главная книга» | № 18 за 2012 г.
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Статьи Консультации Семинары Конференции
Календари Калькуляторы Формы Справочники Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ
ПОПУЛЯРНЫЕ НОВОСТИ
Заявление на вычет по НДФЛ иногда можно подать в электронном виде

Большинство вычетов по НДФЛ предоставляются физлицу налоговым агентом на основании письменного заявления. При этом, если в НК форма подачи такого заявления прямо не указана, то заявление может быть подано в виде электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью. < ... >

Электронные требования по уплате налогов и взносов: новые правила направления

Недавно налоговики обновили бланки требований об уплате задолженностей в бюджет, в т.ч. по страховым взносам. Теперь настал черед откорректировать порядок направления таких требований по ТКС. < ... >

Расчетные листки распечатывать необязательно

Работодателям отнюдь не обязательно выдавать сотрудникам расчетные листки на бумажном носителе. Минтруд не запрещает рассылать их работникам по электронной почте. < ... >

Раньше 2019 года из реестра малого и среднего бизнеса никто не вылетит

Категория субъекта малого или среднего предпринимательства для компаний и ИП, которые уже попали в реестр, может быть изменена только при обновлении реестра в 2019 году. < ... >

Из-за СНИЛС не будут отказывать в приеме Расчета по страховым взносам

Не так давно работодатели стали получать отказы в приеме своих расчетов из-за несоответствия СНИЛС. Сейчас же налоговики заявили, что отказов больше не будет. < ... >

Задерживать выплату зарплаты умершего работника его семье опасно

Согласно ТК, зарплату, не полученную ко дню смерти работника, работодатель обязан выплатить членам его семьи. Такая выплата производится на основании представленного родственниками сотрудника заявления. < ... >

Плата за загрязнение: уточняем нюансы

Не так давно были приняты Правила исчисления и взимания платы за негативное воздействие на окружающую среду, а также Порядок представления декларации о такой плате. Эти нормативные акты в некоторой степени внесли ясность в «природоохранные» поправки. Тем не менее остается еще много вопросов. < ... >

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 17 сентября 2012 г.

Содержание журнала № 18 за 2012 г.
М.Г. Суховская, юрист

Проездной билет для сотрудника: как оформить и учесть

Во многих компаниях есть сотрудники, работа которых связана с постоянными разъездами по городу и прилегающим населенным пунктам. Обычно это курьеры, торговые представители, страховые агенты. А некоторым работникам приходится колесить по городу пусть и не постоянно, но с завидной регулярностью, например юристам, корреспондентам, мерчендайзерам и т. д. Да и самому бухгалтеру, особенно в отчетный период, иной раз приходится ездить едва ли не больше, чем курьеру.

Как правило, таким сотрудникам организация:

  • <или>заранее покупает проездной билет — единый или на определенные виды транспорта, в зависимости от нужд;
  • <или>постфактум компенсирует стоимость купленного ими билета.

Как приобрести билеты с минимальными потерями для кармана фирмы, мы и расскажем.

Закрепляем «разъездной» статус

Сотрудникам, чья работа носит разъездной характер, работодатель обязан возместить затраты, связанные со служебными поездками, в частности расходы на проезд. Перечень работ, профессий, должностей «разъездных» работников может устанавливаться коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актамист. 168.1 ТК РФ. Собственно, как и порядок и размеры возмещения расходов на проезд.

Таким образом, организации нужноПисьмо ФНС от 06.08.2010 № ШС-37-3/8488:

1) определить порядок возмещения «разъездных» расходов в локальном нормативном акте (например, в положении о разъездном характере работы), коллективном или трудовом договоре. Вот примерная формулировка:

3.1. В целях возмещения расходов на проезд Работникам с разъездным характером работы ежемесячно не позднее последнего рабочего дня текущего месяца выдается приобретенный за счет средств Работодателя единый проездной билет на автобус, троллейбус, трамвай, метро на следующий месяц. В случае приобретения Работником за собственные средства проездного билета Работнику возмещается его стоимость после представления такого билета в бухгалтерию. Расходы на проезд иными видами транспорта (например, маршрутное такси, пригородные электрички) возмещаются в аналогичном порядке.

3.2. Указанные в п. 3.1 Работники не позднее 3 рабочих дней по истечении месяца, на который были приобретены проездные билеты, обязаны сдать их бланки в бухгалтерию.

2) утвердить приказом руководителя или соответствующим приложением к локальному акту сводный перечень «разъездных» должностей:

Приложение № 1
к Положению о разъездном характере работы

Перечень профессий и должностей работников ООО «Карамель», постоянная работа которых имеет разъездной характер

1. Курьер.

2. Бухгалтер.

3. Юрисконсульт.

3) прописать в трудовых договорах (или дополнительных соглашениях) конкретных работников по этим должностям, что их работа носит разъездной характерст. 57 ТК РФ. Вот примерная формулировка:

5.1. Работнику устанавливается разъездной характер работы.

5.2. При выполнении Работником трудовой функции он совершает служебные поездки в пределах Москвы, Химок, Мытищ, Долгопрудного.

5.3. Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками, установлены действующим в ООО «Карамель» Положением о разъездном характере работы, утвержденным 17.01.2011.

5.4. Поездки Работника, совершаемые за пределами населенных пунктов, указанных в п. 5.2 настоящего договора, являются служебными командировками и оформляются в установленном законодательством РФ порядке.

Налоговый учет

Если все вышеперечисленное будет сделано, то затраты на проездной билет в зависимости от способа его выдачи — предварительная покупка или последующая компенсация — будут учитываться следующим образом.

Налоги/взносы Расходы на проездной билет
Организация сама купила работнику билет Организация постфактум компенсировала работнику стоимость приобретенного им билета
Налог на прибыль Включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализациейподп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ; п. 2 Письма ФНС от 06.08.2010 № ШС-37-3/8488
НДФЛ Не облагаются, так как стоимость приобретенного проездного — это не доход работникаст. 41 НК РФ; ч. 1 ст. 7 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ; п. 1 ст. 20.1 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ Не облагаются, так как возмещение стоимости проездного — это компенсация, предусмотренная законодательствомп. 3 ст. 217 НК РФ; Письма Минфина от 07.06.2011 № 03-04-06/6-131; ФНС от 10.11.2011 № ЕД-4-3/18794@; подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ; п. 1 Письма ФСС от 02.04.2010 № 02-03-16/08-526П; подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ
Страховые взносы в ПФР, ФСС, ФОМС
Взносы «на травматизм»
Налог при УСНО (объект «доходы минус расходы») Не уменьшаютст. 346.16 НК РФ; Письмо Минфина от 16.12.2011 № 03-11-06/2/174 базу по «упрощенному» налогу*

* Сейчас Минфин считает, что компенсации расходов за разъездной характер работы не входят в систему оплаты труда. А как отдельный расход подобные компенсации в закрытом перечне расходов упрощенцев не поименованыст. 346.16 НК РФ.
Однако в ст. 255 НК РФ прямо указано, что к расходам на оплату труда относятся начисления компенсирующего характера, связанные с режимом работы и условиями труда, производимые в соответствии с законодательством РФп. 3 ст. 255 НК РФ. То, что «разъездные» компенсации выплачиваются в соответствии с ТК РФ, очевидно. Более того, в 2008 г. Минфин сам говорил, что такие компенсации относятся к расходам на оплату трудаПисьмо Минфина от 04.06.2008 № 03-03-06/1/344. Но споры упрощенцев с налоговиками более чем вероятны, ведь ФНС тоже возражает, чтобы они учитывали «разъездные» расходыПисьмо ФНС от 14.03.2011 № КЕ-4-3/3943.

Налогообложение и исчисление взносов при возмещении иных расходов на проезд (билетов на маршрутку, пригородную электричку и т. д.) производятся в том же порядке.

***

Некоторые организации устанавливают у себя не компенсацию расходов на проезд, а фиксированную надбавку сотруднику за разъездной характер работы. Ее без проблем можно учесть и в расходах для целей налогообложения прибыли, и в «упрощенных» расходах.

Однако в этом случае надбавка будет считаться частью заработной платыст. 129 ТК РФ. А значит, ее придется облагать НДФЛ и страховыми взносамип. 1 ст. 210 НК РФ; Письмо Минздравсоцразвития от 26.05.2010 № 1343-19. Получается, что установление надбавки более-менее выгодно только тем, кто платит взносы по пониженным тарифам.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Расходы»:

2017 г.

  1. Проверь себя: летняя веранда от создания до демонтажа, № 10
  2. Бухучет и прибыль: учитываем разные расходы, № 7

2016 г.

  1. Консервация фирмы, № 22
  2. По суду за долги отдаем недвижимость: учет и налоги у должника, № 16
  3. Зеленоглазое такси: как учесть расходы на поездки работников, № 15
  4. Налоговый учет испорченных товаров, отходов и других потерь, № 14
  5. Покупаем программу для смартфона: как подтвердить расход, № 6
  6. Налоговая памятка для благотворителей, № 4
  7. Макулатура в свете налогового и бухгалтерского учета, № 3

2015 г.

  1. Сдаем неликвидные товары в металлолом, № 9
  2. Подписка на периодику — расходы, разрешенные не всем, № 6
  3. Вода — это жизнь... А покупка кулера — это расходы!, № 6
  4. Что такое и с чем едят международный патент в российском учете, № 6

2014 г.

  1. Фитнес для работников с налоговой выгодой: это возможно?, № 19
  2. Интернет-сайт: бухгалтерские и налоговые вопросы, № 17
  3. Товарный знак — лицо организации, № 16
  4. «Расплата» за коммуналку: непростые ситуации, № 16
  5. «Благоустраиваем» налоги после благоустройства территории, № 15
  6. Убыли, отходы производства и другие потери, № 15
  7. Налоговый учет судебных расходов и их возмещения, № 13
  8. Представительские расходы: гуляем для дела, № 11
  9. Сертификаты соответствия: разные ситуации — разные решения, № 10
  10. Страховка от ущерба из-за ошибок руководства: считаем налоги, № 10
  11. Фирма использует имущество, приобретенное до ее «рождения»: как учесть, № 9
  12. Расходы: признать нельзя исключить?, № 2
  13. 8 шагов назад... от проблемного банка, № 1

2013 г.

  1. «Корпоративнокарточные» нюансы, № 22
  2. 7 правил для корпоративной карты, № 19
  3. Охота за удачей, № 19
  4. Взыскание убытков с директора-вредителя: ВАС вам в помощь, № 18
  5. У клиента пропала одежда, оставленная в гардеробе: выплачиваем компенсацию, № 18
  6. Оспариваем судебные расходы на представителя, № 18
  7. Как бюджетникам, оказывающим платные услуги, учитывать общие расходы, № 17
  8. От сервера до МФУ: как учесть необычную офисную технику, № 16
  9. Добровольное личное страхование: если работник уволился, № 14
  10. Отказали в выдаче алкогольной лицензии: вернут ли госпошлину?, № 14
  11. Приглашаем контрагентов на переговоры и оплачиваем их расходы: что с налогами, № 13
  12. Добровольное страхование работников: проблемы налогового учета, № 12
  13. Лицензионные программы: проблемы учета, № 11
  14. Вопросы учета благотворительности, № 11
  15. Гарантийный ремонт: учет и налогообложение у продавца или производителя, № 11
  16. Как учитывать выдачу форменной одежды сотрудникам, № 10
  17. Платим гражданам за нарушение их потребительских прав, № 10
  18. НДС с неподтвержденного экспорта в «прибыльные» расходы не спишешь, № 10
  19. Спецодежде — спецучет, № 9
  20. Учет расходов на рекламу: освежите свои знания, № 9
  21. Пожарная инспекция выдала «ремонтное» предписание: как учесть расходы на выполненные работы?, № 8
  22. Длящиеся услуги: когда исполнителю признать доход, а заказчику — расход, № 7
  23. Сложности бонусного ремонта проданного оборудования, № 7
  24. Как учитывать передачу подарочного сертификата работнику, № 7
  25. Налоги шведского стола, № 6
  26. Как учесть вознаграждение, выплаченное «чужим» работникам, № 5
  27. После «взлома» системы «Клиент-Банк», № 5

2012 г.

  1. Нужно ли распределять расходы на приобретение и адаптацию лицензионного ПО, № 22
  2. Налоговые прямые расходы: менять или не менять?, № 22
  3. Расходы на Интернет: спорам и проблемам — нет, № 18
  4. Проездной билет для сотрудника: как оформить и учесть, № 18
  5. Представительские расходы: проверь себя, № 17
  6. Выплаты совету директоров: чем облагаются и как учитываются, № 17
  7. Заказчик наказал подрядчика за пьяных рабочих: можно ли учесть штраф в расходах?, № 15
  8. Как участнику размещения госзаказа учесть расходы на участие в торгах, № 14
  9. Плата «за грязь» — неплательщиков будут искать, № 13
  10. Доставка сотрудников до работы и обратно: учет без страха и упрека, № 13
  11. Учет убытков обслуживающих подразделений, № 10
  12. НИОКР: решаем сложные задачи, № 6
  13. Расходы на нотариуса: про учет и не только, № 6
  14. «Поздравительный» учет, № 5
  15. Расходы на НИОКР: не только «бонус», но и «аванс», № 4

2011 г.

  1. Все о резервах, налоговых и бухгалтерских, № 23
  2. Как отразить банковские расходы в бухгалтерском учете, № 17
  3. Торги: как учесть расходы на проведение или на участие, № 16
  4. Убыль и потери, с нормами и без, № 15
  5. Одноразовая упаковка: бухгалтерский и налоговый учет, № 14
  6. Налоговые проблемы ТСЖ, № 14
  7. Покупаем кондиционеры к лету, № 10
  8. Как учитывать расходы и входной НДС, если нет доходов, № 10
  9. Создаем резерв на ремонт ОС, № 9
  10. Поможем чем можем, № 9
  11. Создаем резерв на оплату отпусков, № 8
  12. Лимитированная сотовая связь для работников, № 5
  13. Как учесть купленные книги, подписку на газеты, журналы, № 4
  14. Можно ли исполнительский сбор списать на налоговые расходы, № 4
ИНДЕКСЫ
в России Индекс
потребительских цен

Используется
для индексации зарплаты

0.33%
апрель 2017 г.
0
Минимальный
размер оплаты труда

Используется для
регулирования зарплаты

7 500

Примечание

История

ОПРОС
Если ваша компания арендует помещение, то каким образом вы оплачиваете коммуналку?
Самостоятельно заключаем договоры с ресурсоснабжающими организациями
У нас фиксированная арендная плата уже с учетом коммунальных услуг
Коммунальные услуги включены в состав арендной платы как ее переменная часть
Возмещаем расходы на коммуналку арендодателю помимо арендной платы
Оплачиваем коммунальные услуги через посредника
Мы не арендуем помещение, оно у нас в собственности

ЕЖЕДНЕВНАЯ
НОВОСТНАЯ
РАССЫЛКА
РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Неделя бухгалтерского учета «Летний практикум 2017» + online-трансляцияПрактикум «Сближение учетных правил. МСФО и ПБУ: сверяем стандарты»
БЛИЖАЙШИЕ БУХГАЛТЕРСКИЕ МЕРОПРИЯТИЯ
11.03.2017

Обучение МСФО. ДипИФР. Весна 2017., Компания "Профессиональная Арена"

22.05.2017

«Неделя кадровика» в Красноярске, компания «ИСКРА», региональный представитель Общероссийской сети КонсультантПлюс.

14.06.2017

Практикум «Сближение учетных правил. МСФО и ПБУ: сверяем стандарты», Палата налоговых консультантов