Какие подотчетные документы не вызовут претензий налоговиков | Журнал «Главная книга» | № 20 за 2012 г.
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Статьи Консультации Семинары Конференции
Календари Калькуляторы Формы Справочники Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ
ПОПУЛЯРНЫЕ НОВОСТИ
Раздельный учет НДС-2018: что нового

С 01.01.2018 вступят в силу поправки в НК, согласно которым вести раздельный учет НДС по товарам (работам, услугам), используемым как в облагаемых НДС, так и в не облагаемых/освобожденных от обложения налогом операциях, нужно будет, даже если соблюдается правило пяти процентов. < ... >

Подрядчик уплатил НДС, а суд не признал работы выполненными: что делать?

НДС, начисленный и уплаченный подрядчиком в бюджет по работам, которые суд признал невыполненными, подрядчик может принять к вычету. Вопрос лишь в том, каким образом это лучше сделать: внести корректировки в книгу продаж за соответствующий период или принять налог к вычету на основании своего же счета-фактуры. < ... >

Индексация алиментов: новые правила

С 25.11.2017 года вступает в силу закон, вносящий поправки в процедуру взыскания алиментов. Так, теперь алименты, выплачиваемые в твердой сумме, должны индексироваться работодателем независимо от того, от кого был получен соответствующий исполнительный документ. < ... >

Пониженные тарифы для упрощенцев: справедливость торжествует

С 01.01.2017 вместо ОКВЭД1 действует новый ОКВЭД2. Из-за этого многие упрощенцы в 2017 г. не могли применять пониженные тарифы. Устранить проблему должно Письмо Минфина от 13.10.2017 № 03-15-07/66964, доведенное до инспекций. Мы попросили прокомментировать этот документ специалиста ФНС России. < ... >

Расчет по взносам: указывать в разделе 3 бывших работников или все-таки нет

При заполнении расчета по взносам в разделе 3 «Персонифицированные сведения» нужно показывать всех застрахованных лиц, в пользу которых в течение трех последних месяцев отчетного периода были начислены выплаты, включая работников, уволенных в предыдущем периоде. А нужно ли показывать в разделе 3 бывших сотрудников, которым никакие выплаты не начислялись? < ... >

Новый порядок работы налоговиков с невыясненными платежами вступил в силу

С 1 декабря сотрудники ИФНС будут разбираться с невыясненными платежами по новым правилам, которые предусматривают уточнение платежек на перечисление как налогов, так и страховых взносов. < ... >

Когда ИП не нужно самому платить налоги

Если индивидуальный предприниматель оказывает компании услуги, которые не относятся к сфере его бизнес-деятельности, НДФЛ с суммы оплаты таких услуг должна начислить, удержать и уплатить в бюджет организация-заказчик. < ... >

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 5 октября 2012 г.

Содержание журнала № 20 за 2012 г.
На вопросы отвечали эксперты ГК Л.А. Елина, Н.А. Мартынюк, Е.А. Шаронова

Какие подотчетные документы не вызовут претензий налоговиков

28 сентября эксперты нашего издательства провели интернет-конференцию «Подотчет и наличные расходы». Из заданных вопросов видно, что бухгалтеров интересуют как «вечнозеленые» темы (в частности, отношение налоговиков к выдаче под отчет сверхлимитной выручки), так и специфические (например, составление авансовых отчетов при оплате билетов для командированных с личной карты директора). Предлагаем вашему вниманию ответы на наиболее интересные вопросы участников конференции.

Сверхлимитную выручку можно выдавать под отчет хоть каждый день

Участник victor314

Очень часто бывает, что в конце дня, когда инкассация уже прошла, превышен лимит кассы. Банк лимит повышает неохотно. Так как деньги сдать некому, мы выдаем их директору в подотчет, а утром он якобы вносит их обратно. Как налоговики относятся к таким операциям?

: С начала этого года вам не нужно решение банка для увеличения лимита. Теперь лимит вы устанавливаете для себя сами по определенной ЦБ формулеп. 1 приложения к Положению ЦБ от 12.10.2011 № 373-П. Эта формула позволяет установить лимит исходя из самой большой дневной выручки, которая у вас когда-либо была. А в случае ее увеличения — изменять лимит так часто, как это необходимо, — хоть каждый день.

Относительно выдачи денег под отчет можно сказать следующее: даже если будет очевидно, что вы их выдаете только для того, чтобы не оставлять в кассе и не сдавать в банк наличные сверх лимита, то при правильном оформлении документов проверяющие не смогут предъявить вам никаких претензий. Сумма, которая может быть выдана под отчет, не ограничена, частота выдачи — тоже. Главное, чтобы директор регулярно за деньги отчитывался и получал под отчет новую сумму только после того, как будет оформлен возврат предыдущей. Таким образом, формально все правила будут выполнены.

Если работник тратит свои деньги, а потом получает возмещение от организации — это не подотчет

Участник Kontra

В организации за подотчетные средства принято отчитываться через 30 дней. Но работнику подотчетные деньги не выдавались, он приобретал материалы за свой счет. В сданном авансовом отчете (например, на 30 сентября) есть чеки не только за текущий месяц (сентябрь), но и более ранних периодов, например за июль.
Какова позиция налоговых органов по поводу того, что работник временно «спонсирует» организацию? Имеем ли мы право принимать чеки более ранних периодов, чем месяц сдачи отчета? Есть ли нормативные документы, регламентирующие максимально возможный срок принятия чека?

: Минфин еще в 2006 г. пояснил: такую ситуацию не следует рассматривать как приобретение организацией материалов у работника, а возмещенную сумму — как выплату работнику дохода, с которого должен быть удержан НДФЛПисьмо Минфина от 25.07.2006 № 03-05-01-04/219.

Когда работник приобретает материалы за свой счет без специального распоряжения руководства, решение о необходимости этих затрат для компании и, соответственно, об их возмещении работнику должен принимать директор. Если директор решит их возместить, то тем самым одобрит сделку по приобретению материалов от имени компаниист. 183 ГК РФ.

Обратите внимание: возмещение расходов — это не выдача денег под отчет. Поэтому установленный для подотчетных денег срок тут не важен. А срок, в течение которого работник может обратиться за возмещением, ничем не ограничен.

Для получения денег работник должен написать заявление о возмещении его затрат и приложить все подтверждающие их документы. Затем директор утвердит заявление и подпишет РКО, по которому кассир и выдаст деньги. Авансовый отчет составлять не обязательно, но, если вам так удобнее, работник может отчитаться, составив именно авансовый отчет.

Работник отчитался за подотчетные деньги позже срока? Матвыгоду считать не надо!

Участник Tatiana44

Какова сейчас позиция налоговых органов по вопросу возникновения базы по НДФЛ в виде материальной выгоды, если работник вовремя не отчитывается за выданные ему деньги?

: Если работник отчитался за выданные ему под отчет деньги позже установленного руководителем срока, у организации нет обязанности определять материальную выгоду и исчислять с нее НДФЛ. Ведь случаи, когда у работника появляется доход в виде материальной выгоды, четко сформулированы в ст. 212 НК РФ. И рассматриваемая ситуация там не упомянута. Расценивать же полученные деньги как заемные нет никаких оснований.

С этим согласен и сотрудник ФНС России.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

КУДИЯРОВА Елена Николаевна
КУДИЯРОВА Елена Николаевна
Советник государственной гражданской службы РФ 3 класса

Деньги, которые работник получает под отчет, не признаются выплатой в его пользу, поскольку работник получил их, чтобы оплатить какие-либо расходы в пользу организации. При этом должно быть документально подтверждено целевое расходование подотчетных сумм. Следовательно, полученные под отчет деньги, по которым работник впоследствии отчитался (пусть и с опозданием), не являются объектом налогообложения по НДФЛ. Материальной выгоды здесь нет.

Сотрудник, купивший билеты для себя и напарника, может отчитаться за двоих

Участник Климентьева

Подотчетное лицо (рядовой сотрудник) приобрело билеты для себя и своего коллеги. Кто должен отчитываться за эти билеты? Как за командировку должен отчитываться сотрудник, для которого приобрели билеты? Какие документы должны быть представлены, если билеты оплачивались по безналу через Интернет с карточки сотрудника?

: Если сотрудник оплатил билет через Интернет, то ни кассового чека, ни документа, подтверждающего оплату картой, у него не будет. Но они и не нужны. При авиаперелете вполне достаточно маршрут/квитанции и посадочного талонаПисьма Минфина от 27.02.2012 № 03-03-07/6, от 13.01.2012 № 03-03-06/1/11, от 01.07.2010 № 03-03-07/23. При поездке на поезде достаточно приложить к авансовому отчету электронный билет. При покупке билета на сайте РЖД его можно распечатать в любой момент. Эти документы подтверждают факт не только самой поездки, но и оплаты билетаПисьмо Минфина от 08.11.2011 № 03-03-06/1/719.

И маршрут/квитанция, и электронный билет являются документами строгой отчетностип. 2 Приказа Минтранса от 08.11.2006 № 134; п. 2 Приказа Минтранса от 31.08.2011 № 228.

Учитывая это, в вашей ситуации отчитаться за билеты можно так:

  • <если>сотруднику, купившему билеты, были выданы деньги в подотчет — он может приложить к своему авансовому отчету оба билета (как свой, так и билет своего коллеги);
  • <если>деньги под отчет не выдавались — сотрудник, купивший билет, должен написать заявление на возмещение расходов и приложить к нему билеты.

Подотчетник может и сам отчитаться за билеты, купленные для него директором

Участник DDJ

У нас директор любит покупать билеты себе и другим командированным работникам, расплачиваясь за них личной карточкой. А потом сам собирает наличные с сотрудников — и каждый за себя отчитывается. Причем до начала командировки денег бухгалтерия никому не выдает. Как составлять авансовые отчеты в этом случае?

: Строго говоря, описанная вами ситуация — не совсем правильная. При направлении работника в командировку организация должна выдать ему аванс на приобретение билетов, оплату гостиницы и так далее. Либо организация может заранее приобрести для работника билеты и оплатить гостиницу, выдав ему на руки только суточные. Это закреплено в Положении об особенностях направления работников в служебные командировкиутв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749.

Если же директор решил из личных денег купить билеты для себя и других командированных, то он должен написать заявление о возмещении ему расходов по всем билетам. И затем получить от организации по расходному кассовому ордеру или по безналу деньги в возмещение расходов.

А у вас получается так, что все сотрудники, направленные в командировку, сами оплатили свои билеты (из личных средств), передав деньги директору. Поэтому в вашем случае:

  • <если>из электронного билета (маршрут/квитанции) видно, чьей банковской картой он оплачен, то работники для подтверждения своих расходов и получения денег от организации должны приложить к заявлению на возмещение расходов по командировке:
  • билет;
  • расписку директора о том, что он получил от конкретного сотрудника деньги за этот билет.

Как видим, это существенно усложняет документооборот;

  • <если>из электронного билета (маршрут/квитанции) не видно, с чьей банковской карты были списаны деньги, то каждый из работников может приложить к своему заявлению о возмещении расходов только этот билет (маршрут/квитанцию). И никаких расписок от директора не потребуется.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Документооборот»:

2017 г.

  1. Риски внедоговорной поставки: если договор и накладная «не дружат», № 11

2016 г.

  1. Документооборот, № 24
  2. Восстанавливаем утраченные документы, № 20
  3. Бухгалтерские документы: составляем, заполняем, подписываем, № 20
  4. В электронную подпись желательно включить отметку о времени, № 15
  5. ФНС может принимать электронные документы только утвержденных форматов, № 13
  6. Исправляем бухгалтерскую первичку, № 10
  7. Электронный документ — не просто созданный на компьютере, № 5
  8. Оформляем приказ о возложении обязанностей главбуха на директора, № 4
  9. Передаем учет аутсорсеру, № 3

2015 г.

  1. Кто ответит за электронную подпись?, № 21
  2. Электронные документы: нужна ли их распечатка?, № 18
  3. Как упрощенцу подтвердить оплату расходов наличными предпринимателю, № 18
  4. Нужна ли печать на судебной доверенности, № 15
  5. Выполнение работ по «давальческому» договору, № 15
  6. ООО решило сменить название: пошаговая инструкция, № 13
  7. Подписываем документ: что, где и как, № 11
  8. Отказ от круглой печати: стоит ли спешить?, № 10
  9. Хочу все знать: расчеты с подотчетными лицами, № 8
  10. Сокращаем документооборот на складе, № 8
  11. Рукописи не горят бесплатно... Учитываем расходы на уничтожение документов, № 8
  12. Счет не получен вовремя: будет ли просрочка оплаты, № 7

2014 г.

  1. Усы, лапы, хвост — вот мои документы!, № 22
  2. Собираем досье на контрагента, № 18
  3. Можно ли «подписать» первичку только по факсу?, № 18
  4. Мастер-класс юриста: договор оказания услуг, № 17
  5. Бухгалтерское прочтение договора поставки, № 10
  6. Мастер-класс: проверяем договор аренды помещения, № 7
  7. Обмен опытом: документооборот по давальческим материалам в строительстве, № 5
  8. Кто, кроме директора, может подписать акт об оказании услуг, № 4
  9. Первичка: как сохранить и... выбросить, № 2

2013 г.

  1. Гибридный счет-фактура: несекретная разработка ФНС, № 22
  2. Запрос в Минфин: азбука эффективного общения, № 22
  3. Заполняем без ошибок платежки на перечисление налогов и взносов, № 20
  4. Как защитить персональные данные работников и клиентов, № 19
  5. Как уничтожить первичку после истечения срока ее хранения, № 15
  6. Приемка и списание материалов: оформляем документы, № 12
  7. Электронный документооборот с контрагентами: с чего начать, № 10
  8. Печать фирмы: изготавливаем, используем, утилизируем, № 9
  9. Печать — постоянная спутница фирмы?, № 9
  10. Разрабатываем удобный регистр по НДФЛ, № 8
  11. Обнаружили недостачу: составляем претензию контрагенту, № 8
  12. Когда пригодятся скриншоты, № 6
  13. Идеальный акт об оказании услуг для налогового инспектора, № 6
  14. Документооборот: выстраиваем «под бухгалтерию», № 5
  15. Договор поставки: читаем по слогам, № 5
  16. Унифицированные формы первички необязательны, а что с БСО?, № 4
  17. Как не допустить атаку на «Клиент-Банк», № 3

2012 г.

  1. «Инвентаризационная» подборка, № 24
  2. Условия гражданско-правовых договоров и их налоговые последствия, № 24
  3. Положение об охране труда: ваш помощник в учете трат на комфорт, № 24
  4. Упрощенка: списываем в расходы проданные товары, № 24
  5. Первичка: унифицированная и не очень, № 23
  6. Выдаем справку о зарплате для расчета пособий в нестандартных ситуациях, № 22
  7. Подотчет и наличные расходы, № 21
  8. Какие подотчетные документы не вызовут претензий налоговиков, № 20
  9. Учимся писать записки: докладные, служебные, объяснительные, № 20
  10. Почему при поставке иногда недостаточно счета на оплату и нужен договор, № 19
  11. Может ли первичка с дефектом подтверждать расходы и вычеты НДС, № 19
  12. У кого остаются оригиналы документов при уступке долга: у старого или у нового кредитора, № 19
  13. Правильно оформляем первичку и не только, № 16
  14. Вся правда о доверенности, № 14
  15. Направляем претензию контрагенту, задержавшему поставку или оплату, № 14
  16. Документируем брак основного средства и его возврат поставщику, № 14
  17. «Просроченный» директор: как работать бухгалтеру?, № 13
  18. Нужны ли покупателю для налогового учета ТН и ТТН при договоре транспортной экспедиции, № 10
  19. Готовая инструкция для подотчетника, № 9
  20. Справки и документы с места работы: кому, когда, какие, № 2
  21. Как заверить копию документа «надлежащим» образом, № 1

2011 г.

  1. Список важных предновогодних дел, № 24
  2. Оформляем документы для защиты личных данных работников, № 24
  3. Учетная политика: проверь себя, № 23
  4. Моделируем учетную политику для мини-фирмы, № 23
  5. На что бухгалтеру обратить внимание в договоре купли-продажи, № 22
  6. Договор транспортной экспедиции: как избежать проблем с НДС, № 21
  7. Нюансы заполнения новой транспортной накладной, № 20
  8. Учитываем приобретенные ТМЦ под другим наименованием, № 19
  9. Путевой лист делаем «путёвым», № 19
  10. Доверенность, вернись!, № 17
  11. Как подписаться электронной подписью, № 17
  12. Когда нужен акт по форме № КМ-3, № 17
  13. Когда можно использовать дополнительные печати, № 16
  14. Ох уж этот подотчет..., № 11
  15. Когда, кому и зачем нужна ТТН, № 6
  16. Директор путает счет компании с собственным карманом, № 5
  17. Что можно, а что нельзя подписывать факсимиле, № 4
ИНДЕКСЫ
Москва Индекс
потребительских цен

Используется
для индексации зарплаты

0.33%
ноябрь 2017 г.
45000000
Минимальный
размер оплаты труда

Используется для
регулирования зарплаты

18 742

Примечание

История

ЕЖЕДНЕВНАЯ
НОВОСТНАЯ
РАССЫЛКА
ОПРОС
Каким способом вы уплачиваете «прибыльные» авансы?
Ежеквартально плюс ежемесячно внутри каждого квартала
Только ежеквартально
Ежемесячно, исходя из фактически полученной прибыли
Мы их не платим, применяем спецрежим

РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Подписка на ГКНеделя бухгалтерского учета