Подотчет и наличные расходы | Журнал «Главная книга» | № 21 за 2012 г.
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Статьи Консультации Семинары Конференции
Календари Калькуляторы Формы Справочники Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ
ПОПУЛЯРНЫЕ НОВОСТИ
Налог на прибыль: как подтвердить расходы на электронный авиабилет

Если авиабилет для командированного сотрудника был приобретен в электронной форме, для подтверждения в «прибыльных» целях «дорожных» расходов, среди прочего, требуется посадочный талон с отметкой о досмотре. А что делать, если в заграничном аэропорту такие отметки ставить не принято? < ... >

Налоговики против изменения порядка уплаты НДФЛ работодателями

В последние годы неоднократно появлялась информация о разработке законопроектов, авторы которых хотели заставить работодателей платить НДФЛ с доходов своих работников не по месту постановки на учет работодателя-налогового агента, а по месту жительства каждого сотрудника. Недавно ФНС высказалась резко против подобных идей. < ... >

Налоговики могут прийти с выездной проверкой домой к «физику»

Но только при условии, если сам проверяемый гражданин пустит их в свою квартиру. < ... >

Счет-фактура: строку «идентификатор госконтракта» можно не заполнять

С 01.07.2017 года в счетах-фактурах появилась новая строка 8 «Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения)». Естественно, заполнять этот реквизит нужно лишь при его наличии. В противном случае эту строку можно просто оставить пустой. < ... >

Штраф за представление пояснений по НДС не по установленной форме можно оспорить

Налогоплательщики, обязанные сдавать НДС-декларацию в электронном виде, и пояснения к ней в ответ на требования налоговиков должны направлять по ТКС. Существует утвержденный формат для таких электронных пояснений. Но как следует из недавнего решения ФНС, даже если пренебречь установленным форматом, штрафа быть не должно. < ... >

ПФР обновил программу для подготовки СЗВ-М

На сайте Пенсионного фонда размещены актуальные версии бесплатных программ для подготовки и проверки отчетных документов, представляемых в фонд. < ... >

Налоговики и фонды договорились о корректировке сальдо по взносам на 01.01.2017

Процедура передачи полномочий по администрированию взносов от фондов налоговикам прошла не так гладко, как планировалось. Многие страхователи столкнулись с тем, что инспекции требуют погасить задолженность по взносам, существующую лишь на бумаге. И наконец-то ФНС, ФСС и ПФР разработали механизм уточнения неверных данных. < ... >

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 26 октября 2012 г.

Содержание журнала № 21 за 2012 г.
На вопросы отвечали эксперты  Л.А. Елина, Н.А. Мартынюк, Е.А. Шаронова

Подотчет и наличные расходы

Понятно, что никому не хочется, чтобы налоговики при проверке авансовых отчетов отказали в принятии того или иного расхода. Но хотя бухгалтеры и инструктируют своих работников о том, как должны быть оформлены документы при наличных расчетах, все равно случаются ситуации, когда подотчетник приносит «не такой» документ. Вот и возникают вопросы: можно ли принять к вычету НДС только по чеку ККТ, нужна ли печать на товарном чеке? Ответы на эти и другие вопросы вы узнаете из второй части отчета об интернет-конференции, проведенной на сайте audit-it.ru в конце сентября.

Только товарный чек вмененщика подтверждает одновременно и приобретение, и оплату

Участник nata31.10_1983@ mail.ru

Можно ли учесть расходы, которые подотчетник подтвердил только товарным чеком?

: Есть категории продавцов, которые не должны применять ККТ, например плательщики ЕНВД. Они вправе вместо чека по требованию покупателя выдавать документ, содержащий такие реквизитып. 2.1 ст. 2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ (далее — Закон о ККТ):

  • номер и дата;
  • наименование и ИНН продавца;
  • наименование, количество, цена товаров;
  • должность, фамилия и инициалы лица, выдавшего документ, и его личная подпись.

То есть товарный чек вмененщика одновременно подтверждает и приобретение, и оплату товарно-материальных ценностей. И на основании такого документа можно учесть расходы в целях налогообложенияПисьма Минфина от 06.09.2012 № 03-11-11/272, от 19.01.2010 № 03-03-06/4/2.

В то же время однозначно сказать, что имеющийся у вас документ выдал именно плательщик ЕНВД, нельзя. Ведь на товарном чеке, как правило, не указывается, что продавец применяет вмененку. Поэтому налоговики могут сказать, что нет документа, подтверждающего оплату расходов.

В случае спора с ними вы можете использовать такие аргументы:

  • НК РФ не обязывает покупателя проверять налоговый статус продавца. Так что запрашивать, например, копию выданного ИФНС уведомления о постановке на учет в качестве вмененщика не нужно;
  • НК РФ не называет в качестве обязательного документа, подтверждающего произведенные расходы, именно чек ККТ.

Вместе с тем имейте в виду, что если в товарном чеке нет вышеуказанных реквизитов, то необходим еще и чек ККТп. 1 ст. 2 Закона о ККТ. Без него расходы лучше не учитывать.

Без счета-фактуры принимать к вычету НДС опасно

Участник victor314

Куда деть НДС, выделенный в кассовом чеке, при отсутствии счета-фактуры?

: Плательщики НДС, использующие приобретенные по такому чеку товары (работы, услуги) в облагаемой НДС деятельности, могут выбрать один из вариантов действий.

ВАРИАНТ 1. Принять к вычету. Еще в 2008 г. ВАС решил, что по чеку ККТ с указанным в нем НДС можно принять налог к вычетуПостановление Президиума ВАС от 13.05.2008 № 17718/07. Но такой подход приведет к спору с налоговиками. Ведь, по мнению контролирующих органов, для того чтобы предъявить к вычету НДС по товарам, приобретенным за наличный расчет, организации нужно иметьп. 7 ст. 168 НК РФ; Письма Минфина от 03.08.2010 № 03-07-11/335, от 15.06.2010 № 03-07-11/252, от 09.03.2010 № 03-07-11/51:

  • кассовый чек с суммой НДС, выделенной отдельной строкой;
  • счет-фактуру.

ВАРИАНТ 2. Включить НДС в стоимость приобретенных товаров (работ, услуг). Это наиболее распространенный на практике вариант. Логика у бухгалтеров такая: раз к вычету НДС принимать небезопасно, значит, его можно учесть в стоимости купленных товаров. Ведь это — невозмещаемый расход, непосредственно связанный с приобретением товаров (работ или услуг).

Однако налоговики и здесь могут увидеть ошибку. Они считают, что п. 2 ст. 170 НК РФ содержит исчерпывающий перечень случаев, когда НДС может быть учтен в стоимости приобретаемых товаров (работ, услуг). И в нем нет такого основания, как невозможность принятия НДС к вычетуПисьмо УФНС по г. Москве от 20.05.2011 № 16-15/049561@.

ВАРИАНТ 3. Не учитывать входной НДС при налогообложении. То есть не принимать его к вычету и не включать в расходы при исчислении налога на прибыль. Это — самый безопасный и в то же время самый невыгодный для организации вариант.

Поэтому каждая организация сама решает, какой именно вариант учета входного НДС она выберет.

Под отчет можно выдать деньги только сотруднику организации

Участник dmb2003

Какая ответственность грозит фирме, если она выдает в подотчет суммы лицам, не являющимся сотрудниками? Фирма применяет УСНО 6%.

: Подотчетным лицом может быть только работник организациип. 4.4 Положения, утв. ЦБ 12.10.2011 № 373-П. В вашем случае речь идет не о подотчете, а о гражданско-правовых отношениях с лицами, не являющимися работниками вашей организации.

Определить, что именно представляют собой выданные физлицам деньги, можно, только проанализировав суть ваших с ними отношений.

Так, к примеру, если с человеком заключен гражданско-правовой договор, вы можете выдать ему аванс под закупку материалов для выполнения предстоящих работ или услуг.

Если у вас оформлены агентские отношения или отношения комиссии, в рамках которых физлицо приобретает для вас какие-либо товары или материальные ценности, вы также можете выдать ему аванс под предстоящее выполнение данного ему поручения.

Ответственность собственно за выдачу денег неработникам не установлена. Однако все же штраф за нарушение порядка ведения кассовых операций возможен, если физлицо от вашего имени покупает у сторонних организаций (предпринимателей) какие-либо товары (оплачивает работы/услуги) и сумма оплаты превышает 100 000 руб. по одному договору. Ведь в таком случае вы превысите лимит расчетов наличнымич. 1 ст. 15.1 КоАП РФ; Указание ЦБ от 20.06.2007 № 1843-У.

При этом применяемый вашей организацией режим налогообложения никакого значения не имеет.

Подотчетные деньги можно «выдать» и на зарплатную карту

Участник Дания

Можно ли деньги, выданные в подотчет, отправлять с расчетного счета на зарплатную карту?

: Ни в одном нормативном акте запрета на это нет.

Но зато есть два Письма ЦБ РФ (выпущенных в разное время), в которых высказаны различные точки зрения по этому вопросу.

Так, в Письме 2006 г. сказано, что выдача денег под отчет путем безналичного перечисления на счета сотрудников не предусмотренаПисьмо ЦБ от 18.12.2006 № 36-3/2408. То есть под отчет сотрудникам нужно выдавать только наличку из кассы.

А уже в 2008 г. ЦБ, ссылаясь на свое Положение об эмиссии банковских картПоложение ЦБ от 24.12.2004 № 266-П, делает вывод, что перечень операций, которые физические лица могут проводить по своим картам, открытый. И этот вопрос решает сама организацияПисьмо ЦБ от 24.12.2008 № 14-27/513. Так, в коллективном договоре или в локальном нормативном акте (например, приказе, положении о командировках) может быть предусмотрена возможность перевода денег на командировочные расходы на банковские карты сотрудниковст. 168 ТК РФ.

Но если раньше некоторые банки руководствовались Письмом ЦБ 2006 г. и устанавливали запрет на перечисление подотчетных денег на зарплатные карты работников в договоре с организацией на открытие и обслуживание этих карт, то теперь они это уже не делают. Ведь в этом Письме ЦБ ссылался на старый Порядок ведения кассовых операцийутв. Решением Совета директоров ЦБ от 22.09.93 № 40 и старое Положение о правилах организации наличного денежного обращенияутв. ЦБ от 05.01.98 № 14-П, которые с этого года уже не действуютУказание ЦБ от 13.12.2011 № 2750-У.

А на днях Минфин выпустил Письмо, в котором он даже рекомендует перечислять подотчетные суммы на зарплатные карты работниковПисьмо Минфина от 05.10.2012 № 14-03-03/728. Но чтобы налоговики и сотрудники ФСС и ПФР не расценили перечисленные на карту работника суммы как зарплату и не доначислили НДФЛ и страховые взносы, при перечислении средств указывайте в назначении платежа «на командировочные расходы» или «на хозяйственные нужды». Подтверждением того, что работник не потратил деньги на личные нужды, будет его авансовый отчет (форма № АО-1) с приложенными к нему подтверждающими документами.

Печать организации на чеке ККТ не нужна

Участник Лидия Лучинина

Достаточно ли на кассовом и товарном чеках штампа «Оплачено» или обязательна печать организации?

: Перечень реквизитов, которые обязательно должны быть в чеке ККТ, приведен в п. 4 Положения по применению ККМутв. Постановлением Совмина — Правительства от 30.07.93 № 745. И ни штамп «Оплачено», ни печать организации там не поименованы. Так что на кассовом чеке они не нужны. Чек ККТ и без этих реквизитов будет подтверждать оплату.

Теперь что касается товарного чека. Четкого перечня реквизитов, которые должны быть в товарном чеке, нет. Поэтому на нем вполне может стоять и печать организации-продавца (что чаще всего и бывает на практике), и штамп «Оплачено». Но имейте в виду, что товарный чек со штампом «Оплачено» не приравнивается к чеку ККТ и не заменяет егоп. 4 Положения по применению ККМ, утв. Постановлением Совмина — Правительства от 30.07.93 № 745. Так что налоговики не примут у вас расходы по такому товарному чеку, если у вас нет чека ККТ.

Единственный случай, когда товарный чек может подтверждать оплату, это если его выдал плательщик ЕНВД.

С предпринимателем лучше рассчитываться по безналу

Участник Галина62

Мы рассчитываемся с ИП, оказывающими нашей организации транспортные услуги, наличными. Какой вариант оформления правильный? Вариант 1: наличные деньги выдаются в подотчет нашему сотруднику, ИП выписывает нам квитанцию к ПКО, сотрудник прикладывает квитанцию к авансовому отчету. В бухучете делаются проводки: Дт счета 71 – Кт счета 50, Дт счета 60 – Кт счета 71. Вариант 2: наличные выдаются непосредственно ИП, мы оформляем расходный кассовый ордер, где указываем паспортные данные ИП, и он расписывается в нем. В учете делаются проводки: Дт счета 60 – Кт счета 50.

: Предприниматель при получении наличных денег за транспортные услуги, оказанные юридическим лицам, должен выдать чек ККТ (если только ИП не применяет вмененку)пп. 1, 2.1 ст. 2 Закона о ККТ. Таким образом, выдача предпринимателем квитанции к приходному кассовому ордеру — это нарушение порядка ведения кассовых операций.

А у вашей организации при отсутствии чека ККТ, выданного предпринимателем, могут быть проблемы с подтверждением расходов.

Также вам следует помнить о предельной сумме расчетов наличными между организациями и (или) предпринимателями по одному договору (100 000 руб.)п. 1 Указания ЦБ от 20.06.2007 № 1843-У; п. 2 приложения к Письму ЦБ от 04.12.2007. Превышение этого лимита грозит и вам, и предпринимателю большим штрафомст. 15.1, примечание к ст. 2.4 КоАП РФ; Постановления ФАС ВВО от 30.11.2010 № А28-2959/2010, от 27.07.2010 № А28-1778/2010; 18 ААС от 08.04.2011 № 18АП-2577/2011; ФАС ПО от 12.10.2010 № А65-6852/2010; ФАС УО от 31.08.2010 № Ф09-5561/10-С1:

  • для организации — от 40 000 до 50 000 руб.;
  • для руководителя (ИП) — от 4000 до 5000 руб.

Передача наличных денег предпринимателю возможна как через подотчетное лицо, так и через кассу организации. Проще выдать деньги предпринимателю через кассу по расходно-кассовому ордеру — по его паспорту и под его личную роспись. Это уменьшит документооборот: вашему работнику не потребуется составлять авансовый отчет.

А чтобы вообще избежать проблем с подтверждением наличных расходов, лучше выплачивать предпринимателю деньги безналично. К примеру, перечислять их на его банковский счет (банковскую карту).

Вносимые работником в кассу наличные можно тратить на что угодно

Участник Альфия

Организация оплатила с расчетного счета обучение сотрудника с условием, что он возместит эти затраты в течение полугода. Сотрудник в течение 6 месяцев вносит денежные средства в кассу организации. Эти деньги организация направляет на хознужды, погашение займа. Насколько это правомерно? Организация применяет УСНО с объектом «доходы». Не будут ли внесенные сотрудником деньги являться доходами при УСНО?

: Расходование таких наличных на любые цели, в том числе и названные вами, правомерно. На погашение займа нельзя расходовать только наличную выручкуп. 2 Указания ЦБ от 20.06.2007 № 1843-У. А в вашем случае возвращаемые работником суммы выручкой не являются, ведь это не плата за что-то, что вы ему продали.

Теперь по второму вопросу. Есть вероятность, что налоговики расценят эти суммы как доходы, облагаемые налогом при УСНОПисьмо Минфина от 02.03.2010 № 03-04-06/2-19. Но это требование можно попытаться оспорить, ссылаясь на то, что возвращаемые работником деньги не являются для организации экономической выгодойст. 41 НК РФ. То есть придется доказывать, что деньги были предоставлены работнику в заем.

Так что, если вы и спорить не готовы, и налог с возвращаемых денег платить не хотите, оформите оплату обучения как целевой беспроцентный заем работнику. Суммы возвращаемого займа в доходах на УСНО не учитываютсяподп. 1 п. 1.1 ст. 346.15, подп. 10 п. 1 ст. 251 НК РФ. А НДФЛ с экономии на процентах будет ощутимо меньше налога при УСНО со всей возвращаемой работником суммы.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Документооборот»:

2017 г.

  1. Риски внедоговорной поставки: если договор и накладная «не дружат», № 11

2016 г.

  1. Документооборот, № 24
  2. Восстанавливаем утраченные документы, № 20
  3. Бухгалтерские документы: составляем, заполняем, подписываем, № 20
  4. В электронную подпись желательно включить отметку о времени, № 15
  5. ФНС может принимать электронные документы только утвержденных форматов, № 13
  6. Исправляем бухгалтерскую первичку, № 10
  7. Электронный документ — не просто созданный на компьютере, № 5
  8. Оформляем приказ о возложении обязанностей главбуха на директора, № 4
  9. Передаем учет аутсорсеру, № 3

2015 г.

  1. Кто ответит за электронную подпись?, № 21
  2. Электронные документы: нужна ли их распечатка?, № 18
  3. Как упрощенцу подтвердить оплату расходов наличными предпринимателю, № 18
  4. Нужна ли печать на судебной доверенности, № 15
  5. Выполнение работ по «давальческому» договору, № 15
  6. ООО решило сменить название: пошаговая инструкция, № 13
  7. Подписываем документ: что, где и как, № 11
  8. Отказ от круглой печати: стоит ли спешить?, № 10
  9. Хочу все знать: расчеты с подотчетными лицами, № 8
  10. Сокращаем документооборот на складе, № 8
  11. Рукописи не горят бесплатно... Учитываем расходы на уничтожение документов, № 8
  12. Счет не получен вовремя: будет ли просрочка оплаты, № 7

2014 г.

  1. Усы, лапы, хвост — вот мои документы!, № 22
  2. Собираем досье на контрагента, № 18
  3. Можно ли «подписать» первичку только по факсу?, № 18
  4. Мастер-класс юриста: договор оказания услуг, № 17
  5. Бухгалтерское прочтение договора поставки, № 10
  6. Мастер-класс: проверяем договор аренды помещения, № 7
  7. Обмен опытом: документооборот по давальческим материалам в строительстве, № 5
  8. Кто, кроме директора, может подписать акт об оказании услуг, № 4
  9. Первичка: как сохранить и... выбросить, № 2

2013 г.

  1. Гибридный счет-фактура: несекретная разработка ФНС, № 22
  2. Запрос в Минфин: азбука эффективного общения, № 22
  3. Заполняем без ошибок платежки на перечисление налогов и взносов, № 20
  4. Как защитить персональные данные работников и клиентов, № 19
  5. Как уничтожить первичку после истечения срока ее хранения, № 15
  6. Приемка и списание материалов: оформляем документы, № 12
  7. Электронный документооборот с контрагентами: с чего начать, № 10
  8. Печать фирмы: изготавливаем, используем, утилизируем, № 9
  9. Печать — постоянная спутница фирмы?, № 9
  10. Разрабатываем удобный регистр по НДФЛ, № 8
  11. Обнаружили недостачу: составляем претензию контрагенту, № 8
  12. Когда пригодятся скриншоты, № 6
  13. Идеальный акт об оказании услуг для налогового инспектора, № 6
  14. Документооборот: выстраиваем «под бухгалтерию», № 5
  15. Договор поставки: читаем по слогам, № 5
  16. Унифицированные формы первички необязательны, а что с БСО?, № 4
  17. Как не допустить атаку на «Клиент-Банк», № 3

2012 г.

  1. «Инвентаризационная» подборка, № 24
  2. Условия гражданско-правовых договоров и их налоговые последствия, № 24
  3. Положение об охране труда: ваш помощник в учете трат на комфорт, № 24
  4. Упрощенка: списываем в расходы проданные товары, № 24
  5. Первичка: унифицированная и не очень, № 23
  6. Выдаем справку о зарплате для расчета пособий в нестандартных ситуациях, № 22
  7. Подотчет и наличные расходы, № 21
  8. Какие подотчетные документы не вызовут претензий налоговиков, № 20
  9. Учимся писать записки: докладные, служебные, объяснительные, № 20
  10. Почему при поставке иногда недостаточно счета на оплату и нужен договор, № 19
  11. Может ли первичка с дефектом подтверждать расходы и вычеты НДС, № 19
  12. У кого остаются оригиналы документов при уступке долга: у старого или у нового кредитора, № 19
  13. Правильно оформляем первичку и не только, № 16
  14. Вся правда о доверенности, № 14
  15. Направляем претензию контрагенту, задержавшему поставку или оплату, № 14
  16. Документируем брак основного средства и его возврат поставщику, № 14
  17. «Просроченный» директор: как работать бухгалтеру?, № 13
  18. Нужны ли покупателю для налогового учета ТН и ТТН при договоре транспортной экспедиции, № 10
  19. Готовая инструкция для подотчетника, № 9
  20. Справки и документы с места работы: кому, когда, какие, № 2
  21. Как заверить копию документа «надлежащим» образом, № 1

2011 г.

  1. Список важных предновогодних дел, № 24
  2. Оформляем документы для защиты личных данных работников, № 24
  3. Учетная политика: проверь себя, № 23
  4. Моделируем учетную политику для мини-фирмы, № 23
  5. На что бухгалтеру обратить внимание в договоре купли-продажи, № 22
  6. Договор транспортной экспедиции: как избежать проблем с НДС, № 21
  7. Нюансы заполнения новой транспортной накладной, № 20
  8. Учитываем приобретенные ТМЦ под другим наименованием, № 19
  9. Путевой лист делаем «путёвым», № 19
  10. Доверенность, вернись!, № 17
  11. Как подписаться электронной подписью, № 17
  12. Когда нужен акт по форме № КМ-3, № 17
  13. Когда можно использовать дополнительные печати, № 16
  14. Ох уж этот подотчет..., № 11
  15. Когда, кому и зачем нужна ТТН, № 6
  16. Директор путает счет компании с собственным карманом, № 5
  17. Что можно, а что нельзя подписывать факсимиле, № 4
ИНДЕКСЫ
в России Индекс
потребительских цен

Используется
для индексации зарплаты

-0.15%
сентябрь 2017 г.
0
Минимальный
размер оплаты труда

Используется для
регулирования зарплаты

7 800

Примечание

История

ЕЖЕДНЕВНАЯ
НОВОСТНАЯ
РАССЫЛКА
ОПРОС
В вашей компании индексируют зарплаты и есть ли внутренний документ об индексации?
Документ есть, и индексация проводится
Документа нет, но индексация проводится
Документа нет, и индексация не проводится

РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Подписка на ГКИЗМЕНЕНИЯ 2017 ГОДА: НА ЧТО ОБРАТИТЬ ВНИМАНИЕ