Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 23 ноября 2012 г.
Содержание журнала № 23 за 2012 г.Готовь сани летом, а отпускной график — зимой
Ежегодно надо утверждать график отпусков на следующий
Когда нужно утвердить график отпусков
График отпусков на 2013 г. должен быть утвержден не позднее 17 декабр
Конечно, работу по его составлению нужно начать раньше. Когда? Зависит от количества сотрудников вашей организации и от того, учитываются ли их пожелания при составлении график
Что учесть при составлении графика
1. Список сотрудников, которых нужно указать в графике
В графике отпусков нужно указать время отпусков всех, кто работает в организации по трудовым договорам.
Что касается работников, которые отработали на начало календарного года менее 6 месяцев, то при составлении графика нужно запланировать им отпуск так, чтобы в следующем году они отгуляли его до окончания своего рабочего года. Если же возникнут обстоятельства, дающие право на отпуск до истечения 6 месяцев работ
2. Согласование времени отпуска с отдельными работниками
При составлении графика обязательно нужно учесть пожелания о времени предоставления отпуска тех сотрудников, которые вправе взять отпуск в удобное для них врем
В частности, к ним относятся:
- работники моложе
18 летст. 267 ТК РФ; - совместители, которым отпуск нужно предоставить одновременно с отпуском по основной работ
ест. 286 ТК РФ; - работницы, в скором времени уходящие в декре
тст. 260 ТК РФ; - мужья в период нахождения их жен в отпуске по беременности и рода
мст. 123 ТК РФ; - работники, усыновившие ребенка (детей) в возрасте до 3 месяце
вч. 3 ст. 122 ТК РФ; - работницы, имеющие двух и более детей в возрасте до
12 летподп. «б» п. 3 Постановления ЦК КПСС, Совмина СССР от 22.01.81 № 235; ст. 423 ТК РФ; - один из родителей (опекун, попечитель), работающий в районах Крайнего Севера, для сопровождения ребенка в возрасте до 18 лет, поступающего в образовательные учреждения профобразования, расположенные в другой местност
ист. 322 ТК РФ; - почетные доноры Росси
ист. 11 Закон от 09.06.93 № 5142-1; - супруги военнослужащих, которым отпуск нужно предоставить одновременно с отпуском супруг
ап. 11 ст. 11 Закона от 27.05.98 № 76-ФЗ; - некоторые категории чернобыльце
вп. 5 ст. 14 Закона от 15.05.91 № 1244-1.
Если пожелания таких работников не будут учтены, то они не обязаны уходить в отпуск в то время, которое работодатель указал в графике. Поэтому лучше взять у них письменные заявления о том, в какое время они планируют взять отпуск. Эту дату и нужно указать в графике в графе 6 как запланированную. Впоследствии такие работники могут изменить свое первоначальное решение и попросить отпуск в другое время. И работодатель обязан будет удовлетворить их просьбу. Но не включать в график отпусков таких работников нельзя.
ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ
“В график отпусков следует включать всех работников, включая тех, кто имеет право на предоставление им отпуска в удобное для них время.
Если работник, который имеет право на предоставление отпуска в удобное время, укажет при составлении графика отпусков конкретную дату начала отпуска, то впоследствии он может поменять дату начала отпуска, заблаговременно подав заявление. Работодатель не вправе отказать такому работнику в изменении даты начала отпуска. Измененную дату и надо указать в графе 7 графика после фактического использования отпуска. При этом можно в графе 10 «Примечание» указать, например, «Работник в возрасте до 18 лет». При необходимости этому работнику нужно подать работодателю заявление с указанием точной даты начала отпуск
а”.
У внешних совместителей попросите справку с основного места работы о запланированном времени отпуска и укажите его в графике. Если работник не предоставит такую справку, запланированные даты отпуска в графике указывать не стоит. Можно только указать в примечании, что сотрудник — внешний совместитель. Тогда отпуск предоставите одновременно с отпуском по основной работе на основании заявлени
Учитывать пожелания остальных сотрудников работодатель может, но не обязан.
3. Количество дней отпуска
Нужно определить, на какое количество дней отпуска каждый из работников вправе претендовать в будущем календарном году.
Учесть надо основной и дополнительный отпуска, которые положены работнику. Причем учесть нужно дополнительные отпуска, предусмотренные не только трудовым законодательством, но и коллективным договором и локальным нормативным актом организаци
Итак, продолжительность отпуска зависит:
- от количества дней отпуска, на которые сотрудник имеет право за очередной рабочий
годстатьи 115, 121 ТК РФ; - от количества дней неиспользованного отпуска на 01.01.2013 за прошлые рабочие годы. Эти дни можно или прибавить к дням очередного ежегодного отпуска работника, или предоставить отдельно. Если неотгулянные дни отпуска за прошлые рабочие годы не будут включены в график, то время их использования будет определяться по соглашению с работодателе
мПисьмо Роструда от 01.03.2007 № 473-6-0.
4. Разделение отпуска на части
Разделение отпуска на части можно отразить в графике отпусков, если есть соглашение между работником и работодателем об этом. При проверках трудинспекторы нередко просят показать им такое соглашение. Поэтому одной подписи работника об ознакомлении с графиком отпусков в такой ситуации недостаточно. Необходим еще документ, где будет прямо указано, что работник согласен на разделение отпуска (например, заявление работника с просьбой о разделении отпуска на части и положительной резолюцией руководителя).
5. Распределение «отпускной» нагрузки в течение года
С учетом специфики деятельности организации отпуска могут быть распределены как равномерно, так и неравномерно (например, так, что основная «отпускная» нагрузка приходится на летний период), если это не препятствует нормальной деятельности организации. При равномерном распределении в каждом месяце в отпуск уходит одинаковое количество работников. К примеру, если в организации трудится 60 сотрудников, то ежемесячно отпуск предоставляется пяти сотрудникам (60 чел. / 12 мес.).
6. Указание запланированной даты отпуска
В графике отпусков не обязательно указывать конкретную дату начала отпуска, можно просто указать месяц, когда работник должен уйти в отпуск. Это нам подтвердили в Роструде.
ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ
“В графике отпусков, в графе 6, допускается указание как на конкретную дату, так и просто на месяц. Во втором случае работнику придется дополнительно подавать заявление с указанием точной даты начала отпуска.
Поэтому для всех ситуаций, когда дату начала отпуска можно определить только на основании заявления работника, целесообразно закрепить в локальном нормативном акте обязанность работника письменно извещать работодателя о конкретной дате начала отпуска не позднее чем за 2 календарные недели, чтобы работодатель имел возможность выполнить обязанность о письменном извещении работника о начале его отпуск
а”.
ШКЛОВЕЦ Иван Иванович
Роструд
При указании в графике запланированной даты начала отпуска работников, которые работают по сменам или по графику, нужно учитывать дату окончания смены или рабочего дня по графику. И на эту дату не ставить день начала отпуска.
Доведение графика до работников
После утверждения графика отпусков его нужно довести до сведения работников. Ведь если этого не сделать, то он не будет для них обязательным. Лучше ознакомить работников с графиком под роспись. Помимо этого, каждого работника не позднее чем за 2 недели до начала отпуска нужно извещать об этом под роспис
ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ
“Ознакомление работников с графиком отпусков не освобождает работодателя от обязанности письменно, под роспись, известить работника о времени начала отпуск
а”.
ШКЛОВЕЦ Иван Иванович
Роструд
Как заполнить график
График отпусков можно заполнить с помощью бухгалтерской программы. А затем распечатать по унифицированной форме
Унифицированная форма
Утверждена Постановлением Госкомстата России
от 05.01.2004 № 1
...
| |
Номер | Дата | На год | Проставляется подпись руководителя организации или уполномоченного им на это лица (например, заместителя руководителя, директора по персоналу). Издавать еще и отдельный приказ об утверждении графика отпусков не нужно | |||
«___» ________ 20__ г.
Структурное подразделениеУказываете при наличии. Если в организации нет структурных подразделений и не ведется перечень табельных номеров, то просто не заполняете | Должность (специальность, профессия) по штатному расписанию | Фамилия, имя, отчествоМожете указать ф. и. о. работников в графике как в алфавитном порядке, так и в хронологическом, то есть по очередности предоставления отпуска с января по декабрь. Если график заполняется в хронологическом порядке, то при разделении отпуска на части по соглашению с работником ф. и. о. сотрудника нужно указать в каждом из месяцев предоставления отпуск | Табельный номерУказываете при наличии. Если в организации нет структурных подразделений и не ведется перечень табельных номеров, то просто не заполняете | ОТПУСК | ПримечаниеУказываете обстоятельства, по которым отпуск не был использован (например, работник уволился до установленной в графике даты) или в графике не определена дата начала отпуска (например, работница находится в отпуске по уходу за ребенком) | ||||
количество календарных днейЕсли на запланированное время ежегодного отпуска приходятся нерабочие праздничные дни, то они исключаются из числа календарных дней отпуск | дата | перенесение отпуска | |||||||
запланированная | фактическая | основание (документ)Если отпуск не переносился, оставляете графу незаполненной | дата предполагаемого отпускаЕсли отпуск не переносился, оставляете графу незаполненной | ||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
...
Руководитель кадровой службы
При отсутствии в организации руководителя кадровой службы график подписывает другое лицо, уполномоченное составлять график отпусков, например бухгалтер | При отсутствии в организации руководителя кадровой службы график подписывает другое лицо, уполномоченное составлять график отпусков, например бухгалтер (личная | При отсутствии в организации руководителя кадровой службы график подписывает другое лицо, уполномоченное составлять график отпусков, например бухгалтер |
***
График отпусков обязателен для работника и работодател