Готовь сани летом, а отпускной график — зимой | Журнал «Главная книга» | № 23 за 2012 г.
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Статьи Консультации Семинары Конференции
Календари Калькуляторы Формы Справочники Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ
ПОПУЛЯРНЫЕ НОВОСТИ
Медосмотр для работающих за компьютером: обязательно или нет

Даже если сотрудник занят работой с ПК не менее 50% рабочего времени, само по себе это еще не повод регулярно отправлять его на медосмотры. Все решают результаты аттестации его рабочего места по условиям труда. < ... >

Спецрежимников не будут штрафовать за фискальные накопители на 13 месяцев

Для организаций и ИП на УСН, ЕСХН, ЕНВД или ПСН (за исключением отдельных случаев) действует ограничение в отношении допустимого срока действия ключа фискального накопителя используемой ККТ. Так, они могут применять только фискальные накопители на 36 месяцев. Но, как оказалось, пока эта норма фактически не работает. < ... >

Электронные требования по уплате налогов и взносов: новые правила направления

Недавно налоговики обновили бланки требований об уплате задолженностей в бюджет, в т.ч. по страховым взносам. Теперь настал черед откорректировать порядок направления таких требований по ТКС. < ... >

Сменили оператора электронного документооборота – сообщите ИФНС

Если организация отказалась от услуг одного оператора электронного документооборота и перешла к другому, необходимо направить по ТКС в налоговую инспекцию электронное уведомление о получателе документов. < ... >

Расчетные листки распечатывать необязательно

Работодателям отнюдь не обязательно выдавать сотрудникам расчетные листки на бумажном носителе. Минтруд не запрещает рассылать их работникам по электронной почте. < ... >

«Физик» перечислил оплату за товар по безналу – нужно выдать чек

В случае, когда физлицо перечислило продавцу (компании или ИП) оплату за товар по безналичному расчету через банк, продавец обязан направить покупателю-«физику» кассовый чек, считает Минфин. < ... >

Возврат переплаты по взносам за периоды до 2017 года: как это происходит

Пенсионный фонд разъяснил порядок и сроки возврата страхователям излишне уплаченных (взысканных) сумм страховых взносов за периоды, истекшие до 01.01.2017. < ... >

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 3 декабря 2012 г.

Содержание журнала № 23 за 2012 г.
Е.А. Шаповал, юрист, к. ю. н.

Готовь сани летом, а отпускной график — зимой

Ежегодно надо утверждать график отпусков на следующий годст. 123 ТК РФ. И хотя этот график не влияет на бухгалтерский и налоговый учет, включая расчет «отпускного резерва», все же не стоит пренебрегать этой обязанностью. Ведь его наличие помогает бухгалтерии своевременно оформлять и оплачивать отпуск работникам. А руководителям он позволяет оптимально распределить «отпускную» нагрузку в течение года, заблаговременно перераспределить обязанности уходящего в отпуск работника и не копить неиспользованные отпуска.

Когда нужно утвердить график отпусков

График отпусков на 2013 г. должен быть утвержден не позднее 17 декабрястатьи 123, 372 ТК РФ.

Конечно, работу по его составлению нужно начать раньше. Когда? Зависит от количества сотрудников вашей организации и от того, учитываются ли их пожелания при составлении графикаст. 123 ТК РФ.

Что учесть при составлении графика

1. Список сотрудников, которых нужно указать в графике

В графике отпусков нужно указать время отпусков всех, кто работает в организации по трудовым договорам.

Что касается работников, которые отработали на начало календарного года менее 6 месяцев, то при составлении графика нужно запланировать им отпуск так, чтобы в следующем году они отгуляли его до окончания своего рабочего года. Если же возникнут обстоятельства, дающие право на отпуск до истечения 6 месяцев работыст. 122 ТК РФ, вы просто внесете изменения в график.

2. Согласование времени отпуска с отдельными работниками

При составлении графика обязательно нужно учесть пожелания о времени предоставления отпуска тех сотрудников, которые вправе взять отпуск в удобное для них времяст. 123 ТК РФ.

В частности, к ним относятся:

Если пожелания таких работников не будут учтены, то они не обязаны уходить в отпуск в то время, которое работодатель указал в графике. Поэтому лучше взять у них письменные заявления о том, в какое время они планируют взять отпуск. Эту дату и нужно указать в графике в графе 6 как запланированную. Впоследствии такие работники могут изменить свое первоначальное решение и попросить отпуск в другое время. И работодатель обязан будет удовлетворить их просьбу. Но не включать в график отпусков таких работников нельзя.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

ШКЛОВЕЦ Иван Иванович
ШКЛОВЕЦ Иван Иванович
Заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

В график отпусков следует включать всех работников, включая тех, кто имеет право на предоставление им отпуска в удобное для них время.

Если работник, который имеет право на предоставление отпуска в удобное время, укажет при составлении графика отпусков конкретную дату начала отпуска, то впоследствии он может поменять дату начала отпуска, заблаговременно подав заявление. Работодатель не вправе отказать такому работнику в изменении даты начала отпуска. Измененную дату и надо указать в графе 7 графика после фактического использования отпуска. При этом можно в графе 10 «Примечание» указать, например, «Работник в возрасте до 18 лет». При необходимости этому работнику нужно подать работодателю заявление с указанием точной даты начала отпуска.

У внешних совместителей попросите справку с основного места работы о запланированном времени отпуска и укажите его в графике. Если работник не предоставит такую справку, запланированные даты отпуска в графике указывать не стоит. Можно только указать в примечании, что сотрудник — внешний совместитель. Тогда отпуск предоставите одновременно с отпуском по основной работе на основании заявленияст. 286 ТК РФ.

Учитывать пожелания остальных сотрудников работодатель может, но не обязан.

3. Количество дней отпуска

Нужно определить, на какое количество дней отпуска каждый из работников вправе претендовать в будущем календарном году.

Учесть надо основной и дополнительный отпуска, которые положены работнику. Причем учесть нужно дополнительные отпуска, предусмотренные не только трудовым законодательством, но и коллективным договором и локальным нормативным актом организациист. 120 ТК РФ. Что касается учебных отпусков и «обязательных» отпусков без сохранения зарплаты, то они в графике не отражаются. Ведь вы не можете обязать работника взять такой отпускстатьи 128, 173 ТК РФ.

Итак, продолжительность отпуска зависит:

  • от количества дней отпуска, на которые сотрудник имеет право за очередной рабочий годстатьи 115, 121 ТК РФ;
  • от количества дней неиспользованного отпуска на 01.01.2013 за прошлые рабочие годы. Эти дни можно или прибавить к дням очередного ежегодного отпуска работника, или предоставить отдельно. Если неотгулянные дни отпуска за прошлые рабочие годы не будут включены в график, то время их использования будет определяться по соглашению с работодателемПисьмо Роструда от 01.03.2007 № 473-6-0.

4. Разделение отпуска на части

Разделение отпуска на части можно отразить в графике отпусков, если есть соглашение между работником и работодателем об этом. При проверках трудинспекторы нередко просят показать им такое соглашение. Поэтому одной подписи работника об ознакомлении с графиком отпусков в такой ситуации недостаточно. Необходим еще документ, где будет прямо указано, что работник согласен на разделение отпуска (например, заявление работника с просьбой о разделении отпуска на части и положительной резолюцией руководителя).

5. Распределение «отпускной» нагрузки в течение года

С учетом специфики деятельности организации отпуска могут быть распределены как равномерно, так и неравномерно (например, так, что основная «отпускная» нагрузка приходится на летний период), если это не препятствует нормальной деятельности организации. При равномерном распределении в каждом месяце в отпуск уходит одинаковое количество работников. К примеру, если в организации трудится 60 сотрудников, то ежемесячно отпуск предоставляется пяти сотрудникам (60 чел. / 12 мес.).

6. Указание запланированной даты отпуска

В графике отпусков не обязательно указывать конкретную дату начала отпуска, можно просто указать месяц, когда работник должен уйти в отпуск. Это нам подтвердили в Роструде.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

В графике отпусков, в графе 6, допускается указание как на конкретную дату, так и просто на месяц. Во втором случае работнику придется дополнительно подавать заявление с указанием точной даты начала отпуска.

Поэтому для всех ситуаций, когда дату начала отпуска можно определить только на основании заявления работника, целесообразно закрепить в локальном нормативном акте обязанность работника письменно извещать работодателя о конкретной дате начала отпуска не позднее чем за 2 календарные недели, чтобы работодатель имел возможность выполнить обязанность о письменном извещении работника о начале его отпуска.

ШКЛОВЕЦ Иван Иванович
Роструд

При указании в графике запланированной даты начала отпуска работников, которые работают по сменам или по графику, нужно учитывать дату окончания смены или рабочего дня по графику. И на эту дату не ставить день начала отпуска.

Доведение графика до работников

После утверждения графика отпусков его нужно довести до сведения работников. Ведь если этого не сделать, то он не будет для них обязательным. Лучше ознакомить работников с графиком под роспись. Помимо этого, каждого работника не позднее чем за 2 недели до начала отпуска нужно извещать об этом под росписьст. 123 ТК РФ; п. 4 Письма Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

Ознакомление работников с графиком отпусков не освобождает работодателя от обязанности письменно, под роспись, известить работника о времени начала отпуска.

ШКЛОВЕЦ Иван Иванович
Роструд

Как заполнить график

График отпусков можно заполнить с помощью бухгалтерской программы. А затем распечатать по унифицированной форме № Т-7. С 2013 г. унифицированные формы документов будут необязательны к применениюстатьи 9, 32 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Но так как график отпусков на 2013 г. должен быть составлен в этом году, то в программах еще используется форма № Т-7. Из нее пока нельзя исключать отдельные реквизиты, а вот дополнить ее при необходимости вы можете. Например, графой об ознакомлении работников с графиком. Заполняется она так.

Унифицированная форма № Т-7
Утверждена Постановлением Госкомстата России
от 05.01.2004 № 1

...

Мнение выборного профсоюзного органа   УТВЕРЖДАЮ
от «___» ________ 20__ г. №____ учтено  
Руководитель
(должность)
Номер документаУказываете порядковый номер, если в организации принята нумерация для таких документов Дата составления На год  
 Проставляется подпись руководителя организации или уполномоченного им на это лица (например, заместителя руководителя, директора по персоналу). Издавать еще и отдельный приказ об утверждении графика отпусков не нужно
ГРАФИК ОТПУСКОВ
(личная подпись)
(расшифровка подписи)

«___» ________ 20__ г.

Структурное подразделениеУказываете при наличии. Если в организации нет структурных подразделений и не ведется перечень табельных номеров, то просто не заполняете Должность (специальность, профессия) по штатному расписанию Фамилия, имя, отчествоМожете указать ф. и. о. работников в графике как в алфавитном порядке, так и в хронологическом, то есть по очередности предоставления отпуска с января по декабрь. Если график заполняется в хронологическом порядке, то при разделении отпуска на части по соглашению с работником ф. и. о. сотрудника нужно указать в каждом из месяцев предоставления отпускаст. 125 ТК РФ Табельный номерУказываете при наличии. Если в организации нет структурных подразделений и не ведется перечень табельных номеров, то просто не заполняете ОТПУСК ПримечаниеУказываете обстоятельства, по которым отпуск не был использован (например, работник уволился до установленной в графике даты) или в графике не определена дата начала отпуска (например, работница находится в отпуске по уходу за ребенком)
количество календарных днейЕсли на запланированное время ежегодного отпуска приходятся нерабочие праздничные дни, то они исключаются из числа календарных дней отпускаст. 120 ТК РФ дата перенесение отпуска
запланированная фактическая основание (документ)Если отпуск не переносился, оставляете графу незаполненной дата предполагаемого отпускаЕсли отпуск не переносился, оставляете графу незаполненной
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
                   
                   

...

Руководитель кадровой службы

 При отсутствии в организации руководителя кадровой службы график подписывает другое лицо, уполномоченное составлять график отпусков, например бухгалтер
(должность)
 При отсутствии в организации руководителя кадровой службы график подписывает другое лицо, уполномоченное составлять график отпусков, например бухгалтер
(личная подпись)
 При отсутствии в организации руководителя кадровой службы график подписывает другое лицо, уполномоченное составлять график отпусков, например бухгалтер
(расшифровка подписи)

***

График отпусков обязателен для работника и работодателяст. 123 ТК РФ. Однако жизнь может внести свои коррективы, и в течение года могут появиться обстоятельства, требующие изменения установленных графиком сроков предоставления отпуска тому или иному работнику (например, болезнь или декретный отпуск). В этом случае в него просто нужно внести изменения. Хранить график отпусков необходимо только 1 год после окончания периода, на который он составлен. А через год этот документ можно уничтожитьПеречень (приложение к Приказу Минкультуры от 25.08.2010 № 558).

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Отпуска»:

2017 г.

  1. Передача полномочий директора и главбуха на время их отпуска, № 10
  2. Налогообложение сумм материальной помощи к отпуску, № 10
  3. Учебный отпуск: предоставляем, оформляем, оплачиваем, № 10
  4. Как уволить работника в отпуске, № 9
  5. Расчетный период для отпуска: нетипичные ситуации, № 9
  6. Меняем отпуск на командировку, № 9
  7. Стаж для отпуска «за вредность»: считаем по-новому, № 7
  8. Отпуск + майские праздники = ?, № 7
  9. Предоставляем «чернобыльский» отпуск, № 4

2016 г.

  1. «Обязательный» отпуск за свой счет: о чем умалчивает ТК РФ, № 19
  2. Хочу все знать: вопросы по отпускному резерву, № 18
  3. Как посчитать стаж для отпуска «за вредность» в календарных днях, № 18
  4. Как оформить временного работника на период отпуска основных сотрудников, № 17
  5. Оплачиваем северянам дорогу в отпуск, № 15
  6. Правила северного отпуска, № 14
  7. Собирался в отпуск — оказался на больничном, № 13

2015 г.

  1. Самовольный отпуск = увольнение?, № 24

2014 г.

  1. Переносы выходных: изучаем последствия для отпуска, № 15
  2. Изменяем график отпусков, № 15
  3. Необходим ли перерасчет апрельских отпускных из-за изменения среднемесячного числа дней на 29,3, № 14
  4. Предоставляем и оплачиваем отпуск при неполном рабочем времени, № 13
  5. Отправляем работника на отдых за счет фирмы, № 13
  6. Отпуска и отпускные: итоги интернет-конференции, № 12
  7. Если после перевода на новую должность работнику положен отпуск другой продолжительности..., № 12
  8. Можно ли взыскать с бывшего работника неотработанные отпускные, № 2

2013 г.

  1. Хочу все знать: расчет размера компенсации за отпуск, № 20
  2. Хочу все знать: считаем количество дней для выплаты компенсации за отпуск, № 19
  3. Когда отпускной график бессилен, № 16
  4. О ежегодных дополнительных отпусках совместителям, № 16
  5. Оформляем дополнительный отпуск, № 16
  6. Дополнительный отпуск у временных и сезонных работников, № 16
  7. Отпускные страсти, № 12
  8. Работник просит отпуск за свой счет, № 7
  9. Кому отпуск без содержания положен по закону как льгота, № 7
  10. Положен ли дополнительный оплачиваемый отпуск ветеранам боевых действий, № 3

2012 г.

  1. Готовь сани летом, а отпускной график — зимой, № 23
  2. Прощаем неотработанный отпуск, № 22
  3. Отпуск с выгодой, № 20
  4. Как посчитать отпускной стаж работницы до и после «детского» отпуска, № 19
  5. Что включается в стаж для основного отпуска, № 16
  6. Предоставляем «северные» отпуска и оплачиваем дорогу в отпуск, № 15
  7. Отпуск + увольнение? Комбинируем правильно, № 14
  8. Оформляем и оплачиваем замещение на время отпуска, № 13
  9. Учитываем премии и повышение зарплаты при расчете отпускных, № 12
  10. Отпускной резерв: учтем опыт «первопроходцев», № 12
  11. Считаем отпускные без сучка без задоринки, № 11
  12. Отпуска: у вас — вопросы, у нас — ответы, № 10
  13. И вновь об учебных отпусках, № 9

2011 г.

  1. Отпуск за свой счет, № 24
  2. Три подводных камня в расчете отпускных, № 13
  3. Основные и дополнительные отпуска: кому, за что и сколько, № 12
  4. Отпускные расчеты, № 11
  5. Работник — в отпуск, бухгалтер — за расчет, № 10
  6. Когда надо перечислять в бюджет НДФЛ с отпускных, № 10
ИНДЕКСЫ
в России Индекс
потребительских цен

Используется
для индексации зарплаты

0.33%
апрель 2017 г.
0
Минимальный
размер оплаты труда

Используется для
регулирования зарплаты

7 500

Примечание

История

ОПРОС
Если ваша компания арендует помещение, то каким образом вы оплачиваете коммуналку?
Самостоятельно заключаем договоры с ресурсоснабжающими организациями
У нас фиксированная арендная плата уже с учетом коммунальных услуг
Коммунальные услуги включены в состав арендной платы как ее переменная часть
Возмещаем расходы на коммуналку арендодателю помимо арендной платы
Оплачиваем коммунальные услуги через посредника
Мы не арендуем помещение, оно у нас в собственности

ЕЖЕДНЕВНАЯ
НОВОСТНАЯ
РАССЫЛКА
РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Подписка на ГК_2017Практикум «Сближение учетных правил. МСФО и ПБУ: сверяем стандарты»