Эффектный выход нового главбуха | Журнал «Главная книга» | № 14 за 2013 г.
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Статьи Консультации Семинары Конференции
Календари Калькуляторы Формы Справочники Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ
ПОПУЛЯРНЫЕ НОВОСТИ
Что нужно сделать с 22 по 26 октября

Октябрь – «горячее» время для бухгалтеров. Ведь, помимо текущей работы, нужно подбить итоги прошедшего III квартала, сдать отчетность и перечислить обязательные платежи в бюджет. Чтобы вам было проще спланировать свое время и ни о чем не забыть, мы подготовили для вас наши еженедельные бухгалтерские напоминания. < ... >

«Спасибо» от Сбербанка теперь можно положить в карман

С середины октября у клиентов Сбербанка появилась возможность переводить бонусы, полученные по программе «Спасибо», в рубли. < ... >

ФНС опубликовала очередную порцию рассекреченной информации

Налоговая служба разместила в открытом доступе вторую партию сведений, которые раньше относились к налоговой тайне. < ... >

Регистрация юрлица или ИП: оснований для отказа стало больше

С 1 октября у налоговиков появилось два новых основания для отказа в госрегистрации организации или ИП. < ... >

«Физика»-арендодателя могут заставить уплатить НДС

Даже если гражданин не зарегистрирован в качестве ИП, его арендная деятельность может быть признана предпринимательской. Со всеми вытекающими налоговыми последствиями. < ... >

ИП платит взносы за себя, даже если трудится как наемный сотрудник

Предприниматель обязан платить взносы на ОПС и ОМС за себя, даже если он забросил свой бизнес и устроился на работу по трудовому договору. < ... >

Платить «агентский» НДФЛ из своего кармана налоговый агент не вправе

В договоры нельзя включать условие о том, что налоговый агент, выплачивающий гражданину доход, берет на себя расходы, связанные уплатой НДФЛ. < ... >

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 5 июля 2013 г.

Содержание журнала № 14 за 2013 г.
М.А. Кокурина, юрист

Эффектный выход нового главбуха

Как легко войти в должность

Вы устраиваетесь на новую работу главным бухгалтером? Конечно, страшновато, ведь это ответственная и непростая должность. Но, как говорил Карлсон, «спокойствие, только спокойствие!». Ну и, конечно, внимательность.

Давайте попытаемся нарисовать картину поведения на финальном собеседовании и план действий в первые дни работы.

На собеседовании

Когда будущий работодатель уже принял положительное решение по вашей кандидатуре, задайте ему несколько вопросов:

  • что от вас ждут на этой работе как от главного бухгалтера;
  • какие есть проблемы в работе бухгалтерии;
  • какие задачи компания ставит перед собой на текущий год и на следующие 2—3 года;
  • как руководитель оценивает работу бухгалтерии сейчас.

А вот какие еще вопросы рекомендует обсудить с потенциальным руководителем один из представителей бухгалтерского сообщества.

ОБМЕН ОПЫТОМ

КОЛЕСНИКОВ Денис Петрович
КОЛЕСНИКОВ Денис Петрович
Ведущий эксперт ЗАО «МСАй ФДП-Аваль»

Прежде всего пообщайтесь с руководителем на тему деятельности компании. Ведь качественный бухучет в организации без понимания ее деятельности невозможен. В частности, от специфики деятельности во многом зависит классификация доходов и расходов в соответствии с п. 4 ПБУ 9/99. К примеру, сдача в аренду для большинства организаций — прочий доход, но для «профессиональных» арендодателей — основная деятельность. Поэтому, прежде чем приступить к руководству бухгалтерией, расспросите руководителя:

1) какова основная деятельность компании. Если компания торговая, уточните, есть ли экспортные операции, чтобы сразу понять, придется ли вести раздельный учет по НДСп. 10 ст. 165 НК РФ. Если компания производственная, то поподробнее узнайте про специфику производственного процесса, стадии производства, периоды. Ведь это придется учитывать при формировании себестоимости продукции;

2) проводились ли ранее налоговые проверки. Если да, то в каком количестве и с каким итогом для компании. Возможны неприятные ситуации, когда проверка уже назначена и прежний главный бухгалтер уволился именно в связи с этим обстоятельством. В подобной ситуации новому бухгалтеру стоит понять, нужна ли ему нервотрепка из-за возможных чужих огрехов;

3) проводится ли обязательный или добровольный аудит. Отчет аудитора может пролить свет на многие обстоятельства ведения учета в компании. Целесообразно ознакомиться с отчетами за несколько лет, чтобы понять тенденции, происходившие в учете, выявить основные ошибки, допущенные прежним бухгалтером. Кстати, следует оценить и самого аудитора — что за компания проверяла, какова ее репутация на рынке, какие у нее клиенты, сколько стоили ее услуги. Ведь очевидно, что в Москве за 30 000—50 000 руб. невозможно приобрести услуги высококлассного аудитора, а значит, аудит проводился лишь для получения формального положительного заключения и на данные такого аудита опираться не стоит.

Итак, некая картинка будущей работы и будущих обязанностей у вас сложилась, вас все устраивает и вы дали согласие выйти на работу. Еще на собеседовании следует выяснить:

  • какова структура бухгалтерии, ведь надо понимать, сколько подчиненных у вас будет и как в настоящее время организовано распределение обязанностей между ними;
  • продолжает ли работать прежний главбух или он уже уволился. В последнем случае важно понимать, какой сотрудник будет заниматься передачей вам дел. Если это человек, далекий от бухгалтерии, максимум, что он сможет сделать, это передать вам ключи от кабинета, где бумаги лежат. А ответить на ваши вопросы, почему именно так, а не иначе велся учет, вам никто не сможет.

Если все же ваш предшественник еще не ушел, попробуйте встретиться с ним в нерабочей обстановке.

ОБМЕН ОПЫТОМ

Пообщайтесь со своим предшественником, пригласите его на неформальную встречу. Так можно будет больше узнать о деятельности компании, о порядке учета, который применялся по тем или иным операциям. Что более важно, в процессе общения можно оценить компетентность прежнего бухгалтера, руководствуясь своим профессиональным опытом.

Ведь следует понимать, что налоговые органы могут проверить и периоды, за которые отвечал ваш предшественникп. 4 ст. 89 НК РФ. Поэтому если в ходе беседы становится очевидно, что он не очень компетентен, то следует озаботиться либо самостоятельной проверкой этих периодов, либо привлечением налогового аудитора. Если же, наоборот, видно, что прежний бухгалтер — высококлассный специалист, то подобное общение — это хороший повод узнать больше, например, про особенности общения с вашей новой налоговой инспекцией.

КОЛЕСНИКОВ Денис Петрович
Ведущий эксперт ЗАО «МСАй ФДП-Аваль»

Какие трудности вас могут ожидать еще до того, как вы приступите непосредственно к выполнению функций главы счетного королевства? Если прежний главбух еще продолжает работать, то возникнет вопрос об оформлении на должность. Ведь может получиться, что какое-то время в компании будет два главбуха. Хотя трудовому законодательству такая ситуация не противоречит, в Роструде все же не советуют оформлять в штат двух главных бухгалтеров одновременно.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

ШКЛОВЕЦ Иван Иванович
ШКЛОВЕЦ Иван Иванович
Заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Наличие в штате одновременно двух главных бухгалтеров, пусть даже в течение короткого времени, ситуация практически нереальная. И лучше ее избегать.

Решение может быть таким. Уходящий главный бухгалтер передает дела имеющемуся сотруднику (например, бухгалтеру, старшему бухгалтеру), у которого и будет их принимать новый работник. А после увольнения прежнего главбуха он будет назначен на должность главного и спокойно продолжит прием дел у сотрудника бухгалтерии.

Так что уточните у руководителя, в какой должности вы будете оформлены сразу при выходе на работу. Вот какие возможны варианты:

  • <если>ваш предшественник согласен перейти на более низкую должность до своего увольнения, то с вами сразу оформят трудовой договор как с главным бухгалтером;
  • <если>прежний главбух не согласен идти на понижение, вы можете сначала оформиться как заместитель главного бухгалтера (бухгалтер, старший бухгалтер). А уже со дня, следующего за последним днем работы прежнего главбуха, с вами подпишут трудовой договор как с главным.

Первые дни на новой работе

За что браться, за что хвататься? Вот что советует наш эксперт.

ОБМЕН ОПЫТОМ

Новому человеку, вышедшему на должность главного бухгалтера, придется решать множество задач. Поэтому целесообразно поделить их на три группы.

Срочные задачи — те, которые необходимо выполнять «здесь и сейчас» — их перенесение может повлечь негативные последствия. К таким задачам можно отнести оформление первичных документов по текущим банковским операциям, расчетам с контрагентами по условиям договоров, выплату заработной платы, исполнение требований налоговых органов о представлении документов, составление бухгалтерской и налоговой отчетности в срок и т. д.

Задачи второй очереди — те, которые необходимо решить, но невыполнение которых «прямо сейчас» не приведет к негативным последствиям. В частности, это может быть исправление ошибок в первичных документах, проверка работы прежнего бухгалтера. Следует учитывать, что задачи второй очереди имеют тенденцию превращаться в срочные, если их долго не решать.

Задачи третьей очереди — те, которые можно отложить. Например, разработка собственных форм первичных документов может подождать. А пока организация будет применять унифицированные формы.

КОЛЕСНИКОВ Денис Петрович
Ведущий эксперт ЗАО «МСАй ФДП-Аваль»

То есть вам наверняка придется не только оперативно решать текущие вопросы (проводить текущую первичку, оплачивать срочные счета и т. д.), но и одновременно входить в курс дела. Хорошо, если прежний главбух покажет вам, где какие документы лежат, какие особенности учета есть в организации.

В частности, проследите, чтобы к последнему дню работы вашего предшественника были:

  • выполнены все бухгалтерские проводки за истекший период, подшиты на место все первичные документы, являющиеся основанием для каждой проводки, а также заполнены формы бухгалтерской и налоговой отчетности, если, предположим, подходит срок ее сдачи;
  • сформированы книги и журналы регистрации ценных бумаг, доверенностей, показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовой техники, банковских чековых книжек, учета счетов-фактур полученных и выданных, покупок и продаж, кассовая книга.

Хотя помните, что покидающий компанию главбух вообще-то не обязан сдавать дела и после своего увольнения откликаться на ваши просьбы или просьбы директора о проведении приема-передачи дел.

А если ваш предшественник уже уволился и никому ничего не передал, то вам тем более придется самостоятельно и как можно быстрее провести весь процесс ознакомления с новой бухгалтерией.

Никаких нормативных правил приема-передачи дел главбухом от главбуха не существует. Каждый организует это по-своему. Вот что советует нам бухгалтер со стажем.

ОБМЕН ОПЫТОМ

КОСНИЧЕВА Лариса Александровна
КОСНИЧЕВА Лариса Александровна
Главный бухгалтер ООО «ММ Индастри»

За последние 7 лет я уже пять раз меняла место работы и всегда переходила на должность главного бухгалтера. И каждый раз прием дел проходил по-разному, в зависимости от обстоятельств. Например, на некоторых местах мне не удавалось застать прежнего главбуха. А иногда, даже если еще работал, он не горел желанием передавать дела и рассказывать обо всех подводных камнях в учете «своего» периода. И в том и в другом случае приходилось самостоятельно осваивать доставшееся «добро».

Лучший способ принятия дел прописан в отраслевой Инструкции № 25-12/38, утв. Минздравом СССР 28.05.79. Там обозначены основные параметры постановки бухучета, которые желательно проверить при приеме дел. В частности, организацию работы бухгалтерии, общее состояние бухучета, кассы и учета денежных средств, расчетных операций и основных средств. Это, конечно, идеальная модель, на практике все проверить не успеваешь. Но я стараюсь придерживаться этого образца.

В первую очередь я знакомлюсь с учетной политикой (если она есть), смотрю, как налажена работа бухгалтерии, как распределены участки между бухгалтерами, кто за что отвечает. Провожу поверхностный аудит бухгалтерского и налогового учета. Лично знакомлюсь с каждым сотрудником, который в дальнейшем будет работать под моим руководством.

Можно, конечно, сделать промежуточный баланс и акт о том, что прежний главбух передает остатки по счетам именно в таком виде, но на практике все не так. Я знаю, что не отвечаю за правонарушение, совершенное предшественником. А тот налоговый период, за который предстоит отчитываться мне, в любом случае надо будет привести в соответствие с законодательством.

Итак, как вам лучше действовать при приеме дел.

Изучите учетную политику и порядок документооборота в организации. Все это, возможно, имеет какие-либо отраслевые особенности. Поэтому также стоит посмотреть соответствующие нормативные акты.

Проверьте наличие бухгалтерской и налоговой отчетности, регистров бухгалтерского учета:

  • <если>выездной налоговой проверки еще не было, то за период не менее 3 календарных лет, предшествующих вашему приходу в компанию;
  • <если>выездная налоговая проверка была, то за период со дня составления справки о проведении такой проверки до дня вашего прихода в организациюп. 8 ст. 89 НК РФ. В таком случае надо посмотреть еще акт и решение по результатам проверки, а также платежки, подтверждающие исполнение требования об уплате налогов, штрафов, пени.

Сверьте данные последней отчетности с данными регистров или оборотно-сальдовой ведомости. Имеет смысл распечатать оборотно-сальдовую ведомость на дату выхода на работу и заверить ее у директора. Так вы зафиксируете, какие суммы были отражены в бухгалтерской программе на определенную дату.

Проверьте операции:

  • <или>выборочно. Например, посмотрите в оборотно-сальдовой ведомости на текущую дату все крупные суммы, вплоть до первичных документов;
  • <или>сплошным порядком за некий небольшой срок. Например, выберите период наибольших оборотов по счетам продолжительностью в квартал и проверьте отражение в учете всех операций в этом квартале.

СОВЕТ

Во время проверки обращайте внимание, в частности:

  • на правильность заполнения форм отчетности, наличие отметки об ее принятии инспекцией, срок ее сдачи и наличие всех необходимых подписей;
  • на совпадение данных оборотных ведомостей с данными бухгалтерской и налоговой отчетности;
  • на правильность оформления первички (например, проверьте наличие подписей уполномоченных лиц и наличие документов, подтверждающих их полномочия, — доверенностей, приказов).

Уже по этим параметрам вы сможете оценить, насколько грамотно велся учет вашим предшественником, и, выявив недочеты или серьезные ошибки, описать директору возможные последствия этих ошибок. Пусть он примет решение: оставить все как было или поручить вам исправить огрехи.

Просмотрите, есть ли «незакрытые» документы налогового контроля — требования о представлении документов, требования о представлении пояснений по какой-либо отчетности, требования об уплате недоимок и т. д. То есть изучите переписку с налоговиками и фондами. Как правило, на исполнение этих документов установлены небольшие сроки, и во избежание штрафов лучше заняться ими в первую очередь.

Проведите инвентаризацию, если прежний главбух был материально-ответственным лицом (например, он совмещал должности главного бухгалтера и кассира). Проверить надо будет все то имущество, за которое он отвечалп. 27 Положения, утв. Приказом Минфина от 29.07.98 № 34н; ч. 3 ст. 11 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Если планируется, что вы тоже будете материально-ответственным лицом по этому имуществу, то вам нужно войти в инвентаризационную комиссию.

Да и вообще, посмотрите, как давно в организации проводилась инвентаризация (и проводилась ли), насколько грамотно все было сделано (или, может быть, формально — на бумаге). Это тоже поможет оценить вам реальное финансовое положение компании.

Организуйте сверку расчетов по налогам с инспекцией и взносов с фондами. На проведение полной сверки у вас может не оказаться времени, поэтому действуйте по сокращенному сценарию:

Из этих документов будет видно, совпадают ли начисления компании и инспекции (фондов). Помните, чем быстрее вы найдете недоимку и погасите ее, тем меньше будет величина пеней.

ОБМЕН ОПЫТОМ

Сверка с налоговым органом позволяет выявить не только недоимку, но и переплату по налогам. Прежний бухгалтер мог не знать о наличии переплаты за прошлые периоды, а НК РФ отводит только 3 года на ее возврат или зачет в счет будущих платежейп. 7 ст. 78 НК РФ. Если новый бухгалтер вернет излишне уплаченный налог, то наверняка он заслужит уважение руководителя, а возможно, и премию.

КОЛЕСНИКОВ Денис Петрович
Ведущий эксперт ЗАО «МСАй ФДП-Аваль»

Оформите письменно приемку дел, если бывший главбух или другой сотрудник захотят передать вам какие-то документы или предметы (ключи от сейфа, носитель с ключом от системы «Клиент-Банк», банковскую чековую книжку, печать). Можно составить акт об этом в произвольной форме.

Пишем докладную

Если вы обнаружите какие-то существенные ошибки, допущенные вашим предшественником, имеет смысл письменно сообщить об этом руководителю. В докладной записке можно указать, как вы оцениваете состояние учета в компании, какие действия вы совершили в процессе приема-передачи дел, чтобы выявить ошибки в учете, какие риски есть у компании из-за них и как можно устранить их негативные последствия.

В целом считаю состояние учета в организации удовлетворительным. Расхождений в регистрах синтетического и аналитического учета нет. Но при проверке наличия бухгалтерской и налоговой отчетности за период с 2010 по 2013 гг. выявлено, что не представлена в ИФНС декларация по НДС за I квартал 2013 г. и не уплачен НДС в размере 100 000 руб. за этот же период.

Компания может быть оштрафована за неуплату НДС и несвоевременную сдачу отчетности по НДС на 20 000 руб. и 5000 руб. (п. 1 ст. 122, п. 1 ст. 119 НК РФ).

Мною сдана в ИФНС декларация по НДС за I квартал 2013 г.; уплачены НДС в размере 100 000 руб. и пени на дату уплаты налога в размере 1960 руб.

Докладную записку можно составить в двух экземплярах, один — передать руководителю организации, второй — оставить себеп. 6 Положения о главных бухгалтерах, утв. Постановлением Совета Министров СССР от 24.01.80 № 59; ст. 19 Закона от 21.11.96 № 129-ФЗ.

Помните, за ошибки, допущенные вашим предшественником, вас наказать нельзяч. 1 ст. 1.5 КоАП РФ. Это нам подтвердили и в Роструде.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

Даже если в процессе передачи дел выявятся серьезные проблемы, это не помешает увольнению прежнего главного бухгалтера. А новый главный бухгалтер, принимая дела в новой для себя организации, не отвечает за «какие-либо недочеты», возникшие в учете до его прихода.

ШКЛОВЕЦ Иван Иванович
Роструд

Именно поэтому, если впоследствии налоговики будут проводить проверку того периода, в котором вы еще в этой компании главбухом не работали, обратите внимание инспекторов на то, кто и в течение какого периода был главбухом, представьте приказ о вашем назначении на должность. И проследите, чтобы при составлении акта проверки налоговики указали ф. и. о. того человека, который руководил бухгалтерией в проверенном периоде.

Оформляем нужные документы

Банковская карточка с образцами подписей

Если у вас будет право подписи платежных документов, переоформите в банке карточку с образцами подписей по форме № 0401026 по ОКУД и получите новую ЭЦП (в случае использования системы дистанционного банковского обслуживания «Клиент-Банк»)п. 7.6 Инструкции ЦБ от 14.09.2006 № 28-И.

Для этого возьмите свой паспорт, копию приказа о своем назначении на должность и вместе с директором сходите в банкпп. 7.13, 7.14 Инструкции ЦБ от 14.09.2006 № 28-И. Кстати, не помешает перед визитом в банк позвонить туда и уточнить, какие еще документы они захотят у вас посмотреть. Например, иногда спрашивают копию приказа об увольнении вашего предшественника, выписку из ЕГРЮЛ, подтверждающую информацию о том, кто у вас директор и какой у компании юридический адрес.

Доверенность на представление интересов в налоговой

Этот документ нужен вам для подачи документов в ИФНС и получения их из налоговой инспекции. Лучше, чтобы в выдаваемой вам доверенности была формулировка: «на представление интересов организации в налоговых органах». С такой бумагой вы сможете не только подавать в инспекцию документы, но и при необходимости, например, вносить исправления в декларацию непосредственно в инспекции.

***

Сообщать в инспекцию или фонды о появлении в компании нового главбуха не нужно. Но вы можете составить письмо об этом в произвольной форме. Приложите к заявлению копию приказа о своем назначении и своего паспорта и сдайте это все в канцелярию налоговой инспекции. Так налоговики будут знать, к кому обращаться в случае возникновения бухгалтерских и налоговых вопросов к вашей компании. Но если вы этого не сделаете, никаких негативных последствий ни для вас, ни для фирмы не будет.

А еще, если у вас отчетность сдается в электронном виде и электронная подпись была сделана на прежнего главбуха, не забудьте обратиться в свой удостоверяющий центр, чтобы сертификат ключа проверки электронной подписи сделали для вас.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Кадры / оплата труда»:

2018 г.

2017 г.

2016 г.

ИНДЕКСЫ
Москва Индекс
потребительских цен

Используется
для индексации зарплаты

0.13%
сентябрь 2018 г.
45000000
Ставка
рефинансирования

Используется для
расчёта отдельных показателей

7.5%
ЕЖЕДНЕВНАЯ
НОВОСТНАЯ
РАССЫЛКА
ОПРОС
Практикуется ли в вашей компании вывешивание фото сотрудников на доску почета или на доску позора?
Нет, это наследие советских времен
Да, это очень эффективно
Да, но только тех, кто дал согласие на это

РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Подписка на ГКИРСОТ Конгресс
БЛИЖАЙШИЕ БУХГАЛТЕРСКИЕ МЕРОПРИЯТИЯ
31.10.2018

«Неделя Бухгалтера 2018» Обучение в атмосфере праздника!, компания "ИСКРА"

31.10.2018

Конференция «НАЛОГОВЫЙ КОНТРОЛЬ.ИТОГИ–2018, ОЖИДАНИЯ–2019», Компания"ИРСОТ"