Как уничтожить первичку после истечения срока ее хранения | Журнал «Главная книга» | № 15 за 2013 г.
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Статьи Консультации Семинары Конференции
Календари Калькуляторы Формы Справочники Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ
ПОПУЛЯРНЫЕ НОВОСТИ
Налог на прибыль: как подтвердить расходы на электронный авиабилет

Если авиабилет для командированного сотрудника был приобретен в электронной форме, для подтверждения в «прибыльных» целях «дорожных» расходов, среди прочего, требуется посадочный талон с отметкой о досмотре. А что делать, если в заграничном аэропорту такие отметки ставить не принято? < ... >

Налоговики против изменения порядка уплаты НДФЛ работодателями

В последние годы неоднократно появлялась информация о разработке законопроектов, авторы которых хотели заставить работодателей платить НДФЛ с доходов своих работников не по месту постановки на учет работодателя-налогового агента, а по месту жительства каждого сотрудника. Недавно ФНС высказалась резко против подобных идей. < ... >

Налоговики могут прийти с выездной проверкой домой к «физику»

Но только при условии, если сам проверяемый гражданин пустит их в свою квартиру. < ... >

Счет-фактура: строку «идентификатор госконтракта» можно не заполнять

С 01.07.2017 года в счетах-фактурах появилась новая строка 8 «Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения)». Естественно, заполнять этот реквизит нужно лишь при его наличии. В противном случае эту строку можно просто оставить пустой. < ... >

Штраф за представление пояснений по НДС не по установленной форме можно оспорить

Налогоплательщики, обязанные сдавать НДС-декларацию в электронном виде, и пояснения к ней в ответ на требования налоговиков должны направлять по ТКС. Существует утвержденный формат для таких электронных пояснений. Но как следует из недавнего решения ФНС, даже если пренебречь установленным форматом, штрафа быть не должно. < ... >

ПФР обновил программу для подготовки СЗВ-М

На сайте Пенсионного фонда размещены актуальные версии бесплатных программ для подготовки и проверки отчетных документов, представляемых в фонд. < ... >

Налоговики и фонды договорились о корректировке сальдо по взносам на 01.01.2017

Процедура передачи полномочий по администрированию взносов от фондов налоговикам прошла не так гладко, как планировалось. Многие страхователи столкнулись с тем, что инспекции требуют погасить задолженность по взносам, существующую лишь на бумаге. И наконец-то ФНС, ФСС и ПФР разработали механизм уточнения неверных данных. < ... >

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 19 июля 2013 г.

Содержание журнала № 15 за 2013 г.
А.В. Хорошавкина, корреспондент ГК

Как уничтожить первичку после истечения срока ее хранения

Закон о бухгалтерском учете предписывает хранить документы по правилам организации архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года или после года, в котором они использовались для составления отчетностист. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. То есть надо ориентироваться на сроки хранения, установленные Перечнем типовых управленческих документовутв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень).

Но в Перечне для некоторых документов (например, для документов о начисленных и перечисленных суммах налогов)п. 382 Перечня предусмотрена отметка «ЭПК» — экспертно-проверочная комиссия. Что это за комиссия? Может ли ее создать сама организация? За разъяснением мы обратились во Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), который разрабатывал Перечень.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

ЖУКОВА Мария Павловна
Заведующая сектором комплектования и экспертизы ценности документов ВНИИДАД

Отметка «ЭПК» к срокам хранения архивных документов означает, что прежде чем уничтожить документы необходимо провести их дополнительный просмотр — экспертизу. В результате такой экспертизы часть документов может быть оставлена на постоянное хранение. Если организация не сдает свои документы в государственные или муниципальные архивы, комиссию можно создать в самой организации. Результаты экспертизы ценности документов оформляются протоколами комиссии. Комиссия готовит и подписывает описи документов постоянного и долговременного срока хранения и акты выделения документов к уничтожению. Затем их утверждает руководитель организации.

Так что если вашу организацию не включили в списки источников комплектования государственных архивов (в такие списки включают организации, документы которых могут представлять культурную или историческую ценность), то экспертно-проверочную комиссию вы можете создать сами.

Чтобы не уничтожить документы, которые, несмотря на истечение срока хранения, все же могут в будущем понадобиться, в состав комиссии следует включить специалистов тех структурных подразделений, документы которых будут рассматриваться. Например, если планируется уничтожить служебные задания и отчеты о командировкахп. 669 Перечня, в комиссии должны быть кадровик и бухгалтер. Если вы собираетесь уничтожить документы о начисленных и перечисленных налогах (Перечень требует хранить их 5 лет)п. 382 Перечня, то это должен быть бухгалтер или сотрудник, занимающийся расчетом налогов.

Также в Перечне, утвержденном Приказом Минкультуры, для некоторых документов есть примечание: «При условии проведения проверки (ревизии)». Например, без проверки нельзя уничтожить регистры бухучетап. 361 Перечня, первичные учетные документып. 362 Перечня.

Что же это за проверка — налоговая или, может быть, аудиторская? Одна из организаций задала этот вопрос Минфину. А Минфин ответил, что в его компетенцию не входит разъяснение положений приказа МинкультурыПисьмо Минфина от 02.08.2011 № 03-02-07/1-272. Вот что считают разработчики самого «архивного» Приказа.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

В данном случае имеются в виду налоговые проверки, проводимые Федеральной налоговой службой. Порядок и сроки проведения налоговых проверок установлены ФНС России.

ЖУКОВА Мария Павловна
ВНИИДАД

Но ведь налоговая проверка проводится по инициативе ФНС. Как же быть, если инспекция проверку не проводит? Более того, налоговики могут проверить документы, подтверждающие исчисление и уплату налогов только за 3 предыдущих года. Документы, относящиеся к более ранним периодам, они проверить не смогут. Получается, что некоторые документы, хотя срок их хранения истек, вообще нельзя будет уничтожить, поскольку ФНС их никогда не проверит. Так ли это?

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

ТАРАКАНОВ Сергей Александрович
ТАРАКАНОВ Сергей Александрович
Советник государственной гражданской службы РФ 2 класса

По налоговому законодательству хранить документы необходимо 4 годаст. 23 НК РФ. А за нарушение сроков хранения документов, установленных Приказом Минкультуры, налоговая инспекция оштрафовать не может. Так что если вы уничтожите документы по истечении четырехлетнего срока, то санкции от налоговой службы вам не грозят. И неважно, проверялись ли эти документы при налоговой проверке или нет.

***

Еще раз обращаем ваше внимание на то, что срок хранения надо считать начиная с окончания того года, в котором вы в последний раз использовали документы. Например, в ситуации, когда товар был приобретен по накладной, но не оплачен, а задолженность по истечении срока давности списана, срок хранения накладной отсчитывается от окончания года, в котором была списана задолженность.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Документооборот»:

2017 г.

  1. Риски внедоговорной поставки: если договор и накладная «не дружат», № 11

2016 г.

  1. Документооборот, № 24
  2. Восстанавливаем утраченные документы, № 20
  3. Бухгалтерские документы: составляем, заполняем, подписываем, № 20
  4. В электронную подпись желательно включить отметку о времени, № 15
  5. ФНС может принимать электронные документы только утвержденных форматов, № 13
  6. Исправляем бухгалтерскую первичку, № 10
  7. Электронный документ — не просто созданный на компьютере, № 5
  8. Оформляем приказ о возложении обязанностей главбуха на директора, № 4
  9. Передаем учет аутсорсеру, № 3

2015 г.

  1. Кто ответит за электронную подпись?, № 21
  2. Электронные документы: нужна ли их распечатка?, № 18
  3. Как упрощенцу подтвердить оплату расходов наличными предпринимателю, № 18
  4. Нужна ли печать на судебной доверенности, № 15
  5. Выполнение работ по «давальческому» договору, № 15
  6. ООО решило сменить название: пошаговая инструкция, № 13
  7. Подписываем документ: что, где и как, № 11
  8. Отказ от круглой печати: стоит ли спешить?, № 10
  9. Хочу все знать: расчеты с подотчетными лицами, № 8
  10. Сокращаем документооборот на складе, № 8
  11. Рукописи не горят бесплатно... Учитываем расходы на уничтожение документов, № 8
  12. Счет не получен вовремя: будет ли просрочка оплаты, № 7

2014 г.

  1. Усы, лапы, хвост — вот мои документы!, № 22
  2. Собираем досье на контрагента, № 18
  3. Можно ли «подписать» первичку только по факсу?, № 18
  4. Мастер-класс юриста: договор оказания услуг, № 17
  5. Бухгалтерское прочтение договора поставки, № 10
  6. Мастер-класс: проверяем договор аренды помещения, № 7
  7. Обмен опытом: документооборот по давальческим материалам в строительстве, № 5
  8. Кто, кроме директора, может подписать акт об оказании услуг, № 4
  9. Первичка: как сохранить и... выбросить, № 2

2013 г.

  1. Гибридный счет-фактура: несекретная разработка ФНС, № 22
  2. Запрос в Минфин: азбука эффективного общения, № 22
  3. Заполняем без ошибок платежки на перечисление налогов и взносов, № 20
  4. Как защитить персональные данные работников и клиентов, № 19
  5. Как уничтожить первичку после истечения срока ее хранения, № 15
  6. Приемка и списание материалов: оформляем документы, № 12
  7. Электронный документооборот с контрагентами: с чего начать, № 10
  8. Печать фирмы: изготавливаем, используем, утилизируем, № 9
  9. Печать — постоянная спутница фирмы?, № 9
  10. Разрабатываем удобный регистр по НДФЛ, № 8
  11. Обнаружили недостачу: составляем претензию контрагенту, № 8
  12. Когда пригодятся скриншоты, № 6
  13. Идеальный акт об оказании услуг для налогового инспектора, № 6
  14. Документооборот: выстраиваем «под бухгалтерию», № 5
  15. Договор поставки: читаем по слогам, № 5
  16. Унифицированные формы первички необязательны, а что с БСО?, № 4
  17. Как не допустить атаку на «Клиент-Банк», № 3

2012 г.

  1. «Инвентаризационная» подборка, № 24
  2. Условия гражданско-правовых договоров и их налоговые последствия, № 24
  3. Положение об охране труда: ваш помощник в учете трат на комфорт, № 24
  4. Упрощенка: списываем в расходы проданные товары, № 24
  5. Первичка: унифицированная и не очень, № 23
  6. Выдаем справку о зарплате для расчета пособий в нестандартных ситуациях, № 22
  7. Подотчет и наличные расходы, № 21
  8. Какие подотчетные документы не вызовут претензий налоговиков, № 20
  9. Учимся писать записки: докладные, служебные, объяснительные, № 20
  10. Почему при поставке иногда недостаточно счета на оплату и нужен договор, № 19
  11. Может ли первичка с дефектом подтверждать расходы и вычеты НДС, № 19
  12. У кого остаются оригиналы документов при уступке долга: у старого или у нового кредитора, № 19
  13. Правильно оформляем первичку и не только, № 16
  14. Вся правда о доверенности, № 14
  15. Направляем претензию контрагенту, задержавшему поставку или оплату, № 14
  16. Документируем брак основного средства и его возврат поставщику, № 14
  17. «Просроченный» директор: как работать бухгалтеру?, № 13
  18. Нужны ли покупателю для налогового учета ТН и ТТН при договоре транспортной экспедиции, № 10
  19. Готовая инструкция для подотчетника, № 9
  20. Справки и документы с места работы: кому, когда, какие, № 2
  21. Как заверить копию документа «надлежащим» образом, № 1

2011 г.

  1. Список важных предновогодних дел, № 24
  2. Оформляем документы для защиты личных данных работников, № 24
  3. Учетная политика: проверь себя, № 23
  4. Моделируем учетную политику для мини-фирмы, № 23
  5. На что бухгалтеру обратить внимание в договоре купли-продажи, № 22
  6. Договор транспортной экспедиции: как избежать проблем с НДС, № 21
  7. Нюансы заполнения новой транспортной накладной, № 20
  8. Учитываем приобретенные ТМЦ под другим наименованием, № 19
  9. Путевой лист делаем «путёвым», № 19
  10. Доверенность, вернись!, № 17
  11. Как подписаться электронной подписью, № 17
  12. Когда нужен акт по форме № КМ-3, № 17
  13. Когда можно использовать дополнительные печати, № 16
  14. Ох уж этот подотчет..., № 11
  15. Когда, кому и зачем нужна ТТН, № 6
  16. Директор путает счет компании с собственным карманом, № 5
  17. Что можно, а что нельзя подписывать факсимиле, № 4
ИНДЕКСЫ
в России Индекс
потребительских цен

Используется
для индексации зарплаты

-0.15%
сентябрь 2017 г.
0
Минимальный
размер оплаты труда

Используется для
регулирования зарплаты

7 800

Примечание

История

ЕЖЕДНЕВНАЯ
НОВОСТНАЯ
РАССЫЛКА
ОПРОС
В вашей компании индексируют зарплаты и есть ли внутренний документ об индексации?
Документ есть, и индексация проводится
Документа нет, но индексация проводится
Документа нет, и индексация не проводится

РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
ИЗМЕНЕНИЯ 2017 ГОДА: НА ЧТО ОБРАТИТЬ ВНИМАНИЕПодписка на ГК