Новости Тренинги Типовые ситуации Калькуляторы Формы
Журнал Вебинары Календарь Консультации Форум Тесты
Добавить в «Нужное»

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 19 июля 2013 г.

Содержание журнала № 15 за 2013 г.
А.В. Хорошавкина, корреспондент ГК

Как уничтожить первичку после истечения срока ее хранения

Закон о бухгалтерском учете предписывает хранить документы по правилам организации архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года или после года, в котором они использовались для составления отчетностист. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. То есть надо ориентироваться на сроки хранения, установленные Перечнем типовых управленческих документовутв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень).

Но в Перечне для некоторых документов (например, для документов о начисленных и перечисленных суммах налогов)п. 382 Перечня предусмотрена отметка «ЭПК» — экспертно-проверочная комиссия. Что это за комиссия? Может ли ее создать сама организация? За разъяснением мы обратились во Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), который разрабатывал Перечень.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

ЖУКОВА Мария Павловна
Заведующая сектором комплектования и экспертизы ценности документов ВНИИДАД

Отметка «ЭПК» к срокам хранения архивных документов означает, что прежде чем уничтожить документы необходимо провести их дополнительный просмотр — экспертизу. В результате такой экспертизы часть документов может быть оставлена на постоянное хранение. Если организация не сдает свои документы в государственные или муниципальные архивы, комиссию можно создать в самой организации. Результаты экспертизы ценности документов оформляются протоколами комиссии. Комиссия готовит и подписывает описи документов постоянного и долговременного срока хранения и акты выделения документов к уничтожению. Затем их утверждает руководитель организации.

Так что если вашу организацию не включили в списки источников комплектования государственных архивов (в такие списки включают организации, документы которых могут представлять культурную или историческую ценность), то экспертно-проверочную комиссию вы можете создать сами.

Чтобы не уничтожить документы, которые, несмотря на истечение срока хранения, все же могут в будущем понадобиться, в состав комиссии следует включить специалистов тех структурных подразделений, документы которых будут рассматриваться. Например, если планируется уничтожить служебные задания и отчеты о командировкахп. 669 Перечня, в комиссии должны быть кадровик и бухгалтер. Если вы собираетесь уничтожить документы о начисленных и перечисленных налогах (Перечень требует хранить их 5 лет)п. 382 Перечня, то это должен быть бухгалтер или сотрудник, занимающийся расчетом налогов.

Также в Перечне, утвержденном Приказом Минкультуры, для некоторых документов есть примечание: «При условии проведения проверки (ревизии)». Например, без проверки нельзя уничтожить регистры бухучетап. 361 Перечня, первичные учетные документып. 362 Перечня.

Что же это за проверка — налоговая или, может быть, аудиторская? Одна из организаций задала этот вопрос Минфину. А Минфин ответил, что в его компетенцию не входит разъяснение положений приказа МинкультурыПисьмо Минфина от 02.08.2011 № 03-02-07/1-272. Вот что считают разработчики самого «архивного» Приказа.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

В данном случае имеются в виду налоговые проверки, проводимые Федеральной налоговой службой. Порядок и сроки проведения налоговых проверок установлены ФНС России.

ЖУКОВА Мария Павловна
ВНИИДАД

Но ведь налоговая проверка проводится по инициативе ФНС. Как же быть, если инспекция проверку не проводит? Более того, налоговики могут проверить документы, подтверждающие исчисление и уплату налогов только за 3 предыдущих года. Документы, относящиеся к более ранним периодам, они проверить не смогут. Получается, что некоторые документы, хотя срок их хранения истек, вообще нельзя будет уничтожить, поскольку ФНС их никогда не проверит. Так ли это?

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

ТАРАКАНОВ Сергей Александрович
ТАРАКАНОВ Сергей Александрович
Советник государственной гражданской службы РФ 2 класса

По налоговому законодательству хранить документы необходимо 4 годаст. 23 НК РФ. А за нарушение сроков хранения документов, установленных Приказом Минкультуры, налоговая инспекция оштрафовать не может. Так что если вы уничтожите документы по истечении четырехлетнего срока, то санкции от налоговой службы вам не грозят. И неважно, проверялись ли эти документы при налоговой проверке или нет.

***

Еще раз обращаем ваше внимание на то, что срок хранения надо считать начиная с окончания того года, в котором вы в последний раз использовали документы. Например, в ситуации, когда товар был приобретен по накладной, но не оплачен, а задолженность по истечении срока давности списана, срок хранения накладной отсчитывается от окончания года, в котором была списана задолженность.

Понравилась ли вам статья?
  • Почему оценка снижена?
  • Есть ошибки
    Укажите ошибки Не более 300 знаков. Осталось 300/300
  • Слишком теоретическая статья, в работе бесполезна
  • Нет ответа по поставленные вопросы
  • Аргументы неубедительны
  • Ничего нового не нашел
  • Нужно больше примеров
  • Тема не актуальна
  • Статья появилась слишком поздно
  • Слишком много слов
  • Другое
    Напишите подробнее Не более 300 знаков. Осталось 300/300
Поставить оценку
Комментарии (0)

Оценивать статьи могут только подписчики журнала «Главная книга» или по демодоступу.

Другие статьи журнала по теме:
Документооборот / Первичные документы / ЭДО
Документооборот / Первичные документы / ЭДО

2024 г.

2023 г.

№ 24
Документальное подтверждение расходов: подводные камни оформления
№ 23
Как учесть расходы на получение УКЭП сотрудника
№ 22
Как хранить документы на бумаге и в электронном виде по новым правилам
№ 20
Что изменилось в правилах заполнения путевого листа
№ 17
В Закон об электронной подписи внесены изменения
№ 16
Про УКЭП и МЧД: 8 ответов на 8 вопросов наших читателейЧему уделить внимание при организации ЭДО
№ 13
Покупки у физлиц: особенности учета, оформления и оплаты
№ 10
Ответы на документальные вопросы по экспортно-импортным операциям
№ 8
Как заполнять транспортную накладную, если груз отправляет экспедитор
№ 7
Оформляем, подписываем и храним электронные документы
№ 4
Требования к оформлению путевого листа в 2023 годуФормирование акта об оказании услуг: внимание на «опасные» реквизиты
№ 2
Околоновогодние вопросы: сверка с контрагентами, декабрьские акты и авансы...
№ 1
Где, когда и как получить новую УКЭП

2022 г.

№ 23
Главбухам-аутсорсерам для подписи электронной отчетности клиентов нужна лицензия ФСБ
№ 21
Какой первичкой подтвердить расходы: Минфин снова уточняет
№ 17
Как удаленно подписывать документы организации электронной подписьюОбещание, данное в мессенджере, можно зафиксировать у нотариуса
№ 14
Как еще экономят на бумаге при оформлении документовМожет ли у директора быть две подписи?Можно ли печатать первичку и другие документы на черновиках
№ 12
Расходная первичка поступила с опозданием — как отразить в учете операцию
№ 9
Оформляем объединение отдельных объектов ОС в один
№ 8
Новая форма транспортной накладной, ее электронная версия и не только
№ 7
Можно ли скопировать ключ ЭП организации с токена?
№ 6
Все ли организации могут учесть расходы на приобретение УКЭП?Какая доверенность потребуется при электронном взаимодействии с ФНС
№ 3
Как вернуть и отразить в учете переплату контрагентуСколько электронных подписей можно записать на одном токене
№ 2
Как подписать электронный документ представителю юрлица или предпринимателя в 2022 годуТранспортные накладные переводят в электронный вид
№ 1
Нотариальные документы можно проверить онлайн
Cвежий номер «Главной книги»
  • «ПРИБЫЛЬНЫЕ» ИТОГИ — 2023: учет затрат и заполнение отчетности
  • ЕФС-1 О СТАЖЕ УХОДЯЩИХ В ДЕКРЕТ И ДЕТСКИЙ ОТПУСК: свежие разъяснения СФР
  • АРЕНДА АВТО БЕЗ ЭКИПАЖА: можно ли учесть допрасходы
  • ОТВЕТЫ ПО РЕЗЕРВАМ: обратная связь с читателями
Читать
ПОЛЕЗНОЕ
АКТУАЛЬНОЕ

КАЛЕНДАРЬ БУХГАЛТЕРА НА РАБОЧИЙ СТОЛ
«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Вебинар 27 марта НА ПРАВАХ РЕКЛАМЫ
Нужное
Содержание