Работники ездят по служебным делам на своем авто: каким договором это оформить | Журнал «Главная книга» | № 15 за 2013 г.
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Статьи Консультации Семинары Конференции
Календари Калькуляторы Формы Справочники Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ
ПОПУЛЯРНЫЕ НОВОСТИ
Сменили оператора электронного документооборота – сообщите ИФНС

Если организация отказалась от услуг одного оператора электронного документооборота и перешла к другому, необходимо направить по ТКС в налоговую инспекцию электронное уведомление о получателе документов. < ... >

Электронные требования по уплате налогов и взносов: новые правила направления

Недавно налоговики обновили бланки требований об уплате задолженностей в бюджет, в т.ч. по страховым взносам. Теперь настал черед откорректировать порядок направления таких требований по ТКС. < ... >

Расчетные листки распечатывать необязательно

Работодателям отнюдь не обязательно выдавать сотрудникам расчетные листки на бумажном носителе. Минтруд не запрещает рассылать их работникам по электронной почте. < ... >

«Физик» перечислил оплату за товар по безналу – нужно выдать чек

В случае, когда физлицо перечислило продавцу (компании или ИП) оплату за товар по безналичному расчету через банк, продавец обязан направить покупателю-«физику» кассовый чек, считает Минфин. < ... >

Список и количество товаров на момент оплаты неизвестны: как оформить кассовый чек

Наименование, количество и цена товаров (работ, услуг) – обязательные реквизиты кассового чека (БСО). Однако при получении предоплаты (аванса) объем и список товаров определить иногда невозможно. Минфин рассказал, что делать в такой ситуации. < ... >

Возврат переплаты по взносам за периоды до 2017 года: как это происходит

Пенсионный фонд разъяснил порядок и сроки возврата страхователям излишне уплаченных (взысканных) сумм страховых взносов за периоды, истекшие до 01.01.2017. < ... >

Раньше 2019 года из реестра малого и среднего бизнеса никто не вылетит

Категория субъекта малого или среднего предпринимательства для компаний и ИП, которые уже попали в реестр, может быть изменена только при обновлении реестра в 2019 году. < ... >

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 29 июля 2013 г.

Содержание журнала № 15 за 2013 г.
Н.А. Мацепуро, юрист

Работники ездят по служебным делам на своем авто: каким договором это оформить

У компаний не всегда есть деньги на покупку автомобиля. Или же средств хватает, но на постоянной основе автомобиль им ни к чему. Поэтому в таких случаях организации часто договариваются с работниками, что те за дополнительную оплату будут ездить по служебным делам на своем автомобиле. Давайте вспомним наиболее распространенные способы оформления отношений с работниками по использованию их автомобилей для служебных целей и рассмотрим их плюсы и минусы.

Основные виды «автодоговоров»

Чаще всего с работниками при использовании их автомобилей для служебных нужд заключаются следующие договоры.

Характеристики договоров Вид договора на предоставление автомобиля в пользование
Договор аренды без экипажа статьи 642, 643 ГК РФ* Договор безвозмездного пользованияп. 1 ст. 689 ГК РФ Соглашение о компенсации за использование автомобиля в служебных целяхст. 188 ТК РФ
Статус работника-автовладельца Собственник автомобиля или доверенное лицо собственникаст. 608, п. 1 ст. 690 ГК РФ Только собственник автомобиля, поскольку компенсация полагается за использование личного имуществаст. 188 ТК РФ
Работник будет являться собственником и тогда, когда автомобиль зарегистрирован на имя его супруга и является их совместной собственностьюп. 1 ст. 256 ГК РФ; п. 1 ст. 34 Семейного кодекса РФ
Что можно платить работнику по договору Компенсационные выплатыст. 188 ТК РФ:
  • за использование и износ авто;
  • возмещение расходов, связанных со служебным использованием автомобиля (на ГСМ и иные расходные материалы и др.).
Эта компенсация может в целом устанавливаться в фиксированной сумме, а может полностью или частично зависеть от каких-либо переменных величин (возмещаемых расходов, «служебного» пробега)
Возмещение (оплата за работника) расходов:
Документы, необходимые помимо договора
  • акт приема-передачи автомобиля
  • расчеты компенсации, если она установлена не в твердой сумме
  • копия свидетельства о регистрации автомобиля;
  • копия доверенности, если работник — не собственник машины

* Заключать договор аренды с экипажем надобности нет. Ведь работник ездит на машине, исполняя свои трудовые обязанности, и получает за это зарплату.

Не думайте, что если по договору безвозмездного пользования не нужно платить непосредственно за само использование автомобиля, то никаких расходов у вас вообще не будет.

Вам придется отразить доход в сумме рыночной стоимости пользования автомобилем и уплатить с этой суммы в зависимости от применяемого режима налог на прибыль или налог при УСНОп. 8 ст. 250, п. 1 ст. 346.15 НК РФ; п. 2 Информационного письма Президиума ВАС от 22.12.2005 № 98. Причем даже когда автомобиль в пользование передает работник как участник компанииподп. 3.4, 11 п. 1 ст. 251 НК РФ; Письмо Минфина от 05.12.2012 № 03-03-10/128. А потому вам нужно будет запастись документами, подтверждающими такую рыночную стоимость пользования (например, составленной на основе анализа интернет-объявлений бухгалтерской справкой о средней стоимости аренды таких же автомобилей с приложением распечаток этих объявлений).

Претензий у налоговых инспекторов быть не должно, так как с 2012 г. проверять «рыночность» цен в таких случаях налоговики не вправе.

Налоговый учет расходов и выплат по «автодоговорам»

А теперь посмотрим, какие расходы для целей налогообложения влечет каждый из рассмотренных договоров для работников и организаций.

Сразу скажем, что страховые взносы с выплачиваемых работникам по таким договорам сумм не исчисляютсяч. 3 ст. 7, подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ; Письмо Минздравсоцразвития от 26.05.2010 № 1343-19.

Расходы организации Налоговый учет Обложение НДФЛ
ОСНО УСНО
Арендная плата по договору аренды Учитываетсяподп. 10 п. 1 ст. 264, подп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ; Письмо УФНС по г. Москве от 17.08.2012 № 16-15/076207@ Облагаетсяподп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ. Налог удерживает организацияпп. 1, 2 ст. 226 НК РФ
Расходы, связанные с использованием автомобиля по договору аренды и безвозмездного пользования На содержание и эксплуатацию Учитываютсяп. 1 ст. 254, подп. 11 п. 1 ст. 264, подп. 5, 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ Не облагаютсяст. 41, п. 3 ст. 217 НК РФ; Письма Минфина от 11.04.2013 № 03-04-06/11996 (п. 2), от 27.06.2013 № 03-04-05/24421. Но есть исключение.
Так, надо облагать НДФЛ суммы возмещения работнику (оплаты за него) расходов, которые он несет как автовладелец, независимо от использования автомобиля для нужд организации, в частностист. 210 ГК РФ; ст. 41, п. 1 ст. 210, подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ; Письма Минфина от 16.05.2013 № 03-03-06/1/17011, от 07.09.2012 № 03-04-06/8-272:
  • на ОСАГО и КАСКО;
  • обязательный техосмотр;
  • уплату транспортного налога
На ремонт Учитываютсяподп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ; Письмо Минфина от 13.12.2010 № 03-03-06/1/773 Не учитываютсяподп. 3 п. 1, п. 4 ст. 346.16 НК РФ; Письмо УФНС по г. Москве от 09.02.2007 № 18-11/3/11896@
На страхование автогражданской ответственности (ОСАГО) Учитываютсяп. 2 ст. 263, подп. 7 п. 1 ст. 346.16 НК РФ
На добровольное страхование (КАСКО) Учитываютсяподп. 1, 3 п. 1 ст. 263 НК РФ Не учитываются
Выплаты по соглашению о компенсации за использование автомобиля в служебных целях Компенсация за использование и износ автомобиля По легковым автомобилям учитывается в пределах нормподп. 11 п. 1 ст. 264, подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ; п. 1 Постановления Правительства от 08.02.2002 № 92:
  • при объеме двигателя до 2000 куб. см включительно — по норме 1200 руб. в месяц;
  • при объеме двигателя свыше 2000 куб. см — 1500 руб. в месяц
По грузовым автомобилям учитывается в полной суммеподп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ; Письмо Минфина от 18.03.2010 № 03-03-06/1/150 По грузовым автомобилям не учитывается
Возмещение расходов, связанных со служебным использованием автомобиля По легковым автомобилям не учитываетсяРешение ВАС от 14.09.2009 № ВАС-10278/09; Письма Минфина от 11.04.2013 № 03-04-06/11996 (п. 1); УФНС по г. Москве от 13.01.2012 № 20-15/001797@. А по грузовым — учитываетсяподп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ Ни по легковым, ни по грузовым автомобилям не учитывается

***

Любому бухгалтеру, конечно, хотелось бы, чтобы было как можно меньше бумаг и был проще учет. Если же будут возмещаемые работнику расходы, то придется доказывать их обоснованность (в частности, оформлять путевые листы, собирать чеки, накладные и иные первичные документы). Поэтому самый удобный вариант для всех — это договор аренды, в котором установлена такая сумма арендной платы, которая покрывает и услуги по использованию автомобиля, и расходы на его содержание. А какой вариант самый выгодный с экономической точки зрения, покажут лишь расчеты в каждой конкретной ситуации.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Автомобиль»:

2017 г.

  1. Транспортный налог и аванс «Платону», № 4
  2. Изменения в порядке учета машино-мест, № 2

2016 г.

  1. Налоговые поправки по плате «Платону»: надо ли пересчитывать данные за I полугодие 2016 года, № 17
  2. Как новые правила учета платы «Платону» повлияют на расчет налога на прибыль, № 17
  3. Запрет на допуск к работе водителей с иностранными правами: действует или нет?, № 17
  4. Плата «Платону» уменьшит транспортный налог, № 15
  5. Утилизационный сбор на самоходные машины, № 11
  6. Нормируем расход автомобильного топлива для легковушек, № 5
  7. Как обосновать затраты на дополнительную «начинку» для автомобиля, № 4
  8. Приобретение автомобиля по программе утилизации, № 4
  9. Подтверждаем затраты на авто, арендованное у работника, № 3
  10. Как учесть плату «Платону», № 1

2015 г.

  1. Авто работника: платим за «служебный» пробег, № 24

2014 г.

  1. Работнику предоставлено служебное авто, № 12
  2. Фирма получила «фотоштраф» из ГИБДД: а надо ли платить?, № 7
  3. Хочу все знать: «транспортный» учет, № 3
  4. Как учесть передачу страховщику остатков автомобиля после ДТП, № 3
  5. Обмен опытом: расходы на ГСМ, № 2

2013 г.

  1. «Нормативные» литры, № 17
  2. «Топливные» и «масляные» расходы, № 17
  3. 95-й, до полного!, № 15
  4. Работники ездят по служебным делам на своем авто: каким договором это оформить, № 15
  5. Угонщики авто найдены: возмещаем ущерб, № 6
  6. Угнанную машину нашли: как ее учесть, № 4
  7. Авто организации угнали: что дальше, № 3

2012 г.

  1. Амортизация ТС: с регистрацией иль без?, № 22
  2. Топливные расходы и НДС-вычеты, № 17
  3. «Сканируем» новый автомобиль, № 13
  4. Новые штрафы для пассажирских перевозчиков, № 1

2011 г.

  1. Был автомобиль, да сплыл..., № 22
  2. Как отличить ремонт автомобиля от его модернизации, № 20
  3. Куда включать затраты, сопутствующие покупке автомобиля, № 19
  4. Автостраховка: обязательная и добровольная, № 18
  5. Нужно ли применять понижающий коэффициент при продаже автомобиля с убытком, № 15
  6. Авто от «физика» в безвозмездное пользование: про налоги и не только, № 15
ИНДЕКСЫ
в России Индекс
потребительских цен

Используется
для индексации зарплаты

0.33%
апрель 2017 г.
0
Минимальный
размер оплаты труда

Используется для
регулирования зарплаты

7 500

Примечание

История

ОПРОС
Если ваша компания арендует помещение, то каким образом вы оплачиваете коммуналку?
Самостоятельно заключаем договоры с ресурсоснабжающими организациями
У нас фиксированная арендная плата уже с учетом коммунальных услуг
Коммунальные услуги включены в состав арендной платы как ее переменная часть
Возмещаем расходы на коммуналку арендодателю помимо арендной платы
Оплачиваем коммунальные услуги через посредника
Мы не арендуем помещение, оно у нас в собственности

ЕЖЕДНЕВНАЯ
НОВОСТНАЯ
РАССЫЛКА
РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Практикум «Сближение учетных правил. МСФО и ПБУ: сверяем стандарты»Подписка на ГК_2017