Работники ездят по служебным делам на своем авто: каким договором это оформить | Журнал «Главная книга» | № 15 за 2013 г.
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Статьи Консультации Семинары Конференции
Календари Калькуляторы Формы Справочники Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ
ПОПУЛЯРНЫЕ НОВОСТИ
Раздельный учет НДС-2018: что нового

С 01.01.2018 вступят в силу поправки в НК, согласно которым вести раздельный учет НДС по товарам (работам, услугам), используемым как в облагаемых НДС, так и в не облагаемых/освобожденных от обложения налогом операциях, нужно будет, даже если соблюдается правило пяти процентов. < ... >

Подрядчик уплатил НДС, а суд не признал работы выполненными: что делать?

НДС, начисленный и уплаченный подрядчиком в бюджет по работам, которые суд признал невыполненными, подрядчик может принять к вычету. Вопрос лишь в том, каким образом это лучше сделать: внести корректировки в книгу продаж за соответствующий период или принять налог к вычету на основании своего же счета-фактуры. < ... >

Индексация алиментов: новые правила

С 25.11.2017 года вступает в силу закон, вносящий поправки в процедуру взыскания алиментов. Так, теперь алименты, выплачиваемые в твердой сумме, должны индексироваться работодателем независимо от того, от кого был получен соответствующий исполнительный документ. < ... >

Пониженные тарифы для упрощенцев: справедливость торжествует

С 01.01.2017 вместо ОКВЭД1 действует новый ОКВЭД2. Из-за этого многие упрощенцы в 2017 г. не могли применять пониженные тарифы. Устранить проблему должно Письмо Минфина от 13.10.2017 № 03-15-07/66964, доведенное до инспекций. Мы попросили прокомментировать этот документ специалиста ФНС России. < ... >

Новый порядок работы налоговиков с невыясненными платежами вступил в силу

С 1 декабря сотрудники ИФНС будут разбираться с невыясненными платежами по новым правилам, которые предусматривают уточнение платежек на перечисление как налогов, так и страховых взносов. < ... >

Офисные отходы: обязанности компаний

Офисные компании не должны вносить плату «за грязь», поскольку не оказывают негативного воздействия на природу. Но есть и другие требования в этой сфере — паспортизация отходов, их учет и представление отчетности. < ... >

Когда ИП не нужно самому платить налоги

Если индивидуальный предприниматель оказывает компании услуги, которые не относятся к сфере его бизнес-деятельности, НДФЛ с суммы оплаты таких услуг должна начислить, удержать и уплатить в бюджет организация-заказчик. < ... >

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 19 июля 2013 г.

Содержание журнала № 15 за 2013 г.
Н.А. Мацепуро, юрист

Работники ездят по служебным делам на своем авто: каким договором это оформить

У компаний не всегда есть деньги на покупку автомобиля. Или же средств хватает, но на постоянной основе автомобиль им ни к чему. Поэтому в таких случаях организации часто договариваются с работниками, что те за дополнительную оплату будут ездить по служебным делам на своем автомобиле. Давайте вспомним наиболее распространенные способы оформления отношений с работниками по использованию их автомобилей для служебных целей и рассмотрим их плюсы и минусы.

Основные виды «автодоговоров»

Чаще всего с работниками при использовании их автомобилей для служебных нужд заключаются следующие договоры.

Характеристики договоров Вид договора на предоставление автомобиля в пользование
Договор аренды без экипажа статьи 642, 643 ГК РФ* Договор безвозмездного пользованияп. 1 ст. 689 ГК РФ Соглашение о компенсации за использование автомобиля в служебных целяхст. 188 ТК РФ
Статус работника-автовладельца Собственник автомобиля или доверенное лицо собственникаст. 608, п. 1 ст. 690 ГК РФ Только собственник автомобиля, поскольку компенсация полагается за использование личного имуществаст. 188 ТК РФ
Работник будет являться собственником и тогда, когда автомобиль зарегистрирован на имя его супруга и является их совместной собственностьюп. 1 ст. 256 ГК РФ; п. 1 ст. 34 Семейного кодекса РФ
Что можно платить работнику по договору Компенсационные выплатыст. 188 ТК РФ:
  • за использование и износ авто;
  • возмещение расходов, связанных со служебным использованием автомобиля (на ГСМ и иные расходные материалы и др.).
Эта компенсация может в целом устанавливаться в фиксированной сумме, а может полностью или частично зависеть от каких-либо переменных величин (возмещаемых расходов, «служебного» пробега)
Возмещение (оплата за работника) расходов:
Документы, необходимые помимо договора
  • акт приема-передачи автомобиля
  • расчеты компенсации, если она установлена не в твердой сумме
  • копия свидетельства о регистрации автомобиля;
  • копия доверенности, если работник — не собственник машины

* Заключать договор аренды с экипажем надобности нет. Ведь работник ездит на машине, исполняя свои трудовые обязанности, и получает за это зарплату.

Не думайте, что если по договору безвозмездного пользования не нужно платить непосредственно за само использование автомобиля, то никаких расходов у вас вообще не будет.

Вам придется отразить доход в сумме рыночной стоимости пользования автомобилем и уплатить с этой суммы в зависимости от применяемого режима налог на прибыль или налог при УСНОп. 8 ст. 250, п. 1 ст. 346.15 НК РФ; п. 2 Информационного письма Президиума ВАС от 22.12.2005 № 98. Причем даже когда автомобиль в пользование передает работник как участник компанииподп. 3.4, 11 п. 1 ст. 251 НК РФ; Письмо Минфина от 05.12.2012 № 03-03-10/128. А потому вам нужно будет запастись документами, подтверждающими такую рыночную стоимость пользования (например, составленной на основе анализа интернет-объявлений бухгалтерской справкой о средней стоимости аренды таких же автомобилей с приложением распечаток этих объявлений).

Претензий у налоговых инспекторов быть не должно, так как с 2012 г. проверять «рыночность» цен в таких случаях налоговики не вправе.

Налоговый учет расходов и выплат по «автодоговорам»

А теперь посмотрим, какие расходы для целей налогообложения влечет каждый из рассмотренных договоров для работников и организаций.

Сразу скажем, что страховые взносы с выплачиваемых работникам по таким договорам сумм не исчисляютсяч. 3 ст. 7, подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ; Письмо Минздравсоцразвития от 26.05.2010 № 1343-19.

Расходы организации Налоговый учет Обложение НДФЛ
ОСНО УСНО
Арендная плата по договору аренды Учитываетсяподп. 10 п. 1 ст. 264, подп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ; Письмо УФНС по г. Москве от 17.08.2012 № 16-15/076207@ Облагаетсяподп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ. Налог удерживает организацияпп. 1, 2 ст. 226 НК РФ
Расходы, связанные с использованием автомобиля по договору аренды и безвозмездного пользования На содержание и эксплуатацию Учитываютсяп. 1 ст. 254, подп. 11 п. 1 ст. 264, подп. 5, 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ Не облагаютсяст. 41, п. 3 ст. 217 НК РФ; Письма Минфина от 11.04.2013 № 03-04-06/11996 (п. 2), от 27.06.2013 № 03-04-05/24421. Но есть исключение.
Так, надо облагать НДФЛ суммы возмещения работнику (оплаты за него) расходов, которые он несет как автовладелец, независимо от использования автомобиля для нужд организации, в частностист. 210 ГК РФ; ст. 41, п. 1 ст. 210, подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ; Письма Минфина от 16.05.2013 № 03-03-06/1/17011, от 07.09.2012 № 03-04-06/8-272:
  • на ОСАГО и КАСКО;
  • обязательный техосмотр;
  • уплату транспортного налога
На ремонт Учитываютсяподп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ; Письмо Минфина от 13.12.2010 № 03-03-06/1/773 Не учитываютсяподп. 3 п. 1, п. 4 ст. 346.16 НК РФ; Письмо УФНС по г. Москве от 09.02.2007 № 18-11/3/11896@
На страхование автогражданской ответственности (ОСАГО) Учитываютсяп. 2 ст. 263, подп. 7 п. 1 ст. 346.16 НК РФ
На добровольное страхование (КАСКО) Учитываютсяподп. 1, 3 п. 1 ст. 263 НК РФ Не учитываются
Выплаты по соглашению о компенсации за использование автомобиля в служебных целях Компенсация за использование и износ автомобиля По легковым автомобилям учитывается в пределах нормподп. 11 п. 1 ст. 264, подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ; п. 1 Постановления Правительства от 08.02.2002 № 92:
  • при объеме двигателя до 2000 куб. см включительно — по норме 1200 руб. в месяц;
  • при объеме двигателя свыше 2000 куб. см — 1500 руб. в месяц
По грузовым автомобилям учитывается в полной суммеподп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ; Письмо Минфина от 18.03.2010 № 03-03-06/1/150 По грузовым автомобилям не учитывается
Возмещение расходов, связанных со служебным использованием автомобиля По легковым автомобилям не учитываетсяРешение ВАС от 14.09.2009 № ВАС-10278/09; Письма Минфина от 11.04.2013 № 03-04-06/11996 (п. 1); УФНС по г. Москве от 13.01.2012 № 20-15/001797@. А по грузовым — учитываетсяподп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ Ни по легковым, ни по грузовым автомобилям не учитывается

***

Любому бухгалтеру, конечно, хотелось бы, чтобы было как можно меньше бумаг и был проще учет. Если же будут возмещаемые работнику расходы, то придется доказывать их обоснованность (в частности, оформлять путевые листы, собирать чеки, накладные и иные первичные документы). Поэтому самый удобный вариант для всех — это договор аренды, в котором установлена такая сумма арендной платы, которая покрывает и услуги по использованию автомобиля, и расходы на его содержание. А какой вариант самый выгодный с экономической точки зрения, покажут лишь расчеты в каждой конкретной ситуации.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Автомобиль»:

2017 г.

  1. Налог на прибыль: как учесть компенсацию за служебные поездки работника на личном авто, № 20
  2. Берем автомобиль в аренду, а бензин — взаймы, № 19
  3. Остаток бензина в баке арендованного авто, № 19
  4. Автомобиль зарегистрировали и сняли с учета «одним днем»: платить ли транспортный налог, № 14
  5. Транспортный налог и аванс «Платону», № 4
  6. Изменения в порядке учета машино-мест, № 2

2016 г.

  1. Налоговые поправки по плате «Платону»: надо ли пересчитывать данные за I полугодие 2016 года, № 17
  2. Как новые правила учета платы «Платону» повлияют на расчет налога на прибыль, № 17
  3. Запрет на допуск к работе водителей с иностранными правами: действует или нет?, № 17
  4. Плата «Платону» уменьшит транспортный налог, № 15
  5. Утилизационный сбор на самоходные машины, № 11
  6. Нормируем расход автомобильного топлива для легковушек, № 5
  7. Как обосновать затраты на дополнительную «начинку» для автомобиля, № 4
  8. Приобретение автомобиля по программе утилизации, № 4
  9. Подтверждаем затраты на авто, арендованное у работника, № 3
  10. Как учесть плату «Платону», № 1

2015 г.

  1. Авто работника: платим за «служебный» пробег, № 24

2014 г.

  1. Работнику предоставлено служебное авто, № 12
  2. Фирма получила «фотоштраф» из ГИБДД: а надо ли платить?, № 7
  3. Хочу все знать: «транспортный» учет, № 3
  4. Как учесть передачу страховщику остатков автомобиля после ДТП, № 3
  5. Обмен опытом: расходы на ГСМ, № 2

2013 г.

  1. «Нормативные» литры, № 17
  2. «Топливные» и «масляные» расходы, № 17
  3. 95-й, до полного!, № 15
  4. Работники ездят по служебным делам на своем авто: каким договором это оформить, № 15
  5. Угонщики авто найдены: возмещаем ущерб, № 6
  6. Угнанную машину нашли: как ее учесть, № 4
  7. Авто организации угнали: что дальше, № 3

2012 г.

  1. Амортизация ТС: с регистрацией иль без?, № 22
  2. Топливные расходы и НДС-вычеты, № 17
  3. «Сканируем» новый автомобиль, № 13
  4. Новые штрафы для пассажирских перевозчиков, № 1

2011 г.

  1. Был автомобиль, да сплыл..., № 22
  2. Как отличить ремонт автомобиля от его модернизации, № 20
  3. Куда включать затраты, сопутствующие покупке автомобиля, № 19
  4. Автостраховка: обязательная и добровольная, № 18
  5. Нужно ли применять понижающий коэффициент при продаже автомобиля с убытком, № 15
  6. Авто от «физика» в безвозмездное пользование: про налоги и не только, № 15
ИНДЕКСЫ
Москва Индекс
потребительских цен

Используется
для индексации зарплаты

0.33%
ноябрь 2017 г.
45000000
Минимальный
размер оплаты труда

Используется для
регулирования зарплаты

18 742

Примечание

История

ЕЖЕДНЕВНАЯ
НОВОСТНАЯ
РАССЫЛКА
ОПРОС
Каким способом вы уплачиваете «прибыльные» авансы?
Ежеквартально плюс ежемесячно внутри каждого квартала
Только ежеквартально
Ежемесячно, исходя из фактически полученной прибыли
Мы их не платим, применяем спецрежим

РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Подписка на ГКСмарт-комплект