Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 6 сентября 2013 г.
Содержание журнала № 18 за 2013 г.Аренда жилья для работников
Каковы налоговые последствия для компании
Руководители организаций который год жалуются на дефицит квалифицированных сотрудников. Вот и приходится «выписывать» работников из других регионов и из-за рубежа. А порой еще и предоставлять им жилье, для чего работодатели снимают квартиры или комнаты. Поговорим о том, как учесть аренду жилья для работника или возмещение ему расходов на наем жилья для целей налогообложения.
Организация сама оплачивает аренду напрямую собственнику жилья
Здесь возможны два подхода.
ПОДХОД 1 (безопасный, но не самый выгодный)
Контролирующие органы считают, что расходы на аренду — это оплата труда в натуральной форме, которая образует доход работника. Поэтому обязанность обеспечить работника жильем должна быть прописана в трудовом договоре с ним.
При этом в соответствии с ТК РФ часть оплаты труда, выплаченная в натуральной форме, не может превышать 20% от суммы зарплаты сотрудник
Хотя однажды суд признал, что такие расходы можно учесть для целей налогообложения прибыли полностью. ФАС Центрального округа указал на то, что расходы были направлены на обеспечение производственного процесса и без них приглашенные издалека сотрудники не смогли бы выполнять свои трудовые обязанности. А также отметил, что нормы ТК не могут регулировать налоговые отношения и довод о
Доход работника в виде уплачиваемой за него арендной платы должен облагаться НДФ
Не забудьте о том, что, оплачивая аренду напрямую собственнику жилья, являющемуся физическим лицом — непредпринимателем, ваша компания в любом случае становится налоговым агентом и в отношении доходов, полученных арендодателем, поэтому должна удержать из них
Также сумму арендной платы нужно будет включить в базу по страховым взносам. Так как она формирует «натуральный» доход работника, полученный им в рамках трудовых отношени
Что касается бухучета, то для отражения операций, связанных с арендой жилья, надо будет сделать следующие проводки.
Содержание операции | Дт | Кт |
Арендная плата включена в расходы | 20 «Основное производство» (26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу») | 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» |
Удержан НДФЛ с дохода в виде арендной платы из зарплаты работника | 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» | 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «НДФЛ» |
Удержан НДФЛ из дохода арендодателя — физического лица в виде арендной платы | 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» | 68, субсчет «НДФЛ» |
Перечислена арендная плата | 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» | 51 «Расчетные счета» |
Начислены страховые взносы на доход работника в виде арендной платы | 20 «Основное производство» (26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу») | 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» |
Но конечно, подход 1 очень неоднозначный. И если вы готовы отстаивать свое мнение перед контролирующими органами, изучайте подход 2.
ПОДХОД 2 (рискованный, но выгодный)
Его суть заключается в том, что расходы на аренду квартиры — это не оплата труда работника. Но несмотря на это, такие затраты обоснованны и экономически оправданны. Без них работодатель не сможет нормально организовать производственный процесс.
Тогда для целей налогообложения прибыли учесть расходы в виде арендной платы можно в полном объеме в составе прочих расходо
Дохода у работника не возникает, и НДФЛ с него удерживать не надо. Эту точку зрения, кстати, поддерживают и суд
Страховые взносы начислять не надо все по той же причине: предоставление работнику жилья не является вознаграждением за труд.
ВЫВОД
Если спорить с налоговиками вы не любите и подход 2 применять не готовы, то вам будет проще увеличить сотруднику зарплату на сумму арендного платежа. И пусть он сам платит за свое арендованное жилье. Конечно, с этой суммы придется удерживать НДФЛ и платить страховые взносы, зато не будет проблем с признанием ее в «прибыльных» расходах.
Организация возмещает работнику расходы на аренду
Для того чтобы подтвердить обоснованность расходов на возмещение, у вас должны быть:
- копия договора аренды между работником и собственником жилья;
- копии платежных документов по арендной плате за жилье (например, расписок арендодателя о получении денег).
Кроме того, обязанность возместить работнику арендные расходы должна быть указана в трудовом договоре с ним.
В такой ситуации тоже существует два подхода к тому, как это должно быть отражено в налоговом учете.
ПОДХОД 1 (безопасный, но невыгодный)
Он заключается в том, что такое возмещение не является компенсацией, которую работодатель обязан предоставлять работнику по ТК. А значит, все это — «благотворительность» организации в пользу работника.
Тогда возмещаемые работнику расходы на аренду нельзя учесть в уменьшение базы по налогу на прибыл
Сумма возмещения должна облагаться НДФЛ, так как в числе не облагаемых этим налогом выплат такое возмещение не поименован
Страховые взносы на сумму возмещения придется начислить, так как оно выплачивается в рамках трудовых отношени
В бухгалтерском учете будут следующие проводки.
Содержание операции | Дт | Кт |
Возмещение арендной платы включено в прочие расходы | 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие расходы» | 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» |
Исчислен НДФЛ с суммы возмещения | 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» | 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «НДФЛ» |
Возмещение выплачено работнику | 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» | 51 «Расчетные счета» |
Начислены страховые взносы на сумму возмещения | 91, субсчет «Прочие расходы» | 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» |
Отражено постоянное налоговое обязательство | 99 «Прибыли и убытки» | 68, субсчет «Налог на прибыль» |
ПОДХОД 2 (рискованный, но выгодный)
Он противоположен предыдущему подходу: возмещение расходов на аренду жилья — это законодательно установленная компенсация. Ведь в соответствии с ТК РФ при переезде работника в другую местность по согласованию с работодателем последний должен обеспечить сотрудника подъемными в пределах норм, установленных договором. Причем трудовой договор должен быть заключен до переезда работника к месту работ
Поскольку возмещение расходов на наем жилья — это часть подъемных, то оно учитывается при расчете налога на прибыль в числе прочих расходо
Компенсации, связанные с переездом работника в другую местность, не облагаются НДФ
Страховые взносы начислять не надо, поскольку такая компенсация указана в числе не облагаемых взносами выпла
Вместе с тем важно понимать: в законодательстве не сказано, что работодатель обязан оплатить работнику в числе подъемных и жилье. Поэтому контролирующие органы наверняка не согласятся с тем, что арендная плата, возмещаемая работнику в течение нескольких месяцев или даже лет, — это подъемные, предусмотренные трудовым законодательством. Соответственно, споры с налоговиками при применении подхода 2 весьма вероятны.
***
Почти треть опрошенных соискателей (29%) хоть раз получали от потенциальных работодателей предложение о переезде в другой населенный пункт. А значит, релокация становится все более распространенной практикой на рынке труда.