Как восстановить первичку или исправить ошибки в ней | Журнал «Главная книга» | № 23 за 2013 г.
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Статьи Консультации Семинары Конференции
Календари Калькуляторы Формы Справочники Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ
ПОПУЛЯРНЫЕ НОВОСТИ
Электронные требования по уплате налогов и взносов: новые правила направления

Недавно налоговики обновили бланки требований об уплате задолженностей в бюджет, в т.ч. по страховым взносам. Теперь настал черед откорректировать порядок направления таких требований по ТКС. < ... >

Медосмотр для работающих за компьютером: обязательно или нет

Даже если сотрудник занят работой с ПК не менее 50% рабочего времени, само по себе это еще не повод регулярно отправлять его на медосмотры. Все решают результаты аттестации его рабочего места по условиям труда. < ... >

Расчетные листки распечатывать необязательно

Работодателям отнюдь не обязательно выдавать сотрудникам расчетные листки на бумажном носителе. Минтруд не запрещает рассылать их работникам по электронной почте. < ... >

Сменили оператора электронного документооборота – сообщите ИФНС

Если организация отказалась от услуг одного оператора электронного документооборота и перешла к другому, необходимо направить по ТКС в налоговую инспекцию электронное уведомление о получателе документов. < ... >

Спецрежимников не будут штрафовать за фискальные накопители на 13 месяцев

Для организаций и ИП на УСН, ЕСХН, ЕНВД или ПСН (за исключением отдельных случаев) действует ограничение в отношении допустимого срока действия ключа фискального накопителя используемой ККТ. Так, они могут применять только фискальные накопители на 36 месяцев. Но, как оказалось, пока эта норма фактически не работает. < ... >

«Физик» перечислил оплату за товар по безналу – нужно выдать чек

В случае, когда физлицо перечислило продавцу (компании или ИП) оплату за товар по безналичному расчету через банк, продавец обязан направить покупателю-«физику» кассовый чек, считает Минфин. < ... >

Возврат переплаты по взносам за периоды до 2017 года: как это происходит

Пенсионный фонд разъяснил порядок и сроки возврата страхователям излишне уплаченных (взысканных) сумм страховых взносов за периоды, истекшие до 01.01.2017. < ... >

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 2 декабря 2013 г.

Содержание журнала № 23 за 2013 г.
А.И. Дыбов, эксперт по налогообложению

Как восстановить первичку или исправить ошибки в ней

Порядок исправления и восстановления первичной документации

Для бухгалтеров поговорка «Без бумажки ты — букашка, а с бумажкой — человек» приобретает особый смысл. Первичка нужна под каждую хозяйственную операцию, особенно если она подтверждает расходы или вычеты по НДС. Одна ошибка — и все насмарку. Поэтому нужно ее исправить, но не абы как, а в специальном порядке. Что же это за порядок?

Азы корректировки первички

Их, пожалуй, знает каждый бухгалтер. Исправить можно любой документ, кроме кассовых и банковских бумагп. 7 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; п. 16 Положения, утв. Приказом Минфина от 29.07.98 № 34н. Детально порядок корректировки прописан лишь в Положении Минфина СССР 1983 года «выпуска»пп. 4.2—4.4 Положения, утв. Минфином СССР 29.07.83 № 105. Посмотрим, как это выглядит, на примере товарной накладной (приводятся только реквизиты и строки документа, необходимые для иллюстрации примера). Предположим, что со стороны продавца документ подписали два человека, а со стороны покупателя — один.

Номер документа Дата составления
ТОВАРНАЯ НАКЛАДНАЯ 777 05.11.2013
Товар Единица измерения Количество (масса нетто) Цена, руб. коп. Сумма без учета НДС, руб. коп. НДС Сумма с учетом НДС, руб. коп.
наименование, характеристика, сорт наименование ставка, % сумма, руб. коп.
2 4 10 11 12 13 14 15
Пруток стальной, 6,5 мм т 15 25 000 375 000 10Неправильные данные перечеркиваются одной линией так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое
18Выше или ниже от руки указывается верная информация. Если места снизу либо сверху нет, текст исправлений можно поместить на поля или в крайнем случае на оборотную сторону бумаги
37 500
67 500
412 500
442 500

Всего отпущено на сумму

четыреста двенадцать тысяч пятьсот
четыреста двенадцать тысяч пятьсот
 
руб. 00 коп.
 

Исправленному 25.11.2013 с «10» на «18», с «37 500» на «67 500», с «412 500» на «442 500», с «четыреста двенадцать тысяч пятьсот» на «четыреста сорок две тысячи пятьсот» веритьПеречислить исправления нужно для того, чтобы никто не засомневался, все ли они внесены и заверены указанной датой, не приписано ли что-то раньше либо позже

Главный бухгалтер
ООО «Продавец»
Т.Р. НедоглядоваПодписаться под корректировками (с указанием должности) обязаны те же лица, которые составляли или заверяли неправильную версию документа. Если ко дню корректировки кто-то уволится, ничего не остается, как сделать копию неправильного документа и уже в нее внести исправления, под которыми подпишутся действующие сотрудники
Зав. складом
ООО «Продавец»
А.Л. ГлаздаглазовПодписаться под корректировками (с указанием должности) обязаны те же лица, которые составляли или заверяли неправильную версию документа. Если ко дню корректировки кто-то уволится, ничего не остается, как сделать копию неправильного документа и уже в нее внести исправления, под которыми подпишутся действующие сотрудники
Законодательство ничего не говорит о заверении исправлений печатью. Однако в судах такое требование встречаетсяПостановление 12 ААС от 04.02.2013 № А06-8882/2011
Экспедитор
ООО «Покупатель»
З.Ю. КорректировкоПодписаться под корректировками (с указанием должности) обязаны те же лица, которые составляли или заверяли неправильную версию документа. Если ко дню корректировки кто-то уволится, ничего не остается, как сделать копию неправильного документа и уже в нее внести исправления, под которыми подпишутся действующие сотрудники
Законодательство ничего не говорит о заверении исправлений печатью. Однако в судах такое требование встречаетсяПостановление 12 ААС от 04.02.2013 № А06-8882/2011

Далее условимся называть такой способ корректировки первички классическим.

Среди перечисленных шагов нет малозначительных. Если уж вы взялись править документы этим путем, все надо сделать именно так, как указано выше. На отдельные недостатки оригинальных бумаг, не влияющие на сумму операции, суды могут закрыть глаза, но к исправлениям они относятся очень трепетно.

Нет подписей, заверяющих корректировки? Документ исправлен в одностороннем порядке, без согласования с контрагентом? Прощайте расходы или вычеты, особенно если у ИФНС есть другие сомнения в честности сторон сделкиПостановления ФАС ЗСО от 20.03.2013 № А46-10735/2012; ФАС ПО от 02.07.2013 № А06-8882/2011; 11 ААС от 19.04.2013 № А49-6956/2012; 14 ААС от 06.02.2013 № А13-8889/2011.

Но так ли незыблем классический способ исправления первички? Может, есть другие варианты?

Замена тоже исправление?

Зачеркивание, даже правильно оформленное, привлекает внимание инспекторов, а потому, если документ еще не попался им на глаза, бухгалтеры предпочитают попросить контрагента выписать новую бумагу, но уже с верными данными. После этого старую, естественно, отправляют в корзину. То же самое касается внутренней первички: проще сделать новый документ, чем черкать в неправильном экземпляре. Очевидно, что дознаться об этом у проверяющих шансов почти нет.

Впрочем, некоторые организации поступают так и тогда, когда бумаги с ошибками оказались в руках налоговиков и те обнаружили неточности. То есть попросту, например, обратившись к продавцу, меняют одну товарную накладную на другую в ходе проверки или сразу после нее.

Хотелось бы обнадежить, но, к сожалению, суд в этом случае обеспечен. Налоговики уверены: законодательство не разрешает корректировать документы путем их замены. Формально, что-то в такой позиции есть, прямо подобная возможность и правда нигде не закреплена. Но и не запрещена тоже. Вероятно, поэтому суды ничего плохого в переоформлении первички не видят и считают, что такие бумаги могут подтверждать расходы или вычетыПостановления ФАС СКО от 11.07.2012 № А32-7595/2011; 14 ААС от 28.03.2013 № А13-9242/2012; 19 ААС от 21.02.2013 № А64-3569/2012; Апелляционное определение Волгоградского облсуда от 23.05.2013 № 33-4639/2013.

Пока действовало Постановление Правительства № 914, суды полагали возможным исправление через замену и счетов-фактурПостановление ФАС СКО от 11.07.2012 № А32-7595/2011. Однако сейчас правительственное Постановление № 1137 предусматривает единственный вариант устранения недочетов: продавец должен выставить отдельный исправленный счет-фактуруподп. «б» п. 1 Правил заполнения счета-фактуры, утв. Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137. Иначе проблемы с вычетом неминуемы, причем старая арбитражная практика тут может и не помочь.

Судам вторит Бухгалтерский методологический центр (БМЦ) — некоммерческая организация, объединяющая профессионалов-практиков в области бухучета. Тамошние специалисты уверены: Закон № 402-ФЗ никак не ограничивает способы исправления первички просто потому, что детально процедура в нем не прописана. Говорится лишь о возможности исправления в целом. Поэтому советское Положение, только на основании которого классический способ считается главным, применяться не должно, поскольку содержит ограничение, не установленное законом.

А вот заменить исполненное банком платежное поручение точно не получится. Но кое-какие корректировки в него внести можно. Имеется в виду информация, указанная в поле «Назначение платежа».

Когда и как можно править платежку

В связи с чем появляется необходимость изменить назначение платежа? Вариантов много. Неверно указали номер или дату договора, по ошибке выделили НДС, хотя продавец — упрощенец, обозвали аванс займом или наоборот и т. п. Все это может иметь малоприятные налоговые последствия, если нестыковки вскроются в ходе проверки.

Обычно в таком случае стороны обмениваются письмами. Мол, прошу считать назначение платежа в платежном поручении от... №... таким-то. Контрагент отвечает согласием. Судам этого достаточно, чтобы принять во внимание скорректированную информацию, а не первоначальную. На возражения ИФНС арбитры говорят: закон запрещает исправлять банковские документы, но обмен письмами — это не исправление в чистом видеПостановление ФАС ПО от 09.04.2013 № А12-16731/2012.

Если же сообщение о новом назначении платежа осталось без ответа контрагента, дело может закончиться плохо. Некоторые суды, разрешая хозяйственные споры, уверены, что в одностороннем порядке эту информацию не изменить. Соответственно, операции оцениваются исходя из текста в платежкеПостановление ФАС СЗО от 15.07.2013 № А13-5526/2012; 1 ААС от 30.05.2013 № А11-8352/2012. Противоположные решения по хозспорам в меньшинстве. Согласно им по своей инициативе назначение платежа может скорректировать лишь плательщик, поскольку именно он оформлял документ и перечислял деньгиПостановление 9 ААС от 18.09.2012 № 09АП-24620/2012-ГК.

Иногда бывает, что стороны договора переквалифицируют предоплату в заем и меняют назначение платежа в поручении только затем, чтобы продавец не платил в бюджет авансовый НДС. Если в ходе разбирательств выяснится, что воля контрагентов была направлена на исполнение договора поставки, а потом они вдруг передумали, ИФНС и суд отнесутся к этому критически. После чего НДС с аванса все равно придется заплатить, а вместе с ним штраф и пенюПостановления ФАС УО от 29.03.2012 № Ф09-1074/12; 12 ААС от 08.10.2013 № А12-31519/2012; 16 ААС от 07.10.2013 № А61-1533/2012.

Дубликат = оригинальный документ

Особый случай — отсутствие первичного документа в принципе. Потеряли, сгорел в огне, размок от воды из прорванной трубы и так далее. Тогда фирма обращается к поставщику за дубликатом или, если речь идет о собственной первичке, выписывает бумагу заново. Что об этом говорит законодательство?

Как и в ситуации с заменой первички на правильную, проведать о составлении дубликата инспекция может, обнаружив отсутствие бумаги в ходе проверки. Еще один случай — пропал документ, составленный 2—3 года назад. Если просто вложить в папочку восстановленный экземпляр, он будет сильно отличаться от своих собратьев, пожелтевших от времени, что сразу бросится в глаза. Поэтому фирма волей-неволей вынуждена заранее назвать эту бумагу дубликатом. Либо с подачи компании-растеряши такую надпись на документе делает контрагент, либо, если первичка внутренняя, организация делает эту надпись сама.

Все еще действующее советское Положение о документах и документообороте в бухучете требует, чтобы при выявлении пропажи документа созывалась комиссия, которая будет выяснять, как так вышло. По результатам ее работы составляется актп. 6.8 Положения, утв. Минфином СССР 29.07.83 № 105. Однако в жизни это делают, только если пропавших документов много (например, случился пожар). Ради восстановления двух-трех накладных комиссию не формируют.

ГОСТ по делопроизводству и архивному делу называет дубликатом повторный экземпляр подлинника документа, имеющий такую же юридическую силуп. 28 ГОСТ Р 51141-98, утв. Постановлением Госстандарта от 27.02.98 № 28. Казалось бы, на этом вопрос можно закрывать: оригинал и дубликат, по сути, одно и то же. Условно говоря, гражданин Иванов, потеряв паспорт и получив новый, остается гражданином Ивановым. Так и с хозяйственной операцией, под которую выписан повторно документ, слово в слово повторяющий первоначальный.

Но у налоговых инспекций, как часто бывает, свое мнение. К дубликатам, особенно оформленным в период проверки, они относятся с предубеждением. Например, пытаются говорить, что восстановить утраченный документ можно, только сделав копию оригинала, после чего на ней:

  • должны расписаться лица, ответственные за оформление подобных бумаг;
  • нужно поставить печать организации, сделавшей копию.

Суды в ответ на это задают резонный вопрос в стиле Жванецкого: «А почему, собственно?» Ответить проверяющим нечего, поскольку ни один нормативный документ подобный порядок не предусматриваетПостановление 9 ААС от 25.06.2013 № 09АП-18970/2013.

Когда запас доводов о нарушениях порядка исправления или замены первички у инспекторов иссякает, у них остается последний аргумент — заявить, что если эти действия совершены после начала проверки, то поезд ушел и законность налоговой выгоды надо оценивать по данным, представленным инспекторам изначально.

Исправления есть — доначислений нет

Иными словами, обычно для ИФНС, обнаружившей ошибки или пробелы в каком-либо документе, эта бумага как бы перестает существовать. А вместе с ней, понятное дело, исчезают расходы или вычеты, обоснованные первичкой с недочетами. Тем более сомнительной становится для проверяющих налоговая выгода, если при проверке документ отсутствует.

Тогда фирма кидается исправлять ситуацию — классическим способом, через замену бумаги либо оформляя дубликат. Но проверяющие скорректированные документы рассматривать не желают: мол, на дату совершения операции первичка была ущербной или ее не было вовсе и это обстоятельство уже не отменить.

В судах, правда, эта позиция ИФНС понимания не находит. Арбитры полагают, что вносить исправления в первичку, исследованную ИФНС, либо оформлять дубликаты после обнаружения инспекторами пропажи оригиналов можно. Причем даже на этапе обжалования решения по проверке в вышестоящем налоговом органе, а то и вовсе при судебных разбирательствах в первой инстанцииПостановления ФАС СКО от 02.11.2012 № А53-27710/2011; 7 ААС от 08.02.2012 № 07АП-314/12; 13 ААС от 08.08.2013 № А56-10323/2013; 14 ААС от 28.03.2013 № А13-9242/2012; 15 ААС от 15.11.2012 № 15АП-12975/2012; Апелляционное определение Волгоградского облсуда от 23.05.2013 № 33-4639/2013.

Иначе получается, что компания лишается расходов или вычетов по формальным основаниям, а это, с точки зрения Конституционного и Высшего арбитражного судов, недопустимоп. 3.2 Определения КС от 12.07.2006 № 267-О; Постановление Президиума ВАС от 19.07.2011 № 1621/11.

Итак, будем считать, что белых пятен в процедуре исправления первички для вас не осталось. На очереди нюансы ее хранения. Но об этом в следующих номерах .

***

К слову, ошибки случаются не только в первичной документации к договору, но и в самом договоре. Неверно указан ИНН, ошиблись в наименовании товаров, зачем-то выделили НДС, притом что операция этим налогом не облагается, и т. п. Исправить это можно двумя путями:

  • <если>договор еще не исследовали проверяющие, стороны могут просто заменить его документом с верным текстом, естественно, расписавшись и поставив печати на новых экземплярах;
  • <если>инспекторы уже наткнулись на договор, остается только заключить дополнительное соглашение к нему, устранив выявленные неточности.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Ошибки - исправление»:

2014 г.

  1. Завысили выручку по НДС и налогу на прибыль: исправляем техническую ошибку, № 18
  2. Ошибки в платежках 2014 года и их исправление, № 8

2013 г.

  1. Как восстановить первичку или исправить ошибки в ней, № 23
  2. Уточненки во время проверки, № 20
  3. Жираф большой — ему видней, или Как исправить ошибки руководства, № 18
  4. Схемы исправления старых ошибок, № 6
  5. Исправляем 2-НДФЛ бывшим работникам, № 5
  6. Можно ли исправить ошибку в сведениях о среднесписочной численности?, № 4
  7. Дни командировки в табеле закрыты «8»: исправляем ошибку, № 3

2012 г.

  1. Сумма взносов была занижена: как это исправить в страховой отчетности, № 17
  2. Ошибки в больничном: когда нужно потребовать от работника переоформить листок, № 17
  3. Ошибка в расчете НДФЛ — всегда штраф?, № 11
  4. В уточненке уменьшили «расходный» налог: за какой период корректировать налог на прибыль?, № 7
  5. Ошибки в платежках на уплату взносов: какие бывают и как исправить, № 6
  6. Как исправить ошибки в старых декларациях по налогу на имущество, № 4

2011 г.

  1. Как исправить завышение «прибыльных» доходов, № 16
  2. Как изменить назначение платежа в исполненной платежке, № 15
  3. Ошибки в налоговых платежках и как их исправить, № 8
  4. Нашли ошибку в расчете налога? Без паники, все поправимо, № 5
ИНДЕКСЫ
в России Индекс
потребительских цен

Используется
для индексации зарплаты

0.33%
апрель 2017 г.
0
Минимальный
размер оплаты труда

Используется для
регулирования зарплаты

7 500

Примечание

История

ОПРОС
Если ваша компания арендует помещение, то каким образом вы оплачиваете коммуналку?
Самостоятельно заключаем договоры с ресурсоснабжающими организациями
У нас фиксированная арендная плата уже с учетом коммунальных услуг
Коммунальные услуги включены в состав арендной платы как ее переменная часть
Возмещаем расходы на коммуналку арендодателю помимо арендной платы
Оплачиваем коммунальные услуги через посредника
Мы не арендуем помещение, оно у нас в собственности

ЕЖЕДНЕВНАЯ
НОВОСТНАЯ
РАССЫЛКА
РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Подписка на ГК_2017Практикум «Сближение учетных правил. МСФО и ПБУ: сверяем стандарты»