Как оплатить «командировку» учредителя общества | Журнал «Главная книга» | № 4 за 2013 г.
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Статьи Консультации Семинары Конференции
Календари Калькуляторы Формы Справочники Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ
ПОПУЛЯРНЫЕ НОВОСТИ
Заявление на вычет по НДФЛ иногда можно подать в электронном виде

Большинство вычетов по НДФЛ предоставляются физлицу налоговым агентом на основании письменного заявления. При этом, если в НК форма подачи такого заявления прямо не указана, то заявление может быть подано в виде электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью. < ... >

Электронные требования по уплате налогов и взносов: новые правила направления

Недавно налоговики обновили бланки требований об уплате задолженностей в бюджет, в т.ч. по страховым взносам. Теперь настал черед откорректировать порядок направления таких требований по ТКС. < ... >

Расчетные листки распечатывать необязательно

Работодателям отнюдь не обязательно выдавать сотрудникам расчетные листки на бумажном носителе. Минтруд не запрещает рассылать их работникам по электронной почте. < ... >

Раньше 2019 года из реестра малого и среднего бизнеса никто не вылетит

Категория субъекта малого или среднего предпринимательства для компаний и ИП, которые уже попали в реестр, может быть изменена только при обновлении реестра в 2019 году. < ... >

Из-за СНИЛС не будут отказывать в приеме Расчета по страховым взносам

Не так давно работодатели стали получать отказы в приеме своих расчетов из-за несоответствия СНИЛС. Сейчас же налоговики заявили, что отказов больше не будет. < ... >

Задерживать выплату зарплаты умершего работника его семье опасно

Согласно ТК, зарплату, не полученную ко дню смерти работника, работодатель обязан выплатить членам его семьи. Такая выплата производится на основании представленного родственниками сотрудника заявления. < ... >

Плата за загрязнение: уточняем нюансы

Не так давно были приняты Правила исчисления и взимания платы за негативное воздействие на окружающую среду, а также Порядок представления декларации о такой плате. Эти нормативные акты в некоторой степени внесли ясность в «природоохранные» поправки. Тем не менее остается еще много вопросов. < ... >

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 18 февраля 2013 г.

Содержание журнала № 4 за 2013 г.
Н.А. Мартынюк, эксперт по налогообложению

Как оплатить «командировку» учредителя общества

Учредитель (участник) вашей организации, не состоящий в ее штате, время от времени ездит в другие города по делам компании. А перед вами руководство поставило задачу оплачивать за счет фирмы его проезд, проживание, телефонные переговоры в поездке и т. п. (либо возместить ему потраченную на это сумму), а также выплачивать суточные.

Проблема в том, что это — не командировка, ведь в командировку можно отправить только работникаст. 166 ТК РФ. Поэтому и расходы учредителя на такую поездку фирма не вправе учесть как командировочные. Нельзя также выдать ему деньги на эти расходы наличными под отчет: подотчетником тоже может быть только работникп. 4.4 Положения ЦБ от 12.10.2011 № 373-П.

Если же оплатить затраты учредителя на такую «командировку» и выдать ему суточные на основании одного только распоряжения директора, то налоговики наверняка расценят это как оплату за счет фирмы его личных расходов, поэтому:

  • потребуют удержать с этих сумм НДФЛп. 1 ст. 210, ст. 211 НК РФ. А если удержать налог невозможно (например, фирма оплатила билеты и проживание со своего расчетного счета и до конца года никаких выплат учредителю не будет), по окончании года — сдать на него справку 2-НДФЛ с сообщением о невозможности удержать налогп. 5 ст. 226 НК РФ;
  • исключат эти суммы из налоговых расходов как переданные безвозмездноп. 16 ст. 270, п. 1 ст. 252, п. 2 ст. 346.16 НК РФ;
  • не согласятся с вычетом НДС по расходам на билеты, проживание, бензин и т. п.

Страховые взносы платить, правда, не придется, поскольку это выплата не по трудовому договоруп. 1 ст. 7 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ (далее — Закон № 212-ФЗ).

Как оформить «командировочные» отношения с учредителем, чтобы и расходы списать в налоговом учете, и вычетом НДС воспользоваться, и НДФЛ с возмещаемых сумм не удерживать? Ведь, по сути, это расходы самой фирмы, а не учредителя.

СПОСОБ 1. Принимаем учредителя на работу на неполную ставку с символическим окладом

К примеру, советником директора на 0,1 ставки. Тогда расходы на его поездки — это обычные командировочные и суточные, а наличные на них можно спокойно выдавать под отчет.

При этом зарплата за полностью отработанный месяц не должна быть меньше МРОТ, закрепленного в региональном соглашениистатьи 133, 133.1 ТК РФ. Так что если трудовой договор будет, к примеру, на 1/10 ставки, то допустимо, чтобы зарплата советника была на уровне 1/10 МРОТ. И по данным табеля он должен отработать не более 1/10 месячного рабочего времени.

Налоги. НДФЛ и страховые взносы с минимальной зарплаты наверняка будут ощутимо меньше потерь на НДФЛ, НДС и налоге на прибыль с расходов на поездку, выплаты по которой учтены как личный доход учредителя. Однако придется сдавать отчетность по НДФЛ, взносам и сведения персонифицированного учета.

Оформление. В трудовом договоре укажите обязанности, соответствующие тем задачам, для решения которых учредитель ездит в командировки. Например, участие в переговорах, подготовка для директора аналитических заключений о целесообразности заключения сделки.

СПОСОБ 2. Заключаем с учредителем гражданско-правовой договор на каждую поездку

По такому договору учредитель должен сделать для вашей фирмы то, ради чего он, собственно, и отправляется в поездку (в отличие от предыдущего способа это будет уже не командировка). А фирма по договору обязана:

  • <или>возместить ему затраты на необходимую для выполнения его договорных обязанностей поездкуч. 2 ст. 709, ст. 783, ч. 2 ст. 975 ГК РФ. На суммы возмещения не нужно начислять ни НДФЛст. 41 НК РФ; Письма ФНС от 03.09.2012 № ОА-4-13/14633, от 25.03.2011 № КЕ-3-3/926, ни страховые взносыподп. «ж» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ. Саму эту сумму включите в налоговые расходы фирмы. Но для этого все возмещаемые расходы учредитель должен подтвердить первичными документамип. 1 ст. 252 НК РФ. А вот НДС к вычету принять не получится, так как все эти документы будут выписаны на имя учредителя;
  • <или>сама заказать и оплатить билеты, проживание и все прочее, необходимое учредителю для выполнения им своих обязанностей по такому договору. Этот вариант предпочтительнее, поскольку позволит еще и без проблем поставить к вычету НДС, ведь все счета-фактуры и первичные документы будут составлены на имя фирмы. Но не исключено, что кое-что фирме не удастся заранее организовать и оплатить самой. Тогда укажите в договоре, что такие расходы фирма возмещает, а остальные оплачивает сама.

Оформление. В зависимости от задач учредителя в «командировке» с ним заключается:

  • <или>договор оказания услуг (например, договор на сбор и анализ необходимой вашей компании информации, поиск потенциальных контрагентов, согласование с ними условий договоров и т. п.);
  • <или>договор поручения. Заключается, если в ходе поездки учредителю нужно будет от имени организации подписать какие-то документы. Не забудьте оформить также доверенность на подписание документов.

СОВЕТ

Сформулировать в договоре обязанности учредителя, для выполнения которых он отправляется в поездку, лучше не абстрактно, а конкретно. Укажите, что именно ему нужно сделать и какого результата он должен достичь. Если в поездку вместе с ним отправляются еще и работники вашей компании, то, возможно, подойдет формулировка из служебного поручения этим работникам.

Налоги. Лучше установить в договоре совсем небольшое вознаграждение, которое ваша фирма должна выплатить учредителю. Заодно оно заменит суточные, которые фирма обычно оплачивает командированным работникам.

С вознаграждения придется начислить НДФЛст. 209, п. 1 ст. 210, пп. 1, 2, 4 ст. 226 НК РФ и страховые взносы (кроме взносов в ФСС)подп. 2 п. 3 ст. 9 Закона № 212-ФЗ, зато все эти суммы можно включить в налоговые расходы.

Для выплаты вознаграждения и возмещения расходов понадобится документ, подтверждающий выполнение учредителем договора (например, его отчет либо подписанный им и фирмой акт).

Выдача наличных на поездку. Выдать их из кассы можно, но не под отчет, а как деньги, необходимые для выполнения гражданско-правового договора. В РКО укажите номер и дату этого договора.

Особая ситуация: поездка связана со сделкой, для заключения которой необходимо одобрение учредителя

В этом случае никаких договоров не понадобится. Речь идет о сделках, которые директор не вправе заключать сам, без одобрения общего собрания участников. Это:

Независимо от цены не относятся к крупным сделки, которые фирма совершает в ходе своей обычной деятельности, в том числе приобретение сырья и материалов, реализация готовой продукции, получение кредитов для оплаты текущих операцийп. 1 ст. 78 Закона № 208-ФЗ; п. 1 ст. 46 Закона № 14-ФЗ;

И если «командировки» единственного учредителя связаны именно c такими сделками, то необходимость получать его одобрение и есть основание для оплаты расходов на поездки за счет фирмы. Тогда у налоговиков не будет повода усомниться в экономической оправданности таких затратст. 252 НК РФ. Их можно учитывать при расчете налога на прибыль как:

Так можно поступить и в том случае, если участников в вашем ООО или АО несколько, а в поездке был кто-то один из них. Но только при условии, что впоследствии на общем собрании, посвященном одобрению сделки, решение принималось на основе полученной в ходе поездки информации.

В случаях, когда такое общее собрание всех участников было проведено непосредственно в пункте назначения их поездки, расходы на нее можно списать в налоговом учете и по другой статье — как внереализационные расходы на проведение общих собранийподп. 16 п. 1 ст. 265 НК РФ.

Поскольку это расходы самой фирмы, а не оплата личных расходов учредителя, то и НДС по ним можно принять к вычету. По той же причине не возникают ни НДФЛ, ни страховые взносы.

***

Первые два способа можно использовать и в других случаях, когда не состоящий в штате учредитель делает что-то нужное для компании, тратит на это свои деньги и потом претендует на их возмещение. Например, закупает что-то, необходимое в работе фирмы. Если при этом он будет выступать как работник-подотчетник либо как исполнитель по гражданско-правовому договору, вы сможете учесть подобные затраты как расходы организации.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Командировка»:

2017 г.

  1. «Командировочные» ответы, № 9

2016 г.

  1. Незапланированные изменения во время командировки, № 18
  2. Нестандартные командировочные ситуации, № 17
  3. Разъездная работа или командировка? Найдите отличия, № 16
  4. Командируем работника за границу: как учесть расходы, № 14
  5. Ответы на вопросы: подтверждение командировочных расходов, № 13
  6. Итоги интернет-конференции: командировочные расходы. Часть 1, № 12
  7. Валютные расходы в заграничных командировках, № 8

2015 г.

  1. Новые правила пересчета валютных командировочных расходов при рублевом авансе, № 22
  2. Командировка на авто: изменены правила определения ее продолжительности, № 17
  3. Перемены в оформлении командировок после отмены командировочных удостоверений, № 13
  4. Что лучше с точки зрения налоговых последствий: разъездная работа или однодневные командировки, № 12
  5. Работник заболел в командировке: что делать работодателю, № 5
  6. Квартира для командированных работников в собственности или аренде, № 4

2014 г.

  1. Хочу все знать: расходы на командировку, № 19
  2. Отчет по загранкомандировке: работнику выданы рубли, траты произведены в валюте, № 15
  3. Командировка в Крым переходного периода: определяемся с курсом пересчета гривны, № 13
  4. Неоднозначные командировочные расходы и их учет, № 13
  5. Командировочные билеты куплены через агента: смотрим, что с НДС и прибылью, № 12
  6. В командировку на личном авто? Легко!, № 5
  7. Недоедал, недосыпал, пил только чай..., № 4
  8. Командировка от двух работ: основной и по совместительству, № 4
  9. Совместитель едет в командировку: что со второй работой?, № 3

2013 г.

  1. Работник едет в командировку, № 8
  2. Как оплатить «командировку» учредителя общества, № 4
  3. Нетрезвый в командировке, № 1

2012 г.

  1. Командировки без суточных, № 21
  2. Включать ли командировочные расходы в стоимость ОС, № 19
  3. За тридевять земель по делам: учет командировочных расходов, № 16
  4. Несчастный случай в командировке, № 7

2011 г.

  1. «Путешествия» по службе: решаем командировочные вопросы, № 20
  2. Налоговые последствия длительной загранкомандировки, № 16
  3. Как оплачивать командировку, если командированному установлен особый режим работы, № 8
  4. Можно ли учесть расходы, если на командировочном удостоверении нет отметок о прибытии и выбытии, № 2
ИНДЕКСЫ
в России Индекс
потребительских цен

Используется
для индексации зарплаты

0.33%
апрель 2017 г.
0
Минимальный
размер оплаты труда

Используется для
регулирования зарплаты

7 500

Примечание

История

ОПРОС
Если ваша компания арендует помещение, то каким образом вы оплачиваете коммуналку?
Самостоятельно заключаем договоры с ресурсоснабжающими организациями
У нас фиксированная арендная плата уже с учетом коммунальных услуг
Коммунальные услуги включены в состав арендной платы как ее переменная часть
Возмещаем расходы на коммуналку арендодателю помимо арендной платы
Оплачиваем коммунальные услуги через посредника
Мы не арендуем помещение, оно у нас в собственности

ЕЖЕДНЕВНАЯ
НОВОСТНАЯ
РАССЫЛКА
РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Практикум «Сближение учетных правил. МСФО и ПБУ: сверяем стандарты»Неделя бухгалтерского учета «Летний практикум 2017» + online-трансляция
БЛИЖАЙШИЕ БУХГАЛТЕРСКИЕ МЕРОПРИЯТИЯ
11.03.2017

Обучение МСФО. ДипИФР. Весна 2017., Компания "Профессиональная Арена"

22.05.2017

«Неделя кадровика» в Красноярске, компания «ИСКРА», региональный представитель Общероссийской сети КонсультантПлюс.

14.06.2017

Практикум «Сближение учетных правил. МСФО и ПБУ: сверяем стандарты», Палата налоговых консультантов