Как повысить дисциплину подчиненных или коллег, отвлекающих от работы | Журнал «Главная книга» | № 5 за 2013 г.
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Статьи Консультации Семинары Конференции
Календари Калькуляторы Формы Справочники Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ
ПОПУЛЯРНЫЕ НОВОСТИ
Заявление на вычет по НДФЛ иногда можно подать в электронном виде

Большинство вычетов по НДФЛ предоставляются физлицу налоговым агентом на основании письменного заявления. При этом, если в НК форма подачи такого заявления прямо не указана, то заявление может быть подано в виде электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью. < ... >

Электронные требования по уплате налогов и взносов: новые правила направления

Недавно налоговики обновили бланки требований об уплате задолженностей в бюджет, в т.ч. по страховым взносам. Теперь настал черед откорректировать порядок направления таких требований по ТКС. < ... >

Расчетные листки распечатывать необязательно

Работодателям отнюдь не обязательно выдавать сотрудникам расчетные листки на бумажном носителе. Минтруд не запрещает рассылать их работникам по электронной почте. < ... >

Раньше 2019 года из реестра малого и среднего бизнеса никто не вылетит

Категория субъекта малого или среднего предпринимательства для компаний и ИП, которые уже попали в реестр, может быть изменена только при обновлении реестра в 2019 году. < ... >

Из-за СНИЛС не будут отказывать в приеме Расчета по страховым взносам

Не так давно работодатели стали получать отказы в приеме своих расчетов из-за несоответствия СНИЛС. Сейчас же налоговики заявили, что отказов больше не будет. < ... >

Компенсация работникам расходов на фитнес не облагается страховыми взносами

Если работодатель возмещает своим сотрудникам затраты на занятия спортом в фитнес-клубах и спортивных секциях, суммы такого возмещения включать в базу по страховым взносам не нужно, считает ВС. < ... >

Задерживать выплату зарплаты умершего работника его семье опасно

Согласно ТК, зарплату, не полученную ко дню смерти работника, работодатель обязан выплатить членам его семьи. Такая выплата производится на основании представленного родственниками сотрудника заявления. < ... >

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 4 марта 2013 г.

Содержание журнала № 5 за 2013 г.
М.А. Лукашенко, доктор экономических наук, профессор, вице-президент Московского финансово-промышленного университета «Синергия», ведущий эксперт-консультант компании «Организация времени»

Как повысить дисциплину подчиненных или коллег, отвлекающих от работы

Как повысить дисциплину подчиненных или коллег, отвлекающих от работы

Знаете ли вы, что в десятку основных поглотителей рабочего времени входит неоправданно времязатратное общение с подчиненными или коллегами? А между тем есть довольно простые приемы, способные если не кардинально изменить, то уж точно значительно улучшить ситуацию. Предлагаем их вашему вниманию.

ПРИЕМ 1. Ваши подчиненные заранее записывают возникающие к вам вопросы, расставляют их по приоритету (от наиболее важного к наименее важному) и снимают их все за один визит к вам. Таким образом, они не будут дергать вас по каждому вопросу в отдельности. К тому же в первую очередь будут решаться наиболее важные задачи. В компании, где я работаю, принято делать именно так: в течение дня руководитель только один раз беседует с каждым отделом по всей группе вопросов, относящихся к этому отделу.

Главное — не переходить грани разумного. Так, в одной фирме директор, которого подчиненные совсем задергали, выдал им талоны на посещение своего кабинета — 10 штук на месяц. Самое любопытное, что подчиненные не растерялись, а стали по необходимости одалживать эти талоны друг у друга. Дошло до того, что один сотрудник купил талон у другого, и пораженный этим фактом шеф отменил такую практику.

ПРИЕМ 2. Подготавливая вопросы к вам, подчиненные также заранее готовят и свои варианты их решения. Это не только экономит время руководителя, но и способствует росту и профессиональному развитию сотрудников.

У меня был коллега, который, задавая вопрос, всегда предлагал три варианта решения и просил выбрать тот, который меня больше устраивает. После этого всегда происходило одно и то же: услышав мой ответ, он делал долгую паузу, задумчиво вздыхал и сообщал мне, что этот вариант гораздо хуже остальных и вообще там только одно подходящее решение. Но это, скорее, пример того, как не должно происходить.

ПРИЕМ 3. Не обсуждайте однотипные вопросы с каждым сотрудником в отдельности, собирайте летучки, оперативки и другие совещания. Но с ними тоже не нужно перебарщивать, чтобы они не стали очередным поглотителем времени — и вашего, и подчиненных.

Для каждой конкретной цели существуют разные виды совещаний. Возьмем, к примеру, совещание «мозговой штурм», цель которого заключается в генерировании и обсуждении новых идей. Оно проводится в неформальной обстановке, запрещается любая критика того, что высказывается, все идеи записываются. На таких совещаниях царит творческая атмосфера. Главное — собрать побольше идей. Далее эти идеи структурируются, наиболее плодотворные отбираются и прорабатываются.

Что касается оперативок, то они, само собой, должны быть оперативными, не больше получаса. Я работала с одной государственной организацией, в которой совещания занимали 2 часа утром и 2 часа вечером. Причем между так называемыми оперативками люди не работали, а готовились к ним. В итоге руководству этой организации пришлось предпринимать экстренные меры. Оно строго регламентировало проведение таких совещаний, ограничив их продолжительность 20 минутами.

У совещания, на котором должно быть принято управленческое решение, свои правила. Во-первых, необходима предварительная рассылка информации, по которой будет приниматься решение, всем участникам, чтобы они ознакомились и выработали свое мнение. Во-вторых, на самом совещании соблюдается определенная последовательность действий: выступление → вопросы → высказывания → решение. На практике часто происходит иначе. Поскольку материалы предварительно не разосланы, участники совещания в процессе выступления спикера узнают неожиданные факты, начинается их бурное неупорядоченное обсуждение с попутным высказыванием встречных идей. Участники «застревают» в этом обсуждении, забывая в итоге, с чего же все началось. В результате идеи толком не сгенерированы, решения не приняты, а время потеряно.

Поэтому нужно обязательно готовиться к совещанию и проводить его сообразно требуемым целям и результатам, приглашая только необходимых людей. Четко держим регламент и завершаем совещание вовремя. Кстати, сейчас, чтобы посовещаться с коллегами или партнерами, совсем не обязательно ходить или даже ездить друг к другу, вполне можно использовать скайп.

ПРИЕМ 4. Перенесите все несрочные вопросы из устной плоскости в письменную. Что это значит? Например, вы поглощены составлением отчетности. Но вот один сотрудник зашел с просьбой сделать ему справку о зарплате, второй позвонил, чтобы узнать, положен ли ему детский вычет, третий обратился еще за чем-нибудь. Отвечая каждому, вы, естественно, отвлекаетесь от текущих дел. А если работников, жаждущих с вами пообщаться, много, то, бесконечно переключаясь с одного на другого, вы будете бесконечно долго выполнять дело, требующее сосредоточенности, хотя реально его можно сделать всего за пару-тройку часов. Поэтому можно договориться, чтобы все «негорящие» просьбы и вопросы к вам сослуживцы отправляли на вашу электронную почту. Это позволит вам не отвлекаться от более важной на данный момент работы, а сотрудникам — быть уверенными, что их просьбы не будут забыты и вы, когда освободитесь, ответите всем желающим.

ПРИЕМ 5. Введите «маркировку» вашей чрезвычайной занятости. Это может быть красный флажок у вас на столе, который сигнализирует всем входящим, что сейчас вы просите вас не отрывать. Однако обязательно должны быть договоренности, на сколько и как часто вы вправе выставлять такой флажок. Есть компании, предпочитающие более сложную маркировку, например трехцветную: зеленый флажок — подходи, сколько хочешь, желтый — подходи только с важным и срочным вопросом, красный — не подходи вообще. Можно выбрать и любой другой символ. Так, одна главный бухгалтер вывешивает на дверь дорожный знак «кирпич». В другой бухгалтерии на стол главбуха ставят табличку с надписью «Нет». А одна фирма использует сувенирного медвежонка. У кого на столе он сидит, к тому подходить нельзя, зато ко всем остальным — пожалуйста.

Но нужно избегать ситуации «все ушли на фронт», когда человек приходит в бухгалтерию, а там на каждом столе по красному флажку.

ПРИЕМ 6. С советских времен и по сей день широко практикуются так называемые часы приема посетителей и часы подписи документов. Это разумная и правильная техника, но бухгалтерам следует быть с ней очень осторожными, чтобы ненароком не нанести прямой ущерб компании.

Вот вам конкретный негативный пример. Юрист одной довольно крупной фирмы должен был идти в арбитражный суд по многомиллионному иску и накануне увидел, что на его доверенности нет печати. Он кинулся к главному бухгалтеру, которая хранит печать в сейфе. А ее нет на месте. Юрист ей звонит, а она отвечает: «Извините, но у меня часы приема в четверг, с 3 до 5, и в другое время я не хотела бы никого видеть». Юрист долго объясняет главбуху, что без печати на доверенности суд не будет рассматривать его как представителя фирмы, расценит это как неявку ответчика и может рассмотреть дело в пользу контрагента. Но главбух была непреклонна, она решила повоспитывать молодого человека и сказала: «В кабинете № 5, в черном шкафу, на второй полке, в синей папке, лежит приказ руководителя, которым утверждены мои часы приема». В итоге юристу пришлось звонить директору и просить его лично дать указание главбуху.

***

Приемы, о которых мы рассказали, призваны дисциплинировать сотрудников, но ни в коем случае не должны тормозить работу фирмы. Действительно важные и срочные вопросы должны решаться незамедлительно.

И еще: в основе повышения дисциплины подчиненных и коллег лежат корпоративные договоренности. Но любые договоренности работают только тогда, когда соблюдаются в двустороннем порядке. Хотите, чтобы сослуживцы берегли ваше рабочее время? Тогда относитесь бережнее и к их времени тоже. Например, не нужно приглашать на совещание людей, не имеющих отношения к обсуждаемой теме. Или делать другие подобные вещи, позволяющие вашим коллегам говорить о вас как о поглотителях времени.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Бухгалтерия без стресса»:

2015 г.

  1. «Не своя» работа: шесть симптомов, № 11
  2. «Трудные» письма: как с ними работать, № 11

2014 г.

  1. Заниженная самооценка: боремся и побеждаем, № 7

2013 г.

  1. Деловая email-переписка: правила этикета, № 23
  2. Если друг оказался вдруг... вашим начальником, № 23
  3. Фразы-табу в деловом общении, № 18
  4. Как говорить с шефом о прибавке к зарплате, № 18
  5. Коллеги стали подчиненными: выстраиваем отношения, № 18
  6. Психотерапия для бухгалтера, или Десять важных правил, № 12
  7. Почему мы откладываем важные дела на потом и как с этим бороться, № 12
  8. Как получать удовольствие от работы, № 12
  9. Личные просьбы начальства: можно ли с этим бороться и как, № 5
  10. Как повысить дисциплину подчиненных или коллег, отвлекающих от работы, № 5
  11. Как правильно отдыхать... на работе, № 5
  12. Дружба и работа: реально ли их совместить?, № 5

2012 г.

  1. Бухгалтер сменил место работы: как быстро стать своим, № 20
  2. Как бухгалтеру грамотно проявить инициативу, № 20
  3. Как вести себя со сложным руководителем, № 20
  4. Эффективно планируем свое рабочее время, № 20
  5. Учимся говорить «нет» чужой работе и не только, № 20
  6. Подростковый тайм-менеджмент: что это такое и зачем нужно, № 20
  7. Конфликт в бухгалтерии: вырабатываем тактику поведения, № 20
  8. Меняем себя, а не работу, № 20
ИНДЕКСЫ
в России Индекс
потребительских цен

Используется
для индексации зарплаты

0.33%
апрель 2017 г.
0
Минимальный
размер оплаты труда

Используется для
регулирования зарплаты

7 500

Примечание

История

ОПРОС
Если ваша компания арендует помещение, то каким образом вы оплачиваете коммуналку?
Самостоятельно заключаем договоры с ресурсоснабжающими организациями
У нас фиксированная арендная плата уже с учетом коммунальных услуг
Коммунальные услуги включены в состав арендной платы как ее переменная часть
Возмещаем расходы на коммуналку арендодателю помимо арендной платы
Оплачиваем коммунальные услуги через посредника
Мы не арендуем помещение, оно у нас в собственности

ЕЖЕДНЕВНАЯ
НОВОСТНАЯ
РАССЫЛКА
РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Практикум «Сближение учетных правил. МСФО и ПБУ: сверяем стандарты»Подписка на ГК_2017
БЛИЖАЙШИЕ БУХГАЛТЕРСКИЕ МЕРОПРИЯТИЯ
11.03.2017

Обучение МСФО. ДипИФР. Весна 2017., Компания "Профессиональная Арена"

22.05.2017

«Неделя кадровика» в Красноярске, компания «ИСКРА», региональный представитель Общероссийской сети КонсультантПлюс.

14.06.2017

Практикум «Сближение учетных правил. МСФО и ПБУ: сверяем стандарты», Палата налоговых консультантов