Исправляем 2-НДФЛ бывшим работникам | Журнал «Главная книга» | № 5 за 2013 г.
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Статьи Консультации Семинары Конференции
Календари Калькуляторы Формы Справочники Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ
ПОПУЛЯРНЫЕ НОВОСТИ
Облагать или не облагать – вопросов больше нет!

Не редкость, когда бухгалтер, выплачивая ту или иную сумму работнику, задается вопросом: а облагается ли эта выплата НДФЛ и страховыми взносами? А учитывается ли она для целей налогообложения? < ... >

Налоговики против изменения порядка уплаты НДФЛ работодателями

В последние годы неоднократно появлялась информация о разработке законопроектов, авторы которых хотели заставить работодателей платить НДФЛ с доходов своих работников не по месту постановки на учет работодателя-налогового агента, а по месту жительства каждого сотрудника. Недавно ФНС высказалась резко против подобных идей. < ... >

Один и тот же счет-фактура может быть одновременно и бумажным, и электронным

Налоговая служба разрешила продавцам, выставившим покупателю счет-фактуру на бумаге, не распечатывать второй экземпляр документа, оставляемый у себя, а хранить его в электронном виде. Но при этом он обязательно должен быть подписан усиленной квалифицированной ЭП руководителя/главного бухгалтера/уполномоченных лиц. < ... >

Расчет пособия по беременности и родам всего за несколько минут

В семье Калькуляторов на нашем сайте пополнение! В помощь бухгалтерам мы разработали онлайн-калькулятор расчета пособия по БиР. < ... >

На основании какого документа выдавать деньги под отчет

Выдача подотчетных сумм может производиться либо на основании письменного заявления подотчетного лица, либо по распорядительному документу самого юрлица. < ... >

Штраф за представление пояснений по НДС не по установленной форме можно оспорить

Налогоплательщики, обязанные сдавать НДС-декларацию в электронном виде, и пояснения к ней в ответ на требования налоговиков должны направлять по ТКС. Существует утвержденный формат для таких электронных пояснений. Но как следует из недавнего решения ФНС, даже если пренебречь установленным форматом, штрафа быть не должно. < ... >

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 4 марта 2013 г.

Содержание журнала № 5 за 2013 г.
Л.А. Елина, экономист-бухгалтер

Исправляем 2-НДФЛ бывшим работникам

При увольнении работникам надо выдать справки по форме 2-НДФЛ. Иногда ошибки в этих справках впоследствии обнаруживают сами бухгалтеры, а иногда — и бывшие работники. Часто это случается, когда они начинают заполнять декларацию 3-НДФЛ для возврата налога из бюджета.

Посмотрим, что же делать бухгалтеру, если в справке 2-НДФЛ за 2012 г. действительно отражены неверные суммы.

Исправление ошибки

Все зависит от конкретной ситуации.

СИТУАЦИЯ 1. Сумма дохода, облагаемого НДФЛ, была рассчитана неверно, однако излишне удержанного налога не было.

Такое возможно, если сумма предоставленных вычетов больше суммы исчисленного налога. К примеру, у работника было право на имущественный вычет, в результате чего организация предоставила вычет и на доходы, которые ошибочно были учтены как облагаемые НДФЛ.

Для исправления такой ошибки вам нужно в новой справке 2-НДФЛ показать правильную сумму облагаемого дохода. Соответственно, изменится и сумма предоставленного вычета. В бухгалтерском учете никаких проводок делать не придется, ведь сумма НДФЛ не изменится.

Если вы уже сдали справки 2-НДФЛ на работников в свою инспекцию, то, сдавая новую (исправленную) справку, укажите в нейабз. 8 разд. I Рекомендаций, утв. Приказом ФНС от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@ (далее — Рекомендации):

  • в поле «№ _______» — номер ранее представленной в инспекцию (ошибочной) справки;
  • в поле «от _______» — дату составления новой (исправленной) справки.

К этой справке лучше приложить сопроводительное письмо, в котором нужно указать причины изменения показателей. Один экземпляр исправленной справки отдаете бывшему работнику.

Если же вы еще не представили в инспекцию справки 2-НДФЛ на работников за 2012 г., то просто представьте правильную справку по уволенному работнику вместе с другими справками 2-НДФЛ. И второй ее экземпляр выдайте самому работнику.

СИТУАЦИЯ 2. Из-за ошибки с работника излишне удержан НДФЛ.

В такой ситуации нужно пересчитать налог и вернуть его бывшему работнику по письменному заявлениюп. 1 ст. 231 НК РФ. Отсылать работника в его налоговую инспекцию с декларацией для возврата налога не нужноПисьма Минфина от 29.12.2012 № 03-04-05/6-1460, от 15.11.2012 № 03-04-05/1-1299.

Проследите, чтобы работник указал в заявлении свой банковский счет. Ведь сумму излишне удержанного налога нельзя выдать наличными из кассы — ее надо перечислить в безналичном порядке на счет работникап. 1 ст. 231 НК РФ; Письмо Минфина от 17.02.2011 № 03-04-06/9-31; Постановление ФАС МО от 04.04.2011 № КА-А40/1396-11. Вернуть налог надо в течение 3 месяцев со дня получения заявления.

Имейте в виду: чтобы вернуть НДФЛ, вам не обязательно обращаться в инспекцию с заявлением на возврат налога из бюджета (в частности, если по уволенному работнику налог полностью был перечислен в бюджет). Вы можете вернуть его за счет сумм НДФЛ, подлежащих перечислению в бюджет по другим работникамПисьмо Минфина от 02.07.2012 № 03-04-06/6-193.

В бухгалтерском учете уменьшение суммы НДФЛ, подлежащей удержанию с работника, надо отразить в периоде выявления (исправления) ошибки, если бухотчетность за прошлый год уже подписана руководителем.

Содержание операции Дт Кт
Текущим периодом — на дату исправления ошибки
Восстановлена в доходах работника излишне удержанная сумма НДФЛ 68 «Расчеты с бюджетом по налогам и сборам», субсчет «НДФЛ» 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
Излишне удержанная сумма НДФЛ перечислена на счет работника 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» 51 «Расчетные счета»

Если же год ошибки еще не закрыт (к примеру, вы еще не составляли бухотчетность за 2012 г.), то исправления можно отразить записями декабря. В таком случае только возврат НДФЛ вы отразите текущей датой — когда перечислите деньги на счет работника.

В бухучете это будет выглядеть так.

Содержание операции Дт Кт
На 31.12.2012
СТОРНО
Удержана сумма НДФЛ с доходов работника
70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» 68 «Расчеты с бюджетом по налогам и сборам», субсчет «НДФЛ»
На дату возврата налога
Излишне удержанная сумма НДФЛ перечислена на счет работника 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» 51 «Расчетные счета»

После того как вы вернули работнику налог, можно со спокойной душой заполнять уточненную справку 2-НДФЛ. Обратите внимание: в ней не должно быть указано никакого излишне удержанного налогаПисьмо ФНС от 13.09.2012 № АС-4-3/15317.

Если же вы выдадите бывшему работнику новую справку 2-НДФЛ сразу после пересчета налога, но до его возврата, в такой справке база по НДФЛ будет рассчитана правильно, однако появится заполненная строка 5.6 «Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом»Письмо Минфина от 26.03.2012 № 03-04-06/4-74. А после того как вы перечислите налог на банковский счет работника, первая исправленная справка будет уже неактуальна и бывшему работнику надо будет выдать еще одну. Поэтому, если уж работник хочет получить от вас окончательную версию справки 2-НДФЛ, лучше отложите ее составление до возврата налога.

СОВЕТ

Если работнику для каких-то его целей требуется уточненная справка 2-НДФЛ, рекомендуем вернуть налог как можно скорее, чтобы вы могли быстро выдать ему справку, в которой не было бы суммы излишне удержанного налога.

Такая же ситуация и с подачей уточненной справки в налоговую инспекцию (если вы ранее уже успели подать справку в налоговую). Если вы подадите в инспекцию исправленную 2-НДФЛ до возврата налога работнику, в ней будет фигурировать сумма излишне удержанного налогаПисьмо Минфина от 26.03.2012 № 03-04-06/4-74. После возврата денег бывшему работнику вам нужно подать в инспекцию еще одну справку 2-НДФЛ. Как и в предыдущей ситуации, номер уточненной справки вы берете из ранее представленной в инспекцию. А вот дату справки ставите новуюабз. 8 разд. I Рекомендаций.

Если в результате перерасчета получается, что налоговая база у физического лица равняется нулю, то ранее представленная на него справка 2-НДФЛ подлежит аннулированию. Если вы отчитываетесь по НДФЛ в электронном виде, надо подать в инспекцию заявление с указаниемПисьмо ФНС от 29.01.2013 № ЕД-4-3/1224:

  • наименования вашей организации, ее ИНН/КПП;
  • оснований, по которым представленные ранее сведения о доходах работников подлежат аннулированию;
  • наименования файла, содержащего сведения о доходах, подлежащих аннулированию, о количестве подлежащих аннулированию сведений о доходах физических лиц в файле, дату передачи файла;
  • ф. и. о., ИНН (при наличии), даты рождения физических лиц, сведения о доходах которых подлежат аннулированию;
  • номера и даты справок о доходах физических лиц, подлежащие аннулированию.

Если вы отчитывались по НДФЛ только на бумаге, то составить заявление будет, естественно, проще: не надо указывать данные файлов.

СИТУАЦИЯ 3. Вы удержали из доходов работника сумму НДФЛ меньшую, чем нужно.

Тогда вам надо пересчитать НДФЛ по уволившемуся работнику и составить новую справку 2-НДФЛ, в которой будет видна сумма налога, не удержанная вами. Ее следует направить бывшему работникуп. 5 ст. 226 НК РФ.

В инспекцию надо представить сведения таким образом:

  • в момент обнаружения ошибки подать в инспекцию сообщение о невозможности удержать налог. Это та же справка 2-НДФЛ, но в поле «Признак» справки нужно проставить цифру 2. И еще эта справка имеет особенности заполнения. В ней вы должны указать только сумму дохода, с которой вами не удержан налог. Остальные доходы в справке показывать не нужноразд. II Рекомендаций. Учтите, что сообщить о невозможности удержать налог по доходам 2012 г. надо было не позднее 31.01.2013подп. 2 п. 3 ст. 24, п. 5 ст. 226, ст. 216 НК РФ. Так что, вероятно, инспекция оштрафует вас на 200 руб.п. 1 ст. 126 НК РФ;
  • при подаче сведений о доходах работников за 2012 г. по уволенному работнику надо составить справку 2-НДФЛ с признаком «1» (напомним, это нужно сделать не позднее 01.04.2013). Эта справка составляется в общем порядке: указываете в ней все доходы работника, все вычеты и т. д. Сумма налога, не удержанная вами, которая указывается в этой справке (с признаком «1»), будет такая же, какую вы указали в справке с признаком «2»;
  • <если>за 2012 г. по НДФЛ вы уже отчитались, вам нужно направить в инспекцию сообщение о невозможности удержать налог — справку 2-НДФЛ с признаком «2». Как ее заполнять, мы уже рассмотрели. Также желательно представить исправленную справку 2-НДФЛ с признаком «1» (с сопроводительным письмом).

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

СТЕЛЬМАХ Николай Николаевич
СТЕЛЬМАХ Николай Николаевич
Советник государственной гражданской службы РФ 1 класса

Если работник уволился в течение 2012 г. (пусть даже в конце года) и расчет с ним полностью произведен, то в 2013 г. удержать у него сумму НДФЛ не представляется возможным. А значит, организация, как налоговый агент, обязана была не позднее 31.01.2013 письменно сообщить налогоплательщику и налоговому органу о невозможности удержать налог и сумме налогап. 5 ст. 226 НК РФ. Причем даже если ошибка найдена уже в 2013 г., ведь год, в котором не удержан налог, надо определять по дате получения дохода, а не выявления ошибки.

Таким образом, если ошибка выявлена после 31.01.2013, нужно в момент ее обнаружения представить в налоговую инспекцию сообщение о невозможности удержать исчисленную сумму налога по форме 2-НДФЛ с признаком «2».

Налоговые агенты также должны представлять в налоговый орган ежегодно, не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим, сведения о доходах физических лиц и суммах налоговп. 2 ст. 230 НК РФ. Поэтому надо представить и общую годовую справку 2-НДФЛ с признаком «1». В ней необходимо указать общую сумму доходов и исчисленного налога, включая те суммы, которые уже были отражены в справке 2-НДФЛ с признаком «2».

Представлением только общей годовой справки с признаком «1» обойтись нельзя.

Если налоговики пришлют вам требование об уплате такого недоудержанного налога (а это бывает в нашей жизни), то исполнять его не нужно. Ведь НДФЛ платится из доходов работникап. 4 ст. 226 НК РФ, а не за счет средств налогового агента — работодателя (тем более бывшего)п. 9 ст. 226 НК РФ. Поэтому взысканием НДФЛ с уволившегося работника должна заниматься налоговая инспекция, а не ваша организацияп. 5 ст. 226 НК РФ; Письма Минфина от 09.02.2010 № 03-04-06/10-12, от 05.04.2010 № 03-04-06/10-62. Но и игнорировать требование об уплате нельзя — его надо оспаривать. Ведь если вы никак не прореагируете, инспекция может приостановить операции по вашим счетам. И лучше не просто написать письмо в инспекцию, а обращаться в суд.

Поскольку вы не можете удержать НДФЛ из доходов уволившегося работника, то никаких исправительных записей в бухучете делать не надо.

Штрафы за ошибки в справках 2-НДФЛ

О штрафе за несвоевременное сообщение о невозможности удержать налог мы уже говорили. Теперь поговорим о других штрафах.

Даже если вы представите в свою налоговую инспекцию уточненную справку 2-НДФЛ уже после 01.04.2013, штрафа в 200 руб. за не вовремя сданную справкуп. 1 ст. 126 НК РФ быть не должно (разумеется, если неправильную справку вы сдали вовремя). Ведь сроков для подачи уточненных (исправленных) справок нет.

Но с вас могут попытаться взыскать штраф за неудержание и/или неперечисление НДФЛ как налоговым агентом (20% от неудержанного НДФЛст. 123 НК РФ). Такое возможно, если в уже сданных в инспекцию справках 2-НДФЛ вы обнаружите ошибки, которые привели к занижению суммы налога. И подачу уточненной справки инспекторы не рассматривают как исправление ошибки, освобождающее от этого штрафа.

Теоретически есть еще штраф на должностное лицо организации (как правило, на директора) за представление неверных сведений о доходах физических лиц — от 300 до 500 руб.ст. 15.6 КоАП РФ Но на практике такой штраф вряд ли будет, ведь для этого налоговикам нужно отправиться в суд.

***

В последнее время работники часто обращаются к бывшим работодателям по поводу неправильного удержания НДФЛ с суммы выплаченных выходных пособий. Многие организации по старинке включают такие пособия и иные выплаты, связанные с увольнением работников, в облагаемую базу.

А меж тем с 01.01.2012 любые компенсационные выплаты, связанные с увольнением работников (кроме компенсаций за неиспользованный отпуск), облагаться НДФЛ не должны. Единственное условие — общая сумма таких выплат не должна превышать в целом трехкратный размер среднего месячного заработка (шестикратный размер — для работников, уволенных из организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях)п. 3 ст. 217 НК РФ; Письма Минфина от 29.12.2012 № 03-04-06/9-373, от 13.08.2012 № 03-04-06/1-239, от 31.07.2012 № 03-04-05/1-901.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Ошибки - исправление»:

2014 г.

  1. Завысили выручку по НДС и налогу на прибыль: исправляем техническую ошибку, № 18
  2. Ошибки в платежках 2014 года и их исправление, № 8

2013 г.

  1. Как восстановить первичку или исправить ошибки в ней, № 23
  2. Уточненки во время проверки, № 20
  3. Жираф большой — ему видней, или Как исправить ошибки руководства, № 18
  4. Схемы исправления старых ошибок, № 6
  5. Исправляем 2-НДФЛ бывшим работникам, № 5
  6. Можно ли исправить ошибку в сведениях о среднесписочной численности?, № 4
  7. Дни командировки в табеле закрыты «8»: исправляем ошибку, № 3

2012 г.

  1. Сумма взносов была занижена: как это исправить в страховой отчетности, № 17
  2. Ошибки в больничном: когда нужно потребовать от работника переоформить листок, № 17
  3. Ошибка в расчете НДФЛ — всегда штраф?, № 11
  4. В уточненке уменьшили «расходный» налог: за какой период корректировать налог на прибыль?, № 7
  5. Ошибки в платежках на уплату взносов: какие бывают и как исправить, № 6
  6. Как исправить ошибки в старых декларациях по налогу на имущество, № 4

2011 г.

  1. Как исправить завышение «прибыльных» доходов, № 16
  2. Как изменить назначение платежа в исполненной платежке, № 15
  3. Ошибки в налоговых платежках и как их исправить, № 8
  4. Нашли ошибку в расчете налога? Без паники, все поправимо, № 5
ИНДЕКСЫ
в России Индекс
потребительских цен

Используется
для индексации зарплаты

-0.54%
август 2017 г.
0
Минимальный
размер оплаты труда

Используется для
регулирования зарплаты

7 800

Примечание

История

ЕЖЕДНЕВНАЯ
НОВОСТНАЯ
РАССЫЛКА
ОПРОС
Как вы провели отпуск этим летом?
На даче (садовом участке, в деревне)
На Черном море (Крым, Кавказ и т.д.)
Путешествовал по другим регионам России, странам СНГ
Отдыхал за границей
Дома
Не было отпуска

РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Подписка на ГК