Новости Тренинги Типовые ситуации Калькуляторы Формы
Журнал Вебинары Календарь Консультации Форум Тесты
Добавить в «Нужное»

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 7 марта 2013 г.

Содержание журнала № 6 за 2013 г.
Е.А. Шаповал, юрист, к. ю. н.

Своя кадровая первичка

До этого года для оформления большинства кадровых документов надо было использовать унифицированные формы по учету труда и его оплатыутв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Но теперь для этих целей можно использовать и самостоятельно разработанные формыстатьи 9, 32 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон № 402-ФЗ); Письмо Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1.

Организации государственного сектора (то есть организации — получатели бюджетных средств, в частности государственные органы, органы местного самоуправления, государственные (муниципальные) казенные учрежденияст. 162 БК РФ) по-прежнему обязаны вести первичную документацию по унифицированным формамч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.

Всегда ли это возможно и каким требованиям должна отвечать собственная кадровая первичка?

Зачем нужна кадровая первичка

Трудовое законодательство требует оформлять отношения с работником определенными документами (например, издавать приказ для приема сотрудника на работуст. 68 ТК РФ, ежегодно утверждать график отпусковст. 123 ТК РФ). Отсутствие документов в некоторых случаях будет являться нарушением трудового законодательства (к примеру, отсутствие графика отпусков, табеля учета рабочего времени), за которое на организацию и ее руководителя или на предпринимателя может быть наложен административный штрафст. 2.4, ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

А некоторые первичные кадровые документы (например, расчетная ведомость) необходимы и для бухгалтерского, и для налогового учета, и для отчетности по взносамч. 1 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.

За их отсутствие организация может быть привлечена к налоговой ответственности в виде штрафаст. 120 НК РФ.

Кадровая первичка: своя или унифицированная?

Если вы выдаете зарплату через кассу, то по-прежнему обязаны использовать только одну из двух унифицированных кадровых формп. 4.1 Положения ЦБ от 12.10.2011 № 373-П; Информация Минфина № П3-10/2012:

  • <или>расчетно-платежную ведомость (форма № Т-49);
  • <или>платежную ведомость (форма № Т-53).

Для остальных документов тоже можно продолжать оформлять унифицированные формы. Это удобно, поскольку не потребуется перенастраивать бухгалтерские программы. В таком случае в учетной политике должно быть указано, что используются унифицированные формы первичных учетных документов организации по учету труда и его оплаты.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

ШКЛОВЕЦ Иван Иванович
ШКЛОВЕЦ Иван Иванович
Заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

С этого года негосударственные организации вправе самостоятельно разрабатывать формы первичных учетных документов, в том числе по учету труда и его оплатыст. 9 Закона № 402-ФЗ. Вместе с тем унифицированные первичные учетные кадровые документы, утвержденные Госкомстатом РоссииПостановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1, содержат реквизиты и сведения, необходимые не только для отражения соответствующих операций или решений, но и для государственного контроля и надзора, в частности для контрольной деятельности государственной инспекции труда. Поэтому изъятие какой-либо информации, содержащейся в унифицированных формах, при разработке собственных форм может привести к необходимости предъявления проверяющим органам дополнительных сведений или документов.

Так что можно рекомендовать не изменять используемые в кадровом делопроизводстве формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, закрепив данный факт в приказе работодателя, например, об учетной политике.

Но, в принципе, никто не запрещает использовать и самостоятельно разработанные формыч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ. Их можно утвердить:

  • <или>как приложение к учетной политике;
  • <или>приказом руководителя. В учетной политике укажите, что используются самостоятельно разработанные формы. Тогда вводить свои формы кадровой первички можно будет по мере разработки, утверждая их приказами.

Что надо учитывать при разработке своей первички

Безусловно, и для бухгалтерского, и для налогового, и для кадрового учета удобно применять единые формы кадровых документов. При этом трудовое законодательство не предъявляет каких-либо требований к форме указанных документов. Так что будем ориентироваться на требования бухгалтерского законодательства.

Если кадровый документ является одновременно первичным учетным документом (например, расчетная ведомость — это первичный учетный документ, а штатное расписание и график отпусков — нет), то необходимо включить в форму обязательные реквизиты первичного учетного документа, установленные Законом о бухучетеч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.

В тех случаях, когда трудовое законодательство предъявляет требования к содержанию кадрового документа, их также надо соблюдать (например, содержание приказа о приеме на работу должно соответствовать условиям трудового договораст. 68 ТК РФ).

Если вы хотите, чтобы ваша кадровая первичка выглядела «стандартно», загляните в стандарты по оформлению документовМетодические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 (утв. Росархивом); ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, утв. Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст; ГОСТ Р 51141-98, утв. Постановлением Госстандарта от 27.02.98 № 28.

При разработке своей кадровой первички удобнее всего взять за основу унифицированные кадровые формы, из них убрать лишние реквизиты и никогда не заполнявшиеся строки и дополнить их данными, отражающими специфику работы вашей организации.

Рассмотрим, как это сделать, на примере приказа о приеме на работу.

Пример. Составление своей формы приказа о приеме на работу на основе унифицированной формы

/ условие / В организации отсутствуют структурные подразделения. Штатное расписание организации содержит указание на должности работников. Труд работников оплачивается на основе окладов. При этом по условиям труда работникам не полагаются надбавки.

/ решение / Форма приказа о приеме на работу, составленного на основе унифицированной формы № Т-2, будет выглядеть так.

Зеленым цветом отмечены реквизиты первичного учетного документа, которые нельзя исключать. Красным цветом обозначены лишние реквизиты и строки.

Голубым цветом отмечена информация, указания которой требует ТК РФст. 68 ТК РФ.

Форма утверждена Приказом общества
с ограниченной ответственностью «___________»
от «___» _______ 20 ___ г. № __


Унифицированная форма № Т-1
Утверждена Постановлением Госкомстата
России от 05.01.2004 № 1

 

Код
Форма по ОКУД 00281151
по ОКПО
 
(наименование организации)
 
  Номер документа Дата составления
 

ПРИКАЗ
(распоряжение)
о приеме работника на работу

Принять на работу   Дата
с
по
(фамилия, имя, отчество)
  Табельный номер
 
в  
 
(структурное подразделение)
 
(должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации)
 
 
 
(условия приема на работу, характер работы)
с тарифной ставкой (окладом)
 
 
 
(цифрами)
 
руб.
 
 
 
 
 
коп.
 
надбавкой  
 
(цифрами)
  руб.  
 
 
  коп.
с испытанием на срок
 
 
 
 
 
месяца (ев)
 
Основание:
Трудовой договор от
 
 «
 
 
 
» 
 
 
 
 
20 
 
 
 
 г.
 
 
 
 
 
 
Руководитель организации
 
 
 
(должность)
 
 
(личная подпись)
 
 
(расшифровка подписи)
С приказом (распоряжением) работник ознакомлен
 
(личная подпись)
 «
 
 
 
» 
 
 
 
 
20 
 
 
 
 г.
 

Кстати, нас иногда спрашивают: почему ТК РФ требует от работодателя оформлять прием на работу приказом при наличии заключенного с работником трудового договора? На вопрос ответили в Роструде.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

Трудовой договор — это соглашение двух лиц (работника и работодателя), он не является первичным учетным документом. Приказ о приеме на работу — односторонний распорядительный акт, являющийся первичным учетным документом по учету труда и его оплаты. Трудовой кодекс требует оформления обоих документов.

ШКЛОВЕЦ Иван Иванович
Роструд

***

Всю кадровую первичку, которую подписывают работники, составляйте на бумаге, несмотря на то что первичный учетный документ может быть составлен не только на бумажном носителе, но и в электронном виде и подписан электронной подписьюч. 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.

Понравилась ли вам статья?
  • Почему оценка снижена?
  • Есть ошибки
    Укажите ошибки Не более 300 знаков. Осталось 300/300
  • Слишком теоретическая статья, в работе бесполезна
  • Нет ответа по поставленные вопросы
  • Аргументы неубедительны
  • Ничего нового не нашел
  • Нужно больше примеров
  • Тема не актуальна
  • Статья появилась слишком поздно
  • Слишком много слов
  • Другое
    Напишите подробнее Не более 300 знаков. Осталось 300/300
Поставить оценку
Комментарии (0)

Оценивать статьи могут только подписчики журнала «Главная книга» или по демодоступу.

Другие статьи журнала по теме:
Кадры / Оплата труда
Кадры / Оплата труда

2024 г.

№ 6
Из-за чего нужно обжаловать результаты внеплановой трудовой проверкиКак действовать при обжаловании результатов внеплановой трудовой проверкиТрудинспекторы получили доступ к налоговой тайне
№ 5
Для задержки зарплаты у работодателя нет никаких оправданийЗапрет на сокращение одиноких родителей: новые правилаМожно ли учесть в расходах серую зарплатуПриостановка работы из-за задержки зарплаты не спасет совместителя от увольнения
№ 4
Как оформить временного работника на замену двух декретницНесет ли в себе налоговые риски перечисление подотчета на зарплатные картыНужно ли компенсировать «сгоревшие» допвыходные по уходу за детьми-инвалидамиРазъяснения СФР: как правильно сообщать об удаленке и неполном рабочем времени по форме ЕФС-1Уточнен порядок выплаты компенсации за задержку зарплаты
№ 3
Испытательный срок не может длиться вечноКоснутся ли работодателя «возрастные» изменения в воинском учете в 2024 году
№ 2
Может ли работник передумать и взять за работу в выходные деньги вместо отгуловРасчеты с подотчетниками: разбираем вопросы о разном
№ 1
Накопление допвыходных родителем ребенка-инвалида: особые случаиПри простое все работники равныПрием на работу вахтовикаЧто влечет за собой повышение МРОТ

2023 г.

№ 24
Введен штраф за нарушение трудоохранных обязательств перед «вредниками»Допвыходные для ухода за детьми-инвалидами: копим и используемЗарплатно-премиальные вопросы: когда и сколько можно выплатить в декабреКак рассчитывается компенсация за вынужденный прогул
№ 23
Какие обязанности по воинскому учету есть у работодателяКвота по трудоустройству инвалидов: разъясняет Минтруд
№ 22
Ликбез для работодателя по организации воинского учета
№ 21
«Постмобилизационные головоломки» с решениямиДолжен ли работник принести работодателю справку о диспансеризацииМедосмотры работников: как организовать, оформить и учесть расходыУчебный отпуск прерывает основной отпуск
№ 20
Нужен ли новый медосмотр при переходе с одной вредной работы на другую
№ 19
В каких случаях работнику при увольнении положено выходное пособиеВнеплановый контроль: из-за чего может нагрянуть трудинспекцияЗарплатные даты: как правильно установить и соблюдатьПравила внепланового трудового контроля
№ 18
«Алиментные» ситуации: считаем, удерживаем, индексируемРеорганизация и сотрудники: кто, что и когда должен сообщить в СФР
№ 17
Как считать компенсацию за неотгулянный отпуск, если сотрудник отработал меньше годаКогда специалист, поступивший в магистратуру, сохраняет право на учебный отпускПравила военно-учетного поведения работодателя: за что новые штрафы
№ 15
Вводим дресс-код для работников с оглядкой на судебную практикуКак налоговики понимают, что работников маскируют под самозанятыхНаем на сезон: лучше временные работники или самозанятые?
№ 14
Как столичным работодателям учитывать нерабочий день 26 июняМожно ли взять допвыходные по уходу за ребенком-инвалидом, живущим в другом городеЧто ожидает работодателя при возвращении «приостановленного» сотрудника
№ 13
Нельзя лишать работника стимулирующей части зарплаты на весь период взысканияПремии: как учитывать, когда индексировать и из-за чего можно не платитьРаботодатель не должен мешать сотруднику в обеденный перерыв
№ 12
Признание увольнения незаконным: что думают судьиРаботник призван на военные сборы: что делать бухгалтеруШпаргалка по ПСВ и РСВ: на кого подавать сведения, а на кого нет
№ 11
Зарплатные субсидии за прием на работу участников СВОРоструд подготовил памятку по обязательным медосмотрамСписание подотчетных сумм: разбираемся с документами и налогами
№ 9
Студент-сотрудник: возможны ли срочный договор, испытательный срок и отпуск на сессиюРаботнику положена компенсация и за неначисленную зарплату
№ 8
Как в трудовой книжке исправить запись о переименовании организацииМожно ли наказать работника, прогулявшего обучение
№ 7
Устанавливаем видеонаблюдение в офисе с учетом судебной практики
№ 5
«Должен» — «не должен» в работе с персональными даннымиВозможности совместительства ограничены только временемТрудинспекторы почти всегда предупреждают о своем приходе
№ 4
Считаем отпуска и зарплаты с учетом праздничных и выходных дней
№ 3
Можно ли продлить испытательный срок нового работникаУпорядочение отчетности в органы занятости: что это означает для работодателяУтверждены требования к подтверждению уничтожения персональных данныхЧто нужно знать для организации суммированного учета рабочего времени
№ 2
Когда нужна доплата до МРОТМобилизованным гражданам предоставлены новые трудовые гарантииНовые бланки трудовых книжек в действииЧто надо помнить, если в компании есть работник-донор
№ 1
Зарплатные и отпускные вопросы в свете новогодних праздниковИспытательный срок: что нужно знатьНовшества в отношении иностранных работников — 2023

2022 г.

№ 24
Как отличить разъездной характер работы от командировокПередать трудовую книжку уволенного работника через его экс-коллегу нельзяПриостановление исполнительного производства в отношении мобилизованного сотрудникаЧто делать, если работодатель задерживает зарплату
№ 23
Запреты на работе: какие права нельзя отобрать за зарплатуЧто работодатель может запретить работникам
№ 22
«Мобилизационные» обстоятельства кадровой работыУволенный работник просит копии рабочих документов: что выдавать, а что нет?
№ 21
Директора мобилизовали: кому передать полномочия и какКадровые грани мобилизации: как все оформитьКадровые последствия «мобилизационного» приостановления договораМестные администрации вправе запрашивать данные о мужчинах-работникахМобилизационные хлопоты с сотрудником, которого нет на месте
№ 20
Воинский учет: вести его и сдавать отчетность должны все организацииКак работодателю сохранить прожиточный минимум сотруднику-должникуПочему работодателю важно понимать, что мобилизация ≠ военные сборы
№ 19
Персональные данные сотрудников: какие обязанности появились у работодателейСрок выплаты зарплаты нарушен — что за это будет?Что меняется с новыми правилами расследования производственных травмЧто нового при оформлении расследования несчастных случаев на производстве
№ 18
Как не ошибиться, удерживая долги из зарплаты сотрудниковНужно ли было подавать уведомление об обработке персональных данных до 1 сентября
№ 17
«Переводные» разъяснения Минтруда для первоначального работодателяОбещание, данное в мессенджере, можно зафиксировать у нотариусаОтветы Минтруда для работодателей, принимающих временных работниковСверхурочная работа: сложные вопросы оформления и оплатыУдержания из зарплаты сотрудника с учетом прожиточного минимума
№ 16
Как передать уволенному работнику трудовую книжкуНДФЛ с компенсации за задержку зарплаты: Минфин и ФНС изменили позицию
№ 15
Временный перевод к другому работодателю: взгляд с обеих сторонКак в трудовом договоре указывать сроки выплаты зарплатыКогда договор о полной материальной ответственности не работает
№ 14
Индексация ≠  повышение зарплаты до МРОТТест: как правильно организовать удаленку
№ 13
Как работники с работодателя серую зарплату взыскивалиЧто думает ВС РФ об оформлении трудовых договоров
№ 12
Ведение трудовой книжки и учет трудового стажа работника из УкраиныКогда больничный лист не спасет работника от увольнения по инициативе работодателяСчитаем отпускные при наличии «президентских» нерабочих дней в расчетном периоде
№ 11
А ну-ка, удержи: переплата за «авансовый» отпуск при увольнении работникаКак IT-компании уведомлять военкомат об увольнении работника-«отсрочника»Зарплатный аванс: чтобы не больше, но и не меньшеКадрово-бухгалтерские будни: что, когда и как оформлятьКак поступить с работником, который не справляется со своими обязанностямиОтпуск отгулян авансом: отражаем перерасчет в налогах и бухучетеСправку об отсутствии судимости можно требовать не у всех соискателейЧто такое необоснованный отказ в приеме на работу: точка зрения ВС РФ
№ 10
Нюансы расчета «алиментной» задолженности сотрудниковОбзор судебных дел по спорам, связанным с заключением трудового договораФаксимильная подпись и трудовой договор несовместимы
№ 9
Во избежание простоя: временная смена трудовой функции, режима работы или работодателяСубсидии за наем молодежи: кто, сколько и как может получить
№ 8
Любимые вопросы работодателей об индексацииНи от кого не зависящий простой: оформляем, оплачиваем, учитываем
№ 7
Аренда жилья и другие расходы при переезде сотрудника: что с налогамиНеотгулянный отпуск: компенсируем при увольненииРаботник «потерялся» на митинге, в отпуске или в командировке: кадрово-бухгалтерские последствия
№ 6
Работодатели могут продолжать перечислять работникам зарплату на карты банков, попавших под санкцииУвольнение за прогул: разбираемся с причинами отсутствия на работе
№ 5
2 основных вопроса про компенсацию отгуловСЗВ-ТД о приеме на работу: с приказом и без негоКак перевести будущую маму на легкий трудКак работодателям размещать сведения о вакансиях на портале «Работа в России»Правила хорошего тона при отгулах
№ 4
«Вирусное» отстранение: когда допустимо и какие последствияГенерального директора ООО дисквалифицировали: как смягчить последствияКак удержать с работника алименты и другие долги, чтобы к вам не было претензийНа удаленку рекомендовали отправить как можно больше работниковПрием на работу генерального директора ООО: три основных шагаУчет расходов на добровольное личное страхование и пенсионное обеспечение работников
№ 3
«Медицинский» перевод на другую работу: как, куда, на сколькоКак устроить у себя ЭКДО
№ 1
В 2022 году МРОТ равен 13 890 руб.: что предпринять работодателямПФР подкорректировал правила заполнения СЗВ-СТАЖЧто полагается за работу в январские каникулы
Cвежий номер «Главной книги»
  • «ПРИБЫЛЬНЫЕ» ИТОГИ — 2023: учет затрат и заполнение отчетности
  • ЕФС-1 О СТАЖЕ УХОДЯЩИХ В ДЕКРЕТ И ДЕТСКИЙ ОТПУСК: свежие разъяснения СФР
  • АРЕНДА АВТО БЕЗ ЭКИПАЖА: можно ли учесть допрасходы
  • ОТВЕТЫ ПО РЕЗЕРВАМ: обратная связь с читателями
Читать
ПОЛЕЗНОЕ
АКТУАЛЬНОЕ

КАЛЕНДАРЬ БУХГАЛТЕРА НА РАБОЧИЙ СТОЛ
«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Вебинар 27 марта НА ПРАВАХ РЕКЛАМЫ
Нужное
Содержание