Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 5 апреля 2013 г.
Содержание журнала № 8 за 2013 г.Разрабатываем удобный регистр по НДФЛ
Разработка налогового регистра по НДФЛ отдана на откуп самим организация
С чего начать
Прежде чем сделать под себя регистр по НДФЛ, надо определить, для чего он нужен. А необходим он вам как налоговому агенту для того, чтобы:
- правильно рассчитать налог, подлежащий удержанию из доходов работника;
- на основании данных регистров быстро заполнить справки
2-НДФЛ на каждого работника и по окончании года отчитаться перед налоговой инспекциейп. 2 ст. 230 НК РФ; - в случае налоговой проверки предъявить проверяющим регистр и избежать штрафа за его отсутствие.
Поэтому в регистре должны быть обязательные реквизиты, прямо упомянутые в НК, а также все данные, которые есть в справке
Обязательные реквизиты регистра по НДФЛ
Обязательные реквизиты, которые должны быть в регистре по НДФЛ, таки
1) сведения, позволяющие идентифицировать налогоплательщика (ф. и. о., ИНН). Также в регистре лучше сразу указать паспортные данные (номер, серию, адрес места жительства), так как они нужны для заполнения справки
2) статус налогоплательщика (резидент/нерезидент);
3) виды выплачиваемых доходов и их коды;
4) виды предоставленных налоговых вычетов и их коды;
5) суммы доходов и суммы вычетов;
6) даты выплаты доходов;
7) даты удержания налога;
8) даты перечисления налога;
9) реквизиты платежного документа на перечисление налога в бюджет (дата и номер).
Первые пять реквизитов вопросов не вызывают, и проблем отразить их в налоговом регистре нет. Все данные о работнике можно оформить так же, как и в разделе 2 справки
Понятно, что суммы доходов работников вы будете брать из своих первичных документов (расчетно-платежных, расчетных ведомостей, актов и т. п.). Коды доходов и коды вычетов берутся из Справочников, приведенных в приложениях № 3 и № 4 к Приказу ФНС, которым утверждены форма справки
А статус налогоплательщика можно кодировать
Если работник — иностранец или просто часто бывает за границей в командировках, то, чтобы фиксировать, как в течение года меняется его статус, можно сделать в начале регистра такую таблицу.
Месяц | Янв. | Февр. | Март | Апр. | Май | Июнь | Июль | Авг. | Сент. | Окт. | Нояб. | Дек. |
Статус | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 |
Отслеживать в течение года статус нужно еще и потому, что вычеты предоставляются работнику только в отношении доходов, облагаемых по ставке
Дата выплаты дохода
В гл. 23 НК РФ нет такого понятия, как «дата выплаты дохода». Поэтому надо исходить из буквального смысла этого термина. В регистре по НДФЛ в качестве даты выплаты любого дохода надо указывать дату реального перечисления денег сотруднику. Кстати, так же считает и Минфин. Например, он разъяснил, что если зарплата выплачивается путем зачисления денег на карточные счета работников, то в регистре надо указывать именно дату перечисления денег на карточки работнико
Вид доходов | Дата выплаты доходо |
Любые доходы в денежной форме (включая оплату труда, выплаты по ГПД, отпускные, больничные, дивиденды и др.) | День выплаты дохода из кассы либо перечисления денег на счет работника в банке |
Доходы в натуральной форме | День передачи работнику имущества (оказания ему услуг, выполнения для него работ) |
Материальная выгода, полученная от экономии на процентах при выдаче работнику займа | День уплаты работником процентов по займу |
Материальная выгода, полученная от приобретения товаров (работ, услуг) или ценных бумаг | День приобретения работником товаров (работ, услуг), ценных бумаг |
Поскольку зарплата должна выплачиваться два раза в месяц (за первую половину месяца — до окончания месяца, как правило, с
Дата удержания НДФЛ
Организация обязана удержать НДФЛ из доходов работника при их выплат
Рассчитать налог, подлежащий удержанию, нужно раньше — в момент начисления дохода работнику. То есть в день начисления зарплаты, премий, надбавок, доплат, пособий по болезни, отпускных, доходов по ГПД и т. п. Это будет налог исчисленный, и его вы указываете в соответствующей графе регистра по НДФЛ.
А вот удержать исчисленный НДФЛ из доходов работника нужно, как мы уже сказали, только при их непосредственной выплате.
В большинстве случаев дата удержания налога будет совпадать с датой выплаты доходов (например, при выплате отпускных, больничны
При выплате доходов в натуральной форме (например, при выдаче подарков) удержать НДФЛ в момент выплаты дохода невозможно. Это нужно сделать при ближайшей выплате денег работнику, например при выплате ему зарплаты, отпускных, пособий по болезни и
Теперь разберемся с зарплатой. Она, как мы уже сказали, выплачивается два раза в месяц. И что же, два раза удерживать НДФЛ? Контролирующие органы неоднократно разъясняли, что исчислять, удерживать и перечислять в бюджет НДФЛ с зарплаты (в том числе за первую половину месяца) нужно один раз в месяц при окончательном расчете дохода сотрудника по итогам каждого месяца, за который ему был начислен дохо
Таким образом, датой получения дохода в виде оплаты труда как за первую, так и за вторую половину месяца является последний день месяца, за который зарплата начислена. И на эту же дату нужно исчислить НДФЛ за меся
Казалось бы, все просто: при выплате зарплаты за первую половину месяца (аванса) НДФЛ удерживать не надо. Однако если вы выплатите работнику сумму аванса без удержания НДФЛ, то по окончании месяца может сложиться ситуация, когда вы не сможете перечислить НДФЛ в бюджет, так как вам не из чего будет удержать налог. Например, вы выплатили работнику аванс, НДФЛ с него не удержали. А потом оказалось, что за вторую половину месяца работнику не положена зарплата по какой-то причине (например, он заболел или находился в отпуске за свой счет). И получается, что удержать НДФЛ вам просто не из чего. А перечислять в бюджет НДФЛ за счет собственных средств вы не можете, это прямо запрещено Кодексо
- <или>выплачивать зарплату за первую половину месяца за вычетом рассчитанного с нее НДФЛ, но НДФЛ не начислять (проводку Дт счета 70 – Кт счета 68 не делать) и не удерживать. Тогда в конце месяца вы всегда сможете удержать весь НДФЛ за месяц из доходов работника;
- <или>исчислять (делать проводку Дт счета 70 – Кт счета 68) и удерживать НДФЛ с аванса, но в бюджет его сразу не перечислять. А перечислить сумму налога, удержанную со всей зарплаты за месяц, один раз — при выплате зарплаты по итогам месяца. Однако такой вариант может вызвать лишние вопросы налоговиков при выездной проверке (мол, раз удержали налог, то почему не перечислили, возможность ведь была);
- <или>исчислять, удерживать и перечислять НДФЛ при каждой выплате зарплаты, то есть два раза в месяц (делать проводки: при исчислении НДФЛ — Дт счета 70 – Кт счета 68, а при перечислении налога — Дт счета 68 – Кт счета 51).
Дата перечисления НДФЛ и реквизиты платежки
Это дата, которая указана в отметке банка на платежке на перечисление НДФЛ. Напомним, что срок, в который налог должен быть перечислен в бюджет, зависит от способа выплаты доходо
Способ выплаты доходов | Срок перечисления НДФЛ |
Из кассы за счет денег, полученных в банке | В день получения денег в банке |
Из кассы за счет выручки | Не позднее следующего дня после выплаты дохода |
Перечисление на банковский счет работника или по его поручению на счета других лиц | В день перечисления дохода |
В неденежной форме (в натуральной форме или в форме материальной выгоды) | Не позднее дня, следующего за днем удержания налога. А удержать НДФЛ надо в ближайший день выплаты денежного дохода |
Если вы выплачиваете доход (за исключением зарплаты за первую половину месяца) работнику безналичным путем и перечисляете налог вовремя, то дата выплаты дохода, дата удержания налога и дата его перечисления у вас будут совпадать.
Всем известно, что НДФЛ перечисляется в бюджет сразу за всех работников организации (или работников одного подразделения) одной платежкой. Поэтому если удержанный НДФЛ перечислен в бюджет полностью, то в налоговом регистре у каждого работника будет указан один и тот же номер платежки и ее дата.
Общие правила по ведению регистра
ПРАВИЛО 1. На каждого работника ежегодно нужно заводить отдельный регист
ПРАВИЛО 2. В регистре все выплаченные работнику доходы, облагаемые по ставке 13%, и предоставленные вычеты отражаются как помесячно, так и нарастающим итогом с начала года. Ведь НДФЛ по этим доходам рассчитывается нарастающим итогом с начала года по итогам каждого месяца за вычетом НДФЛ, удержанного в предыдущих месяцах текущего год
А вот доходы, облагаемые по другим ставкам, можно отражать только помесячно. В этом случае НДФЛ исчисляется отдельно по каждой сумме дохода без предоставления вычето
ПРАВИЛО 3. Если работник принят на работу не с начала года, то в начале регистра можно указать такие сведения.
Сумма дохода, облагаемого по ставке 13% на предыдущем месте работы, руб. |
Сумма дохода берется из справки
Если работник имеет право на детские вычеты, то в начале регистра лучше сделать еще одну табличку.
Ф. и. о. ребенка | Дата рождения | Категория ребенка (первый, второй, третий и т. д., инвалид) |
Из нее будет сразу видно: с какого месяца надо начать предоставлять вычет и когда перестать это делать, какую сумму вычета предоставить и какой код вычета присвоить.
ПРАВИЛО 4. В регистре можно не отражать доходы, которые в полной сумме не облагаются НДФЛ, например пособия по беременности и родам, ежемесячное пособие по уходу за ребенком до полутора
А вот доходы, которые не облагаются НДФЛ в пределах установленного лимита (например, суточные свыше 700 руб., материальная помощь и подарки, облагаемые в части, превышающей 4000 руб. в год и др.), в регистре отражать над
ПРАВИЛО 5. Если у организации есть обособленные подразделения, то налоговые регистры по НДФЛ нужно вести в каждом ОП отдельно.
А если работник одновременно получает доходы и в ГП, и в ОП, то на него надо завести два регистра по НДФЛ. В этом случае для правильного расчета НДФЛ вычеты на детей удобнее предоставлять в каком-то одном месте — либо в ГП, либо в ОП.
Вести регистры в каждом ОП нужно для того, чтобы не было проблем с перечислением НДФЛ и представлением справок
ПРАВИЛО 6. Суммы НДФЛ отражаются в регистре в целых рублях, а все остальные суммы — в рублях и копейка
ПРАВИЛО 7. Форму регистра по НДФЛ лучше утвердить приказом руководителя.
Заполняем регистр по НДФЛ
Как это сделать, покажем на примере.
Пример. Заполнение регистра по НДФЛ
/ условие / В организации работает Неунывающий Иван Петрович. Его оклад — 20 000 руб. Сроки выплаты зарплаты: за первую половину месяца —
У работника есть дочь в возрасте 10 лет. В связи с этим он принес в бухгалтерию заявление о предоставлении вычета и копию свидетельства о рождении ребенка.
С 4 по 8 февраля работник болел. После того как Неунывающий И.П. принес больничный, ему было начислено пособие в сумме 4000 руб., которое было выплачено
С 11 по 24 марта работник был в отпуске. Сумма отпускных была выплачена работнику 5 марта до начала отпуска вместе с зарплатой за феврал
Кроме того, Неунывающему И.П. организация вручила два подарка:
- 25 января в связи с его юбилеем — на сумму 3000 руб.;
- 22 февраля в связи с праздником — на сумму 1500 руб.
НДФЛ со стоимости подарка на 23 февраля был удержан из февральской зарплаты работника.
НДФЛ, удержанный с зарплаты работников, перечислялся в бюджет в день получения в банке денег для выплаты зарплаты.
/ решение / В регистре мы приводим только те данные, которые нужны для расчета налога.
Налоговый регистр по НДФЛ
Ф. и. о. ребенка | Дата рождения | Категория ребенка |
Неунывающая Катерина Ивановна | 07.01.2003 | — ребенок первый; — код вычета — 114; — сумма вычета — 1400 руб. |
Месяц | Доход | Налоговый вычет | Облагаемая сумма, руб. (гр. 3 – гр. 6) | НДФЛ исчисленный, руб. (гр. 7 х 13%) | НДФЛ удержанный | НДФЛ перечисленный | ||||||
Вид и код дохода | Сумма, руб. | Дата выплаты | Код вычета | Сумма, руб. | Сумма, руб. | Дата | Сумма, руб. | Дата | Платежный документ | |||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 |
Январь | Зарплата (2000) | 20 000 | 22.01.2013, 07.02.2013 | 114 | 1400 | 18 600 | 2418НДФЛ с зарплаты за первую и вторую половину месяца надо исчислить в последний день месяца — в день начисления дохода | 2418Удержать и перечислить НДФЛ с зарплаты за месяц надо в день выплаты работникам зарплаты за вторую половину месяца | 07.02.2013 | 2418Удержать и перечислить НДФЛ с зарплаты за месяц надо в день выплаты работникам зарплаты за вторую половину месяца | 07.02.2013 | № 11 от 07.02.2013 |
Подарок на юбилей (2720) | 3 000 | 25.01.2013 | 501 | 3000Общая сумма вычета по всем выданным в течение года подаркам составляет 4000 руб. С суммы превышения — 500 руб. — надо исчислить и удержать НДФЛ | — | — | — | — | ||||
Итого за месяц | х | 23 000 | х | х | 4400 | 18 600 | 2418 | 2418 | х | 2418 | х | х |
Итого с начала года | х | 23 000 | х | х | 4400 | 18 600 | 2418 | 2418 | х | 2418 | х | х |
Февраль | Больничный (2300) | 4 000 | 22.02.2013 | — | — | 4 000 | 520 | 520 | 22.02.2013 | 520 | 22.02.2013 | № 35 от 22.02.2013 |
Подарок на 23 февраля (2720) | 1 500 | 22.02.2013 | 501 | 1000Общая сумма вычета по всем выданным в течение года подаркам составляет 4000 руб. С суммы превышения — 500 руб. — надо исчислить и удержать НДФЛ | 500Общая сумма вычета по всем выданным в течение года подаркам составляет 4000 руб. С суммы превышения — 500 руб. — надо исчислить и удержать НДФЛ | 65 | 65 | 07.03.2013 | 65 | 07.03.2013 | № 50 от 07.03.2013 | |
Зарплата (2000) | 15 000 | 22.02.2013, 07.03.2013 | 114 | 1400 | 13 600 | 1768 | 1768 | 07.03.2013 | 1768 | 07.03.2013 | № 50 от 07.03.2013 | |
Итого за месяц | х | 20 500 | х | х | 2400 | 18 100 | 2353 | 2353 | х | 2353 | х | х |
Итого с начала года | х | 43 500 | х | х | 6800 | 36 700 | 4771 | 4771 | х | 4771 | х | х |
Март | Отпускные (2012) | 14 000 | 07.03.2013 | — | — | 14 000 | 1820 | 1820 | 07.03.2013 | 1820 | 07.03.2013 | № 50 от 07.03.2013 |
Зарплата (2000) | 10 000 | 05.04.2013 | 114 | 1400 | 8 600 | 1118 | 1118 | 05.04.2013 | 1118 | 05.04.2013 | № 63 от 05.04.2013 | |
Итого за месяц | х | 24 000 | х | х | 1400 | 22 600 | 2938 | 2938 | х | 2938 | х | х |
Итого с начала года | х | 67 500 | х | х | 8200 | 59 300 | 7709 | 7709 | х | 7709 | х | х |
... |
1. Сумма НДФЛ, излишне удержанная по итогам года (гр. 9 – гр. 8) | |
2. Сумма НДФЛ, не удержанная по итогам года (гр. 8 – гр. 9) |
| | |
***
При желании вы можете дополнять регистр любыми данными, которые вам нужны. Если доходы облагаются по разным ставкам, то можно сделать обобщающую таблицу, где будут указываться общая сумма дохода и общая сумма удержанного и перечисленного налога.
Если на конец года вы не успели возвратить работнику излишне удержанный с его дохода НДФЛ и продолжаете возвращать его в следующем году, то сумму долга перед работником можно показать в дополнительной таблице в начале регистра.
А в конце регистра вы можете указать номер справки