Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 5 апреля 2013 г.
Содержание журнала № 8 за 2013 г.Обнаружили недостачу: составляем претензию контрагенту
К сожалению, не всегда контрагенты оправдывают наши ожидания, например, кто-то недопоставил товар, а кто-то поставил, но некачественный. В этой статье мы расскажем о том, как правильно выразить контрагенту свое недовольство.
Азы претензионного порядка
Начнем с того, что если продавец нарушил свои обязательства по договору, то покупатель обязан сообщить ему об это
Направить претензию вы можете независимо от того, прописан обязательный претензионный порядок урегулирования спора в вашем договоре или нет. Но удобнее все-таки его прописать. Ведь тогда вы будете точно знать, в какой срок вы должны направить претензию, а в какой продавец должен на нее ответить. Выглядеть это условие в договоре может следующим образом.
5. Урегулирование споров
5.1. Все споры и разногласия, возникающие при исполнении настоящего Договора, разрешаются путем переговоров с соблюдением претензионного порядка.
5.2. Сторона, получившая претензию, обязана рассмотреть ее и направить ответ Стороне, заявившей претензию, в течение 10 рабочих дней со дня получения претензии.
5.3. Сторона, заявившая претензию, в случае полного или частичного отказа в удовлетворении претензии, а равно в случае неполучения ответа на претензию, в течение 20 рабочих дней со дня получения претензии другой Стороной, вправе передать спор на рассмотрение в арбитражный суд.
И учтите, что если договором предусмотрен претензионный порядок, а вы его соблюдать не будете и сразу обратитесь в суд, то ваш иск оставят без рассмотрени
Составляем претензию
Перед тем как составить саму претензию, вам нужно предпринять некоторые шаги. Допустим, в ходе приемки товара вы обнаружили, что количество товара или его качество не соответствуют тому, что указано в договоре купли-продажи, а также в товарных накладных. Тогда вам нужно составить акт об это
По идее, данный акт должны подписывать несколько человек, в том числе и представитель поставщика. Но чаще всего акт подписывается без участия представителя или в присутствии незаинтересованного лица (например, работника сторонней организации) — мало кто направляет своих представителей к покупателю, особенно когда продавец и покупатель находятся в разных регионах.
Далее принимайтесь за составление претензии. В ней укажите:
- в чем состоит нарушение обязательств продавцом;
- какие требования вы выдвигаете;
- сумму претензии с ее расчетом (при наличии этой суммы).
Также целесообразно установить разумный срок (если он не прописан в договоре), в течение которого просите продавца отреагировать на ваши требования, например 10 календарных дней с момента получения. Кроме того, обязательно приложите к претензии документы, подтверждающие обоснованность ваших требований, например акт по форме
Претензию с документами направляйте с нарочным или по почте заказным письмом с описью вложения и с уведомлением о вручении. Это необходимо, чтобы в дальнейшем доказать, что претензию вы действительно направляли, а ваш контрагент ее получил. Если вам известны несколько адресов контрагента, направляйте письма по всем этим адресам. Для ускорения процесса можете одновременно отправить скан-образ претензии по электронной почте.
Если в вашем договоре прописан срок, в течение которого вы должны направить претензию, обязательно соблюдайте его, если же не прописан — направьте претензию как можно быстре
Обращаемся в суд
Если контрагент не отреагировал на вашу претензию в оговоренный вами срок или посчитал ее необоснованной, то вам ничего не остается, кроме как обратиться в суд.
В исковом заявление не забудьте указать то, что вами соблюден претензионный порядок, а также приложить подтверждающие этот факт документы (например, копию претензии, копию документа, доказывающего отправление претензии
От теории к практике
А теперь давайте рассмотрим пример.
Пример. Выставление претензии контрагенту при выявленной недостаче
/ условие / ООО «Апрель» купило у ООО «Март» 100 саженцев роз по цене 354 руб. (с НДС) за 1 саженец. ООО «Апрель» перечислило
При приемке обнаружена недостача 20 саженцев. Составлен акт об установлении расхождений по количеству ТМЦ при их приемке от 05.04.2013 № 2, подписанный с согласия поставщика без его представителя. Направлена претензия в адрес ООО «Март».
/ решение / 1. Составляем претензию контрагенту.
ООО «Апрель»
107370, г. Москва,
ул. Бойцовая, д. 6
Руководителю ООО «Март»
Подснежкину А.Е.
142500, Московская обл.,
г. Павловский Посад, д. 7
Претензия
г. Москва
«5» апреля 2013 г.
5 апреля 2013 г. при приемке товара, отгруженного вашей организацией в наш адрес по договору от 29.03.2013
В соответствии с ч. 1 ст. 466 ГК РФ требуем вернуть предоплату за недопоставленный товар в размере 7080 руб., включая НДС (300 руб. х 20 шт. + 300 руб. х 20 шт. х 18%), в течение 10 рабочих дней со дня получения претензии на наш расчетный счет, указанный в вышеупомянутом договоре.
В случае невыполнения указанных требований мы будем вынуждены обратиться в суд с требованием о взыскании с вашей организации:
— предоплаты за недопоставленный товар в размере 7080 руб. (в том числе НДС);
— процентов за пользование чужими денежными средствами (ст. 395 ГК РФ);
— судебных расходов, понесенных нашей организацией в связи с обращением в суд (стоимость услуг представителей, сумма госпошлины) (статьи 106,
Приложение: акт о выявлении расхождений по количеству ТМЦ при их приемке от 05.04.2013 № 2 на 1 листе.
| В.И. Крокусов | ||
|
2. Отражаем недостачу в бухгалтерском учете.
Содержание операции | Дт | Кт | Сумма, руб. |
На дату перечисления предоплаты поставщику | |||
Перечислен (100 шт. х 354 руб.) | 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» | 51 «Расчетные счета» | 35 400 |
Если вы примете к вычету НДС по перечисленному поставщику авансу, не забудьте его восстановить:
| |||
На дату принятия товара к учету | |||
Принят к учету фактически поступивший товар (80 шт. х (354 руб. – 354 руб. х | 41 «Товары» | 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» | 24 000 |
Отражен входной НДС по фактически поступившему товару (24 000 руб. х 18%) | 19 «НДС по приобретенным ценностям» | 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» | 4 320 |
НДС по фактически поступившему товару принят к вычету | 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «НДС» | 19 «НДС по приобретенным ценностям» | 4 320 |
НДС к вычету вы принимаете по исправленному счету-фактуре, полученному от ООО «Март» | |||
На дату предъявления претензии поставщику | |||
Предъявлена претензия поставщику на сумму недопоставленного товара (20 шт. х 354 руб.) | 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» | 7 080 | |
На дату получения денег (по претензии) от поставщика | |||
Получены деньги от поставщика по признанной претензии | 51 «Расчетные счета» | 7 080 |
***
Кстати, возвращенная по претензии предоплата вашим доходом не является. Но если договором предусмотрены какие-либо штрафные санкции для поставщика за нарушение условий поставки, то положенная вам и признанная поставщиком неустойка — это ваш внереализационный доход, увеличивающий базу по налогу на прибыл