Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 19 апреля 2013 г.
Содержание журнала № 9 за 2013 г.Печать фирмы: изготавливаем, используем, утилизируем
Как правильно обращаться с печатью
Печать фирмы может изготавливаться как при создании компании, так и позднее, к примеру в связи с утерей или порчей прежней печати. В любом случае надо отразить в бухгалтерском и налоговом учете затраты на изготовление печати.
Кроме того, именно в бухгалтерию могут передать на хранение печать, причем не только вспомогательную (например, печать «Для счетов» или «Бухгалтерия»), но и основную. И подходить к вопросу ее хранения надо очень ответственно. Ведь за утрату вверенной печати вас могут привлечь к дисциплинарной ответственности.
Бухгалтерский и налоговый учет
Затраты на изготовление печати учитываются в бухучете в составе общехозяйственных или прочих расходов. Сумма НДС, предъявленная фирмой — изготовителем печати, принимается к вычету на дату принятия печати на учет (при наличии счета-фактуры
Содержание операции | Дт | Кт |
Учтены расходы на изготовление печати | 26 «Общехозяйственные расходы» (91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие расходы») | 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» |
Отражена сумма НДС, предъявленная специализированной фирмой | 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» | 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» |
Принята к вычету предъявленная сумма НДС (при наличии счета-фактуры) | 68 «Расчеты по налогам и сборам» | 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» |
Для целей налогообложения прибыли расходы на изготовление печати можно учесть в составе прочих расходо
При упрощенке расходы на изготовление печати можно учесть в составе материальных расходов после оплат
Использование печати
Вам придется отвечать за сохранность и использование печати по назначению, если:
- <или>есть приказ руководителя о назначении вас ответственным за нее лицом постоянно или на время;
- <или>в вашем трудовом договоре или должностной инструкции прописано, что вы храните конкретную печать. А если в инструкции заместителя главбуха записано, что в отсутствие главного бухгалтера он несет ответственность за сохранность и использование печати по назначению, то приказ тоже не понадобится.
Хранение печатей (штампов)
Как лучше организовать учет печатей, нам рассказал представитель аудиторской компании.
ОБМЕН ОПЫТОМ
“Многие организации совершенно неоправданно пренебрегают контролем движения печатей. С одной стороны, действительно, изготовление печатей давно перестало быть проблемой и поэтому наличие или отсутствие на документе печати играет уже не столь важную, как раньше, роль. С другой стороны, традиционно оттиск печати рассматривается как повышение защиты документа от подделок. Поэтому контроль за количеством изготовленных в организации печатей, местами их хранения и правомерностью оттисков на документах остается важным для компании.
В практике уже сложились некоторые правила работы с печатью: в той или иной степени ими руководствуются в крупных или средних организациях, имеющих несколько печатей.
Формируется журнал (каталог) печатей. Например, для каждой печати отводится собственный лист, где указываются дата изготовления печати, образец ее оттиска (как правило, сильно увеличенный и обычный), назначение, порядок применения и место хранения печати, основание и дата выбытия или уничтожения печати.
Если же говорить об основной печати организации (раньше она называлась гербовой, так как на ней размещался герб государства), то ее выдают за пределы организации только через руководителей — директора или его заместителей. В этом случае может быть использован журнал выдачи печати, в котором ответственное за ее хранение лицо указывает, кому, какого числа и во сколько была передана печать и на каком основании (устное распоряжение и т. п.). В этом журнале проставляется подпись сотрудника о получении печати и предполагаемый срок ее возврата. Возврат печати оформляется отдельной записью в журнале с проставлением расписки принимающего лица. На каждую печать можно заводить отдельный журнал.
Понятно, что все эти «сложности» кажутся излишними для малого предприятия. Однако чем предприятие крупнее, чем больше риски несанкционированной выдачи от его имени обязательств (векселей, отступных), незаконного вывода его активов, тем серьезнее служба внутреннего контроля должна регламентировать и контролировать работу с печатям
и”.
Итак, если у вас в компании несколько печатей, вам могут поручить вести их учет. Для этого лучше завести специальный журнал. Его обязательная форма не установлена законодательством, поэтому каждая компания делает подобный журнал «под себя». В этом документе важно отражать факты:
- поступления любой печати в компанию;
- выдачи ее на руки работнику, который изначально уполномочен ее хранить;
- уничтожения непригодных печатей.
После того как вы создали такие журналы, оформите их по тем же правилам, что и документы строгой отчетности:
- пронумеруйте каждый лист журнала;
- прошнуруйте журнал, скрепите печатью и подписью руководителя организации.
Хранить журналы лучше в сейфе.
ОБМЕН ОПЫТОМ
“Передачу печати от увольняющегося сотрудника вновь принятому можно оформить актом приема-передачи в трех экземплярах — увольняемому, новому сотруднику и в службу делопроизводства (отдел кадров или бухгалтерию
)”.
ЕФРЕМОВА Анна Алексеевна
Генеральный директор ООО «Вектор развития»
Мы предлагаем такие варианты журналов для учета печатей в компании:
- в журнале поступления печатей фиксируете, какие вообще печати есть в организации и кто за них отвечает;
- в журнале движения печатей отражаете передачу конкретной печати на время определенному сотруднику для выполнения текущих задач и возврат печати ответственному за нее лицу.
Журнал поступления печатей (штампов)
Начат «03» июня 2010 г.
Окончен «___» ______
Дата поступления печати (штампа) | Название печати (штампа) | Оттиск печати (штампа) | Ответственное лицо | Место хранения печати (штампа) Хранить печати и штампы нужно в местах, исключающих доступ к ним посторонних. Лучше, чтобы: основная круглая печать организации хранилась в сейфе и выдавалась сотрудникам, не ответственным за использование и сохранность печати, под расписку в журнале движения печатей. Например, когда: <или>долго не будет на работе человека, который уполномочен хранить печать и пользоваться ею (к примеру, начальник отдела кадров ушел в отпуск); <или>печать нужна в выходные дни или за пределами организации; вспомогательные печати находились в сейфах или в закрывающихся столах в отделах, для которых они предназначены, — у работников, ответственных за их использование и сохранность; штампы помещались в закрывающихся столах | Причина и основание выбытия печати (штампа) |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
03.06.2010 | Основная печать ООО «Хорошее настроение» | Главный бухгалтер | Бухгалтерия, сейф | ||
17.06.2010 | Печать «Для договоров» ООО «Хорошее настроение» | Главный бухгалтер | Бухгалтерия, сейф | Уничтожена в связи с непригодностью, акт от 14.04.2013 | |
15.02.2012 | Печать «Отдел кадров» ООО «Хорошее настроение» | Начальник отдела кадров | Отдел кадров, сейф |
Журнал движения печатей (штампов)
Начат «27» декабря 2012 г.
Окончен «___» ______
Дата выдачи печати (штампа) | Название печати (штампа) | Получатель | Дата возврата (передачи) печати (штампа) | Ответственное лицо | ||
ф. и. о., должность | роспись в полученииПри четком и регулярном ведении такого журнала, внесении в него всех операций с печатями фирмы можно не издавать никаких дополнительных актов об их передаче, в том числе и в связи с увольнением или переводом работника, ответственного за учет и хранение печатей (штампов). Подписи работников подтверждают, что им передавалась печать и что они вернули ее ответственному сотруднику | ф. и. о., должность | роспись в полученииПри четком и регулярном ведении такого журнала, внесении в него всех операций с печатями фирмы можно не издавать никаких дополнительных актов об их передаче, в том числе и в связи с увольнением или переводом работника, ответственного за учет и хранение печатей (штампов). Подписи работников подтверждают, что им передавалась печать и что они вернули ее ответственному сотруднику | |||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
27.12.2012 | Смехов Т.О., заместитель главного бухгалтера | 17.01.2013 | Улыбкина С.С., главный бухгалтер | |||
05.02.2013 | Печать «Отдел кадров» ООО «Хорошее настроение» | Добров А.Б., начальник отдела кадров до 05.02.2013 | 05.02.2013 | Хохотушкина З.М., начальник отдела кадров с 05.02.2013 | ||
13.04.2013 | Основная печать ООО «Хорошее настроение» | Веселов А.М., начальник юридического отдела | 15.04.2013 | Улыбкина С.С., главный бухгалтер |
Замена печати
Испорченные и устаревшие печати надо уничтожать на основании приказа руководителя компании, который можно составить в произвольной форме.
Распрощаться со своей старой печатью вы можете:
- <или>прибегнув к помощи специализированной компании. К примеру, можно обратиться в штемпельную мастерскую, где изготавливалась печать. Такие организации уничтожают ненужные печати за плату (в Москве — 1000 руб.).
Обычно просят приехать с паспортом и доверенностью от фирмы того человека, который будет присутствовать при уничтожении и подпишет акт об этом. Возможно, попросят иные бумаги (какие — уточните именно у той компании (на сайте или по телефону), где соберетесь утилизировать печать);
- <или>«в домашних условиях». Если у вас есть место и инструменты для того, чтобы сломать вашу печать, исключив возможность ее восстановления, можете сделать это сами. Не забудьте зафиксировать это действие в акте, на основании которого вы запишете в журнал, что печать уничтожена.
УТВЕРЖДАЮ
Директор
|
Акт об уничтожении печати
г. Москва
14 апреля 2013 г.
В связи с непригодностью к дальнейшему использованию печати «Для договоров» ООО «Хорошее настроение» уничтожило указанную печать дроблением на фракции
Члены комиссии подтверждают, что указанная печать приведена в состояние, исключающее возможность ее восстановления и дальнейшего использования.
|
Члены комиссии:
|
|
Один экземпляр такого акта вручается лицу, ответственному за хранение печати.
Следующую печать для фирмы вы можете сделать:
- <или>по образцу оттиска прежней печати. Если новая печать будет полностью повторять старую, можно не менять банковскую карточку;
- <или>отличной от прежней печати. В таком случае не забудьте пойти в банк, чтобы переделать банковскую карточку с образцами подписей и оттиском печат
ипп. 4.1, 7.11, 7.14 Инструкции ЦБ от 14.09.2006 № 28-И.
Нужно заказать новую печать и в случае утери или кражи старой печати. Вообще, если подобная неприятность с вами случилась (например, украли портфель директора с документами и печатью), постарайтесь как можно быстрее оповестить о пропаже:
- районный отдел полиции. Подайте туда заявление с описанием обстоятельств, при которых была обнаружена кража. Приложите к нему копию любого документа, содержащего оттиск пропавшей печати. Скорее всего, старую печать не найдут, но вам нужно подтвердить сам факт ее исчезновения. Поэтому получите в ОВД справку о хищении или копию постановления о возбуждении уголовного дела по факту краж
иподп. 13 п. 2 ст. 42 УПК РФ; - банк. Сразу при обнаружении кражи позвоните в свой банк и опишите ситуацию. Получив из полиции справку о факте кражи или копию постановления о возбуждении уголовного дела, отвезите ее в банк. Посоветуйтесь там, что вам делать с платежками, на которых вы пока не можете поставить печать из-за ее отсутствия. Возможно, вам порекомендуют подать заявление примерно такого содержания:
В связи с кражей печати ООО «Хорошее настроение» просим с 15.04.2013 по 20.04.2013Вы можете указать любой срок, за который успеете изготовить новую печать и сделать новую банковскую карточку с ее оттиском принимать документы на оплату без оттиска печати фирмы, с подписями главного бухгалтера и директораЗдесь укажите людей, подписи которых стоят в банковской карточке ООО «Хорошее настроение».
***
Советуем вам:
- заказывать печати у изготовителей, сертифицированных «ВНИИ полиграфии
»Постановление Госстандарта от 26.02.2003 № 18; - правильно вести учет печатей (штампов) и хранить их. Напомним, что журналы учета печатей и штампов — это документы постоянного (бессрочного) хранения, которые надо держать у себя вплоть до прекращения деятельности компани
ич. 1 ст. 17, п. 2 ст. 3 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ; п. 10.1 Перечня, утв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.