Печать фирмы: изготавливаем, используем, утилизируем | Журнал «Главная книга» | № 9 за 2013 г.
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Статьи Консультации Семинары Конференции
Календари Калькуляторы Формы Справочники Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ
ПОПУЛЯРНЫЕ НОВОСТИ
Доверенность на получение материалов теперь без печати

Официально опубликован Приказ Минфина, вносящий изменения в Методические указания по бухучету МПЗ. Утвержденные поправки связаны с тем, что использование организациями печати больше не обязательно. < ... >

Практика рассмотрения налоговых споров в 2016 году

Иногда чужой опыт помогает плательщикам отбиться от претензий налоговиков, а иногда наоборот – понять, что в случае судебного спора судьи поддержат именно ИФНС. Поэтому для вас мы сделали подборку самых интересных судебных решений. < ... >

КБК по взносам-2017: опубликована сопоставительная таблица

ФНС напоминает, что с 01.01.2017 администрированием страховых взносов будут заниматься налоговики. В связи с этим, со следующего года при перечислении взносов в бюджет будут использоваться новые КБК. Для удобства плательщиков, подготовлена сопоставительная таблица старых и новых кодов. < ... >

Статотчетность за 2016: какой ОКВЭД указывать

С 01.01.2017 старый классификатор видов экономической деятельности (ОКВЭД) больше не действует. С этого года применяется только ОКВЭД2. Московское отделение Росстата разъяснило, какие коды указывать при сдаче статистической отчетности за 2016 год. < ... >

Как начать работу с онлайн-ККТ

Передавать информацию с онлайн-ККТ можно через операторов фискальных данных (ОФД). О том, как организован этот процесс, рассказывает представитель компании, оказывающей такие услуги. < ... >

Чего ждать от нового года...

Каждый приходящий год знаменуется какими-то бухгалерско-налоговыми новшествами. Наступающий 2017 год не стал исключением. Мы расскажем о самых интересных из них. < ... >

6-НДФЛ: как устранить ранее допущенные ошибки и не сделать новых

Если в конце года работодатель обнаружил, что 6-НДФЛ за I квартал был сдан с ошибкой (например, была завышена сумма дохода и, соответственно, налога), сдать уточненные расчеты придется не только за I квартал, но и за все последующие отчетные периоды. < ... >

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 29 апреля 2013 г.

Содержание журнала № 9 за 2013 г.
М.А. Кокурина, юрист

Печать фирмы: изготавливаем, используем, утилизируем

Как правильно обращаться с печатью

Печать фирмы может изготавливаться как при создании компании, так и позднее, к примеру в связи с утерей или порчей прежней печати. В любом случае надо отразить в бухгалтерском и налоговом учете затраты на изготовление печати.

Кроме того, именно в бухгалтерию могут передать на хранение печать, причем не только вспомогательную (например, печать «Для счетов» или «Бухгалтерия»), но и основную. И подходить к вопросу ее хранения надо очень ответственно. Ведь за утрату вверенной печати вас могут привлечь к дисциплинарной ответственности.

Бухгалтерский и налоговый учет

Затраты на изготовление печати учитываются в бухучете в составе общехозяйственных или прочих расходов. Сумма НДС, предъявленная фирмой — изготовителем печати, принимается к вычету на дату принятия печати на учет (при наличии счета-фактуры)подп. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ.

Содержание операции Дт Кт
Учтены расходы на изготовление печати 26 «Общехозяйственные расходы» (91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие расходы») 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
Отражена сумма НДС, предъявленная специализированной фирмой 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
Принята к вычету предъявленная сумма НДС (при наличии счета-фактуры) 68 «Расчеты по налогам и сборам» 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»

Для целей налогообложения прибыли расходы на изготовление печати можно учесть в составе прочих расходовподп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ.

При упрощенке расходы на изготовление печати можно учесть в составе материальных расходов после оплатыподп. 5 п. 1, п. 2 ст. 346.16, подп. 6 п. 1 ст. 254, подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ. Входной НДС, уплаченный упрощенцем при приобретении печати, учитывается в составе расходовподп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

Использование печати

Вам придется отвечать за сохранность и использование печати по назначению, если:

  • <или>есть приказ руководителя о назначении вас ответственным за нее лицом постоянно или на время;
  • <или>в вашем трудовом договоре или должностной инструкции прописано, что вы храните конкретную печать. А если в инструкции заместителя главбуха записано, что в отсутствие главного бухгалтера он несет ответственность за сохранность и использование печати по назначению, то приказ тоже не понадобится.

Хранение печатей (штампов)

Как лучше организовать учет печатей, нам рассказал представитель аудиторской компании.

ОБМЕН ОПЫТОМ

ЕФРЕМОВА Анна Алексеевна
ЕФРЕМОВА Анна Алексеевна
Генеральный директор аудиторской фирмы ООО «Вектор развития»

Многие организации совершенно неоправданно пренебрегают контролем движения печатей. С одной стороны, действительно, изготовление печатей давно перестало быть проблемой и поэтому наличие или отсутствие на документе печати играет уже не столь важную, как раньше, роль. С другой стороны, традиционно оттиск печати рассматривается как повышение защиты документа от подделок. Поэтому контроль за количеством изготовленных в организации печатей, местами их хранения и правомерностью оттисков на документах остается важным для компании.

В практике уже сложились некоторые правила работы с печатью: в той или иной степени ими руководствуются в крупных или средних организациях, имеющих несколько печатей.

Формируется журнал (каталог) печатей. Например, для каждой печати отводится собственный лист, где указываются дата изготовления печати, образец ее оттиска (как правило, сильно увеличенный и обычный), назначение, порядок применения и место хранения печати, основание и дата выбытия или уничтожения печати.

Если же говорить об основной печати организации (раньше она называлась гербовой, так как на ней размещался герб государства), то ее выдают за пределы организации только через руководителей — директора или его заместителей. В этом случае может быть использован журнал выдачи печати, в котором ответственное за ее хранение лицо указывает, кому, какого числа и во сколько была передана печать и на каком основании (устное распоряжение и т. п.). В этом журнале проставляется подпись сотрудника о получении печати и предполагаемый срок ее возврата. Возврат печати оформляется отдельной записью в журнале с проставлением расписки принимающего лица. На каждую печать можно заводить отдельный журнал.

Понятно, что все эти «сложности» кажутся излишними для малого предприятия. Однако чем предприятие крупнее, чем больше риски несанкционированной выдачи от его имени обязательств (векселей, отступных), незаконного вывода его активов, тем серьезнее служба внутреннего контроля должна регламентировать и контролировать работу с печатями.

Итак, если у вас в компании несколько печатей, вам могут поручить вести их учет. Для этого лучше завести специальный журнал. Его обязательная форма не установлена законодательством, поэтому каждая компания делает подобный журнал «под себя». В этом документе важно отражать факты:

  • поступления любой печати в компанию;
  • выдачи ее на руки работнику, который изначально уполномочен ее хранить;
  • уничтожения непригодных печатей.

После того как вы создали такие журналы, оформите их по тем же правилам, что и документы строгой отчетности:

  • пронумеруйте каждый лист журнала;
  • прошнуруйте журнал, скрепите печатью и подписью руководителя организации.

Хранить журналы лучше в сейфе.

ОБМЕН ОПЫТОМ

Передачу печати от увольняющегося сотрудника вновь принятому можно оформить актом приема-передачи в трех экземплярах — увольняемому, новому сотруднику и в службу делопроизводства (отдел кадров или бухгалтерию).

ЕФРЕМОВА Анна Алексеевна
Генеральный директор ООО «Вектор развития»

Мы предлагаем такие варианты журналов для учета печатей в компании:

  • в журнале поступления печатей фиксируете, какие вообще печати есть в организации и кто за них отвечает;
  • в журнале движения печатей отражаете передачу конкретной печати на время определенному сотруднику для выполнения текущих задач и возврат печати ответственному за нее лицу.

Журнал поступления печатей (штампов)

Начат «03» июня 2010 г.

Окончен «___» ______ 20__ г.

Дата поступления печати (штампа) Название печати (штампа) Оттиск печати (штампа) Ответственное лицо Место хранения печати (штампа) Хранить печати и штампы нужно в местах, исключающих доступ к ним посторонних. Лучше, чтобы:
основная круглая печать организации хранилась в сейфе и выдавалась сотрудникам, не ответственным за использование и сохранность печати, под расписку в журнале движения печатей. Например, когда:
<или>долго не будет на работе человека, который уполномочен хранить печать и пользоваться ею (к примеру, начальник отдела кадров ушел в отпуск);
<или>печать нужна в выходные дни или за пределами организации;
вспомогательные печати находились в сейфах или в закрывающихся столах в отделах, для которых они предназначены, — у работников, ответственных за их использование и сохранность;
штампы помещались в закрывающихся столах
Причина и основание выбытия печати (штампа)
1 2 3 4 5 6
03.06.2010 Основная печать ООО «Хорошее настроение» Главный бухгалтер Бухгалтерия, сейф
17.06.2010 Печать «Для договоров» ООО «Хорошее настроение» Главный бухгалтер Бухгалтерия, сейф Уничтожена в связи с непригодностью, акт от 14.04.2013
15.02.2012 Печать «Отдел кадров» ООО «Хорошее настроение» Начальник отдела кадров Отдел кадров, сейф

Журнал движения печатей (штампов)

Начат «27» декабря 2012 г.

Окончен «___» ______ 20__ г.

Дата выдачи печати (штампа) Название печати (штампа) Получатель Дата возврата (передачи) печати (штампа) Ответственное лицо
ф. и. о., должность роспись в полученииПри четком и регулярном ведении такого журнала, внесении в него всех операций с печатями фирмы можно не издавать никаких дополнительных актов об их передаче, в том числе и в связи с увольнением или переводом работника, ответственного за учет и хранение печатей (штампов). Подписи работников подтверждают, что им передавалась печать и что они вернули ее ответственному сотруднику ф. и. о., должность роспись в полученииПри четком и регулярном ведении такого журнала, внесении в него всех операций с печатями фирмы можно не издавать никаких дополнительных актов об их передаче, в том числе и в связи с увольнением или переводом работника, ответственного за учет и хранение печатей (штампов). Подписи работников подтверждают, что им передавалась печать и что они вернули ее ответственному сотруднику
1 2 3 4 5 6 7
27.12.2012 Основная печать ООО «Хорошее настроение» Смехов Т.О., заместитель главного бухгалтера 17.01.2013 Улыбкина С.С., главный бухгалтер
05.02.2013 Печать «Отдел кадров» ООО «Хорошее настроение» Добров А.Б., начальник отдела кадров до 05.02.2013 05.02.2013 Хохотушкина З.М., начальник отдела кадров с 05.02.2013
13.04.2013 Основная печать ООО «Хорошее настроение» Веселов А.М., начальник юридического отдела 15.04.2013 Улыбкина С.С., главный бухгалтер

Замена печати

Испорченные и устаревшие печати надо уничтожать на основании приказа руководителя компании, который можно составить в произвольной форме.

Распрощаться со своей старой печатью вы можете:

  • <или>прибегнув к помощи специализированной компании. К примеру, можно обратиться в штемпельную мастерскую, где изготавливалась печать. Такие организации уничтожают ненужные печати за плату (в Москве — 1000 руб.).

Обычно просят приехать с паспортом и доверенностью от фирмы того человека, который будет присутствовать при уничтожении и подпишет акт об этом. Возможно, попросят иные бумаги (какие — уточните именно у той компании (на сайте или по телефону), где соберетесь утилизировать печать);

  • <или>«в домашних условиях». Если у вас есть место и инструменты для того, чтобы сломать вашу печать, исключив возможность ее восстановления, можете сделать это сами. Не забудьте зафиксировать это действие в акте, на основании которого вы запишете в журнал, что печать уничтожена.

УТВЕРЖДАЮ
Директор
ООО «Хорошее настроение»

Н.П. Добрейший

Акт об уничтожении печати

г. Москва

14 апреля 2013 г.

В связи с непригодностью к дальнейшему использованию печати «Для договоров» ООО «Хорошее настроение» уничтожило указанную печать дроблением на фракции 1—2 мм с последующей утилизацией.Способ уничтожения определяет комиссия. К примеру, изделия из каучука, резины, полимеров можно разрезать на мелкие части. Подойдет любой метод, позволяющий разрушить печатающую поверхность и форму печати

Члены комиссии подтверждают, что указанная печать приведена в состояние, исключающее возможность ее восстановления и дальнейшего использования.

Председатель комиссии, главный бухгалтер
 
С.С. Улыбкина

Члены комиссии:

старший бухгалтер
 
М.И. Лучезарный
начальник юридического отдела
 
А.М. Веселов

Один экземпляр такого акта вручается лицу, ответственному за хранение печати.

Следующую печать для фирмы вы можете сделать:

  • <или>по образцу оттиска прежней печати. Если новая печать будет полностью повторять старую, можно не менять банковскую карточку;
  • <или>отличной от прежней печати. В таком случае не забудьте пойти в банк, чтобы переделать банковскую карточку с образцами подписей и оттиском печатипп. 4.1, 7.11, 7.14 Инструкции ЦБ от 14.09.2006 № 28-И.

Нужно заказать новую печать и в случае утери или кражи старой печати. Вообще, если подобная неприятность с вами случилась (например, украли портфель директора с документами и печатью), постарайтесь как можно быстрее оповестить о пропаже:

  • районный отдел полиции. Подайте туда заявление с описанием обстоятельств, при которых была обнаружена кража. Приложите к нему копию любого документа, содержащего оттиск пропавшей печати. Скорее всего, старую печать не найдут, но вам нужно подтвердить сам факт ее исчезновения. Поэтому получите в ОВД справку о хищении или копию постановления о возбуждении уголовного дела по факту кражиподп. 13 п. 2 ст. 42 УПК РФ;
  • банк. Сразу при обнаружении кражи позвоните в свой банк и опишите ситуацию. Получив из полиции справку о факте кражи или копию постановления о возбуждении уголовного дела, отвезите ее в банк. Посоветуйтесь там, что вам делать с платежками, на которых вы пока не можете поставить печать из-за ее отсутствия. Возможно, вам порекомендуют подать заявление примерно такого содержания:

В связи с кражей печати ООО «Хорошее настроение» просим с 15.04.2013 по 20.04.2013Вы можете указать любой срок, за который успеете изготовить новую печать и сделать новую банковскую карточку с ее оттиском принимать документы на оплату без оттиска печати фирмы, с подписями главного бухгалтера и директораЗдесь укажите людей, подписи которых стоят в банковской карточке ООО «Хорошее настроение».

***

Советуем вам:

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Документооборот»:

2016 г.

  1. Документооборот, № 24
  2. Восстанавливаем утраченные документы, № 20
  3. Бухгалтерские документы: составляем, заполняем, подписываем, № 20
  4. В электронную подпись желательно включить отметку о времени, № 15
  5. ФНС может принимать электронные документы только утвержденных форматов, № 13
  6. Исправляем бухгалтерскую первичку, № 10
  7. Электронный документ — не просто созданный на компьютере, № 5
  8. Оформляем приказ о возложении обязанностей главбуха на директора, № 4
  9. Передаем учет аутсорсеру, № 3

2015 г.

  1. Кто ответит за электронную подпись?, № 21
  2. Электронные документы: нужна ли их распечатка?, № 18
  3. Как упрощенцу подтвердить оплату расходов наличными предпринимателю, № 18
  4. Нужна ли печать на судебной доверенности, № 15
  5. Выполнение работ по «давальческому» договору, № 15
  6. ООО решило сменить название: пошаговая инструкция, № 13
  7. Подписываем документ: что, где и как, № 11
  8. Отказ от круглой печати: стоит ли спешить?, № 10
  9. Хочу все знать: расчеты с подотчетными лицами, № 8
  10. Сокращаем документооборот на складе, № 8
  11. Рукописи не горят бесплатно... Учитываем расходы на уничтожение документов, № 8
  12. Счет не получен вовремя: будет ли просрочка оплаты, № 7

2014 г.

  1. Усы, лапы, хвост — вот мои документы!, № 22
  2. Собираем досье на контрагента, № 18
  3. Можно ли «подписать» первичку только по факсу?, № 18
  4. Мастер-класс юриста: договор оказания услуг, № 17
  5. Бухгалтерское прочтение договора поставки, № 10
  6. Мастер-класс: проверяем договор аренды помещения, № 7
  7. Обмен опытом: документооборот по давальческим материалам в строительстве, № 5
  8. Кто, кроме директора, может подписать акт об оказании услуг, № 4
  9. Первичка: как сохранить и... выбросить, № 2

2013 г.

  1. Гибридный счет-фактура: несекретная разработка ФНС, № 22
  2. Запрос в Минфин: азбука эффективного общения, № 22
  3. Заполняем без ошибок платежки на перечисление налогов и взносов, № 20
  4. Как защитить персональные данные работников и клиентов, № 19
  5. Как уничтожить первичку после истечения срока ее хранения, № 15
  6. Приемка и списание материалов: оформляем документы, № 12
  7. Электронный документооборот с контрагентами: с чего начать, № 10
  8. Печать фирмы: изготавливаем, используем, утилизируем, № 9
  9. Печать — постоянная спутница фирмы?, № 9
  10. Разрабатываем удобный регистр по НДФЛ, № 8
  11. Обнаружили недостачу: составляем претензию контрагенту, № 8
  12. Когда пригодятся скриншоты, № 6
  13. Идеальный акт об оказании услуг для налогового инспектора, № 6
  14. Документооборот: выстраиваем «под бухгалтерию», № 5
  15. Договор поставки: читаем по слогам, № 5
  16. Унифицированные формы первички необязательны, а что с БСО?, № 4
  17. Как не допустить атаку на «Клиент-Банк», № 3

2012 г.

  1. «Инвентаризационная» подборка, № 24
  2. Условия гражданско-правовых договоров и их налоговые последствия, № 24
  3. Положение об охране труда: ваш помощник в учете трат на комфорт, № 24
  4. Упрощенка: списываем в расходы проданные товары, № 24
  5. Первичка: унифицированная и не очень, № 23
  6. Выдаем справку о зарплате для расчета пособий в нестандартных ситуациях, № 22
  7. Подотчет и наличные расходы, № 21
  8. Какие подотчетные документы не вызовут претензий налоговиков, № 20
  9. Учимся писать записки: докладные, служебные, объяснительные, № 20
  10. Почему при поставке иногда недостаточно счета на оплату и нужен договор, № 19
  11. Может ли первичка с дефектом подтверждать расходы и вычеты НДС, № 19
  12. У кого остаются оригиналы документов при уступке долга: у старого или у нового кредитора, № 19
  13. Правильно оформляем первичку и не только, № 16
  14. Вся правда о доверенности, № 14
  15. Направляем претензию контрагенту, задержавшему поставку или оплату, № 14
  16. Документируем брак основного средства и его возврат поставщику, № 14
  17. «Просроченный» директор: как работать бухгалтеру?, № 13
  18. Нужны ли покупателю для налогового учета ТН и ТТН при договоре транспортной экспедиции, № 10
  19. Готовая инструкция для подотчетника, № 9
  20. Справки и документы с места работы: кому, когда, какие, № 2
  21. Как заверить копию документа «надлежащим» образом, № 1

2011 г.

  1. Список важных предновогодних дел, № 24
  2. Оформляем документы для защиты личных данных работников, № 24
  3. Учетная политика: проверь себя, № 23
  4. Моделируем учетную политику для мини-фирмы, № 23
  5. На что бухгалтеру обратить внимание в договоре купли-продажи, № 22
  6. Договор транспортной экспедиции: как избежать проблем с НДС, № 21
  7. Нюансы заполнения новой транспортной накладной, № 20
  8. Учитываем приобретенные ТМЦ под другим наименованием, № 19
  9. Путевой лист делаем «путёвым», № 19
  10. Доверенность, вернись!, № 17
  11. Как подписаться электронной подписью, № 17
  12. Когда нужен акт по форме № КМ-3, № 17
  13. Когда можно использовать дополнительные печати, № 16
  14. Ох уж этот подотчет..., № 11
  15. Когда, кому и зачем нужна ТТН, № 6
  16. Директор путает счет компании с собственным карманом, № 5
  17. Что можно, а что нельзя подписывать факсимиле, № 4
ИНДЕКСЫ
в России Индекс
потребительских цен

Используется
для индексации зарплаты

0.4%
декабрь 2016 г.
0
Минимальный
размер оплаты труда

Используется для
регулирования зарплаты

7 500

Примечание

История

ОПРОС
С 2017 года страховые взносы переданы на администрирование в ФНС. Что вам больше всего мешает в работе?
Неразбериха с кодами КБК по взносам в начале 2017 года
Необходимость изучать новые правила расчета взносов
Необходимость сдавать отчетность по новым формам
Ничего не мешает – работаем в штатном порядке

ЕЖЕДНЕВНАЯ
НОВОСТНАЯ
РАССЫЛКА
РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
К_ПЛЮС_на 3 дня бесплатно_1Подписка на ГК_2017
БЛИЖАЙШИЕ БУХГАЛТЕРСКИЕ МЕРОПРИЯТИЯ
20.01.2017 г.

Бизнес-практикум: «Новшества законодательства для бухгалтера-2017: что год пришедший нам готовит?», г.Москва, Международный центр делового развития «АЭФ-КОНСАЛТ»

24.01.2017 г.

Блиц-семинар: «Новые декларация по прибыли и НДС в 2017 году: как заполнить и отчитаться без ошибок», г.Москва, Международный центр делового развития «АЭФ-КОНСАЛТ»

25.01.2017 г.

Бизнес-практикум: «Годовой отчет за 2016 год: какие ключевые вопросы важно учесть при его подготовке»,г.Москва, Международный центр делового развития «АЭФ-КОНСАЛТ»