Печать — постоянная спутница фирмы? | Журнал «Главная книга» | № 9 за 2013 г.
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Статьи Консультации Семинары Конференции
Календари Калькуляторы Формы Справочники Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ
ПОПУЛЯРНЫЕ НОВОСТИ
Налоговики могут прийти с выездной проверкой домой к «физику»

Но только при условии, если сам проверяемый гражданин пустит их в свою квартиру. < ... >

Счет-фактура: строку «идентификатор госконтракта» можно не заполнять

С 01.07.2017 года в счетах-фактурах появилась новая строка 8 «Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения)». Естественно, заполнять этот реквизит нужно лишь при его наличии. В противном случае эту строку можно просто оставить пустой. < ... >

Налог на прибыль: как подтвердить расходы на электронный авиабилет

Если авиабилет для командированного сотрудника был приобретен в электронной форме, для подтверждения в «прибыльных» целях «дорожных» расходов, среди прочего, требуется посадочный талон с отметкой о досмотре. А что делать, если в заграничном аэропорту такие отметки ставить не принято? < ... >

ПФР обновил программу для подготовки СЗВ-М

На сайте Пенсионного фонда размещены актуальные версии бесплатных программ для подготовки и проверки отчетных документов, представляемых в фонд. < ... >

Определение суммы «детских» вычетов больше не вызовет трудностей

Чаще всего работники обращаются к работодателю за получением вычета по НДФЛ на детей. И хорошо, если у работника только один ребенок. А если их, к примеру, четверо и двое из них уже совершеннолетние, то у бухгалтера может возникнуть вопрос, в каком размере предоставить «детский» вычет. На помощь в подобной ситуации придет наш новый Калькулятор. < ... >

Получение льготы по имущественным налогам упростили

Со следующего года гражданам, имеющим право на льготу по налогу на имущество, транспортному и/или земельному налогу, не придется представлять в ИФНС подтверждающие право на льготу документы. < ... >

Упрощаем применение ПБУ 18/02

ПБУ 18/02, пожалуй, одно из самых сложных. По каждой операции бухгалтер рассчитывает временные или постоянные разницы. Затем — ОНА, ОНО, ПНО или ПНА. Однако есть альтернативный подход, при котором можно обойтись без сложных расчетов. < ... >

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 19 апреля 2013 г.

Содержание журнала № 9 за 2013 г.
М.А. Кокурина, юрист

Печать — постоянная спутница фирмы?

У всех ООО и АО должна быть печатьп. 5 ст. 2 Закона от 08.02.98 № 14-ФЗ; п. 7 ст. 2 Закона от 26.12.95 № 208-ФЗ. Оставлять оттиск своей печати в знак подтверждения подлинности подписи должностного лица на документах считается уже традицией в практике делового оборотап. 3.25 ГОСТ Р 6.30-2003, утв. Постановлением Росстандарта от 03.03.2003 № 65-ст; Определение ВС от 20.02.98 № 58-Г98-2. Поэтому обзавестись печатью стремятся даже те, кто по закону может работать без нее (например, индивидуальные предприниматели).

Бухгалтеру надо четко знать, когда печать должна стоять на документах, какая это может быть печать и как ее правильно ставить, чтобы, к примеру, не возникло проблем с признанием расходов или претензий при проверках кадровой документации.

Какие бывают печати

У компании может быть несколько разных печатей.

Прежде всего, основная печать. Это термин неофициальный. Так обычно называют печать, которая в нормативных актах упоминается как «печать организации», «печать работодателя»Правила ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 (далее — Правила № 225). К ней предъявляются законодательные требованияп. 5 ст. 2 Закона от 08.02.98 № 14-ФЗ; п. 7 ст. 2 Закона от 26.12.95 № 208-ФЗ:

  • по форме — она должна быть круглая;
  • по содержанию — на ней должно быть написано:

— полное фирменное наименование на русском языке. Дополнительно можно указать название компании на любом другом языке;

— место нахождения компании. Вполне достаточно указать только город, если ваша компания располагается в административном центре (например, г. Краснодар), или город и наименование региона (например, г. Армавир, Краснодарский край). Весь адрес (включая улицу и номер здания) писать необязательно. Но если он будет — это не ошибка.

Допускается разместить на печати товарный знак, эмблему фирмы, сокращенное наименование (обычно в центре), ИНН, ОГРН, любые иные реквизиты, если они поместятся.

Основную печать можно ставить на любой ваш документ, в отличие от дополнительных (вспомогательных) печатей. Это оттиски, которые содержат, помимо информации с основной печати, дополнительные сведения. К примеру, указание на вид:

  • <или>структурного подразделения фирмы — «Бухгалтерия», «Склад», «Филиал»;
  • <или>документов, на которые ставится печать, — «Для договоров», «Для счетов», «Для справок».

Такие печати можно ставить, только если законодательством не предусмотрено проставление на документе печати организации, то есть основной печати.

Еще одним устройством для выполнения оттиска на бумажном носителе, которое применяется в ежедневной работе, является штамп. Он содержит текстовую или цифровую информацию и добавляет документу набор реквизитов (например, дату, надпись — «Верно», статус — «Оплачено», «Секретно» и др.).

Штамп облегчает работу, позволяя не делать подобные надписи вручную. Его форму и содержание можно придумывать самостоятельно — никаких законодательных требований не установлено.

Как поставить печать

Печать на любом документе надо ставить так, чтобы легко читались:

  • текст на оттиске;
  • подпись должностного лица;
  • расшифровка подписи.

Также следите, чтобы оттиск был четким — не слишком густым или бледным, с полным изображением.

Используйте для оттиска печати водостойкую штемпельную краску.

Доверенность № 4

г. Москва

13 апреля 2013 г.

Общество с ограниченной ответственностью «Хорошее настроение» в лице директора Добрейшего Николая Петровича, действующего на основании Устава, уполномочивает Улыбкину Светлану Сергеевну...

...

Настоящая доверенность выдана сроком на 3 года без права передоверия.

Директор ООО «Хорошее настроение»
 
Н.П. Добрейший
Здесь должен стоять оттиск основной печати, чтобы удостоверить подлинность доверенностип. 5 ст. 185 ГК РФ

Удостоверяем подлинность сведений

В доверенности

Печать — обязательный атрибут доверенности, выданной от имени организациип. 5 ст. 185 ГК РФ.

Без печати любая доверенность (к примеру, на получение материальных ценностей, на представление интересов компании в суде или в налоговой инспекции) недействительна.

В документах, представляемых в налоговые органы

Не забывайте ставить печать на отчетности, представляемой в ИФНС, в том месте, где в самой форме декларации стоят буквы «М. П.».

А вот проставление оттиска печати на заявлениях, сопроводительных письмах, подаваемых в инспекцию, законодательством не установлено. Но лучше все-таки ставить печать и на подобных документах, чтобы в инспекции их не отказались принять или не оставили без рассмотренияПостановление ФАС МО от 27.03.2012 № А40-3634/11-90-16.

В трудовой книжке

Оттиск печати является обязательным реквизитом трудовой книжкиПравила № 225; Инструкция по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69 (далее — Инструкция № 69).

Трудовая книжка

(1) На внутренней стороне обложки не забудьте поставить основную или дополнительную печать при заверении записи об изменении фамилии, имени, отчества или даты рождения работникап. 2.3 Инструкции № 69

(2) На титульном листе вы ставите печать, когда трудовая книжка оформляется впервыеп. 2.2 Инструкции № 69. Здесь вы можете использовать:
<или>основную печать компании;
<или>вспомогательную печать с надписью «Отдел кадров», «Для кадровых документов»

Трудовая книжка

(1) Свои записи в трудовой книжке нового работника вы должны начинать ниже печати прежнего работодателя — на оттиске печати писать нельзя.
При увольнении работника вы должны заверить все записи, внесенные в трудовую книжку за время его работы у вас в организации, основной печатьюп. 35 Правил № 225

В документах по обязательным формам

Печать вам понадобится при заполнении:

  • <или>унифицированных форм Росстата, где печать является обязательным реквизитом (например, командировочного удостоверения (форма № Т-10)). Причем когда в документе более одного листа (например, в журнале кассира-операциониста (форма № КМ-4), в журнале регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков ККМ (форма № КМ-5), в кассовой книге (форма № КО-4)), их надо прошить, пронумеровать и на последней странице сделать об этом запись и поставить печать:

Всего пронумеровано и прошнуровано  120  листов.

Руководитель организации
директор
должность
подпись
Н.П. Добрейший
расшифровка подписи
 
Главный бухгалтер
подпись
С.С. Улыбкина
расшифровка подписи

«28» декабря 2012 г.

  • <или>документов, для которых есть обязательные формы:

СОВЕТ

Если же в документе предусмотрена возможность проставления или печати, или штампа (как, например, в путевых листах или ПКО), следите, чтобы, кроме штампа, стояла еще и печать — основная или вспомогательная. При наличии только штампа возможны споры, в том числе с контрагентамиПостановление ФАС ВСО от 22.01.2009 № А33-11360/07-Ф02-7117/08.

КВИТАНЦИЯ

 

к приходному кассовому ордеру 12

от «01» апреля 2013 г.

Принято от

ООО «Белый свет»

...

«01» апреля 2013 г.

М. П. (штамп)

Лучше, если вместе со штампом кассира, к примеру «Принято», будет стоять еще и печать. И обратите внимание: печать должна стоять полностью на остающейся у покупателя квитанциип. 3.2 Положения, утв. ЦБ от 12.10.2011 № 373-П; Указания, утв. Постановлением Госкомстата от 18.08.98 № 88

Главный бухгалтер
(подпись)
С.С. Улыбкина
(расшифровка подписи)
Кассир
(подпись)
П.П. Богатый
(расшифровка подписи)

В «ценовых» бумагах

Роспотребнадзор при проверке может оштрафовать, если нет печати организациист. 14.15 КоАП РФ:

Исправляем и заверяем

Также печать используют для заверения:

Главный бухгалтер
 
С.С. Улыбкина
01.04.2013

Например, так надо заверять копии представляемых в ИФНС по ее запросу документовстатьи 93, 93.1 НК РФ. Причем такую надпись надо делать на каждом документе отдельно, сколько бы их ни запросилиПисьмо Минфина от 11.05.2012 № 03-02-07/1-122.

Если вы сдадите подшивку разных бумаг, заверенную одной печатью, будьте готовы к тому, что бумаги не примут. И вам наверняка в суде придется оспаривать решение о привлечении к налоговой ответственности за непредставление документовп. 1 ст. 129.1 НК РФ; Постановления ФАС ЗСО от 16.10.2012 № А75-10185/2011, от 30.08.2012 № А75-10187/2011.

Но если документ состоит из нескольких листов, то заверить его можно следующим образом: прошить все страницы и на последней странице копии проставить печать и написать: «Копия на семи листах верна».

На каких документах печать не обязательна

Приведем несколько примеров, когда печать на документе необязательна, но ее по привычке все равно ставят. В рассмотренных нами случаях можно воспользоваться как основной, так и вспомогательной печатью фирмы. Конечно, если специального указания на вид печати не содержится, допустим, в договоре.

Если законодательство не обязывает ставить печать на документе, а вы это сделаете, ошибки не будет. Поэтому, когда вы сомневаетесь, нужна печать или нет, ставьте ее — вы ничего не нарушите.

На трудовом договоре

Без печати этот документ не становится недействительнымстатьи 57, 61 ТК РФ. Но в деловом обороте принято заверять печатью подпись человека, действующего от имени компании в отношениях с работниками. В том числе при оформлении договора о полной материальной ответственности, дополнительных соглашений к трудовому договору.

Если уж вы ставите печать на перечисленных документах, то лучше используйте основную печать компании, а не вспомогательную. И обязательно ставьте печать на трудовом договоре, который со стороны работодателя подписывает не законный представитель компании (руководитель фирмы), а, к примеру, заместитель директора, директор по персоналу. Вашим работникам будет от этого спокойнее.

На гражданско-правовом договоре

В ГК РФ также нет требования о проставлении печати на договорах. Однако положение о том, что договор и изменения к нему должны быть скреплены печатями его сторон, иногда включают в текст договора.

6.3. Настоящий договор, а равно все приложения, дополнения и изменения к нему действительны лишь при условии, если они совершены в письменной форме, подписаны полномочными представителями и скреплены печатями Сторон.

...

Покупатель:
 
Генеральный директор
ООО «Белый свет»
  Поставщик:
 
Директор
ООО «Хорошее настроение»
 
В.М. Светящийся
 
 
Н.П. Добрейший
 

На разработанной самостоятельно первичке

Утверждая свои формы первичных документов, можете не ставить буквы «М. П.» (место печати) на «изобретенном» вами документе. Закон о бухучете не называет оттиск печати в качестве обязательного реквизита первичкист. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Но мы советуем вам обходиться без печати только на внутренних документах фирмы (приказах, штатном расписании, табелях учета рабочего времени). А вот стоит ставить печать:

  • на бумагах, которые будут передаваться контрагентам: все же печать придает документу весомость, удостоверяя подлинность подписей расписавшихся на нем людей. Кстати, контрагенты могут сами попросить записать в договоре следующее:

5.2. Стороны договариваются о том, что первичные документы, касающиеся поставки, оплаты товара, они будут составлять и предоставлять друг другу по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом, с проставлением печатей Сторон.

  • на первичке по учету труда и его оплаты. Например, на командировочном удостоверении лучше оставить место для печатей, которые заверяют записи о том, что ваш работник уехал от вас и прибыл на место командировки, а потом вернулся. Так проще подтверждать расходы.

***

Для заверения любых сведений лучше ставить печать, а не штамп (даже там, где по форме предусмотрена возможность выбора — «М. П. (штамп)»).

Если у вас две печати — основная и вспомогательная, то советуем вам:

  • ставить основную печать на документы, передаваемые в госорганы: так вы избежите дополнительных придирок с их стороны;
  • применять вспомогательные печати строго по назначению. Например, печать «Для документов» можно проставить на любых бумагах. А вот печать «Для счетов» не надо ставить в трудовую книжку.

Конечно, идеальный вариант при наличии нескольких видов печатей — чтобы у вас в компании было:

  • <или>закреплено в едином локальном нормативном акте, когда какую печать применять;
  • <или>расписано в положениях по каждому структурному подразделению, какая печать и в каких случаях может проставляться.

ОБМЕН ОПЫТОМ

ЕФРЕМОВА Анна Алексеевна
ЕФРЕМОВА Анна Алексеевна
Генеральный директор аудиторской фирмы ООО «Вектор развития»

В отдельном локальном акте (положении, приказе и т. п.) можно предусмотреть, сколько в организации печатей и для чего они предназначены: основная, «Для документов», «Для командировочных удостоверений», «Для накладных» и т. д. Здесь же может быть указан порядок работы с печатью: у кого (в чьем личном сейфе) хранится, на какие документы проставляется, на каком основании (чаще всего указывают перечень документов (договоры, акты и прочее) и должностных лиц, подписи которых могут заверяться печатью (заместители генерального директора, главный бухгалтер и т. д.)). А также в каких случаях печати выдаются для их использования вне организации.

Например, печать «Для накладных № ХХХ» может изготавливаться в нескольких экземплярах (у каждого свой номер) и выдаваться для использования экспедиторам или иным работникам, уполномоченным забирать товары у продавцов и делать отметки в их накладных. Такие печати могут постоянно находиться у этих сотрудников и возвращаться в организацию только при их увольнении для передачи новому работнику.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Документооборот»:

2017 г.

  1. Риски внедоговорной поставки: если договор и накладная «не дружат», № 11

2016 г.

  1. Документооборот, № 24
  2. Восстанавливаем утраченные документы, № 20
  3. Бухгалтерские документы: составляем, заполняем, подписываем, № 20
  4. В электронную подпись желательно включить отметку о времени, № 15
  5. ФНС может принимать электронные документы только утвержденных форматов, № 13
  6. Исправляем бухгалтерскую первичку, № 10
  7. Электронный документ — не просто созданный на компьютере, № 5
  8. Оформляем приказ о возложении обязанностей главбуха на директора, № 4
  9. Передаем учет аутсорсеру, № 3

2015 г.

  1. Кто ответит за электронную подпись?, № 21
  2. Электронные документы: нужна ли их распечатка?, № 18
  3. Как упрощенцу подтвердить оплату расходов наличными предпринимателю, № 18
  4. Нужна ли печать на судебной доверенности, № 15
  5. Выполнение работ по «давальческому» договору, № 15
  6. ООО решило сменить название: пошаговая инструкция, № 13
  7. Подписываем документ: что, где и как, № 11
  8. Отказ от круглой печати: стоит ли спешить?, № 10
  9. Хочу все знать: расчеты с подотчетными лицами, № 8
  10. Сокращаем документооборот на складе, № 8
  11. Рукописи не горят бесплатно... Учитываем расходы на уничтожение документов, № 8
  12. Счет не получен вовремя: будет ли просрочка оплаты, № 7

2014 г.

  1. Усы, лапы, хвост — вот мои документы!, № 22
  2. Собираем досье на контрагента, № 18
  3. Можно ли «подписать» первичку только по факсу?, № 18
  4. Мастер-класс юриста: договор оказания услуг, № 17
  5. Бухгалтерское прочтение договора поставки, № 10
  6. Мастер-класс: проверяем договор аренды помещения, № 7
  7. Обмен опытом: документооборот по давальческим материалам в строительстве, № 5
  8. Кто, кроме директора, может подписать акт об оказании услуг, № 4
  9. Первичка: как сохранить и... выбросить, № 2

2013 г.

  1. Гибридный счет-фактура: несекретная разработка ФНС, № 22
  2. Запрос в Минфин: азбука эффективного общения, № 22
  3. Заполняем без ошибок платежки на перечисление налогов и взносов, № 20
  4. Как защитить персональные данные работников и клиентов, № 19
  5. Как уничтожить первичку после истечения срока ее хранения, № 15
  6. Приемка и списание материалов: оформляем документы, № 12
  7. Электронный документооборот с контрагентами: с чего начать, № 10
  8. Печать фирмы: изготавливаем, используем, утилизируем, № 9
  9. Печать — постоянная спутница фирмы?, № 9
  10. Разрабатываем удобный регистр по НДФЛ, № 8
  11. Обнаружили недостачу: составляем претензию контрагенту, № 8
  12. Когда пригодятся скриншоты, № 6
  13. Идеальный акт об оказании услуг для налогового инспектора, № 6
  14. Документооборот: выстраиваем «под бухгалтерию», № 5
  15. Договор поставки: читаем по слогам, № 5
  16. Унифицированные формы первички необязательны, а что с БСО?, № 4
  17. Как не допустить атаку на «Клиент-Банк», № 3

2012 г.

  1. «Инвентаризационная» подборка, № 24
  2. Условия гражданско-правовых договоров и их налоговые последствия, № 24
  3. Положение об охране труда: ваш помощник в учете трат на комфорт, № 24
  4. Упрощенка: списываем в расходы проданные товары, № 24
  5. Первичка: унифицированная и не очень, № 23
  6. Выдаем справку о зарплате для расчета пособий в нестандартных ситуациях, № 22
  7. Подотчет и наличные расходы, № 21
  8. Какие подотчетные документы не вызовут претензий налоговиков, № 20
  9. Учимся писать записки: докладные, служебные, объяснительные, № 20
  10. Почему при поставке иногда недостаточно счета на оплату и нужен договор, № 19
  11. Может ли первичка с дефектом подтверждать расходы и вычеты НДС, № 19
  12. У кого остаются оригиналы документов при уступке долга: у старого или у нового кредитора, № 19
  13. Правильно оформляем первичку и не только, № 16
  14. Вся правда о доверенности, № 14
  15. Направляем претензию контрагенту, задержавшему поставку или оплату, № 14
  16. Документируем брак основного средства и его возврат поставщику, № 14
  17. «Просроченный» директор: как работать бухгалтеру?, № 13
  18. Нужны ли покупателю для налогового учета ТН и ТТН при договоре транспортной экспедиции, № 10
  19. Готовая инструкция для подотчетника, № 9
  20. Справки и документы с места работы: кому, когда, какие, № 2
  21. Как заверить копию документа «надлежащим» образом, № 1

2011 г.

  1. Список важных предновогодних дел, № 24
  2. Оформляем документы для защиты личных данных работников, № 24
  3. Учетная политика: проверь себя, № 23
  4. Моделируем учетную политику для мини-фирмы, № 23
  5. На что бухгалтеру обратить внимание в договоре купли-продажи, № 22
  6. Договор транспортной экспедиции: как избежать проблем с НДС, № 21
  7. Нюансы заполнения новой транспортной накладной, № 20
  8. Учитываем приобретенные ТМЦ под другим наименованием, № 19
  9. Путевой лист делаем «путёвым», № 19
  10. Доверенность, вернись!, № 17
  11. Как подписаться электронной подписью, № 17
  12. Когда нужен акт по форме № КМ-3, № 17
  13. Когда можно использовать дополнительные печати, № 16
  14. Ох уж этот подотчет..., № 11
  15. Когда, кому и зачем нужна ТТН, № 6
  16. Директор путает счет компании с собственным карманом, № 5
  17. Что можно, а что нельзя подписывать факсимиле, № 4
ИНДЕКСЫ
Москва Индекс
потребительских цен

Используется
для индексации зарплаты

0.03%
сентябрь 2017 г.
45000000
Минимальный
размер оплаты труда

Используется для
регулирования зарплаты

18 742

Примечание

История

ЕЖЕДНЕВНАЯ
НОВОСТНАЯ
РАССЫЛКА
ОПРОС
В вашей компании индексируют зарплаты и есть ли внутренний документ об индексации?
Документ есть, и индексация проводится
Документа нет, но индексация проводится
Документа нет, и индексация не проводится

РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Подписка на ГКИЗМЕНЕНИЯ 2017 ГОДА: НА ЧТО ОБРАТИТЬ ВНИМАНИЕ
БЛИЖАЙШИЕ БУХГАЛТЕРСКИЕ МЕРОПРИЯТИЯ
01.10.2017

V Международный конкурс для профессионалов в сфере МСФО «IFRS PROFESSIONAL 2017»., Компания "Профессиональная Арена"

25.10.2017

«Изменения в налогах и учете в 2017 году.Накопленная практика»,г.Москва, УИЦ АКДИ "Экономика и Жизнь"

16.11.2017

Конференция «Территория права»,г.Санкт-Петербург, ИПЦ «Консультант+ Аскон»