Трудовые книжки: оформительские тонкости | Журнал «Главная книга» | № 13 за 2014 г.
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Статьи Консультации Семинары Конференции
Календари Калькуляторы Формы Справочники Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ
ПОПУЛЯРНЫЕ НОВОСТИ
Кассовый чек: что делать, если полное название услуги не помещается

Если название реализуемой услуги слишком длинное, в кассовом чеке можно указать ее сокращенное наименование. < ... >

Что нужно сделать с 22 по 26 октября

Октябрь – «горячее» время для бухгалтеров. Ведь, помимо текущей работы, нужно подбить итоги прошедшего III квартала, сдать отчетность и перечислить обязательные платежи в бюджет. Чтобы вам было проще спланировать свое время и ни о чем не забыть, мы подготовили для вас наши еженедельные бухгалтерские напоминания. < ... >

Путевой лист: без каких отметок нельзя отправлять машину в рейс

Отметки о проведении предрейсового медицинского осмотра водителя и техосмотра автомобиля, должны проставляться в путевом листе каждый раз до выезда машины в рейс с места его постоянной стоянки. < ... >

«Спасибо» от Сбербанка теперь можно положить в карман

С середины октября у клиентов Сбербанка появилась возможность переводить бонусы, полученные по программе «Спасибо», в рубли. < ... >

ФНС опубликовала очередную порцию рассекреченной информации

Налоговая служба разместила в открытом доступе вторую партию сведений, которые раньше относились к налоговой тайне. < ... >

Регистрация юрлица или ИП: оснований для отказа стало больше

С 1 октября у налоговиков появилось два новых основания для отказа в госрегистрации организации или ИП. < ... >

«Физика»-арендодателя могут заставить уплатить НДС

Даже если гражданин не зарегистрирован в качестве ИП, его арендная деятельность может быть признана предпринимательской. Со всеми вытекающими налоговыми последствиями. < ... >

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 20 июня 2014 г.

Содержание журнала № 13 за 2014 г.
На вопросы отвечала Е.А. Шаповал, юрист, к. ю. н.

Трудовые книжки: оформительские тонкости

При заполнении трудовых книжек работников иногда возникают чисто «технические» вопросы. Однако их правильное решение поможет избежать конфликтных ситуаций с работниками, у которых могут возникнуть проблемы при оформлении пенсии.

Ответы на самые интересные вопросы помогут тем, кто занимается ведением трудовых книжек.

На внутренней стороне обложки допускается зачеркивание

Д.Г. Вишнякова, г. Новороссийск

При приеме на работу новой сотрудницы в ее трудовой книжке была обнаружена ошибка: один из предыдущих работодателей неверно указал номер свидетельства о браке, на основании которого была изменена фамилия работницы в трудовой книжке. Сама эта запись не заверена печатью и подписью прежнего работодателя.
Как правильно исправить допущенную ошибку?

: Порядок исправления неправильных или ошибочных записей на внутренней стороне обложки трудовой книжки законодательством не установлен.

Как поступить в такой ситуации, нам посоветовали в Роструде.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

ШКЛОВЕЦ Иван Иванович
ШКЛОВЕЦ Иван Иванович
Заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Прямо предусмотрено, что зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается только в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» трудовой книжкип. 30 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 (далее — Правила). Поскольку запрета на зачеркивание неточных или неправильных записей на внутренней стороне обложки трудовой книжки нет, то неправильно указанный номер свидетельства о браке можно зачеркнуть и указать правильный, заверив подписью нынешнего работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).

Как видим, сотрудницу не обязательно отправлять к предыдущему работодателю, чтобы он исправил допущенную ошибку. Это вы можете сделать и сами на основании свидетельства о браке.

Наименование работодателя можно указать путем проставления штампа

О.И. Камчатова, г. Тула

Мы внесли наименование работодателя в трудовую книжку работника с помощью штампа. Можно ли использовать для этих целей штамп? И как быть, если несколько букв в названии организации отпечатались нечетко: можно их подправить шариковой ручкой? А если нельзя, то как признать такую запись недействительной, ведь она не нумеруется?

: Законодательством не предусмотрено использование штампа для внесения записей в трудовую книжку. Но это очень удобно, особенно если у организации длинное наименование. Вот что нам разъяснили в Роструде.

Из авторитетных источников

Использование штампа с наименованием организации при ведении трудовой книжки не является нарушением, если на нем указаны полное и сокращенное (при его наличии) наименования организациип. 3.1 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69 (далее — Инструкция). При этом штамп приравнивается к записи в трудовой книжке.

В разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» исправление неточных или неправильных записей производится путем признания записи недействительной. Поэтому исправление штампа ручкой не допускается. Ведь отсутствие нумерации записи о наименовании работодателя (в данном случае оттиска штампа) не является препятствием для признания ее недействительной. Поскольку наименование организации должно указываться перед записями о приеме, переводе и увольнении, правильнее всего будет сделать следующее:

  • в графе 1 поставить порядковый номер записи, а в графе 2 указать дату внесения записи;
  • в графе 3 произвести запись: «Оттиск штампа с наименованием предприятия такого-то и запись за № таким-то считать недействительной»;
  • после чего поставить штамп предприятия и внести запись о приеме еще раз в общем порядке.

ШКЛОВЕЦ Иван Иванович
Роструд

Неправильную нумерацию записей измените путем внесения исправительной записи

З.А. Никурова, г. Краснодар

В трудовой книжке работника предыдущий работодатель ошибся в нумерации записей в разделе «Сведения о работе», после записи за № 10 внес запись за № 5, 6, 7. Как нам теперь нумеровать записи в трудовой книжке работника: надо ли продолжить неправильную нумерацию, начатую предыдущим работодателем, или же присвоить записи правильный порядковый номер? Надо ли приводить нумерацию записей в трудовой книжке в порядок, кто из работодателей и как это может сделать?

: В трудовой книжке надо восстановить правильную нумерацию записей. Это может сделать не только предыдущий работодатель, но и вып. 27 Правил.

Это нам подтвердили в Роструде.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

Неправильную нумерацию записей в разделе «Сведения о работе» можно и нужно привести в соответствие. Это может сделать как прежний работодатель, так и новый. Если это делает новый работодатель, то исправления вносятся следующим образом. В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное (при его наличии). Далее в графе 1 ставится порядковый номер записи. При этом номер записи должен быть таким, как если бы нумерация велась верно. Например, если после записи № 10 внесено еще три записи за № 5, 6 и 7, номер записи об исправлении нумерации следует указать как № 14. В графе 2 указать дату внесения записи. В графу 3 внести запись: «Записи за № 5, 6 и 7 считать соответственно записями за № 11, 12 и 13».

ШКЛОВЕЦ Иван Иванович
Роструд

Сведения о работе нельзя вносить в раздел «Сведения о награждении»

Е.А. Волкова, г. Тверь

Запись о переводе работника на другую должность была внесена предыдущим кадровиком нашей организации в раздел «Сведения о награждении». Внесенная запись не содержит неточных сведений. Надо ли признать данную запись недействительной и внести сведения о переводе в раздел III «Сведения о работе» трудовой книжки?

: Да, вам нужно признать запись о переводе в разделе «Сведения о награждении» недействительной. А сведения о переводе внести в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки.

С этим согласны в Роструде.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

Запись о переводе работника на другую работу производится только в разделе «Сведения о работе» по общим правилам. Изменение записей в разделе «Сведения о награждении» производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей. Внесение исправлений в раздел «Сведения о награждении» трудовой книжки осуществляется следующим образом. В графе 1 указывается порядковый номер вносимой записи. В графе 2 указывается дата внесения записи. В графу 3 вносится запись: «Запись за номером таким-то недействительна».

ШКЛОВЕЦ Иван Иванович
Роструд

Если в разделе «Сведения о работе» больше нет места для внесения записей, то в трудовую книжку надо вшить вкладыш. Он оформляется и ведется точно так же, как трудовая книжка. При выдаче вкладыша не забудьте поставить штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указать серию и номер вкладышапп. 38, 39 Правил.

Без печати записи нельзя считать заверенными

С.М. Беляева, г. Санкт-Петербург

Новый сотрудник при приеме на работу предоставил заполненную трудовую книжку, но без печати организации, в которой он работал ранее. Можем ли мы внести свою запись о приеме на работу?

: В этом случае записи, сделанные предыдущим работодателем нельзя считать завереннымип. 35 Правил. Поэтому вам лучше отправить работника к бывшему работодателю, чтобы он заверил внесенные в трудовую книжку записи печатью. Ведь в такой ситуации вполне может оказаться, что записи об увольнении не соответствуют действительности, поскольку работник не был уволен с предыдущего места работы. Тогда взять его на основную работу и сделать запись о приеме на работу вы не вправест. 66 ТК РФ.

Можно вносить записи на внутреннюю страницу обложки в конце книжки

Т.А. Кочегарова, г. Тольятти

В связи со вступлением в новый брак у сотрудницы в очередной раз изменилась фамилия. Места для указания номера очередного свидетельства о браке на внутренней стороне обложки трудовой книжки нет. Как в этом случае внести в трудовую книжку сведения о документе, на основании которого изменена фамилия?

: Ссылка на номер и дату свидетельства о браке, на основании которого была изменена фамилия работницы на титульном листе трудовой книжки, делается на внутренней стороне обложки книжки и заверяется подписью и печатью работодателяп. 2.3 Инструкции.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

При отсутствии места на внутренней стороне обложки в начале трудовой книжки допускается внесение записей на внутреннюю сторону обложки в конце трудовой книжки.

ШКЛОВЕЦ Иван Иванович
Роструд

Печать надо ставить так, чтобы записи можно было прочитать

П.А. Лопатина, г. Астрахань

Как правильно размещать оттиск печати, заверяющей записи в трудовой книжке? Может ли он захватывать наименование должности, подпись или фамилию ответственного лица?

: Требований к размещению оттиска печати в законодательстве нет. Вместе с тем наименование должности, подпись и фамилия лица, ответственного за внесение записей в трудовую книжку, как и оттиск самой печати, должны быть читаемы. Поэтому лучше ставить печать в трудовой книжке так, чтобы она не захватывала внесенные в нее записи. Тогда у работника будет меньше проблем, в частности при оформлении пенсии.

Исправлять надо только неправильную запись

Т.Е. Титова, г. Воронеж

При заполнении трудовой книжки была допущена ошибка в дате внесения одной из записей о переводе. Ошибка была обнаружена уже после того, как в трудовой книжке были сделаны другие записи, не содержащие ошибок. Надо ли признавать все записи, следующие за ошибочной, недействительными, чтобы не нарушать хронологию внесения записей в трудовую книжку?

: Нет, достаточно признать недействительной только неправильную запись. А затем внести правильную запись за другим номеромп. 1.2 Инструкции.

Вносим в трудовую книжку запись об образовании

А.Ю. Микишева, г. Москва

Мы приняли на работу сотрудника, который раньше нигде не работал. У него два диплома — бакалавра и магистра. Как внести запись об образовании на титульный лист его трудовой книжки?

: В графе «Образование» титульного листа трудовой книжки вам нужно указать следующее: «высшее — магистратура»п. 2.1 Инструкции; п. 3 ч. 5 ст. 10, п. 4 ч. 7 ст. 60 Закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ.

В записях об увольнении надо указывать пункт, часть и номер статьи ТК РФ

Н.А. Защипина, г. Смоленск

ТК РФ и Правилами предусмотрено внесение записей о прекращении трудового договора со ссылкой на соответствующие пункт, часть, статью Трудового кодексаст. 84.1 ТК РФ; п. 15 Правил. В то же время Инструкция требует указать при внесении записи о прекращении трудового договора пункт статьи Трудового кодексапп. 5.1—5.6 Инструкции. Надо ли при внесении записи об увольнении работника указывать наряду с пунктом статьи ТК РФ еще и ее часть?

: В записи об основании прекращения трудового договора в трудовой книжке должны быть указания не только на соответствующие статью и пункт, но и на часть статьи ТК РФ (если она есть) или иного федерального законаст. 84.1 ТК РФ; п. 15 Правил.

Например, «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Поэтому положениями Инструкции в этой части руководствоваться не следует, так как они не вполне соответствуют ТК и Правилам.

В Трудовом кодексе части в статьях не пронумерованы. Поэтому, чтобы определить, какую часть нужно указать в трудовой книжке, надо посчитать абзацы в статье.

Каковы для работодателя, сделавшего запись в трудовой книжке, и для работника последствия неуказания части статьи ТК РФ в записи об увольнении, нам рассказали в Роструде.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

Неверно внесенная работодателем запись в трудовую книжку может являться основанием для выдачи работодателю предписания об устранении нарушений. Если же работодателя за это нарушение привлекут к административной ответственности, постановление о привлечении к ответственности может быть обжаловано в суд. Представляется, что указанное нарушение является малозначительным.

Но если неправильную запись об увольнении, сделанную предыдущим работодателем, выявят при проверке нового работодателя, трудинспектор не вправе выдавать предписание бывшему работодателю, так как предписание выдается по результатам проверки, проведенной у данного работодателя. Внести надлежащую запись в трудовую книжку может как прежний, так и новый работодатель на основании представленных документов от прежнего работодателя, например заверенной копии приказа об увольнении.

А для работника это может быть лишней головной болью впоследствии — при обращении в службу занятости или органы Пенсионного фонда, чьи специалисты могут указать на ненадлежащее заполнение трудовой книжки и отказать во включении в стаж отдельных периодов работы. Да и новый работодатель может предложить работнику вернуться к прежнему работодателю, чтобы тот сделал надлежащую запись. Для отказа в приеме на работу это не основание, но человек потратит нервы и время.

ШКЛОВЕЦ Иван Иванович
Роструд

Исправляем неправильную запись об увольнении

О.И. Вьюшкина, г. Рязань

В трудовой книжке работника стоит запись об увольнении, заверенная подписью инспектора по кадрам и печатью организации-работодателя, а также подпись работника. Впоследствии работодатель, внесший эту запись, признал ее недействительной. Нужно ли ему перед исправительной записью еще раз указывать в виде заголовка полное и сокращенное наименование организации (при его наличии)?

: Нет. Это нам подтвердили в Роструде.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

Наименование организации вносится в трудовую книжку в связи с приемом на работу (перед записью о приеме)п. 3.1 Инструкции либо в случае изменения наименования организациип. 3.2 Инструкции. Других случаев внесения записи о наименовании организации в трудовую книжку Инструкция не содержит. Поэтому при признании записи об увольнении недействительной тем же работодателем нет необходимости вносить в виде заголовка наименование организации.

ШКЛОВЕЦ Иван Иванович
Роструд

Если нужно исправить только неправильную формулировку основания увольнения в трудовой книжке работника, то ошибка устраняется так.

Трудовая книжка

(1) После неправильной записи вы не указываете полное и сокращенное (при наличии) наименование организации, а делаете единую запись о признании недействительной неверной записи и об увольнении с правильной формулировкой

(2) После записи с правильной формулировкой ставится подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печать работодателя, а также подпись работника

Если же нужно внести исправительную запись, отменяющую запись об увольнении, то исправительную запись заверять не надо, так как дальше в трудовую книжку будут вноситься текущие записи (например, о переводе на другую работу).

Если же исправительную запись (на основании представленных работником подтверждающих документов) будет вносить новый работодатель после своей записи о приеме на работу, то в графе 1 надо поставить порядковый номер записи. В графе 2 — дату внесения записи. В графе 3 следует указать номер записи, содержащей ошибку, и основание увольнения. В графе 4 — наименование, дату и номер документа, на основании которого была внесена исправительная запись.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Кадры / оплата труда»:

2018 г.

2017 г.

2016 г.

ИНДЕКСЫ
Москва Индекс
потребительских цен

Используется
для индексации зарплаты

0.13%
сентябрь 2018 г.
45000000
Ставка
рефинансирования

Используется для
расчёта отдельных показателей

7.5%
ЕЖЕДНЕВНАЯ
НОВОСТНАЯ
РАССЫЛКА
ОПРОС
Практикуется ли в вашей компании вывешивание фото сотрудников на доску почета или на доску позора?
Нет, это наследие советских времен
Да, это очень эффективно
Да, но только тех, кто дал согласие на это

РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Подписка на ГКИРСОТ Конгресс
БЛИЖАЙШИЕ БУХГАЛТЕРСКИЕ МЕРОПРИЯТИЯ
31.10.2018

«Неделя Бухгалтера 2018» Обучение в атмосфере праздника!, компания "ИСКРА"

31.10.2018

Конференция «НАЛОГОВЫЙ КОНТРОЛЬ.ИТОГИ–2018, ОЖИДАНИЯ–2019», Компания"ИРСОТ"