Можно ли «подписать» первичку только по факсу? | Журнал «Главная книга» | № 18 за 2014 г.
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Статьи Консультации Семинары Конференции
Календари Калькуляторы Формы Справочники Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ
ПОПУЛЯРНЫЕ НОВОСТИ
Спецрежимников не будут штрафовать за фискальные накопители на 13 месяцев

Для организаций и ИП на УСН, ЕСХН, ЕНВД или ПСН (за исключением отдельных случаев) действует ограничение в отношении допустимого срока действия ключа фискального накопителя используемой ККТ. Так, они могут применять только фискальные накопители на 36 месяцев. Но, как оказалось, пока эта норма фактически не работает. < ... >

Сменили оператора электронного документооборота – сообщите ИФНС

Если организация отказалась от услуг одного оператора электронного документооборота и перешла к другому, необходимо направить по ТКС в налоговую инспекцию электронное уведомление о получателе документов. < ... >

Электронные требования по уплате налогов и взносов: новые правила направления

Недавно налоговики обновили бланки требований об уплате задолженностей в бюджет, в т.ч. по страховым взносам. Теперь настал черед откорректировать порядок направления таких требований по ТКС. < ... >

Расчетные листки распечатывать необязательно

Работодателям отнюдь не обязательно выдавать сотрудникам расчетные листки на бумажном носителе. Минтруд не запрещает рассылать их работникам по электронной почте. < ... >

Медосмотр для работающих за компьютером: обязательно или нет

Даже если сотрудник занят работой с ПК не менее 50% рабочего времени, само по себе это еще не повод регулярно отправлять его на медосмотры. Все решают результаты аттестации его рабочего места по условиям труда. < ... >

«Физик» перечислил оплату за товар по безналу – нужно выдать чек

В случае, когда физлицо перечислило продавцу (компании или ИП) оплату за товар по безналичному расчету через банк, продавец обязан направить покупателю-«физику» кассовый чек, считает Минфин. < ... >

Список и количество товаров на момент оплаты неизвестны: как оформить кассовый чек

Наименование, количество и цена товаров (работ, услуг) – обязательные реквизиты кассового чека (БСО). Однако при получении предоплаты (аванса) объем и список товаров определить иногда невозможно. Минфин рассказал, что делать в такой ситуации. < ... >

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 15 сентября 2014 г.

Содержание журнала № 18 за 2014 г.
Н.А. Мацепуро, юрист

Можно ли «подписать» первичку только по факсу?

Договор, а также соглашения о внесении в него дополнений и изменений стороны могут заключить как в форме единого документа, так и путем обмена документами, в том числе по факсуп. 1 ст. 160, п. 2 ст. 434 ГК РФ; Постановления 8 ААС от 08.06.2011 № А75-11325/2010; 2 ААС от 30.06.2010 № А29-10640/2009; ФАС ВСО от 26.03.2009 № А58-3727/08-Ф02-1029/09. При этом передача документа по факсимильной связи происходит следующим образом. Стороны направляют друг другу документ, подписанный лишь со своей стороны. Соответственно, у каждой стороны остается на руках факсовая копия документа, подписанного другой стороной.

Кроме того, некоторые компании и предприниматели так передают контрагентам документы, которыми подтверждается исполнение договора, в частности накладные (когда они не были подписаны при передаче товаров либо имелись пороки в их оформлении) и акты об оказании услуг или выполнении работ. Ведь если стороны далеко друг от друга, например в разных городах, то удобство очевидно: бумаги поступают оперативно и не нужно тратиться на их пересылку по почте. Однако такой способ передачи первички все-таки не особо популярен. И тому есть причины.

Счета-фактуры так подписывать однозначно нельзяПостановления ФАС ПО от 20.06.2012 № А12-13422/2011, от 19.09.2013 № А12-25215/2012. Поэтому о них мы говорить и не будем.

Имеют ли факсовые копии договора силу оригиналов?

При обмене сторонами по факсу подписанными экземплярами договора он признается заключенным в письменной форме, если соблюдаются следующие условия:

  • можно достоверно установить, что документ исходил от стороны по договоруп. 2 ст. 434 ГК РФ. То есть в верхней части факсовой копии имеется строка со сведениями о принятом документе: наименование передающей стороны, дата и время передачи, номер факса, номера страниц (желательно, чтобы номера факсов сторон были указаны в договоре). При этом экземпляр договора должен быть подписан уполномоченным лицом.

Отправление документа по факсу впоследствии можно подтвердить и справкой, полученной от оператора телефонной связиПостановление ФАС ДВО от 13.03.2012 № Ф03-603/2012;

В то же время иногда даже отсутствие в договоре условия о возможности его заключения посредством обмена факсовыми копиями документов — не помеха. Так, вопрос о заключенности договора встает в основном в спорах о взыскании с контрагента задолженности и договорной неустойки. И если факсовая копия договора содержит подписи обеих сторон и есть доказательства исполнения договора, то суды могут признать его заключенным и взыскать с должника задолженность и санкцииПостановления 15 ААС от 20.03.2013 № 15АП-1940/2013; ФАС ЦО от 05.04.2010 № Ф10-1804/08(2).

А как насчет факсовых копий первички?

Подписание бумаг, подтверждающих исполнение договора, путем обмена документами по факсу, в принципе, допускаетсяп. 4 ст. 421 ГК РФ. Но такой способ оформления первички имеет сплошные минусы.

МИНУС 1. Факсовые копии не подтверждают налоговые расходы

Так считают налоговикиПисьмо УФНС по г. Москве от 25.01.2008 № 20-12/05968. Ведь налоговый учет формируется на основании первичных документов, которые принимаются к учету, если они оформлены в соответствии с законодательствомп. 1 ст. 11, п. 1 ст. 252, ст. 313 НК РФ; пп. 1, 2, 5 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; п. 3 ст. 2 ГК РФ; п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003. Между тем на факсовом документе отображается копия личной подписи. А налоговое и бухгалтерское законодательство не предусматривают возможности использования электрофотографического воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования при оформлении первичных документов, имеющих финансовые последствияПостановления ФАС ПО от 20.06.2012 № А12-13422/2011, от 19.09.2013 № А12-25215/2012; ФАС МО от 24.02.2009 № КГ-А41/12655-08-П; 1 ААС от 18.07.2013 № А79-13835/2012. Согласны с этим и в Минфине.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

БАХВАЛОВА Александра Сергеевна
БАХВАЛОВА Александра Сергеевна
Советник государственной гражданской службы РФ 3 класса

Если стороны в соответствии с условиями договора подписали исполнительную документацию к нему (в частности, акт выполненных работ или акт об оказании услуг) путем обмена документами посредством факсимильной связи, то в дальнейшем для целей налогообложения все равно необходимо подписать оригинал документа. Поскольку ни законодательство о бухгалтерском учете, ни законодательство о налогах и сборах не предусматривают возможности оформления первичной документации путем обмена документами по факсу либо воспроизведения личной подписи на ней с помощью средств копированияп. 1 ст. 11, п. 1 ст. 252, ст. 313 НК РФ; пп. 1, 2, 5 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Поэтому учет расходов, подтвержденных факсовыми копиями документов, в случае налоговой проверки наверняка обернется доначислениями и штрафом. Спасти может лишь представление оригиналов. А если оригиналы раздобыть не получится и спор с налоговиками дойдет до суда, то его может выиграть инспекция.

МИНУС 2. Юридическую силу факсовых копий надо еще доказать

Первичные документы должны быть надлежаще оформлены, поскольку они подтверждают исполнение договора и являются основанием для оплаты товаров, работ и услуг. Если первичные документы оформлены факсовыми копиями, то контрагенты иногда пытаются их оспорить, используя те же аргументы, что и в отношении заключенных по факсу договоров:

  • подписание сторонами первички путем обмена документами по факсу не было предусмотрено договором. Правда, если вы представите иные документы, подтверждающие приемку товаров, оказание услуг или передачу результата выполненных работ, то суд наверняка взыщет задолженность с контрагента. Например, в одном деле таким дополнительным доказательством послужило поступившее от должника письмо о том, что им подписан акт выполненных работ и он находится у него в бухгалтерииПостановление ФАС ПО от 17.03.2009 № А55-6324/2008;
  • невозможно с достоверностью установить, что документ исходил от другой стороны по договору. И действительно, подписать и отправить документ от имени стороны может любое лицо, в том числе и не уполномоченное на это. Также может оказаться, что документ направлен с номера факса, не принадлежащего контрагенту.

Кстати, если стороны уже давно работают друг с другом, обмениваясь подписанными документами по факсу, то это может помочь в случае возникновения спора. Сложившийся между сторонами порядок подписания бумаг суд может посчитать обычаем их делового оборота и признать юридическую силу факсового документаПостановление ФАС МО от 03.02.2011 № КГ-А40/16621-10.

ВЫВОД

Обмениваться первичкой исключительно по факсу (без дублирования отправки документов по почте) не надо. При урегулировании ваших споров с контрагентами суд еще может принять факсовые копии документов, а вот разрешая споры с налоговиками — нетп. 2 ст. 434 ГК РФ; ч. 3 ст. 75 АПК РФ. А с постоянными клиентами, с которыми обмениваться документами приходится часто, есть смысл наладить электронный документооборот с подписанием отправляемых документов электронной подписью.

***

ГК РФ предусматривает возможность заключения договора и путем обмена документами посредством электронной почтып. 2 ст. 434 ГК РФ; Постановления ФАС МО от 21.03.2013 № А40-79802/12-105-744; ФАС СКО от 12.04.2011 № А63-4698/2010; ФАС ДВО от 21.04.2014 № Ф03-1251/2014. Если между сторонами не налажен электронный документооборот с электронными подписями, то стороны направляют друг другу лишь отсканированную копию подписанного со своей стороны документа. В этом случае еще сложнее установить, какой конкретно документ направлялся и что документ исходил именно от другой стороны и от ее уполномоченного лицаПостановления ФАС СКО от 24.10.2013 № А63-16262/2012; ФАС ДВО от 13.03.2012 № Ф03-603/2012. Поэтому таким способом заключения договора лучше тоже не пользоваться.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Документооборот»:

2016 г.

  1. Документооборот, № 24
  2. Восстанавливаем утраченные документы, № 20
  3. Бухгалтерские документы: составляем, заполняем, подписываем, № 20
  4. В электронную подпись желательно включить отметку о времени, № 15
  5. ФНС может принимать электронные документы только утвержденных форматов, № 13
  6. Исправляем бухгалтерскую первичку, № 10
  7. Электронный документ — не просто созданный на компьютере, № 5
  8. Оформляем приказ о возложении обязанностей главбуха на директора, № 4
  9. Передаем учет аутсорсеру, № 3

2015 г.

  1. Кто ответит за электронную подпись?, № 21
  2. Электронные документы: нужна ли их распечатка?, № 18
  3. Как упрощенцу подтвердить оплату расходов наличными предпринимателю, № 18
  4. Нужна ли печать на судебной доверенности, № 15
  5. Выполнение работ по «давальческому» договору, № 15
  6. ООО решило сменить название: пошаговая инструкция, № 13
  7. Подписываем документ: что, где и как, № 11
  8. Отказ от круглой печати: стоит ли спешить?, № 10
  9. Хочу все знать: расчеты с подотчетными лицами, № 8
  10. Сокращаем документооборот на складе, № 8
  11. Рукописи не горят бесплатно... Учитываем расходы на уничтожение документов, № 8
  12. Счет не получен вовремя: будет ли просрочка оплаты, № 7

2014 г.

  1. Усы, лапы, хвост — вот мои документы!, № 22
  2. Собираем досье на контрагента, № 18
  3. Можно ли «подписать» первичку только по факсу?, № 18
  4. Мастер-класс юриста: договор оказания услуг, № 17
  5. Бухгалтерское прочтение договора поставки, № 10
  6. Мастер-класс: проверяем договор аренды помещения, № 7
  7. Обмен опытом: документооборот по давальческим материалам в строительстве, № 5
  8. Кто, кроме директора, может подписать акт об оказании услуг, № 4
  9. Первичка: как сохранить и... выбросить, № 2

2013 г.

  1. Гибридный счет-фактура: несекретная разработка ФНС, № 22
  2. Запрос в Минфин: азбука эффективного общения, № 22
  3. Заполняем без ошибок платежки на перечисление налогов и взносов, № 20
  4. Как защитить персональные данные работников и клиентов, № 19
  5. Как уничтожить первичку после истечения срока ее хранения, № 15
  6. Приемка и списание материалов: оформляем документы, № 12
  7. Электронный документооборот с контрагентами: с чего начать, № 10
  8. Печать фирмы: изготавливаем, используем, утилизируем, № 9
  9. Печать — постоянная спутница фирмы?, № 9
  10. Разрабатываем удобный регистр по НДФЛ, № 8
  11. Обнаружили недостачу: составляем претензию контрагенту, № 8
  12. Когда пригодятся скриншоты, № 6
  13. Идеальный акт об оказании услуг для налогового инспектора, № 6
  14. Документооборот: выстраиваем «под бухгалтерию», № 5
  15. Договор поставки: читаем по слогам, № 5
  16. Унифицированные формы первички необязательны, а что с БСО?, № 4
  17. Как не допустить атаку на «Клиент-Банк», № 3

2012 г.

  1. «Инвентаризационная» подборка, № 24
  2. Условия гражданско-правовых договоров и их налоговые последствия, № 24
  3. Положение об охране труда: ваш помощник в учете трат на комфорт, № 24
  4. Упрощенка: списываем в расходы проданные товары, № 24
  5. Первичка: унифицированная и не очень, № 23
  6. Выдаем справку о зарплате для расчета пособий в нестандартных ситуациях, № 22
  7. Подотчет и наличные расходы, № 21
  8. Какие подотчетные документы не вызовут претензий налоговиков, № 20
  9. Учимся писать записки: докладные, служебные, объяснительные, № 20
  10. Почему при поставке иногда недостаточно счета на оплату и нужен договор, № 19
  11. Может ли первичка с дефектом подтверждать расходы и вычеты НДС, № 19
  12. У кого остаются оригиналы документов при уступке долга: у старого или у нового кредитора, № 19
  13. Правильно оформляем первичку и не только, № 16
  14. Вся правда о доверенности, № 14
  15. Направляем претензию контрагенту, задержавшему поставку или оплату, № 14
  16. Документируем брак основного средства и его возврат поставщику, № 14
  17. «Просроченный» директор: как работать бухгалтеру?, № 13
  18. Нужны ли покупателю для налогового учета ТН и ТТН при договоре транспортной экспедиции, № 10
  19. Готовая инструкция для подотчетника, № 9
  20. Справки и документы с места работы: кому, когда, какие, № 2
  21. Как заверить копию документа «надлежащим» образом, № 1

2011 г.

  1. Список важных предновогодних дел, № 24
  2. Оформляем документы для защиты личных данных работников, № 24
  3. Учетная политика: проверь себя, № 23
  4. Моделируем учетную политику для мини-фирмы, № 23
  5. На что бухгалтеру обратить внимание в договоре купли-продажи, № 22
  6. Договор транспортной экспедиции: как избежать проблем с НДС, № 21
  7. Нюансы заполнения новой транспортной накладной, № 20
  8. Учитываем приобретенные ТМЦ под другим наименованием, № 19
  9. Путевой лист делаем «путёвым», № 19
  10. Доверенность, вернись!, № 17
  11. Как подписаться электронной подписью, № 17
  12. Когда нужен акт по форме № КМ-3, № 17
  13. Когда можно использовать дополнительные печати, № 16
  14. Ох уж этот подотчет..., № 11
  15. Когда, кому и зачем нужна ТТН, № 6
  16. Директор путает счет компании с собственным карманом, № 5
  17. Что можно, а что нельзя подписывать факсимиле, № 4
ИНДЕКСЫ
в России Индекс
потребительских цен

Используется
для индексации зарплаты

0.33%
апрель 2017 г.
0
Минимальный
размер оплаты труда

Используется для
регулирования зарплаты

7 500

Примечание

История

ОПРОС
Если ваша компания арендует помещение, то каким образом вы оплачиваете коммуналку?
Самостоятельно заключаем договоры с ресурсоснабжающими организациями
У нас фиксированная арендная плата уже с учетом коммунальных услуг
Коммунальные услуги включены в состав арендной платы как ее переменная часть
Возмещаем расходы на коммуналку арендодателю помимо арендной платы
Оплачиваем коммунальные услуги через посредника
Мы не арендуем помещение, оно у нас в собственности

ЕЖЕДНЕВНАЯ
НОВОСТНАЯ
РАССЫЛКА
РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Подписка на ГК_2017Неделя бухгалтерского учета «Летний практикум 2017» + online-трансляция