Первичка: как сохранить и... выбросить | Журнал «Главная книга» | № 2 за 2014 г.
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Статьи Консультации Семинары Конференции
Календари Калькуляторы Формы Справочники Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ
ПОПУЛЯРНЫЕ НОВОСТИ
Появились списки работодателей, которых трудинспекторы будут навещать чаще других

На сайте Роструда опубликованы перечни работодателей, деятельность которых отнесена к категориям высокого и значительного риска. < ... >

4-ФСС опять изменилась

Соцстрах откорректировал форму расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам «на травматизм» (4-ФСС). < ... >

Работник обратился за соцвычетом в середине года: нужно ли пересчитать НДФЛ

Если сотрудник принес работодателю заявление на имущественный вычет по НДФЛ в течение года, например, в июне, пересчитать НДФЛ с учетом вычета нужно с начала календарного года. Т.е. НДФЛ за январь-май будет считаться излишне удержанным и должен быть возвращен работнику. Распространяется ли это правило на социальные вычеты (например, по расходам на лечение или обучение)? < ... >

Счет-фактура обновлен: выясняем подробности

Форму счета-фактуры обновили с 01.07.2017. Об этом надо помнить не только продавцу, но и покупателю. Но это еще не все: в ближайшее время форма счета-фактуры опять может измениться. А вместе с ней — и книги покупок и продаж. < ... >

Регистрация автомобиля: новые правила

С 10.07.2017 года вступили в силу изменения в процедуре регистрации транспортных средств. Так, в частности, из списка документов, которые необходимо представить в ГИБДД для регистрации авто, исключен полис ОСАГО. < ... >

Необоснованная налоговая выгода: утверждены основные принципы

Налоговый кодекс дополнен новой статьей 54.1, в которой прописано, в каких случаях уменьшение налоговой базы или суммы налога к уплате могут быть признаны неправомерными. < ... >

Телефонные мошенники, маскируясь под налоговиков, воруют деньги

ФНС узнала о случаях телефонного мошенничества, совершенных от имени Налоговой службы. Имейте в виду: инспекции не сообщают гражданам о налоговых задолженностях при помощи автоматического обзвона! < ... >

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 20 января 2014 г.

Содержание журнала № 2 за 2014 г.
А.И. Дыбов, эксперт по налогообложению

Первичка: как сохранить и... выбросить

Сроки хранения первичной документации и порядок ее уничтожения

Как известно, в работе организации документ должен быть почти на каждый чих, иначе при какой-нибудь проверке хлопот не оберешься. Вместе с тем архив постоянно разрастается. Рано или поздно вы задаетесь вопросом: а нельзя ли что-нибудь выкинуть? Можно. Но с умом, чтобы не выплеснуть вместе с водой ребенка.

НК: хранить первичку надо 4 года. Или больше?

Установленный НК РФ базовый срок хранения первичных документов, подтверждающих доходы или расходы, общеизвестен — 4 года считая с года, в котором документ в последний раз был использован для составления налоговой отчетности или расчета суммы налогаподп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ; Постановления 9 ААС от 19.09.2012 № 09АП-25082/2012-АК, 09АП-24609/2012-АК, от 12.05.2012 № 09АП-10098/2012-АК. Поясним, что это значит.

Предположим, фирма купила здание и установила срок его полезного использования — 31 год. Все это время она будет включать в расходы амортизационные отчисления по недвижимости. Следовательно, акт приема-передачи здания и другие документы, связанные с его покупкой, должны быть под рукой в течение 31 года амортизации. И лишь потом начнутся 4 года, отведенные НК. Общий срок хранения документов по зданию — 35 лет.

Другой вариант: продавец отгрузил товар, а покупатель так и не расплатился. Истек срок исковой давности, время списывать безнадежный долг во внереализационные расходы. Чтобы это было безопасно, отгрузочную первичку придется сберегать 7 лет: 3 года исковой давности и еще 4 «базовых». Иначе нечем будет подтвердить ни сумму дебиторки, ни дату возникновения долга. Тут и суд не поможетПостановления ФАС ВВО от 08.11.2012 № А11-6321/2011; ФАС ПО от 03.10.2012 № А72-7995/2011; 2 ААС от 22.01.2013 № А29-7272/2012.

И последний пример того, как считать налоговый срок хранения первички. Вы хорошо знаете, что для целей налогообложения убыток можно переносить на будущее в течение 10 лет считая с года его возникновения. Глава 25 НК предписывает беречь первичные документы, подтверждающие размер убытка, все время его переносапп. 2, 4 ст. 283 НК РФ. Если так выйдет, что для этого понадобятся все 10 лет, то и бумаги должны быть у организации столько же. И лишь по прошествии десятилетия начнется базовый четырехлетний срок из НК. То есть всего первичка по размеру убытка в худшем случае будет пылиться 14 лет. Иначе его перенос посчитают неправомернымПостановление Президиума ВАС от 24.07.2012 № 3546/12.

Интересно, что налоговая норма о хранении первичной документации не вполне учитывает максимальный период, который можно охватить выездной проверкой: 3 года, предшествующие году ее начала. Допустим, документ, подтверждающий расходы на ремонт, составлен в ноябре 2013 г. По НК его надо хранить в течение 2014—2016 гг., а также 11 месяцев 2017 г. Но зачем зацеплять 2017 г., если проверка, случившаяся в нем, все равно не сможет оценить правомерность расходов 2013 г., так как охватит лишь 2014—2016 гг.? Однако закон есть закон, ничего не попишешь.

Налоговая ответственность за отсутствие первички

Что будет, если срок хранения первички еще не истек, а ИФНС обнаружила: документов нет и восстановить их организация не пытается? Ясное дело, пойдут прахом расходы и вычеты, обоснованные пропавшими бумагами, а это недоимка, пеня и штрафы за неуплату налогов.

Когда же из-за отсутствия первички ИФНС не может достоверно определить налоговые обязательства компании, инспекторы исчислят их расчетным методомподп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ. За основу возьмут не только показатели проверяемой фирмы, но и показатели компаний, сходных по виду деятельности и объемам продаж. С одним важным исключением: доначислив НДС с предполагаемой суммы реализации, вычеты по нему на калькуляторе проверяющие считать не будут. ВАС указал: для подтверждения вычетов в любом случае нужны документы. Соответственно, нет бумаг — нет и вычетовп. 8 Постановления Пленума ВАС от 30.07.2013 № 57.

Если в результате вычислений ИФНС получится, что ранее уплаченная сумма налогов меньше, чем должна быть по прикидкам проверяющих (а с НДС так будет точно), это тоже повлечет возникновение недоимки, начисление пеней и штрафов.

Отдельная ответственность, как вы помните, предусмотрена за непредставление документов по запросу инспекторов:

  • налоговый штраф 200 руб. за каждый экземпляр на организациюп. 1 ст. 126 НК РФ;
  • административный штраф 300—500 руб. на руководителя за все документы скопомч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ.

Правда, для обоснования налогового штрафа ИФНС должна четко указать в своем требовании, какие документы ей нужны и сколько их. Сумма санкции, исчисленная на основе предположений проверяющих, незаконнаПостановление Президиума ВАС от 08.04.2008 № 15333/07.

Но это не значит, что налоговики совсем лишены возможности определить количество бумаг и величину штрафа. Например, в одном из случаев инспекторы рассчитали все это на основе анализа движения денег по банковскому счету налогоплательщика и документации, представленной его контрагентами. Суд счел действия ИФНС правомернымиПостановление 7 ААС от 16.08.2013 № А67-160/2013.

Надо заметить, что пожар, затопление и прочие подобные напасти, загубившие бумаги, не освобождают компанию от обязанности восстановить их, а также от негативных последствий ее бездействияПисьмо Минфина от 22.07.2013 № 03-02-07/2/28610. Максимум, на что можно рассчитывать, так это на сдвиг инспекцией по запросу организации срока на представление затребованных бумагп. 3 ст. 93 НК РФ. К тому же фирма должна:

Что же, с налоговыми правилами хранения первичных документов и ответственностью за их нарушение покончено. Осталось изучить бухгалтерский порядок.

Бухгалтерский срок хранения первички и ответственность за его нарушение

Закон о бухучете предписывает беречь первичную документацию как минимум 5 лет считая с года, в составлении отчетности за который использовалась та или иная бумага. Когда же Перечнем Минкультуры, к которому отсылает Закон, установлен более долгий срок, то ориентироваться нужно на него. Впрочем, на хранение подавляющего большинства первичных документов там также отведено 5 летп. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; п. 4.1 разд. II Перечня, утв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень).

6 сентября 2011 г. ВАС Решением № 7889/11 признал Перечень Минкультуры недействующим, поскольку по состоянию на ту дату министерство официально опубликовало лишь приказ, утвердивший документ, но не сам Перечень. Спустя 13 дней, 19 сентября 2011 г., Минкультуры исправило ошибку, напечатав полную версию документа в Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. С тех пор Перечень подлежит исполнению и Решение ВАС № 7889/11 более не актуально.

Исключение в Перечне сделано, в частности, для ряда первичных документов, связанных с кадрами. Так, 75 лет нужно сберегать:

  • расчетные либо расчетно-платежные ведомости (формы № Т-49, Т-51), если компания не ведет лицевые счета сотрудников (форма № Т-54 или Т-54а)п. 412 разд. 4 Перечня;
  • табели учета рабочего времени людей (формы № Т-12, Т-13), трудившихся во вредных или опасных условияхп. 586 разд. 7 Перечня.

Однако о прилежности в соблюдении этих сроков, установленных Законом о бухучете либо Перечнем, можно говорить, только если за их нарушение есть чувствительная ответственность. Какова она?

Административным наказанием за несоблюдение сроков хранения бухгалтерской первички ведает ст. 15.11 КоАП РФ, по ней руководителю светят от 2000 до 3000 руб. штрафа. Если, конечно, налоговая инспекция доведет дело до судач. 1 ст. 23.1, п. 1 ч. 5 ст. 28.3 КоАП РФ.

Существует также наказание за нарушение правил архивного дела, частью которых является Перечень Минкультуры, — целых 300—500 руб. штрафа на директораст. 13.20 КоАП РФ. Но для этого компанию должны по согласованию с прокуратурой проверить представители Росархива, найти нарушение, а потом еще сходить в судч. 1 ст. 23.1, п. 59 ч. 2 ст. 28.3 КоАП РФ; п. 1 Положения, утв. Постановлением Правительства от 17.06.2004 № 290; пп. 6—6.2 ст. 9 Закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ. Что для «архивариусов» совершенно нетипично, и, наверное, поэтому доступная нам судебная практика по таким делам отсутствует.

Но предположим, все сроки сбережения первичных документов вышли. Пора от них избавляться.

Документы в утиль!

Единственный нормативный документ, в котором написано, как правильно провожать документы в последний путь, — Основные Правила работы архивов организаций, принятые Росархивом в 2002 г.одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Правила) Но во-первых, адресованы Правила фирмам, работающим с бумагами государственного Архивного фонда, а во-вторых, официально опубликовать нормативный акт ведомство не удосужилось.

То есть можно сказать, что обязательной для всех процедуры уничтожения бумаг на сегодняшний день нет и строго формально организация вправе избавиться от них так, как ей удобно. Например, просто молча вынести на мусорку или спустить в шредер.

И все же это не вариант. Для начала — знать, какая документация выбыла, а какая еще есть, в интересах самой фирмы. Иначе, случись что, ей не с кого будет спросить за пропажу той или иной первички. Поэтому без задокументированной процедуры уничтожения не обойтись.

К тому же существует пусть и небольшой, но риск, что в будущем документы могут понадобиться, а доказать их отсутствие нечем. Так, в Вологодской области конкурсный управляющий потребовал у компании, проходящей процедуру банкротства, ряд бумаг. Та их не отдала, сославшись на то, что документация была якобы выброшена из-за истекшего срока хранения.

Управляющий обратился в суд, и тот указал: утилизация бумаг — право, а не обязанность фирмы. Ей необходимо подтвердить, что она воспользовалась данным правом. Не может? Значит, документы «живы» и компания должна передать их управляющемуПостановление 14 ААС от 15.08.2012 № А13-2016/2011. А неисполнение судебного решения — это уже 30 000—50 000 руб. штрафач. 1 ст. 17.15 КоАП РФ, которого можно было бы легко избежать, заручись организация железными доказательствами уничтожения документов.

В некоторых случаях потребовать бумаги вправе и участник общества. Если дело дойдет до суда и там выяснится, что компании есть чем подтвердить утилизацию документов, кроме как истечением сроков их хранения, спор она выиграетПостановление 3 ААС от 28.07.2011 № А33-17569/2010.

Итак, возьмем за основу Правила Росархива и посмотрим, какая процедура уничтожения документов в них предусмотрена. Оговоримся, что буква в букву исполнять требования Правил не будем в силу их «полуофициального» статуса.

Чтобы вовремя выявлять первичку с истекшим «сроком годности», целесообразно раз в год поручать проверку архива специальной комиссиипп. 2.2.2, 2.2.5, 2.3.2 Правил. Издавать приказ о ее созыве ежегодно не нужно, достаточно сделать это один раз, а потом лишь менять данные о членах группы, если кто-то уволится.

Выбрав бумаги, которым больше нечего делать на полках, комиссия составляет акт, перечисляя найденное. Скрупулезно описывать каждую бумажку не стоит, достаточно общих фраз, например: «товарные накладные за 2007 г. — 700 шт.» После того как акт готов, его утверждает руководитель компаниипп. 2.4.1, 2.4.4 Правил.

С этим актом на руках можно приступать к уничтожению древней первички, о чем, правда, желательно составить отдельный документ, в котором нужно указать дату и способ утилизации макулатуры. Чаще всего это:

  • <или>сдача в качестве вторсырья;
  • <или>уничтожение с помощью шредера, огня либо простого выбрасывания в мусорку.

Формы документов, оформляемых комиссией в ходе избавления от старых бумаг, есть в приложении 4 к Правилам Росархива. Но они довольно громоздкие, и перед использованием мы советуем упростить их так, чтобы осталась лишь действительно полезная информация.

Только после уничтожения бумаг и подписания документа об этом организация может расслабиться: она сделала все, что было в ее силах, и чиста перед государством. До следующей процедуры избавления от накопившейся первички у нее есть год.

***

В завершение заметим, что почти все сказанное в статье касается только первичной документации. Некоторые бумаги организации должны беречь гораздо дольше, и наказывают за невыполнение этого требования гораздо строже.

Так, ООО в течение всего срока своей «жизни» обязаны печься о сохранении, в частности, протоколов собраний участников, связанных с созданием обществап. 1 ст. 50 Закона от 08.02.98 № 14-ФЗ. Еще сложнее заботиться об архиве акционерным обществам: им нужно постоянно держать при себе чуть ли не все управленческие и учредительные бумагиПоложение, утв. Постановлением ФКЦБ от 16.07.2003 № 03-33/пс. Наконец, и ООО, и ОАО обязаны вечно беречь годовую бухгалтерскую отчетностьп. 351 разд. 4 Перечня.

Штраф за отсутствие подобных документов — от 200 000 до 300 000 руб. на организацию и от 2500 до 5000 руб. на ее директорач. 1, 2 ст. 13.25 КоАП РФ.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Документооборот»:

2017 г.

  1. Риски внедоговорной поставки: если договор и накладная «не дружат», № 11

2016 г.

  1. Документооборот, № 24
  2. Восстанавливаем утраченные документы, № 20
  3. Бухгалтерские документы: составляем, заполняем, подписываем, № 20
  4. В электронную подпись желательно включить отметку о времени, № 15
  5. ФНС может принимать электронные документы только утвержденных форматов, № 13
  6. Исправляем бухгалтерскую первичку, № 10
  7. Электронный документ — не просто созданный на компьютере, № 5
  8. Оформляем приказ о возложении обязанностей главбуха на директора, № 4
  9. Передаем учет аутсорсеру, № 3

2015 г.

  1. Кто ответит за электронную подпись?, № 21
  2. Электронные документы: нужна ли их распечатка?, № 18
  3. Как упрощенцу подтвердить оплату расходов наличными предпринимателю, № 18
  4. Нужна ли печать на судебной доверенности, № 15
  5. Выполнение работ по «давальческому» договору, № 15
  6. ООО решило сменить название: пошаговая инструкция, № 13
  7. Подписываем документ: что, где и как, № 11
  8. Отказ от круглой печати: стоит ли спешить?, № 10
  9. Хочу все знать: расчеты с подотчетными лицами, № 8
  10. Сокращаем документооборот на складе, № 8
  11. Рукописи не горят бесплатно... Учитываем расходы на уничтожение документов, № 8
  12. Счет не получен вовремя: будет ли просрочка оплаты, № 7

2014 г.

  1. Усы, лапы, хвост — вот мои документы!, № 22
  2. Собираем досье на контрагента, № 18
  3. Можно ли «подписать» первичку только по факсу?, № 18
  4. Мастер-класс юриста: договор оказания услуг, № 17
  5. Бухгалтерское прочтение договора поставки, № 10
  6. Мастер-класс: проверяем договор аренды помещения, № 7
  7. Обмен опытом: документооборот по давальческим материалам в строительстве, № 5
  8. Кто, кроме директора, может подписать акт об оказании услуг, № 4
  9. Первичка: как сохранить и... выбросить, № 2

2013 г.

  1. Гибридный счет-фактура: несекретная разработка ФНС, № 22
  2. Запрос в Минфин: азбука эффективного общения, № 22
  3. Заполняем без ошибок платежки на перечисление налогов и взносов, № 20
  4. Как защитить персональные данные работников и клиентов, № 19
  5. Как уничтожить первичку после истечения срока ее хранения, № 15
  6. Приемка и списание материалов: оформляем документы, № 12
  7. Электронный документооборот с контрагентами: с чего начать, № 10
  8. Печать фирмы: изготавливаем, используем, утилизируем, № 9
  9. Печать — постоянная спутница фирмы?, № 9
  10. Разрабатываем удобный регистр по НДФЛ, № 8
  11. Обнаружили недостачу: составляем претензию контрагенту, № 8
  12. Когда пригодятся скриншоты, № 6
  13. Идеальный акт об оказании услуг для налогового инспектора, № 6
  14. Документооборот: выстраиваем «под бухгалтерию», № 5
  15. Договор поставки: читаем по слогам, № 5
  16. Унифицированные формы первички необязательны, а что с БСО?, № 4
  17. Как не допустить атаку на «Клиент-Банк», № 3

2012 г.

  1. «Инвентаризационная» подборка, № 24
  2. Условия гражданско-правовых договоров и их налоговые последствия, № 24
  3. Положение об охране труда: ваш помощник в учете трат на комфорт, № 24
  4. Упрощенка: списываем в расходы проданные товары, № 24
  5. Первичка: унифицированная и не очень, № 23
  6. Выдаем справку о зарплате для расчета пособий в нестандартных ситуациях, № 22
  7. Подотчет и наличные расходы, № 21
  8. Какие подотчетные документы не вызовут претензий налоговиков, № 20
  9. Учимся писать записки: докладные, служебные, объяснительные, № 20
  10. Почему при поставке иногда недостаточно счета на оплату и нужен договор, № 19
  11. Может ли первичка с дефектом подтверждать расходы и вычеты НДС, № 19
  12. У кого остаются оригиналы документов при уступке долга: у старого или у нового кредитора, № 19
  13. Правильно оформляем первичку и не только, № 16
  14. Вся правда о доверенности, № 14
  15. Направляем претензию контрагенту, задержавшему поставку или оплату, № 14
  16. Документируем брак основного средства и его возврат поставщику, № 14
  17. «Просроченный» директор: как работать бухгалтеру?, № 13
  18. Нужны ли покупателю для налогового учета ТН и ТТН при договоре транспортной экспедиции, № 10
  19. Готовая инструкция для подотчетника, № 9
  20. Справки и документы с места работы: кому, когда, какие, № 2
  21. Как заверить копию документа «надлежащим» образом, № 1

2011 г.

  1. Список важных предновогодних дел, № 24
  2. Оформляем документы для защиты личных данных работников, № 24
  3. Учетная политика: проверь себя, № 23
  4. Моделируем учетную политику для мини-фирмы, № 23
  5. На что бухгалтеру обратить внимание в договоре купли-продажи, № 22
  6. Договор транспортной экспедиции: как избежать проблем с НДС, № 21
  7. Нюансы заполнения новой транспортной накладной, № 20
  8. Учитываем приобретенные ТМЦ под другим наименованием, № 19
  9. Путевой лист делаем «путёвым», № 19
  10. Доверенность, вернись!, № 17
  11. Как подписаться электронной подписью, № 17
  12. Когда нужен акт по форме № КМ-3, № 17
  13. Когда можно использовать дополнительные печати, № 16
  14. Ох уж этот подотчет..., № 11
  15. Когда, кому и зачем нужна ТТН, № 6
  16. Директор путает счет компании с собственным карманом, № 5
  17. Что можно, а что нельзя подписывать факсимиле, № 4
ИНДЕКСЫ
в России Индекс
потребительских цен

Используется
для индексации зарплаты

0.61%
июнь 2017 г.
0
Минимальный
размер оплаты труда

Используется для
регулирования зарплаты

7 800

Примечание

История

ЕЖЕДНЕВНАЯ
НОВОСТНАЯ
РАССЫЛКА
ОПРОС
Удобно ли для работодателя введение электронных больничных с 1 июля 2017 г.?
Да, удобно
Нет, неудобно
Без разницы

РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Подписка на ГК_2017
БЛИЖАЙШИЕ БУХГАЛТЕРСКИЕ МЕРОПРИЯТИЯ
Информации о мероприятиях в данный момент нет