Новости Тренинги Типовые ситуации Калькуляторы Формы
Журнал Вебинары Календарь Консультации Форум Тесты
Добавить в «Нужное»

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 10 января 2014 г.

Содержание журнала № 2 за 2014 г.
А.И. Дыбов, эксперт по налогообложению

Первичка: как сохранить и... выбросить

Сроки хранения первичной документации и порядок ее уничтожения

Как известно, в работе организации документ должен быть почти на каждый чих, иначе при какой-нибудь проверке хлопот не оберешься. Вместе с тем архив постоянно разрастается. Рано или поздно вы задаетесь вопросом: а нельзя ли что-нибудь выкинуть? Можно. Но с умом, чтобы не выплеснуть вместе с водой ребенка.

НК: хранить первичку надо 4 года. Или больше?

Установленный НК РФ базовый срок хранения первичных документов, подтверждающих доходы или расходы, общеизвестен — 4 года считая с года, в котором документ в последний раз был использован для составления налоговой отчетности или расчета суммы налогаподп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ; Постановления 9 ААС от 19.09.2012 № 09АП-25082/2012-АК, 09АП-24609/2012-АК, от 12.05.2012 № 09АП-10098/2012-АК. Поясним, что это значит.

Предположим, фирма купила здание и установила срок его полезного использования — 31 год. Все это время она будет включать в расходы амортизационные отчисления по недвижимости. Следовательно, акт приема-передачи здания и другие документы, связанные с его покупкой, должны быть под рукой в течение 31 года амортизации. И лишь потом начнутся 4 года, отведенные НК. Общий срок хранения документов по зданию — 35 лет.

Другой вариант: продавец отгрузил товар, а покупатель так и не расплатился. Истек срок исковой давности, время списывать безнадежный долг во внереализационные расходы. Чтобы это было безопасно, отгрузочную первичку придется сберегать 7 лет: 3 года исковой давности и еще 4 «базовых». Иначе нечем будет подтвердить ни сумму дебиторки, ни дату возникновения долга. Тут и суд не поможетПостановления ФАС ВВО от 08.11.2012 № А11-6321/2011; ФАС ПО от 03.10.2012 № А72-7995/2011; 2 ААС от 22.01.2013 № А29-7272/2012.

И последний пример того, как считать налоговый срок хранения первички. Вы хорошо знаете, что для целей налогообложения убыток можно переносить на будущее в течение 10 лет считая с года его возникновения. Глава 25 НК предписывает беречь первичные документы, подтверждающие размер убытка, все время его переносапп. 2, 4 ст. 283 НК РФ. Если так выйдет, что для этого понадобятся все 10 лет, то и бумаги должны быть у организации столько же. И лишь по прошествии десятилетия начнется базовый четырехлетний срок из НК. То есть всего первичка по размеру убытка в худшем случае будет пылиться 14 лет. Иначе его перенос посчитают неправомернымПостановление Президиума ВАС от 24.07.2012 № 3546/12.

Интересно, что налоговая норма о хранении первичной документации не вполне учитывает максимальный период, который можно охватить выездной проверкой: 3 года, предшествующие году ее начала. Допустим, документ, подтверждающий расходы на ремонт, составлен в ноябре 2013 г. По НК его надо хранить в течение 2014—2016 гг., а также 11 месяцев 2017 г. Но зачем зацеплять 2017 г., если проверка, случившаяся в нем, все равно не сможет оценить правомерность расходов 2013 г., так как охватит лишь 2014—2016 гг.? Однако закон есть закон, ничего не попишешь.

Налоговая ответственность за отсутствие первички

Что будет, если срок хранения первички еще не истек, а ИФНС обнаружила: документов нет и восстановить их организация не пытается? Ясное дело, пойдут прахом расходы и вычеты, обоснованные пропавшими бумагами, а это недоимка, пеня и штрафы за неуплату налогов.

Когда же из-за отсутствия первички ИФНС не может достоверно определить налоговые обязательства компании, инспекторы исчислят их расчетным методомподп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ. За основу возьмут не только показатели проверяемой фирмы, но и показатели компаний, сходных по виду деятельности и объемам продаж. С одним важным исключением: доначислив НДС с предполагаемой суммы реализации, вычеты по нему на калькуляторе проверяющие считать не будут. ВАС указал: для подтверждения вычетов в любом случае нужны документы. Соответственно, нет бумаг — нет и вычетовп. 8 Постановления Пленума ВАС от 30.07.2013 № 57.

Если в результате вычислений ИФНС получится, что ранее уплаченная сумма налогов меньше, чем должна быть по прикидкам проверяющих (а с НДС так будет точно), это тоже повлечет возникновение недоимки, начисление пеней и штрафов.

Отдельная ответственность, как вы помните, предусмотрена за непредставление документов по запросу инспекторов:

  • налоговый штраф 200 руб. за каждый экземпляр на организациюп. 1 ст. 126 НК РФ;
  • административный штраф 300—500 руб. на руководителя за все документы скопомч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ.

Правда, для обоснования налогового штрафа ИФНС должна четко указать в своем требовании, какие документы ей нужны и сколько их. Сумма санкции, исчисленная на основе предположений проверяющих, незаконнаПостановление Президиума ВАС от 08.04.2008 № 15333/07.

Но это не значит, что налоговики совсем лишены возможности определить количество бумаг и величину штрафа. Например, в одном из случаев инспекторы рассчитали все это на основе анализа движения денег по банковскому счету налогоплательщика и документации, представленной его контрагентами. Суд счел действия ИФНС правомернымиПостановление 7 ААС от 16.08.2013 № А67-160/2013.

Надо заметить, что пожар, затопление и прочие подобные напасти, загубившие бумаги, не освобождают компанию от обязанности восстановить их, а также от негативных последствий ее бездействияПисьмо Минфина от 22.07.2013 № 03-02-07/2/28610. Максимум, на что можно рассчитывать, так это на сдвиг инспекцией по запросу организации срока на представление затребованных бумагп. 3 ст. 93 НК РФ. К тому же фирма должна:

Что же, с налоговыми правилами хранения первичных документов и ответственностью за их нарушение покончено. Осталось изучить бухгалтерский порядок.

Бухгалтерский срок хранения первички и ответственность за его нарушение

Закон о бухучете предписывает беречь первичную документацию как минимум 5 лет считая с года, в составлении отчетности за который использовалась та или иная бумага. Когда же Перечнем Минкультуры, к которому отсылает Закон, установлен более долгий срок, то ориентироваться нужно на него. Впрочем, на хранение подавляющего большинства первичных документов там также отведено 5 летп. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; п. 4.1 разд. II Перечня, утв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень).

6 сентября 2011 г. ВАС Решением № 7889/11 признал Перечень Минкультуры недействующим, поскольку по состоянию на ту дату министерство официально опубликовало лишь приказ, утвердивший документ, но не сам Перечень. Спустя 13 дней, 19 сентября 2011 г., Минкультуры исправило ошибку, напечатав полную версию документа в Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. С тех пор Перечень подлежит исполнению и Решение ВАС № 7889/11 более не актуально.

Исключение в Перечне сделано, в частности, для ряда первичных документов, связанных с кадрами. Так, 75 лет нужно сберегать:

  • расчетные либо расчетно-платежные ведомости (формы № Т-49, Т-51), если компания не ведет лицевые счета сотрудников (форма № Т-54 или Т-54а)п. 412 разд. 4 Перечня;
  • табели учета рабочего времени людей (формы № Т-12, Т-13), трудившихся во вредных или опасных условияхп. 586 разд. 7 Перечня.

Однако о прилежности в соблюдении этих сроков, установленных Законом о бухучете либо Перечнем, можно говорить, только если за их нарушение есть чувствительная ответственность. Какова она?

Административным наказанием за несоблюдение сроков хранения бухгалтерской первички ведает ст. 15.11 КоАП РФ, по ней руководителю светят от 2000 до 3000 руб. штрафа. Если, конечно, налоговая инспекция доведет дело до судач. 1 ст. 23.1, п. 1 ч. 5 ст. 28.3 КоАП РФ.

Существует также наказание за нарушение правил архивного дела, частью которых является Перечень Минкультуры, — целых 300—500 руб. штрафа на директораст. 13.20 КоАП РФ. Но для этого компанию должны по согласованию с прокуратурой проверить представители Росархива, найти нарушение, а потом еще сходить в судч. 1 ст. 23.1, п. 59 ч. 2 ст. 28.3 КоАП РФ; п. 1 Положения, утв. Постановлением Правительства от 17.06.2004 № 290; пп. 6—6.2 ст. 9 Закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ. Что для «архивариусов» совершенно нетипично, и, наверное, поэтому доступная нам судебная практика по таким делам отсутствует.

Но предположим, все сроки сбережения первичных документов вышли. Пора от них избавляться.

Документы в утиль!

Единственный нормативный документ, в котором написано, как правильно провожать документы в последний путь, — Основные Правила работы архивов организаций, принятые Росархивом в 2002 г.одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Правила) Но во-первых, адресованы Правила фирмам, работающим с бумагами государственного Архивного фонда, а во-вторых, официально опубликовать нормативный акт ведомство не удосужилось.

То есть можно сказать, что обязательной для всех процедуры уничтожения бумаг на сегодняшний день нет и строго формально организация вправе избавиться от них так, как ей удобно. Например, просто молча вынести на мусорку или спустить в шредер.

И все же это не вариант. Для начала — знать, какая документация выбыла, а какая еще есть, в интересах самой фирмы. Иначе, случись что, ей не с кого будет спросить за пропажу той или иной первички. Поэтому без задокументированной процедуры уничтожения не обойтись.

К тому же существует пусть и небольшой, но риск, что в будущем документы могут понадобиться, а доказать их отсутствие нечем. Так, в Вологодской области конкурсный управляющий потребовал у компании, проходящей процедуру банкротства, ряд бумаг. Та их не отдала, сославшись на то, что документация была якобы выброшена из-за истекшего срока хранения.

Управляющий обратился в суд, и тот указал: утилизация бумаг — право, а не обязанность фирмы. Ей необходимо подтвердить, что она воспользовалась данным правом. Не может? Значит, документы «живы» и компания должна передать их управляющемуПостановление 14 ААС от 15.08.2012 № А13-2016/2011. А неисполнение судебного решения — это уже 30 000—50 000 руб. штрафач. 1 ст. 17.15 КоАП РФ, которого можно было бы легко избежать, заручись организация железными доказательствами уничтожения документов.

В некоторых случаях потребовать бумаги вправе и участник общества. Если дело дойдет до суда и там выяснится, что компании есть чем подтвердить утилизацию документов, кроме как истечением сроков их хранения, спор она выиграетПостановление 3 ААС от 28.07.2011 № А33-17569/2010.

Итак, возьмем за основу Правила Росархива и посмотрим, какая процедура уничтожения документов в них предусмотрена. Оговоримся, что буква в букву исполнять требования Правил не будем в силу их «полуофициального» статуса.

Чтобы вовремя выявлять первичку с истекшим «сроком годности», целесообразно раз в год поручать проверку архива специальной комиссиипп. 2.2.2, 2.2.5, 2.3.2 Правил. Издавать приказ о ее созыве ежегодно не нужно, достаточно сделать это один раз, а потом лишь менять данные о членах группы, если кто-то уволится.

Выбрав бумаги, которым больше нечего делать на полках, комиссия составляет акт, перечисляя найденное. Скрупулезно описывать каждую бумажку не стоит, достаточно общих фраз, например: «товарные накладные за 2007 г. — 700 шт.» После того как акт готов, его утверждает руководитель компаниипп. 2.4.1, 2.4.4 Правил.

С этим актом на руках можно приступать к уничтожению древней первички, о чем, правда, желательно составить отдельный документ, в котором нужно указать дату и способ утилизации макулатуры. Чаще всего это:

  • <или>сдача в качестве вторсырья;
  • <или>уничтожение с помощью шредера, огня либо простого выбрасывания в мусорку.

Формы документов, оформляемых комиссией в ходе избавления от старых бумаг, есть в приложении 4 к Правилам Росархива. Но они довольно громоздкие, и перед использованием мы советуем упростить их так, чтобы осталась лишь действительно полезная информация.

Только после уничтожения бумаг и подписания документа об этом организация может расслабиться: она сделала все, что было в ее силах, и чиста перед государством. До следующей процедуры избавления от накопившейся первички у нее есть год.

***

В завершение заметим, что почти все сказанное в статье касается только первичной документации. Некоторые бумаги организации должны беречь гораздо дольше, и наказывают за невыполнение этого требования гораздо строже.

Так, ООО в течение всего срока своей «жизни» обязаны печься о сохранении, в частности, протоколов собраний участников, связанных с созданием обществап. 1 ст. 50 Закона от 08.02.98 № 14-ФЗ. Еще сложнее заботиться об архиве акционерным обществам: им нужно постоянно держать при себе чуть ли не все управленческие и учредительные бумагиПоложение, утв. Постановлением ФКЦБ от 16.07.2003 № 03-33/пс. Наконец, и ООО, и ОАО обязаны вечно беречь годовую бухгалтерскую отчетностьп. 351 разд. 4 Перечня.

Штраф за отсутствие подобных документов — от 200 000 до 300 000 руб. на организацию и от 2500 до 5000 руб. на ее директорач. 1, 2 ст. 13.25 КоАП РФ.

Понравилась ли вам статья?
  • Почему оценка снижена?
  • Есть ошибки
    Укажите ошибки Не более 300 знаков. Осталось 300/300
  • Слишком теоретическая статья, в работе бесполезна
  • Нет ответа по поставленные вопросы
  • Аргументы неубедительны
  • Ничего нового не нашел
  • Нужно больше примеров
  • Тема не актуальна
  • Статья появилась слишком поздно
  • Слишком много слов
  • Другое
    Напишите подробнее Не более 300 знаков. Осталось 300/300
Поставить оценку
Комментарии (0)

Оценивать статьи могут только подписчики журнала «Главная книга» или по демодоступу.

Другие статьи журнала по теме:
Документооборот / Первичные документы / ЭДО
Документооборот / Первичные документы / ЭДО

2024 г.

2023 г.

№ 24
Документальное подтверждение расходов: подводные камни оформления
№ 23
Как учесть расходы на получение УКЭП сотрудника
№ 22
Как хранить документы на бумаге и в электронном виде по новым правилам
№ 20
Что изменилось в правилах заполнения путевого листа
№ 17
В Закон об электронной подписи внесены изменения
№ 16
Про УКЭП и МЧД: 8 ответов на 8 вопросов наших читателейЧему уделить внимание при организации ЭДО
№ 13
Покупки у физлиц: особенности учета, оформления и оплаты
№ 10
Ответы на документальные вопросы по экспортно-импортным операциям
№ 8
Как заполнять транспортную накладную, если груз отправляет экспедитор
№ 7
Оформляем, подписываем и храним электронные документы
№ 4
Требования к оформлению путевого листа в 2023 годуФормирование акта об оказании услуг: внимание на «опасные» реквизиты
№ 2
Околоновогодние вопросы: сверка с контрагентами, декабрьские акты и авансы...
№ 1
Где, когда и как получить новую УКЭП

2022 г.

№ 23
Главбухам-аутсорсерам для подписи электронной отчетности клиентов нужна лицензия ФСБ
№ 21
Какой первичкой подтвердить расходы: Минфин снова уточняет
№ 17
Как удаленно подписывать документы организации электронной подписьюОбещание, данное в мессенджере, можно зафиксировать у нотариуса
№ 14
Как еще экономят на бумаге при оформлении документовМожет ли у директора быть две подписи?Можно ли печатать первичку и другие документы на черновиках
№ 12
Расходная первичка поступила с опозданием — как отразить в учете операцию
№ 9
Оформляем объединение отдельных объектов ОС в один
№ 8
Новая форма транспортной накладной, ее электронная версия и не только
№ 7
Можно ли скопировать ключ ЭП организации с токена?
№ 6
Все ли организации могут учесть расходы на приобретение УКЭП?Какая доверенность потребуется при электронном взаимодействии с ФНС
№ 3
Как вернуть и отразить в учете переплату контрагентуСколько электронных подписей можно записать на одном токене
№ 2
Как подписать электронный документ представителю юрлица или предпринимателя в 2022 годуТранспортные накладные переводят в электронный вид
№ 1
Нотариальные документы можно проверить онлайн
ПОЛЕЗНОЕ
АКТУАЛЬНОЕ

КАЛЕНДАРЬ БУХГАЛТЕРА НА РАБОЧИЙ СТОЛ
«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Вебинар 27 марта НА ПРАВАХ РЕКЛАМЫ
Нужное
Содержание