Заполняем общие сведения о работниках в личных карточках | Журнал «Главная книга» | № 11 за 2015 г.
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Статьи Консультации Семинары Конференции
Календари Калькуляторы Формы Справочники Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ
ПОПУЛЯРНЫЕ НОВОСТИ
Ввозить в страну заграничные гостинцы станет сложнее

С 01.01.2019 устанавливаются более жесткие правила беспошлинного ввоза в РФ из-за границы товаров для личного пользования. < ... >

Вышел новый семинар «Налог на имущество, транспортный и земельный налоги»

В преддверии нового года и отчетной кампании за 2018 г. лектор напоминает общий порядок исчисления этих налогов, а также рассказывает об особенностях расчета налогов за этот год. < ... >

Очередная метаморфоза 2-НДФЛ

Налоговая служба утвердила новую форму справки 2-НДФЛ. Применять эту форму налоговые агенты должны будут начиная с представления сведений за 2018 год. Чем же новая справка отличается от ныне действующей? < ... >

Ненормированный рабочий день не предполагает работу в выходные

Даже если сотрудник трудится в режиме ненормированного рабочего дня, за привлечение его к работе в выходные и праздники работодатель должен доплачивать ему дополнительно. < ... >

«Спасибо» от Сбербанка теперь можно положить в карман

С середины октября у клиентов Сбербанка появилась возможность переводить бонусы, полученные по программе «Спасибо», в рубли. < ... >

Пособие по уходу за ребенком выплачивать частями нельзя

Работодатель не вправе разбить ежемесячное пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет на две части и выплачивать часть пособия в аванс, а часть при окончательном расчете с сотрудниками за месяц. < ... >

Оборудование поставляется частями: как определить дату отгрузки

Если крупногабаритное оборудование из-за большого веса поставляется покупателю частями, дата его отгрузки в НДС-целях определяется по последней поставке. < ... >

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 22 мая 2015 г.

Содержание журнала № 11 за 2015 г.
На вопросы отвечали М.Г. Суховская, юрист,
Е.А. Шаповал, юрист, к. ю. н.

Заполняем общие сведения о работниках в личных карточках

Личная карточка работника (унифицированная форма № Т-2утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1) входит в число документов кадрового учета. Она оформляется работником кадровой службы на всех лиц, принимаемых на работу по трудовому договору, и ведется на протяжении всего периода их работы у конкретного работодателя. Личная карточка аккумулирует всю информацию о работнике, которая необходима работодателю. А это удобно, поскольку нет необходимости каждый раз искать нужные сведения в кипе бумаг.

Коммерческие организации вправе использовать самостоятельно разработанную форму личной карточкиПисьмо Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1, которую должен утвердить руководитель организациич. 4 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Несмотря на кажущуюся простоту формы личной карточки, на практике при ее оформлении у кадровиков возникает множество вопросов. Ведь порядок ведения карточки законодательством не установлен. В этом материале мы ответили на вопросы, касающиеся заполнения раздела I «Общие сведения».

При смене названия фирмы личная карточка не меняется

Ирина Ардова

У нашей компании изменилось наименование. Надо ли как-то отражать этот факт в личных карточках уже работающих сотрудников?

: Решайте сами. Ведь наименование компании указывается на дату заполнения личных карточек этих сотрудников. Тогда прежнее название вашей компании было актуальным. В случае проверки у ревизоров из трудинспекции не должно возникнуть вопросов, почему название фирмы в личных карточках «старых» работников не соответствует ее нынешнему наименованию. Ведь новое название будет фигурировать в других документах (в частности, в учредительных). Вместе с тем вы можете дополнить раздел III «Прием на работу и переводы на другую работу» личных карточек работников графой «Иные сведения» и указать в нем сведения об изменении наименования вашей компании.

В аналогичном порядке заполняются личные карточки работников и в случае реорганизации компании. Если же реорганизация сопровождается переводом или увольнением работников, то это отражается в специально предусмотренных графах личной карточки.

«Шапочный» разбор

Нина Трусова, г. Можайск

Подскажите, что указывать в шапке унифицированной формы № Т-2 в ячейках «Алфавит» и «Характер работы»?

: Для полноты ответа покажем, как должна выглядеть заполненная шапка.

Дата составления Табельный номер Идентификационный номер налогоплательщика Номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования Алфавит Характер работы Вид работы (основная, по совместительству) Пол (мужской, женский)
18.05.2015 76 770102374693 019-244-215 30 МВ ячейке «Алфавит» проставляете первую букву фамилии работника. Это нужно для систематизации личных карточек, если таковая ведется ПостоянныйУказываете с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения:
<или>«постоянная» — если трудовой договор с работником заключен на неопределенный срок;
<или>«временная» — если заключен срочный трудовой договор.
Также можно указать и другой характер работы, в частности «разъездной», «подвижной», «в пути»
Основная М

Как отразить иностранное гражданство работника

Елена, Самарская обл.

Как правильно заполнить пункт 4 «Гражданство» личной карточки в отношении работника — гражданина Казахстана?

: Общероссийский классификатор информации о населении ОК 018-95утв. Постановлением Госкомстата от 31.07.95 № 412 (далее — ОКИН) предлагает следующие формулировки для заполнения этого пункта:

  • гражданин РФ (код 1);
  • гражданин РФ и иностранного государства (двойное гражданство) (код 2);
  • иностранный гражданин (код 3);
  • лицо без гражданства (код 4).

В вашем случае в строке 4 надо писать «иностранный гражданин», а в скобках — название государства.

Разбираемся с «языковыми» кодами

Светлана Игоревна, г. Москва

Мы — бюджетное предприятие, используем унифицированную форму личной карточки. Подскажите, какой код нужно вписывать в поле для кодирования строки «Знание иностранного языка»: код самого иностранного языка или код степени знания языка?

: В унифицированной форме личной карточки пункт 5 «Знание иностранного языка» предусматривает как строки для буквенного указания наименования иностранного языка и степени его знания, так и поле для кодирования по ОКИН. Выглядит это так.

Код
5. Знание иностранного языка
английский язык
(наименование)
владею свободноВ строке «Степень знания языка» нужно указатьУказания, утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1:
<или>«владею свободно»;
<или>«читаю и могу объясниться»;
<или>«читаю и перевожу со словарем»
(степень знания)
по ОКИН
 
014/3Проставляете в этом поле сразу два кода (код иностранного языка и код степени его знания) по ОКИН через косую черту (/), например 014/3, что означает «английский язык»/«владеет свободно»
 
 
по ОКИН

Основная профессия — та, что наиболее близка к рабочим обязанностям

Мария

Взяли на работу системного администратора. У него два высших образования: по первому он — инженер, а вот по второму, полученному совсем недавно, — психолог... Что я должна указать в пункте 7 его личной карточки в качестве основной профессии?

: По сложившейся практике основной профессией считается та, которая наиболее близка к будущей трудовой функции работника. В вашем случае с обязанностями системного администратора более соотносится, конечно же, профессия инженера. Психолога вы можете указать в поле «Другая профессия», а можете по своему усмотрению оставить это поле пустым.

Когда в карточку вносятся сведения о непрерывном стаже

А.Н. Гарнова, г. Москва

Необходимо ли в настоящее время указывать в личной карточке непрерывный стаж работы?

: В пункте 8 личной карточки нужно указывать непрерывный стаж, если им обусловлены какие-либо гарантии для работника. Такая гарантия, в частности, установлена при подсчете страхового стажа для определения размера пособий по временной нетрудоспособности для тех, кто трудился до 1 января 2007 г. Если на 01.01.2007 непрерывный стаж работника больше, чем страховой, то к полученной его продолжительности надо добавить продолжительность страхового стажа после 1 января 2007 г.ч. 2 ст. 17 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ Такое возможно, например, если у работника до 01.01.2007 были периоды деятельности, в течение которых взносы на соцстрах не отчислялись и которые засчитывались в непрерывный стаж, но по нынешним правилам в страховой стаж не засчитываютсяст. 16, ч. 2 ст. 17 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ; п. 8 Правил, утв. Постановлением Совмина СССР от 13.04.73 № 252 (утратили силу с 01.01.2007). Тогда укажите в пункте 8 непрерывный трудовой стаж работника до 01.01.2007.

Кроме того, на основании локальных нормативных актов или коллективного договора от непрерывного стажа работы сотрудника может зависеть продолжительность дополнительного ежегодного оплачиваемого отпуска, размер каких-либо доплат и премий.

Имеет смысл дополнить этот пункт графой «Страховой стаж для определения размера пособий по временной нетрудоспособности и по беременности и родам», которая унифицированной формой не предусмотрена. Тогда вам не придется каждый раз, когда работник представит больничный, заново считать его стаж. Надо будет только добавить стаж, заработанный в вашей компании, к стажу, указанному в личной карточке работника на дату поступления к вам на работу.

Сведения о родственниках работника заполняются без их согласия

Наталья Ивановна, г. Пермь

Для того чтобы заполнить пункт 10 «Состав семьи» в личной карточке, должен ли работодатель получать от близких родственников работника согласие на обработку их персональных данных?

: Для обработки персональных данных близких родственников работника в объеме, предусмотренном унифицированной формой № Т-2, работодатель не должен получать их согласие. Такое разъяснение опубликовано на сайте Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций.

Если у нового работника нет штампа о прописке

Алла

Взяли на работу человека, который пока нигде в Москве не зарегистрирован, поскольку из старой квартиры он выписался в связи с ее продажей, а новая находится в еще не сданном доме. Временно он живет у родителей. Что тогда указать в пункте «Адрес места жительства»: ставить прочерк или просто ее не заполнять?

: Личная карточка заполняется в числе прочего на основании сведений, сообщаемых самим работникомУказания, утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. В пункте 12 карточки, куда вносятся сведения об адресе места жительства работника, есть две строки — «По паспорту» и «Фактический». Поскольку у вашего работника в паспорте пока нет штампа о регистрации по новому месту жительства, соответственно, вы не заполняете строку «По паспорту». Ее можно будет заполнить позже, когда он зарегистрируется, поэтому прочерк не нужен.

Данные о фактическом месте жительства (то есть адрес его родителей) можете внести со слов работника.

Личная карточка: электронная или бумажная?

О.И. Шевченкова, г. Ульяновск

В нашей организации есть программа для электронного ведения личных карточек работников. Можно ли вести личные карточки в электронном виде или их обязательно распечатывать?

: В законодательстве не указано, в каком виде должны вестись карточки: в электронном или бумажном. Вместе с тем нужно, чтобы новый работник заверил правильность внесения записей в разделы I—III карточки своей подписью. Также в дальнейшем с каждой записью в трудовой книжке (в частности, о переводе) работника надо ознакомить под расписку в его личной карточке, в которой эта запись повторяется. Кроме того, при изменении сведений о работнике в его личную карточку на основании соответствующих документов вносятся исправления, которые заверяются подписью работника кадровой службып. 12 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225. Поэтому личные карточки работников невозможно вести только в электронном виде. После заполнения карточки в программе распечатайте карточку на каждого работника и подпишите у работников.

Вносим исправления в личную карточку

Н.М. Якунина, г. Самара

У сотрудницы нашей компании изменилась фамилия. Надо ли вносить изменения в личную карточку работника?

: Да, надо. Сделать это можно такп. 4.2 Положения, утв. Минфином СССР от 29.07.83 № 105.

ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА
работника

...

I. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ

СветловаРядом указываете новую фамилию Инспектор по кадрам М.Е. Жукова  29.04.2015Изменение заверяете подписью работника кадровой службы и проставляете дату внесения изменений

1. Фамилия СоколоваЗачеркиваете одной чертой прежнюю фамилию Имя Ольга Отчество Ивановна

...

X. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ

Фамилия Соколова изменена на фамилию Светлова на основании свидетельства о заключении брака, серия ХХI-АИ, № 443555, выданного Отделом ЗАГС Куйбышевского района городского округа Самара

Указываете документ, на основании которого внесены сведения

Аналогично вносятся исправления и в случае, если в личной карточке указаны ошибочные сведения.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Кадры / оплата труда»:

2018 г.

2017 г.

2016 г.

ИНДЕКСЫ
Москва Индекс
потребительских цен

Используется
для индексации зарплаты

0.23%
октябрь 2018 г.
45000000
МРОТ
по регионам

Используется для
регулирования зарплаты

18 781

Примечание

История


Ставка
рефинансирования

Используется для
расчёта отдельных показателей

7.5%

История

ЕЖЕДНЕВНАЯ
НОВОСТНАЯ
РАССЫЛКА
ОПРОС
Как вы предпочитаете направлять в ИФНС заявление о зачете налоговой переплаты?
По телекоммуникационным каналам связи
Через личный кабинет налогоплательщика
Лично приносим в налоговую
По почте

РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Подписка на ГКТакском- ноябрь