Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 2 октября 2015 г.
Содержание журнала № 20 за 2015 г.Заполняем табель рабочего времени при «отклонениях»
Работодатель обязан вести учет отработанного каждым работником времен
Коммерческие организации могут использовать самостоятельно разработанную форму табел
Не всегда понятно, какие коды нужно использовать в той или иной нестандартной ситуации. Рассмотрим заполнение табеля для таких случаев на примере формы
Работник отпросился с работы
Если работник в течение дня работал, например, 6 часов, а остальное время (например, 2 часа) по уважительной причине с согласия руководителя был освобожден от работы, в табеле учета рабочего времени указываете в верхней графе буквенный код «Я» или цифровой «01», а в нижней — продолжительность отработанного времени в часах (в нашем случае «6»). Неотработанные часы никак отражать и оплачивать не нужно, в том числе окладникам.
Работник заболел в отпуске
Дни болезни были отражены в табеле как дни отпуска. О том, что работник заболел, вы узнаете только после того, как он выйдет на работу. Поэтому вам нужно исправить табель, отразив в нем дни болезни. Основанием для исправления табеля будет представленный работником листок нетрудоспособности.
Пример. Исправление табеля, если работник заболел в отпуске
/ условие / Н.Н. Зайцев, находящийся в отпуске с 07.09.2015 по 20.09.2015, заболел. 21.09.2015 он на работу не вышел и не сообщил, что продлевает отпуск. Поэтому в табеле до момента его выхода на работу была отражена неявка по невыясненным причинам с использованием буквенного кода «НН». После выхода на работу 01.10.2015 он представил больничный с 09.09.2015 по 18.09.2015.
/ решение / Заполняем табель так.
Исправленному в отношении Н.Н. Зайцева за
Основание: листок нетрудоспособности от 09.09.2015 № 003 254 456 675
1. Учет рабочего времени
... | Отметки о явках и неявках на работу по числам месяца | ... | ||||||||||||||||||||||||||||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | Итого отработано за I половину месяца | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 | 29 | 30 | 31 | Итого отработано за II половину месяца | ||
4 | 5 | 6 | 7 | |||||||||||||||||||||||||||||||
Я | Я | Я | Я | В | В | ОТ | ОТ | ОТ БЗачеркиваете неправильный код и рядом вписываете правильный | ОТ БЗачеркиваете неправильный код и рядом вписываете правильный | ОТ БЗачеркиваете неправильный код и рядом вписываете правильный | ОТ БЗачеркиваете неправильный код и рядом вписываете правильный | ОТ БЗачеркиваете неправильный код и рядом вписываете правильный | ОТ БЗачеркиваете неправильный код и рядом вписываете правильный | ОТ БЗачеркиваете неправильный код и рядом вписываете правильный | 4 | ОТ БЗачеркиваете неправильный код и рядом вписываете правильный | ОТ БЗачеркиваете неправильный код и рядом вписываете правильный | ОТ БЗачеркиваете неправильный код и рядом вписываете правильный | ОТ | ОТ | НН ОТЗачеркиваете неправильный код и рядом вписываете правильный | НН ОТЗачеркиваете неправильный код и рядом вписываете правильный | НН ОТЗачеркиваете неправильный код и рядом вписываете правильный | НН ОТЗачеркиваете неправильный код и рядом вписываете правильный | НН ОТЗачеркиваете неправильный код и рядом вписываете правильный | В ОТЗачеркиваете неправильный код и рядом вписываете правильный | В ОТЗачеркиваете неправильный код и рядом вписываете правильный | НН ОТЗачеркиваете неправильный код и рядом вписываете правильный | НН ОТЗачеркиваете неправильный код и рядом вписываете правильный | НН ОТЗачеркиваете неправильный код и рядом вписываете правильный | 0 | |||
8 | 8 | 8 | 8 | 32 | 0 | |||||||||||||||||||||||||||||
... |
| | | |
| | |
Если же табель с неправильными записями будет еще не закрыт, то можно просто его переписать, указав правильные коды.
Переработка при ненормированном рабочем дне
Переработка при таком режиме работы не оплачивается, а компенсируется только предоставлением дополнительного оплачиваемого отпуска продолжительностью не менее 3 календарных
Но если вы хотите иметь документальное подтверждение переработки при ненормированном рабочем дне, то можете включить в табель самостоятельно разработанный код для учета такой переработки (например, буквенный код «НРД»). Тогда в графе под этим кодом отражайте продолжительность переработки.
Декретница выходит на работу
Если работница находится в отпуске по уходу за ребенком, это не означает, что на нее можно не вести табель. Ведь трудовые отношения с ней не прекращаютс
Если же сотрудница работает в отпуске по уходу за ребенком на условиях неполного рабочего времен
Пример. Заполнение табеля, если работница в отпуске по уходу за ребенком работает
/ условие / Работница, находящаяся в отпуске по уходу за ребенком, с 01.09.2015 (после того как ему исполнилось полтора года) вышла на работу на условиях неполного рабочего времени по графику: вторник, среда, четверг — по 4 часа в день. Организация работает в режиме пятидневной рабочей недели с двумя выходными днями в субботу и воскресенье.
/ решение / Фрагмент табеля по форме
... | ... | Отметки о явках и неявках на работу по числам месяца | ... | ||||||||||||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | Итого отработано за I половину | ||||
2 | 4 | 5 | |||||||||||||||||
Абрамова Ольга Ивановна | ОЖ | ОЖ | ОЖ | ОЖ | ОЖ | ОЖ | ОЖ | ОЖ | ОЖ | ОЖ | ОЖ | ОЖ | ОЖ | ОЖ | ОЖ | ||||
Я | Я | Я | В | В | В | В | Я | Я | Я | В | В | В | В | Я | 7 | ||||
4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 28 | ||||||||||||
... | ... |
В соответствии с табелем за первую половину сентября сотруднице нужно выплатить зарплату пропорционально отработанному времени — за 28 часо
Работник заболел, после того как отработал часть дня
Если работнику выдан больничный за отработанный полностью или частично день, в табеле нужно отразить:
- отработанный день — буквенным кодом «Я» либо цифровым «01» с указанием в графе под кодом продолжительности отработанного времени;
- день на больничном — буквенным кодом «Б» либо цифровым «19». Графу под кодом не заполняете.
Выплатить за часть дня зарплату, а за часть дня пособие нельзя. Ведь выплата пособия за часть дня законодательством не предусмотрена. Поэтому за отработанный день, совпадающий с датой начала освобождения от работы по больничному, работник может получить:
- <или>зарплату пропорционально отработанному в этот день времени. Окладнику полагается часть оклада пропорционально отработанным в этот день часам, а сдельщику — оплата за количество произведенной в этот день продукции (объем выполненной работы);
- <или>пособие по временной нетрудоспособности.
Конечно, если зарплата за отработанное время больше, чем размер дневного пособия, работнику имеет смысл выбрать зарплату.
Поэтому попросите работника написать заявление с указанием, какую выплату ему начислить за такой день.
Решение работника никак не повлияет на заполнение табеля.
Не забудьте, что если работник выберет за отработанный день зарплату, то оплачиваемый за счет средств работодателя период (3 календарных дня) тоже сдвигается. То есть работодатель должен оплатить по больничному второй, третий и четвертый дни освобождения от работ
Сверхурочная работа при суммированном учете рабочего времени
Количество часов, отработанных сверхурочно при суммированном учете рабочего времени, определяется по итогам учетного периода (от месяца до года), установленного вашей организацие
Если внутри учетного периода продолжительностью более месяца в одном из месяцев количество отработанных по графику часов превышает норму рабочих часов по производственному календарю, то превышение не нужно отражать как сверхурочную работу. Ведь при суммированном учете такая переработка компенсируется недоработкой в другом месяце. Если учетный период составляет месяц, то переработка на одной неделе компенсируется недоработкой на другой так, чтобы по итогам месяца выйти на норму рабочего времени по производственному календар
Если же по итогам работы за учетный период получится, что сотрудник отработал больше нормы по производственному календарю (например, если работник был привлечен к работе в связи с неявкой сменяющего работника), то такую переработку надо приказом руководителя признать сверхурочной работой. Вносить изменения в табель не нужно. Ведь на момент выполнения сотрудником работы было еще неясно, будет у него по итогам учетного периода переработка или нет.
Рабочий день при дежурстве попадает на два дня
Если дежурство начинается в один день (например, в 20.00), а заканчивается на другой день (например, в 6.00), то в табеле нужно отразить количество отработанных часов, приходящихся на каждый день, с использованием буквенного кода «Я» или цифрового «01». А время, отработанное с 22.00 до 6.00, нужно дополнительно отразить буквенным кодом «Н» или цифровым «02» с указанием количества часов работы в ночное врем
Пример. Заполнение табеля при работе по графику, если дежурство попадает на два дня
/ условие / Сотрудник работает по графику «сутки через трое» с 20.00 до 20.00 без перерыва на обед.
В период с 01.11.2015 по 07.11.2015 по графику рабочий день попадает на 4 ноября — нерабочий праздничный день.
/ решение / Фрагмент табеля по форме
... | Табельный номер | Отметки о явках и неявках на работу по числам месяца | ... | ||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | |||
3 | 4 | ||||||||
01 | В | В | В | РВ | Я | В | В | ||
4 | 20 | ||||||||
Н | Н | ||||||||
2 | 6 | ||||||||
... |
В соответствии с табелем 4 часа работы 4 ноября нужно оплатить не менее чем в двойном размере часовой тарифной ставки или часовой части оклада, так как рабочий день совпал с нерабочим праздничным днем. Если работник вместо двойной оплаты возьмет за работу в праздник отгул, то работу оплатите в одинарном размер
Отметим, что если работник принят для работы только в ночное время и вся его рабочая смена приходится только на ночное время (например, смена длится 8 часов с 22.00 до 6.00), то отработанное им время отражается только буквенным кодом «Н» или цифровым «02» с указанием в строке под кодом продолжительности отработанного времени.
Работа в выходные и праздники по графику
Если работникам выходные дни предоставляются по скользящему графику, а не в субботу и воскресенье, то рабочие дни по графику, попадающие на субботу и воскресенье, отражаются в табеле как обычные рабочие дни буквенным кодом «Я» или цифровым «01», а не как работа в выходной день с использованием буквенного кода «РВ» или цифрового «03». В графе под кодом укажите количество отработанных часов.
Если рабочий день такого работника попадает на нерабочий праздничный
Внутреннее совместительство
При внутреннем совместительстве работнику нужно присвоить два табельных номера и дважды вписать его в табель — как основного работника и как совместителя.
Не забывайте, что норма рабочего времени для совместителя не может превышать 4 часов в день, а также половину нормы рабочего времени за месяц или другой учетный перио
Пример. Заполнение табеля при внутреннем совместительстве
/ условие / И.Н. Алексеев работает на условиях внутреннего совместительства 5 дней в неделю, с понедельника по пятницу, по 4 часа. По основной работе он занят 8 часов в день с понедельника по пятницу.
/ решение / Фрагмент табеля по форме
... | Табельный номер | Отметки о явках и неявках на работу по числам месяца | ... | |||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | ||||
2 | 3 | 4 | ||||||||
Алексеев Иван Николаевич | 01 | Я | Я | Я | Я | В | В | Я | ||
8 | 8 | 8 | 8 | 8 | ||||||
Алексеев Иван Николаевич | 22 | Я | Я | Я | Я | В | В | Я | ||
4 | 4 | 4 | 4 | 4 | ||||||
... |
Неотработанные праздники у сдельщиков
Сдельщикам за неотработанные нерабочие праздничные дни должна выплачиваться компенсация в размере, установленном работодателе
Однодневная командировка с выходом на работу
Если в день нахождения в однодневной командировке сотрудник успел поработать еще и по месту постоянной работы, то такой день нужно отразить не только как день командировки с использованием буквенного кода «К» и цифрового «06» без заполнения графы под кодом (так как переработка в командировке все равно не оплачивается), но и как обычный отработанный день с использованием буквенного кода «Я» или цифрового «01» с указанием в графе под кодом количества отработанных часов. За отработанные в такой день часы работнику (в том числе окладнику) нужно выплатить зарплату, а также средний заработок за день командировк
Рейсы и междурейсовый отдых водителей на международных перевозках
Время, затраченное таким водителем на управление транспортным средством, отражается в табеле буквенным кодом «Я» или цифровым «01» с указанием в графе под кодом продолжительности этого времени на основании данных регистрационного листка, зафиксированных тахографо
Работник уволился до окончания месяца
В случае увольнения работника до окончания месяца графы за дни после увольнения можно оставить просто незаполненными. Но если вы боитесь их случайно заполнить, можете написать в этих графах
***
Правильное заполнение табеля поможет вам подтвердить соблюдение требований трудового законодательства к продолжительности рабочего времени, а также начислить зарплату. Отсутствие же учета рабочего времени является нарушением трудового законодательства, за которое трудинспекция при проверке может вынести предупреждение или оштрафоват
- организацию — на сумму от 30 000 до 50 000 руб.;
- руководителя организации и предпринимателя — на сумму от 1000 до 5000 руб.