Авто работника: платим за «служебный» пробег | Журнал «Главная книга» | № 24 за 2015 г.
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Статьи Консультации Семинары Конференции
Календари Калькуляторы Формы Справочники Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ
ПОПУЛЯРНЫЕ НОВОСТИ
Телефонные мошенники, маскируясь под налоговиков, воруют деньги

ФНС узнала о случаях телефонного мошенничества, совершенных от имени Налоговой службы. Имейте в виду: инспекции не сообщают гражданам о налоговых задолженностях при помощи автоматического обзвона! < ... >

Возможность уплаты налогов за третьих лиц не безгранична

В прошлом году была законодательно закреплена возможность перечисления в бюджет налогов за другое лицо (как юридическое, так и физическое). Но у этой нормы, как оказалось, есть некоторые ограничения. < ... >

Необоснованная налоговая выгода: утверждены основные принципы

Налоговый кодекс дополнен новой статьей 54.1, в которой прописано, в каких случаях уменьшение налоговой базы или суммы налога к уплате могут быть признаны неправомерными. < ... >

Минфин настаивает: уменьшать доходы на расходы в целях уплаты взносов ИП на УСН не могут

При определении величины взносов в ПФР за себя предприниматели-упрощенцы должны ориентироваться на всю сумму полученного дохода, а не на разницу между доходами и расходами. < ... >

Заполняем расчет по взносам за полугодие

Плательщикам, у которых в отчетности по страховым взносам за I квартал имеются расхождения, необходимо направить в ИФНС пояснения. Тем, кто представил расчет не в ту инспекцию, надо исправлять ситуацию. А у тех, кто готовится к полугодовой отчетности по взносам, появились новые вопросы. < ... >

ФСС внес свою лепту в контрольные соотношения к расчету по взносам

По итогам проверки отчетности по взносам за I квартал 2017 года Соцстрах пришел к выводу, что страхователи так и не разобрались, как правильно заполнить новый расчет по страховым взносам. В связи с этим Фонд подготовил контрольные соотношения к расчету в части расходов на «больничные» пособия. < ... >

Появились списки работодателей, которых трудинспекторы будут навещать чаще других

На сайте Роструда опубликованы перечни работодателей, деятельность которых отнесена к категориям высокого и значительного риска. < ... >

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 7 декабря 2015 г.

Содержание журнала № 24 за 2015 г.
М.А. Кокурина, юрист

Авто работника: платим за «служебный» пробег

Как обосновать компенсацию за использование автомашины работника

«Автомобили, автомобили буквально все заполонили...» — слова старой песни звучат с каждым днем все актуальнее. Ведь в нашем мобильном веке без машины никуда! И если сотрудник, работа которого связана с разъездами, готов ездить на своей машине, работодатель должен оплатить ему служебное использование автомобиля.

В таком случае с работником можно договориться, что работодатель будетст. 188 ТК РФ:

  • компенсировать ему амортизацию его личного автомобиля и затраты на использование;
  • возмещать его расходы, связанные с эксплуатацией машины.

Какие налоговые последствия возникают в этой ситуации и какие документы нужно иметь, чтобы не переплатить налоги, мы расскажем в статье.

Автокомпенсация и налоги

Компенсировать работнику использование его автомобиля в служебных целях можно в размере, о котором договорятся сотрудник и руководитель. Но вы должны предупредить последнего, что на налоги повлияет:

  • размер компенсации;
  • виды затрат, которые возмещаются по соглашению с работником.

Налог на прибыль

Для целей налогообложения прибыли компенсация учитывается в прочих расходах на дату выплаты строго в пределах месячных нормп. 1 Постановления Правительства от 08.02.2002 № 92:

  • по легковым автомобилям:

— при рабочем объеме двигателя до 2000 куб. см включительно — 1200 руб.;

— при рабочем объеме двигателя свыше 2000 куб. см — 1500 руб.;

  • по мотоциклам — 600 руб.

По грузовым автомобилям норм не установлено.

Тип автомобиля — легковой он или грузовой — посмотрите в паспорте транспортного средства или в свидетельстве о его регистрации.

При этом, по мнению Минфина и налоговиков, законодательно предусмотренная сумма компенсации уже включает в себя все затраты, возникающие в процессе эксплуатации автомобилей (износ, ГСМ, ремонт)Письма Минфина от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39239, от 08.08.2012 № 03-04-06/9-228; УФНС по г. Москве от 13.01.2012 № 20-15/001797@. То есть учесть в расходах какие-либо суммы, кроме компенсации в пределах правительственных норм, не получится.

Еще обратите внимание на учет компенсации, установленной в фиксированной сумме, в налоговых расходах за дни, в которые имущество не использовалось в служебных целях.

Предположим, работник болел, был в отпуске или ездил в командировку не на машине. Согласно официальному мнению, кстати, высказанному уже довольно давноПисьмо Минфина от 03.12.2009 № 03-04-06-02/87 (п. 2), за дни отсутствия работника сумму компенсации учесть в расходах нельзя. Ведь это необоснованный расход. Причем в своем Письме Минфин рассматривал ситуацию, когда компенсация выплачивается в пределах норм, установленных Правительством РФ. Правда, свежих разъяснений по этому вопросу нет.

НДФЛ и взносы

Сумма фиксированной компенсации не облагается ни НДФЛ, ни страховыми взносами (в том числе «на травматизм») в пределах сумм, предусмотренных соглашением работника и работодателяп. 3 ст. 217 НК РФ; подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ; подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ; Письма Минфина от 27.02.2013 № 03-04-06/5600; Минтруда от 25.07.2014 № 17-3/В-347. И никаких ограничений по сумме компенсации, освобождаемой от «зарплатных налогов», в НК РФ не установлено.

Но не все расходы, о возмещении которых договорятся работник и работодатель, можно освободить от «зарплатных налогов». Хотя официальных разъяснений по этому вопросу Минфин не давал, вот что нам удалось выяснить у специалистов ведомства.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

СТЕЛЬМАХ Николай Николаевич
СТЕЛЬМАХ Николай Николаевич
Советник государственной гражданской службы РФ 1 класса

При использовании работником личного имущества с согласия или ведома работодателя и в его интересах работнику выплачивается компенсацияст. 188 ТК РФ. Сумма такой компенсации определяется письменным соглашением сторон трудового договора и включает в себя износ (амортизацию), техническое обслуживание и ремонт личного автомобиля, расходы на ГСМ.

Кроме компенсации, может быть предусмотрено возмещение расходов, связанных с использованием автомобиля (парковка машины в рабочее время и ее мойка).

Как компенсация, так и возмещаемые расходы не облагаются НДФЛ, если есть документы, подтверждающие суммы таких расходов.

Если же работодатель и работник договариваются о возмещении работнику еще и затрат, к примеру, на страхование (каско, ОСАГО), транспортный налог, обязательный техосмотр, то при выплате такого возмещения нужно удержать НДФЛ.

Таким образом, возмещение работнику сумм, которые он тратит как автовладелец независимо от использования автомобиля для работы (страхование (каско, ОСАГО), транспортный налог, обязательный техосмотр), является его доходом в натуральной форме.

Поэтому в случае, когда руководство собирается возмещать сотруднику стоимость полиса каско, безопаснее удержать НДФЛ при выплате такого возмещенияп. 1 ст. 210, подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ, даже если стороны договорились о нем в соглашении.

Документы для автокомпенсации

Итак, чтобы доказать, что вы компенсируете работнику «служебные» износ и расходы на автомобиль, а не выплачиваете ему дополнительный доход, запаситесь документами, подтверждающимиПисьмо Минфина от 27.08.2013 № 03-04-06/35076; Постановление ФАС УО от 29.05.2014 № Ф09-2371/14:

  • использование машины в интересах работодателя;
  • порядок расчета компенсации;
  • принадлежность автомобиля работнику;
  • суммы конкретных расходов на эксплуатацию авто.

Помогут вам все это подтвердить такие бумаги, как:

  • соглашение об использовании личного автомобиля;
  • документы учета служебных поездок, которые можно вести при помощи:
  • <если>вы платите компенсацию в фиксированном размере, то журнала учета служебных поездок или маршрутных листов;
  • <если>вы выплачиваете компенсацию исходя из «служебного» пробега, то путевых листов. В них километраж можно указывать на основании показаний одометра автомобиля или GPS-навигатора;
  • чеки, накладные, квитанции и другие документы, обосновывающие расходы на эксплуатацию авто;
  • бухгалтерская справка-расчет суммы компенсации за использование личного авто за конкретный период.

Соглашение об использовании личного автомобиля

Как должно выглядеть такое соглашение и в какой форме его нужно заключить, законодательством не предусмотрено. Поэтому иногда работодатели упрощают процедуру:

  • издают приказ руководителя компании о выплате компенсации работнику;
  • просят работника расписаться на приказе в знак согласия с его содержанием.

Обычно суды решают, что такого приказа с подписью работника достаточно для подтверждения договоренности об использовании работодателем имущества работникаПостановления ФАС МО от 25.09.2012 № А40-104646/11-119-902; 18 ААС от 27.02.2013 № 18АП-437/2013. Но мы рекомендуем во избежание споров составлять двустороннее письменное соглашение, в котором нужно прописать важные условия, в частности о размере компенсации и порядке ее расчета.

Соглашение об использовании личного автомобиля работника в служебных целях

«27» июля 2015 г.

г. Мурманск

ООО «Цветик-семицветик», именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице генерального директора Бабушкинова Олега Олеговича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и Девочкина Евгения Алексеевна, именуемая в дальнейшем «Работник», с другой стороны, совместно именуемые «Стороны», руководствуясь статьей 188 Трудового кодекса РФ, заключили настоящее Соглашение о нижеследующем:

1. В интересах Работодателя Работник использует в служебных целях принадлежащий ему на праве собственностиСобственником сотрудник считается и тогда, когда транспортное средство находится в совместной собственности супругов, то есть приобретено после вступления в бракПисьмо Минфина от 03.05.2012 № 03-03-06/2/49. Поэтому если в свидетельстве о регистрации транспортного средства в качестве собственника указан супруг вашего работника, то у работника нужно попросить копию свидетельства о браке легковой автомобиль марки Ford Focus 1.4 МТ, год выпуска 2013-й, объем двигателя 1388 куб. см, государственный регистрационный знак В124ОР99 RUS, идентификационный номер (VIN) JMLBPCX5U6A004759, цвет красный.

2. Компенсация Работнику за использование личного транспортного средства в служебных целях состоит из оплаты:
— износа автомобиля — 4 руб. за 1 км пробега в служебных целях;
— расходов на эксплуатацию в служебных целях — затрат на горюче-смазочные материалы (бензин марки АИ-95), парковку автомобиля с понедельника по пятницу с 8.00 до 19.00.Компенсацию можно:
разделить на несколько составляющих или записать единой суммой;
установить в зависимости от каких-либо переменных величин (например, «служебного» пробега авто) или в фиксированной сумме.
Какой размер компенсации установить и как рассчитывать ее величину, законодательством не предусмотрено. Об этом можно договориться в соглашении с учетом:
условий, в которых эксплуатируется имуществоПостановление 13 ААС от 23.12.2014 № А42-4138/2014;
интенсивности использования имуществаПисьмо УФНС по г. Москве от 13.01.2012 № 20-15/001797@;
степени его износа и срока полезного использования

3. Расходы на бензин возмещаются работнику исходя из указанного в руководстве по эксплуатации автомобиля норматива расхода топлива —Помимо этого, затраты на ГСМ можно возмещать:
<или>исходя из норм, установленных Минтрансом;
<или>исходя из фактического расхода ГСМ
10 л/100 км и километража, пройденного в служебных целях, по сведениям путевого листа.

4. Для получения компенсации Работник до 4-го числа месяца, следующего за расчетным, подает в бухгалтерию:Не забудьте точно указать, кому и когда работник должен отдавать маршрутные и расходные документы
— документы, подтверждающие затраты на горюче-смазочные материалы и парковку;
— путевой лист по форме, утвержденной Работодателем, с указанием подробного маршрута следования по служебным поручениям.Следите, чтобы работник предоставлял вам полную информацию о маршруте движения по служебным делам на его автомобиле. Если, предположим, в путевом листе не будет сведений о конкретном пункте следования автомобиля, то даже суд может признать, что такие путевые листы не подтверждают служебный характер поездок и поэтому не могут быть основанием для признания затрат в расходах, уменьшающих налог на прибыльПостановление АС МО от 08.04.2015 № А40-108772/14

5. Денежная компенсация выплачивается одновременно с очередной выплатой заработной платы на основании расчета, утвержденного руководителем.

6. За время нахождения Работника в отпуске, командировке или отсутствия на работе по причине болезни, а также при использовании личного транспортного средства в целях, отличных от служебных, компенсация не выплачивается.Лучше в соглашении с работником оговорить, что компенсацию платят только за использование его имущества в работест. 188 ТК РФ

7. Настоящее Соглашение составлено и подписано в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному для каждой из Сторон.

Приложения:
1) копия свидетельства о регистрации транспортного средства;
2) копия водительского удостоверения Работника.

Работодатель:   Работник:
ООО «Цветик-семицветик»
Генеральный директор
 
 
О.О. Бабушкинов
 
 
Е.А. Девочкина

«Расчетные» документы

Если компенсация выплачивается не в фиксированной сумме, а зависит от каких-либо показателей, то можете ежемесячно на основании переданных работником в бухгалтерию маршрутных и расходных документов делать такой расчет.

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ООО «Цветик-семицветик»

О.О. Бабушкинов

Бухгалтерская справка-расчет компенсации за использование легкового автомобиля работника за ноябрь 2015 г.

Руководитель отдела снабжения Е.А. Девочкина использовала личный автомобиль в служебных целях в ноябре 2015 г. 19 рабочих дней, за которые:
— было пройдено 570 км (точный маршрут указан в путевом листе). Компенсируется за износ автомобиля 2280 руб.(570 км х 4 руб/км);
— компенсируется 57 литров бензина АИ-95 (570 км / 10 л/км). Стоимость этого количества бензина согласно чекам АЗС — 2052 руб.;
— оплачено 19 дней охраняемой автостоянки. Стоимость парковки согласно квитанции об ее оплате — 1900 руб.

Таким образом, сумма компенсации за ноябрь составит 6232 руб. (2280 руб. + 2052 руб. + 1900 руб.).

Приложения.
1. Путевой лист движения автомобиля в ноябре 2015 г. — 2 листа.
2. Чеки на покупку ГСМ в ноябре 2015 г. — 5 шт.
3. Квитанция об оплате парковки за ноябрь 2015 г. — 1 лист.

Главный бухгалтер
ООО «Цветик-семицветик»
 
А.А. Медведева

04.12.2015

***

Если из свидетельства о регистрации транспортного средства видно, что работник не собственник авто, то велика вероятность возникновения спора с проверяющимиПисьма Минфина от 30.04.2015 № 03-04-05/25434, от 08.08.2012 № 03-04-06/9-228; ФНС от 25.10.2012 № ЕД-4-3/18123@. Поскольку и Минфин, и ФНС считают, что личное имущество — это имущество работника, принадлежащее ему исключительно на праве собственности. А если работник — не собственник авто, то с суммы компенсации за его использование нужно удерживать НДФЛ. Кстати, фонды при проверке могут доначислить вам еще и взносы.

Все такие доначисления вы можете успешно оспорить в суде. Ведь в ст. 188 ТК РФ намеренно использован термин «личное», а не «собственное». Таким образом, законодатель отделил имущество, принадлежащее работнику, от имущества организации. А поскольку в законодательстве отсутствует понятие «личное имущество», суды признают личным все имущество, принадлежащее работнику на любом законном основаниист. 188 ТК РФ; Определение ВАС от 24.01.2014 № ВАС-4/14; Постановление АС СЗ0 от 06.08.2015 № А56-4823/2014.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Автомобиль»:

2017 г.

  1. Автомобиль зарегистрировали и сняли с учета «одним днем»: платить ли транспортный налог, № 14
  2. Транспортный налог и аванс «Платону», № 4
  3. Изменения в порядке учета машино-мест, № 2

2016 г.

  1. Налоговые поправки по плате «Платону»: надо ли пересчитывать данные за I полугодие 2016 года, № 17
  2. Как новые правила учета платы «Платону» повлияют на расчет налога на прибыль, № 17
  3. Запрет на допуск к работе водителей с иностранными правами: действует или нет?, № 17
  4. Плата «Платону» уменьшит транспортный налог, № 15
  5. Утилизационный сбор на самоходные машины, № 11
  6. Нормируем расход автомобильного топлива для легковушек, № 5
  7. Как обосновать затраты на дополнительную «начинку» для автомобиля, № 4
  8. Приобретение автомобиля по программе утилизации, № 4
  9. Подтверждаем затраты на авто, арендованное у работника, № 3
  10. Как учесть плату «Платону», № 1

2015 г.

  1. Авто работника: платим за «служебный» пробег, № 24

2014 г.

  1. Работнику предоставлено служебное авто, № 12
  2. Фирма получила «фотоштраф» из ГИБДД: а надо ли платить?, № 7
  3. Хочу все знать: «транспортный» учет, № 3
  4. Как учесть передачу страховщику остатков автомобиля после ДТП, № 3
  5. Обмен опытом: расходы на ГСМ, № 2

2013 г.

  1. «Нормативные» литры, № 17
  2. «Топливные» и «масляные» расходы, № 17
  3. 95-й, до полного!, № 15
  4. Работники ездят по служебным делам на своем авто: каким договором это оформить, № 15
  5. Угонщики авто найдены: возмещаем ущерб, № 6
  6. Угнанную машину нашли: как ее учесть, № 4
  7. Авто организации угнали: что дальше, № 3

2012 г.

  1. Амортизация ТС: с регистрацией иль без?, № 22
  2. Топливные расходы и НДС-вычеты, № 17
  3. «Сканируем» новый автомобиль, № 13
  4. Новые штрафы для пассажирских перевозчиков, № 1

2011 г.

  1. Был автомобиль, да сплыл..., № 22
  2. Как отличить ремонт автомобиля от его модернизации, № 20
  3. Куда включать затраты, сопутствующие покупке автомобиля, № 19
  4. Автостраховка: обязательная и добровольная, № 18
  5. Нужно ли применять понижающий коэффициент при продаже автомобиля с убытком, № 15
  6. Авто от «физика» в безвозмездное пользование: про налоги и не только, № 15
ИНДЕКСЫ
в России Индекс
потребительских цен

Используется
для индексации зарплаты

0.61%
июнь 2017 г.
0
Минимальный
размер оплаты труда

Используется для
регулирования зарплаты

7 800

Примечание

История

ЕЖЕДНЕВНАЯ
НОВОСТНАЯ
РАССЫЛКА
ОПРОС
Принимаете ли вы на работу студентов и старшеклассников на работу в летний период?
Нет, не принимаем
Только от 18-ти, чтобы без медосмотров и на полный график
Только тех, кто будет работать и после 1 сентября, иначе нерентабельно обучать
Принимаем с удовольствием

РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Подписка на ГК_2017
БЛИЖАЙШИЕ БУХГАЛТЕРСКИЕ МЕРОПРИЯТИЯ
Информации о мероприятиях в данный момент нет