Сокращаем документооборот на складе | Журнал «Главная книга» | № 8 за 2015 г.
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Статьи Консультации Семинары Конференции
Календари Калькуляторы Формы Справочники Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ
ПОПУЛЯРНЫЕ НОВОСТИ
Налоговики могут прийти с выездной проверкой домой к «физику»

Но только при условии, если сам проверяемый гражданин пустит их в свою квартиру. < ... >

Счет-фактура: строку «идентификатор госконтракта» можно не заполнять

С 01.07.2017 года в счетах-фактурах появилась новая строка 8 «Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения)». Естественно, заполнять этот реквизит нужно лишь при его наличии. В противном случае эту строку можно просто оставить пустой. < ... >

Штраф за представление пояснений по НДС не по установленной форме можно оспорить

Налогоплательщики, обязанные сдавать НДС-декларацию в электронном виде, и пояснения к ней в ответ на требования налоговиков должны направлять по ТКС. Существует утвержденный формат для таких электронных пояснений. Но как следует из недавнего решения ФНС, даже если пренебречь установленным форматом, штрафа быть не должно. < ... >

Налог на прибыль: как подтвердить расходы на электронный авиабилет

Если авиабилет для командированного сотрудника был приобретен в электронной форме, для подтверждения в «прибыльных» целях «дорожных» расходов, среди прочего, требуется посадочный талон с отметкой о досмотре. А что делать, если в заграничном аэропорту такие отметки ставить не принято? < ... >

ПФР обновил программу для подготовки СЗВ-М

На сайте Пенсионного фонда размещены актуальные версии бесплатных программ для подготовки и проверки отчетных документов, представляемых в фонд. < ... >

Определение суммы «детских» вычетов больше не вызовет трудностей

Чаще всего работники обращаются к работодателю за получением вычета по НДФЛ на детей. И хорошо, если у работника только один ребенок. А если их, к примеру, четверо и двое из них уже совершеннолетние, то у бухгалтера может возникнуть вопрос, в каком размере предоставить «детский» вычет. На помощь в подобной ситуации придет наш новый Калькулятор. < ... >

Получение льготы по имущественным налогам упростили

Со следующего года гражданам, имеющим право на льготу по налогу на имущество, транспортному и/или земельному налогу, не придется представлять в ИФНС подтверждающие право на льготу документы. < ... >

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 3 апреля 2015 г.

Содержание журнала № 8 за 2015 г.
Н.В. Цыбина, эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению

Сокращаем документооборот на складе

Бывает, что ежедневно на склад приходит множество мелких поставок от разных поставщиков. Каждый поступивший объект МПЗ нужно оприходоватьпп. 6, 7 Методический указаний, утв. Приказом Минфина от 28.12.2001 № 119н (далее — Указания № 119н). Но безусловно, хочется уменьшить количество складской документации. Посмотрим, как это сделать.

Приходуем МПЗ на основании ТОРГ-12 поставщика

Сразу скажем, что оформлять на каждую поставку приходный ордер М-4 не обязательно. Ведь он всего лишь внутренний документ складского учета. Его наличие — это только элемент принятого в организации порядка документооборота.

И его отсутствие никак не повлияет на налоговый учет (для целей налога на прибыль, НДС, налога при УСНО), конечно, если МПЗ будут приняты к учету на основании каких-либо других документов. В частности, в качестве такого приходного документа может выступать сама товарная накладная по форме № ТОРГ-12, по которой поступили МПЗпп. 47, 49 Указаний № 119н.

В накладной ТОРГ-12, полученной от поставщика, в строке «Груз получил грузополучатель» кладовщик должен поставить свою должность, фамилию и подписьУказания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету торговых операций, утв. Постановлением Госкомстата от 25.12.98 № 132.

ВЫВОД

Если все материалы по товарной накладной поступают на один склад, то приходный ордер можно не составлять. Но если МПЗ, поступившие по одной накладной, передаются на разные склады или разным материально-ответственным лицам, то вам придется оформить дополнительные приходные документы.

Вместо приходного ордера — штамп

Есть и такой вариант оприходования товара на складабз. 4 п. 49 Указаний № 119н. Он используется, если МПЗ поступили по счету, акту, товарному чеку. То есть по документам поставщика, в которых отсутствует место для отметки вашего кладовщика о принятых на склад материалах.

Оттиск штампа должен содержать те же реквизиты, что приходный ордерабз. 4 п. 49 Указаний № 119н; п. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон № 402-ФЗ). А значит, вы должны будете заранее заказать штамп с указанием необходимых реквизитов.

Он может иметь следующий вид.

Штамп

Добавим также, что в штамп нет необходимости добавлять данные о количестве приходуемых материалов и их стоимости. Штамп ставится на приходном документе (накладной, счете, товарном чеке) только в том случае, если в них нет исправленийабз. 2 п. 49 Указаний № 119н. А значит, общая стоимость и количество приходуемых МПЗ будут соответствовать данным приходного документа.

ВЫВОД

Использовать штамп вместо приходного ордера удобно, когда материалы приходуются на один склад одним материально-ответственным лицом.

Заполняем унифицированный ордер М-4

Как мы уже сказали, в ситуации, когда поступившие по одному приходному документу материалы необходимо распределить на разные склады или разным материально-ответственным лицам, появляется необходимость в использовании приходного ордера М-4.

В приходном ордере расписываются два материально-ответственных лица:

  • от принимающей стороны — кладовщик организации. Подписывая приходный ордер, он подтверждает, что принял на себя материальную ответственность за поступившие на склад на определенную дату МПЗ;
  • от передающей стороны — сотрудник, доставивший товар в организацию. Это может быть сотрудник как сторонней организации, скажем, поставщика (водитель, менеджер по доставке), так и своей (водитель, менеджер по закупке, начальник цеха). Подписывая приходный ордер, он подтверждает, что передал материалы на склад на определенную дату.

ВЫВОД

Если материалы на склад по разным приходным документам, но от одного поставщика сдает одно материально-ответственное лицо, то допустимо все МПЗ приходовать по одному приходному ордеру унифицированной формы М-4абз. 3 п. 49 Указаний № 119н.

Заполняем собственную форму приходного ордера

Разработать собственную форму приходного ордера на основе унифицированной формы № М-4 можно, если есть необходимость оформить приход в один день от разных поставщиков МПЗ, сдаваемых на склад одним материально-ответственным лицом.

Использование такого «сводного» ордера допустимо при соблюдении двух условий:

  • форму первичного учетного документа должен утвердить руководитель организациип. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ;
  • в первичном документе должны быть все обязательные реквизиты (наименование составившей его организации, номер и дата документа, содержание операции, единица измерения, а также должности, фамилии, инициалы и подписи совершивших операцию лиц)п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.

Посмотрим, каким образом это можно сделать. Сразу скажем, что неиспользуемые графы из унифицированного приходного ордера формы М-4 можно исключить, чтобы облегчить форму. Или добавить в ордер необходимые графы.

ВАРИАНТ 1. Вставляем дополнительные строки в информационную таблицу приходного ордера М-4, чтобы можно было указывать несколько поставщиков. Данные обо всех МПЗ вносятся в основную таблицу.

Информационная таблица приходного ордера

п/п Дата составления Наименование поставщика Корреспондирующий счет, субсчет Номер сопроводительного документа
1 19.01.2015 ООО «Книга» 60 Счет № 1508 от 19.01.2015
2 19.01.2015 ООО «Канц-Про» 60 Накладная № 17 от 19.01.2015

Основная таблица приходного ордера

Материальные ценности Единица измерения Количество Цена, руб. коп. Сумма без учета НДС, руб. коп. Сумма НДС, руб. коп. Всего с учетом НДС, руб. коп. Порядковый номер по складской карточке Поставщик
наименование, сорт, размер, марка номенклатурный номер код наименование по документу принято
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Копировальная бумага 778 Упак. 10 10 60,00 600,00 108,00 708,00 6 1
Клей ПВА 796 Шт. 6 6 20,00 120,00 21,60 141,60 300 1
Корректор печати 796 Шт. 5 5 35,00 175,00 31,50 206,50 119 2
Бумага «Светокопия» 796 Шт. 10 10 160,00 1600,00 288,00 1888,00 605 2
ИТОГО: 31 х 2495,00 449,10 2944,10
Принял Начальник склада П.Р. Талантов
(должность)
(подпись)
(расшифровка подписи)
 
Сдал Водитель Е.А. Одаренов
(должность)
(подпись)
(расшифровка подписи)

ВАРИАНТ 2. Дублируем информационную и основную таблицы унифицированного приходного ордера М-4 так, чтобы по каждому поставщику и (или) корреспондирующему счету вы могли заполнять отдельную таблицу. И добавляем сводную строку «Всего по приходному ордеру», суммирующую итоговые показатели по всем таблицам.

Таблица 1 приходного ордера

Дата составления Наименование поставщика Корреспондирующий счет, субсчет Номер сопроводительного документа
19.01.2015 ООО «Пак-Кор» 60 Счет № 1508 от 19.01.2015
Материальные ценности Единица измерения Количество Цена, руб. коп. Сумма без учета НДС, руб. коп. Сумма НДС, руб. коп. Всего с учетом НДС, руб. коп. Порядковый номер по складской карточке
наименование, сорт, размер, марка номенклатурный номер код наименование по документу принято
Коробка упаковочная КН 1501 778 Упак. 100 100 120,00 12 000,00 2160,00 14 160,00 35
Коробка упаковочная НК 1503 778 Упак. 120 120 145,00 17 400,00 3132,00 20 532,00 15
ИТОГО: 220 х 29 400,00 5292,00 34 692,00 х

Таблица 2 приходного ордера

Дата составления Наименование поставщика Корреспондирующий счет, субсчет Номер сопроводительного документа
20.01.2015 ИП Свиридов 71 Тов. чек б/н от 20.01.2015
Материальные ценности Единица измерения Количество Цена, руб. коп. Сумма без учета НДС, руб. коп. Сумма НДС, руб. коп. Всего с учетом НДС, руб. коп. Порядковый номер по складской карточке
наименование, сорт, размер, марка номенклатурный номер код наименование по документу принято
Корректор печати 796 Шт. 5 5 35,00 175,00 31,50 206,50 119
Бумага «Светокопия» 796 Шт. 10 10 160,00 1 600,00 288,00 1 888,00 605
ИТОГО: 15 х 1 775,00 319,50 2 094,50 х
 
ВСЕГО ПО ПРИХОДНОМУ ОРДЕРУ: 235 х 31 175,00 5611,50 36 786,50 х
Принял Начальник склада П.Р. Талантов
(должность)
(подпись)
(расшифровка подписи)
 
Сдал Водитель Е.А. Одаренов
(должность)
(подпись)
(расшифровка подписи)

ВАРИАНТ 3. Объединяем информационную и основную таблицы унифицированного приходного ордера М-4 в общую (сводную) таблицу. В этом случае информация о поступающих в организацию ТМЦ (в том числе сведения о поставщике, номере документа и корсчете) вносится одну общую таблицу.

Общая таблица приходного ордера

Дата приходования Наименование поставщика Корреспондирующий счет, субсчет Номер и дата сопроводительного документа Материальные ценности Единица измерения Количество Цена, руб. коп. Сумма без учета НДС, руб. коп. Сумма НДС, руб. коп. Всего с учетом НДС, руб. коп. Порядковый номер по складской карточке
наименование, сорт, размер, марка номенклатурный номер код наименование по документу принято
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
19.01.2015 ООО «Книга» 60 Счет № 1058 от 19.01.2015 Копировальная бумага 778 Упак. 10 10 60,00 600,00 108,00 708,00 6
19.01.2015 ООО «Книга» 60 Счет № 1058 от 19.01.2015 Клей ПВА 796 Шт. 6 6 20,00 120,00 21,60 141,60 300
20.01.2015 ИП Свиридов 71 Тов. чек б/н от 20.01.2015 Корректор печати 796 Шт. 5 5 35,00 175,00 31,50 206,50 119
20.01.2015 ИП Свиридов 71 Тов. чек б/н от 20.01.2015 Бумага «Светокопия» 796 Шт. 10 10 160,00 1600,00 288,00 1888,00 605
ИТОГО ПО ПРИХОДНОМУ ОРДЕРУ: 31 х 2495,00 449,10 2944,10 х
Принял Начальник склада П.Р. Талантов
(должность)
(подпись)
(расшифровка подписи)
 
Сдал Водитель Е.А. Одаренов
(должность)
(подпись)
(расшифровка подписи)

ВЫВОД

Если вы хотите объединить приход материалов на склад за несколько дней или от разных поставщиков, то используйте самостоятельно разработанный приходный ордер.

***

Решайте сами, какой вариант документооборота подойдет для вас. Это будет зависеть от вашего программного обеспечения и объема складских операций. И закрепите выбранный способ в учетной политикеПисьмо Минфина от 29.10.2002 № 16-00-14/414.

Добавим также, что подобными правилами приходования ТМЦ могут воспользоваться торговые организации для учета поступающих для перепродажи товаров.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Документооборот»:

2017 г.

  1. Риски внедоговорной поставки: если договор и накладная «не дружат», № 11

2016 г.

  1. Документооборот, № 24
  2. Восстанавливаем утраченные документы, № 20
  3. Бухгалтерские документы: составляем, заполняем, подписываем, № 20
  4. В электронную подпись желательно включить отметку о времени, № 15
  5. ФНС может принимать электронные документы только утвержденных форматов, № 13
  6. Исправляем бухгалтерскую первичку, № 10
  7. Электронный документ — не просто созданный на компьютере, № 5
  8. Оформляем приказ о возложении обязанностей главбуха на директора, № 4
  9. Передаем учет аутсорсеру, № 3

2015 г.

  1. Кто ответит за электронную подпись?, № 21
  2. Электронные документы: нужна ли их распечатка?, № 18
  3. Как упрощенцу подтвердить оплату расходов наличными предпринимателю, № 18
  4. Нужна ли печать на судебной доверенности, № 15
  5. Выполнение работ по «давальческому» договору, № 15
  6. ООО решило сменить название: пошаговая инструкция, № 13
  7. Подписываем документ: что, где и как, № 11
  8. Отказ от круглой печати: стоит ли спешить?, № 10
  9. Хочу все знать: расчеты с подотчетными лицами, № 8
  10. Сокращаем документооборот на складе, № 8
  11. Рукописи не горят бесплатно... Учитываем расходы на уничтожение документов, № 8
  12. Счет не получен вовремя: будет ли просрочка оплаты, № 7

2014 г.

  1. Усы, лапы, хвост — вот мои документы!, № 22
  2. Собираем досье на контрагента, № 18
  3. Можно ли «подписать» первичку только по факсу?, № 18
  4. Мастер-класс юриста: договор оказания услуг, № 17
  5. Бухгалтерское прочтение договора поставки, № 10
  6. Мастер-класс: проверяем договор аренды помещения, № 7
  7. Обмен опытом: документооборот по давальческим материалам в строительстве, № 5
  8. Кто, кроме директора, может подписать акт об оказании услуг, № 4
  9. Первичка: как сохранить и... выбросить, № 2

2013 г.

  1. Гибридный счет-фактура: несекретная разработка ФНС, № 22
  2. Запрос в Минфин: азбука эффективного общения, № 22
  3. Заполняем без ошибок платежки на перечисление налогов и взносов, № 20
  4. Как защитить персональные данные работников и клиентов, № 19
  5. Как уничтожить первичку после истечения срока ее хранения, № 15
  6. Приемка и списание материалов: оформляем документы, № 12
  7. Электронный документооборот с контрагентами: с чего начать, № 10
  8. Печать фирмы: изготавливаем, используем, утилизируем, № 9
  9. Печать — постоянная спутница фирмы?, № 9
  10. Разрабатываем удобный регистр по НДФЛ, № 8
  11. Обнаружили недостачу: составляем претензию контрагенту, № 8
  12. Когда пригодятся скриншоты, № 6
  13. Идеальный акт об оказании услуг для налогового инспектора, № 6
  14. Документооборот: выстраиваем «под бухгалтерию», № 5
  15. Договор поставки: читаем по слогам, № 5
  16. Унифицированные формы первички необязательны, а что с БСО?, № 4
  17. Как не допустить атаку на «Клиент-Банк», № 3

2012 г.

  1. «Инвентаризационная» подборка, № 24
  2. Условия гражданско-правовых договоров и их налоговые последствия, № 24
  3. Положение об охране труда: ваш помощник в учете трат на комфорт, № 24
  4. Упрощенка: списываем в расходы проданные товары, № 24
  5. Первичка: унифицированная и не очень, № 23
  6. Выдаем справку о зарплате для расчета пособий в нестандартных ситуациях, № 22
  7. Подотчет и наличные расходы, № 21
  8. Какие подотчетные документы не вызовут претензий налоговиков, № 20
  9. Учимся писать записки: докладные, служебные, объяснительные, № 20
  10. Почему при поставке иногда недостаточно счета на оплату и нужен договор, № 19
  11. Может ли первичка с дефектом подтверждать расходы и вычеты НДС, № 19
  12. У кого остаются оригиналы документов при уступке долга: у старого или у нового кредитора, № 19
  13. Правильно оформляем первичку и не только, № 16
  14. Вся правда о доверенности, № 14
  15. Направляем претензию контрагенту, задержавшему поставку или оплату, № 14
  16. Документируем брак основного средства и его возврат поставщику, № 14
  17. «Просроченный» директор: как работать бухгалтеру?, № 13
  18. Нужны ли покупателю для налогового учета ТН и ТТН при договоре транспортной экспедиции, № 10
  19. Готовая инструкция для подотчетника, № 9
  20. Справки и документы с места работы: кому, когда, какие, № 2
  21. Как заверить копию документа «надлежащим» образом, № 1

2011 г.

  1. Список важных предновогодних дел, № 24
  2. Оформляем документы для защиты личных данных работников, № 24
  3. Учетная политика: проверь себя, № 23
  4. Моделируем учетную политику для мини-фирмы, № 23
  5. На что бухгалтеру обратить внимание в договоре купли-продажи, № 22
  6. Договор транспортной экспедиции: как избежать проблем с НДС, № 21
  7. Нюансы заполнения новой транспортной накладной, № 20
  8. Учитываем приобретенные ТМЦ под другим наименованием, № 19
  9. Путевой лист делаем «путёвым», № 19
  10. Доверенность, вернись!, № 17
  11. Как подписаться электронной подписью, № 17
  12. Когда нужен акт по форме № КМ-3, № 17
  13. Когда можно использовать дополнительные печати, № 16
  14. Ох уж этот подотчет..., № 11
  15. Когда, кому и зачем нужна ТТН, № 6
  16. Директор путает счет компании с собственным карманом, № 5
  17. Что можно, а что нельзя подписывать факсимиле, № 4
ИНДЕКСЫ
Москва Индекс
потребительских цен

Используется
для индексации зарплаты

0.03%
сентябрь 2017 г.
45000000
Минимальный
размер оплаты труда

Используется для
регулирования зарплаты

18 742

Примечание

История

ЕЖЕДНЕВНАЯ
НОВОСТНАЯ
РАССЫЛКА
ОПРОС
В вашей компании индексируют зарплаты и есть ли внутренний документ об индексации?
Документ есть, и индексация проводится
Документа нет, но индексация проводится
Документа нет, и индексация не проводится

РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Подписка на ГКИЗМЕНЕНИЯ 2017 ГОДА: НА ЧТО ОБРАТИТЬ ВНИМАНИЕ
БЛИЖАЙШИЕ БУХГАЛТЕРСКИЕ МЕРОПРИЯТИЯ
01.10.2017

V Международный конкурс для профессионалов в сфере МСФО «IFRS PROFESSIONAL 2017»., Компания "Профессиональная Арена"

25.10.2017

«Изменения в налогах и учете в 2017 году.Накопленная практика»,г.Москва, УИЦ АКДИ "Экономика и Жизнь"

16.11.2017

Конференция «Территория права»,г.Санкт-Петербург, ИПЦ «Консультант+ Аскон»