Сокращаем документооборот на складе | Журнал «Главная книга» | № 8 за 2015 г.
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Статьи Консультации Семинары Конференции
Календари Калькуляторы Формы Справочники Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ
ПОПУЛЯРНЫЕ НОВОСТИ
Безработных хотят заставить платить взносы

Подготовлен проект закона, согласно которому плательщиками страховых взносов, среди прочего, будут признаваться официально не трудоустроенные граждане. < ... >

Ввозить в страну заграничные гостинцы станет сложнее

С 01.01.2019 устанавливаются более жесткие правила беспошлинного ввоза в РФ из-за границы товаров для личного пользования. < ... >

Очередная метаморфоза 2-НДФЛ

Налоговая служба утвердила новую форму справки 2-НДФЛ. Применять эту форму налоговые агенты должны будут начиная с представления сведений за 2018 год. Чем же новая справка отличается от ныне действующей? < ... >

Пособие по уходу за ребенком выплачивать частями нельзя

Работодатель не вправе разбить ежемесячное пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет на две части и выплачивать часть пособия в аванс, а часть при окончательном расчете с сотрудниками за месяц. < ... >

Оборудование поставляется частями: как определить дату отгрузки

Если крупногабаритное оборудование из-за большого веса поставляется покупателю частями, дата его отгрузки в НДС-целях определяется по последней поставке. < ... >

ФНС отозвала инструкцию по выявлению «нарисованной» отчетности

Летом 2018 года Налоговая служба направила территориальным инспекциям письмо, в котором содержалась инструкция по аннулированию деклараций по НДС и налогу на прибыль. Теперь ФНС решила отменить этот документ. < ... >

ИП-упрощенцу нужно следить за стоимостью ОС

Если стоимость основных средств ИП на УСН превысила уставленный лимит, он утрачивает право на спецрежим. < ... >

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 3 апреля 2015 г.

Содержание журнала № 8 за 2015 г.
Н.В. Цыбина, эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению

Сокращаем документооборот на складе

Бывает, что ежедневно на склад приходит множество мелких поставок от разных поставщиков. Каждый поступивший объект МПЗ нужно оприходоватьпп. 6, 7 Методический указаний, утв. Приказом Минфина от 28.12.2001 № 119н (далее — Указания № 119н). Но безусловно, хочется уменьшить количество складской документации. Посмотрим, как это сделать.

Приходуем МПЗ на основании ТОРГ-12 поставщика

Сразу скажем, что оформлять на каждую поставку приходный ордер М-4 не обязательно. Ведь он всего лишь внутренний документ складского учета. Его наличие — это только элемент принятого в организации порядка документооборота.

И его отсутствие никак не повлияет на налоговый учет (для целей налога на прибыль, НДС, налога при УСНО), конечно, если МПЗ будут приняты к учету на основании каких-либо других документов. В частности, в качестве такого приходного документа может выступать сама товарная накладная по форме № ТОРГ-12, по которой поступили МПЗпп. 47, 49 Указаний № 119н.

В накладной ТОРГ-12, полученной от поставщика, в строке «Груз получил грузополучатель» кладовщик должен поставить свою должность, фамилию и подписьУказания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету торговых операций, утв. Постановлением Госкомстата от 25.12.98 № 132.

ВЫВОД

Если все материалы по товарной накладной поступают на один склад, то приходный ордер можно не составлять. Но если МПЗ, поступившие по одной накладной, передаются на разные склады или разным материально-ответственным лицам, то вам придется оформить дополнительные приходные документы.

Вместо приходного ордера — штамп

Есть и такой вариант оприходования товара на складабз. 4 п. 49 Указаний № 119н. Он используется, если МПЗ поступили по счету, акту, товарному чеку. То есть по документам поставщика, в которых отсутствует место для отметки вашего кладовщика о принятых на склад материалах.

Оттиск штампа должен содержать те же реквизиты, что приходный ордерабз. 4 п. 49 Указаний № 119н; п. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон № 402-ФЗ). А значит, вы должны будете заранее заказать штамп с указанием необходимых реквизитов.

Он может иметь следующий вид.

Штамп

Добавим также, что в штамп нет необходимости добавлять данные о количестве приходуемых материалов и их стоимости. Штамп ставится на приходном документе (накладной, счете, товарном чеке) только в том случае, если в них нет исправленийабз. 2 п. 49 Указаний № 119н. А значит, общая стоимость и количество приходуемых МПЗ будут соответствовать данным приходного документа.

ВЫВОД

Использовать штамп вместо приходного ордера удобно, когда материалы приходуются на один склад одним материально-ответственным лицом.

Заполняем унифицированный ордер М-4

Как мы уже сказали, в ситуации, когда поступившие по одному приходному документу материалы необходимо распределить на разные склады или разным материально-ответственным лицам, появляется необходимость в использовании приходного ордера М-4.

В приходном ордере расписываются два материально-ответственных лица:

  • от принимающей стороны — кладовщик организации. Подписывая приходный ордер, он подтверждает, что принял на себя материальную ответственность за поступившие на склад на определенную дату МПЗ;
  • от передающей стороны — сотрудник, доставивший товар в организацию. Это может быть сотрудник как сторонней организации, скажем, поставщика (водитель, менеджер по доставке), так и своей (водитель, менеджер по закупке, начальник цеха). Подписывая приходный ордер, он подтверждает, что передал материалы на склад на определенную дату.

ВЫВОД

Если материалы на склад по разным приходным документам, но от одного поставщика сдает одно материально-ответственное лицо, то допустимо все МПЗ приходовать по одному приходному ордеру унифицированной формы М-4абз. 3 п. 49 Указаний № 119н.

Заполняем собственную форму приходного ордера

Разработать собственную форму приходного ордера на основе унифицированной формы № М-4 можно, если есть необходимость оформить приход в один день от разных поставщиков МПЗ, сдаваемых на склад одним материально-ответственным лицом.

Использование такого «сводного» ордера допустимо при соблюдении двух условий:

  • форму первичного учетного документа должен утвердить руководитель организациип. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ;
  • в первичном документе должны быть все обязательные реквизиты (наименование составившей его организации, номер и дата документа, содержание операции, единица измерения, а также должности, фамилии, инициалы и подписи совершивших операцию лиц)п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.

Посмотрим, каким образом это можно сделать. Сразу скажем, что неиспользуемые графы из унифицированного приходного ордера формы М-4 можно исключить, чтобы облегчить форму. Или добавить в ордер необходимые графы.

ВАРИАНТ 1. Вставляем дополнительные строки в информационную таблицу приходного ордера М-4, чтобы можно было указывать несколько поставщиков. Данные обо всех МПЗ вносятся в основную таблицу.

Информационная таблица приходного ордера

п/п Дата составления Наименование поставщика Корреспондирующий счет, субсчет Номер сопроводительного документа
1 19.01.2015 ООО «Книга» 60 Счет № 1508 от 19.01.2015
2 19.01.2015 ООО «Канц-Про» 60 Накладная № 17 от 19.01.2015

Основная таблица приходного ордера

Материальные ценности Единица измерения Количество Цена, руб. коп. Сумма без учета НДС, руб. коп. Сумма НДС, руб. коп. Всего с учетом НДС, руб. коп. Порядковый номер по складской карточке Поставщик
наименование, сорт, размер, марка номенклатурный номер код наименование по документу принято
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Копировальная бумага 778 Упак. 10 10 60,00 600,00 108,00 708,00 6 1
Клей ПВА 796 Шт. 6 6 20,00 120,00 21,60 141,60 300 1
Корректор печати 796 Шт. 5 5 35,00 175,00 31,50 206,50 119 2
Бумага «Светокопия» 796 Шт. 10 10 160,00 1600,00 288,00 1888,00 605 2
ИТОГО: 31 х 2495,00 449,10 2944,10
Принял Начальник склада П.Р. Талантов
(должность)
(подпись)
(расшифровка подписи)
 
Сдал Водитель Е.А. Одаренов
(должность)
(подпись)
(расшифровка подписи)

ВАРИАНТ 2. Дублируем информационную и основную таблицы унифицированного приходного ордера М-4 так, чтобы по каждому поставщику и (или) корреспондирующему счету вы могли заполнять отдельную таблицу. И добавляем сводную строку «Всего по приходному ордеру», суммирующую итоговые показатели по всем таблицам.

Таблица 1 приходного ордера

Дата составления Наименование поставщика Корреспондирующий счет, субсчет Номер сопроводительного документа
19.01.2015 ООО «Пак-Кор» 60 Счет № 1508 от 19.01.2015
Материальные ценности Единица измерения Количество Цена, руб. коп. Сумма без учета НДС, руб. коп. Сумма НДС, руб. коп. Всего с учетом НДС, руб. коп. Порядковый номер по складской карточке
наименование, сорт, размер, марка номенклатурный номер код наименование по документу принято
Коробка упаковочная КН 1501 778 Упак. 100 100 120,00 12 000,00 2160,00 14 160,00 35
Коробка упаковочная НК 1503 778 Упак. 120 120 145,00 17 400,00 3132,00 20 532,00 15
ИТОГО: 220 х 29 400,00 5292,00 34 692,00 х

Таблица 2 приходного ордера

Дата составления Наименование поставщика Корреспондирующий счет, субсчет Номер сопроводительного документа
20.01.2015 ИП Свиридов 71 Тов. чек б/н от 20.01.2015
Материальные ценности Единица измерения Количество Цена, руб. коп. Сумма без учета НДС, руб. коп. Сумма НДС, руб. коп. Всего с учетом НДС, руб. коп. Порядковый номер по складской карточке
наименование, сорт, размер, марка номенклатурный номер код наименование по документу принято
Корректор печати 796 Шт. 5 5 35,00 175,00 31,50 206,50 119
Бумага «Светокопия» 796 Шт. 10 10 160,00 1 600,00 288,00 1 888,00 605
ИТОГО: 15 х 1 775,00 319,50 2 094,50 х
 
ВСЕГО ПО ПРИХОДНОМУ ОРДЕРУ: 235 х 31 175,00 5611,50 36 786,50 х
Принял Начальник склада П.Р. Талантов
(должность)
(подпись)
(расшифровка подписи)
 
Сдал Водитель Е.А. Одаренов
(должность)
(подпись)
(расшифровка подписи)

ВАРИАНТ 3. Объединяем информационную и основную таблицы унифицированного приходного ордера М-4 в общую (сводную) таблицу. В этом случае информация о поступающих в организацию ТМЦ (в том числе сведения о поставщике, номере документа и корсчете) вносится одну общую таблицу.

Общая таблица приходного ордера

Дата приходования Наименование поставщика Корреспондирующий счет, субсчет Номер и дата сопроводительного документа Материальные ценности Единица измерения Количество Цена, руб. коп. Сумма без учета НДС, руб. коп. Сумма НДС, руб. коп. Всего с учетом НДС, руб. коп. Порядковый номер по складской карточке
наименование, сорт, размер, марка номенклатурный номер код наименование по документу принято
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
19.01.2015 ООО «Книга» 60 Счет № 1058 от 19.01.2015 Копировальная бумага 778 Упак. 10 10 60,00 600,00 108,00 708,00 6
19.01.2015 ООО «Книга» 60 Счет № 1058 от 19.01.2015 Клей ПВА 796 Шт. 6 6 20,00 120,00 21,60 141,60 300
20.01.2015 ИП Свиридов 71 Тов. чек б/н от 20.01.2015 Корректор печати 796 Шт. 5 5 35,00 175,00 31,50 206,50 119
20.01.2015 ИП Свиридов 71 Тов. чек б/н от 20.01.2015 Бумага «Светокопия» 796 Шт. 10 10 160,00 1600,00 288,00 1888,00 605
ИТОГО ПО ПРИХОДНОМУ ОРДЕРУ: 31 х 2495,00 449,10 2944,10 х
Принял Начальник склада П.Р. Талантов
(должность)
(подпись)
(расшифровка подписи)
 
Сдал Водитель Е.А. Одаренов
(должность)
(подпись)
(расшифровка подписи)

ВЫВОД

Если вы хотите объединить приход материалов на склад за несколько дней или от разных поставщиков, то используйте самостоятельно разработанный приходный ордер.

***

Решайте сами, какой вариант документооборота подойдет для вас. Это будет зависеть от вашего программного обеспечения и объема складских операций. И закрепите выбранный способ в учетной политикеПисьмо Минфина от 29.10.2002 № 16-00-14/414.

Добавим также, что подобными правилами приходования ТМЦ могут воспользоваться торговые организации для учета поступающих для перепродажи товаров.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Документооборот»:

2018 г.

2017 г.

2016 г.

ИНДЕКСЫ
Москва Индекс
потребительских цен

Используется
для индексации зарплаты

0.23%
октябрь 2018 г.
45000000
МРОТ
по регионам

Используется для
регулирования зарплаты

18 781

Примечание

История


Ставка
рефинансирования

Используется для
расчёта отдельных показателей

7.5%

История

ЕЖЕДНЕВНАЯ
НОВОСТНАЯ
РАССЫЛКА
ОПРОС
Как вы предпочитаете направлять в ИФНС заявление о зачете налоговой переплаты?
По телекоммуникационным каналам связи
Через личный кабинет налогоплательщика
Лично приносим в налоговую
По почте

РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Подписка на ГКЗимний конгресс ТАКСКОМ