Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 3 апреля 2015 г.
Содержание журнала № 8 за 2015 г.Сокращаем документооборот на складе
Бывает, что ежедневно на склад приходит множество мелких поставок от разных поставщиков. Каждый поступивший объект МПЗ нужно оприходоват
Приходуем МПЗ на основании ТОРГ-12 поставщика
Сразу скажем, что оформлять на каждую поставку приходный ордер
И его отсутствие никак не повлияет на налоговый учет (для целей налога на прибыль, НДС, налога при УСНО), конечно, если МПЗ будут приняты к учету на основании каких-либо других документов. В частности, в качестве такого приходного документа может выступать сама товарная накладная по форме
В накладной
ВЫВОД
Если все материалы по товарной накладной поступают на один склад, то приходный ордер можно не составлять. Но если МПЗ, поступившие по одной накладной, передаются на разные склады или разным материально-ответственным лицам, то вам придется оформить дополнительные приходные документы.
Вместо приходного ордера — штамп
Есть и такой вариант оприходования товара на скла
Оттиск штампа должен содержать те же реквизиты, что приходный орде
Он может иметь следующий вид.
Добавим также, что в штамп нет необходимости добавлять данные о количестве приходуемых материалов и их стоимости. Штамп ставится на приходном документе (накладной, счете, товарном чеке) только в том случае, если в них нет исправлени
ВЫВОД
Использовать штамп вместо приходного ордера удобно, когда материалы приходуются на один склад одним материально-ответственным лицом.
Заполняем унифицированный ордер М-4
Как мы уже сказали, в ситуации, когда поступившие по одному приходному документу материалы необходимо распределить на разные склады или разным материально-ответственным лицам, появляется необходимость в использовании приходного ордера
В приходном ордере расписываются два материально-ответственных лица:
- от принимающей стороны — кладовщик организации. Подписывая приходный ордер, он подтверждает, что принял на себя материальную ответственность за поступившие на склад на определенную дату МПЗ;
- от передающей стороны — сотрудник, доставивший товар в организацию. Это может быть сотрудник как сторонней организации, скажем, поставщика (водитель, менеджер по доставке), так и своей (водитель, менеджер по закупке, начальник цеха). Подписывая приходный ордер, он подтверждает, что передал материалы на склад на определенную дату.
ВЫВОД
Если материалы на склад по разным приходным документам, но от одного поставщика сдает одно материально-ответственное лицо, то допустимо все МПЗ приходовать по одному приходному ордеру унифицированной формы
Заполняем собственную форму приходного ордера
Разработать собственную форму приходного ордера на основе унифицированной формы
Использование такого «сводного» ордера допустимо при соблюдении двух условий:
- форму первичного учетного документа должен утвердить руководитель организаци
ип. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ; - в первичном документе должны быть все обязательные реквизиты (наименование составившей его организации, номер и дата документа, содержание операции, единица измерения, а также должности, фамилии, инициалы и подписи совершивших операцию
лиц)п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.
Посмотрим, каким образом это можно сделать. Сразу скажем, что неиспользуемые графы из унифицированного приходного ордера формы
ВАРИАНТ 1. Вставляем дополнительные строки в информационную таблицу приходного ордера
Информационная таблица приходного ордера
№ | Дата составления | Наименование поставщика | Корреспондирующий счет, субсчет | Номер сопроводительного документа |
1 | 19.01.2015 | ООО «Книга» | 60 | Счет № 1508 от 19.01.2015 |
2 | 19.01.2015 | ООО «Канц-Про» | 60 | Накладная № 17 от 19.01.2015 |
Основная таблица приходного ордера
Материальные ценности | Единица измерения | Количество | Цена, руб. коп. | Сумма без учета НДС, руб. коп. | Сумма НДС, руб. коп. | Всего с учетом НДС, руб. коп. | Порядковый номер по складской карточке | Поставщик | |||
наименование, сорт, размер, марка | номенклатурный номер | код | наименование | по документу | принято | ||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
Копировальная бумага | — | 778 | Упак. | 10 | 10 | 60,00 | 600,00 | 108,00 | 708,00 | 6 | 1 |
Клей ПВА | — | 796 | Шт. | 6 | 6 | 20,00 | 120,00 | 21,60 | 141,60 | 300 | 1 |
Корректор печати | — | 796 | Шт. | 5 | 5 | 35,00 | 175,00 | 31,50 | 206,50 | 119 | 2 |
Бумага «Светокопия» | — | 796 | Шт. | 10 | 10 | 160,00 | 1600,00 | 288,00 | 1888,00 | 605 | 2 |
ИТОГО: | 31 | х | 2495,00 | 449,10 | 2944,10 | — |
ВАРИАНТ 2. Дублируем информационную и основную таблицы унифицированного приходного ордера
Таблица 1 приходного ордера
Дата составления | Наименование поставщика | Корреспондирующий счет, субсчет | Номер сопроводительного документа |
19.01.2015 | ООО «Пак-Кор» | 60 | Счет № 1508 от 19.01.2015 |
Материальные ценности | Единица измерения | Количество | Цена, руб. коп. | Сумма без учета НДС, руб. коп. | Сумма НДС, руб. коп. | Всего с учетом НДС, руб. коп. | Порядковый номер по складской карточке | |||
наименование, сорт, размер, марка | номенклатурный номер | код | наименование | по документу | принято | |||||
Коробка упаковочная | КН 1501 | 778 | Упак. | 100 | 100 | 120,00 | 12 000,00 | 2160,00 | 14 160,00 | 35 |
Коробка упаковочная | НК 1503 | 778 | Упак. | 120 | 120 | 145,00 | 17 400,00 | 3132,00 | 20 532,00 | 15 |
ИТОГО: | 220 | х | 29 400,00 | 5292,00 | 34 692,00 | х |
Таблица 2 приходного ордера
Дата составления | Наименование поставщика | Корреспондирующий счет, субсчет | Номер сопроводительного документа |
20.01.2015 | ИП Свиридов | 71 | Тов. чек |
Материальные ценности | Единица измерения | Количество | Цена, руб. коп. | Сумма без учета НДС, руб. коп. | Сумма НДС, руб. коп. | Всего с учетом НДС, руб. коп. | Порядковый номер по складской карточке | |||
наименование, сорт, размер, марка | номенклатурный номер | код | наименование | по документу | принято | |||||
Корректор печати | — | 796 | Шт. | 5 | 5 | 35,00 | 175,00 | 31,50 | 206,50 | 119 |
Бумага «Светокопия» | — | 796 | Шт. | 10 | 10 | 160,00 | 1 600,00 | 288,00 | 1 888,00 | 605 |
ИТОГО: | 15 | х | 1 775,00 | 319,50 | 2 094,50 | х | ||||
ВСЕГО ПО ПРИХОДНОМУ | 235 | х | 31 175,00 | 5611,50 | 36 786,50 | х |
ВАРИАНТ 3. Объединяем информационную и основную таблицы унифицированного приходного ордера
Общая таблица приходного ордера
Дата приходования | Наименование поставщика | Корреспондирующий счет, субсчет | Номер и дата сопроводительного документа | Материальные ценности | Единица измерения | Количество | Цена, руб. коп. | Сумма без учета НДС, руб. коп. | Сумма НДС, руб. коп. | Всего с учетом НДС, руб. коп. | Порядковый номер по складской карточке | |||
наименование, сорт, размер, марка | номенклатурный номер | код | наименование | по документу | принято | |||||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 |
19.01.2015 | ООО «Книга» | 60 | Счет № 1058 от 19.01.2015 | Копировальная бумага | — | 778 | Упак. | 10 | 10 | 60,00 | 600,00 | 108,00 | 708,00 | 6 |
19.01.2015 | ООО «Книга» | 60 | Счет № 1058 от 19.01.2015 | Клей ПВА | — | 796 | Шт. | 6 | 6 | 20,00 | 120,00 | 21,60 | 141,60 | 300 |
20.01.2015 | ИП Свиридов | 71 | Тов. чек | Корректор печати | — | 796 | Шт. | 5 | 5 | 35,00 | 175,00 | 31,50 | 206,50 | 119 |
20.01.2015 | ИП Свиридов | 71 | Тов. чек | Бумага «Светокопия» | — | 796 | Шт. | 10 | 10 | 160,00 | 1600,00 | 288,00 | 1888,00 | 605 |
ИТОГО ПО ПРИХОДНОМУ ОРДЕРУ: | 31 | х | 2495,00 | 449,10 | 2944,10 | х |
ВЫВОД
Если вы хотите объединить приход материалов на склад за несколько дней или от разных поставщиков, то используйте самостоятельно разработанный приходный ордер.
***
Решайте сами, какой вариант документооборота подойдет для вас. Это будет зависеть от вашего программного обеспечения и объема складских операций. И закрепите выбранный способ в учетной политик
Добавим также, что подобными правилами приходования ТМЦ могут воспользоваться торговые организации для учета поступающих для перепродажи товаров.