Рукописи не горят бесплатно... Учитываем расходы на уничтожение документов | Журнал «Главная книга» | № 8 за 2015 г.
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Статьи Консультации Семинары Конференции
Календари Калькуляторы Формы Справочники Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ
ПОПУЛЯРНЫЕ НОВОСТИ
ФНС поделилась тайными сведениями

Налоговая служба разместила на своем сайте первую партию сведений, которые раньше признавались налоговой тайной. < ... > < ... >

Транспортные расходы: чем подтвердить и как учесть

Для того чтобы расходы на доставку товаров, материалов, на служебные поездки можно было учесть в расходах при начислении налога на прибыль, необходимы первичные документы. О том, какие документы понадобятся в различных ситуациях, нам рассказывает специалист Минфина. < ... > < ... >

Ставка НДС изменена

Подписан закон, устанавливающий стандартную ставку НДС на уровне 20% (вместо нынешних 18%). < ... >

Торговля овощами вразвал: нужно ли применять ККТ

В конце лета – начале осени на улицах традиционно появляются точки торговли арбузами и сезонными овощами. Требует ли такая торговля применения контрольно-кассовой техники? < ... >

МРОТ и зарплата: что нужно знать

Минтруд выпустил обширное разъяснение, касающееся сравнения платы за труд, получаемой работником, с установленным МРОТ. < ... >

ККТ и подотчетники: вопросов больше чем ответов

Столичные налоговики считают, что при покупке товаров для компании подотчетник должен применять ККТ. < ... > < ... >

Как проверить контрагента на благонадежность

Налоговики рассказали, где следует искать информацию о потенциальном деловом партнере в целях проверки его добросовестности. < ... >

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 3 апреля 2015 г.

Содержание журнала № 8 за 2015 г.
А.С. Дегтяренко, эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению

Рукописи не горят бесплатно... Учитываем расходы на уничтожение документов

Для большинства обращающихся в организации документов (первички, регистров бухгалтерского учета и т. д.) установлены определенные сроки храненияст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; приложение к Приказу Минкультуры от 25.08.2010 № 558; подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ. Чтобы ваш архив не переполнялся, по истечении срока хранения бумаг вы можете их уничтожить своими силами либо сдать на переработку (утилизацию).

Расходы, связанные с ликвидацией документов, учитывайте так.

Налог на прибыль. Включайте затраты во внереализационные расходыподп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ. Чтобы подтвердить истечение срока хранения и факт уничтожения бумаг, оформите следующие документып. 1 ст. 252 НК РФ; пп. 2.4.1, 2.4.7 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002):

  • акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Его составляют по итогам экспертизы. В акте указывают дату и место его составления, приводят опись выделенных к уничтожению документов с указанием года их издания и общего количества;
  • приемо-сдаточную накладную на передачу документов на уничтожение сторонним специалистам. В ней укажите дату передачи бумаг и их количество;
  • акт об уничтожении документов.

НДС. Если ваша организация — плательщик НДС и вам предъявлен налог с цены работ по утилизации документов, то вы можете принять его к вычету в общеустановленном порядке — на основании счета-фактуры после принятия к учету соответствующих расходовподп. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ.

УСНО. Затраты на уничтожение документов и входной НДС (если он предъявлен) безопасно учесть при налогообложении не получится, потому что такие траты прямо не указаны в закрытом перечне расходов, разрешенных к признанию при УСНОп. 1 ст. 346.16 НК РФ.

Однако если вы передали бумаги на переработку или утилизацию, то можно утверждать, что для вашей организации выполнены работы производственного характера. Тогда стоимость переработки или утилизации бумаг вы сможете включить в состав материальных расходов, которые допустимо признавать при УСНОподп. 5 п. 1, п. 2 ст. 346.16, подп. 6 п. 1 ст. 254 НК РФ. Но прежде чем учесть такие расходы, взвесьте все за и против.

С одной стороны, из разъяснений Минфина (правда, по другой ситуации) следует, что главный признак расходов на работы производственного характера — это непосредственная связь таких затрат с осуществляемой предпринимательской деятельностьюПисьмо Минфина от 16.08.2012 № 03-11-06/2/111. В случае с уничтожением документов это условие выполняется.

С другой стороны, официальная позиция по расходам упрощенцев на уничтожение документов не высказана. Поэтому не исключено, что налоговики эти расходы не примут. А спор с ними обычно грозит судебным разбирательством. Скорее всего, судиться вы не станете, потому что сумма, потраченная на уничтожение документов, не настолько велика. Тем более что судебная практика непосредственно по этому вопросу не сложилась и шансы на выигрыш оценить сложно.

Бухгалтерский учет. Все затраты на уничтожение бумаг включайте в состав прочих расходов и отражайте по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91-2 «Прочие расходы»п. 11 ПБУ 10/99.

***

Пока существует ваша организация, она должна обеспечивать сохранность документов в течение сроков их храненияч. 1 ст. 17 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ. А потом документы постоянного хранения, временного хранения (свыше 10 лет) и бумаги по личному составу нужно будет сдать на хранение в государственный архивч. 10 ст. 23 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

Тогда ваши бывшие работники при возникновении у них проблем с социальными выплатами смогут, обратившись с запросом в архив, получить документы, подтверждающие трудовой стаж, размер зарплаты, факт несчастного случая на производстве и т. д.п. 3.3 Методических рекомендаций по исполнению запросов социально-правового характера, утв. Росархивом

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Документооборот»:

2018 г.

  1. Исправляем ошибки в первичных документах, № 14
  2. Заверение копий документов: новые правила, № 12
  3. Гарантии в договоре: от налоговых убытков и не только, № 4
  4. Оформляем доверенность правильно, № 3
  5. Применяем УПД с середины года, № 2
  6. Нумерация документов с нового года, № 1

2017 г.

  1. Риски внедоговорной поставки: если договор и накладная «не дружат», № 11

2016 г.

  1. Документооборот, № 24
  2. Восстанавливаем утраченные документы, № 20
  3. Бухгалтерские документы: составляем, заполняем, подписываем, № 20
  4. В электронную подпись желательно включить отметку о времени, № 15
  5. ФНС может принимать электронные документы только утвержденных форматов, № 13
  6. Исправляем бухгалтерскую первичку, № 10
  7. Электронный документ — не просто созданный на компьютере, № 5
  8. Оформляем приказ о возложении обязанностей главбуха на директора, № 4
  9. Передаем учет аутсорсеру, № 3

2015 г.

  1. Кто ответит за электронную подпись?, № 21
  2. Электронные документы: нужна ли их распечатка?, № 18
  3. Как упрощенцу подтвердить оплату расходов наличными предпринимателю, № 18
  4. Нужна ли печать на судебной доверенности, № 15
  5. Выполнение работ по «давальческому» договору, № 15
  6. ООО решило сменить название: пошаговая инструкция, № 13
  7. Подписываем документ: что, где и как, № 11
  8. Отказ от круглой печати: стоит ли спешить?, № 10
  9. Хочу все знать: расчеты с подотчетными лицами, № 8
  10. Сокращаем документооборот на складе, № 8
  11. Рукописи не горят бесплатно... Учитываем расходы на уничтожение документов, № 8
  12. Счет не получен вовремя: будет ли просрочка оплаты, № 7

2014 г.

  1. Усы, лапы, хвост — вот мои документы!, № 22
  2. Собираем досье на контрагента, № 18
  3. Можно ли «подписать» первичку только по факсу?, № 18
  4. Мастер-класс юриста: договор оказания услуг, № 17
  5. Бухгалтерское прочтение договора поставки, № 10
  6. Мастер-класс: проверяем договор аренды помещения, № 7
  7. Обмен опытом: документооборот по давальческим материалам в строительстве, № 5
  8. Кто, кроме директора, может подписать акт об оказании услуг, № 4
  9. Первичка: как сохранить и... выбросить, № 2

2013 г.

  1. Гибридный счет-фактура: несекретная разработка ФНС, № 22
  2. Запрос в Минфин: азбука эффективного общения, № 22
  3. Заполняем без ошибок платежки на перечисление налогов и взносов, № 20
  4. Как защитить персональные данные работников и клиентов, № 19
  5. Как уничтожить первичку после истечения срока ее хранения, № 15
  6. Приемка и списание материалов: оформляем документы, № 12
  7. Электронный документооборот с контрагентами: с чего начать, № 10
  8. Печать фирмы: изготавливаем, используем, утилизируем, № 9
  9. Печать — постоянная спутница фирмы?, № 9
  10. Разрабатываем удобный регистр по НДФЛ, № 8
  11. Обнаружили недостачу: составляем претензию контрагенту, № 8
  12. Когда пригодятся скриншоты, № 6
  13. Идеальный акт об оказании услуг для налогового инспектора, № 6
  14. Документооборот: выстраиваем «под бухгалтерию», № 5
  15. Договор поставки: читаем по слогам, № 5
  16. Унифицированные формы первички необязательны, а что с БСО?, № 4
  17. Как не допустить атаку на «Клиент-Банк», № 3

2012 г.

  1. «Инвентаризационная» подборка, № 24
  2. Условия гражданско-правовых договоров и их налоговые последствия, № 24
  3. Положение об охране труда: ваш помощник в учете трат на комфорт, № 24
  4. Упрощенка: списываем в расходы проданные товары, № 24
  5. Первичка: унифицированная и не очень, № 23
  6. Выдаем справку о зарплате для расчета пособий в нестандартных ситуациях, № 22
  7. Подотчет и наличные расходы, № 21
  8. Какие подотчетные документы не вызовут претензий налоговиков, № 20
  9. Учимся писать записки: докладные, служебные, объяснительные, № 20
  10. Почему при поставке иногда недостаточно счета на оплату и нужен договор, № 19
  11. Может ли первичка с дефектом подтверждать расходы и вычеты НДС, № 19
  12. У кого остаются оригиналы документов при уступке долга: у старого или у нового кредитора, № 19
  13. Правильно оформляем первичку и не только, № 16
  14. Вся правда о доверенности, № 14
  15. Направляем претензию контрагенту, задержавшему поставку или оплату, № 14
  16. Документируем брак основного средства и его возврат поставщику, № 14
  17. «Просроченный» директор: как работать бухгалтеру?, № 13
  18. Нужны ли покупателю для налогового учета ТН и ТТН при договоре транспортной экспедиции, № 10
  19. Готовая инструкция для подотчетника, № 9
  20. Справки и документы с места работы: кому, когда, какие, № 2
  21. Как заверить копию документа «надлежащим» образом, № 1

2011 г.

  1. Список важных предновогодних дел, № 24
  2. Оформляем документы для защиты личных данных работников, № 24
  3. Учетная политика: проверь себя, № 23
  4. Моделируем учетную политику для мини-фирмы, № 23
  5. На что бухгалтеру обратить внимание в договоре купли-продажи, № 22
  6. Договор транспортной экспедиции: как избежать проблем с НДС, № 21
  7. Нюансы заполнения новой транспортной накладной, № 20
  8. Учитываем приобретенные ТМЦ под другим наименованием, № 19
  9. Путевой лист делаем «путёвым», № 19
  10. Доверенность, вернись!, № 17
  11. Как подписаться электронной подписью, № 17
  12. Когда нужен акт по форме № КМ-3, № 17
  13. Когда можно использовать дополнительные печати, № 16
  14. Ох уж этот подотчет..., № 11
  15. Когда, кому и зачем нужна ТТН, № 6
  16. Директор путает счет компании с собственным карманом, № 5
  17. Что можно, а что нельзя подписывать факсимиле, № 4
ИНДЕКСЫ
Москва Индекс
потребительских цен

Используется
для индексации зарплаты

0.17%
июль 2018 г.
45000000
МРОТ
по регионам

Используется для
регулирования зарплаты

18 742

Примечание

История


Ставка
рефинансирования

Используется для
расчёта отдельных показателей

7.25%

История

ЕЖЕДНЕВНАЯ
НОВОСТНАЯ
РАССЫЛКА
ОПРОС
Приходилось ли вам исполнять функции налогового агента (кроме агента по НДФЛ)?
Да, агента по НДС
Да, агента по налогу на прибыль
Да, и НДС-агента, и «прибыльного» агента
Нет

РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Смарт-комплектПодписка на ГК