Исправляем бухгалтерскую первичку | Журнал «Главная книга» | № 10 за 2016 г.
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Статьи Консультации Семинары Конференции
Календари Калькуляторы Формы Справочники Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ
ПОПУЛЯРНЫЕ НОВОСТИ
Налоговики могут прийти с выездной проверкой домой к «физику»

Но только при условии, если сам проверяемый гражданин пустит их в свою квартиру. < ... >

Счет-фактура: строку «идентификатор госконтракта» можно не заполнять

С 01.07.2017 года в счетах-фактурах появилась новая строка 8 «Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения)». Естественно, заполнять этот реквизит нужно лишь при его наличии. В противном случае эту строку можно просто оставить пустой. < ... >

Налог на прибыль: как подтвердить расходы на электронный авиабилет

Если авиабилет для командированного сотрудника был приобретен в электронной форме, для подтверждения в «прибыльных» целях «дорожных» расходов, среди прочего, требуется посадочный талон с отметкой о досмотре. А что делать, если в заграничном аэропорту такие отметки ставить не принято? < ... >

ПФР обновил программу для подготовки СЗВ-М

На сайте Пенсионного фонда размещены актуальные версии бесплатных программ для подготовки и проверки отчетных документов, представляемых в фонд. < ... >

Определение суммы «детских» вычетов больше не вызовет трудностей

Чаще всего работники обращаются к работодателю за получением вычета по НДФЛ на детей. И хорошо, если у работника только один ребенок. А если их, к примеру, четверо и двое из них уже совершеннолетние, то у бухгалтера может возникнуть вопрос, в каком размере предоставить «детский» вычет. На помощь в подобной ситуации придет наш новый Калькулятор. < ... >

Получение льготы по имущественным налогам упростили

Со следующего года гражданам, имеющим право на льготу по налогу на имущество, транспортному и/или земельному налогу, не придется представлять в ИФНС подтверждающие право на льготу документы. < ... >

Упрощаем применение ПБУ 18/02

ПБУ 18/02, пожалуй, одно из самых сложных. По каждой операции бухгалтер рассчитывает временные или постоянные разницы. Затем — ОНА, ОНО, ПНО или ПНА. Однако есть альтернативный подход, при котором можно обойтись без сложных расчетов. < ... >

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 6 мая 2016 г.

Содержание журнала № 10 за 2016 г.
Л.А. Елина, экономист-бухгалтер

Исправляем бухгалтерскую первичку

Бывает, что организация в первичных документах обнаруживает ошибки, которые необходимо исправить. Вносить изменения можно в подавляющее большинство таких документов (кроме кассовых и банковских бумагп. 4.7 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У; п. 16 Положения, утв. Приказом Минфина от 29.07.98 № 34н) — важно исправлять первичку правильно, ведь иначе могут появиться проблемы.

Некоторые бухгалтеры предпочитают составлять новый документ вместо первоначального, в котором допущены ошибки и опечатки. Как будто ошибочного документа и не было вовсе. Если с внутренними документами так можно поступить (никто просто не узнает о том, что изначально документ был составлен с ошибками), то в отношении внешних документов скрыть подобную подмену удастся далеко не всегда. И надо иметь в виду, что если документ уже принят к учету, подобная замена недопустима. Ведь, по мнению Минфина, замена ранее принятого к бухучету документа как способ исправления не предусмотрена Законом «О бухгалтерском учете»Письмо Минфина от 22.01.2016 № 07-01-09/2235.

Некоторые суды считают, что налоговое законодательство не запрещает исправлять первичные документы путем составления новых с теми же реквизитамиПостановление ФАС МО от 31.05.2011 № КА-А40/4937-11.

Есть два способа исправления ошибок в первичных документах. Какие они, мы и посмотрим.

Классический способ исправления ошибок в первичке

Заключается он в следующемч. 7 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; пп. 4.2, 4.3 Положения, утв. Минфином СССР 29.07.83 № 105:

  • неправильные данные (реквизиты, показатели и т. д.) зачеркиваются одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное;
  • делается надпись «Исправлено»;
  • указываются верные данные. Старое советское Положение о документах и документообороте говорит о том, что писать исправленный текст надо над зачеркнутымп. 4.2 Положения, утв. Минфином СССР 29.07.83 № 105, однако в Законе о бухучете подобные тонкости уже не указаны. Поэтому когда нет возможности надписать новый текст прямо над зачеркнутым (из-за того что там нет места), исправления можно сделать рядом или снизу. Главное — должно быть понятно, что исправляется и каким образом;
  • указывается дата внесения исправления;
  • исправление заверяется подписью лиц, составивших документ, с указанием ф. и. о. Если же изменения вносят другие работники (к примеру, те, кто составлял изначальный документ, временно отсутствуют на работе или вообще уволились), лучше подстраховаться и заверить исправления подписью руководителя или иного лица, которому выдана доверенность на право подписи документов и их исправление (им может быть в числе прочих и главный бухгалтер).

Если документ был составлен в нескольких экземплярах, то исправления надо внести в каждый из них (ведь все они равнозначны и должны быть одинаковыми).

К примеру, обнаружилась ошибка в товарной накладной, по которой партия товара уже отгружена покупателю. Чтобы внести исправления в экземпляр покупателя, нужно его запросить, сделать исправления и должным образом их заверить, а затем вернуть.

В таких случаях некоторые организации во избежание недоразумений просят представителя контрагента под исправлениями (если представитель ранее уже заверял документ) поставить свою подпись с указанием ф. и. о. и должности — эта подпись свидетельствует о том, что контрагент видел эти исправления и с ними согласен.

Понятно, что если исправления вносятся в документ, который еще не был подписан контрагентом, то ставить подпись его представителю под исправлениями не нужно.

Пример. Исправление накладной классическим способом

/ условие / ООО «Прима» по товарной накладной отгрузило ООО «Фест» 12 апреля 2016 г. телевизор и вентилятор.

На следующий день (13.04.2016) бухгалтер ООО «Прима» обнаружила в накладной ошибку в наименовании и марке вентилятора: вместо «VITEK 1933-TR» было указано «VITREK 1933-T».

/ решение / В оба экземпляра накладной внесены исправления и заверены подписями лиц как со стороны продавца — ООО «Прима», так и со стороны покупателя — ООО «Фест». Сделано это следующим образом.

Номер доку­мента Дата состав­ления
ТОВАРНАЯ НАКЛАДНАЯ
88 12.04.2016
Но­мер по порядку Товар Единица измерения Вид упаковки Количество Мас­са брутто Количество (мас­са нет­то) Цена, руб. коп. Сумма без учета НДС, руб. коп. НДС Сумма с учетом НДС, руб. коп.
наименование, характеристика, сорт, артикул товара код наименование код по ОКЕИ в од­ном мес­те мест, штук ставка, % сум­ма, руб. коп.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
1 Телевизор SUPRA 19WTI-10 шт. 796 кор. 1 1 1 10 000 10 000 18% 1800 11 800
2 Вентилятор VITREK 1933-T шт. 796 кор. 1 1 1 5 000 5 000 18% 900 5 900
Исправлено:
VITEK 1933-TR
13.04.2016
Итого 2 2 Х 15 000 Х 2700 17 700
Всего по накладной 2 2 Х 15 000 Х 2700 17 700

Директор ООО «Прима»
Предусмотрительный П.А.

Главный бухгалтер
Лимончикова М.И.

С исправлениями согласен:

генеральный директор ООО «Фест»
Разумный В.В.

13.04.2016

Всего отпущено на сумму
Семнадцать тысяч семьсот прописью руб. 00   коп.
  По доверенности № ______ от « » ________ года,
 
выданной
 
 
кем, кому (организация, должность, фамилия, и., о.)
Отпуск груза разрешил и произвел
директор
должность
подпись
Предусмотри­тельный П.А.
расшифровка подписи
Груз принял
 
генеральный директор
должность
Главный бухгалтер
подпись
Лимончикова М.И.
расшифровка подписи
подпись
Разумный В.В.
расшифровка подписи
«12» «апреля» 2016 г. «12» «апреля» 2016 г.

Как видно, вносить изменения должна та организация, которая допустила ошибки. Так что если вы нашли недочеты в документах, полученных от вашего контрагента, сами их не исправляйте — об обнаруженных существенных ошибках сообщите контрагенту и попросите их устранить. Толку от ваших исправлений не будет. Так, однажды суд не стал рассматривать товарные накладные как доказательства поставки товаров в исправленном (уменьшенном) количестве, поскольку изменения в накладные были внесены не должным образом: их сделал покупатель, не согласовав с продавцомПостановление 1 ААС от 30.06.2015 № А43-27322/2014.

«Счет-фактурное» исправление первички

Заключается такой способ исправления в том, что выставляется новый — исправленный (скорректированный) — документ, в том же порядке, в каком продавец выставляет покупателю исправленный счет-фактуруп. 7 Правил заполнения счета-фактуры, утв. Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137. Кстати, такой способ вполне безопасен, ведь Минфин одобряет его использование для исправления первичных документовПисьмо Минфина от 22.01.2016 № 07-01-09/2235.

При этом важно обратить внимание на то, что в исправленном документе должны быть указаны специальные реквизиты: порядковый номер внесенного исправления и его дата. То есть в применяемой форме первичного документа надо предусмотреть строку, аналогичную строке 1а «ИСПРАВЛЕНИЕ № ___ от “__” ___________» счета-фактуры (напомним, что она заполняется только при составлении исправленного счета-фактуры).

Такие реквизиты, как дата и номер исправления, уже предусмотрены в новых электронных форматах акта и товарной накладной, которые утверждены ФНС в конце 2015 г.таблица 5.8 Приказа ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@; таблица 5.9 Приказа ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@

В остальном же в документе надо правильно заполнить все его реквизиты и показатели. При этом дата и номер исправленного документа должны соответствовать дате и номеру первоначального. Исправленный документ нужно составлять в том же количестве экземпляров, что и первоначальный. И другие владельцы ошибочного документа (к примеру, это могут быть покупатели или посредники) также должны получить исправленный экземпляр.

Подписывают новые экземпляры документа те же лица, которые подписали первоначальный. К примеру, руководитель или иное уполномоченное лицо.

Пример. Составление исправленной накладной

/ условие / Воспользуемся условиями предыдущего примера.

/ решение / Ошибку решено исправить путем составления исправленной накладной в двух экземплярах (один экземпляр — продавца, другой — покупателя). Сделано это следующим образом.

Номер доку­мента Дата состав­ления
ТОВАРНАЯ НАКЛАДНАЯ
88 12.04.2016

Исправление 1 от 13.04.2016

Но­мер по порядку Товар Единица измерения Вид упаковки Количество Мас­са брутто Количество (мас­са нет­то) Цена, руб. коп. Сумма без учета НДС, руб. коп. НДС Сумма с учетом НДС, руб. коп.
наименование, характеристика, сорт, артикул товара код наименование код по ОКЕИ в од­ном мес­те мест, штук ставка, % сум­ма, руб. коп.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
1 Телевизор SUPRA 19WTI-10 шт. 796 кор. 1 1 1 10 000 10 000 18% 1800 11 800
2 Вентилятор VITEK 1933-TR шт. 796 кор. 1 1 1 5 000 5 000 18% 900 5 900
Итого 2 2 Х 15 000 Х 2700 17 700
Всего по накладной 2 2 Х 15 000 Х 2700 17 700

Кстати, изначальный (ошибочный) первичный документ также придется хранить в течение срока, установленного для соответствующего вида документа. Причем даже в том случае, если на исправленном документе проставлен полный комплект подписей (подписи не только продавца, но и представителей контрагента). Сопоставив первоначальный и исправленный варианты, можно понять, какая именно ошибка была допущена.

ВЫВОД

Каким именно способом исправлять ошибки в первичке — решать вам. Методику внесения исправлений организация может разработать самостоятельно и закрепить ее в учетной политикеПисьмо Минфина от 22.01.2016 № 07-01-09/2235. Некоторые предпочитают прописать определенные способы внесения исправлений для конкретных документов. Но лучше себя не ограничивать и закрепить в учетной политике оба рассмотренных нами способа. И в каждом конкретном случае применять тот, который представляется более удобным.

***

Есть ошибки, которые вообще не нужно исправлять. Это несущественные ошибки, которые не препятствуют налоговым органам при проведении проверки идентифицировать:

  • продавца;
  • покупателя товаров, работ, услуг, имущественных прав;
  • наименование самих товаров, работ, услуг, имущественных прав;
  • их стоимость;
  • другие обстоятельства документируемого факта хозяйственной жизни, влияющие на налогообложение.

И Минфин, и налоговая служба солидарны в том, что такие ошибки не являются основанием для отказа в принятии соответствующих расходов в уменьшение базы по налогу на прибыльПисьма Минфина от 04.02.2015 № 03-03-10/4547; ФНС от 12.02.2015 № ГД-4-3/2104@. Примером подобных несущественных ошибок могут быть различного рода опечатки, описки — в частности, в фамилиях лиц, подписавших документ, а также неправильное указание паспортных данных или неверное написание должности (не полностью соответствующее штатному расписанию).

Но помните: если в документе нет хотя бы одного из обязательных реквизитов, предусмотренных Законом о бухучетеч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, это уже грубая ошибка, и налоговики могут счесть, что подобные документы не подтверждают налоговые расходы или право на НДС-вычет. Так что если в первичке не хватает обязательного реквизита, такую ошибку игнорировать нельзя.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Документооборот»:

2017 г.

  1. Риски внедоговорной поставки: если договор и накладная «не дружат», № 11

2016 г.

  1. Документооборот, № 24
  2. Восстанавливаем утраченные документы, № 20
  3. Бухгалтерские документы: составляем, заполняем, подписываем, № 20
  4. В электронную подпись желательно включить отметку о времени, № 15
  5. ФНС может принимать электронные документы только утвержденных форматов, № 13
  6. Исправляем бухгалтерскую первичку, № 10
  7. Электронный документ — не просто созданный на компьютере, № 5
  8. Оформляем приказ о возложении обязанностей главбуха на директора, № 4
  9. Передаем учет аутсорсеру, № 3

2015 г.

  1. Кто ответит за электронную подпись?, № 21
  2. Электронные документы: нужна ли их распечатка?, № 18
  3. Как упрощенцу подтвердить оплату расходов наличными предпринимателю, № 18
  4. Нужна ли печать на судебной доверенности, № 15
  5. Выполнение работ по «давальческому» договору, № 15
  6. ООО решило сменить название: пошаговая инструкция, № 13
  7. Подписываем документ: что, где и как, № 11
  8. Отказ от круглой печати: стоит ли спешить?, № 10
  9. Хочу все знать: расчеты с подотчетными лицами, № 8
  10. Сокращаем документооборот на складе, № 8
  11. Рукописи не горят бесплатно... Учитываем расходы на уничтожение документов, № 8
  12. Счет не получен вовремя: будет ли просрочка оплаты, № 7

2014 г.

  1. Усы, лапы, хвост — вот мои документы!, № 22
  2. Собираем досье на контрагента, № 18
  3. Можно ли «подписать» первичку только по факсу?, № 18
  4. Мастер-класс юриста: договор оказания услуг, № 17
  5. Бухгалтерское прочтение договора поставки, № 10
  6. Мастер-класс: проверяем договор аренды помещения, № 7
  7. Обмен опытом: документооборот по давальческим материалам в строительстве, № 5
  8. Кто, кроме директора, может подписать акт об оказании услуг, № 4
  9. Первичка: как сохранить и... выбросить, № 2

2013 г.

  1. Гибридный счет-фактура: несекретная разработка ФНС, № 22
  2. Запрос в Минфин: азбука эффективного общения, № 22
  3. Заполняем без ошибок платежки на перечисление налогов и взносов, № 20
  4. Как защитить персональные данные работников и клиентов, № 19
  5. Как уничтожить первичку после истечения срока ее хранения, № 15
  6. Приемка и списание материалов: оформляем документы, № 12
  7. Электронный документооборот с контрагентами: с чего начать, № 10
  8. Печать фирмы: изготавливаем, используем, утилизируем, № 9
  9. Печать — постоянная спутница фирмы?, № 9
  10. Разрабатываем удобный регистр по НДФЛ, № 8
  11. Обнаружили недостачу: составляем претензию контрагенту, № 8
  12. Когда пригодятся скриншоты, № 6
  13. Идеальный акт об оказании услуг для налогового инспектора, № 6
  14. Документооборот: выстраиваем «под бухгалтерию», № 5
  15. Договор поставки: читаем по слогам, № 5
  16. Унифицированные формы первички необязательны, а что с БСО?, № 4
  17. Как не допустить атаку на «Клиент-Банк», № 3

2012 г.

  1. «Инвентаризационная» подборка, № 24
  2. Условия гражданско-правовых договоров и их налоговые последствия, № 24
  3. Положение об охране труда: ваш помощник в учете трат на комфорт, № 24
  4. Упрощенка: списываем в расходы проданные товары, № 24
  5. Первичка: унифицированная и не очень, № 23
  6. Выдаем справку о зарплате для расчета пособий в нестандартных ситуациях, № 22
  7. Подотчет и наличные расходы, № 21
  8. Какие подотчетные документы не вызовут претензий налоговиков, № 20
  9. Учимся писать записки: докладные, служебные, объяснительные, № 20
  10. Почему при поставке иногда недостаточно счета на оплату и нужен договор, № 19
  11. Может ли первичка с дефектом подтверждать расходы и вычеты НДС, № 19
  12. У кого остаются оригиналы документов при уступке долга: у старого или у нового кредитора, № 19
  13. Правильно оформляем первичку и не только, № 16
  14. Вся правда о доверенности, № 14
  15. Направляем претензию контрагенту, задержавшему поставку или оплату, № 14
  16. Документируем брак основного средства и его возврат поставщику, № 14
  17. «Просроченный» директор: как работать бухгалтеру?, № 13
  18. Нужны ли покупателю для налогового учета ТН и ТТН при договоре транспортной экспедиции, № 10
  19. Готовая инструкция для подотчетника, № 9
  20. Справки и документы с места работы: кому, когда, какие, № 2
  21. Как заверить копию документа «надлежащим» образом, № 1

2011 г.

  1. Список важных предновогодних дел, № 24
  2. Оформляем документы для защиты личных данных работников, № 24
  3. Учетная политика: проверь себя, № 23
  4. Моделируем учетную политику для мини-фирмы, № 23
  5. На что бухгалтеру обратить внимание в договоре купли-продажи, № 22
  6. Договор транспортной экспедиции: как избежать проблем с НДС, № 21
  7. Нюансы заполнения новой транспортной накладной, № 20
  8. Учитываем приобретенные ТМЦ под другим наименованием, № 19
  9. Путевой лист делаем «путёвым», № 19
  10. Доверенность, вернись!, № 17
  11. Как подписаться электронной подписью, № 17
  12. Когда нужен акт по форме № КМ-3, № 17
  13. Когда можно использовать дополнительные печати, № 16
  14. Ох уж этот подотчет..., № 11
  15. Когда, кому и зачем нужна ТТН, № 6
  16. Директор путает счет компании с собственным карманом, № 5
  17. Что можно, а что нельзя подписывать факсимиле, № 4
ИНДЕКСЫ
Москва Индекс
потребительских цен

Используется
для индексации зарплаты

0.03%
сентябрь 2017 г.
45000000
Минимальный
размер оплаты труда

Используется для
регулирования зарплаты

18 742

Примечание

История

ЕЖЕДНЕВНАЯ
НОВОСТНАЯ
РАССЫЛКА
ОПРОС
В вашей компании индексируют зарплаты и есть ли внутренний документ об индексации?
Документ есть, и индексация проводится
Документа нет, но индексация проводится
Документа нет, и индексация не проводится

РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
ИЗМЕНЕНИЯ 2017 ГОДА: НА ЧТО ОБРАТИТЬ ВНИМАНИЕПодписка на ГК
БЛИЖАЙШИЕ БУХГАЛТЕРСКИЕ МЕРОПРИЯТИЯ
01.10.2017

V Международный конкурс для профессионалов в сфере МСФО «IFRS PROFESSIONAL 2017»., Компания "Профессиональная Арена"

25.10.2017

«Изменения в налогах и учете в 2017 году.Накопленная практика»,г.Москва, УИЦ АКДИ "Экономика и Жизнь"

16.11.2017

Конференция «Территория права»,г.Санкт-Петербург, ИПЦ «Консультант+ Аскон»