ФНС может принимать электронные документы только утвержденных форматов | Журнал «Главная книга» | № 13 за 2016 г.
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Статьи Консультации Семинары Конференции
Календари Калькуляторы Формы Справочники Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ
ПОПУЛЯРНЫЕ НОВОСТИ
Возможность уплаты налогов за третьих лиц не безгранична

В прошлом году была законодательно закреплена возможность перечисления в бюджет налогов за другое лицо (как юридическое, так и физическое). Но у этой нормы, как оказалось, есть некоторые ограничения. < ... >

ФНС рассказала о наиболее распространенных налоговых нарушениях

На сайте Налоговой службы появился свежий перечень нарушений законодательства о налогах и сборах, которые сотрудники инспекций выявляют чаще всего. < ... >

Телефонные мошенники, маскируясь под налоговиков, воруют деньги

ФНС узнала о случаях телефонного мошенничества, совершенных от имени Налоговой службы. Имейте в виду: инспекции не сообщают гражданам о налоговых задолженностях при помощи автоматического обзвона! < ... >

Заполняем расчет по взносам за полугодие

Плательщикам, у которых в отчетности по страховым взносам за I квартал имеются расхождения, необходимо направить в ИФНС пояснения. Тем, кто представил расчет не в ту инспекцию, надо исправлять ситуацию. А у тех, кто готовится к полугодовой отчетности по взносам, появились новые вопросы. < ... >

ФСС внес свою лепту в контрольные соотношения к расчету по взносам

По итогам проверки отчетности по взносам за I квартал 2017 года Соцстрах пришел к выводу, что страхователи так и не разобрались, как правильно заполнить новый расчет по страховым взносам. В связи с этим Фонд подготовил контрольные соотношения к расчету в части расходов на «больничные» пособия. < ... >

Появились списки работодателей, которых трудинспекторы будут навещать чаще других

На сайте Роструда опубликованы перечни работодателей, деятельность которых отнесена к категориям высокого и значительного риска. < ... >

4-ФСС опять изменилась

Соцстрах откорректировал форму расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам «на травматизм» (4-ФСС). < ... >

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 27 июня 2016 г.

Содержание журнала № 13 за 2016 г.
Беседовала корреспондент ГК А.В. Хорошавкина

ФНС может принимать электронные документы только утвержденных форматов

ЛАПИНА Ольга Гелиевна
ЛАПИНА Ольга Гелиевна
Советник государственной гражданской службы РФ 2 класса, кандидат экономических наук

В , 2016, № 5, с. 9, мы опубликовали интервью с О.Г. Лапиной, посвященное вопросам внедрения в организации электронного документооборота. Тема нашей новой беседы — форматы электронных документов и электронная подпись.

Ольга Гелиевна, все ли документы можно составлять в электронном виде?

О.Г. Лапина: Ответ на этот вопрос надо искать в гражданском законодательстве. И в первую очередь в профильном Законе об электронной подписиЗакон от 06.04.2011 № 63-ФЗ (далее — Закон № 63-ФЗ). На мой взгляд, любому, кто начинает работать в сфере электронного документооборота, важно проникнуться основным принципом, заложенным в этом Законе. Именно этот принцип — основа для взаимоотношений сторон электронного документооборота. В том числе и в спорных ситуациях. А гарантировать отсутствие споров в этой новой для нас сфере нельзя именно в силу ее новизны.

Я для себя называю его принципом недискриминации электронного документа. Электронную подпись и подписанный ею электронный документ нельзя признать не имеющими юридической силы только потому, что такая подпись создана не собственноручно, а с использованием специальных средствп. 3 ст. 4 Закона № 63-ФЗ. А значит, в современных условиях абсолютно любой документ может быть составлен в электронной форме и иметь ту же значимость, что и бумажный документ.

Но есть принципиально важное условие: электронный документ должен быть создан строго в соответствии с требованиями и ограничениями, установленными Законом об электронной подписи. И одно из таких ограничений — законодательством РФ может быть предусмотрена необходимость составления документа исключительно на бумажном носителеч. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ.

А какие документы нужно составлять только на бумаге?

О.Г. Лапина: Специально этим вопросом я не занималась, но знаю, что такое требование есть, например, в отношении векселя, он может быть создан только на бумагест. 4 Закона от 11.03.97 № 48-ФЗ.

Есть ли еще такие ограничения — не слышала и на практике не встречала. Но гарантировать их отсутствие не могу. К тому же законодательство со временем может меняться. Так что организации, переходящие на электронный документооборот, должны поставить для себя этот вопрос и затем регулярно отслеживать изменения. Хотя новые запреты на электронный вид документов, ранее не запрещенных к созданию в таком виде, на мой взгляд, маловероятны.

Может ли организация сразу полностью перейти на электронный документооборот?

О.Г. Лапина: Теоретически да. Но на практике это не всегда возможно. Переход на составление внутренних документов в электронном виде зависит в целом от самой компании. Главное — желание вложить в это время и деньги, чтобы получить в будущем более эффективный механизм функционирования. А вот документооборот с другими организациями, а его объем, как правило, гораздо больше, требует согласия и готовности контрагента.

Так что, переходя на электронный документооборот, надо предполагать, что, скорее всего, достаточно существенный период времени в организации неминуемо будет смешанный документооборот.

Как на практике можно вести электронный документооборот, с учетом того что часть документов будет составляться и ходить в бумажном виде?

О.Г. Лапина: Моя работа с внедрением электронного документооборота в организациях не связана. Но мне часто приходится общаться с представителями прогрессивного бизнеса, которые уже очень далеко продвинулись в деле использования безбумажных технологий. Они на своих встречах предостерегают коллег от прямого переноса правил и маршрутов движения бумажных документов в электронный документооборот. Такое копирование может не позволить получить ту эффективность, которая могла бы быть от отказа от бумаги.

Сначала надо полностью «увидеть» электронный документооборот в организации, выстроить алгоритмы его работы, а потом приступать к постепенному, сначала на отдельных участках, внедрению. Безусловно, параллельное хождение электронных и бумажных документов может создавать дополнительные сложности, но со временем они уйдут.

В прошлый раз вы рассказали нам о том, что налогоплательщик может передавать в ФНС документы в виде заверенных электронной подписью электронных копий бумажных документов. А может ли он уже сейчас по своему желанию передавать информацию в ФНС исключительно в виде настоящих электронных документов?

О.Г. Лапина: Это зависит от того, в каком формате создан документ. Уже с октября 2012 г. для налогоплательщиков предусмотрена возможность передавать документы в налоговые органы по телекоммуникационным каналам связистатьи 80, 93 НК РФ. Но только если они сформированы по форматам, утвержденным ФНС России. Полномочия ведомства утверждать форматы передачи применяемых в налоговых отношениях документов в 2014 г. были прямо закреплены в Положении о ФНС Россииподп. 5.9.51 Положения о ФНС, утв. Постановлением Правительства от 30.09.2004 № 506.

Так, сейчас действуют формат представления документа о передаче товаров при торговых операциях (товарной накладной) и формат представления документа о передаче результатов работ (документа об оказании услуг)Приказы ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@, от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@. Документы, созданные по этим форматам, налоговые органы примут непосредственно в электронном виде. Это удобно для организации, поскольку не требует дополнительных преобразований документов.

Прежние рекомендованные ФНС форматы унифицированной формы ТОРГ-12 и акта приемки-передачи работПриказ ФНС от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@ тоже пока действуют, но утратят силу с 1 июня 2017 г.Приказ ФНС от 20.05.2016 № ММВ-7-15/329@

Одновременное использование старых и новых форматов — своеобразный переходный период. Отменить старые форматы документов планируется именно с середины 2017 г., а не 2016 г. потому, что организации используют их для оформления отношений между собой, а не с налоговыми органами. И для перехода с рекомендованных на утвержденные форматы бизнесу надо не только «подстроить» свое программное обеспечение, но и дождаться, чтобы это сделал контрагент.

А если документы созданы по другим форматам?

О.Г. Лапина: Применение формата документа, отличающегося от установленного ФНС России, при условии что он соответствует требованиям Закона об электронной подписиЗакон № 63-ФЗ, уравнивает такой документ с бумажным, в том числе для целей налогового учета. Просто этот документ налогоплательщик не сможет направить по телекоммуникационным каналам связи в налоговый орган. Это объяснимо: налоговые органы физически не могут создавать отдельное программное обеспечение для приема каждого формата, применяемого каждой «парой» налогоплательщиков.

В таких случаях налогоплательщику надо будет представить документ на бумажном носителе в виде заверенной копии с отметкой о подписании документа ЭППисьма ФНС от 29.05.2013 № ЕД-4-3/9773, Минфина от 11.01.2012 № 03-02-07/1-1.

Сейчас такие документы поступают в налоговые органы в единичных случаях.

Некоторые организации дождались утверждения и регистрации в Минюсте новой товарной накладной и актов приемки-сдачи работ и начали обмениваться такими документами с этого года. А большинство организаций еще только приступили к разработке или доработке своего электронного документооборота или даже еще только планируют.

Но в ближайшее время я ожидаю всплеск интереса к переходу на безбумажный обмен первичными документами между контрагентами. Это обусловлено тем, что недавно вышли и зарегистрированы в Минюсте форматы универсального передаточного и универсального корректировочного документовПриказы ФНС от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@, от 13.04.2016 № ММВ-7-15/189@.

Думаю, по мере дальнейшей разработки ФНС России форматов первичных учетных документов под все основные типы операций налогоплательщики будут их использовать. Это удобнее, чем разрабатывать собственные. Ведь создавать и применять разные программные средства для одинаковых по экономическому смыслу операций с разными контрагентами неэффективно и громоздко для любой организации.

Существует несколько видов электронных подписей: усиленная квалифицированная, усиленная неквалифицированная, простая. Для чего их предусмотрено так много?

О.Г. Лапина: Закон об электронной подписи ввел в юридический оборот несколько видов электронных подписейст. 5 Закона № 63-ФЗ. О видах подписей можно говорить много и в разных аспектах. Если кратко выделить самое главное — речь идет о разной степени защищенности подписываемой информации. Глобально я для себя выделяю две основные функции электронной подписи: идентификация личности подписывающего и гарантия невмешательства в информацию документа. Сегодня электронные подписи бывают двух видов: простая и усиленная. Усиленная может быть квалифицированной и неквалифицированной.

При создании усиленной квалифицированной подписи используются исключительно средства шифрования, получившие подтверждение соответствия требованиям ФСБ России. Поэтому такая подпись снимает риски электронного документооборота, и ее применение не требует никаких дополнительных соглашений сторон.

Неквалифицированная усиленная подпись тоже основана на шифровании. Но конкретных требований к программным и техническим средствам создания такой электронной подписи государством не предъявляется. Ключи и средства создания ЭП организация может получить в удостоверяющем центре или разработать сама с помощью криптопровайдера, то есть специальной программыч. 3 ст. 5 Закона № 63-ФЗ. В первом случае организация станет владельцем сертификата ключа подписи, во втором такого сертификата у нее не будет, но ЭП все равно будет считаться усиленной неквалифицированной.

Более технически и интеллектуально примитивные средства шифрования снижают уровень защиты от «подделки» документа. Поэтому применение усиленной неквалифицированной ЭП требует специального соглашения участников электронного взаимодействия. Если подпись создается без сертификата, нужны еще и дополнительные договоренности о проверке подписи.

Простая — это совсем элементарная ЭП. Она создается с помощью кодов, паролей и других инструментов, позволяющих идентифицировать автора документач. 2 ст. 5 Закона № 63-ФЗ. Без договоренности сторон об использовании простой ЭП и о правилах определения лица, подписывающего электронный документ, такая подпись не имеет юридической силы. Но самая большая проблема этой подписи — невозможность проверить, не изменялся ли документ после того, как был подписан простой ЭП.

Поскольку способ создания и использования простой электронной подписи не обременен никакими дополнительными техническими сложностями, кроме договоренности конкретных сторон, законом запрещено использовать простую ЭП при передаче сведений, составляющих государственную тайнуч. 4 ст. 9 Закона № 63-ФЗ.

С учетом этого мне лично понятны высказываемые в СМИ и на различных профильных конференциях пожелания от специалистов Минсвязи России в будущем выделить отдельно простую подпись как систему согласованной идентификации подписанта и отдельно — усиленные подписи как приравниваемые к сделанным собственноручно на бумаге. Не знаю, будут ли внесены такие изменения в Закон об электронной подписиЗакон № 63-ФЗ и если будут, то когда, но полное отсутствие возможности проверить, был ли факт вмешательства в информацию переданного с простой подписью документа, — объективная реальность. И это надо иметь в виду.

Но ведь сейчас налогоплательщики могут использовать для целей налогообложения первичные учетные документы с любой, в том числе с простой, электронной подписью?

О.Г. Лапина: В настоящее время вопрос о видах подписи можно считать полностью урегулированным. По крайней мере, расхождений во мнениях Минфина России и ФНС России нет. Любой вид подписи, приравненный Законом № 63-ФЗ к собственноручной подписи, придает документу, подписанному такой подписью, юридическую значимость. А все юридически значимые документы имеют соответствующие налоговые последствия, в том числе и для признания расходов. Такая позиция закреплена в Письмах Минфина и ФНСПисьма ФНС от 19.05.2016 № СД-4-3/8904; Минфина от 05.05.2015 № 07-01-06/25701.

Учитывая эти разъяснения, любые налогоплательщики могут использовать простую или неквалифицированную подпись для подписания первичных учетных документов. Если только они соблюдают требования Закона об электронной подписи. В частности — наличие специального соглашения о порядке применения этих подписей.

Однако этот подход не распространяется на счета-фактуры, они обязательно должны быть подписаны квалифицированной ЭП. Обусловлено это тем, что проверка квалифицированной подписи не требует никаких соглашений и знаний о них. Это принципиально важно для работы с такими документами. Ведь счет-фактура — это не первичный, а дополнительный документ, предназначенный исключительно для налогового контроля. Нецелесообразно было бы предполагать для него возможность наличия соглашений контрагентов, требующих дополнительных процедур налогового контроля (не контролируемых налоговыми органами в оперативном режиме).

Еще один важный момент: порядок применения подписей в первичных учетных документах подлежит регулированию специальным федеральным стандартомподп. 4 п. 3 ст. 21 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Пока стандарта нет, нет и оснований для дискредитации того или иного вида ЭП, приравненной к собственноручной. Но, насколько мне известно, такой стандарт планируется к выпуску и, возможно, уже в III квартале начнется его публичное обсуждение.

Если этот стандарт определит ограниченный перечень первичных учетных документов (ПУД), которые можно подписывать ЭП, изменится и подход для налогообложения. Ведь первичные учетные документы подтверждают данные налогового учетаст. 313 НК РФ.

Планируется ли закрепить в Налоговом кодексе порядок использования на первичных учетных документах конкретных видов электронных подписей?

О.Г. Лапина: Установление в НК видов подписи под первичными учетными документами вряд ли целесообразно, поскольку это сфера регулирования бухгалтерского законодательства. Налог на прибыль исчисляется не на основании специальных налоговых документов, а на основании документов, оформляющих факты хозяйственной жизни организации. Поэтому вид подписи под этими документами определять в НК нет смысла и оснований.

Нужно ли закреплять форматы электронных первичных учетных документов в учетной политике для целей налогообложения?

О.Г. Лапина: Налоговый кодекс таких требований не содержит. Нет, насколько я вижу, и прямого требования закрепления форматов ПУД в учетной политике организации в целях бухгалтерского учета. В ПБУ 1/2007 есть лишь упоминание о формах, но не о форматах документов. И этот пункт можно читать по-разному с учетом того, что начиная с 2014 г. Закон о бухгалтерском учете говорит не об утверждении руководителем организации форм ПУДч. 4 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (что всегда и связывалось с учетной политикой, которую утверждает руководитель), а об определении руководителем форм используемых документов.

В любом случае налоговые последствия в связи с применением тех или иных форматов ПУД вряд ли в спорах удастся увязать с наличием или отсутствием в учетной политике организации, заявленной в целях налогообложения, форм первичных документов.

Однако, учитывая важность четкой организации документооборота, тем более при смешанном документообороте, я уверена: каждая компания для себя (а не для налоговых органов) обязательно разработает внутренний распорядительный документ, где будут определены, в частности, и применяемые форматы первичных учетных документов в увязке с процедурами и технологиями их обработки и хранения. По крайней мере, компании, у которых уже сегодня уровень безбумажных технологий очень высок, начинали переход на электронный документооборот именно с этого.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Документооборот»:

2017 г.

  1. Риски внедоговорной поставки: если договор и накладная «не дружат», № 11

2016 г.

  1. Документооборот, № 24
  2. Восстанавливаем утраченные документы, № 20
  3. Бухгалтерские документы: составляем, заполняем, подписываем, № 20
  4. В электронную подпись желательно включить отметку о времени, № 15
  5. ФНС может принимать электронные документы только утвержденных форматов, № 13
  6. Исправляем бухгалтерскую первичку, № 10
  7. Электронный документ — не просто созданный на компьютере, № 5
  8. Оформляем приказ о возложении обязанностей главбуха на директора, № 4
  9. Передаем учет аутсорсеру, № 3

2015 г.

  1. Кто ответит за электронную подпись?, № 21
  2. Электронные документы: нужна ли их распечатка?, № 18
  3. Как упрощенцу подтвердить оплату расходов наличными предпринимателю, № 18
  4. Нужна ли печать на судебной доверенности, № 15
  5. Выполнение работ по «давальческому» договору, № 15
  6. ООО решило сменить название: пошаговая инструкция, № 13
  7. Подписываем документ: что, где и как, № 11
  8. Отказ от круглой печати: стоит ли спешить?, № 10
  9. Хочу все знать: расчеты с подотчетными лицами, № 8
  10. Сокращаем документооборот на складе, № 8
  11. Рукописи не горят бесплатно... Учитываем расходы на уничтожение документов, № 8
  12. Счет не получен вовремя: будет ли просрочка оплаты, № 7

2014 г.

  1. Усы, лапы, хвост — вот мои документы!, № 22
  2. Собираем досье на контрагента, № 18
  3. Можно ли «подписать» первичку только по факсу?, № 18
  4. Мастер-класс юриста: договор оказания услуг, № 17
  5. Бухгалтерское прочтение договора поставки, № 10
  6. Мастер-класс: проверяем договор аренды помещения, № 7
  7. Обмен опытом: документооборот по давальческим материалам в строительстве, № 5
  8. Кто, кроме директора, может подписать акт об оказании услуг, № 4
  9. Первичка: как сохранить и... выбросить, № 2

2013 г.

  1. Гибридный счет-фактура: несекретная разработка ФНС, № 22
  2. Запрос в Минфин: азбука эффективного общения, № 22
  3. Заполняем без ошибок платежки на перечисление налогов и взносов, № 20
  4. Как защитить персональные данные работников и клиентов, № 19
  5. Как уничтожить первичку после истечения срока ее хранения, № 15
  6. Приемка и списание материалов: оформляем документы, № 12
  7. Электронный документооборот с контрагентами: с чего начать, № 10
  8. Печать фирмы: изготавливаем, используем, утилизируем, № 9
  9. Печать — постоянная спутница фирмы?, № 9
  10. Разрабатываем удобный регистр по НДФЛ, № 8
  11. Обнаружили недостачу: составляем претензию контрагенту, № 8
  12. Когда пригодятся скриншоты, № 6
  13. Идеальный акт об оказании услуг для налогового инспектора, № 6
  14. Документооборот: выстраиваем «под бухгалтерию», № 5
  15. Договор поставки: читаем по слогам, № 5
  16. Унифицированные формы первички необязательны, а что с БСО?, № 4
  17. Как не допустить атаку на «Клиент-Банк», № 3

2012 г.

  1. «Инвентаризационная» подборка, № 24
  2. Условия гражданско-правовых договоров и их налоговые последствия, № 24
  3. Положение об охране труда: ваш помощник в учете трат на комфорт, № 24
  4. Упрощенка: списываем в расходы проданные товары, № 24
  5. Первичка: унифицированная и не очень, № 23
  6. Выдаем справку о зарплате для расчета пособий в нестандартных ситуациях, № 22
  7. Подотчет и наличные расходы, № 21
  8. Какие подотчетные документы не вызовут претензий налоговиков, № 20
  9. Учимся писать записки: докладные, служебные, объяснительные, № 20
  10. Почему при поставке иногда недостаточно счета на оплату и нужен договор, № 19
  11. Может ли первичка с дефектом подтверждать расходы и вычеты НДС, № 19
  12. У кого остаются оригиналы документов при уступке долга: у старого или у нового кредитора, № 19
  13. Правильно оформляем первичку и не только, № 16
  14. Вся правда о доверенности, № 14
  15. Направляем претензию контрагенту, задержавшему поставку или оплату, № 14
  16. Документируем брак основного средства и его возврат поставщику, № 14
  17. «Просроченный» директор: как работать бухгалтеру?, № 13
  18. Нужны ли покупателю для налогового учета ТН и ТТН при договоре транспортной экспедиции, № 10
  19. Готовая инструкция для подотчетника, № 9
  20. Справки и документы с места работы: кому, когда, какие, № 2
  21. Как заверить копию документа «надлежащим» образом, № 1

2011 г.

  1. Список важных предновогодних дел, № 24
  2. Оформляем документы для защиты личных данных работников, № 24
  3. Учетная политика: проверь себя, № 23
  4. Моделируем учетную политику для мини-фирмы, № 23
  5. На что бухгалтеру обратить внимание в договоре купли-продажи, № 22
  6. Договор транспортной экспедиции: как избежать проблем с НДС, № 21
  7. Нюансы заполнения новой транспортной накладной, № 20
  8. Учитываем приобретенные ТМЦ под другим наименованием, № 19
  9. Путевой лист делаем «путёвым», № 19
  10. Доверенность, вернись!, № 17
  11. Как подписаться электронной подписью, № 17
  12. Когда нужен акт по форме № КМ-3, № 17
  13. Когда можно использовать дополнительные печати, № 16
  14. Ох уж этот подотчет..., № 11
  15. Когда, кому и зачем нужна ТТН, № 6
  16. Директор путает счет компании с собственным карманом, № 5
  17. Что можно, а что нельзя подписывать факсимиле, № 4
ИНДЕКСЫ
в России Индекс
потребительских цен

Используется
для индексации зарплаты

0.61%
июнь 2017 г.
0
Минимальный
размер оплаты труда

Используется для
регулирования зарплаты

7 800

Примечание

История

ЕЖЕДНЕВНАЯ
НОВОСТНАЯ
РАССЫЛКА
ОПРОС
Принимаете ли вы на работу студентов и старшеклассников на работу в летний период?
Нет, не принимаем
Только от 18-ти, чтобы без медосмотров и на полный график
Только тех, кто будет работать и после 1 сентября, иначе нерентабельно обучать
Принимаем с удовольствием

РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Подписка на ГК_2017
БЛИЖАЙШИЕ БУХГАЛТЕРСКИЕ МЕРОПРИЯТИЯ
Информации о мероприятиях в данный момент нет