Ответы на вопросы: подтверждение командировочных расходов | Журнал «Главная книга» | № 13 за 2016 г.
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Статьи Консультации Семинары Конференции
Календари Калькуляторы Формы Справочники Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ
ПОПУЛЯРНЫЕ НОВОСТИ
Проведение спецоценки откладывать уже нельзя

Минтруд напоминает, что 31.12.2018 заканчивается переходный период, в течение которого работодатели обязаны провести специальную оценку условий труда на рабочих местах. < ... >

НДС: как принять к вычету по электронному билету

Для работника, отправляющегося в командировку, билеты были куплены в электронном виде и счетов-фактур на эту покупку нет и в помине. Какую запись сделать в книге покупок? < ... >

У работодателей может появиться новая ежеквартальная отчетность

Вероятно, уже совсем скоро компании и ИП, имеющие наемных работников, должны будут представлять в центры занятости сведения о численности сотрудников. < ... >

Повышение пенсионного возраста: новый план

Президент РФ предложил свой вариант пенсионной реформы. < ... >

Как заверять копии для представления в ИФНС

На копиях документов, представляемых в инспекцию, указывать место хранения оригиналов не обязательно. < ... > < ... >

Для онлайн-общения с налоговиками «Личный кабинет» не обязателен

Если в налоговом уведомлении, присланном из ИФНС, вы обнаружили неточности или ошибки, сообщить об этом налоговикам можно за считанные минуты. < ... >

С 30 августа у инспекций появится новое основание для блокировки счета

К заморозке банковского счета приведет опоздание со сдачей расчета по страховым взносам на 10 и более рабочих дней (Федеральный закон от 29.07.2018 № 232-ФЗ). < ... >

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 17 июня 2016 г.

Содержание журнала № 13 за 2016 г.

Ответы на вопросы: подтверждение командировочных расходов

Сегодня мы рассмотрим сложные вопросы, касающиеся подтверждения расходов на командировки.

Для выплаты суточных одного удостоверения недостаточно

Диана Дидич

Можно ли учитывать в расходах суточные, выплаченные сотруднику, который направлен в командировку на территории РФ по командировочному удостоверению?

: С 2015 г. обязательные командировочные удостоверения отмененыподп. «в» п. 2 Изменений, утв. Постановлением Правительства от 29.12.2014 № 1595. И организация должна направлять работника в командировку на основании письменного решения работодателя, в котором должны быть указанып. 3 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение):

  • срок командировки;
  • ее цель (служебное поручение);
  • место командировки.

Таким образом, рекомендуем вам издать приказ руководителя о направлении работника в командировку (например, по форме № Т-9).

Если не будет приказа руководителя на направление работника в командировку, то проверяющие могут счесть ваши командировочные расходы документально не подтвержденными и вам придется отстаивать их в судебном порядке.

В случае если в вашей организации применяется и командировочное удостоверение, само по себе оно помехой для учета расходов не будет. И может служить дополнительным подтверждением числа дней командировки, если в таком удостоверении будут проставлены отметки о прибытии в место командировки и убытии из него.

Законодательство не требует документального подтверждения суточных расходов

Вера Алексеевна Балабина

По мнению Минтруда, отраженному в Письме от 28.12.2015 № 17-3/В-641, суточные, выплачиваемые сотрудникам с разъездным характером работы, не облагаются взносами во внебюджетные фонды, только если работники подтвердили их целевое использование документально.
Нужно ли ориентироваться на это Письмо? И если принять его во внимание, что нужно подтверждать конкретно: проезд на городском транспорте, питание (в кафе или продукты в магазине), платный туалет и т. д.?

: Суточные не облагаются страховыми взносами при условии, что они выплачены в пределах норм, установленных в соответствии с законодательствомподп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ.

Суточные работникам, чья работа носит разъездной характер, предусмотрены ТКст. 168.1 ТК РФ. А размер суточных и порядок их возмещения работодатель должен установить самостоятельно (коллективным или трудовым договором либо локальным нормативным актом)ст. 168.1 ТК РФ. Кроме того, он должен установить перечень работ, профессий, должностей работников, чья работа носит разъездной характер. Каких-либо иных требований относительно суточных в ТК нет.

Если, к примеру, локальный акт предусматривает оплату суточных по фактическим расходам, подтвержденным документами, то работник должен подтверждать все свои дневные расходы — питание, проезд и т. д.

Если же в локальном акте предусмотрена выплата суточных в твердой сумме без предоставления документов, то ничего подтверждать не нужно.

Соответственно, если работа конкретного лица носит разъездной характер (согласно действующему в организации перечню и трудовому договору работникаст. 57 ТК РФ) и суточные выплачены согласно порядку, закрепленному локальным актом, то они не подлежат обложению взносами. Какого-либо дополнительного подтверждения не требуется, Письмо Минтруда от 28.12.2015 № 17-3/В-641 противоречит законодательству.

Бывает, что фонды рассматривают суточные как оплату труда и начисляют организациям страховые взносы. Однако суды такую позицию не поддерживают и отменяют решения проверяющихПостановления АС СЗО от 15.01.2016 № А66-6195/2015; 14 ААС от 17.03.2016 № А66-6194/2015.

Оплата проживания личной картой — не повод для отказа в признании расходов

Елена

Командированный работник бронировал гостиницу на интернет-сайте. Онлайн-платеж за услуги проживания сделал с личной банковской карты. К авансовому отчету он прилагает счет гостиницы (не является БСО) и выписку со счета своей карты. Можно ли признать расходы в налоговом учете?

: Да, можно. Расходы по бронированию и проживанию в гостинице учитываются при налогообложении прибыли при условии их документального подтвержденияподп. 12 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 252 НК РФ. При оказании услуг гостиница обязана выдавать чек ККТ или бланк строгой отчетности только в двух случаяхпп. 1, 2 ст. 2, абз. 4 п. 1 ст. 5 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ; п. 28 Правил, утв. Постановлением Правительства от 09.10.2015 № 1085:

  • при расчетах наличными деньгами;
  • при расчетах с использованием платежных карт.

При оплате через Интернет наше законодательство не обязывает гостиницу применять ККТ (выписывать БСО).

Подтвердить оплату услуг гостиницы могут и иные документы, ведь их конкретный перечень для этих целей в НК РФ не установлен. Поэтому документальным подтверждением может являться авансовый отчет работника с приложенными к немуПисьмо Минфина от 06.04.2015 № 03-03-06/2/19106:

  • счетом из гостиницы, оформленным надлежащим образом;
  • банковской выпиской операций по карте, с которой были списаны деньги за проживание в гостинице.

Слип может подтвердить расходы на гостиницу

Елена

Услуги гостиницы оплачены подотчетным лицом с использованием банковской карты. Продавец в таком случае обязан был выдать кассовый чек и чек POS-терминала. Но сотрудник приложил к авансовому отчету только счет гостиницы (не является БСО) и чек POS-терминала. Кассового чека нет. Можно ли принять расходы в целях налога на прибыль?

: Действительно, покупателю, расплатившемуся платежной картой, в общем порядке должен быть выдан кассовый чек, а также документ по операциям с использованием платежной карты (выдаваемый POS-терминалом).

В Положении Центробанка об операциях с использованием банковских карт указано, что чек POS-терминала или слип является основанием для расчетов и служит подтверждением совершения операцийп. 3.1 Положения ЦБ от 24.12.2004 № 266-П.

Следовательно, расходы, подтвержденные одним лишь слипом (без приложенного к нему кассового чека), являются для целей налогообложения прибыли документально подтвержденнымип. 1 ст. 252 НК РФ. Такой же точки зрения придерживаются и судьисм., например, Постановление ФАС МО от 29.05.2006 № КА-А40/4677-06, и представители Минфина.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

БУЛАНЦЕВА Валентина Александровна
БУЛАНЦЕВА Валентина Александровна
Государственный советник РФ 2 класса, заслуженный экономист России

Кассовый чек является первичным документом, который продавец обязан выдать покупателю, в том числе и при оплате банковской картой. Таким образом, он должен быть у работника.

Однако если он утерян, можно, конечно, взять счет гостиницы с печатью и пометкой «Оплачено» плюс чек POS-терминала. На основании этих документов и утвержденного авансового отчета расходы на оплату услуг гостиницы можно учесть в составе командировочных расходов.

Подтверждаем срок командировки, когда нет проездных билетов

Юлия

Как подтвердить фактический срок пребывания работника в командировке в случае отсутствия проездных документов, документов по найму жилого помещения и документа от принимающей стороны о сроке прибытия работника к месту командирования (убытия из него), так как работник направлен в командировку для оказания технической помощи (ремонт другого нашего автомобиля) на трассе М2 (г. Белгород)?

: В случае проезда на служебном или личном транспорте срок нахождения в командировке может быть определен на основаниип. 7 Положения:

  • служебной записки;
  • документов, подтверждающих использование служебного транспорта (автомобиля работника) для проезда к месту командирования и обратно. Это могут быть, например, путевой лист, маршрутный лист. А также, скажем, различные счета, квитанции, чеки АЗС и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта.

Как мы поняли, ваш работник был командирован для помощи в ремонте автомобиля вашей компании. То есть принимающей стороной выступала ваша же организация. В такой ситуации подтверждением принимающей стороны может послужить, например, служебная записка водителя сломанного автомобиля с информацией о дате прибытия (убытия) командированного работника.

Поздний приезд из командировки НДФЛ не облагается

Елена Емелина

Сотрудник, направленный в командировку в Москву сроком на 5 дней, остался там на выходные. Как правильно в таком случае учесть расходы на обратную дорогу?

: Минфин не возражает против списания в таких случаях стоимости обратного билета в налоговые расходыподп. 12 п. 1 ст. 264, подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ; Письма Минфина от 20.06.2014 № 03-03-РЗ/29687, от 11.08.2014 № 03-03-10/39800 (п. 2), от 26.08.2013 № 03-03-06/1/34815, от 26.08.2013 № 03-03-06/1/34813. Главное, чтобы на задержку в Москве на выходные было согласие руководителя (неважно, остался работник там по делам или отдохнуть).

Стоимость обратного билета не облагается НДФЛ. Работодателю в любом случае пришлось бы оплачивать работнику дорогу обратно, следовательно, экономической выгоды у работника нетст. 41, п. 3 ст. 217 НК РФ; Письма Минфина от 20.06.2014 № 03-03-РЗ/29687, от 10.08.2012 № 03-04-06/6-234.

Подтверждаем срок командировки без обратного билета

Нина Алексеевна

Командированный уехал к месту командирования на поезде, билет имеется, а обратно приехал на попутном транспорте. Чем подтвердить срок его командировки?

: Если у работника нет проездных документов на обратную дорогу, определить срок фактического пребывания в командировке можно на основаниип. 7 Положения:

  • <или>документов по найму жилого помещения в месте командирования (гостиничной квитанции);
  • <или>документа, содержащего подтверждение принимающей стороны о сроке прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командировки). Такой документ может сопровождаться служебной запиской.

Виды документов, подтверждающих срок пребывания работника в командировке, законодательно не установленыПисьмо Роструда от 19.10.2015 № 2450-6-1. Документом, которым принимающая сторона докажет прибытие-убытие, может быть и командировочное удостоверение, если вы его до сих пор оформляете. Также и в самой служебной записке могут быть проставлены отметки принимающей стороны. Либо она может выдать справку о времени нахождения в командировке.

ФНС считает, что при отсутствии проездных документов служебная записка может подтверждать срок командировки, если он не выходит за рамки срока, указанного в приказе руководителя о направлении работника в командировкуПисьмо ФНС от 24.11.2015 № СД-4-3/20427.

Аренду автомобиля в командировке лучше оформлять полноценно

Наталья

Сотрудник в командировке арендовал автомобиль. К отчету приложил только квитанцию ПКО. В приказе о направлении в командировку аренда транспорта не прописана. Можно ли принять такие расходы? И надо ли удерживать НДФЛ?

: В целях налога на прибыль обоснованные расходы на аренду авто учитывать в принципе можно, так как перечень налоговых командировочных расходов открытыйп. 1 ст. 252, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ; Постановление ФАС МО от 03.09.2013 № А40-22927/12-107-106. Однако рискованно делать это:

  • при наличии одного только ПКО (без других первичных документов). Минфин указывает, что для списания таких расходов в налоговых целях подтверждающими документами могут быть договор аренды, акт о передаче/возврате автомобиля, счета, чеки и иные документы, подтверждающие оплату услуг по предоставлению автомобиля в аренду, документы, подтверждающие размещение автомобиля на парковку, стоянку (при наличии)Письмо Минфина от 29.11.2010 № 03-03-06/1/742;
  • при отсутствии в коллективном договоре или ином локальном акте условия о возмещении расходов на аренду авто для передвижения в месте командировки (в отличие от его аренды для проезда к месту командировки). Минфин и ФНС считают это необходимым требованием для списания таких расходов в налоговом учетеПисьма Минфина от 21.07.2011 № 03-03-06/4/80; ФНС от 12.07.2011 № ЕД-4-3/11246.

Но независимо от того, учтете ли вы эти расходы при расчете налога на прибыль, должен быть решен вопрос о возмещении этих затрат работнику.

Само по себе отсутствие договора аренды и актов приема-передачи арендованного авто не может быть причиной отказа работнику в возмещении этих расходов. Ведь он представил подтверждающий документ — ПКО, из которого видно, сколько и за что (текст в строке «Основание») он заплатил.

Однако если аренда машины в командировке заранее не была согласована с руководством и не указана в локальных документах организациист. 168 ТК РФ; п. 11 Положения, работнику нужно написать заявление директору о возмещении расходов на аренду (оно будет приложением к авансовому отчету). Директор должен решить, возмещать ли эти расходы. Если он решит возместить и утвердит авансовый отчет, то тем самым одобрит сделку по аренде авто от имени фирмыст. 183 ГК РФ.

Это будет подтверждением того, что деньги работник потратил в интересах организации, следовательно, их возмещение не является его личным доходом и не облагается НДФЛст. 41, п. 3 ст. 217 НК РФ; ст. 168 ТК РФ. Также может понадобиться подтверждение того, что арендованный автомобиль использовался для поездок в служебных целях (например, составленный работником путевой лист)Постановление 20 ААС от 16.04.2014 № А54-2673/2013.

С тем, что суммы возмещения расходов на аренду авто не образуют облагаемого НДФЛ дохода, согласен и МинфинПисьмо Минфина от 29.11.2010 № 03-03-06/1/742. Поэтому спор с налоговой по этому вопросу маловероятен. Но все-таки возможен. Это следует из одного судебного решения. По мнению суда, такие затраты работника не подпадают под возмещаемые командировочные расходы, освобожденные от НДФЛп. 3 ст. 217 НК РФ, и вообще компенсируются ему суточными. А если работодатель возмещает их сверх суточных, то должен считать это доходом работника и удерживать НДФЛПостановление ФАС МО от 13.12.2013 № Ф05-15227/2013.

В автобусном билете маршрут не обязателен

Елена

Для проезда к месту командировки работник воспользовался автобусом пригородного сообщения. В автобусном билете нет информации о маршруте, датах выезда и приезда, указаны только серия, номер и название документа, наименование перевозчика и стоимость. Можно ли учесть такие расходы на проезд в налоговом учете?

: Да, можно, поскольку билет оформлен в соответствии с действующим законодательством. Он содержит все реквизиты, необходимые для билета на пригородный автобус, приобретенный в самом автобусеп. 1 ст. 252 НК РФ; подп. «в» п. 1, п. 4 приложения № 1 к Правилам перевозок пассажиров, утв. Постановлением Правительства от 14.02.2009 № 112.

Как разъясняет ФНС, претензии к расходам, подтвержденным таким билетом, могут быть обоснованными, только если есть доказательства, что билет в принципе не относится к заявленному маршруту следования к месту (из места) командировкиПисьмо ФНС от 20.01.2010 № 3-2-09/6.

Один за всех платит, один за всех и отчитывается

Алена

В командировку едет руководитель. Билеты и проживание в гостинице оплачивает секретарь со своей банковской карты. В таком случае отчитываться за руководителя тоже должен секретарь?

: Да, если секретарь тоже направлен в командировку и там он оплачивает затраты на проезд и проживание за руководство. Каждый работник по итогам командировки должен отчитываться только о своих тратах. Секретарь в расходах отразит оплату проживания в гостинице за себя и руководство, а также расходы на билеты. В отчете руководителя таких расходов вообще не будет. И это нормально. Ведь расходы секретаря обоснованны — они сделаны не для личных целей, а для нужд компании.

Если хотите дополнительно подстраховаться, можно попросить секретаря написать пояснительную записку с описанием ситуации.

Если же секретарь не ездил в командировку, а оплатил затраты на билеты и проживание в гостинице со своей банковской карты до начала командировки руководителя, нужно:

  • составить авансовый отчет о расходах секретаря, приложив к нему подтверждающие документы (приобретенные билеты, подтверждение из гостиницы об оплате, выписку с банковской карты). Если аванс не выдавался, нужно написать заявление на имя руководителя на возмещение расходов;
  • утвердить этот авансовый отчет у руководителя или получить его одобряющую визу на заявлении. После чего надо возместить расходы секретарю. Дожидаться начала/окончания командировки руководителя для этого не нужно.

А вот для целей налогообложения прибыли расходы на проезд и проживание в командировке надо будет учесть после окончания самой командировки и утверждения авансового отчета по нейподп. 12 п. 1 ст. 264, подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ.

Билет для командированного работника может купить и посторонний

Наталья

Сотруднику перечислили на карту деньги на покупку авиабилета. Но непосредственно сам билет был куплен его другом (не является сотрудником компании). Можем ли мы учесть в расходах стоимость авиабилета?

: Расходы на перелет подтверждаются авиабилетом или маршрут/квитанцией (контрольным купоном) электронного билета и посадочным талономпп. 12, 22 Положения; Письмо Минфина от 19.06.2015 № 03-03-07/35548.

Если авиабилет был приобретен третьим лицом, не являющимся работником организации, то, по мнению Минфина, затраты на его покупку можно учесть в расходах при налогообложении прибыли, если подтверждено, что билет куплен по поручению и за счет работникаподп. 12 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 252 НК РФ; Письма Минфина от 11.10.2012 № 03-03-07/46, от 19.10.2011 № 03-03-07/44. Так что попросите работника написать служебную записку, в которой он должен указать, что билет покупал, например, друг по его поручению и что деньги за покупку работник вернул. И пусть обязательно приложит расписку этого человека о том, что он получил деньги с вашего работника и претензий к нему не имеет.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Командировка»:

2018 г.

2017 г.

2016 г.

ИНДЕКСЫ
Москва Индекс
потребительских цен

Используется
для индексации зарплаты

-0.07%
август 2018 г.
45000000
МРОТ
по регионам

Используется для
регулирования зарплаты

18 742

Примечание

История


Ставка
рефинансирования

Используется для
расчёта отдельных показателей

7.5%

История

ЕЖЕДНЕВНАЯ
НОВОСТНАЯ
РАССЫЛКА
ОПРОС
Какими материалами и сервисами на нашем сайте вы чаще всего пользуетесь?

Вы можете выбрать до 7 вариантов ответа

Читаю бухгалтерские новости
Пользуюсь «Календарем бухгалтера»
Ищу ответы на вопросы в «Консультациях»
Изучаю статьи из журнала «Главная книга»
Проверяю расчеты в «Калькуляторах»
Прохожу Тесты для проверки своих знаний
Скачиваю нужные мне Формы
Никакими, попал на сайт случайно

РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Подписка на ГКСмарт-комплект