В электронную подпись желательно включить отметку о времени | Журнал «Главная книга» | № 15 за 2016 г.
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Статьи Консультации Семинары Конференции
Календари Калькуляторы Формы Справочники Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ
ПОПУЛЯРНЫЕ НОВОСТИ
Аванс за январь: как рассчитать с учетом новогодних «каникул»

Несмотря на то, что первые 8 дней января были нерабочими, январский аванс рассчитывается по тем же правилам, что и в любом другом месяце. Однако из-за длинных праздников некоторые сотрудники могут получить зарплату за первую половину января в значительно меньшем размере, чем за аналогичный период других месяцев. Все зависит от того, что написано в ЛНА, закрепляющем порядок выплаты зарплаты на предприятии. < ... >

Когда налоговики могут отказаться дать разъяснения налогоплательщику

Согласно НК, организации, ИП и физлица вправе получать в налоговых органах бесплатную информацию о действующих налогах и сборах, а также разъяснения по налоговым вопросам. Однако, как сообщает ФНС, это право распространяется только на случаи, когда заданный вопрос непосредственно связан с деятельностью налогоплательщика. < ... >

Сроки выплаты зарплаты за декабрь 2017 года

В конце года актуальным является вопрос, в какие сроки необходимо выплатить зарплату за декабрь 2017. Ведь, как правило, окончательный расчет за месяц выпадает на начало следующего месяца. А в январе нас ждут довольно длинные новогодние каникулы. < ... >

Какие коды указывать в справках 2-НДФЛ за 2017 год

Налоговая служба своим октябрьским приказом обновила перечни кодов доходов и вычетов, используемых при заполнении справок 2-НДФЛ. < ... >

Пришло время сдать отчет о среднесписочной численности за 2017 год

Не позднее 22 января все организации, а также те ИП, которые в прошлом году привлекали работников, должны сдать сведения о среднесписочной  численности за 2017 год. Заполните специальную форму. < ... >

Опубликован сводный план проверок на 2018 год

На официальном сайте Генпрокуратуры опубликован сводный план проверок организаций и ИП, назначенных на 2018 год. < ... >

По неработающим фирмам можно отчитаться единой декларацией

Сдать за 2017 год (IV квартал 2017 года) единую упрощенную декларацию вправе те налогоплательщики, у которых за налоговый период не было движения денег на счетах в банках и в кассе, а также объектов налогообложения ни по одному из налогов п. 2 ст. 80 НК. Крайний срок – 22 января. < ... >

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 15 июля 2016 г.

Содержание журнала № 15 за 2016 г.
Беседовала корреспондент ГК А.В. Хорошавкина

В электронную подпись желательно включить отметку о времени

ЛАПИНА Ольга Гелиевна
ЛАПИНА Ольга Гелиевна
Советник государственной гражданской службы РФ 2 класса, кандидат экономических наук

В , 2016, № 13, с. 14, опубликовано интервью с О.Г. Лапиной об электронных документах и электронной подписи. Сегодня речь пойдет об отдельных моментах использования электронной подписи.

Ольга Гелиевна, документы, как правило, должны храниться несколько лет. Но, спрашивает наш читатель, останется ли электронный документ действительным после истечения срока действия квалифицированной электронной подписи, которой он заверен? Если документ понадобится, не придется ли заново подписывать его новой, актуальной электронной подписью?

О.Г. Лапина: Такой вопрос я слышу достаточно часто. И вызван он, на мой взгляд, в первую очередь массовым использованием не совсем корректной терминологии. Истекает срок действия не самой квалифицированной электронной подписи (ЭП), а сертификата ключа ее проверки.

Кстати, этот срок законодательством не установлен и на практике обычно составляет от 1 года до 3 лет в зависимости от возможностей технических средств аккредитованных удостоверяющих центров.

Получается, электронный документ, подписанный квалифицированной ЭП, останется действительным и тогда, когда срок действия сертификата ключа проверки ЭП истечет?

О.Г. Лапина: Давайте обратим внимание на условия признания квалифицированной ЭПст. 11 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ (далее — Закон № 63-ФЗ). То есть на условия, при которых будет считаться, что подписанный такой подписью электронный документ эквивалентен подписанному собственноручно.

Все эти условия самостоятельны и одинаково важны, но в нашем контексте особенно интересно второе из них. Для признания электронной подписи корректной квалифицированный сертификат должен быть действителен на момент подписания электронного документа или на день проверки действительности сертификата. И если налоговая проверка проходит, допустим, через 2 года после подписания документа, сертификат, скорее всего, будет уже недействителен. С этим и связаны опасения автора вопроса.

Чтобы их развеять, нужно внимательно прочитать норму до конца. Тогда мы увидим, что действительность сертификата на момент проверки подписи важна только тогда, когда момент подписания электронного документа не определен. То есть нет достоверной информации о моменте его подписания.

Значит, если в момент подписания документа сертификат проверки ключа ЭП был действительным, можно не волноваться?

О.Г. Лапина: Если документ содержит достоверную информацию о моменте его подписания, проблем быть не должно.

В этом случае будет проверяться действительность сертификата на дату фактического подписания документа.

Например, налоговая инспекция (или любой пользователь электронного документа) в 2016 г. видит, что документ подписан, скажем, 10 января 2014 г. таким-то сертификатом. Тогда инспекция должна проверить действие сертификата на начало 2014 г. Если результат проверки положительный, признать документ недействительным невозможно. И никакого переподписания документа актуальной подписью не потребуется.

А как проверяется действительность сертификата ключа квалифицированной ЭП?

О.Г. Лапина: Квалифицированные сертификаты хранятся в аккредитованных удостоверяющих центрах. Эти центры обеспечивают беспрепятственный доступ к реестру квалифицированных сертификатов, который содержит сведения о сроке их действияст. 15 Закона № 63-ФЗ.

Если центр прекращает деятельность, реестр квалифицированных сертификатов передается в уполномоченный федеральный органч. 4 ст. 15 Закона № 63-ФЗ. То есть государством созданы предпосылки для того, чтобы любое лицо имело возможность проверить действительность квалифицированного сертификата на момент подписания документа.

Кстати, в этом отличие квалифицированных сертификатов ЭП, выданных аккредитованными удостоверяющими центрами, от неквалифицированных, выдаваемых, в частности, неаккредитованными удостоверяющими центрами. Сведения о неквалифицированных сертификатах неаккредитованный удостоверяющий центр при закрытии просто аннулируетч. 6 ст. 13 Закона № 63-ФЗ. Так что в этих случаях использование неквалифицированной подписи может привести к проблемам, в том числе с подтверждением гражданских отношений даже в течение срока исковой давности.

Причем переподписание документа актуальной подписью никак эти проблемы не решает. Поэтому я поддерживаю организации в их решениях применять квалифицированную ЭП, в первую очередь — при составлении электронных документов с контрагентами.

Как зафиксировать дату подписания электронного документа квалифицированной ЭП, чтобы она считалась достоверной?

О.Г. Лапина: Лучшим решением было бы автоматическое проставление единой метки времени прямо в формируемую квалифицированным ключом электронную подпись. Но это вряд ли будет скоро, поскольку общегосударственной системы единого времени пока нет.

И пока организациям надо самостоятельно позаботиться о способе фиксации информации о времени подписания документа. Причем таким способом, чтобы ее достоверность было бы сложно опровергнуть.

Я знаю, что удостоверяющие центры оказывают подобную услугу. Они ведут собственные ресурсы времени и могут заложить метку времени с таких ресурсов в алгоритм формирования электронной подписи. Возможно, показатели времени разных центров могут немного различаться, даже на несколько секунд... Но вряд ли это может быть принципиально для целей проверки действительности сертификата на момент подписания документа.

А если дата и время просто указаны в самом документе?

О.Г. Лапина: Действительно, есть еще дата и время формирования документа в автоматизированной системе организации. Такие реквизиты заложены и в формате товарной накладной, и в акте о передаче результатов работ (услуг), и в универсальном передаточном документе.

Но, во-первых, это дата генерирования документа в системе, а не дата его подписания. Это следует прямо из названия реквизитов. И введены они в формат документов скорее как средство идентификации покупателем файла информации продавца.

А во-вторых, даже мне, не сильно искушенной в «программистских трюках», понятно, что выставить в создаваемом электронном документе нужную дату и время труда не составляет. Так что у меня есть сомнения в достоверности этих показателей. И они могут быть не только у меня.

Как будут решаться споры — покажет время. Но я бы, проектируя систему электронного документооборота, не стала бы создавать у себя в организации потенциально спорную ситуацию. Ведь риск неблагоприятных исходов споров часто будет означать необходимость пересмотра основ уже созданной системы электронного документооборота. А это очень дорого, и такую роскошь сможет себе позволить далеко не каждая организация.

Вот еще один вопрос об электронной подписи. Надо ли получать новую ЭП, если у организации меняется наименование?

О.Г. Лапина: Для ответа на вопрос принципиально важно, меняет ли смена названия организации полномочия конкретного работника.

В нашей ситуации полномочия работника никак не изменились, изменилось только название самой организации.

О.Г. Лапина: Итак, рассматривается ситуация: работник имел компетенцию подписывать определенные документы, и когда название организации изменилось, это право осталось за ним автоматически. Чаще всего это происходит, когда компетенция работника на подписание документа не основана на доверенности, выданной организацией в период до смены наименования.

Наименование организации как владельца сертификата ключа проверки электронной подписи входит в перечень обязательных атрибутов сертификатап. 2 ч. 2 ст. 14 Закона № 63-ФЗ. То есть в случае смены наименования организации даже при полном правопреемстве должностных обязанностей работника указанные в сертификате данные о его владельце становятся неактуальными.

Действующее законодательство не содержит напрямую запрета на использование сертификата в этом случае. То есть смена наименования организации не блокирует действие сертификата.

Однако имеющаяся в сертификате устаревшая информация будет каждый раз не совпадать с актуальным наименованием организации, что потребует постоянных дополнительных пояснений и подтверждений, а это неудобно. Взаимодействовать с партнерами будет значительно проще, если сертификат работнику заменить.

Для этого организация должна обратиться в удостоверяющий центр, который выдал ей ранее сертификат проверки ключа электронной подписи, с заявлением о его внеплановой замене в связи с изменением содержащейся в сертификате обязательной информации.

Мне известно, что многие удостоверяющие центры предусматривают в качестве поддержки возможность в течение срока действия сертификата переполучить новый сертификат ключа электронной подписи в такой ситуации бесплатно.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Документооборот»:

2018 г.

  1. Оформляем доверенность правильно, № 3
  2. Применяем УПД с середины года, № 2
  3. Нумерация документов с нового года, № 1

2017 г.

  1. Риски внедоговорной поставки: если договор и накладная «не дружат», № 11

2016 г.

  1. Документооборот, № 24
  2. Восстанавливаем утраченные документы, № 20
  3. Бухгалтерские документы: составляем, заполняем, подписываем, № 20
  4. В электронную подпись желательно включить отметку о времени, № 15
  5. ФНС может принимать электронные документы только утвержденных форматов, № 13
  6. Исправляем бухгалтерскую первичку, № 10
  7. Электронный документ — не просто созданный на компьютере, № 5
  8. Оформляем приказ о возложении обязанностей главбуха на директора, № 4
  9. Передаем учет аутсорсеру, № 3

2015 г.

  1. Кто ответит за электронную подпись?, № 21
  2. Электронные документы: нужна ли их распечатка?, № 18
  3. Как упрощенцу подтвердить оплату расходов наличными предпринимателю, № 18
  4. Нужна ли печать на судебной доверенности, № 15
  5. Выполнение работ по «давальческому» договору, № 15
  6. ООО решило сменить название: пошаговая инструкция, № 13
  7. Подписываем документ: что, где и как, № 11
  8. Отказ от круглой печати: стоит ли спешить?, № 10
  9. Хочу все знать: расчеты с подотчетными лицами, № 8
  10. Сокращаем документооборот на складе, № 8
  11. Рукописи не горят бесплатно... Учитываем расходы на уничтожение документов, № 8
  12. Счет не получен вовремя: будет ли просрочка оплаты, № 7

2014 г.

  1. Усы, лапы, хвост — вот мои документы!, № 22
  2. Собираем досье на контрагента, № 18
  3. Можно ли «подписать» первичку только по факсу?, № 18
  4. Мастер-класс юриста: договор оказания услуг, № 17
  5. Бухгалтерское прочтение договора поставки, № 10
  6. Мастер-класс: проверяем договор аренды помещения, № 7
  7. Обмен опытом: документооборот по давальческим материалам в строительстве, № 5
  8. Кто, кроме директора, может подписать акт об оказании услуг, № 4
  9. Первичка: как сохранить и... выбросить, № 2

2013 г.

  1. Гибридный счет-фактура: несекретная разработка ФНС, № 22
  2. Запрос в Минфин: азбука эффективного общения, № 22
  3. Заполняем без ошибок платежки на перечисление налогов и взносов, № 20
  4. Как защитить персональные данные работников и клиентов, № 19
  5. Как уничтожить первичку после истечения срока ее хранения, № 15
  6. Приемка и списание материалов: оформляем документы, № 12
  7. Электронный документооборот с контрагентами: с чего начать, № 10
  8. Печать фирмы: изготавливаем, используем, утилизируем, № 9
  9. Печать — постоянная спутница фирмы?, № 9
  10. Разрабатываем удобный регистр по НДФЛ, № 8
  11. Обнаружили недостачу: составляем претензию контрагенту, № 8
  12. Когда пригодятся скриншоты, № 6
  13. Идеальный акт об оказании услуг для налогового инспектора, № 6
  14. Документооборот: выстраиваем «под бухгалтерию», № 5
  15. Договор поставки: читаем по слогам, № 5
  16. Унифицированные формы первички необязательны, а что с БСО?, № 4
  17. Как не допустить атаку на «Клиент-Банк», № 3

2012 г.

  1. «Инвентаризационная» подборка, № 24
  2. Условия гражданско-правовых договоров и их налоговые последствия, № 24
  3. Положение об охране труда: ваш помощник в учете трат на комфорт, № 24
  4. Упрощенка: списываем в расходы проданные товары, № 24
  5. Первичка: унифицированная и не очень, № 23
  6. Выдаем справку о зарплате для расчета пособий в нестандартных ситуациях, № 22
  7. Подотчет и наличные расходы, № 21
  8. Какие подотчетные документы не вызовут претензий налоговиков, № 20
  9. Учимся писать записки: докладные, служебные, объяснительные, № 20
  10. Почему при поставке иногда недостаточно счета на оплату и нужен договор, № 19
  11. Может ли первичка с дефектом подтверждать расходы и вычеты НДС, № 19
  12. У кого остаются оригиналы документов при уступке долга: у старого или у нового кредитора, № 19
  13. Правильно оформляем первичку и не только, № 16
  14. Вся правда о доверенности, № 14
  15. Направляем претензию контрагенту, задержавшему поставку или оплату, № 14
  16. Документируем брак основного средства и его возврат поставщику, № 14
  17. «Просроченный» директор: как работать бухгалтеру?, № 13
  18. Нужны ли покупателю для налогового учета ТН и ТТН при договоре транспортной экспедиции, № 10
  19. Готовая инструкция для подотчетника, № 9
  20. Справки и документы с места работы: кому, когда, какие, № 2
  21. Как заверить копию документа «надлежащим» образом, № 1

2011 г.

  1. Список важных предновогодних дел, № 24
  2. Оформляем документы для защиты личных данных работников, № 24
  3. Учетная политика: проверь себя, № 23
  4. Моделируем учетную политику для мини-фирмы, № 23
  5. На что бухгалтеру обратить внимание в договоре купли-продажи, № 22
  6. Договор транспортной экспедиции: как избежать проблем с НДС, № 21
  7. Нюансы заполнения новой транспортной накладной, № 20
  8. Учитываем приобретенные ТМЦ под другим наименованием, № 19
  9. Путевой лист делаем «путёвым», № 19
  10. Доверенность, вернись!, № 17
  11. Как подписаться электронной подписью, № 17
  12. Когда нужен акт по форме № КМ-3, № 17
  13. Когда можно использовать дополнительные печати, № 16
  14. Ох уж этот подотчет..., № 11
  15. Когда, кому и зачем нужна ТТН, № 6
  16. Директор путает счет компании с собственным карманом, № 5
  17. Что можно, а что нельзя подписывать факсимиле, № 4
ИНДЕКСЫ
Москва Индекс
потребительских цен

Используется
для индексации зарплаты

0.42%
декабрь 2017 г.
45000000
Минимальный
размер оплаты труда

Используется для
регулирования зарплаты

18 742

Примечание

История

ЕЖЕДНЕВНАЯ
НОВОСТНАЯ
РАССЫЛКА
ОПРОС
Должна ли ваша компания проводить обязательный аудит бухгалтерской отчетности за 2017 год?
Мы ознакомились с новым минфиновским перечнем и нам нужно проводить обязательный аудит
Нет, мы не должны проводить такой аудит
Впервые слышим о подобном аудите

РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Смарт-комплектПодписка на ГК