Новости Тренинги Типовые ситуации Калькуляторы Формы
Журнал Вебинары Календарь Консультации Форум Тесты
Добавить в «Нужное»

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 15 июля 2016 г.

Содержание журнала № 15 за 2016 г.
Беседовала корреспондент ГК А.В. Хорошавкина

В электронную подпись желательно включить отметку о времени

ЛАПИНА Ольга Гелиевна
ЛАПИНА Ольга Гелиевна
Советник государственной гражданской службы РФ 2 класса, кандидат экономических наук

В , 2016, № 13, с. 14, опубликовано интервью с О.Г. Лапиной об электронных документах и электронной подписи. Сегодня речь пойдет об отдельных моментах использования электронной подписи.

Ольга Гелиевна, документы, как правило, должны храниться несколько лет. Но, спрашивает наш читатель, останется ли электронный документ действительным после истечения срока действия квалифицированной электронной подписи, которой он заверен? Если документ понадобится, не придется ли заново подписывать его новой, актуальной электронной подписью?

О.Г. Лапина: Такой вопрос я слышу достаточно часто. И вызван он, на мой взгляд, в первую очередь массовым использованием не совсем корректной терминологии. Истекает срок действия не самой квалифицированной электронной подписи (ЭП), а сертификата ключа ее проверки.

Кстати, этот срок законодательством не установлен и на практике обычно составляет от 1 года до 3 лет в зависимости от возможностей технических средств аккредитованных удостоверяющих центров.

Получается, электронный документ, подписанный квалифицированной ЭП, останется действительным и тогда, когда срок действия сертификата ключа проверки ЭП истечет?

О.Г. Лапина: Давайте обратим внимание на условия признания квалифицированной ЭПст. 11 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ (далее — Закон № 63-ФЗ). То есть на условия, при которых будет считаться, что подписанный такой подписью электронный документ эквивалентен подписанному собственноручно.

Все эти условия самостоятельны и одинаково важны, но в нашем контексте особенно интересно второе из них. Для признания электронной подписи корректной квалифицированный сертификат должен быть действителен на момент подписания электронного документа или на день проверки действительности сертификата. И если налоговая проверка проходит, допустим, через 2 года после подписания документа, сертификат, скорее всего, будет уже недействителен. С этим и связаны опасения автора вопроса.

Чтобы их развеять, нужно внимательно прочитать норму до конца. Тогда мы увидим, что действительность сертификата на момент проверки подписи важна только тогда, когда момент подписания электронного документа не определен. То есть нет достоверной информации о моменте его подписания.

Значит, если в момент подписания документа сертификат проверки ключа ЭП был действительным, можно не волноваться?

О.Г. Лапина: Если документ содержит достоверную информацию о моменте его подписания, проблем быть не должно.

В этом случае будет проверяться действительность сертификата на дату фактического подписания документа.

Например, налоговая инспекция (или любой пользователь электронного документа) в 2016 г. видит, что документ подписан, скажем, 10 января 2014 г. таким-то сертификатом. Тогда инспекция должна проверить действие сертификата на начало 2014 г. Если результат проверки положительный, признать документ недействительным невозможно. И никакого переподписания документа актуальной подписью не потребуется.

А как проверяется действительность сертификата ключа квалифицированной ЭП?

О.Г. Лапина: Квалифицированные сертификаты хранятся в аккредитованных удостоверяющих центрах. Эти центры обеспечивают беспрепятственный доступ к реестру квалифицированных сертификатов, который содержит сведения о сроке их действияст. 15 Закона № 63-ФЗ.

Если центр прекращает деятельность, реестр квалифицированных сертификатов передается в уполномоченный федеральный органч. 4 ст. 15 Закона № 63-ФЗ. То есть государством созданы предпосылки для того, чтобы любое лицо имело возможность проверить действительность квалифицированного сертификата на момент подписания документа.

Кстати, в этом отличие квалифицированных сертификатов ЭП, выданных аккредитованными удостоверяющими центрами, от неквалифицированных, выдаваемых, в частности, неаккредитованными удостоверяющими центрами. Сведения о неквалифицированных сертификатах неаккредитованный удостоверяющий центр при закрытии просто аннулируетч. 6 ст. 13 Закона № 63-ФЗ. Так что в этих случаях использование неквалифицированной подписи может привести к проблемам, в том числе с подтверждением гражданских отношений даже в течение срока исковой давности.

Причем переподписание документа актуальной подписью никак эти проблемы не решает. Поэтому я поддерживаю организации в их решениях применять квалифицированную ЭП, в первую очередь — при составлении электронных документов с контрагентами.

Как зафиксировать дату подписания электронного документа квалифицированной ЭП, чтобы она считалась достоверной?

О.Г. Лапина: Лучшим решением было бы автоматическое проставление единой метки времени прямо в формируемую квалифицированным ключом электронную подпись. Но это вряд ли будет скоро, поскольку общегосударственной системы единого времени пока нет.

И пока организациям надо самостоятельно позаботиться о способе фиксации информации о времени подписания документа. Причем таким способом, чтобы ее достоверность было бы сложно опровергнуть.

Я знаю, что удостоверяющие центры оказывают подобную услугу. Они ведут собственные ресурсы времени и могут заложить метку времени с таких ресурсов в алгоритм формирования электронной подписи. Возможно, показатели времени разных центров могут немного различаться, даже на несколько секунд... Но вряд ли это может быть принципиально для целей проверки действительности сертификата на момент подписания документа.

А если дата и время просто указаны в самом документе?

О.Г. Лапина: Действительно, есть еще дата и время формирования документа в автоматизированной системе организации. Такие реквизиты заложены и в формате товарной накладной, и в акте о передаче результатов работ (услуг), и в универсальном передаточном документе.

Но, во-первых, это дата генерирования документа в системе, а не дата его подписания. Это следует прямо из названия реквизитов. И введены они в формат документов скорее как средство идентификации покупателем файла информации продавца.

А во-вторых, даже мне, не сильно искушенной в «программистских трюках», понятно, что выставить в создаваемом электронном документе нужную дату и время труда не составляет. Так что у меня есть сомнения в достоверности этих показателей. И они могут быть не только у меня.

Как будут решаться споры — покажет время. Но я бы, проектируя систему электронного документооборота, не стала бы создавать у себя в организации потенциально спорную ситуацию. Ведь риск неблагоприятных исходов споров часто будет означать необходимость пересмотра основ уже созданной системы электронного документооборота. А это очень дорого, и такую роскошь сможет себе позволить далеко не каждая организация.

Вот еще один вопрос об электронной подписи. Надо ли получать новую ЭП, если у организации меняется наименование?

О.Г. Лапина: Для ответа на вопрос принципиально важно, меняет ли смена названия организации полномочия конкретного работника.

В нашей ситуации полномочия работника никак не изменились, изменилось только название самой организации.

О.Г. Лапина: Итак, рассматривается ситуация: работник имел компетенцию подписывать определенные документы, и когда название организации изменилось, это право осталось за ним автоматически. Чаще всего это происходит, когда компетенция работника на подписание документа не основана на доверенности, выданной организацией в период до смены наименования.

Наименование организации как владельца сертификата ключа проверки электронной подписи входит в перечень обязательных атрибутов сертификатап. 2 ч. 2 ст. 14 Закона № 63-ФЗ. То есть в случае смены наименования организации даже при полном правопреемстве должностных обязанностей работника указанные в сертификате данные о его владельце становятся неактуальными.

Действующее законодательство не содержит напрямую запрета на использование сертификата в этом случае. То есть смена наименования организации не блокирует действие сертификата.

Однако имеющаяся в сертификате устаревшая информация будет каждый раз не совпадать с актуальным наименованием организации, что потребует постоянных дополнительных пояснений и подтверждений, а это неудобно. Взаимодействовать с партнерами будет значительно проще, если сертификат работнику заменить.

Для этого организация должна обратиться в удостоверяющий центр, который выдал ей ранее сертификат проверки ключа электронной подписи, с заявлением о его внеплановой замене в связи с изменением содержащейся в сертификате обязательной информации.

Мне известно, что многие удостоверяющие центры предусматривают в качестве поддержки возможность в течение срока действия сертификата переполучить новый сертификат ключа электронной подписи в такой ситуации бесплатно.

Понравилась ли вам статья?
  • Почему оценка снижена?
  • Есть ошибки
    Укажите ошибки Не более 300 знаков. Осталось 300/300
  • Слишком теоретическая статья, в работе бесполезна
  • Нет ответа по поставленные вопросы
  • Аргументы неубедительны
  • Ничего нового не нашел
  • Нужно больше примеров
  • Тема не актуальна
  • Статья появилась слишком поздно
  • Слишком много слов
  • Другое
    Напишите подробнее Не более 300 знаков. Осталось 300/300
Поставить оценку
Комментарии (0)

Оценивать статьи могут только подписчики журнала «Главная книга» или по демодоступу.

Другие статьи журнала по теме:
Документооборот / Первичные документы / ЭДО
Документооборот / Первичные документы / ЭДО

2024 г.

2023 г.

№ 24
Документальное подтверждение расходов: подводные камни оформления
№ 23
Как учесть расходы на получение УКЭП сотрудника
№ 22
Как хранить документы на бумаге и в электронном виде по новым правилам
№ 20
Что изменилось в правилах заполнения путевого листа
№ 17
В Закон об электронной подписи внесены изменения
№ 16
Про УКЭП и МЧД: 8 ответов на 8 вопросов наших читателейЧему уделить внимание при организации ЭДО
№ 13
Покупки у физлиц: особенности учета, оформления и оплаты
№ 10
Ответы на документальные вопросы по экспортно-импортным операциям
№ 8
Как заполнять транспортную накладную, если груз отправляет экспедитор
№ 7
Оформляем, подписываем и храним электронные документы
№ 4
Требования к оформлению путевого листа в 2023 годуФормирование акта об оказании услуг: внимание на «опасные» реквизиты
№ 2
Околоновогодние вопросы: сверка с контрагентами, декабрьские акты и авансы...
№ 1
Где, когда и как получить новую УКЭП

2022 г.

№ 23
Главбухам-аутсорсерам для подписи электронной отчетности клиентов нужна лицензия ФСБ
№ 21
Какой первичкой подтвердить расходы: Минфин снова уточняет
№ 17
Как удаленно подписывать документы организации электронной подписьюОбещание, данное в мессенджере, можно зафиксировать у нотариуса
№ 14
Как еще экономят на бумаге при оформлении документовМожет ли у директора быть две подписи?Можно ли печатать первичку и другие документы на черновиках
№ 12
Расходная первичка поступила с опозданием — как отразить в учете операцию
№ 9
Оформляем объединение отдельных объектов ОС в один
№ 8
Новая форма транспортной накладной, ее электронная версия и не только
№ 7
Можно ли скопировать ключ ЭП организации с токена?
№ 6
Все ли организации могут учесть расходы на приобретение УКЭП?Какая доверенность потребуется при электронном взаимодействии с ФНС
№ 3
Как вернуть и отразить в учете переплату контрагентуСколько электронных подписей можно записать на одном токене
№ 2
Как подписать электронный документ представителю юрлица или предпринимателя в 2022 годуТранспортные накладные переводят в электронный вид
№ 1
Нотариальные документы можно проверить онлайн
Cвежий номер «Главной книги»
  • «ПРИБЫЛЬНЫЕ» ИТОГИ — 2023: учет затрат и заполнение отчетности
  • ЕФС-1 О СТАЖЕ УХОДЯЩИХ В ДЕКРЕТ И ДЕТСКИЙ ОТПУСК: свежие разъяснения СФР
  • АРЕНДА АВТО БЕЗ ЭКИПАЖА: можно ли учесть допрасходы
  • ОТВЕТЫ ПО РЕЗЕРВАМ: обратная связь с читателями
Читать
ПОЛЕЗНОЕ
АКТУАЛЬНОЕ

КАЛЕНДАРЬ БУХГАЛТЕРА НА РАБОЧИЙ СТОЛ
«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Вебинар 27 марта НА ПРАВАХ РЕКЛАМЫ
Нужное
Содержание