Восстанавливаем утраченные документы | Журнал «Главная книга» | № 20 за 2016 г.
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Статьи Консультации Семинары Конференции
Календари Калькуляторы Формы Справочники Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ
ПОПУЛЯРНЫЕ НОВОСТИ
Проведение спецоценки откладывать уже нельзя

Минтруд напоминает, что 31.12.2018 заканчивается переходный период, в течение которого работодатели обязаны провести специальную оценку условий труда на рабочих местах. < ... >

У работодателей может появиться новая ежеквартальная отчетность

Вероятно, уже совсем скоро компании и ИП, имеющие наемных работников, должны будут представлять в центры занятости сведения о численности сотрудников. < ... >

Повышение пенсионного возраста: новый план

Президент РФ предложил свой вариант пенсионной реформы. < ... >

НДС: как принять к вычету по электронному билету

Для работника, отправляющегося в командировку, билеты были куплены в электронном виде и счетов-фактур на эту покупку нет и в помине. Какую запись сделать в книге покупок? < ... >

Как заверять копии для представления в ИФНС

На копиях документов, представляемых в инспекцию, указывать место хранения оригиналов не обязательно. < ... > < ... >

Для онлайн-общения с налоговиками «Личный кабинет» не обязателен

Если в налоговом уведомлении, присланном из ИФНС, вы обнаружили неточности или ошибки, сообщить об этом налоговикам можно за считанные минуты. < ... >

С 30 августа у инспекций появится новое основание для блокировки счета

К заморозке банковского счета приведет опоздание со сдачей расчета по страховым взносам на 10 и более рабочих дней (Федеральный закон от 29.07.2018 № 232-ФЗ). < ... >

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 30 сентября 2016 г.

Содержание журнала № 20 за 2016 г.
Л.А. Елина, экономист-бухгалтер

Восстанавливаем утраченные документы

Изучаем процедуру восстановления первички

Факт утраты документов надо зафиксировать. Для подтверждения причин, приведших к утрате документов, лучше привлечь специалистов соответствующих служб (МЧС, полиции, управляющей компании). Правильное и своевременное восстановление документов поможет:

  • подтвердить то, что ранее налоги были рассчитаны верно;
  • избежать штрафа за непредставление документов по запросу ИФНС.

Фиксируем отсутствие документов

Если вследствие чрезвычайного происшествия ваши документы утрачены или безнадежно испорчены, прежде всего надо задокументировать все обстоятельства, которые к этому привели.

Если масштабы бедствия по утрате документов значительны, имеет смысл приказом директора создать специальную комиссиюп. 6.8 Положения, утв. Минфином СССР 29.07.83 № 105; Постановления АС МО от 25.09.2014 № Ф05-10578/14; АС ПО от 09.12.2014 № Ф06-18026/2013.

Он может выглядеть так.

ООО «ВДВ — Все для вас»

Приказ № 16
О назначении комиссии для восстановления утраченных документов

08 сентября 2016 г.

г. Санкт-Петербург

В связи с прорывом трубы 07.09.2016 в подвальном помещении офиса, расположенного по адресу: г. Санкт-Петербург, ул. Невская, д. 18/5,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. С целью выявления полного перечня утраченных документов, а также для их восстановления назначить комиссию в составе:
— председателя — главный бухгалтер Л.Ю. Селезова;
— членов комиссии: бухгалтер М.Н. Щапова, кассир В.Л. Мишина.

2. Комиссии в период с 08.09.2016 по 30.12.2016:
— составить акт осмотра затопленного помещения с целью выявления утраченных документов;
— провести инвентаризацию документации и составить перечень утраченных документов;
— обратиться в обслуживающие организации для подтверждения факта прорыва трубы, приведшего к утрате документов;
— организовать работу по восстановлению документов.

3. Ответственным за исполнение приказа назначить главного бухгалтера Л.Ю. Селезову.

Генеральный директор
 
А.А. Первый

Председателю или члену комиссии нужно организовать обращение в сторонние организации, которые могут помочь зафиксировать причины, приведшие к утрате или уничтожению документов.

Это могут быть:

  • МЧС — при пожаре или стихийном бедствии;
  • управляющая компания или другая организация, ответственная за водообеспечение, — если речь идет о затоплении, не связанном со стихийным бедствием;
  • органы внутренних дел — при краже или умышленном повреждении документов и/или имущества.

Обязательно возьмите у них справку о случившемся.

После проведения инвентаризации документов, выявления утраченных и испорченных составьте акт в произвольной форме. Его должен утвердить руководительп. 6.8 Положения, утв. Минфином СССР 29.07.83 № 105. Этот акт может выглядеть так.

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ООО «ВДВ — Все для вас»

А.А. Первый

Акт о выявлении причин утраты документов и мерах, необходимых для их восстановления

12 сентября 2016 г.

г. Санкт-Петербург

На основании Приказа от 08.09.2016 № 16 комиссия составила настоящий акт о следующем.

1. Была проведена проверка сохранности кадровой, бухгалтерской и налоговой документации в связи с затоплением 07.09.2016 подвального помещения офиса, расположенного по адресу: г. Санкт-Петербург, ул. Невская, д. 18/5.

2. Комиссией установлена утрата счетов-фактур, выписанных и полученных ООО «ВДВ — Все для вас» в течение 2014—2015 гг. Конкретный перечень утраченных документов приведен в приложении 1 к настоящему акту.

3. Причина утраты: прорыв трубы в подвальном помещении офиса, что подтверждено справками:
— от 08.09.2016 № 125 от управляющей компании ООО «ЖКС»;
— от 08.09.2016 б/н от ООО «Водоканал».

4. Для восстановления утраченных документов требуется:
— распечатать выставленные счета-фактуры из бухгалтерской программы;
— сделать запросы поставщикам и иным контрагентам о получении дубликатов счетов-фактур, выставленных в 2014—2015 гг. в адрес ООО «ВДВ — Все для вас». Запросы посылать письмами с уведомлением о вручении либо передавать лично работникам компаний-контрагентов под роспись.

5. Обязанность по восстановлению документов, указанная в п. 4 данного акта, возлагается на бухгалтера М.Н. Щапову и кассира В.Л. Мишину. Срок для направления запросов контрагентам — не позднее 30.09.2016.

Председатель комиссии

главный бухгалтер
 
Л.Ю. Селезова

Члены комиссии:

бухгалтер
 
М.Н. Щапова
кассир
 
В.Л. Мишина

Восстанавливаем документы

В идеале надо восстановить все утраченные документыПисьма Минфина от 22.07.2013 № 03-02-07/2/28610, от 07.06.2013 № 03-02-07/1/21191, от 11.08.2011 № 03-02-07/1-288. Если это нереально, постарайтесь восстановить хотя бы документы за текущий год и 3 предшествующих года. Ведь они могут быть охвачены налоговой проверкойст. 89 НК РФ.

Внутренние документы вы без проблем восстановите, если они создавались в бухгалтерской или иной программе.

Если уволились работники, которые подписывали оригиналы таких документов, восстановленные документы должны подписать действующие работники, ответственные за оформление аналогичных операций. А значит, придется оформлять полноценные дубликаты этих документов (как это сделать, расскажем дальше).

Если утрачена сдававшаяся на бумаге отчетность в налоговую, ПФР и/или ФСС, направьте запросы в эти органы на получение копий.

За получением копий утраченных банковских документов (если их нет у вас в электронном виде) надо обратиться в свой обслуживающий банк.

Сложнее дело обстоит с документами, которые вы получили от сторонних организаций либо на которых должны стоять подписи или иные отметки их представителей. Придется направлять им запросы на получение копий или дубликатов утраченных документов.

Что просить у контрагента: копию или дубликат

Правила бухучета и налоговое законодательство не устанавливают четкого механизма восстановления утраченных документов. Есть два подходаПисьма Минфина от 05.02.2010 № 03-03-05/18; УМНС по г. Москве от 13.09.2002 № 26-12/43411 (п.1):

  • заверительная надпись (к примеру, «Верно» или «Копия верна»)абз. 4 разд. 1 ГОСТ Р 6.30-2003;
  • подпись лица, заверившего копию, его фамилия, инициалы и должность;
  • дата заверения.

Можно заверить такую копию печатью — не обязательно круглой. Это может быть печать «Для документов» или аналогичный штамп с наименованием организации;

  • <или>создается дубликат документа. Как его делать, существующие ГОСТы нам не поясняют. А значит, возможны разные варианты — вплоть до выписки дубликата от рукиПостановление 9 ААС от 25.06.2013 № 09АП-18970/2013.

Как правило, распечатывается точно такой же документ, как и первоначальный (с той же датой, номером и другими данными), ставится штамп «Дубликат» или такая же надпись в верхнем углу. Его подписывают те же уполномоченные лица, которые подписывали оригинал документа, или лица, их заменяющие. Часто от руки проставляется дата составления дубликата.

Учтите, что некоторые компании выдают заверенные копии или дубликаты счетов-фактур за деньги. К примеру, берут по 50 руб. за каждый документ. Причем требуют предоплату, а сами дубликаты выдают при условии подписания акта оказанных услуг.

Плательщики налога на прибыль смогут учесть затраты на восстановление документов в качестве прочих расходовподп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Составляем запрос к контрагенту

Запрос к контрагенту может выглядеть так.

ООО «ВДВ — Все для вас»
Исх. 10 от 12.09.2016

Запрос на получение дубликатов документов

В помещении ООО «ВДВ — Все для вас» в связи с прорывом трубы, произошедшим 07.09.2016, были утрачены документы за 2014—2015 гг.

Для их восстановления просим предоставить дубликаты счетов-фактур, выставленные в адрес нашей организации в течение указанного периода времени.

Генеральный директор
 
А.А. Первый

В таком запросе можно указать конкретные номера и даты документов, дубликаты/заверенные копии которых вы запрашиваете.

Если получить дубликаты или копии утраченных документов невозможно, причины этого надо зафиксировать:

  • <или>в докладной записке работника, ответственного за восстановление документов;
  • <или>в акте комиссии.

Сохраняйте доказательства ваших действий по восстановлению документов: переписку с контрагентами, квитанции о направлении им писем и прочее. Они пригодятся, если налоговики решат, что имеющиеся у вас дубликаты — это подделки, или просто не захотят признавать их для налоговых целейПостановления 19 ААС от 22.12.2015 № 19АП-5542/2015 (оставлено в силе Постановлением АС ЦО от 25.04.2016 № Ф10-646/2016); АС МО от 02.10.2014 № Ф05-9972/14; 7 ААС от 26.08.2014 № А45-20876/2013; 9 ААС от 18.07.2014 № 09АП-24081/2014. Так, одна организация представила суду переписку с контрагентами, касающуюся восстановления документов, и представленные дубликаты помогли отстоять вычет НДСПостановление ФАС ПО от 05.05.2014 № А12-16582/2013.

Если организация-контрагент уже ликвидировалась и невозможно восстановить документы, подтверждающие расходы или вычеты НДС, придется смириться с тем, что при налоговой проверке инспекция может доначислить сам налог, начислить пени по нему, а также оштрафовать.

Решаем, сообщать ли инспекции об утрате документов

Некоторые бухгалтеры считают, что о массовой утрате документов в связи с чрезвычайным происшествием надо сообщить в налоговую инспекцию. Однако это не так. Законодательство не обязывает сообщать о таких ЧП ни в инспекцию, ни во внебюджетные фонды, а тем более передавать им копии актов, составленных комиссией.

Более того, необеспечение сохранности счетов-фактур и первичных документов — это один из поводов для включения организации в план выездных проверок. Как, впрочем, и их невосстановление в случае утраты в результате форс-мажорных обстоятельств (пожар, затопление, наводнение, порча и прочее)п. 9 приложения № 2 к Приказу ФНС от 30.05.2007 № ММ-3-06/333@.

Если инспекция в ходе проверки затребует у вас пропавшие документы, надо как можно скорее сообщить ей о том, что документы утрачены в результате чрезвычайного происшествия. Подтвердить его факт можно, представив копии акта комиссии и справки из управляющей компании, МЧС или другого ведомства. Это поможет избежать штрафов за непредставление (несвоевременное представление) запрошенных документовПостановления АС ПО от 03.09.2014 № А72-9031/2013; ФАС МО от 12.08.2013 № А40-82680/12-20-446, от 14.06.2013 № А40-111468/12-20-575. В противном случае за каждый непредставленный документ налоговики могут оштрафовать организацию на 200 руб.п. 1 ст. 126 НК РФ

***

Те, кто сам перешел на электронный документооборот и при этом работает с такими же контрагентами, находятся в преимущественном положении. Ведь они могут делать неограниченное количество копий электронных документов — как своих, так и полученных от поставщиков и других контрагентов. Более того, электронные документы вообще можно не распечатывать.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Документооборот»:

2018 г.

2017 г.

2016 г.

ИНДЕКСЫ
Москва Индекс
потребительских цен

Используется
для индексации зарплаты

-0.07%
август 2018 г.
45000000
МРОТ
по регионам

Используется для
регулирования зарплаты

18 742

Примечание

История


Ставка
рефинансирования

Используется для
расчёта отдельных показателей

7.5%

История

ЕЖЕДНЕВНАЯ
НОВОСТНАЯ
РАССЫЛКА
ОПРОС
Какими материалами и сервисами на нашем сайте вы чаще всего пользуетесь?

Вы можете выбрать до 7 вариантов ответа

Читаю бухгалтерские новости
Пользуюсь «Календарем бухгалтера»
Ищу ответы на вопросы в «Консультациях»
Изучаю статьи из журнала «Главная книга»
Проверяю расчеты в «Калькуляторах»
Прохожу Тесты для проверки своих знаний
Скачиваю нужные мне Формы
Никакими, попал на сайт случайно

РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Подписка на ГКСмарт-комплект