Покупки подотчетников на eBay и AliExpress | Журнал «Главная книга» | № 20 за 2016 г.
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Статьи Консультации Семинары Конференции
Календари Калькуляторы Формы Справочники Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ
ПОПУЛЯРНЫЕ НОВОСТИ
Проведение спецоценки откладывать уже нельзя

Минтруд напоминает, что 31.12.2018 заканчивается переходный период, в течение которого работодатели обязаны провести специальную оценку условий труда на рабочих местах. < ... >

У работодателей может появиться новая ежеквартальная отчетность

Вероятно, уже совсем скоро компании и ИП, имеющие наемных работников, должны будут представлять в центры занятости сведения о численности сотрудников. < ... >

Повышение пенсионного возраста: новый план

Президент РФ предложил свой вариант пенсионной реформы. < ... >

НДС: как принять к вычету по электронному билету

Для работника, отправляющегося в командировку, билеты были куплены в электронном виде и счетов-фактур на эту покупку нет и в помине. Какую запись сделать в книге покупок? < ... >

Как заверять копии для представления в ИФНС

На копиях документов, представляемых в инспекцию, указывать место хранения оригиналов не обязательно. < ... > < ... >

Для онлайн-общения с налоговиками «Личный кабинет» не обязателен

Если в налоговом уведомлении, присланном из ИФНС, вы обнаружили неточности или ошибки, сообщить об этом налоговикам можно за считанные минуты. < ... >

С 30 августа у инспекций появится новое основание для блокировки счета

К заморозке банковского счета приведет опоздание со сдачей расчета по страховым взносам на 10 и более рабочих дней (Федеральный закон от 29.07.2018 № 232-ФЗ). < ... >

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 30 сентября 2016 г.

Содержание журнала № 20 за 2016 г.
Л.А. Елина, экономист-бухгалтер

Покупки подотчетников на eBay и AliExpress

Как оприходовать товар, купленный работником на зарубежной торговой интернет-площадке

Приходовать товары, полученные от подотчетников без подтверждающих документов, опасно. Налоговики могут вычеркнуть такие расходы из налогового учета. А проверяющие из ПФР и ФСС — доначислить страховые взносы на выплаченную работнику сумму. Чтобы избежать рисков, можно выкупить у работника вещи, приобретенные в зарубежном интернет-магазине. Правда, по итогам года работнику придется подать в инспекцию декларацию 3-НДФЛ.

Изучаем подтверждающие документы на покупку

Работнику было дано задание на покупку какой-либо нужной фирме вещи. Он нашел ее только за границей — заказал на сайте eBay или AliExpress. Расплатился своей банковской картой, а затем получил товар по почте.

Для подтверждения расходов приложил к авансовому отчету всего две бумаги:

  • выписку-распечатку со счета своей банковской карты;
  • распечатку с сайта eBay/AliExpress, из которой видно:

— что было заказано — наименование купленного товара;

— у кого заказано — кто продавец. Часто указан лишь его псевдоним-логин, под которым он зарегистрирован в зарубежном интернет-магазине. Причем необязательно, что продавец — это компания. Им вполне может оказаться физическое лицо;

— кто купил — указаны ф. и. о. работника, иногда — только его псевдоним-логин на сайте интернет-магазина;

— стоимость товара.

Накладную или инвойс работник не представил, пояснив, что они не были вложены в почтовое отправление.

Ищем возможные нестыковки между распечатками

Изучив документы работника, часто можно выявить такие нестыковки между ними:

  • рублевая сумма, списанная с карты работника, не совпадает с суммой из распечатки с сайта eBay/AliExpress. Причины этого вполне объяснимы: разница может возникнуть из-за комиссии, которую могли взять банк или платежная система.

Также рублевые суммы могут отличаться из-за разных валютных курсов (если продавец установил цену товара не в российских рублях, а в другой валюте). Для пересчета банк и платежная система используют свой курс, превышающий официальный и не совпадающий с курсом, применяемым интернет-магазином;

  • указаны разные данные о продавце товара. В банковской выписке часто в качестве получателя фигурирует платежная система, через которую списаны деньги (к примеру, PayPal), или наименование сайта интернет-магазина. Далее могут быть указаны первые буквы псевдонима продавца в этой системе. И этот псевдоним довольно часто не совпадает с псевдонимом продавца на сайте интернет-магазина. Вот реальные примеры отражения транзакций в банковской выписке:

— «...PAYPAL * NEWFROG.COM...» — при покупке товара на сайте eBay у китайского продавца с псевдонимом «2ndheaven2013»;

— «YM * AliExpress.com Moscow RUS» — при покупке товара на сайте AliExpress у нескольких китайских продавцов (псевдонимы 3D Toys World, Guangzhou Alison и др.).

Оцениваем риски для компании

Если работник не может представить нормальную накладную, получается, что все имеющиеся бумаги — лишь компьютерные распечатки. Причем часто — нестыкующиеся между собой. Поэтому инспекторы могут счесть расходы неподтвержденными и доначислить налог на прибыль.

Известны случаи, когда инспекторы из ПФР и ФСС признавали доходом суммы, полученные работниками под отчет, если к авансовому отчету не были приложены чеки на приобретение имущества, работ или услуг. Причем даже тогда, когда проверяющие ПФР и ФСС не оспаривали самого факта выполнения работ, оказания услуг или передачи имуществаПостановления 18 ААС от 17.02.2016 № 18АП-162/2016; АС УО от 11.11.2015 № Ф09-7999/15.

Готовы рискнуть? Просим добавки и утверждаем отчет

Некоторые организации, несмотря на вышеизложенные риски, решают утвердить авансовый отчет и на его основании оприходовать имущество. Причем его стоимость впоследствии учитывают не только в бухучете, но и в составе налоговых расходов.

Если ваша компания решила поступить именно так, для снижения налоговых рисков рекомендуем попросить работника:

  • устранить противоречия между представленными распечатками (если они есть). Это вполне реально.

Как правило, может помочь распечатка по конкретной транзакции из платежной системы (к примеру, PayPal). Из такой распечатки станет понятна связь между заказом и оплатой по нему: кто реальный продавец и какие у него псевдонимы в системе и на сайте интернет-магазина; реквизиты заказа и что он был оплачен по определенному виду банковской карты (с указанием последних цифр такой карты).

Если заказ был сделан на AliExpress, попросите сделать более полную распечатку данных заказа: не только первой страницы заказа с описанием товара, но и данных из вкладки «Платеж»;

  • приложить к авансовому отчету квитанцию о переводе денег с карты работника на счет продавца. В квитанциях некоторых банков можно даже увидеть курс, использованный для пересчета цены товара в рубли;
  • принести конверт или пакет, в котором был доставлен товар. Как правило, к ним приклеивают таможенную декларацию, которая содержит данные о получателе, отправителе и содержимом;

Зарубежные продавцы иногда ошибаются в описании пересылаемых товаров, часто не конкретизируют их либо для облегчения прохождения таможни в описании товара просто указывают «gift» (подарок). В этом случае понять, что пришло, можно, соотнеся данные из заказа с номером почтового отправления — как правило, он также указан в данных о заказе на сайте интернет-площадки;

  • по возможности, связаться с продавцом и получить от него по электронной почте скан инвойса (накладной) с его подписью.

Все указанное выше вместе с распечатками, которые работник принес изначально, позволит доказать реальность покупки. Причем при возникновении спора с проверяющими можно настаивать, что эта покупка оформлена по правилам и обычаям делового оборотаст. 252 НК РФ.

Учтите, что документы, составленные на иностранном языке, придется перевести на русский. Перевод должен быть построчнымп. 9 Положения, утв. Приказом Минфина от 29.07.98 № 34н; п. 1 ст. 16 Закона от 25.10.91 № 1807-1; ст. 68 Конституции РФ. Нотариальный перевод делать не обязательно. Также учтите, что перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистами самой организацииПисьма Минфина от 20.04.2012 № 03-03-06/1/202, от 26.03.2010 № 03-08-05/1, от 14.09.2009 № 03-03-05/170.

Идем другим путем

Когда работник не может представить полноценный комплект документов, подтверждающих приобретение имущества, можно поступить так:

  • попросите работника вернуть деньги, выданные ему под отчет (к примеру, внеся их в кассу организации);
  • купите у работника такое имущество за ту же сумму, которую он заплатил иностранному продавцу.

Учтите, что сделка с физическим лицом по покупке товара должна быть оформлена в письменном видеподп. 1 п. 1 ст. 161 ГК РФ. Можно заключить договор купли-продажи, составить акт передачи. Такой акт будет не нужен, если в договоре будет прямо указано, что предмет сделки передан покупателю. Главное — чтобы в договоре были заполнены все обязательные реквизиты первичного документа, а также отражены все условия сделкип. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Он будет основанием для оприходования купленных активов и в бухгалтерском, и в налоговом учете.

Приведем пример такого договора.

Договор купли-продажи имущества № 1/15

г. Москва

«22» августа 2016 г.

ООО «СЛИМ», именуемое в дальнейшем «Покупатель», в лице руководителя Теркина Михаила Ивановича, действующего на основании Устава, и Гаврилов Степан Петрович, именуемый в дальнейшем «Продавец», паспорт серии 47 77 № 222336, выдан ОВД района Люблино г. Москвы 19.09.2007, проживающий по адресу: г. Москва, ул. Верхние Поля, д. 5, кв. 6, составили настоящий Договор о нижеследующем:

1. Продавец обязуется передать в собственность Покупателю, а Покупатель обязуется принять и оплатить материальные ценности, принадлежащие на момент продажи Продавцу на праве собственности, на общую сумму 5860 (Пять тысяч восемьсот шестьдесят) руб. 00 коп.:

п/п Наименование товара (его состояние) Ед. изм. Кол-во Цена за единицу, руб. Сумма, руб.
1 Аккумулятор для устройства бесперебойного питания APC-3-9/71 (новый) Шт. 2 2900,00 5800,00
2 Провод USB компьютерный (новый) Шт. 1 60,00 60,00
Итого Х Х Х 5860,00

2. Передаваемые материальные ценности подлежат оплате Покупателем в течение 3 рабочих дней. Деньги могут быть получены Продавцом из кассы Покупателя или перечислены Покупателем на банковскую карту Продавца № 5409 2586 1548 5824Если это не зарплатная банковская карта работника, то лучше указать ее полные платежные реквизиты: данные банка-эмитента (наименование, БИК, корсчет и др.) и номер карточного счета (MasterCard).

3. Продавец передал Покупателю, а Покупатель получил материальные ценности, указанные в п. 1 Договора. Покупатель подтверждает, что не имеет претензий к их внешнему виду, качеству, количеству и состоянию.

4. Договор составлен в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу, по одному для каждой стороны.

5. Подписи сторон:

Покупатель:   Продавец:
ООО «СЛИМ»
ИНН 7701234567, КПП 770801001,
ОГРН 1111122223333,
юридический адрес: 117105,
г. Москва, Варшавское ш., д. 353
  Гаврилов Степан Петрович,
паспорт серии 47 77 № 222336,
выдан ОВД района Люблино
г. Москвы 19.09.2007,
адрес проживания: г. Москва,
ул. Верхние Поля, д. 5, кв. 6
 
М.И. Теркин
 
 
С.П. Гаврилов

При выдаче работнику денег из кассы надо будет оформить расходный кассовый ордер (форма № КО-2). При безналичном перечислении денег на карту работника подтверждать оплату будут платежка и выписка банка. Не забудьте при составлении РКО или платежки указать реквизиты договора купли-продажи.

При оплате товаров, покупаемых у работника или другого гражданина, организация НЕ должна:

В бухучете покупку ценностей у работника и их оплату отразите так.

Содержание операции Дт Кт
Приняты к учету материалы (товары), приобретенные у работника 10 «Сырье и материалы» (41 «Товары») 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по приобретенному имуществу»
Приобретенные материалы (товары) оплачены работнику безналично (выданы наличные через кассу) 73, субсчет «Расчеты по приобретенному имуществу» 51 «Расчетные счета» (50 «Касса»)

Помогаем работнику отчитаться о доходе

Продавцы — физические лица должны сами декларировать доходы по окончании календарного годаподп. 5 п. 1 ст. 208, п. 3 ст. 228 НК РФ.

Но работнику не нужно бояться уплаты НДФЛ. Если сделки по продаже имущества у него разовые и в течение года сумма проданных товаров невелика, налог платить не придется. Просто при подаче декларации надо заявить имущественный вычет.

Напомним, что вычет предоставляетсяподп. 1 п. 2 ст. 220 НК РФ:

  • <или>в фиксированном размере — не превышающем в целом 250 000 руб., полученных от продажи иного имущества (не относящегося к недвижимости);
  • <или>в размере фактических расходов. Но тогда к декларации надо будет приложить документы, подтверждающие такие расходы. Это сложнее, да и нельзя предсказать, как инспекция отнесется к тому набору документов, который имеется у работника при покупках в зарубежном интернет-магазине. Так что использовать вычет в размере фактических расходов нужно только в том случае, если общая сумма доходов работника от продажи имущества превысила за год 250 000 руб.

Заполнить декларацию не трудно. Ведь если работник подает ее только из-за продажи движимого имущества, то другие доходы в ней можно не отражать. В декларации надо указать лишь сумму дохода от продажи (в листах А и Д2) и заявить в листе Д2 имущественный вычет в сумме полученного дохода от продажи, но не более 250 000 руб.подп. 1, 2 п. 2 ст. 220, п. 4 ст. 229 НК РФ

Лист Д2. Расчет имущественных налоговых вычетов по доходам от продажи имущества

...

2.3. Суммы, полученные от продажи иного имущества, для расчета размера имущественного налогового вычета с учетом ограничения в 250000 руб.

2.3.1. Сумма дохода от всех источников выплаты 2.3.2. Сумма налогового вычета (250000 руб., но не более) значения пп. 2.3.1
110

5

8

6

0

.

9

6

Указывается полученная в течение года общая сумма доходов от продажи имущества, не относящегося к недвижимости и ценным бумагам
120

5

8

6

0

.

0

0

Эту сумму не нужно подтверждать документами. Она должна быть учтена при расчете общей суммы вычетов, отражаемой в п. 4 листа Д2 (строка 170)

Также надо будет заполнить титульный лист и разделы 1 и 2. Если заполнять декларацию в программе, рекомендуемой ФНС, то разделы 1 и 2 будут сформированы автоматически. Скачать программу для заполнения декларации по форме 3-НДФЛ можно на сайте ФНС России.

Декларацию надо представить не позднее 30 апреля года, следующего за тем, в котором был получен доход от продажи имуществап. 1 ст. 229 НК РФ. За нарушение этого срока инспекция может оштрафовать на 1000 руб.п. 1 ст. 119 НК РФ

***

Если не хотите трудностей ни для себя, ни для работника, при выдаче денег под отчет предупреждайте, что для подтверждения расходов нужны полноценные документы. К примеру, при покупках в розницу — чек ККТ и товарный чек (если в кассовом чеке нет информации о том, что конкретно приобретено).

Если товар можно купить в России (пусть даже немного дороже), к зарубежным интернет-магазинам лучше не обращаться.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Кадры / оплата труда»:

2018 г.

2017 г.

2016 г.

ИНДЕКСЫ
Москва Индекс
потребительских цен

Используется
для индексации зарплаты

-0.07%
август 2018 г.
45000000
МРОТ
по регионам

Используется для
регулирования зарплаты

18 742

Примечание

История


Ставка
рефинансирования

Используется для
расчёта отдельных показателей

7.5%

История

ЕЖЕДНЕВНАЯ
НОВОСТНАЯ
РАССЫЛКА
ОПРОС
Какими материалами и сервисами на нашем сайте вы чаще всего пользуетесь?

Вы можете выбрать до 7 вариантов ответа

Читаю бухгалтерские новости
Пользуюсь «Календарем бухгалтера»
Ищу ответы на вопросы в «Консультациях»
Изучаю статьи из журнала «Главная книга»
Проверяю расчеты в «Калькуляторах»
Прохожу Тесты для проверки своих знаний
Скачиваю нужные мне Формы
Никакими, попал на сайт случайно

РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Подписка на ГКОсенний деловой конгресс Такском