Бухгалтерские документы: составляем, заполняем, подписываем | Журнал «Главная книга» | № 20 за 2016 г.
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Статьи Консультации Семинары Конференции
Календари Калькуляторы Формы Справочники Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ
ПОПУЛЯРНЫЕ НОВОСТИ
Не пробивали чеки из-за поломки ККТ: признайтесь в этом сами

Продавец может избежать штрафа за неприменение ККТ, если сам сообщит в ИФНС, что он торговал без онлайн-кассы, например, из-за ее поломки. < ... >

НДФЛ с декабрьской зарплаты в 2017 году

Достаточно часто работодатели выплачивают работникам зарплату за декабрь до новогодних праздников, например 28 декабря. И в связи с этим у бухгалтеров возникает вопрос: как быть с НДФЛ с зарплаты за декабрь 2017? < ... >

Не индексировали работникам зарплату: каким будет штраф

Трудовой кодекс обязывает работодателей проводить индексацию заработной платы своих сотрудников. Порядок такой индексации устанавливается коллективным договором (соглашениями, ЛНА). Возникает вопрос: если из-за материальных трудностей компания не смогла вовремя проиндексировать зарплаты, то ей придется уплатить штраф за нарушение трудового законодательства или за невыполнение условий коллективного договора? < ... >

Сроки выплаты зарплаты за декабрь 2017 года

В конце года актуальным является вопрос, в какие сроки необходимо выплатить зарплату за декабрь 2017. Ведь, как правило, окончательный расчет за месяц выпадает на начало следующего месяца. А в январе нас ждут довольно длинные новогодние каникулы. < ... >

Новый год – новая книга учета доходов и расходов

С 01.01.2018 вступил в силу приказ, вносящий изменения в форму книги учета доходов и расходов, которую заполняют компании и ИП, применяющие УСН. < ... >

Опубликован сводный план проверок на 2018 год

На официальном сайте Генпрокуратуры опубликован сводный план проверок организаций и ИП, назначенных на 2018 год. < ... >

Больничный в СЗВ-СТАЖ

Работодатели при заполнении сведений о страховом стаже застрахованных лиц (форма СЗВ-СТАЖ) в числе прочих данных должны отразить информацию о периоде нахождения работника на больничном. < ... >

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 30 сентября 2016 г.

Содержание журнала № 20 за 2016 г.
На вопросы отвечала М.А. Кокурина, юрист

Бухгалтерские документы: составляем, заполняем, подписываем

Не всегда неточности в документах лишают вычетов по НДС или права на признание расходов для целей налогообложения прибыли. Например, как в случае, когда нет банковских реквизитов поставщика или покупателя в товарной накладной. А вот отсутствие, казалось бы, ненужной ТТН вызывает претензии налоговиков, если они не могут увидеть необходимые им сведения в акте оказанных услуг.

Подпись и печать могут стоять на документе в любом месте

Н.А. Шевардина, г. Краснодар

В организацию поступили акты об оказанных услугах, на которых расшифровка подписи, подпись и печать находятся на обратной стороне (все остальные обязательные реквизиты сторон — на лицевой). Какие риски возникают в случае принятия к учету таких документов? А что делать в случае, если на акте вообще не стоит печать контрагента?

: Никаких рисков в обеих ситуациях нет.

Акт об оказанных услугах — это первичный документ, поэтому подписи сторон на нем должны быть обязательноп. 7 ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. А вот требования о наличии печати не было никогда. Ее обычно ставили по сложившимся традициям делового оборота.

Даже если компания обязана применять печать в силу закона или требований своего уставап. 7 ст. 2 Закона от 26.12.95 № 208-ФЗ; п. 5 ст. 2 Закона от 08.02.98 № 14-ФЗ, ее нужно ставить рядом с подписьюп. 3.25 ГОСТ Р 6.30-2003; приложение А к ГОСТ Р 6.30-2003. При этом законодательством не установлено, где именно на документе должны стоять печати и подписи представителей сторон договора. Вы можете принимать акты и без печати, и с печатью на оборотной стороне (если текст занимает всю первую страницу).

Защитные меры для договора — по желанию сторон

М.Ю. Епифанцева, г. Клин

Мы — обычное ООО. Обязательно ли наши договоры, например купли-продажи или аренды, прошивать нитками, заверять подписи печатями и пронумеровывать страницы?

: Законодательство это не предусматривает. Обычно так делают, чтобы избежать подмены каких-либо листов договора. Поэтому если у вас, допустим, новый, неизвестный контрагент, крупная сумма сделки, то при составлении договора на нескольких листах попросите контрагента поставить подписи и печать на каждом листе.

Сокращенное название фирмы — тоже название

Л.Е. Морушкин, г. Пенза

Можно ли указывать в счете-фактуре, в ТОРГ-12 сокращенное наименование организации?

: В счетах-фактурах и накладной разрешено указывать сокращенное наименование компании, закрепленное в ее уставеп. 1 Правил заполнения счета-фактуры, утв. Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137 (далее — Правила заполнения счета-фактуры).

В первичке должны быть сведения о самой организации, а не о филиале

Л.М. Усупова, г. Новосибирск

У нас открылся филиал, который самостоятельно и получает грузы, и платит за них. В накладной ТОРГ-12, в поле «Плательщик» и в поле «Грузополучатель», поставщик указал наш филиал. Правильно ли это?

: Неправильно. Структурные подразделения — не юридические лицастатьи 2, 55 ГК РФ. Поэтому при заполнении ТОРГ-12 нужно указывать наименование и адрес юридического лица. А о филиале можно упомянуть в дополнение. Например, после наименования организации в скобках указать: «филиал в г. Твери».

Кстати, в договоре с контрагентом у вас может быть предусмотрено, что вы обязаны сообщать ему, кто конкретно будет принимать и оплачивать товар — сама организация или ее филиал.

Еще обратите внимание на счет-фактуру, выставленный поставщиком. В нем тоже в строках 6 и 6а должны быть указаны наименование и адрес вашей организации по ее учредительным документамподп. «и», «к» п. 1 Правил заполнения счета-фактуры; Письма Минфина от 01.09.2014 № 03-07-09/43645, от 05.09.2014 № 03-07-09/44671. При этом в счете-фактуре:

Хотя если будет написано не так, но это не помешает при проверке установить, что покупатель именно ваша компания, то отказать в вычете по НДС вам не должныПисьма Минфина от 26.02.2016 № 03-07-09/11029, от 04.05.2016 № 03-07-09/25719.

Отсутствие реквизитов банка в ТОРГ-12 не мешает учету расходов

Е.М. Рябцева, г. Ульяновск

Является ли обязательным указание реквизитов банка в полях «Плательщик» и «Грузополучатель» при заполнении ТОРГ-12?

: Если вы пользуетесь унифицированной формой накладной ТОРГ-12утв. Постановлением Госкомстата от 25.12.98 № 132, то формально заполнение сведений о банковских реквизитах плательщика и грузополучателя обязательно.

Вместе с тем, если поставщик не внес эти сведения в накладную, неблагоприятных последствий быть не должно. Ведь отсутствие в накладной банковских реквизитов поставщика или покупателя не мешает идентифицировать покупателя (в частности, по наименованию и ИНН)Письмо Минфина от 04.02.2015 № 03-03-10/4547 и не опровергает факт приобретения товараПисьмо УФНС по г. Москве от 26.04.2010 № 16-15/43834.

За утраченную первичку отвечают и компания, и директор

А.В. Кулепина, г. Омск

Я вышла на новое место работы и не могу обнаружить некоторые договоры, первичные и кадровые документы. Дела мне не передавали. Чем нам грозит отсутствие документов?

: Все документы компании должны храниться у нее в течение периода, предусмотренного НК РФ, Законом о бухучете и Перечнем Минкультурыподп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ; ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; Перечень, утв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

Если отсутствие документов, срок хранения которых еще не истек, обнаружит налоговая инспекция, то она вправе:

  • отказать в вычете НДС и признании расходов по не подтвержденным документами тратам и, как следствие, доначислить налоги, пени, штраф за неуплату налогов;
  • исчислить расчетным методом налоговые обязательства компании по операциям, по которым нет первичкиподп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ; Постановление Пленума ВАС от 30.07.2013 № 57;
  • привлечь к налоговой ответственности за грубое нарушение правил учета доходов и расходовп. 3 ст. 120 НК РФ.

Кроме того, если налоговики, ФСС или ПФР запросят эти документы в ходе проверки, а вы их не представите по требованию, компанию могут оштрафовать за непредставление документов — 200 руб. за каждый экземпляр истребуемого документап. 1 ст. 126 НК РФ; ст. 48 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ; п. 1 ст. 19 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ.

Оштрафовать директора компании за отсутствие первичных документов как за нарушение правил архивного дела на 300—500 руб. может и Росархивст. 13.20, ч. 1 ст. 23.1, п. 59 ч. 2 ст. 28.3 КоАП РФ. Но судебной практики по применению административной ответственности к руководителям компаний за «архивные» нарушения совсем немного. Объясняться это может как тем, что их не штрафуют, так и тем, что штрафуют, но они уплачивают штрафы без судебных споров.

СОВЕТ

Если по каким-то непредвиденным обстоятельствам у вас пропали некоторые документы (предположим, произошло ограбление или затопление офиса), в кратчайшие сроки восстановите документы: свяжитесь с контрагентами, запросите дубликаты.

О смене адреса лучше заранее известить контрагентов

Р.Ю. Ефремова, г. Саратов

У нашей фирмы поменялся адрес. В ЕГРЮЛ 29.09.2016 внесли изменения в связи со сменой адреса, что указано в листе записи Единого государственного реестра юридических лиц (форма № Р50007)утв. Приказом ФНС от 13.11.2012 № ММВ-7-6/843@; п. 3 ст. 18, п. 3 ст. 22.2, п. 1 ст. 8, п. 2 ст. 11 Закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ.
Но я обнаружила, что секретарь не уведомила об этом поставщиков и они выставили нам товарную накладную и счет-фактуру со старыми реквизитами. Нужно ли просить их переоформить эти документы?

: Это зависит от ситуации:

  • <если>ТОРГ-12 или счета-фактуры оформлены ранее 29.09.2016, то их можно принять к учету. Исправлять ничего не нужно;
  • <если>ТОРГ-12 или счета-фактуры оформлены 29.09.2016 и позже, то у поставщиков нужно запросить корректировочный счет-фактуру и исправленную товарную накладнуюПисьмо Минфина от 08.08.2014 № 03-07-09/39449. Но, даже если в подобной ситуации у вас не будет счета-фактуры с новым адресом, налоговики не должны отказать в принятии к вычету сумм НДС. Поскольку ошибки в адресах несущественны и не препятствуют налоговым органам идентифицировать покупателяПисьмо Минфина от 02.04.2015 № 03-07-09/18318.

ТТН не обязательна, но иногда желательна

Л.М. Ярцева, г. Сызрань

Обязательно ли прикладывать к акту на оказанные транспортные услуги товарно-транспортную накладную для подтверждения расходов на транспортировку?

: Не обязательно. Минфин в своих разъяснениях говорит, что достаточно одной правильно оформленной транспортной накладнойПисьма Минфина от 28.03.2016 № 03-03-06/1/17056, от 20.07.2015 № 03-03-06/1/41407; п. 2 ст. 785 ГК РФ.

Но налоговые органы могут не включить в состав прибыльных расходов стоимость транспортных услуг, оказанных сторонними компаниями, если ТТН нет, а акты услуг не содержат сведений, которые должны указываться в нейПостановление АС ЦО от 22.01.2015 № Ф10-4695/2014, таких как:

  • дата оказания услуг;
  • номера автомобилей, на которых перевозились грузы;
  • фамилии людей, перевозивших груз;
  • должность и расшифровка подписи работника, принявшего товар;
  • количество перевозимого груза;
  • адрес доставки товара.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Документооборот»:

2018 г.

  1. Применяем УПД с середины года, № 2
  2. Нумерация документов с нового года, № 1

2017 г.

  1. Риски внедоговорной поставки: если договор и накладная «не дружат», № 11

2016 г.

  1. Документооборот, № 24
  2. Восстанавливаем утраченные документы, № 20
  3. Бухгалтерские документы: составляем, заполняем, подписываем, № 20
  4. В электронную подпись желательно включить отметку о времени, № 15
  5. ФНС может принимать электронные документы только утвержденных форматов, № 13
  6. Исправляем бухгалтерскую первичку, № 10
  7. Электронный документ — не просто созданный на компьютере, № 5
  8. Оформляем приказ о возложении обязанностей главбуха на директора, № 4
  9. Передаем учет аутсорсеру, № 3

2015 г.

  1. Кто ответит за электронную подпись?, № 21
  2. Электронные документы: нужна ли их распечатка?, № 18
  3. Как упрощенцу подтвердить оплату расходов наличными предпринимателю, № 18
  4. Нужна ли печать на судебной доверенности, № 15
  5. Выполнение работ по «давальческому» договору, № 15
  6. ООО решило сменить название: пошаговая инструкция, № 13
  7. Подписываем документ: что, где и как, № 11
  8. Отказ от круглой печати: стоит ли спешить?, № 10
  9. Хочу все знать: расчеты с подотчетными лицами, № 8
  10. Сокращаем документооборот на складе, № 8
  11. Рукописи не горят бесплатно... Учитываем расходы на уничтожение документов, № 8
  12. Счет не получен вовремя: будет ли просрочка оплаты, № 7

2014 г.

  1. Усы, лапы, хвост — вот мои документы!, № 22
  2. Собираем досье на контрагента, № 18
  3. Можно ли «подписать» первичку только по факсу?, № 18
  4. Мастер-класс юриста: договор оказания услуг, № 17
  5. Бухгалтерское прочтение договора поставки, № 10
  6. Мастер-класс: проверяем договор аренды помещения, № 7
  7. Обмен опытом: документооборот по давальческим материалам в строительстве, № 5
  8. Кто, кроме директора, может подписать акт об оказании услуг, № 4
  9. Первичка: как сохранить и... выбросить, № 2

2013 г.

  1. Гибридный счет-фактура: несекретная разработка ФНС, № 22
  2. Запрос в Минфин: азбука эффективного общения, № 22
  3. Заполняем без ошибок платежки на перечисление налогов и взносов, № 20
  4. Как защитить персональные данные работников и клиентов, № 19
  5. Как уничтожить первичку после истечения срока ее хранения, № 15
  6. Приемка и списание материалов: оформляем документы, № 12
  7. Электронный документооборот с контрагентами: с чего начать, № 10
  8. Печать фирмы: изготавливаем, используем, утилизируем, № 9
  9. Печать — постоянная спутница фирмы?, № 9
  10. Разрабатываем удобный регистр по НДФЛ, № 8
  11. Обнаружили недостачу: составляем претензию контрагенту, № 8
  12. Когда пригодятся скриншоты, № 6
  13. Идеальный акт об оказании услуг для налогового инспектора, № 6
  14. Документооборот: выстраиваем «под бухгалтерию», № 5
  15. Договор поставки: читаем по слогам, № 5
  16. Унифицированные формы первички необязательны, а что с БСО?, № 4
  17. Как не допустить атаку на «Клиент-Банк», № 3

2012 г.

  1. «Инвентаризационная» подборка, № 24
  2. Условия гражданско-правовых договоров и их налоговые последствия, № 24
  3. Положение об охране труда: ваш помощник в учете трат на комфорт, № 24
  4. Упрощенка: списываем в расходы проданные товары, № 24
  5. Первичка: унифицированная и не очень, № 23
  6. Выдаем справку о зарплате для расчета пособий в нестандартных ситуациях, № 22
  7. Подотчет и наличные расходы, № 21
  8. Какие подотчетные документы не вызовут претензий налоговиков, № 20
  9. Учимся писать записки: докладные, служебные, объяснительные, № 20
  10. Почему при поставке иногда недостаточно счета на оплату и нужен договор, № 19
  11. Может ли первичка с дефектом подтверждать расходы и вычеты НДС, № 19
  12. У кого остаются оригиналы документов при уступке долга: у старого или у нового кредитора, № 19
  13. Правильно оформляем первичку и не только, № 16
  14. Вся правда о доверенности, № 14
  15. Направляем претензию контрагенту, задержавшему поставку или оплату, № 14
  16. Документируем брак основного средства и его возврат поставщику, № 14
  17. «Просроченный» директор: как работать бухгалтеру?, № 13
  18. Нужны ли покупателю для налогового учета ТН и ТТН при договоре транспортной экспедиции, № 10
  19. Готовая инструкция для подотчетника, № 9
  20. Справки и документы с места работы: кому, когда, какие, № 2
  21. Как заверить копию документа «надлежащим» образом, № 1

2011 г.

  1. Список важных предновогодних дел, № 24
  2. Оформляем документы для защиты личных данных работников, № 24
  3. Учетная политика: проверь себя, № 23
  4. Моделируем учетную политику для мини-фирмы, № 23
  5. На что бухгалтеру обратить внимание в договоре купли-продажи, № 22
  6. Договор транспортной экспедиции: как избежать проблем с НДС, № 21
  7. Нюансы заполнения новой транспортной накладной, № 20
  8. Учитываем приобретенные ТМЦ под другим наименованием, № 19
  9. Путевой лист делаем «путёвым», № 19
  10. Доверенность, вернись!, № 17
  11. Как подписаться электронной подписью, № 17
  12. Когда нужен акт по форме № КМ-3, № 17
  13. Когда можно использовать дополнительные печати, № 16
  14. Ох уж этот подотчет..., № 11
  15. Когда, кому и зачем нужна ТТН, № 6
  16. Директор путает счет компании с собственным карманом, № 5
  17. Что можно, а что нельзя подписывать факсимиле, № 4
ИНДЕКСЫ
Москва Индекс
потребительских цен

Используется
для индексации зарплаты

0.33%
ноябрь 2017 г.
45000000
Минимальный
размер оплаты труда

Используется для
регулирования зарплаты

18 742

Примечание

История

ЕЖЕДНЕВНАЯ
НОВОСТНАЯ
РАССЫЛКА
ОПРОС
Должна ли ваша компания проводить обязательный аудит бухгалтерской отчетности за 2017 год?
Мы ознакомились с новым минфиновским перечнем и нам нужно проводить обязательный аудит
Нет, мы не должны проводить такой аудит
Впервые слышим о подобном аудите

РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Смарт-комплектПодписка на ГК
БЛИЖАЙШИЕ БУХГАЛТЕРСКИЕ МЕРОПРИЯТИЯ
Информации о мероприятиях в данный момент нет