Новости Тренинги Типовые ситуации Калькуляторы Формы
Журнал Вебинары Календарь Консультации Форум Тесты
Добавить в «Нужное»

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 22 января 2016 г.

Содержание журнала № 3 за 2016 г.
Е.А. Федорцова, эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению

Передаем учет аутсорсеру

О том, что и как можно отдать для учета на стороне

Избавить себя от необходимости оформлять горы документов и сдавать отчетность довольно легко — нужно передать учет на сторону специальной организации или ИП. Принимая такое решение, руководители полагают, что сэкономят на зарплате бухгалтеров и кадровых работников, а еще снимут с себя всю ответственность за ошибки в отчетности.

Разберемся в том, какие документы следует оформить, чтобы аутсорсер мог выполнять свои функции, а также в том, кто все же будет отвечать за ошибку в учете и платить штрафы и пени.

Налоги у заказчика аутсорсинга

С точки зрения налогообложения передача учета на сторону может быть выгодной. Ведь организация экономит на НДФЛ и страховых взносах, которые должны были бы начисляться с зарплаты бухгалтера (кадровика).

Аутсорсинг может помочь организации «вписаться» в необходимое количество работников. Ведь договор заключается с аутсорсинговой компанией, а не с ее сотрудниками, а значит, ни средняя, ни среднесписочная численность работников у заказчика не увеличиваетсяпп. 79, 82, 83 Указаний, утв. Приказом Росстата от 28.10.2013 № 428.

А это может позволить организации при соблюдении иных условий:

Организация на общем режиме вознаграждение аутсорсера в зависимости от того, что именно он выполняет, может учесть как расходы:

Если аутсорсер применяет общий режим, то при наличии счетов-фактур и актов заказчик услуг на ОСН вправе принять входной НДС к вычету.

А вот для организации на УСН с объектом «доходы минус расходы» передача на сторону учета может быть не так выгодна. Без проблем учесть в расходах можно только бухгалтерские и юридические услугиподп. 15 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Иные услуги сторонней фирмы, например ведение кадровой документации, налоговые органы могут не принятьПисьмо Минфина от 29.03.2007 № 03-11-04/2/72.

Казалось бы, а что мешает упрощенцам учитывать эти расходы так же, как и организациям на общем режиме? Мешает то, что ранее Минфин дал разрешение только на принятие в расходы услуг по ведению бухучета, а об остальном учете и отчетности промолчалПисьмо Минфина от 16.07.2010 № 03-11-06/2/112. А совсем недавно на вопрос о том, можно ли учесть расходы по подготовке и сдаче отчетности за загрязнение окружающей среды, ответил: можно. Но в числе материальных расходов, как услуги производственного характераподп. 6 п. 1 ст. 254, подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ; Письмо Минфина от 30.09.2015 № 03-11-06/2/55827.

Передаем право подписи

Отношения с аутсорсером начинаются с определения круга его полномочий. Как правило, организации заинтересованы передать аутсорсеру не только ведение учета (бухгалтерского, налогового, кадрового), но и представление отчетности, а также иные бумажные дела. Для этого необходимо делегировать аутсорсеру право подписи документов.

Что можно передать на подпись аутсорсеру

Гражданское законодательство не устанавливает никаких ограничений относительно того, какие вопросы вправе решать представитель организациип. 1 ст. 182 ГК РФ. Нет ограничений ни в НК, ни в Законе о страховых взносах. Поэтому все вопросы с ИФНС и фондами, в том числе подписание и сдачу отчетности, может решать ваш представительпп. 1, 4 ст. 26 НК РФ; ч. 1 ст. 5.1 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ. В нашем случае — аутсорсер.

Но есть одно ограничение в бухгалтерском и налоговом законодательстве. Конечно, подписание первичной документации вы вправе передать на сторонуп. 3 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон № 402-ФЗ). Но утверждение учетной политики и регистров бухучета, если только учет не передан в управляющую компанию, — дело руководителя организациип. 5 ст. 10 Закона № 402-ФЗ; п. 4 ПБУ 1/2008; ст. 313 НК РФ. Поэтому разработать учетную политику для вас может аутсорсер, но утвердить ее все равно должен директор.

А вот с кадровыми документами все не так однозначно.

Трудовой кодекс не содержит запрета на подписание документов представителем работодателя. Напротив, можно сделать вывод, что часть функций он может брать на себя. Так, подписание трудового договора представителем возможно при указании сведений о нем и документов, на основании которых он действуетст. 57 ТК РФ.

Чтобы понять, существуют ли ограничения в передаче права на подпись кадровых документов, надо заглянуть в правила ведения и выдачи этих документов. Так, трудовым законодательством предусмотрено, что работнику по его заявлению необходимо выдать заверенные копии документов, связанных с работойст. 62 ТК РФ. А заверить копию документа вправе как руководитель, так и уполномоченное должностное лицоп. 1 Указа Президиума ВС СССР от 04.08.83 № 9779-Х.

Аналогичная ситуация сложилась с ведением и подписанием трудовых книжек. ТК говорит, что трудовые книжки ведутся работодателемст. 66 ТК РФ. А Правила ведения трудовых книжек отмечают, что ответственность за ведение трудовых книжек несет уполномоченное лицо. Но — уполномоченное приказом работодателяп. 45 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 (далее — Правила).

Поэтому порой эту норму понимают так, что подписывать трудовые книжки может только работник организации, поскольку только его можно назначить приказомстатьи 8, 11 ТК РФ, только он может быть должностным лицом организации.

По нашему мнению, такой подход неверен. Трудовой кодекс не содержит запрета на подписание кадровых документов представителем работодателя, но и о такой возможности умалчивает. Правила ведения трудовых книжек допускают, что ведет и подписывает их не лично работодатель, а ответственное лицопп. 35, 42 Правил. То есть Правила позволяют передать ведение трудовых книжек на сторону. А упомянутая выше норма говорит только о том, кто будет нести ответственность за нарушения правил ведения трудовых книжек.

Такой вывод косвенно подтверждает и Роструд, указывая на то, что полномочиями работодателя может обладать его представитель, действующий на основе ТК, федеральных законов или локальных актов организацииПисьмо Роструда от 08.04.2011 № 941-6-1.

Поэтому в случае увольнения работника аутсорсер делает запись об этом в трудовой книжке работника, ставит печать организации-работодателя и сам подписывается как лицо, ответственное за ведение трудовых книжекп. 35 Правил.

Передавая кадровый учет на сторону, надо помнить, что это влечет разглашение персональных данных работников, которые вы обязаны защищатьп. 7 ст. 86 ТК РФ. Поэтому в договоре должна быть предусмотрена обязанность аутсорсера сохранять персональные данные ваших работников. А работников ознакомьте под роспись с изменениями в Положении о персональных данных работников организации.

Кроме того, законом предусмотрена обязанность выдавать работникам:

Однако правил заполнения этих справок нет. На законодательном уровне утверждены только правила выдачи справки о сумме заработка для расчета пособий и ее формаПриказ Минтруда от 30.04.2013 № 182н. В примечании 5 к этой форме указано, что подписывается справка руководителем организации. В то же время в законе нет никаких ограничений на подписание таких справок представителем. Поэтому, полагаем, аутсорсер вправе подписывать их в строках, отведенных для подписи руководителя и главбуха.

Как передать право подписи

По правилам ГК РФ для представления ваших интересов достаточно упоминания такого права в договоре. Но есть и оговорка — если иное не предусмотрено законодательствомпп. 1, 4 ст. 185 ГК РФ.

Иное предусмотрено для налоговых отношений и для взаимоотношений с внебюджетными фондами. Поэтому для того, чтобы аутсорсер мог подписывать отчетность (бухгалтерскую, налоговую и по взносам) и подавать ее в госорганы, необходимо выдать ему доверенностьп. 3 ст. 26, п. 3 ст. 29 НК РФ; ч. 3, 8 ст. 5.1 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ; ч. 8 ст. 13 Закона № 402-ФЗ; п. 17 ПБУ 4/99; Информация Минфина № ПЗ-10/2012; Письмо ФНС от 26.06.2013 № ЕД-4-3/11569@.

Для подписания иных документов, в том числе документов кадрового учета, достаточно упоминания об этом в договоре с аутсорсинговой компанией. Выписывать еще и доверенность не нужно. Однако она может понадобиться, если работник аутсорсинговой компании будет, например, представлять ваши интересы в суде.

Трудовой распорядок аутсорсера

Несмотря на то что сотрудник аутсорсинговой компании ведет учет за вас, на него не распространяются локальные акты вашей организациистатьи 8, 11 ТК РФ. У этого работника трудовой договор со своим работодателем и свой график работы, утвержденный аутсорсинговой компанией. Поэтому, если вам нужно, чтобы работник трудился в определенное время или мог быть направлен в командировку, в договоре с аутсорсинговой компанией предусмотрите особенности работы таких сотрудников. Например:

  • работу по определенному графику — такому же, как в вашей организации («сутки через трое», «пятидневка с 9.00 до 18.00» и т. д.);
  • прохождение определенного обучения;
  • выезды в филиалы вашей организации.

Вносить изменения в график работы сотрудника, оплачивать ему переработку и компенсировать затраты будет аутсорсер.

Если вы сделаете это сами, например выплатите командированному работнику суточные, оплатите проезд и проживание, учесть по налогу на прибыль эти затраты не получитсяст. 168 ТК РФ; п. 11 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749; Письмо УФНС по г. Москве от 15.07.2008 № 20-12/066875. Направить этого работника в командировку и оплатить ее должна организация, с которой у него подписан трудовой договор. Вы же в этом случае компенсируете аутсорсинговой компании расходы по договору, если обязанность такой компенсации установлена договором.

Кто ответит за ошибки

Сколько бы доверенностей вы ни оформили, помните, что ответственность за налоговые правонарушения несет ваша организация, а не аутсорсинговая. Хотя прямо это в нормах не установленостатьи 119, 120 НК РФ. Однако налоговые отношения складываются между вами и налоговыми органамист. 9 НК РФ, а представитель здесь ни при чем. Кроме того, виновным в правонарушении является налогоплательщик или налоговый агентст. 106 НК РФ.

И неважно, что на отчетности стоит подпись не вашего работника. Вина представителя организации — это вина самой организации, и привлекать к ответственности будут ееп. 4 ст. 110 НК РФ; п. 3 Постановления Пленума ВАС от 30.07.2013 № 57.

Административная ответственность за непредставление отчетности в срок или за ошибки в учете лежит на должностном лицестатьи 15.5, 15.6, 15.11 КоАП РФ. А таковым, если в вашей организации нет бухгалтера, является директорп. 3 ст. 7 Закона № 402-ФЗ; п. 26 Постановления Пленума ВС от 24.10.2006 № 18.

Поскольку вся ответственность все равно ложится на организацию и ее должностных лиц, все, что вы можете сделать, — это предусмотреть в договоре аутсорсинга санкции в виде возмещения понесенного вами ущерба или неустойки.

Но помните, для возмещения ущерба вам необходимо будет доказать не только сумму понесенного ущерба, но и то, что он наступил из-за неправомерных действий (бездействия) аутсорсинговой компаниист. 15, пп. 1, 2 ст. 393 ГК РФ; Постановление ФАС ЗСО от 13.01.2011 № А75-3084/2010.

Сумма уплаченных вами налогов ущербом быть не может, ведь обязанность платить их лежит на вас, а не на вашем представителеподп. 1 п. 1 ст. 23 НК РФ. Поэтому недоимку взыскать с аутсорсера не получится, даже когда виноват в ней он, потому что неверно исчислил налог. Взыскивать можно только пени и штрафы.

Причем если вы хотите взыскать ущерб, то обосновывать вину аутсорсера вам придется независимо от того, за какое правонарушение вас оштрафовали. К примеру, вашу компанию оштрафовали за несвоевременную подачу декларацию. Чтобы сдать декларацию в срок, аутсорсеру, в числе прочего, необходимо иметь всю первичку. Следовательно, надо понять: первичку не составил аутсорсер или ее не представил аутсорсеру кто-то из ваших менеджеров. И если окажется последнее, то вина будет вашей.

СОВЕТ

Пропишите в договоре сроки и порядок передачи первички. При этом график документооборота составьте так, чтобы у аутсорсера было достаточно времени для получения и отражения первички. Передавая документы по акту, вы будете иметь доказательство, что аутсорсер все получил. А значит, отсутствие у аутсорсера документов или их неверное отражение — полностью его вина.

Сумма компенсации (неустойки), полученная от аутсорсера:

  • <или>при ОСН:

***

К услугам аутсорсера можно прибегать как на постоянной основе, так и время от времени, по отдельным операциям. Если у вас заключен договор на ведение учета, а вы, кроме того, вынуждены обращаться за дополнительными платными консультациями, то позаботьтесь об обосновании расходов. Чтобы избежать претензий проверяющих, необходимо, чтобы из договора и актов следовало, что вы обращаетесь по вопросам, не предусмотренным абонентским обслуживанием. Или аутсорсер установил ограничение по количеству обращений, вне зависимости от темы консультаций. В противном случае свое право учесть и плату по договору аутсорсинга, и оплату отдельных консультаций вам придется доказывать в судеПостановление 11 ААС от 12.02.2013 № А55-21251/2012.

Понравилась ли вам статья?
  • Почему оценка снижена?
  • Есть ошибки
    Укажите ошибки Не более 300 знаков. Осталось 300/300
  • Слишком теоретическая статья, в работе бесполезна
  • Нет ответа по поставленные вопросы
  • Аргументы неубедительны
  • Ничего нового не нашел
  • Нужно больше примеров
  • Тема не актуальна
  • Статья появилась слишком поздно
  • Слишком много слов
  • Другое
    Напишите подробнее Не более 300 знаков. Осталось 300/300
Поставить оценку
Комментарии (0)

Оценивать статьи могут только подписчики журнала «Главная книга» или по демодоступу.

Другие статьи журнала по теме:
Документооборот / Первичные документы / ЭДО
Документооборот / Первичные документы / ЭДО

2024 г.

2023 г.

№ 24
Документальное подтверждение расходов: подводные камни оформления
№ 23
Как учесть расходы на получение УКЭП сотрудника
№ 22
Как хранить документы на бумаге и в электронном виде по новым правилам
№ 20
Что изменилось в правилах заполнения путевого листа
№ 17
В Закон об электронной подписи внесены изменения
№ 16
Про УКЭП и МЧД: 8 ответов на 8 вопросов наших читателейЧему уделить внимание при организации ЭДО
№ 13
Покупки у физлиц: особенности учета, оформления и оплаты
№ 10
Ответы на документальные вопросы по экспортно-импортным операциям
№ 8
Как заполнять транспортную накладную, если груз отправляет экспедитор
№ 7
Оформляем, подписываем и храним электронные документы
№ 4
Требования к оформлению путевого листа в 2023 годуФормирование акта об оказании услуг: внимание на «опасные» реквизиты
№ 2
Околоновогодние вопросы: сверка с контрагентами, декабрьские акты и авансы...
№ 1
Где, когда и как получить новую УКЭП

2022 г.

№ 23
Главбухам-аутсорсерам для подписи электронной отчетности клиентов нужна лицензия ФСБ
№ 21
Какой первичкой подтвердить расходы: Минфин снова уточняет
№ 17
Как удаленно подписывать документы организации электронной подписьюОбещание, данное в мессенджере, можно зафиксировать у нотариуса
№ 14
Как еще экономят на бумаге при оформлении документовМожет ли у директора быть две подписи?Можно ли печатать первичку и другие документы на черновиках
№ 12
Расходная первичка поступила с опозданием — как отразить в учете операцию
№ 9
Оформляем объединение отдельных объектов ОС в один
№ 8
Новая форма транспортной накладной, ее электронная версия и не только
№ 7
Можно ли скопировать ключ ЭП организации с токена?
№ 6
Все ли организации могут учесть расходы на приобретение УКЭП?Какая доверенность потребуется при электронном взаимодействии с ФНС
№ 3
Как вернуть и отразить в учете переплату контрагентуСколько электронных подписей можно записать на одном токене
№ 2
Как подписать электронный документ представителю юрлица или предпринимателя в 2022 годуТранспортные накладные переводят в электронный вид
№ 1
Нотариальные документы можно проверить онлайн
Cвежий номер «Главной книги»
  • «ПРИБЫЛЬНЫЕ» ИТОГИ — 2023: учет затрат и заполнение отчетности
  • ЕФС-1 О СТАЖЕ УХОДЯЩИХ В ДЕКРЕТ И ДЕТСКИЙ ОТПУСК: свежие разъяснения СФР
  • АРЕНДА АВТО БЕЗ ЭКИПАЖА: можно ли учесть допрасходы
  • ОТВЕТЫ ПО РЕЗЕРВАМ: обратная связь с читателями
Читать
ПОЛЕЗНОЕ
АКТУАЛЬНОЕ

КАЛЕНДАРЬ БУХГАЛТЕРА НА РАБОЧИЙ СТОЛ
«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Вебинар 27 марта НА ПРАВАХ РЕКЛАМЫ
Нужное
Содержание