Электронный документ — не просто созданный на компьютере | Журнал «Главная книга» | № 5 за 2016 г.
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Статьи Консультации Семинары Конференции
Календари Калькуляторы Формы Справочники Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ
ПОПУЛЯРНЫЕ НОВОСТИ
Проверьте установленные у вас сроки выплаты зарплаты

C 03.10.2016 все работодатели обязаны установить в правилах внутреннего трудового распорядка, коллективном или трудовом договоре даты выплаты зарплаты не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена. < ... >

ФНС определилась с заполнением поля 107 платежки по НДФЛ

Перечисляя, например, НДФЛ с отпускных и больничных, поле 107 платежного поручения налоговые агенты должны заполнять в формате «МС.ХХ.ХХХХ». < ... >

Страховые взносы по «обособкам» в 2017 году: как платить

С 2017 года администрированием страховых взносов будет заниматься ФНС. В связи с этим порядок уплаты взносов частично изменится, в т.ч. новшества коснутся организаций, открывших обособленные подразделения. < ... >

Работнику-нерезиденту запрещено выплачивать зарплату наличными

Валютный закон содержит закрытый перечень операций, разрешенных проводить организации-резиденту РФ без использования банковского счета (ч.2 ст.14 Федерального закона от 10.12.2003 N 173-ФЗ). И выплата зарплаты нерезиденту в этом перечне не поименована. < ... >

Командировочные расходы на перелет без посадочного талона не списать

Покупка авиабилета (как бумажного, так и электронного) сама по себе не подтверждает факт перелета. Для учета в «прибыльных» целях расходов на услуги авиаперевозки необходим еще и посадочный талон. < ... >

НДФЛ с материальной выгоды по беспроцентному займу: позиция изменилась

С 2016 года облагаемый НДФЛ доход в виде материальной выгоды от экономии на процентах при получении беспроцентного займа определяется в последний день каждого месяца, в котором действовал договор. И раньше Минфин считал, что за периоды до 2016 года такой доход надо признать на 31.01.2016 г. Но сейчас все изменилось. < ... >

Запоздали с уплатой налога на один день: будут ли пени

Ни для кого не секрет, что плательщики, не вовремя уплачивающие налоги, должны перечислить в бюджет еще и сумму пени. Но возникает ли такая обязанность у тех, кто уже на следующий день после установленного срока исполнил свою обязанность по уплате налога? < ... >

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 2 марта 2016 г.

Содержание журнала № 5 за 2016 г.
Беседовала корреспондент ГК А.В. Хорошавкина

Электронный документ — не просто созданный на компьютере

ЛАПИНА Ольга Гелиевна
ЛАПИНА Ольга Гелиевна
Советник государственной гражданской службы РФ 2 класса, кандидат экономических наук

Многие организации переходят на электронный документооборот. Тем более что и общение с контролирующими органами все чаще происходит виртуально. Ответить на вопросы читателей о том, как его наладить, согласилась одна из лучших российских экспертов в области электронного документооборота, налогообложения и бухгалтерского учета.

Ольга Гелиевна, вопрос от нашего читателя: можно ли один и тот же документ составлять и в электронном, и в бумажном виде? Скажем, продавец составляет счета-фактуры на компьютере, ведет книгу продаж на компьютере, а покупателю выставляет счета-фактуры в бумажном виде?

О.Г. Лапина: В том-то и дело, что в этом примере речь идет не об электронном документе. Но давайте лучше начнем не со счета-фактуры, а с обычного первичного учетного документа, например на отгрузку товара покупателю, это будет проще и нагляднее. Как он создается? Заходим в программу, на экране компьютера формируем документ на отгрузку, например ТОРГ-12. Эти данные в итоге автоматически разносятся по регистрам бухгалтерского и налогового учета. Распечатываем форму ТОРГ-12. Со стороны продавца ее собственноручно подписывает лицо, ответственное за оформление этой операции. По факту передачи товара покупателю в этой форме появляется еще и подпись представителя покупателя.

Это ведь бумажный документ?

О.Г. Лапина: Конечно. В таком случае, несмотря на использование средств автоматизации, речь идет все-таки о бумажном документообороте. Ведь юридическую силу документа, подтверждающего возникновение прав и обязанностей сторон по итогам сделки, будет иметь только информация на бумаге, заверенная уполномоченными представителями сторон.

Даже если по факту отгрузки информация была передана контрагенту по каналам связи в электронном виде, например по email. И даже если от контрагента получено обратное электронное сообщение-подтверждение. Или контрагент, подписав со своей стороны бумажный документ, сделал его скан-образ, заверил и для ускорения обмена информацией прислал по электронной почте в вашу организацию. Или если вы сами сделаете скан-образ документа и будете использовать его, в частности, для внутреннего контроля. Во всех этих случаях первичный учетный документ имеет только бумажную форму.

А как же определение электронного документа, закрепленное в ГКп. 2 ст. 434 ГК РФ? Если понимать его буквально, получается, что документ, который составили, сохранили в памяти компьютера или передали по электронной почте — электронный документ.

О.Г. Лапина: Я работаю с электронным документооборотом уже достаточно давно. И признаюсь, что это определение, появившееся в ГК РФ только в этом году, поначалу меня очень смутило. Но, на мой взгляд, важно, что оно дано не само по себе, а в тексте статьи ГК, посвященной форме договора. Некоторую ясность вносит и Постановление Пленума Верховного суда, допускающее в принципе в определенных ситуациях юридические последствия электронного общенияп. 65 Постановления Пленума ВС от 23.06.2015 № 25.

Но не думаю, что то же самое относится к способу составления электронного первичного учетного документа. Как известно, первичный учетный документ должен иметь подпись уполномоченного лица или лицподп. 7 п. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон № 402-ФЗ). В нашем примере информацию о передаче товара заверяет ответственное лицо собственноручно. Значит, речь идет о влекущем гражданско-правовые последствия документе в бумажном виде. А скан-копия — только электронный образ этого документа, ее распечатка не имеет никакой юридической силы. Аналогично и распечатка скан-копии счета-фактуры не может определять налоговые последствия. Даже если такой скан передать через оператора электронного документооборота. Ни передача скан-копии продавцом, ни наличие ее распечатки у покупателя не подтверждают выставление счета-фактуры по требованиям ст. 169 НК РФ.

А если заверить электронный образ бумажного первичного документа или счета-фактуры электронной подписью руководителя организации, изменится ли статус такой информации?

О.Г. Лапина: Если мы говорим о гражданских отношениях сторон, то нет. Ведь свершившаяся операция — отгрузка — уже оформлена бумажным экземпляром документа. И то, что руководитель заверил своей электронной подписью сканированный образ документа, никаких новых последствий не определяет. Фактически руководитель этим просто подтверждает, что такой документ, подписанный двумя сторонами, на бумаге действительно в организации имеется. И для внутреннего использования скан-копий в организации смысла в таком подтверждении в большинстве случаев нет. Другое дело — если налоговая инспекция затребует у организации документы в рамках проверки.

Их можно передать в виде скан-образов?

О.Г. Лапина: Известно, что при проверках налоговые органы в основном работают не с подлинниками, а с копиями бумажных документов. Поэтому, вместо того чтобы копировать бумажные документы снова на бумагу, заверять их подписью руководителя и печатью и передавать в инспекцию на бумагеп. 2 ст. 93 НК РФ, можно передать копии документов в виде заверенных электронной подписью руководителя организации скан-образов. Но только при одном условии: передаваемый файл должен быть сформирован по формату, утвержденному ФНС Россиип. 2 ст. 93 НК РФ. Ведь в противном случае налоговому органу, чтобы обеспечить прием файлов разных форматов, пришлось бы разрабатывать отдельное программное обеспечение под каждого налогоплательщика.

А как обеспечить правильный формат передачи данных?

О.Г. Лапина: Он установлен Приказом ФНС РоссииПриказ ФНС от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@. Здесь есть две особенности. С использованием этого формата пока можно передать только 11 видов документов, в том числе счет-фактуру, товарную накладную ТОРГ-12, договор. В таблице 4.9 формата перечислены названия этих документов с указанием кодов, без которых файл не пройдет форматно-логический контроль. При этом на представляемый в виде скан-образа документ придется составить опись. То есть в передаваемую в налоговый орган структурированную информацию надо включить не просто файл сканированного документа. Имя такого файла для доступа к нему указывается в определенной структуре элементов, содержащих дополнительную обязательную информацию. В частности, дату и номер сканированного документа, сумму денежной оценки операции и сумму налога, реквизиты документа-основания, роль участников сделки и их идентификаторытаблицы 4.9, 4.10, 4.13, 4.17, 4.18 формата, утв. Приказом ФНС от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@. Честно говоря, эти ограничения и необходимость формировать вручную достаточно большой объем информации, которая организации нужна только для возможности передачи скан-образов в налоговые органы, затрудняют использование такого способа взаимодействия организаций и налоговых органов.

Планируются ли изменения в этом направлении?

О.Г. Лапина: Да, насколько мне известно, в настоящее время прорабатываются возможности и условия снятия ограничения по видам документов, сканы которых можно будет передавать в налоговые органы. Эти поправки в интересах и организаций, и налоговых органов. Организациям не хочется тратить время и бумагу на копирование документов. А налоговым органам предоставляется шанс быстрее получить аналог бумажной копии документа и работать с ним с экрана как с бумажным. При этом не нести расходы по хранению бумажных копий.

Рассматривается даже возможность вообще отказаться от описи сканированных документов... Хотя моя личная точка зрения состоит в том, что надо свести такую опись к минимальному количеству показателей, которые позволят выбрать нужный документ из массива представленных данных. Для налогоплательщиков не было бы обременительным представление таких сведений, поскольку они все равно формируются в организации для работы с документом.

Но так в электронном виде передаются только образы бумажных документов, а не «настоящие» электронные документы.

О.Г. Лапина: Сканирование бумажных документов — прогрессивная вещь. Но глобальных задач по удешевлению себестоимости и повышению эффективности хозяйственной деятельности она не решает. Поэтому гораздо актуальнее и перспективнее создание первичных учетных документов, а также счетов-фактур сразу в электронном виде. То есть информация документа формируется на экране компьютера, попадает в электронный файл и этот файл подписывается электронной подписью лица, уполномоченного на оформление операции.

У таких документов, существующих только в электронном виде, помимо скорости обмена, много преимуществ, вот только два момента. Первый — снижение затрат на хранение электронных документов. Бумага — это необходимые площади для хранения, а они, как показывает практика, стоят все дороже. Перевод всех бумажных документов в электронные образы и их заверение электронной подписью не решает проблему, так как не освобождает организации от необходимости хранения бумажных подлинников. Если возникнет спор, то не заверенный нотариусом или судом электронный образ не заменит оригинал, суды их обоснованно не принимаютсм., например, Постановление 11 ААС от 13.07.2015 № 11АП-8087/2015. Поэтому уничтожать бумажные оригиналы по мере их перевода в электронные образы просто с заверением таких образов электронной подписью руководителя организации нельзя. Второй момент — обмен электронными документами обеспечивает точность информации.

А почему электронные документы точнее, чем бумажные?

О.Г. Лапина: Потому что нет источников искажения информации. Я думаю, что в ближайшее время по мере внедрения новой системы администрирования НДС организации увидят, что многие запросы от налоговых органов будут обусловлены «техническим» различием показателей данных по счетам-фактурам в декларациях продавцов и покупателей. У продавца риск искажения информации счета-фактуры, введенной «с экрана» компьютера, при надлежащем программном обеспечении практически сведен к нулю. Данные сразу же попадают в электронную книгу продаж и оттуда — в налоговую декларацию. Человеческого фактора в этой цепочке нет. Но если сформированный в автоматизированной системе продавца счет-фактура распечатывается на бумаге и передается покупателю, то покупателю приходится вручную набивать данные счета-фактуры для ввода в свою автоматизированную систему. А люди — не роботы. Ошибки неизбежны. Поэтому крупнейшие налогоплательщики, прежде всего торговые сети, уже сейчас ведут серьезные работы для перехода на использование безбумажных технологий. В первую очередь — в области счетов-фактур. Но формировать электронный счет-фактуру и одновременно иметь по этой операции бумажный первичный учетный документ (основание для выставления счета-фактуры) — половинчатая, неэффективная мера, больше затрудняющая, чем облегчающая документооборот в организации.

Что самое главное при переходе на электронный документооборот?

О.Г. Лапина: Для бухгалтера изначально важно не путаться в понятиях и четко понимать, что в организации может быть два принципиально разных типа первичных учетных документов в электронном виде.

Вариант 1. Первичный учетный документ составлен в бумажной форме и подписан собственноручной подписью уполномоченного лица (или нескольких лиц). У него может быть электронный образ (копия). Этот образ (копия) может быть заверен или не заверен электронной подписью уполномоченного лица.

Вариант 2. Первичный учетный документ составлен в электронной форме и подписан электронной подписью уполномоченного лица (лиц). В этом случае он передается в виде файла или нескольких файлов данных (одно или несколько электронных сообщений). Эти файлы подвергаются автоматизированным преобразованиям и обработкам. Для того чтобы прочесть содержимое переданного в электронном виде сообщения, надо точно знать состав передаваемых в файле смысловых показателей, их последовательность, тип и длину полей каждого показателя.

Формализованное описание способа расположения и представления передаваемой информации отдельного документа называется «формат представления электронного документа». Под каждый конкретный применяемый в организации формат нужно будет иметь специальное программное обеспечение. Принимающая сторона, зная формат, с помощью своих программных средств может вывести на экран монитора визуальную форму созданного в электронном виде документа. Причем «картинки» — расположение показателей на экране мониторов — у передающей и принимающей стороны могут различаться. Но это просто разное визуальное представление едино понимаемой информации, которое не мешает каждой из сторон адекватно воспринимать ее смысл.

Хотя в обоих случаях используются технические средства, термин «электронный документооборот» правильнее применять при работе с документами, созданными изначально в электронном виде. Такое разделение, в частности, приводит Росархив в Рекомендациях: электронные образы документов на бумажных носителях в Перечни электронных документов не включаютсяп. 2.6 Рекомендаций, утв. Приказом Росархива от 29.04.2011 № 32.

Можно ли на этапе внедрения электронного документооборота составлять для надежности документы и в бумажном, и в электроном виде? Закон о бухучете формально это допускаетп. 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.

О.Г. Лапина: Фраза в Законе № 402-ФЗ, к сожалению, многих сбивает с толку. Хочется, чтобы мы отчетливо понимали, что электронный документооборот — это совсем другая жизнь, где бумажного документа не существует в принципе. Есть структурированная информация в электронном виде, которую нельзя изменить после того, как она заверена электронной подписью.

Если информацию об этой же операции распечатают на бумаге и ее подпишут обе стороны договора, получится второй документ об одном и том же. Эти два документа будут равносильны. Но где гарантия, что они идентичны? На каком основании отражать в учете только один из двух документов? И какой именно? В общем, без коллизий не обойтись. Единственная область, где по этому вопросу есть однозначное понимание, — оборот счетов-фактур. Счет-фактура выставляется на бумаге, если покупатель в силу любых причин не получил электронный счет-фактуруп. 4 Правил ведения журнала учета (приложение № 3 к Постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137). Здесь союз «и» в формулировке нормыабз. 2 п. 1 ст. 169 НК РФ работает: счет-фактура может выставляться и в электронном виде, и в бумажном.

Но как только по проблемному электронному счету-фактуре выставляется бумажный счет-фактура, первоначальный счет-фактура, выставленный в электронной форме, становится недействительным. Никаких двух счетов-фактур в этом случае не возникает. Оформление и регистрация идут полностью по бумажному варианту, то есть, к примеру, нужна дополнительная подпись бухгалтера. Если ранее созданный электронный счет-фактура потом вдруг всплывет и окажется, что он отличается от бумажного, никаких споров быть не может: при наличии бумажного варианта этот электронный счет-фактура больше не является документом.

Но надо понимать, что такие правила специально закреплены в налоговом законодательстве для счета-фактуры как документа, специально создаваемого для контроля за НДС. А вот для первичных учетных документов таких четко урегулированных правил нет. Поэтому я исключила бы возможность формировать их одновременно в бумажном и электронном виде чисто из практических соображений. К тому же, если читать норму п. 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ по совокупности с п. 6 этой же статьи, видно, что законодатель вряд ли имел в виду параллельное хождение по одной и той же операции двух первичных документов в разном виде. Ведь прямо установлено, что если по закону или договору первичный учетный документ должен представляться другому лицу или в госорган на бумажном носителе, а у организации это электронный документ, то по требованию получателя организация должна изготовить на бумажном носителе его копиюп. 6 ст. 9 Закона № 402-ФЗ. То есть речь не о том, что она должна иметь сразу два параллельных документа, а о том, что следует именно сделать бумажную копию электронного документа.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Документооборот»:

2016 г.

  1. В электронную подпись желательно включить отметку о времени, № 15
  2. ФНС может принимать электронные документы только утвержденных форматов, № 13
  3. Исправляем бухгалтерскую первичку, № 10
  4. Электронный документ — не просто созданный на компьютере, № 5
  5. Оформляем приказ о возложении обязанностей главбуха на директора, № 4
  6. Передаем учет аутсорсеру, № 3

2015 г.

  1. Кто ответит за электронную подпись?, № 21
  2. Электронные документы: нужна ли их распечатка?, № 18
  3. Как упрощенцу подтвердить оплату расходов наличными предпринимателю, № 18
  4. Нужна ли печать на судебной доверенности, № 15
  5. Выполнение работ по «давальческому» договору, № 15
  6. ООО решило сменить название: пошаговая инструкция, № 13
  7. Подписываем документ: что, где и как, № 11
  8. Отказ от круглой печати: стоит ли спешить?, № 10
  9. Хочу все знать: расчеты с подотчетными лицами, № 8
  10. Сокращаем документооборот на складе, № 8
  11. Рукописи не горят бесплатно... Учитываем расходы на уничтожение документов, № 8
  12. Счет не получен вовремя: будет ли просрочка оплаты, № 7

2014 г.

  1. Усы, лапы, хвост — вот мои документы!, № 22
  2. Собираем досье на контрагента, № 18
  3. Можно ли «подписать» первичку только по факсу?, № 18
  4. Мастер-класс юриста: договор оказания услуг, № 17
  5. Бухгалтерское прочтение договора поставки, № 10
  6. Мастер-класс: проверяем договор аренды помещения, № 7
  7. Обмен опытом: документооборот по давальческим материалам в строительстве, № 5
  8. Кто, кроме директора, может подписать акт об оказании услуг, № 4
  9. Первичка: как сохранить и... выбросить, № 2

2013 г.

  1. Гибридный счет-фактура: несекретная разработка ФНС, № 22
  2. Запрос в Минфин: азбука эффективного общения, № 22
  3. Заполняем без ошибок платежки на перечисление налогов и взносов, № 20
  4. Как защитить персональные данные работников и клиентов, № 19
  5. Как уничтожить первичку после истечения срока ее хранения, № 15
  6. Приемка и списание материалов: оформляем документы, № 12
  7. Электронный документооборот с контрагентами: с чего начать, № 10
  8. Печать фирмы: изготавливаем, используем, утилизируем, № 9
  9. Печать — постоянная спутница фирмы?, № 9
  10. Разрабатываем удобный регистр по НДФЛ, № 8
  11. Обнаружили недостачу: составляем претензию контрагенту, № 8
  12. Когда пригодятся скриншоты, № 6
  13. Идеальный акт об оказании услуг для налогового инспектора, № 6
  14. Документооборот: выстраиваем «под бухгалтерию», № 5
  15. Договор поставки: читаем по слогам, № 5
  16. Унифицированные формы первички необязательны, а что с БСО?, № 4
  17. Как не допустить атаку на «Клиент-Банк», № 3

2012 г.

  1. «Инвентаризационная» подборка, № 24
  2. Условия гражданско-правовых договоров и их налоговые последствия, № 24
  3. Положение об охране труда: ваш помощник в учете трат на комфорт, № 24
  4. Упрощенка: списываем в расходы проданные товары, № 24
  5. Первичка: унифицированная и не очень, № 23
  6. Выдаем справку о зарплате для расчета пособий в нестандартных ситуациях, № 22
  7. Подотчет и наличные расходы, № 21
  8. Какие подотчетные документы не вызовут претензий налоговиков, № 20
  9. Учимся писать записки: докладные, служебные, объяснительные, № 20
  10. Почему при поставке иногда недостаточно счета на оплату и нужен договор, № 19
  11. Может ли первичка с дефектом подтверждать расходы и вычеты НДС, № 19
  12. У кого остаются оригиналы документов при уступке долга: у старого или у нового кредитора, № 19
  13. Правильно оформляем первичку и не только, № 16
  14. Вся правда о доверенности, № 14
  15. Направляем претензию контрагенту, задержавшему поставку или оплату, № 14
  16. Документируем брак основного средства и его возврат поставщику, № 14
  17. «Просроченный» директор: как работать бухгалтеру?, № 13
  18. Нужны ли покупателю для налогового учета ТН и ТТН при договоре транспортной экспедиции, № 10
  19. Готовая инструкция для подотчетника, № 9
  20. Справки и документы с места работы: кому, когда, какие, № 2
  21. Как заверить копию документа «надлежащим» образом, № 1

2011 г.

  1. Список важных предновогодних дел, № 24
  2. Оформляем документы для защиты личных данных работников, № 24
  3. Учетная политика: проверь себя, № 23
  4. Моделируем учетную политику для мини-фирмы, № 23
  5. На что бухгалтеру обратить внимание в договоре купли-продажи, № 22
  6. Договор транспортной экспедиции: как избежать проблем с НДС, № 21
  7. Нюансы заполнения новой транспортной накладной, № 20
  8. Учитываем приобретенные ТМЦ под другим наименованием, № 19
  9. Путевой лист делаем «путёвым», № 19
  10. Доверенность, вернись!, № 17
  11. Как подписаться электронной подписью, № 17
  12. Когда нужен акт по форме № КМ-3, № 17
  13. Когда можно использовать дополнительные печати, № 16
  14. Ох уж этот подотчет..., № 11
  15. Когда, кому и зачем нужна ТТН, № 6
  16. Директор путает счет компании с собственным карманом, № 5
  17. Что можно, а что нельзя подписывать факсимиле, № 4
ИНДЕКСЫ
в России Индекс
потребительских цен

Используется
для индексации зарплаты

0.01%
август 2016 г.
0
Минимальный
размер оплаты труда

Используется для
регулирования зарплаты

7 500

Примечание

История

ОПРОС
Приходилось ли вам самостоятельно разрабатывать форму бланка строгой отчетности (БСО)?
Да, приходилось
Мы взяли форму БСО из правовой базы
Для наших услуг форма БСО утверждена госорганом
Нет, мы не применяем БСО

ЕЖЕДНЕВНАЯ
НОВОСТНАЯ
РАССЫЛКА
БУХГАЛТЕРСКИЙ КАЛЕНДАРЬ

«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Подписка на ГК_2017Конгресс профессиональных бухгалтеров и аудиторов России — 2016
БЛИЖАЙШИЕ БУХГАЛТЕРСКИЕ МЕРОПРИЯТИЯ
26.09.2016 г.

Блиц-семинар: «НДФЛ: особенности формирования, уплаты и отчетности»,г.Москва, Международный центр делового развития «АЭФ-КОНСАЛТ»

27.09.2016 г.

Блиц-семинар: «Расчеты и отчетность в условных единицах и в иностранной валюте с учётом современных реалий», г.Москва, Международный центр делового развития «АЭФ-КОНСАЛТ»

28.09.2016 г.

Блиц-семинар: «Работа в кризис: кадры и убытки», г.Москва, Международный центр делового развития «АЭФ-КОНСАЛТ»