Касса в ОП: необходимый минимум | Журнал «Главная книга» | № 10 за 2017 г.
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Статьи Консультации Семинары Конференции
Календари Калькуляторы Формы Справочники Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ
ПОПУЛЯРНЫЕ НОВОСТИ
Льготное кредитование «малышей»: новые правила

Максимальная сумма льготного кредита, на который могут рассчитывать малые и средние предприятия, снижена до 400 млн рублей. < ... >

ФНС опубликовала очередную порцию рассекреченной информации

Налоговая служба разместила в открытом доступе вторую партию сведений, которые раньше относились к налоговой тайне. < ... >

Регистрация юрлица или ИП: оснований для отказа стало больше

С 1 октября у налоговиков появилось два новых основания для отказа в госрегистрации организации или ИП. < ... >

«Физика»-арендодателя могут заставить уплатить НДС

Даже если гражданин не зарегистрирован в качестве ИП, его арендная деятельность может быть признана предпринимательской. Со всеми вытекающими налоговыми последствиями. < ... >

Платить «агентский» НДФЛ из своего кармана налоговый агент не вправе

В договоры нельзя включать условие о том, что налоговый агент, выплачивающий гражданину доход, берет на себя расходы, связанные уплатой НДФЛ. < ... >

Карты Visa и MasterCard магазины принимать не обязаны

Продавцы не должны в обязательном порядке обеспечивать возможность оплаты товаров картами международных платежных систем. < ... >

ЦБ определился, какие операции по счету будут замораживать

Банк России утвердил признаки перевода денежных средств без согласия клиента. < ... >

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 12 мая 2017 г.

Содержание журнала № 10 за 2017 г.
ОСН | УСН | ЕНВД | ЕСХН | ПСН
Н.А. Мартынюк,
эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению
Вести свою кассу нужно в каждом обособленном подразделении (ОП), которое имеет дело с наличными. Иначе возможен штраф. Посмотрим, что должно появиться у ОП, как только оно начинает принимать и/или выдавать наличные деньги.

Касса в ОП: необходимый минимум

«Кассовое» ОП ≠ «налоговое» ОП

Для налогов обособленное подразделение — это хотя бы одно рабочее место, оборудованное на срок больше месяца по адресу, отличному от адреса организации в ЕГРЮЛп. 2 ст. 11 НК РФ; Письмо УФНС по г. Москве от 31.03.2010 № 16-15/033302@. Такие подразделения нужно ставить на учет в ИФНС.

Для кассовых целей определение иное: ОП — это подразделение юрлица, по месту нахождения которого оборудуется одно или несколько обособленных рабочих местабз. 4 п. 2 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У (далее — Указание № 3210-У). И не важно, на какой срок — больше месяца или меньше.

Поэтому на любом оборудованном вне юридического адреса рабочем месте, где есть операции с наличными, должен быть полный «кассовый» набор — свои кассовая книга, кассир, ПКО и РКО и т. д. Он необходим даже в том случае, если такое ОП:

не подлежит постановке на налоговый учет в ИФНС, поскольку создано на срок меньше месяца;

расположено в пределах того же административно-территориального образования, в которое попадает и юридический адрес организацииПостановления 1 ААС от 15.10.2015 № А38-3591/2015; 14 ААС от 08.05.2015 № А05-15675/2014;

находится на территории, подконтрольной той же ИФНС, что и головной офисПостановление 17 ААС от 03.03.2016 № 17АП-1072/2016-АКу (оставлено без изменения Постановлением ВС от 08.06.2016 № 309-АД16-5686);

не имеет своего счета;

не выделено на отдельный баланс;

не имеет статуса ни филиала, ни представительства.

Итак, вот что должно быть у каждого обособленного — в кассовом смысле — подразделения, если оно имеет дело с наличными.

Свои кассовые ордера и свой кассир

Каждый прием и каждая выдача наличных в обособленном подразделении должны быть оформлены ПКО и РКО, подписанными кассиром именно этого ОП. Кассовые ордера, которые «централизованно» подписаны кассиром головного подразделения (ГП) на наличные операции ОП, налоговики не засчитают.

Внимание

ПКО и РКО должны быть составлены независимо от того, кто вносит в кассу/получает из кассы наличные — стороннее физлицо, представитель другого юрлица, работник ГП, этого или другого ОП вашей организации, директор, учредитель и т. д.

Дело в том, что кассовый ордер на любую операцию с наличными должен быть подписан совершающим эту операцию кассиром непосредственно при получении либо при выдаче наличныхабз. 5 п. 5.1, абз. 4 п. 6.2 Указания № 3210-У. То есть кассир должен присутствовать в ОП, лично принимая деньги в кассу и выдавая их и сразу подписывая соответствующие ПКО и РКО.

А составление и подписание в ГП кассовых ордеров по операциям ОП говорит о том, что эти правила были нарушены и наличные не являются оприходованными. За это налоговики могут оштрафовать организацию на сумму от 40 000 до 50 000 руб., директора — на сумму от 4000 до 5000 руб.ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ И в большинстве таких случаев суды налоговиков поддержалиПостановления 14 ААС от 15.12.2015 № А05-8410/2015, от 04.04.2016 № А13-16881/20155, от 02.07.2015 № А05-13012/2014; 9 ААС от 14.12.2016 № 09АП-54430/2016.

Кого назначить кассиром в ОП

Кассиром в ОП нужно назначить того работника, который выдает и принимает наличные, то есть проводит кассовые операциипп. 2, 4 Указания № 3210-У. Помимо работы с наличными и подписания ПКО и РКО, он должен заполнять и подписывать кассовую книгуабз. 4 п. 4.6 Указания № 3210-У (подробнее об этом скажем ниже).

Не обязательно нанимать отдельного работника на должность кассира. Например, в маленькой торговой точке кассиром можно назначить продавца. Ведь он все равно принимает деньги у покупателей и отвечает за них.

Нужно заключить с кассиром договор о полной материальной ответственности и под роспись ознакомить его с должностной инструкциейст. 244 ТК РФ. Если вы возлагаете обязанности кассира на человека, который уже работает по другой должности (например, на того же продавца), то дополнительно заключите с ним соглашение о совмещении должностей с доплатой за совмещениестатьи 60, 60.2, 151 ТК РФ.

Предупреждаем руководителя

Нельзя, чтобы ПКО и РКО обособленного подразделения подписывал кассир головного офиса или другого ОП. Если инспекция это обнаружит, то оштрафует за неоприходование наличных в ОП.

РКО и ПКО на передачу наличных между подразделениями

Учтите: при передаче наличных между ОП и ГП или между двумя ОП одной организации кассовые ордера должны быть составлены и там и тампп. 5.3, 6.4 Указания № 3210-У.

ОФОРМЛЕНИЕ КАССОВЫХ ОРДЕРОВ ПРИ ПЕРЕДАЧЕ НАЛИЧНЫХ МЕЖДУ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ ОДНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

Оформление кассовых ордеров при передаче наличных между подразделениями одной организации

Комментарий к схеме

1 РКО выписывается на работника (иного уполномоченного директором организации человека), который должен доставить деньги из одного подразделения в другое (либо, в случае с ОП-3, в банк)абз. 2, 3 п. 6.1 Указания № 3210-У.

2 Отрывная квитанция к ПКО должна быть выдана работнику (иному уполномоченному директором организации человеку), доставившему деньги в кассу, и остается у него как подтверждение того, сколько денег и когда он внесабз. 5 п. 5.1 Указания № 3210-У.

И например, сумма полученной ОП наличной выручки, которая затем сдана в кассу ГП, пройдет в организации по ПКО дважды: сначала в ОП, потом в ГП. Понятно, что для тех налоговых режимов, где доход признают по дате получения денег (например, УСНп. 1 ст. 346.17 НК РФ), выручка будет учтена только один раз — на дату ее получения наличными в ОП.

Кроме того, для передачи наличных между подразделениями руководитель организации долженабз. 2 п. 3, пп. 5.3, 6.4 Указания № 3210-У:

утвердить порядок выдачи наличных из кассы одного подразделения и их приема в кассе другого подразделения;

оформить приказом либо доверенностью полномочия работника (иного человека), доставляющего деньги из одной кассы организации в другую. С таким работником нужно заключить договор о полной материальной ответственностист. 244 ТК РФ.

Внимание

Внесение в кассовую книгу записей о наличных операциях без оформления на них ПКО и РКО приравнивается к неоприходованию наличныхРешение Свердловского облсуда от 06.04.2016 № 72-491/2016.

Из одного ОП организации в другое ОП или в ГП можно передать любую сумму наличных. Ведь в этом случае деньги передаются внутри одной организации. А установленное ЦБ ограничение касается только суммы наличного расчета с другими юрлицами и ИП (максимум 100 тыс. руб. в рамках одного договорап. 6 Указания ЦБ от 07.10.2013 № 3073-У).

Своя кассовая книга

У каждого ОП должна быть своя кассовая книга, в которую на основании ПКО и РКО записываются только те операции с наличными, которые проводятся в этом ОПабз. 1, 4, 7 п. 4.6, абз. 4, 5 п. 2 Указания № 3210-У; Письма ФНС от 17.05.2013 № АС-4-2/8827@; ЦБ от 04.05.2012 № 29-1-1-6/3255; Постановление ВС от 18.11.2015 № 310-АД15-14386. Все ПКО и РКО должны быть записаны в эту кассовую книгу уже в день их составления, то есть в день соответствующих приема либо выдачи наличных. Это и является оприходованием наличныхабз. 3 п. 4.6 Указания № 3210-У.

Если проверяющие обнаружат, что кассовой книги у ОП нет или что записи вносятся в нее несвоевременно, то они оштрафуют за неоприходование наличныхсм., например, Постановления 1 ААС от 28.09.2016 № А38-3464/2016; 3 ААС от 18.01.2016 № А33-16353/2015; 9 ААС от 07.11.2016 № 09АП-52093/2016; 14 ААС от 18.01.2016 № А05-10022/2015.

Хранить кассовую книгу ОП нужно в самом ОП, чтобы можно было в любой момент предъявить ее проверяющим. Обычно они хотят получить книгу сразу же в первый день проверки либо в течение следующего рабочего дняп. 31 Административного регламента, утв. Приказом Минфина от 17.10.2011 № 133н. Если книга будет храниться в другом подразделении и из-за этого не будет представлена инспекторам вовремя, то суд может расценить это как неведение книги в кассе ОП и как неоприходование наличныхсм., например, Постановления 1 ААС от 28.09.2016 № А38-3464/2016; 14 ААС от 04.04.2016 № А13-16881/20155; 17 ААС от 26.02.2015 № 17АП-18223/2014-АКу.

Внимание

ОП должно передавать в ГПабз. 7 п. 4.6 Указания № 3210-У:

отрывные листы кассовой книги — если книга в ОП заполняется от руки;

распечатанные и подписанные вторые экземпляры листов — если кассовая книга заполняется на компьютере.

Периодичность, сроки и порядок передачи должен установить директор организации. При этом важно, чтобы листы за отчетный период были получены в ГП до составления бухгалтерской отчетностиабз. 7 п. 4.6 Указания № 3210-У.

Отсутствие утвержденного директором порядка передачи суд может расценить как дополнительное доказательство того, что в ОП отдельная кассовая книга не ведетсяПостановление 9 ААС от 30.12.2014 № 09АП-53806/2014АК.

В ГП листы кассовых книг ОП брошюруются по каждому ОП в хронологической последовательности не реже раза в год.

Только в редких случаях суды признают кассовую книгу ОП, предъявленную для проверки с опозданием, например вместе с возражениями на акт, при составлении протокола о нарушенииПостановления ВС от 09.12.2015 № 33-АД15-2; 13 ААС от 16.04.2015 № А56-58237/2014. Да и то нередко лишь потому, что инспекция не доказала факт изготовления книги после проверкиПостановления 1 ААС от 11.12.2015 № А38-3850/2015; 9 ААС от 22.07.2015 № 09АП-21931/2015. Так что не стоит рассчитывать на то, что в случае проверки ОП у вас будет время заполнить и причесать кассовую книгу, — оформляйте все как следует сразу.

Организации, которые налоговики штрафовали за неоприходование наличных из-за отсутствия в ОП своей кассовой книги, пытались штраф оспорить, но ничего не вышло. Чтобы не повторять чужие ошибки, читайте статью на с. 51.

Кто еще подписывает кассовую документацию ОП

Кассовая книга. По правилам вслед за кассиром кассовую книгу ОП должен подписать, сверив записи в ней с ордерами, бухгалтер либо главбух, а при их отсутствии — директор организацииабз. 5 п. 4.6 Указания № 3210-У.

Если в «обособке» есть операции с наличными, то во избежание проблем с налоговиками ОП должно «завести себе лучшего друга» — кассира

Если в «обособке» есть операции с наличными, то во избежание проблем с налоговиками ОП должно «завести себе лучшего друга» — кассира

Если в ОП есть свой бухгалтер, то все понятно — это делает он. А если нет? Тогда директор должен уполномочить на подписание кассовой книги кого-нибудь из работников ОПабз. 1 п. 4 Указания № 3210-У. Это может быть и руководитель ОП, и сотрудник, выполняющий обязанности кассира в ОП. В последнем случае он один будет подписывать кассовую книгу и за кассира, и за руководителя (бухгалтера).

Еще один вариант — вести кассовую книгу в электронном виде с подписанием ее электронной подписью (ЭП). Но тогда своя ЭП должна быть не только у главбуха и директора организации, но и у кассира ОП. Кроме того, вносить исправления в подписанные ЭП листы книги запрещено (в отличие от бумажной книги, где исправления допустимы)п. 4.7 Указания № 3210-У.

ПКО и РКО. По правилам кассовый ордер до совершения операции с наличными должен быть составлен и подписан бухгалтером (главбухом) либо директоромпп. 4.1—4.3 Указания № 3210-У и передан в кассу кассируабз. 1 п. 2, пп. 5.1, 6.1 Указания № 3210-У. Здесь все так же: если в ОП нет бухгалтера, то можно уполномочить оформлять ордера кого-то из работников ОП или включить это в обязанности кассираабз. 3 п. 4.2 Указания № 3210-У.

Также, по мнению ЦБ, бухгалтер либо директор организации могут оформлять кассовые ордера в электронном виде и пересылать их кассиру при условии, что подпишут их ЭП. А кассир просто распечатает ордер и на распечатке при выдаче либо при приеме денег поставит подпись от рукиПисьмо ЦБ от 11.08.2014 № 29-1-1-ОЭ/3002.

Прочие документы. Работнику ОП, который принимает решения о расходовании денег из кассы, директор организации может передать полномочия по подписанию за себя:

письменных распоряжений на выдачу наличных, которые являются основанием для оформления РКО без подписи руководителя, либо непосредственно РКО, если у вас принято подписание его руководителем;

заявлений на выдачу денег под отчет. Также можно передать полномочия по утверждению авансовых отчетовп. 6.3 Указания № 3210-У.

Для этого директор организации должен оформить доверенность на работника либо приказ, а также указать соответствующие обязанности в его должностной инструкции.

Упомянутые в статье Указания ЦБ можно найти:

раздел «Законодательство» системы КонсультантПлюс

Свой лимит остатка наличных

Это максимальная сумма наличных, которая может оставаться в ОП после окончания рабочего дня. Устанавливается директором организации. Тем ОП, которые сдают излишек своих наличных в банк, лимит рассчитывается отдельно по тем же правилам, что и лимит для организаций. Остальным ОП организация выделяет фиксированную часть своего общего лимита, рассчитанного по совокупным показателям ГП и всех таких ОПабз. 4, 5 п. 2 Указания № 3210-У.

Приказ о лимите остатка кассы ОП должен храниться в самом ОПабз. 6 п. 2 Указания № 3210-У, чтобы его сразу можно было предъявить проверяющим. Иначе инспекция может оштрафовать за сверхлимитный остаток в ОП (размер штрафа такой же, как за неоприходование)ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ, и суд ее наверняка поддержит. Так, приказ о лимите ОП, предъявленный в ИФНС после составления протокола об административном правонарушении, суд не принял во вниманиеПостановление 9 ААС от 14.02.2017 № 09АП-1069/2017.

Совет

Если у вас малое предприятие, которое пользуется своим правом хранить наличные без лимитаабз. 10 п. 2 Указания № 3210-У, передайте копию приказа об этом в каждое ваше ОП.

Сколько ОП — столько и штрафов

Бывает, что инспекция проверяет не одно ОП организации, а все сразу. И если в каждом ОП находит одно и то же «кассовое» нарушение, то накладывает на организацию штраф столько раз, сколько у нее ОП.

Например, если у организации четыре ОП и в каждом из них не ведется своя кассовая книга, то инспекция составит четыре протокола и вынесет четыре постановления о штрафе — каждое на сумму от 40 до 50 тыс. руб.Постановление 14 ААС от 15.12.2015 № А05-8410/2015 И суд это, скорее всего, поддержитсм., например, Постановления 14 ААС от 06.07.2016 № А05-1233/2016; 17 ААС от 02.02.2015 № 17АП-17193/2014-АКу. По мнению судов, здесь нет противоречия с правилом о том, что никто не может нести административную ответственность дважды за одно и то же нарушениеч. 5 ст. 4.1 КоАП РФ. В этом случае есть несколько одинаковых нарушений по разным адресам, а значит, должно быть несколько штрафовп. 24 Постановления Пленума ВС от 24.03.2005 № 5; Постановление Президиума ВАС от 04.03.2014 № 11036/13.

Кто контролирует — тот и отвечает

В должностные обязанности руководителя ОП директор может включить также контроль за ведением кассовых операций и кассовой книги в ОП, за их надлежащим оформлением, за хранением связанных с кассой документовабз. 1 п. 4, абз. 8 п. 4.6, абз. 4 п. 4.7 Указания № 3210-У.

Справка

Срок давности для штрафа за «кассовые» нарушенияч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ (не путать с ККТ-нарушениями) — 2 месяцач. 1 ст. 4.5, п. 6 ч. 1 ст. 24.5 КоАП РФ. Для длящихся нарушений (таким суд может признать, например, неведение кассовой книгиПостановление 14 ААС от 30.06.2014 № А05-2033/2014) эти 2 месяца отсчитывают от момента обнаружения нарушения (составления налоговиками акта проверки). Для остальных — от момента совершения.

Тогда возникнет вопрос о том, кто — этот работник или директор организации — должен нести административную ответственность за неоприходование наличных в ОП как должностное лицоч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ. И был случай, когда в такой ситуации ИФНС за неоприходование в ОП наличных оштрафовала гендиректора организации, а суд штраф отменил. По мнению суда, штрафовать следовало руководителя ОП, которого директор наделил правом подписи кассовых документов ОП и назначил ответственным за ведение кассовых операций и их оформление в ОПРешения Свердловского облсуда от 21.12.2016 № 72-1795/2016, от 17.01.2017 № 72-41/2017.

* * *

По операциям платежного агента (субагента) нужно вести отдельную кассовую книгуп. 4.6 Указания № 3210-У. Поэтому если ОП принимает деньги как платежный агент и проводит еще какие-то операции с наличными, то у него должно быть две свои кассовые книги. Одна — для собственных наличных, вторая — для наличных, принятых в качестве платежного агента. Оприходование «агентских» денег в основной кассовой книге ОП приведет к штрафуПостановление 9 ААС от 28.03.2016 № 09АП-6755/2016.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Обособленные подразделения, филиалы, представительства»:

2018 г.

2017 г.

2016 г.

ИНДЕКСЫ
Москва Индекс
потребительских цен

Используется
для индексации зарплаты

0.13%
сентябрь 2018 г.
45000000
Ставка
рефинансирования

Используется для
расчёта отдельных показателей

7.5%
ЕЖЕДНЕВНАЯ
НОВОСТНАЯ
РАССЫЛКА
ОПРОС
Практикуется ли в вашей компании вывешивание фото сотрудников на доску почета или на доску позора?
Нет, это наследие советских времен
Да, это очень эффективно
Да, но только тех, кто дал согласие на это

РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
ИРСОТ КонгрессПодписка на ГК
БЛИЖАЙШИЕ БУХГАЛТЕРСКИЕ МЕРОПРИЯТИЯ
31.10.2018

«Неделя Бухгалтера 2018» Обучение в атмосфере праздника!, компания "ИСКРА"

31.10.2018

Конференция «НАЛОГОВЫЙ КОНТРОЛЬ.ИТОГИ–2018, ОЖИДАНИЯ–2019», Компания"ИРСОТ"