Новости Тренинги Типовые ситуации Калькуляторы Формы
Журнал Вебинары Календарь Консультации Форум Тесты
Добавить в «Нужное»

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 29 октября 2018 г.

Содержание журнала № 21 за 2018 г.
ОСН УСН ЕСХН ПСН ЕНВД
М.Г. Мошкович,
старший юрист
Любая компания периодически получает в свое распоряжение фотографии конкретных граждан — сотрудников, соискателей вакансий, клиентов. При их использовании важно не нарушить требования ГК РФ и Закона о персональных данных.

Фотографии граждан: что нужно знать компании

Фото на пропуск

Фото на пропуск, по сути, размещается для того, чтобы охранник или иной представитель организации мог удостовериться, что предъявитель пропуска и его владелец — одно и то же лицо. То есть с помощью фото идентифицируется конкретная личность.

Как разъяснял Роскомнадзор, при получении фото либо при фотосъемке гражданина для таких целей имеет место обработка биометрических персональных данных (ПД)ч. 1 ст. 11 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ (далее — Закон № 152-ФЗ); Разъяснения Роскомнадзора от 02.09.2013. А это значит, что у гражданина необходимо получить письменное согласие на обработку ПДч. 1 ст. 11 Закона № 152-ФЗ.

Справка

За отсутствие письменного согласия гражданина на обработку ПД в случаях, когда это обязательно, Роскомнадзор может оштрафоватьч. 2 ст. 13.11 КоАП РФ:

руководителя (ИП) — на 10 000—20 000 руб.;

компанию — на 15 000—75 000 руб.

Таким образом, если у вас в компании действует пропускная система, то для получения фотографии на пропуск нужно взять согласие на обработку ПД у каждого работника. Аналогично и в ситуации, когда фото гражданина размещается, например, на пропуске в бассейн или на карте клиента фитнес-клубаПостановление АС СЗО от 21.11.2017 № А42-342/2017.

Фото в личном деле

Прием от работника фото для хранения в личном деле не считается обработкой биометрических ПДРазъяснения Роскомнадзора от 02.09.2013. Ведь кадровик не будет по фото устанавливать личность человека, это просто элемент анкеты. Следовательно, получение фото для этих целей рассматривается как обработка (сбор) обычных ПД, как то: паспортные данные, адрес и прочеепп. 1, 3 ст. 3 Закона № 152-ФЗ. Нужно ли получать согласие на обработку в этом случае?

С одной стороны, для обработки ПД гражданина в целях исполнения любого договора с ним (в том числе трудового) согласия не требуетсяп. 5 ч. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ. Однако фотографии для исполнения трудового договора, в общем-то, не нужны. Поэтому во избежание споров с проверяющими лучше закрепить возможность получения и хранения фото работника для целей кадрового учета в коллективном договоре, ПВТР или другом локальном нормативном акте организацииРазъяснения Роскомнадзора от 24.12.2012.

Отметим также, что получать согласие работников на обработку любых ПД необходимо в тех случаях, когда для ведения кадрового учета привлечена сторонняя организацияч. 3 ст. 6 Закона № 152-ФЗ; п. 5 Разъяснений Роскомнадзора от 24.12.2012.

Фотокопия паспорта

Сканирование (ксерокопирование) паспорта вместе с фото для подтверждения личности при заключении договора на оказание услуг (например, банковских или медицинских) Роскомнадзор также не считает обработкой биометрических ПДРазъяснения Роскомнадзора от 02.09.2013. И если вы не используете эти фотокопии для других целей, помимо исполнения договора, то оформлять согласие клиента нет необходимостип. 5 ч. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ.

В отношении копий паспортов работников мнения контролирующих ведомств расходятся. Роструд считает, что работодатель вправе хранить их, но только при условии получения от работника письменного согласия на обработку ПДДоклад с руководством по соблюдению обязательных требований... за II квартал 2017 г., утв. Рострудом. А проверяющие Роскомнадзора иногда признают хранение копий паспортов нарушением даже при наличии такого согласияПостановление ФАС СКО от 21.04.2014 № А53-13327/2013.

При этом обнародование копии паспорта без разрешения работника в любом случае недопустимо. Так, суд обязал компанию компенсировать моральный вред ее бывшему работнику. Его фото (ксерокопия паспорта из личного дела) было вывешено на проходной для того, чтобы охрана могла отследить этого гражданина среди посетителей и не пустить на территориюКассационное определение ВС Удмуртской Республики от 11.08.2010 № 33-2625.

Фото на резюме

Фото на анкете соискателя также не используется для установления его личности. Однако в нашем случае это не принципиально. Поскольку это еще не ваш работник, то вопрос стоит о праве обрабатывать любые его персональные данные.

По мнению Роскомнадзора, получать у соискателя согласие на обработку ПДп. 5 Разъяснений Роскомнадзора от 24.12.2012:

не нужно — если он самостоятельно разместил свое резюме в Интернете либо вам его передали из кадрового агентства;

нужно — если соискатель сам прислал вам свое резюме или заполнил вашу анкету. Такое согласие оформляется на период рассмотрения анкеты и принятия работодателем окончательного решения. Согласие можно включить в текст вашей анкеты.

В случае отказа в приеме на работу сведения, представленные соискателем, должны быть уничтожены в течение 30 дней. Либо вы можете хранить его резюме в кадровом резерве. Но в таком случае вы должны иметь согласие соискателя на обработку ПД в этих целях, а сам он должен быть письменно ознакомлен с условиями ведения кадрового резерва в вашей организациич. 4 ст. 21 Закона № 152-ФЗ.

Фото на Доске почета

Столь популярные в советские годы Доски почета сегодня могут стать для работодателя причиной проблем. Ведь вывешивание фотографии на всеобщее обозрение незаконно, это квалифицируется как сообщение персональных данных третьим лицам без согласия гражданина. Даже если вы таким образом хотите поощрить работника или, к примеру, поздравить его с днем рождения.

Это у себя дома можно без проблем повесить чьи угодно фотографии. С фото сотрудников работодатель не вправе так свободно обращаться...

Это у себя дома можно без проблем повесить чьи угодно фотографии. С фото сотрудников работодатель не вправе так свободно обращаться...

Чтобы не возникло неприятностей, необходимо:

либо иметь письменное согласие работника на обработку ПД, в котором будет прямо отражена возможность помещения его фотографии на Доску почета (информационный стенд или что-то подобное);

либо закрепить такую возможность в коллективном договоре, ПВТР или другом локальном нормативном акте, с которым все работники будут ознакомлены под росписьабз. 2 преамбулы Разъяснений Роскомнадзора от 24.12.2012.

Если же говорить о «досках позора», которые тоже практикуются некоторыми работодателями, то здесь вопрос не только в письменном согласии на обработку персональных данных.

Если работник обратится в суд с иском о защите чести и достоинства, то вам придется доказывать, что порочащие его сведения соответствуют действительности. Ведь по закону это обязан делать тот, кто их распространилп. 1 ст. 152 ГК РФ.

Так, работник ООО обнаружил свою фотографию с указанием фамилии, имени, отчества на информационном стенде на проходной. Там же была подпись «худший сотрудник». Обиженный работник подал иск в суд. Работодатель не имел письменного согласия работника на распространение его изображения, а также не смог доказать, что подпись «худший сотрудник» в отношении работника соответствовала действительности. С компании была взыскана компенсация морального вредаАпелляционное определение Брянского облсуда от 30.01.2018 № 33-580/2018.

Фото на сайте

Если вы размещаете фото своих специалистов на сайте (либо в печатной продукции) в целях привлечения внимания к работам (услугам) компании, то нужно получить у работников:

согласие на обработку ПД (поскольку такие действия выходят за рамки трудового законодательства);

согласие на использование изображения гражданина в соответствии с гражданским законодательствомп. 1 ст. 152.1 ГК РФ. Такое согласие может включать в себя дополнительные условия, например срок и пределы использованияпп. 46, 47 Постановления Пленума ВС от 23.06.2015 № 25 (далее — Постановление № 25). Причем работник может отозвать свое согласие в любой моментп. 49 Постановления № 25.

Согласие на использование изображения может быть дано и устно. Тогда его детали будут определяться обстановкой, в которой оно предоставлялосьп. 47 Постановления № 25. Так, компания опубликовала фото своих работников на сайте в рекламных целях, не получив на это их письменного согласия. Один из сотрудников после увольнения обратился в суд с иском о прекращении использования изображения и компенсации морального вреда. Однако судьи ему отказали, установив следующееКассационное определение Мосгорсуда от 05.06.2017 № 4г/2-5965/17:

фото были получены в результате открыто проведенной компанией в рабочее время фотосессии, о цели которой было объявлено заранее. Сотрудники готовились, наряжались;

от съемок можно было отказаться, однако гражданин этого не сделал;

с требованием убрать фотографию и информацию о себе с сайта он к компании не обращался.

В любом случае следует помнить, что при возникновении спора факт использования фото доказывается самим гражданином, а правомерность использования — работодателемп. 48 Постановления № 25. Поэтому согласие лучше все-таки оформлять письменно.

Справка

Разрешения на публикацию фотоснимков, сделанных на торжественных мероприятиях компании (например, на корпоративе), можно не спрашивать. Главное, чтобы изображение отдельных сотрудников не было на снимках основным и чтобы на фото не было информации о частной жизни указанных лицподп. 2 п. 1 ст. 152.1, п. 1 ст. 152.2 ГК РФ; п. 45 Постановления № 25.

Уведомляем Роскомнадзор

Вопрос об уведомлении Роскомнадзора отдельно в отношении фотографий не регламентирован, поэтому применяются общие правила. Однозначно не нужно уведомлять о намерении обрабатывать ПД работников, а также клиентов и заказчиков (если их ПД используются исключительно для исполнения заключенного с ними договора и не передаются третьим лицам без их согласия)пп. 1, 2 ч. 2 ст. 22 Закона № 152-ФЗ.

Внимание

За неподачу (несвоевременную или некорректную подачу) уведомления в Роскомнадзор возможны штрафыст. 19.7 КоАП РФ:

на руководителя (ИП) — 300—500 руб.;

на компанию — 3000—5000 руб.

Срок давности составляет 3 месяца с даты возникновения обязанности направить уведомлениеч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ.

Что касается ПД соискателей, то прямого освобождения от обязанности направлять уведомление в Роскомнадзор в таком случае нет. Однако суды иногда приравнивают отношения работодателей с соискателями в смысле Закона о ПД к трудовым. На этом основании делается вывод, что уведомление не направляетсяПостановление 4 ААС от 07.02.2018 № А19-17054/2017.

Проблемы могут возникнуть и в случае, когда вы используете электронные системы учета. При обработке ПД без использования средств автоматизации уведомлять Роскомнадзор не нужно, об этом прямо сказано в Законеп. 8 ч. 2 ст. 22 Закона № 152-ФЗ. И проверяющие делают вывод: использование средств автоматизации обязывает компанию направлять такое уведомление. Суды же считают, что это непринципиально.

Так, было признано законным использование без уведомления Роскомнадзора систем «1С:Зарплата и управление персоналом» для обработки данных работников и «1С:Предприятия (магазины)» для обработки данных дистанционных покупателей — граждан. Нет нарушения и в хранении без уведомления контролирующего органа электронных резюме граждан в рамках деятельности по подбору персоналаПостановление 4 ААС от 07.02.2018 № А19-17054/2017.

Справка

Если ПД просто содержатся в информационной системе или извлечены из нее, то это еще не значит, что ПД обрабатываются с использованием средств автоматизациип. 2 Положения, утв. Постановлением Правительства от 15.09.2008 № 687; Апелляционное определение Владимирского облсуда от 20.01.2015 № 33-139/2015.

* * *

Получая у гражданина согласие на обработку его ПД, помните, что нельзя оформить такой документ на все случаи жизни. Нужно указывать конкретную цель обработки, конкретный список обрабатываемых данных и перечень возможных действий с нимич. 4 ст. 9 Закона № 152-ФЗ.

Понравилась ли вам статья?
  • Почему оценка снижена?
  • Есть ошибки
    Укажите ошибки Не более 300 знаков. Осталось 300/300
  • Слишком теоретическая статья, в работе бесполезна
  • Нет ответа по поставленные вопросы
  • Аргументы неубедительны
  • Ничего нового не нашел
  • Нужно больше примеров
  • Тема не актуальна
  • Статья появилась слишком поздно
  • Слишком много слов
  • Другое
    Напишите подробнее Не более 300 знаков. Осталось 300/300
Поставить оценку
Комментарии (0)

Оценивать статьи могут только подписчики журнала «Главная книга» или по демодоступу.

Другие статьи журнала по теме:
Кадры / Оплата труда
Кадры / Оплата труда

2024 г.

№ 6
Из-за чего нужно обжаловать результаты внеплановой трудовой проверкиКак действовать при обжаловании результатов внеплановой трудовой проверкиТрудинспекторы получили доступ к налоговой тайне
№ 5
Для задержки зарплаты у работодателя нет никаких оправданийЗапрет на сокращение одиноких родителей: новые правилаМожно ли учесть в расходах серую зарплатуПриостановка работы из-за задержки зарплаты не спасет совместителя от увольнения
№ 4
Как оформить временного работника на замену двух декретницНесет ли в себе налоговые риски перечисление подотчета на зарплатные картыНужно ли компенсировать «сгоревшие» допвыходные по уходу за детьми-инвалидамиРазъяснения СФР: как правильно сообщать об удаленке и неполном рабочем времени по форме ЕФС-1Уточнен порядок выплаты компенсации за задержку зарплаты
№ 3
Испытательный срок не может длиться вечноКоснутся ли работодателя «возрастные» изменения в воинском учете в 2024 году
№ 2
Может ли работник передумать и взять за работу в выходные деньги вместо отгуловРасчеты с подотчетниками: разбираем вопросы о разном
№ 1
Накопление допвыходных родителем ребенка-инвалида: особые случаиПри простое все работники равныПрием на работу вахтовикаЧто влечет за собой повышение МРОТ

2023 г.

№ 24
Введен штраф за нарушение трудоохранных обязательств перед «вредниками»Допвыходные для ухода за детьми-инвалидами: копим и используемЗарплатно-премиальные вопросы: когда и сколько можно выплатить в декабреКак рассчитывается компенсация за вынужденный прогул
№ 23
Какие обязанности по воинскому учету есть у работодателяКвота по трудоустройству инвалидов: разъясняет Минтруд
№ 22
Ликбез для работодателя по организации воинского учета
№ 21
«Постмобилизационные головоломки» с решениямиДолжен ли работник принести работодателю справку о диспансеризацииМедосмотры работников: как организовать, оформить и учесть расходыУчебный отпуск прерывает основной отпуск
№ 20
Нужен ли новый медосмотр при переходе с одной вредной работы на другую
№ 19
В каких случаях работнику при увольнении положено выходное пособиеВнеплановый контроль: из-за чего может нагрянуть трудинспекцияЗарплатные даты: как правильно установить и соблюдатьПравила внепланового трудового контроля
№ 18
«Алиментные» ситуации: считаем, удерживаем, индексируемРеорганизация и сотрудники: кто, что и когда должен сообщить в СФР
№ 17
Как считать компенсацию за неотгулянный отпуск, если сотрудник отработал меньше годаКогда специалист, поступивший в магистратуру, сохраняет право на учебный отпускПравила военно-учетного поведения работодателя: за что новые штрафы
№ 15
Вводим дресс-код для работников с оглядкой на судебную практикуКак налоговики понимают, что работников маскируют под самозанятыхНаем на сезон: лучше временные работники или самозанятые?
№ 14
Как столичным работодателям учитывать нерабочий день 26 июняМожно ли взять допвыходные по уходу за ребенком-инвалидом, живущим в другом городеЧто ожидает работодателя при возвращении «приостановленного» сотрудника
№ 13
Нельзя лишать работника стимулирующей части зарплаты на весь период взысканияПремии: как учитывать, когда индексировать и из-за чего можно не платитьРаботодатель не должен мешать сотруднику в обеденный перерыв
№ 12
Признание увольнения незаконным: что думают судьиРаботник призван на военные сборы: что делать бухгалтеруШпаргалка по ПСВ и РСВ: на кого подавать сведения, а на кого нет
№ 11
Зарплатные субсидии за прием на работу участников СВОРоструд подготовил памятку по обязательным медосмотрамСписание подотчетных сумм: разбираемся с документами и налогами
№ 9
Студент-сотрудник: возможны ли срочный договор, испытательный срок и отпуск на сессиюРаботнику положена компенсация и за неначисленную зарплату
№ 8
Как в трудовой книжке исправить запись о переименовании организацииМожно ли наказать работника, прогулявшего обучение
№ 7
Устанавливаем видеонаблюдение в офисе с учетом судебной практики
№ 5
«Должен» — «не должен» в работе с персональными даннымиВозможности совместительства ограничены только временемТрудинспекторы почти всегда предупреждают о своем приходе
№ 4
Считаем отпуска и зарплаты с учетом праздничных и выходных дней
№ 3
Можно ли продлить испытательный срок нового работникаУпорядочение отчетности в органы занятости: что это означает для работодателяУтверждены требования к подтверждению уничтожения персональных данныхЧто нужно знать для организации суммированного учета рабочего времени
№ 2
Когда нужна доплата до МРОТМобилизованным гражданам предоставлены новые трудовые гарантииНовые бланки трудовых книжек в действииЧто надо помнить, если в компании есть работник-донор
№ 1
Зарплатные и отпускные вопросы в свете новогодних праздниковИспытательный срок: что нужно знатьНовшества в отношении иностранных работников — 2023

2022 г.

№ 24
Как отличить разъездной характер работы от командировокПередать трудовую книжку уволенного работника через его экс-коллегу нельзяПриостановление исполнительного производства в отношении мобилизованного сотрудникаЧто делать, если работодатель задерживает зарплату
№ 23
Запреты на работе: какие права нельзя отобрать за зарплатуЧто работодатель может запретить работникам
№ 22
«Мобилизационные» обстоятельства кадровой работыУволенный работник просит копии рабочих документов: что выдавать, а что нет?
№ 21
Директора мобилизовали: кому передать полномочия и какКадровые грани мобилизации: как все оформитьКадровые последствия «мобилизационного» приостановления договораМестные администрации вправе запрашивать данные о мужчинах-работникахМобилизационные хлопоты с сотрудником, которого нет на месте
№ 20
Воинский учет: вести его и сдавать отчетность должны все организацииКак работодателю сохранить прожиточный минимум сотруднику-должникуПочему работодателю важно понимать, что мобилизация ≠ военные сборы
№ 19
Персональные данные сотрудников: какие обязанности появились у работодателейСрок выплаты зарплаты нарушен — что за это будет?Что меняется с новыми правилами расследования производственных травмЧто нового при оформлении расследования несчастных случаев на производстве
№ 18
Как не ошибиться, удерживая долги из зарплаты сотрудниковНужно ли было подавать уведомление об обработке персональных данных до 1 сентября
№ 17
«Переводные» разъяснения Минтруда для первоначального работодателяОбещание, данное в мессенджере, можно зафиксировать у нотариусаОтветы Минтруда для работодателей, принимающих временных работниковСверхурочная работа: сложные вопросы оформления и оплатыУдержания из зарплаты сотрудника с учетом прожиточного минимума
№ 16
Как передать уволенному работнику трудовую книжкуНДФЛ с компенсации за задержку зарплаты: Минфин и ФНС изменили позицию
№ 15
Временный перевод к другому работодателю: взгляд с обеих сторонКак в трудовом договоре указывать сроки выплаты зарплатыКогда договор о полной материальной ответственности не работает
№ 14
Индексация ≠  повышение зарплаты до МРОТТест: как правильно организовать удаленку
№ 13
Как работники с работодателя серую зарплату взыскивалиЧто думает ВС РФ об оформлении трудовых договоров
№ 12
Ведение трудовой книжки и учет трудового стажа работника из УкраиныКогда больничный лист не спасет работника от увольнения по инициативе работодателяСчитаем отпускные при наличии «президентских» нерабочих дней в расчетном периоде
№ 11
А ну-ка, удержи: переплата за «авансовый» отпуск при увольнении работникаКак IT-компании уведомлять военкомат об увольнении работника-«отсрочника»Зарплатный аванс: чтобы не больше, но и не меньшеКадрово-бухгалтерские будни: что, когда и как оформлятьКак поступить с работником, который не справляется со своими обязанностямиОтпуск отгулян авансом: отражаем перерасчет в налогах и бухучетеСправку об отсутствии судимости можно требовать не у всех соискателейЧто такое необоснованный отказ в приеме на работу: точка зрения ВС РФ
№ 10
Нюансы расчета «алиментной» задолженности сотрудниковОбзор судебных дел по спорам, связанным с заключением трудового договораФаксимильная подпись и трудовой договор несовместимы
№ 9
Во избежание простоя: временная смена трудовой функции, режима работы или работодателяСубсидии за наем молодежи: кто, сколько и как может получить
№ 8
Любимые вопросы работодателей об индексацииНи от кого не зависящий простой: оформляем, оплачиваем, учитываем
№ 7
Аренда жилья и другие расходы при переезде сотрудника: что с налогамиНеотгулянный отпуск: компенсируем при увольненииРаботник «потерялся» на митинге, в отпуске или в командировке: кадрово-бухгалтерские последствия
№ 6
Работодатели могут продолжать перечислять работникам зарплату на карты банков, попавших под санкцииУвольнение за прогул: разбираемся с причинами отсутствия на работе
№ 5
2 основных вопроса про компенсацию отгуловСЗВ-ТД о приеме на работу: с приказом и без негоКак перевести будущую маму на легкий трудКак работодателям размещать сведения о вакансиях на портале «Работа в России»Правила хорошего тона при отгулах
№ 4
«Вирусное» отстранение: когда допустимо и какие последствияГенерального директора ООО дисквалифицировали: как смягчить последствияКак удержать с работника алименты и другие долги, чтобы к вам не было претензийНа удаленку рекомендовали отправить как можно больше работниковПрием на работу генерального директора ООО: три основных шагаУчет расходов на добровольное личное страхование и пенсионное обеспечение работников
№ 3
«Медицинский» перевод на другую работу: как, куда, на сколькоКак устроить у себя ЭКДО
№ 1
В 2022 году МРОТ равен 13 890 руб.: что предпринять работодателямПФР подкорректировал правила заполнения СЗВ-СТАЖЧто полагается за работу в январские каникулы
ПОЛЕЗНОЕ
АКТУАЛЬНОЕ

КАЛЕНДАРЬ БУХГАЛТЕРА НА РАБОЧИЙ СТОЛ
«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Вебинар 27 марта НА ПРАВАХ РЕКЛАМЫ
Нужное
Содержание