Уничтожение документов: когда и как | журнал «Главная книга. Конференц-зал» | № 3 от 2015 г. | разработка
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Статьи Консультации Семинары Конференции
Календари Калькуляторы Формы Справочники Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ
ПОПУЛЯРНЫЕ НОВОСТИ
Облагать или не облагать – вопросов больше нет!

Не редкость, когда бухгалтер, выплачивая ту или иную сумму работнику, задается вопросом: а облагается ли эта выплата НДФЛ и страховыми взносами? А учитывается ли она для целей налогообложения? < ... >

Налоговики против изменения порядка уплаты НДФЛ работодателями

В последние годы неоднократно появлялась информация о разработке законопроектов, авторы которых хотели заставить работодателей платить НДФЛ с доходов своих работников не по месту постановки на учет работодателя-налогового агента, а по месту жительства каждого сотрудника. Недавно ФНС высказалась резко против подобных идей. < ... >

Один и тот же счет-фактура может быть одновременно и бумажным, и электронным

Налоговая служба разрешила продавцам, выставившим покупателю счет-фактуру на бумаге, не распечатывать второй экземпляр документа, оставляемый у себя, а хранить его в электронном виде. Но при этом он обязательно должен быть подписан усиленной квалифицированной ЭП руководителя/главного бухгалтера/уполномоченных лиц. < ... >

Расчет пособия по беременности и родам всего за несколько минут

В семье Калькуляторов на нашем сайте пополнение! В помощь бухгалтерам мы разработали онлайн-калькулятор расчета пособия по БиР. < ... >

На основании какого документа выдавать деньги под отчет

Выдача подотчетных сумм может производиться либо на основании письменного заявления подотчетного лица, либо по распорядительному документу самого юрлица. < ... >

Будет ли штраф за досрочную выплату зарплаты

Если зарплата выплачивается новым сотрудникам в срок, превышающий полмесяца со дня их приема на работу, это не будет нарушением. Но лишь при условии, что законодательные требования по срокам и периодичности выплат соблюдаются в отношении всех остальных сотрудников фирмы. < ... >

Семинар «Документооборот: как себя не обидеть и проверяющим угодить», актуально на 23 июня 2015 г.

Содержание

Уничтожение документов: когда и как

Последствия неправильного уничтожения документов

Как уничтожить ненужные документы и почему важно это правильно оформить? Дело в том, что не исключена ситуация, когда документы, которые вы уже выбросили, могут потребоваться кому-то из внешних пользователей. И если ваша организация не сможет подтвердить, что документы были уничтожены, то суд может посчитать, что эти документы все еще существуют, и примет решение о передаче этих документов по месту требования. Причем за неисполнение судебного решения грозит штраф по части 1 статьи 17.15 КоАП:

— организации — в размере от 30 000 до 50 000 рублей;

— руководителю — в размере от 10 000 до 20 000 рублей.

Правда, некоторые суды признавали, что организация не обязана представлять кому-либо документы, срок хранения которых истек. А уничтожены они или нет, неважно. Кстати, есть такие решения и по ситуациям, когда налоговые органы требовали документы по истечении срока храненияПостановление 1 ААС от 23.10.2012 № А11-1502/2012
Доказательств уничтожения документов, испорченных вследствие аварии, произошедшей в... помещении... ООО... и переданных в пункт приема Вторсырья для утилизации... не представлено.
...суд пришел к... выводу о наличии в действиях заявителя состава... правонарушения, ответственность за которое предусмотрена частью 1 статьи 17.15 КоАП РФ.

Постановление ФАС СКО от 27.03.2013 № А32-17227/2012
...суды сделали ошибочный вывод о том, что общество должно представить истцу те документы, которые оно не обязано хранить за пределами сроков, указанных в приказе Минкультуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558... а также в статье 29... закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ [«О бухгалтерском учете»]...
Тот факт, что ответчик не представил доказательств, подтверждающих уничтожение документов за 2006 год, не изменяет его обязанности хранить эти документы только в течение определенного времени.

Постановление ФАС СЗО от 06.07.2009 № А05-8773/2008
6. ...Инспекция... вручила Обществу требование... о представлении документов...
Общество не отказывалось представить истребуемые Инспекцией документы, а не имело такой возможности в связи с уничтожением этих документов, о чем уведомило налоговый орган письмом...
Согласно акту о выделении документов и дел к уничтожению... в котельной Общества уничтожены (сожжены) документы...
Поскольку у Общества отсутствовали истребуемые налоговым органом документы... в действиях заявителя нет состава налогового правонарушения, предусмотренного пунктом 1 статьи 126 НК РФ.
.

Но чтобы не испытывать судьбу, проще провести процедуру уничтожения документов по правилам и тщательно ее задокументировать. Порядка уничтожения документов для обычных коммерческих компаний нет, поэтому можно воспользоваться тем, который действует для организаций госсектора.

Справка

Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) обязательны для государственных организаций, а также для всех негосударственных организаций в части документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности.

Документы, находящиеся в частной собственности (то есть все документы обычной компании), в состав Архивного фонда РФ включаются на основании экспертизы ценности документов, проводимой с участием сотрудников архива. Как правило, на постоянный учет в архивы ставят крупные организации, деятельность которых имеет научно-практическое и историческое значение для нашей страны и мирового сообщества. Документы обычных организаций можно передать на хранение в архив (скорее всего, муниципальный) только после их ликвидациист. 20, ч. 10 ст. 23 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ; Письмо Росархива от 11.12.2014 № 2/2342-А.

Уничтожаем по правилам: проверяем отобранное к уничтожению

Чтобы случайно не уничтожить бумаги, которые еще могут понадобиться, следует провести проверку ценности документов. Вы, конечно, обратили внимание, что в Перечне Минкультуры рядом со сроками хранения некоторых документов есть отметка «ЭПК» — экспертно-проверочная комиссия. Она означает, что, прежде чем что-то уничтожить, необходимо, чтобы специальная комиссия еще раз все просмотрела. Если ваша организация не сдает свои документы в государственные или муниципальные архивы, а, скорей всего, это так, комиссию можно создать в самой организации приказом руководителя. В ее состав лучше включить опытных специалистов тех подразделений, чьи документы предполагается уничтожить в связи с истечением срока хранения. Они хорошо знают состав и содержание, а также значение и ценность соответствующих бумаг. При желании в организации можно сформировать постоянно действующую экспертную комиссию, тогда ее членов не придется назначать ежегодно.

Пример. Приказ о создании постоянно действующей экспертной комиссии

Общество с ограниченной ответственностью «Атлант»

ПРИКАЗ № 24

г. Москва

23.10.2015

О создании постоянно действующей экспертной комиссии

В целях организации и проведения работы по определению сроков хранения документов, отбору документов на архивное хранение, уничтожению документов с истекшими сроками хранения, образующихся в деятельности ООО «Атлант»,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать постоянно действующую экспертную комиссию в составе:
председатель комиссии: Г.В. Белов, заместитель генерального директора;
секретарь: И.К. Иванова, секретарь-референт;
члены комиссии:
Т.А. Виноградова, главный бухгалтер;
В.А. Круглова, начальник секретариата;
Е.К. Зарубина, бухгалтер

2. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Генеральный директорО.А. Киреев

Уничтожаем по правилам: составляем акт

При экспертизе комиссия просматривает документы, выделяет к уничтожению и фиксирует в акте те из них, сроки хранения которых истекли. Указанный акт утверждает руководитель компании, и после этого документы уничтожают. Напомню, что документы включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт.

Как правило, документы, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, подшиваются в одну папку (дело), на которой указывается заголовок таких однотипных дел и период, к которому относятся даты их составления.

Пример. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Общество с ограниченной ответственностью «Атлант»

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ООО «Атлант»

О.А. Киреев

16.03.2015

АКТ № 1

г. Москва

02.03.2015

О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

На основании Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и Перечня типовых управленческих архивных документов, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, отобраны к уничтожению документы ООО «Атлант» с истекшими сроками хранения:

п/пГрупповой заголовок документовПериод составленияКоличество папок с документамиКоличество документовСроки хранения
1Кассовые документы и кассовые книги01.01.2009—31.12.200923955 лет
2Авансовые отчеты и приложения к ним01.01.2009—31.12.200935145 лет
3Товарные накладные01.01.2009—31.12.2009511205 лет

Итого: 10 (десять) папок с документами, включающих 2029 (две тысячи двадцать девять) документов за 2009 г.

Бухгалтер
(наименование должности работника, проводившего экспертизу и отбор на уничтожение документов)
Е.К. Зарубина
 
10.03.2015
(дата)

СОГЛАСОВАНО

Протокол экспертной комиссии ООО «Атлант»
от 10.03.2015 № 1

Десять папок с документами, включающих 2029 (две тысячи двадцать девять) документов, весом 20 кг сданы в ООО «Вторсырье» на переработку по накладной от 17.03.2015 № 128.

Бухгалтер
(наименование должности работника, сдавшего документы на переработку)
Е.К. Зарубина
 
17.03.2015
(дата)

Пример. Протокол заседания экспертной комиссии

Общество с ограниченной ответственностью «Атлант»

ПРОТОКОЛ № 1

г. Москва

10.03.2015

Заседание экспертной комиссии

Председатель — Г.В. Белов, заместитель генерального директора
Секретарь — И.К. Иванова, секретарь-референт

Присутствовали члены комиссии:
Т.А. Виноградова, главный бухгалтер;
В.А. Круглова, начальник секретариата;
Е.К. Зарубина, бухгалтер.

ПОВЕСТКА ДНЯ:

Рассмотрение акта о выделении к уничтожению документов за 2009 г.

СЛУШАЛИ:

Е.К. Зарубина представила на рассмотрение экспертной комиссии акт о выделении к уничтожению документов с истекшим сроком хранения. В акт включены 10 папок, содержащих 2029 документов.

ВЫСТУПИЛИ:

Т.А. Виноградова, В.А. Круглова предложили утвердить акт.

РЕШИЛИ:

Провести в установленном порядке уничтожение документов за 2009 г. в количестве 10 папок (2029 документов) согласно представленному акту № 1 от 02.03.2015.

ПредседательГ.В. Белов
СекретарьИ.К. Иванова

Способы уничтожения

Уничтожать документы можно разными способами: порезать шредером, сжечь, а что-то можно сдать в макулатуру.

Обратите внимание: ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 говорит о том, что уничтожать документы надо так, чтобы сохранялась конфиденциальность содержащейся в них информацииГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», утв. Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12.03.2007 № 28-ст
9.9. При физическом уничтожении документов следует руководствоваться следующими принципами:
— уничтожение документов следует проводить таким образом, чтобы обеспечивать конфиденциальность любой содержащейся в них информации;
— следует уничтожать все копии документов, разрешенных к уничтожению...
.
И это вовсе не бесполезное требование. Ведь виновником утечки конфиденциальной информации компании или персональных данных ее работников и контрагентов может неумышленно стать человек, не уничтоживший старый документ по правилам, а выбросивший его в мусорное ведро.

Если документы передают на уничтожение или утилизацию в специализированную организацию, то на них оформляется приемо-сдаточная накладная. Ее от имени вашей организации должен подписать руководитель или уполномоченный им работник. Естественно, этот товарищ обязан также проконтролировать процесс получения документов сотрудниками компании-«уничтожителя». Ведь бывает, что такие компании оформляют приемочные документы весьма небрежно. Поэтому именно ваш представитель должен проверить, чтобы в документе, который вы получили, были все обязательные реквизиты: количество переданных документов (дел, папок с документами), их вес.

Пример. Накладная на передачу документов сторонней организации на утилизацию

НАКЛАДНАЯ 128 от 17.03.2015

Кому ООО «Вторсырье»

От кого ООО «Атлант»

п/пНаименование товараКол-воЦена, руб.Стоимость, руб.
1Макулатура (10 папок с документами, выделенными к уничтожению согласно акту № 1 от 02.03.2015)20 кг
Итого:20 кг
Сдал: Принял:
Бухгалтер ООО «Атлант» Водитель-экспедитор ООО «Вторсырье»
(доверенность № 5 от 10.01.2015)
Е.К. Зарубина
 
Е.С. Баранов

После того как подписан документ, подтверждающий передачу специализированной организации вашей макулатуры, вы можете считать, что ваши документы надлежащим образом уничтожены. Если эта организация предоставит вам акт об уничтожении или утилизации документов — хорошо, не предоставит — можно обойтись и накладной.

А вот при уничтожении документов собственными силами без акта не обойтись. В нем нужно зафиксировать, что и как уничтожено. Подписывают акт работники, участвовавшие в уничтожении документов, а утверждает руководитель организации.

И, как вы понимаете, все документы, подтверждающие уничтожение первички, надо сохранить.

Справка

Акты о выделении документов к уничтожению и протоколы экспертной комиссии имеют срок хранения «постоянно»пп. 18, 246 разд. 1 Перечня Минкультуры от 25.08.2010 № 558. К ним прикрепляются накладная о передаче документов для уничтожения и акт об уничтожении документов.

Учитываем расходы на уничтожение

Компании на общей системе налогообложения могут затраты на услуги специализированной организации по утилизации документов учесть во внереализационных расходахСтатья 265 НК РФ
1. В состав внереализационных расходов... включаются...
20) другие обоснованные расходы.
.
Если в стоимости услуг по утилизации был предъявлен НДС, то его можно принять к вычету после получения правильно оформленного счета-фактуры.

Что касается компании на УСНО, то такой вид расходов, как услуги по утилизации документов, в закрытом перечне «упрощенных» расходов не упомянут. Если вы готовы рискнуть, то можно попробовать включить их в состав материальных расходов. Но не факт, что инспекторы с этим согласятся. И прежде чем принимать такое решение, подумайте, имеет ли смысл спорить с налоговиками в суде из-за незначительных по сумме расходов.

В ходе семинара мы с вами периодически останавливались на том, к чему может привести неправильное составление, хранение или уничтожение документов. А теперь давайте предметно рассмотрим все неблагоприятные последствия, которые могут ожидать компанию при неправильной работе с документами.

Читать далее
ИНДЕКСЫ
в России Индекс
потребительских цен

Используется
для индексации зарплаты

-0.54%
август 2017 г.
0
Минимальный
размер оплаты труда

Используется для
регулирования зарплаты

7 800

Примечание

История

ЕЖЕДНЕВНАЯ
НОВОСТНАЯ
РАССЫЛКА
ОПРОС
Как вы провели отпуск этим летом?
На даче (садовом участке, в деревне)
На Черном море (Крым, Кавказ и т.д.)
Путешествовал по другим регионам России, странам СНГ
Отдыхал за границей
Дома
Не было отпуска

РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Подписка на ГК