Отсутствие необходимых документов: последствия | журнал «Главная книга. Конференц-зал» | № 3 от 2015 г. | разработка
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Статьи Консультации Семинары Конференции
Календари Калькуляторы Формы Справочники Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ
ПОПУЛЯРНЫЕ НОВОСТИ
Налоговики против изменения порядка уплаты НДФЛ работодателями

В последние годы неоднократно появлялась информация о разработке законопроектов, авторы которых хотели заставить работодателей платить НДФЛ с доходов своих работников не по месту постановки на учет работодателя-налогового агента, а по месту жительства каждого сотрудника. Недавно ФНС высказалась резко против подобных идей. < ... >

Облагать или не облагать – вопросов больше нет!

Не редкость, когда бухгалтер, выплачивая ту или иную сумму работнику, задается вопросом: а облагается ли эта выплата НДФЛ и страховыми взносами? А учитывается ли она для целей налогообложения? < ... >

Один и тот же счет-фактура может быть одновременно и бумажным, и электронным

Налоговая служба разрешила продавцам, выставившим покупателю счет-фактуру на бумаге, не распечатывать второй экземпляр документа, оставляемый у себя, а хранить его в электронном виде. Но при этом он обязательно должен быть подписан усиленной квалифицированной ЭП руководителя/главного бухгалтера/уполномоченных лиц. < ... >

Штраф за представление пояснений по НДС не по установленной форме можно оспорить

Налогоплательщики, обязанные сдавать НДС-декларацию в электронном виде, и пояснения к ней в ответ на требования налоговиков должны направлять по ТКС. Существует утвержденный формат для таких электронных пояснений. Но как следует из недавнего решения ФНС, даже если пренебречь установленным форматом, штрафа быть не должно. < ... >

Расчет пособия по беременности и родам всего за несколько минут

В семье Калькуляторов на нашем сайте пополнение! В помощь бухгалтерам мы разработали онлайн-калькулятор расчета пособия по БиР. < ... >

На основании какого документа выдавать деньги под отчет

Выдача подотчетных сумм может производиться либо на основании письменного заявления подотчетного лица, либо по распорядительному документу самого юрлица. < ... >

Семинар «Документооборот: как себя не обидеть и проверяющим угодить», актуально на 23 июня 2015 г.

Содержание

Отсутствие необходимых документов: последствия

Как известно, основным стимулом для выполнения большинства правил является ответственность за их невыполнение.

Начнем с ответственности, установленной Налоговым кодексом.

Налоговые штрафы за отсутствие первички

Во-первых, отсутствие первичных документов относится к грубому нарушению правил учета доходов и расходов. За это организацию могут оштрафовать по статье 120 НК РФСтатья 120 НК РФ
1. Грубое нарушение правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения... в течение одного налогового периода... влечет взыскание штрафа в размере десяти тысяч рублей.
2. Те же деяния, если они совершены в течение более одного налогового периода, влекут взыскание штрафа в размере тридцати тысяч рублей.
3. Те же деяния, если они повлекли занижение налоговой базы, влекут взыскание штрафа в размере двадцати процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее сорока тысяч рублей.
Под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения... понимается отсутствие первичных документов...
:

— если нет документов, относящихся к одному налоговому периоду, штраф составит 10 000 рублей;

— если нет документов, относящихся к двум и более налоговым периодам, сумма штрафа вырастет до 30 000 рублей;

— если же отсутствие документов приведет к невозможности подтвердить налоговые расходы или правомерность неучета каких-то сумм или других показателей для целей налогообложения, то размер штрафа будет исчисляться как 20 процентов от неуплаченной суммы налога, но не менее 40 000 рублей.

Следующее нарушение — непредставление организацией документов по требованию налоговых органов, выставленному в рамках выездной, камеральной или встречной проверки, а также в ходе дополнительных мероприятий налогового контроля. И как я уже говорила, по мнению Минфина и ФНС, утрата документов (независимо от причины) не освобождает вас от обязанности их восстановить и представить контролирующим органам. Естественно, если их запросят до того, как истек «налоговый» срок хранения документов.

Тут размер штрафа будет зависеть от того, в рамках какого мероприятия налогового контроля были истребованы документыСтатья 126 НК РФ
1. Непредставление в установленный срок... в налоговые органы документов... влечет взыскание штрафа в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ.
2. Непредставление в установленный срок налоговому органу сведений о налогоплательщике... по запросу налогового органа... влечет взыскание штрафа с организации... в размере десяти тысяч рублей...

Постановление ФАС МО от 12.08.2013 № А40-82680/12-20-446
...общество истребуемые документы не представило ввиду их отсутствия... вследствие пожара и залива... если истребуемые документы отсутствуют у налогоплательщика, то он не может быть привлечен к ответственности по пункту 1 статьи 126 НК РФ...

Постановление ФАС ПО от 29.08.2013 № А06-7786/2012
...общество истребуемые документы не представило... поскольку документация им утрачена вследствие пожара.
...если истребуемые документы отсутствуют у налогоплательщика, то он не может быть привлечен к ответственности по пункту 1 статьи 126 НК РФ...
:

— если это произошло в рамках проверки вашей организации — штраф будет взыскиваться по пункту 1 статьи 126 НК и составит 200 рублей за каждый непредставленный документ;

— если же документы были истребованы при «встречке» — сумма штрафа по пункту 2 статьи 126 НК не зависит от количества документов и равна 10 000 рублей.

Правда, как я уже говорила, суды нередко приходят к выводу, что, поскольку в НК не закреплена обязанность восстанавливать утраченные не по вине организации документы, взыскать штраф за их непредставление нельзяСтатья 126 НК РФ
1. Непредставление в установленный срок... в налоговые органы документов... влечет взыскание штрафа в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ.
2. Непредставление в установленный срок налоговому органу сведений о налогоплательщике... по запросу налогового органа... влечет взыскание штрафа с организации... в размере десяти тысяч рублей...

Постановление ФАС МО от 12.08.2013 № А40-82680/12-20-446
...общество истребуемые документы не представило ввиду их отсутствия... вследствие пожара и залива... если истребуемые документы отсутствуют у налогоплательщика, то он не может быть привлечен к ответственности по пункту 1 статьи 126 НК РФ...

Постановление ФАС ПО от 29.08.2013 № А06-7786/2012
...общество истребуемые документы не представило... поскольку документация им утрачена вследствие пожара.
...если истребуемые документы отсутствуют у налогоплательщика, то он не может быть привлечен к ответственности по пункту 1 статьи 126 НК РФ...
.

Но налоговые штрафы — это не самое страшное последствие отсутствия первички. Гораздо неприятней тот факт, что налоговики снимут расходы и вычеты по НДС, учтенные на основании утраченных документов. В результате организации доначислят налоги и пени, а также взыщут с нее штраф за неуплату налогов.

Доначисление налогов расчетным методом

Если документы, необходимые для расчета налогов, вообще не будут представлены по требованию налоговиков, инспекторы могут доначислить налоги расчетным методом.

Суды применение расчетного метода в такой ситуации считают правомерным, так как иначе определить причитающуюся с организации сумму налогов невозможно. Причина же отсутствия документов существенного значения не имеет. А вот доказывать, что проверяющие некорректно посчитали налоги, придется вам. В отсутствие первичных документов сделать это, согласитесь, совсем непросто.

Но надо сказать, что сейчас суды, рассматривая споры о применении налоговиками расчетного метода, настаивают на корректном определении не только доходов, но и расходов.

Однако имейте в виду — при доначислении НДС вычеты расчетным путем вам не учтут. Ведь еще в 2013 году Пленум ВАС решил, что вычет невозможен, если нет подтверждающих его документов, в первую очередь счетов-фактурПостановление Пленума ВАС от 30.07.2013 № 57
8. ...при определении налоговым органом... сумм налогов... расчетным путем должны быть определены не только доходы налогоплательщика, но и его расходы.
[При применении расчетного метода]... не могут быть предоставлены... вычеты по [НДС]...

Постановление АС ЗСО от 19.12.2014 № Ф04-12093/2014
...при утрате, в том числе и не по вине организации, первичных учетных документов не представляется возможным сделать... вывод об объеме ее налоговых обязательств.
Исходя из того, что у налогоплательщика частично отсутствовали документы бухгалтерского и налогового учета, на основании которых производится исчисление налога на прибыль и НДС, суды... сделали... вывод о правомерности применения налоговым органом положения [подп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ]...
.

Штрафы по КоАП за непредставление документов

Отсутствие первичных документов может оказаться не только налоговым, но и административным правонарушением, за которое может быть привлечено к ответственности должностное лицо организации.

Кого же КоАП относит к должностным лицам? Это не только руководитель компании, но и другие ее работники, которые выполняют организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функции. Расшифровку того, что понимается под такими функциями, можно найти в Постановлении Пленума Верховного судаСтатья 2.4 КоАП РФ
Совершившие административные правонарушения в связи с выполнением организационно-распорядительных или административно-хозяйственных функций руководители и другие работники... организаций... несут административную ответственность как должностные лица.

Статья 15.6 КоАП РФ
1. Непредставление в установленный... срок... в налоговые органы... документов...
влечет наложение административного штрафа... на должностных лиц — от трехсот до пятисот рублей.

Постановление Пленума ВС от 16.10.2009 № 19
4. Под организационно-распорядительными функциями следует понимать полномочия... которые связаны с руководством трудовым коллективом....
5. Как административно-хозяйственные функции надлежит рассматривать полномочия... по управлению и распоряжению имуществом и (или) денежными средствами...
.

Поскольку правонарушение — это следствие ненадлежащего исполнения должностным лицом своих обязанностей, нужно прежде всего выяснить, к чьей компетенции относилось обеспечение сохранности документов. Как вы помните, по общему правилу за организацию ведения бухучета и хранение бухгалтерской документации отвечает руководитель. Соответственно, именно на руководителя и будут налагаться административные санкции, если только какую-то часть своих полномочий он не передал другому сотруднику, например главному бухгалтеру или финансовому директору. Получается, что должностным лицом при применении ответственности по КоАП может являться и главный бухгалтер компании.

Теперь рассмотрим, по каким статьям КоАП могут оштрафовать руководителя или главбуха.

За непредставление документов, затребованных налоговыми органами, а также внебюджетными фондами, ответственность предусмотрена частью 1 статьи 15.6 КоАП — штраф в размере от 300 до 500 рублейСтатья 2.4 КоАП РФ
Совершившие административные правонарушения в связи с выполнением организационно-распорядительных или административно-хозяйственных функций руководители и другие работники... организаций... несут административную ответственность как должностные лица.

Статья 15.6 КоАП РФ
1. Непредставление в установленный... срок... в налоговые органы... документов...
влечет наложение административного штрафа... на должностных лиц — от трехсот до пятисот рублей.

Постановление Пленума ВС от 16.10.2009 № 19
4. Под организационно-распорядительными функциями следует понимать полномочия... которые связаны с руководством трудовым коллективом....
5. Как административно-хозяйственные функции надлежит рассматривать полномочия... по управлению и распоряжению имуществом и (или) денежными средствами...
.
Протокол о совершении этого правонарушения могут составлять выявившие его работники ИФНС, ПФР и ФСС.

А если отсутствие документов привело к искажению данных бухучета и, как следствие, к занижению сумм начисленных налогов не менее чем на 10 процентов, то с должностного лица может быть взыскан штраф по статье 15.11 КоАП в размере от 2000 до 3000 рублейСтатья 4.5 КоАП РФ
1. Постановление... за нарушение законодательства... о налогах и сборах... по истечении 1 года со дня совершения... правонарушения...

Статья 15.11 КоАП РФ
Грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета... порядка и сроков хранения учетных документов —
влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч до трех тысяч рублей.
.
Штраф за это нарушение назначают налоговики, так что, скорее всего, его наложат одновременно с привлечением к ответственности самой организации по пункту 3 статьи 120 НК.

Срок давности привлечения к административной ответственности по статьям 15.6 и 15.11 КоАП — 1 год с момента совершения правонарушения, то есть с даты непредставления документов или подачи декларации с заниженной суммой налогаСтатья 4.5 КоАП РФ
1. Постановление... за нарушение законодательства... о налогах и сборах... по истечении 1 года со дня совершения... правонарушения...

Статья 15.11 КоАП РФ
Грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета... порядка и сроков хранения учетных документов —
влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч до трех тысяч рублей.
.
Например, если истребуемые документы должны были быть представлены налоговому органу 20.05.2015, то срок давности считается истекшим 21.05.2016.

Статья 13.20 КоАП устанавливает для должностных лиц штраф от 300 до 500 рублей за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов. Закон об архивном деле относит к архивным так называемые документы по личному составу, то есть фиксирующие информацию, касающуюся трудовых отношений. А суды считают архивными также документы с информацией о зданиях и сооруженияхСтатья 13.20 КоАП РФ
Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных статьей 13.25 настоящего Кодекса, —
влечет предупреждение или наложение административного штрафа... на должностных лиц — от трехсот до пятисот рублей.

Закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»

Статья 3
3) документы по личному составу — архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем.

Постановление ФАС СЗО от 18.12.2006 № А13-2893/2006-11
...критериям [архивного документа] полностью отвечают технические паспорта... поскольку они содержат разностороннюю информацию о зданиях, сооружениях...
.

Протокол по этой статье составляют представители Росархива, а штраф налагает суд. Поэтому риск привлечения организации к ответственности минимален.

Есть в КоАП еще одна статья, предполагающая ответственность за несохранность некоторых видов документов, — это статья 13.25. По ней размер штрафа для организации может составить до 300 000 рублей, а для ее руководителя — до 30 000 рублейСтатья 13.25 КоАП РФ
1. Неисполнение [АО]... обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об [АО]... о рынке ценных бумаг... влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч пятисот до пяти тысяч рублей; на юридических лиц — от двухсот тысяч до трехсот тысяч рублей.
2. Неисполнение [ООО]... обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об [ООО]...
влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч пятисот до пяти тысяч рублей; на юридических лиц — от двухсот тысяч до трехсот тысяч рублей.

Постановление 1 ААС от 08.07.2013 № А43-259/2013
С учетом того, что платежное поручение... является документом бухгалтерского учета... Общество... обязано было представить указанный платежный документ акционерам...
.

Речь в ней идет о неисполнении обязанности по хранению документов, установленной корпоративным законодательством и законами, регулирующими правила ведения определенных видов деятельности (например, Законом о рынке ценных бумаг). И тут надо учитывать, что перечень документов, обязанность хранения которых установлена этим законодательством, может быть весьма широк. Так, Закон об АО обязывает общество хранить, в частности, и документы бухучета. Понятие «документы бухучета» более чем широкое, и вся первичка точно под него подпадает.

Причем если за несоблюдение правил хранения документов в ООО протокол о правонарушении составляют представители Росархива и дело о правонарушении направляется затем в суд, то в случае с АО штрафы «выписывает» Банк России без всяких судебных разбирательств. Поэтому риск привлечения к ответственности по статье 13.25 КоАП высок именно для акционерных обществ. Как правило, такие правонарушения выявляют, когда акционеры, которым компания не представила затребованные ими документы, подают иски в судСтатья 13.25 КоАП РФ
1. Неисполнение [АО]... обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об [АО]... о рынке ценных бумаг... влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч пятисот до пяти тысяч рублей; на юридических лиц — от двухсот тысяч до трехсот тысяч рублей.
2. Неисполнение [ООО]... обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об [ООО]...
влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч пятисот до пяти тысяч рублей; на юридических лиц — от двухсот тысяч до трехсот тысяч рублей.

Постановление 1 ААС от 08.07.2013 № А43-259/2013
С учетом того, что платежное поручение... является документом бухгалтерского учета... Общество... обязано было представить указанный платежный документ акционерам...
.
Либо их обнаруживают представители Банка России в ходе проверок соблюдения требований законодательства об акционерных обществах и ценных бумагах.

Срок давности по статье 13.20 КоАП составляет 3 месяца, а по статье 13.25 за нарушение требований о хранении документов, предусмотренных законодательством об АО, ООО и рынке ценных бумаг, — год.

При этом суд может счесть такое правонарушение длящимся. И тогда срок привлечения к ответственности будет исчисляться со дня его выявления, то есть со дня, когда об этом был составлен протокол.

Последствия отсутствия первички по страховым взносам

Теперь о документах, подтверждающих правильность исчисления и уплаты страховых взносов. Если срок их хранения не истек, а вы не смогли их представить по требованию ПФР или ФСС, то размер штрафа составит по Закону о страховых взносах для организации 200 рублей за каждый непредставленный документ. А на руководителя организации может быть наложен административный штраф от 300 до 500 рублей, независимо от количества непредставленных документовЗакон от 24.07.2009 № 212-ФЗ

Статья 29
1. Органы контроля за уплатой страховых взносов имеют право:
4) определять суммы страховых взносов... расчетным путем...

Статья 48
...непредставление... документов... необходимых для осуществления контроля за правильностью исчисления, полнотой и своевременностью уплаты... страховых взносов, влечет взыскание штрафа в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ.

Статья 5.27 КоАП РФ
1. Нарушение трудового законодательства...
влечет... наложение... штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей... на юридических лиц — от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей.

Статья 15.33 КоАП РФ
3. Непредставление... в органы государственных внебюджетных фондов... документов... необходимых для осуществления контроля за правильностью исчисления, полнотой и своевременностью уплаты... страховых взносов...
влечет наложение... штрафа на должностных лиц в размере от трехсот до пятисот рублей.

Методические рекомендации, утв. Распоряжением Правления ПФР от 03.02.2011 № 34р
При воспрепятствовании доступу должностных лиц органа контроля за уплатой страховых взносов, проводящих выездную проверку, на территорию или в помещение плательщика страховых взносов... орган контроля за уплатой страховых взносов по имеющимся у него данным о проверяемом лице (или по аналогии) вправе самостоятельно определить сумму страховых взносов, подлежащую уплате.
.

Надо сказать, что в Законе о страховых взносах есть норма, аналогичная норме НК и предоставляющая проверяющим из фондов право определить сумму взносов расчетным путем. Однако ПФР в Методических рекомендациях по проведению проверок предлагал использовать этот метод, только если компания не пустит проверяющих на свою территорию. Нет пока и судебной практики, связанной с применением расчетного метода при отсутствии у плательщика документов, связанных с исчислением взносов. Поэтому непонятно, будут ли проверяющие из фондов использовать расчетный метод в таких ситуациях.

Последствия отсутствия первички по кадровому учету

В случае проверки трудовой инспекцией отсутствие нужных документов может привести к взысканию административного штрафа, предусмотренного частью 1 статьи 5.27 КоАП, в размереЗакон от 24.07.2009 № 212-ФЗ

Статья 29
1. Органы контроля за уплатой страховых взносов имеют право:
4) определять суммы страховых взносов... расчетным путем...

Статья 48
...непредставление... документов... необходимых для осуществления контроля за правильностью исчисления, полнотой и своевременностью уплаты... страховых взносов, влечет взыскание штрафа в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ.

Статья 5.27 КоАП РФ
1. Нарушение трудового законодательства...
влечет... наложение... штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей... на юридических лиц — от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей.

Статья 15.33 КоАП РФ
3. Непредставление... в органы государственных внебюджетных фондов... документов... необходимых для осуществления контроля за правильностью исчисления, полнотой и своевременностью уплаты... страховых взносов...
влечет наложение... штрафа на должностных лиц в размере от трехсот до пятисот рублей.

Методические рекомендации, утв. Распоряжением Правления ПФР от 03.02.2011 № 34р
При воспрепятствовании доступу должностных лиц органа контроля за уплатой страховых взносов, проводящих выездную проверку, на территорию или в помещение плательщика страховых взносов... орган контроля за уплатой страховых взносов по имеющимся у него данным о проверяемом лице (или по аналогии) вправе самостоятельно определить сумму страховых взносов, подлежащую уплате.
:

— для организации — от 30 000 до 50 000 рублей;

— для ее руководителя — от 1000 до 5000 рублей.

И получается, что за отсутствие одной и той же бумаги вас и вашу фирму могут наказать несколько раз. В основном это касается кадровой документации — ее проверяют и истребуют и ИФНС, и фонды, и трудинспекторы. Даже Росархив она может заинтересовать. Так что кадровую первичку храните особенно тщательно и уничтожайте по всем правилам.

Далее я предлагаю остановиться на нескольких конкретных видах первичных документов, а именно на документах, подтверждающих представительские и командировочные расходы, и универсальном передаточном документе. Именно по ним у бухгалтеров чаще всего возникают вопросы.

Читать далее
ИНДЕКСЫ
в России Индекс
потребительских цен

Используется
для индексации зарплаты

-0.54%
август 2017 г.
0
Минимальный
размер оплаты труда

Используется для
регулирования зарплаты

7 800

Примечание

История

ЕЖЕДНЕВНАЯ
НОВОСТНАЯ
РАССЫЛКА
ОПРОС
Как вы провели отпуск этим летом?
На даче (садовом участке, в деревне)
На Черном море (Крым, Кавказ и т.д.)
Путешествовал по другим регионам России, странам СНГ
Отдыхал за границей
Дома
Не было отпуска

РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Подписка на ГК