Представительская, командировочная первичка, УПД и УКД | журнал «Главная книга. Конференц-зал» | № 3 от 2015 г. | разработка
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Статьи Консультации Семинары Конференции
Календари Калькуляторы Формы Справочники Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ
ПОПУЛЯРНЫЕ НОВОСТИ
Облагать или не облагать – вопросов больше нет!

Не редкость, когда бухгалтер, выплачивая ту или иную сумму работнику, задается вопросом: а облагается ли эта выплата НДФЛ и страховыми взносами? А учитывается ли она для целей налогообложения? < ... >

Налоговики против изменения порядка уплаты НДФЛ работодателями

В последние годы неоднократно появлялась информация о разработке законопроектов, авторы которых хотели заставить работодателей платить НДФЛ с доходов своих работников не по месту постановки на учет работодателя-налогового агента, а по месту жительства каждого сотрудника. Недавно ФНС высказалась резко против подобных идей. < ... >

Один и тот же счет-фактура может быть одновременно и бумажным, и электронным

Налоговая служба разрешила продавцам, выставившим покупателю счет-фактуру на бумаге, не распечатывать второй экземпляр документа, оставляемый у себя, а хранить его в электронном виде. Но при этом он обязательно должен быть подписан усиленной квалифицированной ЭП руководителя/главного бухгалтера/уполномоченных лиц. < ... >

Расчет пособия по беременности и родам всего за несколько минут

В семье Калькуляторов на нашем сайте пополнение! В помощь бухгалтерам мы разработали онлайн-калькулятор расчета пособия по БиР. < ... >

На основании какого документа выдавать деньги под отчет

Выдача подотчетных сумм может производиться либо на основании письменного заявления подотчетного лица, либо по распорядительному документу самого юрлица. < ... >

Будет ли штраф за досрочную выплату зарплаты

Если зарплата выплачивается новым сотрудникам в срок, превышающий полмесяца со дня их приема на работу, это не будет нарушением. Но лишь при условии, что законодательные требования по срокам и периодичности выплат соблюдаются в отношении всех остальных сотрудников фирмы. < ... >

Семинар «Документооборот: как себя не обидеть и проверяющим угодить», актуально на 23 июня 2015 г.

Содержание

Представительская, командировочная первичка, УПД и УКД

Первичка по расходам на представительские мероприятия

В Налоговом кодексе никогда не было специальных требований к документам, подтверждающим представительские расходы. Зато чиновники не скупились на разъяснения по этому вопросу. Например, для того чтобы не было проблем с признанием расходов, предлагалось оформить приказ руководителя с планом встречи и списком участников, смету затрат и отчет о проведенном приеме.

Однако в феврале 2014 года правительство утвердило План мероприятий («дорожную карту») под названием «Совершенствование налогового администрирования». В пункте 10 раздела IV этого Плана ставилась задача сократить количество документов, которые требуются для подтверждения командировочных и представительских расходов, и упростить требования к оформлению первичных документов.

Для реализации этой «дорожной карты» Минфин и ФНС выпустили разъяснения, что для обоснования представительских расходов вполне достаточно отчета о мероприятии, который утвердит руководитель. Главное — чтобы на все затраты, перечисленные в отчете, у компании была подтверждающая первичкаПисьмо Минфина от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288
...любые первичные документы, свидетельствующие об обоснованности и производственном характере [представительских]... расходов, могут служить для их подтверждения в целях налогообложения прибыли. В частности... отчет о представительских расходах, утвержденный руководителем организации.

Письмо ФНС и от 08.05.2014 № ГД-4-3/8852
...помимо первичных учетных документов, подтверждающих факт приобретения товаров, работ услуг... достаточно любого первичного документа... из содержания которого следует, что данные приобретения использованы организацией при проведении [представительских] мероприятий...

Письмо Минфина от 10.04.2013 № 03-03-06/2/11897
Вопрос: Правомерно ли учесть расходы на... проведение официальных приемов... при отсутствии... положительного результата от их проведения?
Ответ: ...нормы, содержащиеся в... п. 1 ст. 252 НК РФ... требуют установления объективной связи понесенных налогоплательщиком расходов с направленностью его деятельности на получение прибыли, причем бремя доказывания необоснованности расходов налогоплательщика возлагается на налоговые органы.
.

Однако если вы собираетесь следовать этим рекомендациям, то я бы советовала вам не ограничиваться простым перечислением в отчете расходов и приложением к нему подтверждающих документов. Требование об экономической обоснованности расходов никто не отменял. Поэтому стоит обязательно указать в отчете деловую цель встречи, например что расходы понесены в ходе переговоров об условиях и о заключении договора поставки. Также напишите, где и когда проходили переговоры, кто в них участвовал и какие результаты достигнуты. То есть вы должны стремиться к тому, чтобы отчет свидетельствовал о том, что мероприятие действительно носило деловой характер.

Как вы понимаете, в результате отчет фактически будет включать в себя все те сведения, которые раньше содержались в приказе и смете. Поэтому, если вам проще идти привычным маршрутом, можно по-прежнему оформлять все три документа — приказ руководителя, смету и отчет. Хуже не будет.

Кстати, если договор с потенциальным партнером так и не будет заключен, это не станет препятствием для списания представительских расходов, ведь никто и никогда не может гарантировать положительного исхода встречиПисьмо Минфина от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288
...любые первичные документы, свидетельствующие об обоснованности и производственном характере [представительских]... расходов, могут служить для их подтверждения в целях налогообложения прибыли. В частности... отчет о представительских расходах, утвержденный руководителем организации.

Письмо ФНС и от 08.05.2014 № ГД-4-3/8852
...помимо первичных учетных документов, подтверждающих факт приобретения товаров, работ услуг... достаточно любого первичного документа... из содержания которого следует, что данные приобретения использованы организацией при проведении [представительских] мероприятий...

Письмо Минфина от 10.04.2013 № 03-03-06/2/11897
Вопрос: Правомерно ли учесть расходы на... проведение официальных приемов... при отсутствии... положительного результата от их проведения?
Ответ: ...нормы, содержащиеся в... п. 1 ст. 252 НК РФ... требуют установления объективной связи понесенных налогоплательщиком расходов с направленностью его деятельности на получение прибыли, причем бремя доказывания необоснованности расходов налогоплательщика возлагается на налоговые органы.
.

Первичка по расходам на командировки

Что касается командировочных расходов, то заявленное упрощение порядка подтверждения расходов состояло в отмене командировочных удостоверений, а также служебных заданий. Начиная с 8 января эти документы оформлять не нужно. Это следует из поправок, внесенных в Положение о командировках.

Для подтверждения командировочных расходов теперь достаточно приказа директора о направлении работника в командировку, авансового отчета работника, проездных документов, чеков за проживание и других документов, подтверждающих расходы на служебную поездку. По приказу и проездным документам будет определяться и продолжительность командировкиПоложение, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749
3. Работники направляются в командировки на основании решения работодателя...
7. Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки.
.
И не забудьте в приказе о направлении в командировку указать ее цель. Это поможет избежать возможных претензий налоговиков относительно производственного характера поездки. Кстати, в приказе по унифицированной форме № Т-9 (которая уже не обязательна) цель командировки указывалась всегда, там для этого предусмотрены специальные строки.

Дополнительные документы понадобятся, если командированный добирался до места назначения на личном транспорте. Тогда расходы на проезд в командировку подтвердят служебная записка в произвольной форме и путевой лист с приложенными к нему чеками или другими документами на покупку бензинаПоложение, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749
7. В случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте... срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется... одновременно с оправдательными документами... (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.).

Письмо Минфина от 20.04.2015 № 03-03-06/22368
...служебная записка не является оправдательным документом, подтверждающим использование личного транспорта для проезда к месту командирования и обратно.

Закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта»

Статья 1
1. Настоящий... закон регулирует отношения, возникающие при оказании услуг автомобильным транспортом...

Статья 6
1. Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждаются [Минтрансом]...

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов, утв. Приказом Минтранса от 18.09.2008 № 152
2. Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов применяют юридические лица... эксплуатирующие легковые автомобили, грузовые автомобили...

Письмо Минфина от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39406
...путевые листы, содержащие обязательные реквизиты и заполненные в порядке, утвержденном Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152... налогоплательщики вправе использовать для подтверждения... расходов [на ГСМ], которые могут приниматься в целях налогообложения прибыли...
.
Учтите, что сама по себе служебная записка, по мнению Минфина, не подтверждает использование личного транспорта для проезда в командировку. Поэтому без путевого листа не обойтись, хотя традиционно этот документ составляется при использовании транспорта, принадлежащего самой организации. Но составить путевой лист несложно, поэтому проще его оформить, чем потом в суде доказывать, что вы этого делать не должны.

Путевой лист

Путевой лист традиционно используется как первичный документ, подтверждающий расходы на ГСМ. Да, Закон, который обязывает составлять путевые листы с внесением в них утвержденных Приказом Минтранса № 152 обязательных реквизитов, адресован специализированным организациям — автоперевозчикам. Поэтому обычные компании, использующие автомобили только для собственных нужд, в принципе, для подтверждения расходов на ГСМ могут использовать любые другие документы. Например, ежемесячные акты на списание топлива.

Однако, по мнению Минфина, составлять путевые листы должны все организации, а не только автоперевозчикиПоложение, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749
7. В случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте... срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется... одновременно с оправдательными документами... (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.).

Письмо Минфина от 20.04.2015 № 03-03-06/22368
...служебная записка не является оправдательным документом, подтверждающим использование личного транспорта для проезда к месту командирования и обратно.

Закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта»

Статья 1
1. Настоящий... закон регулирует отношения, возникающие при оказании услуг автомобильным транспортом...

Статья 6
1. Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждаются [Минтрансом]...

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов, утв. Приказом Минтранса от 18.09.2008 № 152
2. Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов применяют юридические лица... эксплуатирующие легковые автомобили, грузовые автомобили...

Письмо Минфина от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39406
...путевые листы, содержащие обязательные реквизиты и заполненные в порядке, утвержденном Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152... налогоплательщики вправе использовать для подтверждения... расходов [на ГСМ], которые могут приниматься в целях налогообложения прибыли...
.
Поэтому есть вероятность, что отстаивать свое право не составлять путевые листы, даже в целях подтверждения командировочных расходов, придется в суде.

Справка

Нередко суды склоняются к мнению, что составление путевого листа обязательно только для автотранспортных компаний, то есть оказывающих услуги по перевозке пассажиров или грузов. В то время как не относящиеся к ним организации вправе признавать расходы на ГСМ на основании самостоятельно разработанных документов без заполнения путевых листов с обязательными реквизитами, предусмотренными Приказом Минтранса от 18.09.2008 № 152Постановления ФАС МО от 18.09.2013 № А40-19421/13-99-60, от 25.10.2012 № А40-13623/12-75-66; ФАС ДВО от 11.07.2013 № Ф03-2842/2013.

Однако есть и решения, в которых суды приходили к выводу, что Приказ № 152 обязателен для всех юрлиц, эксплуатирующих транспортные средства, независимо от того, являются они автотранспортным предприятием или нетПостановления ФАС ПО от 03.06.2014 № А65-20582/2013; ФАС ДВО от 26.12.2013 № Ф03-6262/2013.

Если вы решили не конфликтовать с налоговиками и составлять путевой лист, то, помимо обязательных реквизитов обычного первичного документа, в него надо включить реквизиты, установленные Приказом Минтранса № 152.

Справка

Путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты (разд. II Приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152):

— наименование «путевой лист»;

— номер;

— сведения о сроке действия;

— сведения о собственнике (владельце) транспортного средства (наименование, организационно-правовая форма компании, ее местонахождение, номер телефона);

— сведения о транспортном средстве (тип и модель, госномер, показания одометра, дата и время выезда из гаража и возвращения);

— сведения о водителе (ф. и. о. и отметки о проведении медосмотра).

Такой реквизит, как пройденный автомобилем маршрут, Приказом Минтранса № 152 не предусмотрен. Но эту информацию обычно требуют налоговики, чтобы оценить экономическую обоснованность расходов на приобретение ГСМ.

В то же время определить пройденный автомобилем путь можно на основании данных приборов учета с использованием системы спутниковой навигации, если ваш автомобиль оснащен такой аппаратурой. Тогда в путевом листе можно не расписывать маршрут движения автомобиля, а сделать ссылку на отчет системы спутниковой навигацииПисьмо Минфина от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354
...при составлении таких документов могут использоваться данные приборов учета и контроля за перемещением транспортных средств с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или иных систем, позволяющих достоверно определить пройденный автотранспортным средством путь.
.

О порядке предоставления работнику служебного автомобиля в пользование и о том, нужен ли в этом случае медосмотр, читайте в статье «Работнику предоставлено служебное авто» («Главная книга», 2014, № 12).

Когда использовать УПД

Последний первичный документ, на котором мы остановимся, — это УПД. Он был разработан ФНС с целью как-то стандартизировать и при этом упростить документооборот между компаниями в связи с отменой унифицированных форм первички. По сути, он представляет собой счет-фактуру, дополненный обязательными реквизитами первичного документа по Закону о бухучете.

В этом документе предусмотрен специальный реквизит «Статус». Если там указать цифру 1, то это будет означать, что вы используете УПД и как счет-фактуру, и как первичный документ. А когда УПД используется только как первичный документ, то там нужно поставить цифру 2Письмо ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@
...ФНС... предлагает к применению форму универсального передаточного документа (далее — УПД) на основе формы счета-фактуры.
Форма носит рекомендательный характер.
Неприменение... формы... не может быть основанием для отказа в учете... фактов хозяйственной жизни в целях налогообложения.

Приложение № 2 к Письму ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@
Форма УПД при надлежащем заполнении позволяет отразить в документе все необходимые показатели, не только предусмотренные законодательством в области бухгалтерского учета для первичных учетных документов, но и установленные для счета-фактуры как документа, служащего основанием для принятия в указанном главой 21 НК РФ порядке покупателем к вычету сумм НДС, предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав.
Поэтому заполнение всех реквизитов УПД, установленных в качестве обязательных для первичных документов статьей 9 Закона № 402-ФЗ и для счетов-фактур статьей 169 НК РФ, позволяет использовать его одновременно в целях исчисления налога на прибыль и расчетов с бюджетом по НДС (статус документа «1»).
Вместе с тем форма может быть использована только в качестве первичного документа для оформления вышеперечисленных фактов хозяйственной жизни (статус документа — «2»).
.

Но конечно, основное назначение этого документа — объединять в себе счет-фактуру и первичный документ, чтобы можно было использовать один документ как для целей исчисления НДС, так и для бухгалтерского и налогового учета. УПД можно оформлять исполнение различных сделок: договоров купли-продажи (в том числе и недвижимости), подряда и оказания услуг.

Однако УПД не надо выставлять при получении предоплаты, здесь по-прежнему составляется авансовый счет-фактура. Универсальный документ заменяет только счета-фактуры на отгрузку. Это и понятно. Подтверждать получение и перечисление аванса чем-то, кроме платежки, нет необходимости. Также не заменит УПД и транспортную накладную, утвержденную Постановлением Правительства № 272. Ведь этот документ обязателен не в силу Закона о бухучете, он применяется в соответствии с Федеральным законом № 259-ФЗ «Устав автотранспорта».

Что касается компаний, которые оказывают услуги, то они могут выдавать УПД вместо акта об оказании услуг. Но поскольку места для описания оказанной услуги в УПД слишком мало, лучше все-таки передать заказчику отчет с детальным перечнем оказанных услуг. Ведь нередко проверяющие снимают налоговые расходы и вычеты по НДС, если исполнитель указал в первичном документе только обобщенное наименование услуг.

Вместе с тем надо сказать, что в прошлом году Минфин разрешил не детализировать оказанные услуги в акте.

Однако на практике проверяющие нередко настаивают на максимально полном отражении в акте содержания оказанных услуг. По их мнению, только в этом случае можно однозначно определить объем и характер оказанных услуг и их связь с производственной деятельностью организацииПисьмо Минфина от 09.04.2014 № 02-06-10/16186
...по мнению Департамента, акт выполненных работ (услуг) составляется с учетом требований по обязательному составу реквизитов, перечень которых не содержит требований об обязательном отражении детализации выполненных работ (услуг).

Постановление ФАС МО от 19.11.2012 № А40-98375/11-107-416
...в актах на оказанные услуг просто перечислены наименования услуг, без выделения цены за каждый вид услуги, и не представлены документы, раскрывающие содержание оказанных услуг в конкретном периоде.
...судебные инстанции правомерно исходили из того, что... отсутствуют доказательства реальности заявленных услуг.
.

Обратите внимание, составлять УПД надо именно на дату совершения операции, а не как счет-фактуру — в течение 5 дней с даты отгрузки. Ведь первичный документ составляется на дату совершения факта хозяйственной жизни. Поэтому правило о выставлении счета-фактуры в течение 5 календарных дней для УПД не действует. Нумеровать УПД со статусом «1» нужно в общем хронологическом порядке со счетами-фактурами.

Хранить УПД надо в течение срока, установленного для первичных документов, то есть 5 лет после отчетного года, а не в течение 4 лет, предусмотренных НК для счетов-фактур.

То, как исправлять ошибки в УПД, объяснила ФНС в Письме № ММВ-20-15/86@. Если ошибка в УПД со статусом «1» не препятствует вычету по НДС или УПД имеет статус «2», то исправлять его можно по правилам, установленным для первички. Если ошибка в УПД со статусом «1» может помешать вычету по НДС, то исправлять его надо по правилам Постановления № 1137, то есть составить новый исправленный экземпляр УПД.

Когда использовать УКД

А вот для внесения в УПД корректировок, связанных с изменением стоимости отгруженного товара, ФНС разработала и рекомендовала к применению форму универсального корректировочного документа (УКД).

В УКД, как и в УПД, предусмотрено проставление статусаПисьмо ФНС от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86@
...информация корректировочных счетов-фактур может быть объединена с информацией, относящейся к документу, подтверждающему согласие (факт уведомления) покупателя на изменение стоимости отгрузки.
...форма УКД носит рекомендательный характер.

Приложение № 2 к Письму ФНС от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86@
...заполнение всех реквизитов УКД, установленных в качестве обязательных для первичных учетных документов статьей 9 Закона № 402-ФЗ и для корректировочных счетов-фактур статьей 169 НК РФ, позволяет использовать его одновременно в целях исчисления налога на прибыль и расчетов с бюджетом по НДС (статус документа «1»).
Вместе с тем, форма может быть использована только в качестве первичного учетного документа для оформления факта хозяйственной жизни, выражающегося в изменении стоимости ранее отгруженных товаров (работ, услуг, имущественных прав) (статус документа — «2»).
:

— «1» — если УКД используется и как корректировочный счет-фактура (его нумерация должна быть единой с другими счетами-фактурами), и как первичка;

— «2» — если УКД представляет собой только первичный документ.

Для указания дат в УКД есть две строки. В строке 1 проставляется дата составления УКД, а в строке 13 — дата, когда покупатель согласился с изменением цены или количества товара.

Таким образом, если эти даты совпадут, то тогда сведения из УПД будут отражены в учете на дату его выставления. Если же покупатель под подписью о согласовании изменений в УКД поставит более позднюю дату, чем дата УКД, то тогда документ надо провести в учете в периоде, на который приходится дата согласования, указанная в строке 13 УКД.

Насчет порядка внесения исправлений в УКД ФНС отдельные разъяснения не выпускала, но думаю, что это можно делать по тем же правилам, что и для УПД.

Подробнее о правилах составления УКД вы можете узнать из статьи «Встречаем УКД» («Главная книга», 2014, № 22).

Хотя в основе создания УПД и УКД лежала идея упростить документооборот между компаниями, на мой взгляд, эти формы громоздкие, поэтому вряд ли найдут широкое применение на практике. Но если вам удобно их применять, то пользуйтесь на здоровье.

Перед тем как с вами попрощаться, хотелось бы сказать еще несколько слов об электронных документах и о таком относительно новом явлении для нашей страны, как электронный документооборот между компаниями.

Читать далее
ИНДЕКСЫ
в России Индекс
потребительских цен

Используется
для индексации зарплаты

-0.54%
август 2017 г.
0
Минимальный
размер оплаты труда

Используется для
регулирования зарплаты

7 800

Примечание

История

ЕЖЕДНЕВНАЯ
НОВОСТНАЯ
РАССЫЛКА
ОПРОС
Как вы провели отпуск этим летом?
На даче (садовом участке, в деревне)
На Черном море (Крым, Кавказ и т.д.)
Путешествовал по другим регионам России, странам СНГ
Отдыхал за границей
Дома
Не было отпуска

РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Подписка на ГК