Документооборот: как себя не обидеть и проверяющим угодить | журнал «Главная книга. Конференц-зал» | № 3 от 2015 г. | разработка
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Статьи Консультации Семинары Конференции
Календари Калькуляторы Формы Справочники Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ
ПОПУЛЯРНЫЕ НОВОСТИ
Облагать или не облагать – вопросов больше нет!

Не редкость, когда бухгалтер, выплачивая ту или иную сумму работнику, задается вопросом: а облагается ли эта выплата НДФЛ и страховыми взносами? А учитывается ли она для целей налогообложения? < ... >

Один и тот же счет-фактура может быть одновременно и бумажным, и электронным

Налоговая служба разрешила продавцам, выставившим покупателю счет-фактуру на бумаге, не распечатывать второй экземпляр документа, оставляемый у себя, а хранить его в электронном виде. Но при этом он обязательно должен быть подписан усиленной квалифицированной ЭП руководителя/главного бухгалтера/уполномоченных лиц. < ... >

Расчет пособия по беременности и родам всего за несколько минут

В семье Калькуляторов на нашем сайте пополнение! В помощь бухгалтерам мы разработали онлайн-калькулятор расчета пособия по БиР. < ... >

На основании какого документа выдавать деньги под отчет

Выдача подотчетных сумм может производиться либо на основании письменного заявления подотчетного лица, либо по распорядительному документу самого юрлица. < ... >

Будет ли штраф за досрочную выплату зарплаты

Если зарплата выплачивается новым сотрудникам в срок, превышающий полмесяца со дня их приема на работу, это не будет нарушением. Но лишь при условии, что законодательные требования по срокам и периодичности выплат соблюдаются в отношении всех остальных сотрудников фирмы. < ... >

ФНС не согласна с ПФР относительно долгов ИП по взносам за себя

Не так давно мы вам рассказывали о позиции ПФР относительно перерасчета фиксированных взносов ИП за 2016 г., рассчитанных Фондом в максимальном размере. < ... >

Семинар «Документооборот: как себя не обидеть и проверяющим угодить», актуально на 23 июня 2015 г.

Содержание

Документооборот: как себя не обидеть и проверяющим угодить

Первичный документ: что это такое

Добрый день, коллеги! Итак, наша тема — документооборот в организации. Но говорить мы будем не обо всех документах, а в первую очередь о тех, которые необходимы для бухгалтерского и налогового учета. Мы рассмотрим документы, которые составляются при сделках с контрагентами и при расчетах с работниками. То есть мы будем разбираться в основном с документооборотом первичных документов.

Мы также затронем отдельные документы, которые сами по себе не являются основанием для бухгалтерских проводок или отражения операции для целей налогообложения, но без которых организация обойтись не может. Большинство этих документов оформляется по определенным шаблонам, например кадровая документация и бумаги, заполняемые при работе с ККТ.

Итак, приступим. И для начала определимся, что такое первичный документ и для чего он нужен.

Назначение первички для бухучета

Первичные документы составляются в первую очередь в связи с требованиями Закона о бухучете, согласно которым каждый факт хозяйственной жизни организации подлежит оформлению первичным учетным документом. Ведь именно из первичных документов сведения об этих фактах попадают в бухгалтерские регистры, а оттуда и в финансовую отчетность. Таким образом, качество информации, содержащейся в отчетности, напрямую зависит от качества первички.

Итак, назначение первичного документа — закрепить и сохранить информацию о каком-либо факте хозяйственной жизни организацииЗакон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

Статья 9
1. Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.
.

Определение термина «факт хозяйственной жизни» появилось в Законе о бухучете № 402-ФЗ, действующем с 2013 года. Этим термином обозначают сделки, события и операции, способные повлиять на финансовое положение, результаты деятельности компании или ее денежные потокиЗакон «О бухгалтерском учете»

Статья 3
8) факт хозяйственной жизни — сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств.

Статья 5
Объектами бухгалтерского учета... являются:
1) факты хозяйственной жизни.
.
В старом Законе о бухучете № 129-ФЗ использовался термин «хозяйственная операция». И вроде тоже всем было понятно, о чем идет речь. Однако слово «операция» предполагает выполнение каких-то действий, в то время как событие может произойти без участия организации и даже помимо ее воли. Например, изменился курс валюты, обесценились ценные бумаги или в результате пожара сгорели материалы на складе. Все эти события, безусловно, влияют на финансовое положение организации, а для того, чтобы они нашли свое отражение в ее отчетности, они должны быть отражены в первичке. Так что термин «факт хозяйственной жизни» более корректен с точки зрения учета.

Назначение первички для налогового учета и сделок с контрагентами

Но первичные документы нужны не только для бухучета. Они используются и для целей налогообложения. Налоговый кодекс, в главах 21 и 25, указывает на необходимость оформления первички в соответствии с действующим законодательством и никаких дополнительных требований к ней не предъявляетСтатья 172 НК РФ
1. Вычетам подлежат... суммы [НДС]... при наличии... первичных документов.

Статья 248 НК РФ
1. Доходы определяются на основании первичных документов...

Статья 252 НК РФ
1. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством...

Письмо Минфина от 05.12.2014 № 03-03-06/1/62458
...подтверждением данных налогового учета являются в том числе первичные учетные документы, соответствующие требованиям статьи 9 Закона № 402-ФЗ.
.
А значит, в целях налогообложения под первичными понимаются те же документы, составленные согласно требованиям законодательства о бухучете.

Кроме того, первичная документация играет важную роль во взаимоотношениях компании с контрагентами. Грамотно составленный документ позволит в случае спора отстоять право на получение денег за поставленный товар или оказанную услугу, а также может подстраховать от попыток недобросовестных контрагентов взыскать с вас то, что им не причитается. Решение этих проблем не относится напрямую к компетенции бухгалтера, но отражается на благополучии компании в целом.

Что такое первичный документ и для чего он нужен, мы выяснили, теперь можно разбираться с правилами его оформления.

Первичный документ: форма

Свобода в выборе форм первички

Как вы помните, начиная с 2013 года новый Закон о бухучете № 402-ФЗ разрешил организациям самостоятельно разрабатывать формы первичных учетных документов. Это было вызвано тем, что российский бухучет активно сближается с международными стандартами финансовой отчетности. А согласно МСФО многие факты отражаются в учете в соответствии с профессиональным суждением бухгалтера. Именно бухгалтер решает, как квалифицировать факт хозяйственной жизни, оценивает объекты учета, и для этого ему могут понадобиться индивидуальные формы документов.

Еще одним мотивом для отказа от унифицированных форм первичных документов стало то, что все чаще стали возникать ситуации, которые проблематично задокументировать с использованием унифицированных, типовых форм.

Обязательные формы для бюджетников

По-прежнему обязаны составлять первичку по типовым формам, утвержденным Минфином, только бюджетники. Но бюджетный учет — это отдельная система, которая отличается от бухучета коммерческих организаций, и он остается за пределами нашего семинара.

Что же касается форм, разработанных когда-то для всех организаций, то Приказ Минфина и Госкомстата об обязательности применения унифицированной первички от 98-го года, как и сами формы, создавались во исполнение Закона о бухучете № 129-ФЗ, утратившего силу с 2013 года. Поэтому все эти нормативные акты с 2013 года автоматически утратили силу, даже без их специальной отмены.

В результате большинство унифицированных форм стало необязательным, но за отдельными исключениями, когда обязанность применять утвержденные госорганами формы закреплена в других федеральных законах.

Обязательные формы для «денежных» документов

Поэтому, как и прежде, вы обязаны оформлять платежные поручения по форме, утвержденной Банком России. Иначе ваш банк просто не проведет платеж.

Остались обязательными к применению и формы кассовых документов, утвержденные ГоскомстатомИнформация Минфина № ПЗ-10/2012
...обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).

Письмо ФНС от 23.06.2014 № ЕД-4-2/11941
Альбом унифицированных форм... по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением [ККТ]... утвержден постановлением Госкомстата... от 25.12.98 № 132.
Альбом [разработан]... в целях реализации положений законодательства о применении [ККТ]...
В этой связи... недопустимо определение руководителем экономического субъекта форм учетных документов, использование которых определено законодательством о применении [ККТ]...

Правила, утв. Постановлением Правительства от 15.04.2011 № 272
6. Заключение договора перевозки груза подтверждается транспортной накладной... по форме согласно приложению № 4...

Письмо Минфина от 06.11.2014 № 03-03-06/1/55918
...оформление транспортной накладной... по форме согласно Приложению № 4 [к Правилам], необходимо для подтверждения заключения договора перевозки груза.
,
так как именно на них ссылается Банк России в Указании о порядке ведения кассовых операций. Это:

— приходные и расходные кассовые ордера (формы № КО-1 и КО-2);

— кассовая книга (форма № КО-4);

— книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5);

— расчетно-платежные и платежные ведомости (формы № Т-49 и Т-53).

А тем компаниям, которые получают выручку наличными или по банковским картам, как и раньше, надо оформлять унифицированную первичку, связанную с применением ККТ. Так разъясняет ФНСИнформация Минфина № ПЗ-10/2012
...обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).

Письмо ФНС от 23.06.2014 № ЕД-4-2/11941
Альбом унифицированных форм... по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением [ККТ]... утвержден постановлением Госкомстата... от 25.12.98 № 132.
Альбом [разработан]... в целях реализации положений законодательства о применении [ККТ]...
В этой связи... недопустимо определение руководителем экономического субъекта форм учетных документов, использование которых определено законодательством о применении [ККТ]...

Правила, утв. Постановлением Правительства от 15.04.2011 № 272
6. Заключение договора перевозки груза подтверждается транспортной накладной... по форме согласно приложению № 4...

Письмо Минфина от 06.11.2014 № 03-03-06/1/55918
...оформление транспортной накладной... по форме согласно Приложению № 4 [к Правилам], необходимо для подтверждения заключения договора перевозки груза.
.

Если же вместо ККТ ваша организация при оказании услуг использует бланки строгой отчетности (БСО), то надо проверить, не относятся ли эти услуги к тем, для которых утверждена обязательная форма БСО.

Справка

Например, организации обязаны использовать утвержденные Минфином формы БСОп. 2 Постановления Правительства от 06.05.2008 № 359, это:

— квитанция на оплату ветеринарных услугПриказ от 09.04.2008 № 39н;

— туристическая путевкаПриказ от 09.07.2007 № 60н;

— квитанция на получение страховой премииПриказ от 17.05.2006 № 80н;

— залоговый билет и сохранная квитанцияПриказ от 14.01.2008 № 3н.

А формы бланков авиа- и железнодорожных билетов устанавливает Минтрансст. 105 Воздушного кодекса РФ; ст. 82 Закона от 10.01.2003 № 18-ФЗ.

Обязательные формы: для транспортных накладных

К обязательным унифицированным формам относится и транспортная накладная, утвержденная Правительством. Поэтому автоперевозчикам и их клиентам без ее оформления не обойтись. Транспортная накладная подтверждает не только заключение договора перевозки, но и понесенные расходы как в налоговом, так и в бухгалтерском учете. Ее форма предусматривает все реквизиты, необходимые для первичных документов, поэтому если у вас есть транспортная накладная, то оформлять дополнительные первичные документы на перевозку не нужно.

Только организации, работающие в сфере оборота алкогольной продукции, при перевозке алкоголя должны составлять именно товарно-транспортную накладную по форме № 1-Т (ТТН). Ничего не поделаешь, эта обязанность прямо установлена Законом об обороте алкогольной продукцииЗакон от 22.11.95 № 171-ФЗ «О государственном регулировании производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции»

Статья 10.2
1. Оборот... продукции осуществляется только при наличии [товарно-транспортной накладной]...
.

Справка

В соответствии с разъяснениями Росалкогольрегулирования унифицированная форма товарно-транспортной накладной (ТТН) № 1-Т является обязательным сопроводительным документом, удостоверяющим легальность производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции. За отсутствие ТТН могут оштрафоватьч. 2 ст. 14.16 КоАП РФ:

— организацию, которая поставляет, закупает, перевозит или реализует спирт и алкогольную продукцию, — на 200—300 тыс. руб. с конфискацией товара, на который нет накладной;

— ее руководителя — на 10—15 тыс. руб.

А кадровую первичку мы тоже обязаны по унифицированным формам вести? Ведь в Постановлении Госкомстата сказано, что эти формы утверждены в целях реализации требований ТК.

Обязательные формы для личной карточки

На ваш вопрос Роструд ответил еще в 2013 году: организации могут не использовать унифицированную кадровую первичку. Ведь Трудовым кодексом не предусмотрена передача функций по разработке таких форм Госкомстату и Минфину с Минтрудом, с которыми эти формы были согласованы. Поэтому если для вас эти формы неудобны, то можете разработать свои. Есть только одно исключение — личная карточка работника по форме № Т-2, она обязательна.

По этой форме работодатели обязаны вести воинский учет согласно Положению, утвержденному ПравительствомЗакон от 28.03.98 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»

Статья 8
6. Порядок воинского учета граждан... определяется настоящим Федеральным законом и Положением о воинском учете.

Положение, утв. Постановлением Правительства от 27.11.2006 № 719
27. Воинский учет граждан в организациях осуществляется по личным карточкам работников (форма № Т-2)...

Письмо Роструда от 09.01.2013 № 2-ТЗ
...с 1 января 2013 г. негосударственные организации вправе пользоваться формами первичных учетных документов... разработанными ими самостоятельно.
...формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

Закон «О бухгалтерском учете»

Статья 9
4. Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.
.
А Правительство, утверждая Положение, действовало на основании Закона о воинской обязанности. То есть мы должны применять форму, утвержденную уполномоченным органом на основании федерального закона.

Собственные формы: плюсы и минусы

Итак, за исключением перечисленных случаев, самостоятельно разработанные организацией формы первички — полноценные документы. Конечно, если в них есть перечисленные в Законе о бухучете № 402-ФЗ обязательные реквизиты, на которых мы остановимся отдельно. Ведь по общему правилу, какие компания будет использовать формы первичных учетных документов, решает ее руководительЗакон от 28.03.98 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»

Статья 8
6. Порядок воинского учета граждан... определяется настоящим Федеральным законом и Положением о воинском учете.

Положение, утв. Постановлением Правительства от 27.11.2006 № 719
27. Воинский учет граждан в организациях осуществляется по личным карточкам работников (форма № Т-2)...

Письмо Роструда от 09.01.2013 № 2-ТЗ
...с 1 января 2013 г. негосударственные организации вправе пользоваться формами первичных учетных документов... разработанными ими самостоятельно.
...формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

Закон «О бухгалтерском учете»

Статья 9
4. Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.
.

Кстати, хотя Закон № 402-ФЗ действует уже третий год, ситуация с применением своих форм первички по-прежнему двоякая.

С одной стороны, бухгалтеры и другие работники, оформляющие первичку, давно мечтали об отмене громоздких унифицированных форм с большим количеством реквизитов на все случаи жизни и ценят эту возможность.

С другой стороны, после появления права создавать свою первичку немногие поспешили им воспользоваться. Большинство по-прежнему отдает предпочтение унифицированным формам.

Почему так складывается? Вероятно, первая из возможных причин — память о пристальном внимании и жестких требованиях проверяющих к первичке, постоянных придирках к малейшим недочетам в оформлении с целью снять налоговые расходы или отказать в вычете НДС. И если с требованиями к заполнению прежних форм компании более-менее знакомы, то угадать, что может не понравиться проверяющим в самостоятельно созданном бланке, — невозможно. А неизвестность всегда пугает.

Вторая причина связана с тем, что часто в составлении первичного документа участвует несколько человек. Причем зачастую кто-то из этих товарищей не является работником вашей организации.

Условно все первичные документы можно поделить на две группы.

Первая группа — документы, создаваемые и используемые исключительно внутри организации (накладные на отпуск материалов в производство, акты инвентаризации, путевые листы, табели учета рабочего времени и т. п.). Оформление этих документов находится полностью в ведении самой компании. А научить своих работников действовать по своим же правилам хотя, может быть, и нелегко, но вполне возможно.

Вторая группа — документы, в создании которых участвуют не только ваши работники, но и работники ваших контрагентов. Это, как правило, документы, которые составляются при исполнении договорных обязательств (товарные и транспортные накладные, акты выполненных работ и т. п.). В их составлении принимают участие как минимум две компании, а значит, может возникнуть необходимость согласовывать формы документов.

Дело в том, что, оформляя первичку, продавец использует свои формы. А они могут не устроить покупателя, который будет настаивать на применении своих форм. Однако если контрагенты не согласовали оформление первички в договоре, то требовать от продавца замены документа покупатель не вправе. Это обстоятельство надо учитывать. И если для вас форма документа принципиальна, предупредите об этом работников, которые занимаются составлением и экспертизой договоров.

Пример. Условие договора о согласовании применяемой формы первичного документа

Договор об оказании услуг

Не позднее двух рабочих дней после оказания услуги Исполнитель представляет Заказчику на подписание Акт об оказании услуг в двух экземплярах по форме, согласованной в Приложении № 2 к настоящему договору, с приложенным к нему отчетом о содержании оказанных услуг.

Таким образом, в отсутствие всеобщей жесткой регламентации форм первички одни и те же по сути операции, совершаемые с разными контрагентами, могут оформляться разными по форме документами. Конечно, это не нарушение, но существенно затрудняет обработку первички бухгалтерией. Во-первых, потому что, сталкиваясь с незнакомой формой документа, нужно определить его полноценность для целей учета, то есть наличие в нем всех обязательных реквизитов. А во-вторых, возрастает вероятность ошибок при внесении данных таких нестандартных документов в бухгалтерские регистры. Ведь их разнообразие не позволит делать эту работу автоматически.

Ну и последняя причина, по которой организации не спешат отказываться от унифицированных форм, — как правило, компании ведут учет в стандартных бухгалтерских программах, куда их разработчики уже заложили формы первички. По большей части это все те же унифицированные формы. И если компания решает использовать в работе документы по самостоятельно разработанным формам, ей надо перенастроить программу. А это дополнительные и весьма значительные затраты если не денег, то времени.

Как «легализовать» используемые формы первички

Однако независимо от того, какие формы первички вы используете, унифицированные или разработанные самостоятельно, они должны быть «легализованы», то есть официально введены в систему документооборота организации. Только тогда они будут полностью соответствовать требованиям законодательства.

Хочу обратить ваше внимание на то, что раньше руководитель компании утверждал формы первичных документов, а с 2014 года он эти формы определяет, такое изменение внесено в пункт 4 статьи 9 Закона о бухучетеЗакон «О бухгалтерском учете»

Статья 9
4. Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Закон «О бухгалтерском учете» (ред., действ. до 01.01.2014)

Статья 9
4. Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.
.

На мой взгляд, эта поправка связана с тем, что применять вы будете не только собственные формы, тогда как утвердить можно только то, что сам разработал. Поэтому и была изменена формулировка: руководитель просто определяет, что и когда будет применяться.

Откуда же компании берут формы первички? Тут есть варианты.

Первый — компания сама для себя разрабатывает формы первичных документов, включая в них все обязательные реквизиты и иногда добавляя реквизиты, необходимые в силу специфики деятельности. Эти формы должен утвердить руководительПисьмо Минфина от 04.02.2015 № 03-03-10/4547
...каждый налогоплательщик определяет свои формы первичных учетных документов самостоятельно. Указанные документы могут быть разработаны на базе форм первичных учетных документов, содержащихся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Разработанные налогоплательщиком первичные учетные документы могут состоять как только из обязательных реквизитов, так и из обязательных и дополнительных реквизитов.
.

При этом недостаточно просто написать в учетной политике, что вы применяете формы первичных учетных документов, в которых есть все обязательные реквизиты, предусмотренные статьей 9 Закона № 402-ФЗ. В учетной политике (точнее, в приложении к ней) надо привести разработанные вами формы первички.

Второй вариант (самый популярный) — использование форм, подготовленных госорганами или поставщиками программного обеспечения.

Как я уже говорила, многие организации не спешат отказываться от унифицированных форм. И они вправе продолжать их применять — это не запрещеноИнформация Минфина № ПЗ-10/2012
...руководителем экономического субъекта определяется также состав первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной жизни экономического субъекта, и перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов <*>.
________
<*> Для ведения бухгалтерского учета могут использоваться формы первичных учетных документов... разработанные экономическим субъектом самостоятельно... а также иные рекомендованные формы (например, формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации...
.
Но тут нужно учитывать следующий аспект. Раньше применение таких форм гарантировало их соответствие требованиям закона, так как в них есть все необходимые реквизиты. То есть при правильном заполнении документ всегда имел юридическую силу, его можно было спокойно применять в хозяйственном обороте, а также для целей бухгалтерского и налогового учета.

Но теперь давнее утверждение формы госорганом не делает автоматически документ, составленный по этой форме, оформленным в установленном порядке.

Для того чтобы «легализовать» такие унифицированные формы, их надо упомянуть в своей учетной политике. То есть руководитель может определить в учетной политике, что компания использует такие-то формы, утвержденные такими-то актами Госкомстата или Роскомстата. Этого вполне достаточно. И кстати, не нужно вымарывать из бланков информацию об утверждении формы органом статистики, она не сделает документ недействительным. Не стоит дополнять форму и информацией об утверждении ее руководителем вашей компании — смысла в этом нет никакого.

Все это относится и к формам документов, разработанным и рекомендованным к применению не только Росстатом, но и другими госорганами. Например, к формам универсального передаточного документа (УПД) и универсального корректировочного документа (УКД). Эти формы разработаны ФНС и рекомендованы к применению налогоплательщиками. Безусловно, вы не обязаны ими пользоваться (в общем-то они весьма громоздки и неудобны), но если захотите их применять, то их тоже надо упомянуть в учетной политике.

Точно так же надо поступить, если ваша компания использует формы, которые выдает бухгалтерская программа. В этом случае в учетной политике можно указать, что используемые первичные учетные документы являются приложением к бухгалтерской компьютерной программе, а сами формы перечислить в приложении к учетной политике.

Но, как я уже говорила, формы документов, составляемых при исполнении сделок, могут быть определены соглашением сторон договора. И заранее предусмотреть, к какому соглашению на этот счет вы придете с тем или иным контрагентом, невозможно. Поэтому в любом случае надо указать в учетной политике, как принимается решение о выборе форм документов, применяемых сторонами договора. Например, прописать, что если формы первичных учетных документов определены договором, то в рамках этих отношений вы используете формы, которые предусмотрены договором.

Пример. Положения учетной политики о формах первичных учетных документов, применяемых организацией

Общество применяет следующие формы первичных учетных документов:

1) формируемые бухгалтерской компьютерной программой «...» по унифицированным формам, утвержденным постановлениями Госкомстата (Приложение № 3);

2) самостоятельно разработанные:
— акт на списание материалов (Приложение № 4);
— дефектная ведомость (Приложение № 5);
— путевой лист (Приложение № 6);

3) применение которых установлено договором — при составлении документов в рамках исполнения такого договора.

...

Приложение № 3 к учетной политике

При учете труда и его оплаты используются формы первичных документов, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1:
— табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма № Т-12);
— записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-60);
— записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-61).

Как организация определяет формы применяемой первички, мы выяснили. А теперь разберемся с обязательными реквизитами первичных учетных документов.

Первичный документ: обязательные реквизиты

Пунктом 2 статьи 9 Закона о бухучете предусмотрено всего семь обязательных реквизитов первичного документа. Их вы видите на слайде.

Этот перечень реквизитов практически не отличается от перечня, который был предусмотрен старым Законом № 129-ФЗ. Хотя есть и несколько небольших новшеств.

Когда достаточно только денежного или только натурального измерителя

Первое изменение коснулось такого реквизита, как величина измерения факта хозяйственной жизни. По старому Закону № 129-ФЗ в первичном документе измеритель хозяйственной операции должен был указываться и в натуральном, и в денежном выражении. Но, согласитесь, не все факты нашей хозяйственной жизни можно измерить в натуральных единицах (килограммах, штуках, человеко-часах, метрах и т. п.). Например, операции, связанные с движением денег в кассе организации или на ее банковских счетах, отражаются только в рублях и, возможно, в иностранной валюте.

Поэтому в новом Законе сказано, что в первичном документе может быть указан или денежный, или натуральный измеритель. Так, в кассовых документах вы фиксируете только денежное выражение операции. А при перемещении материальных ценностей внутри одной организации можно обойтись только натуральным показателем.

Однако учтите, это вовсе не означает, что вы можете произвольно выбирать, какой измеритель указывать в документе: денежный или натуральный. Если факт хозяйственной жизни можно оценить и в деньгах, и в натуре и это существенная информация, то в документе надо написать и то и другое.

У нас много договоров в иностранной валюте, по которым мы платим рублями. Можно в первичных документах указывать только валютную стоимость?

Можно ли составлять первичку в у. е.

Унифицированная первичка, которая всегда предусматривала указание суммы именно в рублях, теперь необязательна, но, несмотря на это, отсутствие рублевой оценки валюты может привести к конфликту с налоговиками. По их мнению, составление первички только в у. е. или в валюте неправомерно, так как согласно Закону № 402-ФЗ денежное измерение объектов бухгалтерского учета производится в рубляхПисьмо УФНС по Московской области от 28.02.2014 № 16-21/10933
...составление отгрузочных документов в условных единицах является неправомерным.
.

Хотя, на мой взгляд, указание в документе суммы только в валюте или у. е. никак не мешает организации пересчитать ее в рубли в соответствии с требованиями ПБУ 3/2006ПБУ 3/2006
9. Для составления бухгалтерской отчетности стоимость вложений во внеоборотные активы... материально-производственных запасов и других активов [кроме денег в кассе и на банковских счетах, ценных бумаг (за исключением акций), средств в расчетах (за исключением авансов)]... а также... полученных и выданных авансов... принимаются в оценке в рублях по курсу, действовавшему на дату совершения операции... в результате которой указанные активы и обязательства принимаются к бухгалтерскому учету.
Активы и расходы... в счет оплаты которых организация перечислила аванс... признаются в бухгалтерском учете этой организации в оценке в рублях по курсу, действовавшему на дату пересчета в рубли средств выданного аванса... в части, приходящейся на аванс...
,
оформив такой пересчет бухгалтерской справкой. Кроме того, скорее всего, рублевая оценка в документе поставщика на дату отгрузки и оценка покупателя на дату принятия товаров к учету будут отличаться из-за разницы в курсах. То есть рублевая сумма, указанная поставщиком в документе, в учет покупателя все равно не попадет, если только не было 100-про­центной предоплаты.

Поэтому хочется надеяться, что Письмо с такими разъяснениями — это единичный случай. Но пока не появилось «разрешающих» разъяснений Минфина или ФНС, рисковать не стоит.

А вот если вы используете разработанную ФНС форму универсального передаточного документа, то при цене, установленной договором в у. е. или в валюте, но с оплатой в рублях, заполнять УПД придется в рублях. Почему? Потому что УПД создан на основе счета-фактуры, который в у. е. заполнять вообще нельзя, а в валюте заполнять можно только при валютных расчетах.

Лицо, совершающее операцию, и лицо, ответственное за ее оформление: в чем отличие

Второе изменение в обязательных реквизитах первичного документа касается составляющего его лица. Если сравнить формулировки нового и старого Законов о бухучете, то можно заметить, что и там и там есть должность и подпись лица, совершающего операцию и ответственного за ее оформление. Отличие в том, что Законом № 402-ФЗ предусмотрена ситуация, когда нет лица, совершившего операцию, и в таком случае подписывает первичный учетный документ человек, ответственный за оформление свершившегося событияЗакон «О бухгалтерском учете»

Статья 9
2. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:
6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Закон № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (утратил силу)

Статья 9
2. Первичные учетные документы... должны содержать следующие обязательные реквизиты:
е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц.
.

Конечно, в большинстве случаев первичный документ оформляет лицо, совершающее операцию. Например, кладовщик отпускает материалы со склада в цех, составляет и подписывает накладную на внутреннее перемещение. То есть он совершает операцию по передаче материала и одновременно отвечает за ее оформление. То же самое происходит при отгрузке товара по договору поставки, если документ оформляет работник, отпустивший товар.

А бывает, что нет ни сделки, ни операции, а событие, оказывающее влияние на финансовое положение организации и на ее отчетность, есть. И тогда первичный документ подписывает лицо, ответственное за оформление свершившегося события. Например, бухгалтер, ответственный за конкретный участок бухучета, при расчете курсовых разниц или остатков незавершенного производства составляет и подписывает по такому факту хозяйственной жизни бухгалтерскую справку. Понятно, что он сам не имеет никакого отношения к колебаниям курса валют или к величине незавершенного производства. Но он документально фиксирует эти факты. И бухгалтерская справка будет документом, подписанным лицом, ответственным лишь за оформление свершившегося события.

Возможна и ситуация, когда совершает операцию одно лицо, а оформляет другое. Это происходит, если расходник оформляет бухгалтер, а деньги выдает кассир или если ведение бухучета и оформление первички передано другой организации по договору на аутсорсинг. В этих случаях формой первичного документа должны быть предусмотрены две подписи: одна — того, кто совершает операцию, а вторая — того, кто ее оформляет.

Но если за совершение операции и ее оформление отвечает один и тот же человек, то ему не нужно дважды расписываться в документе, даже если в нем, как например в УПД, предусмотрены две отдельные строчки для подписей. Достаточно расписаться один раз в любой из них.

Так мы плавно подошли к вопросам о том, кто вправе подписывать первичку и как предоставить право подписи первичных документов.

Кто должен подписать первичку

Для придания документу юридической силы он должен быть подписан лицом, имеющим необходимые полномочия.

Руководитель организации может подписывать первичку по умолчанию, ему для этого ничье разрешение не требуется. Он по закону вправе совершать сделки и подписывать любые документы от имени компании без доверенностиЗакон от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»

Статья 69
2. Единоличный исполнительный орган общества (директор, генеральный директор) без доверенности действует от имени общества, в том числе представляет его интересы, совершает сделки...

Закон от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»

Статья 40
3. Единоличный исполнительный орган общества:
1) без доверенности действует от имени общества, в том числе представляет его интересы и совершает сделки.
.

Но если руководителю придется подписывать все документы организации, он очень скоро, как говорится, взвоет. Тем более Закон № 402-ФЗ не устанавливает, что первичные документы должен подписывать исключительно он сам. Поэтому руководитель вправе кого-то уполномочить на подписание первички. И это могут быть не только ваши работники.

Как передать право подписи

Старый Закон о бухучете требовал, чтобы перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждался руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером. Новым же Законом ни утверждение перечня, ни его согласование с кем-либо не предусмотрено. В то же время, по мнению Минфина, руководитель компании по-прежнему должен определять перечень лиц, имеющих право подписи первичных документовИнформация Минфина № ПЗ-10/2012
Исходя из части 1 статьи 7 и статьи 9 Федерального закона № 402-ФЗ руководителем экономического субъекта определяется также состав первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной жизни экономического субъекта, и перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов...
.

Подтверждать полномочия на подписание документов может один из следующих документов:

— внутренний распорядительный документ по организации (подписанный руководителем приказ или утвержденное им положение о праве подписи на документах);

— доверенность от имени организации, оформленная в соответствии с требованиями Гражданского кодекса, то есть опять-таки подписанная руководителем.

В чем разница между доверенностью и приказом? Приказ на право подписания документов от имени организации оформляется на конкретных должностных лиц, работающих в компании, и действует в течение всего срока трудовых отношений с этими работниками. То есть приказом оформляется распределение полномочий в рамках организации.

Обычно приказом делегируется право подписи тех документов, которые никогда не покидают стен организации. Ведь по общему правилу внутренние распорядительные документы компании на третьих лиц (не состоящих в ее штате) не распространяются. В очень редких случаях нормативные акты устанавливают, что право подписи конкретного вида документов от имени организации предоставляется другим лицам именно приказом. К таким документам относятся счета-фактуры.

Но бывает, что контрагенты требуют именно доверенность, чтобы убедиться в полномочиях лица, подписывающего документ. Тогда, чтобы избежать лишних споров, можно оформить доверенность или одновременно и приказ, и доверенность.

Доверенность, в отличие от приказа, всегда выписывается на конкретное физическое лицо, а не на лицо, занимающее определенную должность. Вы можете указать в доверенности должность, но это необязательно. Обычно доверенность выдается на определенный срок. Если же срок действия в доверенности не указан, то она действует в течение года со дня ее совершения.

Не обойтись без доверенности при передаче права подписи первичных документов от имени компании лицу, которое не является ее работником.

Пример. Доверенность на право подписи первичных документов

ДОВЕРЕННОСТЬ
на право подписи документов

г. Москва

Десятое января две тысячи пятнадцатого года

Общество с ограниченной ответственностью «АвтоЛига» (далее — Общество) (ИНН: 7729081485, ОГРН: 1057600735877) в лице генерального директора Батурина Алексея Николаевича, действующего на основании Устава, настоящей доверенностью наделяет правом первой подписи (заверения) заместителя генерального директора Общества Рябцева Романа Олеговича (паспорт серии 40 00 № 100100, выдан 10.02.2001 ОВД «Котловка» г. Москвы, код подразделения 772-049; зарегистрированного по адресу: 117312, г. Москва, Мичуринский пр-т, д. 32, кв. 189), который от имени Общества может заверять:
— платежные поручения;
— приходные и расходные кассовые ордера;
— отчеты кассира;
— авансовые отчеты;
— счета-фактуры и корректировочные счета-фактуры;
— товарные накладные;
— накладные на отпуск материалов на сторону;
— акты ввода в эксплуатацию основных средств;
— инвентарные карточки;
— акты сверок с контрагентами.

Настоящая доверенность выдана сроком на 1 (один) год без права передоверия.

Подпись Р.О. Рябцеваудостоверяю
Генеральный директор ОбществаА.Н. Батурин

Когда речь идет о работнике организации, следует отразить в его трудовом договоре или должностной инструкции, с которой он должен быть ознакомлен под роспись, его обязанность оформлять первичные документы, право подписи которых ему предоставлено.

И несмотря на то что закон не обязывает руководителя утверждать перечень лиц, имеющих право подписи документов от имени компании, составление и утверждение такого перечня не помешает. Хорошо, когда в организации все знают, кто отвечает за оформление конкретного документа и за своевременность его поступления в бухгалтерию.

Пример. Приказ об утверждении Перечня лиц, уполномоченных подписывать первичные учетные документы

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ООО «АвтоЛига»

А.Н. Батурин

31.12.2014

Перечень должностных лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов ООО «АвтоЛига»

Наименование документаПолномочияДолжность и ф. и. о.Образец подписи
Платежное поручениеРазрешение на перечисление денег с расчетного счетаПервая подпись:
первый заместитель генерального директора И.И. Пожарнов.
Вторая подпись:
главный бухгалтер А.В. Смирнова,
заместитель главного бухгалтера З.Г. Петрова
Расходный кассовый ордерРазрешение на выдачу денег из кассыПервая подпись:
главный бухгалтер А.В. Смирнова.
Вторая подпись:
заместитель главного бухгалтера З.Г. Петрова,
бухгалтер С.А. Иванова
Выдача денег из кассыКассир К.Е. Бобровникова
Приходный кассовый ордерРазрешение на получение денег в кассуГлавный бухгалтер А.В. Смирнова,
заместитель главного бухгалтера З.Г. Петрова
Получение денег в кассуКассир К.Е. Бобровникова
Авансовый отчетУтверждение отчетаРуководители структурных подразделений:
отдел 1 — И.В. Зайцев,
отдел 2 — П.Р. Конев
Проверка отчетаГлавный бухгалтер А.В. Смирнова,
заместитель главного бухгалтера З.Г. Петрова
Получение остатка, выдача перерасходаКассир К.Е. Бобровникова

Нужна ли подпись главбуха в первичке

Отдельно остановимся на подписи главного бухгалтера в первичке. Как вы помните, в старом Законе № 129-ФЗ говорилось, что без подписи главбуха денежные и расчетные документы считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. В Законе № 402-ФЗ такой нормы нет. А значит, на первичке подписи главбуха может и не быть. Но есть ряд исключений.

Во-первых, кассовые документы. В Указании Банка России № 3210-У говорится, что кассовые документы должен подписывать главбух, хотя руководитель может уполномочить и иное лицоУказание ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У
4.3. Кассовые документы подписываются главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — руководителем), а также кассиром.

Письмо ЦБ от 11.08.2014 № 29-1-1-ОЭ/3002
При этом под термином «бухгалтер» понимается бухгалтер или иное должностное лицо (в том числе кассир), определенное в распорядительном документе, или должностное лицо юридического лица, физическое лицо, с которыми заключены договоры об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета.
.
Так что для действительности этих документов подпись главбуха не обязательна, если их подписал другой уполномоченный работник. А вот самому главбуху для того, чтобы подписывать кассовые документы, ни доверенность, ни приказ не нужны. Он обладает правом подписи этих документов в силу занимаемой должности.

Во-вторых, счета-фактуры. Здесь все то же самое — НК требует подпись главбуха, но разрешает передать эти полномочия другому лицу.

Законна ли факсимильная подпись

Буквально пару слов скажу о факсимильной подписи. Как вы знаете, Минфин всегда считал, что проставление факсимиле на первичных документах и счетах-фактурах незаконно.

Президиум ВАС в Постановлении от 27.09.2011 № 4134/11 тоже пришел к выводу, что этого делать нельзя. При этом Президиум ВАС упомянул и о том, что Закон о бухучете не дает возможности ставить факсимиле на бухгалтерской документацииПисьмо Минфина от 26.10.2005 № 03-01-10/8-404
...законодательство о бухгалтерском учете и законодательство о налогах и сборах не предусматривают использование факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных документов и счетов-фактур.

Постановление Президиума ВАС от 27.09.2011 № 4134/11
Отказ обществу в удовлетворении его заявления суды мотивировали ссылками на статью 169 Кодекса и Федеральный закон от 21.11.96 №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Федеральный закон № 129-ФЗ), которые не содержат положений, позволяющих оформлять документы первичного бухгалтерского и налогового учета с использованием факсимильной подписи лиц, уполномоченных на их подписание.
Положениями статьи 169 Кодекса не предусмотрено возможности факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры. Не содержит подобной нормы и Федеральный закон № 129-ФЗ, в силу которого документы бухгалтерского учета должны содержать личные подписи соответствующих лиц, в связи с чем отступление от установленных правил влечет отказ в применении налоговых вычетов по таким счетам-фактурам.
.
После этого суды стали считать, что факсимильная подпись в первичке и счетах-фактурах недопустима.

Поэтому любой первичный документ, составленный на бумаге, должен содержать собственноручную подпись ответственных лиц. В противном случае налоговики в ходе проверки могут снять ваши налоговые расходы и вычеты по НДС. Не поможет даже то, что подписание документов факсимиле вы предусмотрели в договоре с контрагентом.

Да, и не забывайте, что перечень обязательных реквизитов, установленный Законом № 402-ФЗ, для некоторых документов может быть расширен другими нормативными актами. Например, есть дополнительные требования к таким документам, как:

— путевой лист, для него обязательные реквизиты установлены Приказом Минтранса от 18.09.2008 № 152;

— формы бланков строгой отчетности, разработанные самостоятельно;

— товарные чеки и другие документы, выдаваемые плательщиками ЕНВД взамен чеков ККТ и БСО.

Справка

В БСО должны быть следующие дополнительные обязательные реквизитып. 3 Положения, утв. Постановлением Правительства от 06.05.2008 № 359:

— шестизначный номер и серия документа;

— местонахождение и ИНН выдавшей БСО организации.

В форму товарного чека (иного подобного документа) необходимо дополнительно включитьп. 2.1 ст. 2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ:

— порядковый номер документа;

— ИНН выдавшей его организации.

А теперь отдельно остановимся на таком реквизите первичных документов, как печать.

Печать: когда ее ставить на документах

Иметь печать — право, а не обязанность

Начну с главной новости этого года, касающейся печатей: 7 апреля вступил в силу Закон № 82-ФЗ, который освободил акционерные общества и общества с ограниченной ответственностью от обязанности иметь печать. Ранее она была установлена в Законах об ООО и об АО.

Теперь обязанность заменена на право общества иметь печать. При желании воспользоваться этим правом общество должно закрепить это в своем уставеЗакон от 26.12.95 № 208-ФЗ

Статья 2
7. Общество вправе иметь печать... и другие средства индивидуализации. Федеральным законом может быть предусмотрена обязанность общества использовать печать.
Сведения о наличии печати должны содержаться в уставе общества.

Закон от 08.02.98 № 14-ФЗ

Статья 2
5. Общество вправе иметь печать... и другие средства индивидуализации. Федеральным законом может быть предусмотрена обязанность общества использовать печать.
Сведения о наличии печати должны содержаться в уставе общества.
.
Раньше подобного требования к уставам не было, так как общества должны были иметь печать независимо от того, прописано это в их уставах или нет. Поэтому тем АО и ООО, у которых в учредительных документах ничего про печать не сказано (а такие есть), но которые хотят «легализовать» свою печать, сейчас придется вносить изменения в уставы.

Таким образом, вопрос о том, будет у общества печать или нет, сейчас отдан на откуп общему собранию участников или акционеров. И собрание должно решить этот вопрос либо на этапе создания общества, либо при внесении изменений в его устав.

Кстати, заметьте, речь идет исключительно об АО и ООО. Некоммерческие организации, а также ГУПы и МУПы от обязанности иметь печать не освобождены.

Что делать тем, кто сохранил печать

Проще всего тем обществам, которые не собираются отказываться от печати и у которых в уставе изначально была запись о ней. Таким организациям вообще ничего делать не нужно, они просто продолжают жить как раньше.

Однако им стоит учитывать, что если по уставу у общества есть печать, то федеральным законом может быть установлена обязанность эту печать в определенных случаях использовать. А это значит, что в таких ситуациях исходящий от общества документ, не скрепленный печатью, не будет иметь юридической силы. Например, тем же Законом № 82-ФЗ, которым была отменена обязательность печати, были внесены поправки в ГПК, АПК и ряд других законов, где упоминалось о необходимости печати на некоторых документах. В итоге с 7 апреля 2015 года такие документы, как доверенности, выдаваемые для представительства в суде, должны быть скреплены печатью организации, только если у организации есть печать. Как вы понимаете, имеется в виду не просто физическое наличие печати, то есть устройства, позволяющего нанести оттиск на документ, а «юридическое», то есть наличие сведений о печати в уставе организации.

Справка

Перечень случаев, когда федеральным законом установлена обязанность проставлять печать при наличии сведений о ней в уставе ООО или АО, приведен в таблице.

Документ, в котором надо ставить печатьОснование
Доверенность для арбитражного судач. 5 ст. 61 АПК РФ
Доверенность для суда общей юрисдикциич. 3 ст. 53 ГПК РФ
Доверенность для службы судебных приставовч. 2 ст. 54 Закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве»
Журнал учета проверокч. 10 ст. 16 Закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»
При участии в конкурсах и аукционах для заключения контрактов в сфере госзакупок:
— доверенности, прилагаемые к заявкам на участие в открытом конкурсе, закрытом аукционе;
подп. «в» п. 1 ч. 2, ч. 4 ст. 51, пп. 4, 5 ч. 2 ст. 61, подп. «в» п. 1 ч. 2, ч. 4 ст. 88 Закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд»
— доверенности в целях получения аккредитации участников электронного аукциона;
— заявки на участие в закрытом аукционе
Акт о несчастном случае на производствеч. 5 ст. 230 ТК РФ
Копии учредительных документов, представляемые на госрегистрацию прав на недвижимое имуществоп. 4 ст. 16 Закона от 21.07.97 № 122-ФЗ «О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним»
Закладная на недвижимость по договору ипотеки (печатью владельца закладной заверяется отметка об исполнении обеспеченного ипотекой обязательства)п. 2 ст. 25 Закона от 16.07.98 № 102-ФЗ «Об ипотеке (залоге недвижимости)»
Двойное складское свидетельствоп. 1 ст. 913 ГК РФ
Решение о выпуске эмиссионных ценных бумагп. 1 ст. 17 Закона от 22.04.96 № 39-ФЗ «О рынке ценных бумаг»
Сертификаты эмиссионной ценной бумагист. 18 Закона от 22.04.96 № 39-ФЗ «О рынке ценных бумаг»
Решение о выпуске российских депозитарных расписокп. 10 ст. 27.5-3 Закона от 22.04.96 № 39-ФЗ «О рынке ценных бумаг»
Выписка по счету депо (проставляется печать депозитария)п. 3 ст. 16, п. 1 ст. 17 Закона от 16.07.98 № 102-ФЗ «Об ипотеке (залоге недвижимости)»
При приватизации госимущества:
— документ со сведениями о доле РФ, субъекта РФ или муниципального образования в уставном капитале юрлица;
— прошитые листы документов, представляемых с заявкой на покупку имущества
пп. 1, 2 ст. 16 Закона от 21.12.2001 № 178-ФЗ «О приватизации государственного и муниципального имущества»
Доверенность при обжаловании решений, действий (бездействия) таможенного органач. 6 ст. 39 Закона от 27.11.2010 № 311-ФЗ «О таможенном регулировании в Российской Федерации»
Извещение об уплате авансового платежа акцизаподп. 5 п. 1 ст. 10.2 Закона от 22.11.95 № 171-ФЗ «О государственном регулировании производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции и об ограничении потребления (распития) алкогольной продукции»
Отчетность в бумажной форме о хранящихся, перевозимых, реализуемых, перерабатываемых и (или) используемых товарах и о совершенных таможенных операцияхп. 2 ч. 5 ст. 177 Закона от 27.11.2010 № 311-ФЗ «О таможенном регулировании в Российской Федерации»
Выписка из системы учета товаров, представляемая при таможенной проверкеп. 1 ст. 184 Закона от 27.11.2010 № 311-ФЗ «О таможенном регулировании в Российской Федерации»
Копия аудиторского заключения, прилагаемого к заявлению о включении в реестр уполномоченных экономических операторовп. 6 ч. 3 ст. 90 Закона от 27.11.2010 № 311-ФЗ «О таможенном регулировании в Российской Федерации»

А на обычной доверенности от имени организации печать можно не ставить?

Вообще-то требование о печати на обычной (не судебной) доверенности убрали из ГК еще с 1 сентября прошлого годаСтатья 185.1 ГК РФ
4. Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это в соответствии с законом и учредительными документами.
.
Хотя лично я рекомендую продолжать ее ставить. Ведь печать на доверенности организации не делает этот документ ничтожным. А за те годы, пока ГК обязывал ее ставить, печать на доверенности стала привычной. В некотором смысле это стало таким же обычаем делового оборота, каким является проставление печати на договорах. Да и психологически люди больше готовы доверять бумаге с печатью, чем без таковой.

Что делать тем, кто отказался от печати

Вместе с тем с 7 апреля, если в вашем уставе ничего о печати не сказано, вы вообще не обязаны ее ставить на каких бы то ни было документах. Хотя, если вы будете продолжать это делать, никто вас за это не накажет. Ни запрета на использование печати, упоминания о которой нет в уставе, ни негативных последствий ее использования для самой организации и для ее контрагентов нет.

Подытожим. Во-первых, АО или ООО само решает, иметь печать или нет. Во-вторых, если общество решило, что печать ему нужна, надо указать это в его уставе. В-третьих, если в уставе общества сказано, что у него есть печать, то оно обязано ее использовать только в случаях, установленных федеральным законом.

Исходя из этих трех правил, мы и должны искать ответ на вопрос: а нужно ли сейчас ставить печать на первичных документах?

Нужна ли печать на первичке, отчетности и договорах

В числе обязательных реквизитов первичного учетного документа печать не названа. И по крайней мере, пока ни один другой федеральный закон не обязывает АО или ООО ставить печать на первичных документах.

Знаю: многих бухгалтеров смущает то, что реквизит «печать» встречается в некоторых обязательных формах первичной учетной документации. Это, в частности, квитанция к ПКО (форма № КО-1), кассовая книга (форма № КО-4), журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4), БСО и платежное поручениеПоложение, утв. Постановлением Правительства от 06.05.2008 № 359
3. [БСО]... должен содержать следующие реквизиты... должность, фамилия, имя и отчество лица, ответственного за совершение операции и правильность ее оформления, его личная подпись, печать организации...
.

Но все эти формы документов и требования к заполнению их реквизитов утверждены подзаконными нормативными актами, а не федеральными законами. Сами же законы, во исполнение которых утверждены эти формы, не содержат требования о наличии на документах печати организации.

Также подзаконными нормативными актами предусмотрено проставление печати в трудовых книжках работниковПравила, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225
35. При увольнении работника... все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются... печатью работодателя...

Инструкция, утв. Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69
2.2. Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает... лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации... в которой впервые заполнялась трудовая книжка.
,
на некоторых формах налогового учета и отчетности. Например, наличие печати предусмотрено на подаваемой в бумажной форме отчетности по налогам и взносам: в справке 2-НДФЛ, декларациях по налогу на прибыль и УСНО, на форме РСВ-1 ПФР.

А вот в трудовом договоре печать не нужна. Причем ее не надо было ставить и до принятия Закона № 82-ФЗ — Трудовой кодекс этого не требовал, а организации ставили ее по привычке.

Поэтому даже если вы решили сохранить и «легализовать» свою печать, ее использование при составлении первички — ваше личное дело: хотите — ставьте, не хотите — не ставьте. Также имейте в виду: организация может сама обязать себя проставлять печать на составляемой ею документации, закрепив такое требование в своей бухгалтерской учетной политике.

Тем более не обязана ставить печать на своих документах организация, которая отказалась от печати, то есть если в ее уставе написано, что печати у нее нет, или про печать там вообще ничего не сказано. Но и запретить такой организации использовать печать пока никто не может.

Это на сегодняшний день следует из законодательства. Однако поскольку закон только вступил в силу, еще неизвестно, какими будут официальные разъяснения контролирующих органов относительно оформления документов в связи с отменой печатей. Поэтому я могу дать только одну рекомендацию: независимо от того, что написано в вашем уставе про печать и написано ли там вообще про нее хоть что-нибудь, пока продолжайте ее использовать.

Следующий аспект, на котором необходимо остановиться, говоря о первичке, — это правила ее исправления.

Первичные документы: исправление

Куда можно, а куда нельзя вносить исправления

В первичные документы можно вносить исправления, если это не запрещено законами или нормативными правовыми актами в сфере бухучета. Пока нельзя вносить исправления только в кассовые документы (ПКО, РКО) и платежные банковские документы.

В остальные же первичные документы вносить исправления можно и нужно.

Правила исправления первички достаточно просты, однако их применение на практике все равно вызывает вопросы.

Например, внося исправления в первичные документы, мы должны указать в самом документе дату исправления, а исправление заверить подписями тех же лиц, которые этот документ составили. Естественно, с указанием их фамилий и инициаловЗакон «О бухгалтерском учете»

Статья 9
7. В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета.
Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Положение, утв. Минфином СССР 29.07.83 №105
4.2. Ошибки в первичных документах, созданных вручную... исправляются следующим образом: зачеркивается неправильный текст или суммы и надписывается над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное.
4.3. Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью «исправлено», подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также проставлена дата исправления.

Указание ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У
4.7. В документы, оформленные на бумажном носителе, за исключением кассовых документов [приходных и расходных кассовых ордеров], допускается внесение исправлений, содержащих дату исправления, фамилии и инициалы, а также подписи лиц, оформивших документы, в которые внесены исправления.

Положение, утв. ЦБ 19.06.2012 № 383-П
2.4. Контроль целостности распоряжения [на перевод денег] на бумажном носителе осуществляется банком посредством проверки отсутствия в распоряжении внесенных изменений (исправлений).
.

Соответственно, если в составлении документа участвовали представители нескольких организаций, то все они должны заверить исправления своими подписями.

Вот на этом этапе обычно и возникают сложности, поскольку может случиться так, что с момента составления документа до внесения в него исправлений много воды утекло и некоторые люди, составившие документ, занимают уже другие должности или попросту уволились из организации. И многие бухгалтеры задают вопрос: а можно ли исправлять документ в этом случае? Ведь при буквальном прочтении пункта 7 статьи 9 Закона № 402-ФЗ получается, что должны совпадать и должности, и ф. и. о. лиц, которые изначально подписали документ, а потом заверили своими подписями исправления. Но, согласитесь, было бы странным, если бы увольнение конкретных физических лиц, которые участвовали в составлении первичного документа и допустили в нем ошибку, стало бы препятствием для его исправления.

Однако как это сделать? Для ответа на этот вопрос нужно рассмотреть способы внесения исправлений в первичку, которых всего три.

Как исправить, зачеркивая неправильное

Первый способ исправления традиционный — когда неправильный текст зачеркивается, а над (под) ним (или если места мало, то на свободном поле документа) указывается верный, после чего делается исправительная надпись.

Пример. Внесение исправлений путем зачеркивания неправильных сумм в документе

НАКЛАДНАЯ 48 от 30.04.2015
НА ОТПУСК МАТЕРИАЛОВ

Материальные ценности (наименование, сорт, марка)Единица измерения (наименование)КоличествоЦена, руб. коп.Сумма без учета НДС, руб. коп.Сумма НДС, руб. коп.Всего с учетом НДС, руб. коп.
Пленка пароизоляционная DELTA-LUXXРулон 46140,00
7140,00
28 560,005 140,8033 700,80

Исправленному 15.05.2015 в строке 1 графы 4 «6140,00» на «7140,00» верить.

Начальник складаС.А. Иванов
КладовщикВ.Я. Соколов
Главный бухгалтерЛ.Ю. Смирнова
Мастер цеха № 2К.М. Поздняков
Отпуск разрешил
 
начальник склада
должность
подпись
С.А. Иванов
расшифровка подписи
 
Отпустил
 
кладовщик
должность
подпись
В.Я. Соколов
расшифровка подписи
 
Главный бухгалтер
 
подпись
Л.Ю. Смирнова
расшифровка подписи
 
Получил
 
мастер цеха № 2
должность
подпись
К.М. Поздняков
расшифровка подписи

Может ли такое исправление подписать лицо, которое заняло должность уволившегося работника, принимавшего участие в составлении документа? Может, хотя выглядеть это будет странно. Ведь получается, что человек, который не принимал участия в операции, свидетельствует о том, что она была неправильно отражена в составленном тогда документе. К тому же новый работник может просто отказаться подписывать такие исправления и будет в своем праве.

Как исправить, составляя новый документ

Второй способ исправления документа — составление нового, правильного документа с теми же реквизитами. В этом случае мы делаем вид, что документа с ошибками вообще не было. Для применения этого способа исправлений нужно, чтобы выполнялись два условия:

1) все экземпляры изначального документа должны быть уничтожены. Иначе один и тот же факт хозяйственной жизни организации будет зафиксирован в двух бумагах с разным содержанием, а это может привести к путанице и спорам;

2) в новом документе должны расписаться те же лица, которые составляли изначальный документ.

Как исправить, составляя корректировочный документ

Поэтому если документ подписан лицами, которые не могут принять участия в его исправлении, нам придется воспользоваться третьим способом.

Он заключается в составлении корректировочного документа, то есть документа, в котором мы фиксируем, что в изначальном документе допущена ошибка, и указываем, какие сведения являются правильными. Ближайшая аналогия — внесение исправлений или корректировок в счета-фактуры.

А так как корректировочный первичный документ по сути является новым документом, то и составить его могут не те люди, которые составили изначальный документ, а те, кто обнаружил в нем ошибку.

Пример. Внесение исправлений путем создания корректировочного документа

/ условие / В первоначально оформленную накладную на отпуск материалов № 35 от 10.03.2015 была неправильно вписана общая сумма с учетом НДС: было указано 6 808,00 руб. вместо 6 608,00 руб.

К дате выявления ошибки и внесения исправлений 23.06.2015 главный бухгалтер Л.Ю. Смирнова уволилась и на эту должность был принят новый работник И.В. Сергеев.

/ решение / Корректировочная накладная на отпуск материалов с внесенной в нее правильной общей суммой с учетом НДС будет выглядеть так.

НАКЛАДНАЯ 35 от 10.03.2015
НА ОТПУСК МАТЕРИАЛОВ

Исправление № 1 от 23.06.2015

Материальные ценности (наименование, сорт, марка)Единица измерения (наименование)КоличествоЦена, руб. коп.Сумма без учета НДС, руб. коп.Сумма НДС, руб. коп.Всего с учетом НДС, руб. коп.
Армированная пленка (толщина — 140 мкм; 100 кв. м)Рулон 22800,005600,001008,006608,00
Отпуск разрешил
 
начальник склада
должность
подпись
С.А. Иванов
расшифровка подписи
 
Отпустил
 
кладовщик
должность
подпись
В.Я. Соколов
расшифровка подписи
 
Главный бухгалтер
 
подпись
Л.Ю. Смирнова
расшифровка подписи
 
Получил
 
мастер цеха № 2
должность
подпись
К.М. Поздняков
расшифровка подписи

Кстати, аналогичный способ был предложен ФНС, согласован с Минфином и описан в Письме про порядок исправления универсального передаточного документа. Его можно применять независимо от того, как составляется документ — в бумажном или электронном виде. Итак, к первоначально оформленному первичному документу, если в нем впоследствии обнаружили ошибки, можно оформить корректировочный документ. Или даже несколько таких документов, если было несколько правок. Такие корректировочные документы должны иметь последовательную нумерацию в строго хронологическом порядке.

Говоря о внесении исправлений в первичку, мы, как правило, подразумеваем документы, составленные на бумаге. Но Закон № 402-ФЗ уравнял первичные учетные документы на бумажном носителе и документы, составленные в электронном виде, заверенные электронной подписью.

Как исправить электронный документ

При этом Закон о бухучете не разграничивает порядок внесения исправлений в зависимости от того, с каким первичным документом мы имеем дело: бумажным или электронным. Получается, что электронные документы тоже можно исправлять. Но исправить такие документы традиционным способом невозможно. Во-первых, обычно форматы электронных документов просто не допускают внесения исправлений в сформированные и подписанные документы. Во-вторых, в некоторых случаях нормативные акты прямо запрещают вносить исправления в электронные документы. В-третьих, даже если исправление возможно, то фактически это приводит к уничтожению изначального документа. Поэтому исправить электронный документ можно только путем составления нового документа. И подписать его смогут только те люди, которые работают в организации в момент обнаружения и исправления ошибкиПисьмо ФНС от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86@
1.2. ...исправление заполненных с ошибками... показателей УПД [не препятствующих вычету НДС] рекомендуется производить путем составления нового исправленного экземпляра УПД. В новом экземпляре УПД... указывается порядковый номер исправления УПД и дата исправления.
В новый экземпляр УПД в этом случае рекомендуется переносить все показатели из экземпляра, составленного до внесения исправлений, с указанием по соответствующим позициям первичного учетного документа, нуждающимся в исправлении, новых сведений (первоначально не заполненных) или уточненных (измененных).
Указанный способ внесения исправлений соответствует законодательству... о бухгалтерском учете и НК РФ и может применяться для исправления показателей УПД как первичного учетного документа в любой его части и вне зависимости от того, составлен ли документ на бумажном носителе или в электронном виде.

Указание ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У
4.7. В документы, оформленные в электронном виде, внесение исправлений после подписания указанных документов не допускается.
.

В завершение темы внесения исправлений в первичные документы отмечу, что, по мнению Минфина, если ошибки являются несущественными, то их можно не исправлять, так как это не делает документ дефектным для целей налогообложения. К несущественным Минфин относит ошибки, не препятствующие идентификации продавца, покупателя, наименования товаров (работ, услуг), их стоимости и других обстоятельств документируемого факта хозяйственной жизни, с которыми связано применение определенного порядка налогообложения. Как видите, подход к несущественным ошибкам в документах, подтверждающих расходы, сходен с подходом к ошибкам в счетах-фактурах. Причем Письмо Минфина, в котором высказана эта позиция, размещено на официальном сайте ФНС в качестве разъяснения, обязательного для применения налоговыми органамиПисьмо Минфина от 04.02.2015 № 03-03-10/4547 (направлено Письмом ФНС от 12.02.2015 № ГД-4-3/2104@)
Ошибки в первичных учетных документах, не препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость и другие обстоятельства документируемого факта хозяйственной жизни, обуславливающие применение соответствующего порядка налогообложения, не являются основанием для отказа в принятии соответствующих расходов в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль.
.

С правилами оформления и исправления первички мы более или менее разобрались, пора поговорить собственно о документообороте.

Документооборот: зачем нужен

Последствия неналаженного документооборота: проблемы для организации

Для любого грамотного бухгалтера очевидно, что правильная организация документооборота в компании является необходимым условием достоверного учета. Налаженный документооборот позволяет бухгалтерии вовремя получать первичные документы от других подразделений организации. А своевременное получение первичного документа дает возможность оперативно проверить правильность его оформления, исправить ошибки (если они есть) и вовремя отразить имеющиеся в нем сведения в бухгалтерском и налоговом учете.

Что плохого в поступлении документов в бухгалтерию с опозданием? Ну, не получив вовремя документы по расходам и вычетам НДС, вы, во-первых, начислите излишние суммы налогов. Во-вторых, вам придется после получения «опоздавших» документов подавать уточненки с суммами к уменьшению, которые привлекут внимание инспекторов. Или же, наоборот, если в результате задержки документов в учете будет несвоевременно отражена выручка или другие доходы и это обнаружат при проверке, то вам грозят штрафы и пени. Не говоря уже о том, что на плечи бухгалтера ложится дополнительная работа, связанная с внесением изменений в учет, налоговую и бухгалтерскую отчетность.

Кроме того, в любой, даже небольшой фирме каждый день создается хотя бы пара-тройка документов и, поскольку их приходится хранить не год и не два (о сроках их хранения мы еще поговорим), их количество постоянно увеличивается. Поэтому вполне возможна ситуация, когда на поиски какого-то внезапно понадобившегося документа даже годичной давности может уйти масса времени.

При этом пропажа некоторых документов может повлечь самые разнообразные неблагоприятные последствия. Например, утрата акта сверки, в котором контрагент подтвердил наличие долга перед вашей организацией, может привести к невозможности доказать перерыв течения срока исковой давности. В результате вы не сможете взыскать долг с контрагента через суд. Потеря накладной на купленные товары грозит отказом в расходах и вычетах, а может быть, и штрафом за непредставление этого документа.

Понятно, что в полезности налаженного документооборота в организации не надо убеждать работников бухгалтерии, отдела кадров и прочих специалистов, непосредственно и каждодневно занимающихся работой с документами. Ясно и то, что для обеспечения полного порядка в документах нужны люди, а значит, и финансовые ресурсы. А чтобы установленный порядок документооборота в компании реально работал, соблюдение его правил должно стать обязанностью каждого работника, которому приходится участвовать в создании какого-то документа. Для этого порядок документооборота надо зафиксировать на бумаге, он должен быть утвержден руководителем организации. Таким образом, перед нами встает задача убедить руководство в необходимости создания и внедрения порядка документооборота. Часть аргументов, которые помогут вам обосновать необходимость этой работы, я уже привела, приведу еще один.

Последствия неналаженного документооборота: штрафы для руководителя

Как известно, по старому Закону о бухучете № 129-ФЗ именно руководитель компании нес ответственность за организацию хранения учетной документации. В развитие этой нормы с 2014 года в Законе № 402-ФЗ появилось положение о том, что при смене руководителя должна обеспечиваться передача документов бухгалтерского учетаЗакон «О бухгалтерском учете»

Статья 29
4. При смене руководителя организации должна обеспечиваться передача документов бухгалтерского учета организации. Порядок передачи документов бухгалтерского учета определяется организацией самостоятельно.
.
И если такая передача невозможна по причине утраты документов, то по умолчанию отвечать за это будет директор, который не обеспечил сохранность документов.

Штрафы, как видно на слайде, небольшие, но платить их все равно неприятно. Ну а подробнее об ответственности, к которой могут быть привлечены компания и ее руководитель или главбух в случае утраты первички, мы еще поговорим позже.

Каким же образом руководство может обеспечить сохранность документов, число которых достигает нескольких сотен или тысяч? Ясное дело, никто не ожидает, что директор запрет документы в сейфе в собственном кабинете и будет их охранять. Речь все-таки идет о мерах, обеспечивающих защиту документов от несанкционированного воздействия в масштабе всей организации. Иными словами, от руководителя требуется, чтобы в компании была налажена система делопроизводства и архивного хранения документов.

Надеюсь, что с помощью перечисленных аргументов вам удастся убедить руководство, что надлежащая организация работы с документами — это не напрасная трата финансовых и людских ресурсов, а вложения в защиту интересов как самой компании, так и ее руководителя.

Документооборот: как организовать

Итак, компании стоит наладить работу с документами. Для этого придется разработать локальные нормативные акты, которые будут регламентировать все до мелочей на всех этапах жизни документа, а также порядок хранения и уничтожения документов.

Общие указания по созданию системы управления документами можно найти в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Его положения можно взять за основу при разработке регламентов внутри компании.

Справка

Стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 хотя и носит рекомендательный характер, однако обязателен для исполнения в организациях, аттестующихся на соответствие системам менеджмента качестваст. 12 Закона от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании».

Как разработать положение о документообороте

Оптимальный вариант — это разработать и утвердить положение о документооборотеПоложение о документообороте — свод правил работы с документами в компании., которое будет обязательным для всех ваших работников. И если вы хотите не просто получить еще один внутренний нормативный акт, только чтобы поставить себе галочку и при случае показывать его проверяющим, а на самом деле улучшить работу сотрудников с документами, то предлагаю такой план действий.

Не сомневаюсь, что вы в курсе процессов и операций, происходящих в вашей фирме. Однако в любом случае, начиная работу над положением о документообороте, не помешает детально ознакомиться со всеми видами документов и маршрутами их движения в вашей организации. Ведь изначально никто не может, да и не обязан, знать всей совокупности документов, имеющих в ней хождение. Поэтому придется собрать информацию со всех структурных подразделений о создаваемых и получаемых ими документах. О том, кто их составляет, на основе какой информации, где они далее используются в системе управления. Не помешает выслушать и возможные предложения коллег по улучшению порядка работы с документами. Кстати, если работники не могут предложить вам способы, как улучшить документооборот в компании, пусть просто опишут проблемы, которые возникают у них при работе с документацией. Ведь только зная имеющиеся проблемы, можно найти пути их решения.

На основе собранной информации уже можно рассмотреть возможности по оптимизации документопотоков в вашей организации, установить, где необходим дополнительный контроль и где есть узкие места. Скажем, регулярная задержка документов от вашего контрагента может быть связана не с нерадивостью вашего отдела продаж, а с незаинтересованностью менеджера контрагента в передаче документов в срок. Согласитесь, эту проблему невозможно решить только с помощью положения о документообороте. Придется в договорах закрепить сроки передачи вам документов контрагентами и установить обязательные санкции за их несоблюдение. А уже в положении о документообороте можно прописать порядок действий ваших сотрудников при непоступлении документов в срок. Это может выглядеть так. Сначала вы напоминаете контрагенту о необходимости представить документы. Затем, если документы так и не получены, уведомляете ваших юристов о том, что срок не соблюден, и они уже предъявляют претензии контрагенту.

При этом обязанности и полномочия следует распределять между всеми сотрудниками организации, для которых создание и использование документов является частью их работы.

Для этого в положении о документообороте необходимо:

— определить подразделения, которые составляют документы и передают их в другие структурные подразделения компании или третьим лицам, и должности лиц, которые за это отвечают;

— определить места и условия хранения документов;

— назначить работников, ответственных за хранение.

И не забудьте в положении о документообороте указать, что оно распространяется на все подразделения организации и его требования обязательны для исполнения всеми работниками.

Как разработать график документооборота

А детально порядок создания и движения документов с указанием лиц, ответственных за каждый участок, можно зафиксировать в графике документооборотаГрафик документооборота — часть положения о документообороте, иллюстрирующая движение документов внутри организации. компании, оформив его как приложение к положениюПоложение, утв. Минфином СССР 29.07.83 № 105
5.1. Движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других предприятий... принятие к учету, обработка, передача в архив — документооборот) регламентируется графиком.
5.2. Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия, учреждения.
.

Разделы в графике документооборота могут быть сформированы:

— или исходя из структуры подразделений;

— или исходя из бизнес-процессов (например, производство, продажи, корпоративное управление, подбор персонала и т. п.);

— или по видам документов, составляемых на определенных участках деятельности компании (например, по учету основных средств, по учету материалов, по учету кадров и расчетов с персоналом и т. п.).

В графике нужно указать должности работников, ответственных за оформление документов, сроки создания и передачи документов лицам, ответственным за их учет. Там же можно прописать сроки хранения документов и указать лиц, ответственных за их хранение. Поскольку график документооборота содержит большой объем различной информации, для наглядности удобнее всего составить его в форме таблицыПоложение, утв. Минфином СССР 29.07.83 № 105
5.3. График должен устанавливать... рациональный документооборот, то есть предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.
5.4. График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.
.

Еще один немаловажный аспект, который нужно учитывать при организации системы документооборота в компании: для составления корректной отчетности зачастую необходимо получение информации, требующей специальных познаний. Поэтому надо предусмотреть распределение обязанностей по подготовке сведений, полученных от юридических, кадровых, планово-экономических, технических служб. Определите, какая именно информация и от каких служб может понадобиться бухгалтерии для ведения учета, и разработайте процедуру своевременного получения нужных сведений. Например, определить срок эксплуатации основного средства или выяснить, относятся проведенные работы к ремонту или реконструкции ОС, должен работник технической службы. Оценить вероятность погашения долга перед вашей компанией может финдиректор, а шансы на выигрыш в суде — юрист.

Пример. График документооборота

Приложение № 1
к положению о документообороте
от «31» декабря 2012 г.

Номер формы или указание на форму, утвержденную ОбществомНаименование документаСоздание документаПримечаниеПередача документаХранение оригинала
Кол-во оригиналовСрок оформленияОтветственный за оформление/получениеКонтроль за оформлением/получениемПолучатель документаФорма документаСрок передачиОтветственный за хранениеСроки хранения
Документы для начисления заработной платы. Поощрения. Взыскания
Т-51Расчетная ведомость1За 2 рабочих дня до срока выплаты заработной платыРаботник отдела бухгалтерского учета и отчетностиГлавный бухгалтерПрименяется для расчета заработной платы работникам на основании данных по учету отработанного времениГлавный бухгалтерОригиналВ день подписанияГлавный бухгалтер75 лет
Учет основных средств
ОС-1Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)2В день приема объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)Приемочная комиссияГлавный бухгалтерАкт применяется для оформления и учета операций приема, приема-передачи объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) для включения объектов в состав основных средств и учета их ввода в эксплуатациюГлавный бухгалтерОригиналНе позднее следующего дня после подписанияГлавный бухгалтерВ течение срока эксплуатации, увеличенного на 5 лет
ОС-1А"Акт о приеме-передаче здания, сооружения2В день приема-передачи здания, сооруженияПриемочная комиссияГлавный бухгалтерАкт применяется для оформления и учета операций приема, приема-передачи зданий (сооружений) в организации или между организациями для включения объектов в состав основных средств и учета их ввода в эксплуатациюГлавный бухгалтерОригиналНе позднее следующего дня после подписанияГлавный бухгалтерВ течение срока эксплуатации, увеличенного на 5 лет
Приложение к учетной политикеАкт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств)2В день выбытия основных средствКомиссия по списанию объектаГлавный бухгалтерАкт является основанием для списания объекта основного средстваГлавный бухгалтерОригиналНе позднее следующего дня после подписанияГлавный бухгалтер5 лет
ОС-6Инвентарная карточка учета объекта основных средств1С момента поступления, по мере перемещения и восстановления объекта и до момента списанияРаботник отдела бухгалтерского учета и отчетностиГлавный бухгалтерИнвентарная карточка ведется в бухгалтерии на каждый объект. Карточка заполняется на основании документов на зачисление объекта, его перемещение, дооборудование, реконструкцию, модернизацию, капитальный ремонт и списаниеГлавный бухгалтерОригиналНе позднее следующего дня после подписанияГлавный бухгалтерВ течение срока эксплуатации, увеличенного на 5 лет
Учет расчетов с подотчетными лицами
АО-1Авансовый отчет1В течение 3 рабочих дней после расходования подотчетных сумм или после даты возвращения из командировкиПодотчетное лицо и бухгалтерГлавный бухгалтерПрименяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы, командировочные расходыГлавный бухгалтерОригиналНе позднее следующего дня после подписанияГлавный бухгалтер5 лет
Приложение к учетной политикеПутевой лист легкового автомобиля1Каждый рабочий день в течение отчетного месяцаВодительРуководитель транспортного отделаЯвляется первичным документом по учету работы легкового автотранспорта и списанию ГСМГлавный бухгалтерОригиналНе позднее 2-го числа месяца, следующего за отчетнымГлавный бухгалтер5 лет

Как заставить работников соблюдать график документооборота

Ну а чтобы работники вашей компании соблюдали сроки, установленные в графике документооборота, каждому из них надо вручить под роспись выписку из графика, где перечислены относящиеся к его сфере деятельности документы и указано, кому и в какие сроки их надо передатьПоложение, утв. Минфином СССР 29.07.83 № 105
5.5. Работники предприятия... создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.
.

Кроме того, обязанность правильно оформлять документы и своевременно передавать их по назначению, в том числе и в бухгалтерию, должна быть закреплена в должностных инструкциях работников, так же как и ответственность за нарушение установленных правил. Как показывает практика, без этого не будет работать никакое положение о документообороте, каким бы совершенным оно ни было. И не забудьте, что со своей должностной инструкцией или внесенным в нее дополнением работник тоже должен быть ознакомлен под роспись.

Пример. Выдержка из должностной инструкции менеджера отдела материально-технического снабжения

Должностные обязанности

Менеджер отдела материально-технического снабжения исполняет следующие обязанности:

3) обеспечивает передачу в департамент бухучета в сроки, установленные графиком документооборота, авансовых отчетов и документов, составление которых предусмотрено условиями договоров с поставщиками, в частности:
— счетов-фактур;
— товарных накладных;
— универсальных передаточных документов.

При ненадлежащем исполнении или неисполнении своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией, менеджер отдела материально-технического снабжения может быть привлечен к дисциплинарной ответственности.

Также ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией, учитывается при принятии решения о назначении премии и определении ее размера.

О том, как эффективно простимулировать работника добросовестно трудиться, полностью соблюдая при этом законодательство, читайте в журнале «Главная книга. Конференц-зал», 2015, № 2.

Кстати, Роструд согласен с тем, что положение о премировании компании может содержать условия о лишении работника премии или снижении ее размера за нарушение сроков передачи в бухгалтерию первичных документовПисьмо Роструда от 18.12.2014 № 3251-6-1
...если положением о премировании... организации предусмотрены условия лишения или снижения премиальных выплат за нарушение сроков передачи в бухгалтерию первичной документации, то такое лишение или снижение правомерно.
.

Еще хочу обратить ваше внимание на один немаловажный аспект, связанный с документооборотом. Как вы знаете, Закон № 402-ФЗ всех обязал создавать систему внутреннего контроля (СВК). СВК — вещь нужная и полезная, так как помогает формировать достоверную финансовую отчетность и работать в рамках законодательства. Как показывает практика, при налаженном внутреннем контроле работа компании становится более эффективной.

Больше узнать о том, что представляет собой система внутреннего контроля компании, о ее принципах и составляющих ее элементах вы можете из отчета о семинаре О.А. Сухаревой «Новый закон о бухучете» («Главная книга. Конференц-зал», 2012, № 12, с. 24).

И надо сказать, качество работы с первичными документами — это зеркало состояния системы внутреннего контроля в организации. Поэтому положение о документообороте является ключевым элементом СВК и во многом предопределяет создание достоверной отчетности.

Кто отвечает за правильность оформления первички

Понятно, что внутренний контроль включает в себя и проверку правильности оформления первичных документов, то есть наличия в них обязательных реквизитов. Что касается форм первички, создаваемой самой организацией, то, скорее всего, они согласовывались с бухгалтерией и на этом этапе надо было отследить наличие в первичке обязательных реквизитов. А работник, ответственный за ввод данных из такого документа в регистры, просто должен проверить, правильно ли они заполнены. Если же это «внешний» документ, который оформляется контрагентом и форма которого закреплена условиями договора, то необходимо еще на этапе заключения договора проверить, есть ли в нем все необходимые реквизиты. А это значит, что в положении о документообороте надо прописать обязательность такой проверки, выбрать работников, ответственных за проверку, и закрепить за ними эти контрольные функцииЗакон «О бухгалтерском учете»

Статья 19
1. Экономический субъект обязан организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни.
2. Экономический субъект, бухгалтерская (финансовая) отчетность которого подлежит обязательному аудиту, обязан организовать и осуществлять внутренний контроль ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности...

Информация Минфина № ПЗ-11/2013
3. Внутренний контроль — процесс, направленный на получение достаточной уверенности в том, что экономический субъект обеспечивает:
а) эффективность и результативность своей деятельности, в том числе достижение финансовых и операционных показателей, сохранность активов;
б) достоверность и своевременность бухгалтерской (финансовой) и иной отчетности;
в) соблюдение применимого законодательства, в том числе при совершении фактов хозяйственной жизни и ведении бухгалтерского учета.
8.1. Экономический субъект может применять следующие процедуры внутреннего контроля:
а) документальное оформление (например, осуществление записей в регистрах бухгалтерского учета на основе первичных учетных документов...
б) подтверждение соответствия между объектами (документами) или их соответствия установленным требованиям (например, проверка оформления первичных учетных документов на соответствие установленным требованиям при принятии их к бухгалтерскому учету).
.

Кстати, после отмены обязательной унифицированной первички многие стали сталкиваться с такой проблемой: в организацию поступает документ на нестандартном бланке, а рядовой бухгалтер или другой работник сначала неправильно квалифицирует такой документ, потом вводит из него данные в учетные регистры, а дальше ошибки множатся. Как этого избежать? Очень просто: в положении о документообороте определите лицо, в должностные обязанности которого входит принятие решений о квалификации нестандартных документов или операций, а также проверка того, все ли обязательные реквизиты есть в этих документах и верно ли отражены сведения из них в бухгалтерских регистрах.

Кто контролирует соблюдение графика документооборота

Как правило, контролирует соблюдение исполнителями графика документооборота главный бухгалтер компании. И в старом Законе о бухучете прямо говорилось, что требования главбуха по оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации. В Законе № 402-ФЗ аналогичной нормы нет. Но это не означает, что требования главбуха можно игнорировать. Ведь правильное и своевременное документальное оформление фактов хозяйственной жизни относится к ведению бухучета. А если за ведение учета и достоверность отчетности отвечает главный бухгалтер, то, соответственно, у него должно быть и право требовать от других работников соблюдения установленного в компании порядка документооборота. К тому же в Законе № 402-ФЗ определено, что в настоящий момент все не противоречащие этому Закону правила бухучета сохраняют свою силуЗакон «О бухгалтерском учете»

Статья 30
1. До утверждения... федеральных и отраслевых стандартов, предусмотренных настоящим Федеральным законом, применяются правила ведения бухгалтерского учета... утвержденные... до дня вступления в силу настоящего Федерального закона.
.
Следовательно, продолжает действовать и норма Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности в РФ, где говорится об обязательности выполнения работниками организации требований главного бухгалтераПоложение, утв. Приказом Минфина от 29.07.98 № 34н
12. Требования главного бухгалтера... по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерскую службу документов и сведений обязательны для всех работников организации.
.

Как мы выяснили, одной из основных задач системы документооборота является обеспечение сохранности документов в течение срока их хранения. Потому тему хранения нам не обойти.

Хранение документов: порядок и сроки

Итак, вы составили внутренний или получили входящий документ и провели его в бухгалтерском и налоговом учете. Теперь ваша задача этот документ сохранить.

Первая проблема, с которой сталкиваются организации, только налаживающие внутреннюю систему документооборота, состоит в том, что разные законодательные акты нередко устанавливают различные сроки хранения одних и тех же документов. Кое-кто слишком спешит с уничтожением документов и выбирает более ранний из установленных сроков. Однако сроки хранения надо определять так, чтобы в будущем не попасть в неприятную ситуацию, когда проверяющие вдруг потребуют представить какие-то из уже уничтоженных вами документов, срок хранения которых на самом деле еще не истек.

Поэтому давайте начнем с того, что рассмотрим стандартные сроки хранения первичных документов и узнаем, какие исключения есть из этих правил.

Сроки хранения для целей бухучета

По Закону о бухучете первичные документы должны храниться 5 лет после отчетного года. То есть после года, в котором вы использовали данные из этих документов при составлении отчетности. Но этот срок применяется только в тех случаях, когда более длительный срок хранения не установлен Перечнем, утвержденным Приказом Минкультуры.

Сразу оговорюсь, для большинства бухгалтерской и кадровой первички Перечень Минкультуры предусматривает такой же срок хранения, как и Закон о бухучете, — 5 лет начиная с 1 января года, следующего за годом, в котором документ был использован в последний раз. Исключение составляют некоторые документы, связанные с учетом кадров, у которых срок хранения 75 летЗакон «О бухгалтерском учете»

Статья 29
1. Первичные учетные документы... подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года.

Приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558
В соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 4 и частью 3 статьи 6 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
приказываю:
1. Утвердить прилагаемый «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения (приложение к Приказу Минкультуры от 25.08.2010 № 558)
1.4. В графе № 3 Перечня указаны сроки хранения документов на бумажных и электронных носителях, исчисление которых производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.
.

Справка

В течение 75 лет надо хранить, например:

— некоторые кадровые приказы (о приеме, переводе, увольнении, начислении заработной платы, премий и иных выплат работникам, предоставлении отпусков и т. пп. 19 разд. 1 Перечня Минкультуры от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень).);

— табели учета рабочего времени работников с вредными условиями трудап. 586 разд. 7 Перечня;

— лицевые счета и личные карточки работников (форма № Т-2)п. 413 разд. 4, п. 658 разд. 8 Перечня;

— расчетные и расчетно-платежные ведомости и иные документы на выплаты работникам, если в организации не ведутся их лицевые счетап. 412 разд. 4 Перечня.

Такие длительные сроки хранения обусловлены тем, что сохранность этих документов обеспечивает реализацию права граждан на пенсионное обеспечение. Ведь невозможность подтвердить стаж и размер заработной платы за определенный промежуток времени препятствует начислению и перерасчету пенсии.

В то же время Росархивом был подготовлен законопроект № 623267-6 о сокращении этих сроков хранения с 75 до 20 лет, который уже принят Госдумой в I чтении.

Сроки хранения для целей налогового учета

Кстати, в Перечне Минкультуры к некоторым документам есть примечание, согласно которому по истечении сроков хранения документы можно уничтожить, но при условии проведения по ним проверки. К сожалению, не уточняется, о каких именно проверках идет речь, но по разъяснениям разработчиков этого Перечня имеются в виду, конечно же, налоговые проверки.

Разъяснения чиновников относительно того, как соблюдать требования Перечня типовых управленческих документов, утв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, читайте в статье «Как уничтожить первичку после истечения срока ее хранения» («Главная книга», 2013, № 15).

Но позвольте, Мария Николаевна, многие наши документы налоговики не проверят никогда. Их что, надо продолжать хранить?

Конечно, нет. Вы правы, инспекторы просто физически не в состоянии проверить сплошным методом абсолютно все организации. Волноваться по этому поводу не стоит: даже если ваши документы так и не были исследованы налоговиками, их все равно можно уничтожить по истечении установленного НК срока хранения. Этот срок составляет 4 года и начинает исчисляться после окончания того налогового периода, в котором документ последний раз использовался для составления налоговой отчетности или начисления и уплаты налогаСтатья 23 НК РФ
1. Налогоплательщики обязаны:
8) в течение 4 лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов...

Письмо Минфина от 30.03.2012 № 03-11-11/104
...течение... срока [хранения документов, установленного НК РФ] начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов.
.

Впрочем, даже если налоговики уже проверили ваши документы, лично я не советую уничтожать их раньше 4-лет­него срока. Ведь возможна новая проверка за тот же период либо встречная проверка. Или вам самим эти бумаги могут понадобиться.

И не забудьте: стандартный срок хранения первичных документов, установленный в Законе о бухучете, на год больше, чем срок хранения документов в целях НК.

Поэтому, к примеру, документы, подтверждающие безнадежную задолженность, списанную по истечении исковой давности, придется хранить как минимум 7 лет: 3 года исковой давности плюс 4 года после учета безнадежной дебиторки в налоговых расходахПостановление ФАС ВВО от 08.11.2012 № А11-6321/2011
2. ...для подтверждения права на уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль на убытки в виде безнадежных долгов налогоплательщик должен документально подтвердить факт наличия дебиторской задолженности и истечение срока исковой давности для ее взыскания. К документам, подтверждающим указанные факты, относятся договоры, акты приема-передачи, письма, накладные и другие первичные документы.
Согласно справке к акту инвентаризации от 31.12.2009 № 4 с 01.01.2005 за ЗАО... числится задолженность перед Обществом в сумме 1 230 000 рублей.
В подтверждение обоснованности включения указанной задолженности в состав внереализационных расходов Общество представило приказ о списании просроченной задолженности от 30.12.2009 № 65, бухгалтерскую справку от 31.12.2009 № 420, акт инвентаризации расчетов от 31.12.2009 № 4.
Вместе с тем первичные документы, подтверждающие образование и наличие дебиторской задолженности за ЗАО... Общество не представило.
При таких обстоятельствах налогоплательщик документально не подтвердил сумму возникших у него убытков...
.

Однако для некоторых документов налогового учета НК устанавливает особые сроки хранения. Как правило, это связано с длительным периодом признания в налоговых расходах затрат, подтверждаемых этими документами.

Самый известный случай — это налоговый убыток, который можно переносить на будущее аж в течение 10 лет после убыточного года. Соответственно, хранить документы, подтверждающие размер убытка, надо в течение всего срока, пока вы уменьшаете налогооблагаемую прибыль, плюс 4 года после окончания года, в котором была учтена последняя часть убыткаПисьмо Минфина от 25.05.2012 № 03-03-06/1/278
На основании п. 4 ст. 283 [НК РФ]... налогоплательщик обязан хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков.
При этом Кодекс не предусматривает прекращения... обязанности по хранению документов после проведения налоговой проверки.
.

Допустим, вы переносили убыток в течение 10 лет, тогда общий срок хранения документов, подтверждающих сумму убытка, составит 14 лет после года его получения. Причем вас не освободит от обязанности хранить документы в течение всего этого срока даже тот факт, что сумма убытка была подтверждена в ходе выездной налоговой проверки.

Следующий особый срок хранения прямо предусмотрен в НК для документов по расходам на обучение работников, в том числе и тех, чье обучение вы оплатили в обмен на их обязательство отработать у вас потом определенное время. Документы, подтверждающие такие расходы, нужно хранить как минимум в течение всего срока обучения плюс еще 1 год работы обученного за ваш счет товарища. Специальный срок хранения обусловлен тем, что учтенные расходы придется восстановить:

— если трудовой договор с обучавшимся работником будет расторгнут до истечения года со дня начала его действия — в периоде его расторжения;

— если тот, кого вы обучили, так и не заключит с вами трудовой договор — в периоде, когда истекут 3 месяца со дня окончания обучения.

При этом обычный срок хранения таких документов должен составлять не меньше 4 лет после окончания года, в котором расходы на обучение вы учитывали в последний разСтатья 264 НК РФ
3. Налогоплательщик обязан хранить документы, подтверждающие расходы на обучение, в течение всего срока действия соответствующего договора обучения и 1 года работы физического лица... но не менее 4 лет.
.

Еще одна ситуация, в которой срок хранения «расходных» документов удлиняется, — это списание стоимости амортизируемого имущества. Первоначальную стоимость такого имущества мы относим на расходы в течение срока полезного использования (который может составлять и 20, и 30 лет). А значит, документы, подтверждающие затраты на его приобретение, надо хранить в течение всего этого периода и еще 4 года после его окончания. Иначе в случае налоговой проверки могут быть проблемы с документальным подтверждением признанной в расходах амортизацииПисьмо Минфина от 26.04.2011 № 03-03-06/1/270
...срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, должен исчисляться с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете (учет расходов на приобретение такого имущества).
.

Сроки хранения для целей исчисления взносов

А вот по Закону № 212-ФЗ плательщики взносов, то есть все работодатели, обязаны хранить документы, подтверждающие исчисление и уплату взносов, в течение 6 лет. Какие это документы, в Законе не уточняется. Но и так понятно: это все то, что может запросить ПФР или ФСС при проверке. То есть документы, связанные с начислением выплат в пользу физлиц, кассовые и банковские документы по этим выплатам, а также по самим взносам. Особое внимание уделите документам, на основании которых работникам были начислены пособия, финансируемые ФССЗакон от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах»

Статья 28
2. Плательщики страховых взносов обязаны:
6) обеспечивать в течение 6 лет сохранность документов, подтверждающих исчисление и уплату сумм страховых взносов.

Методические рекомендации, утв. Постановлением Правления ПФР от 30.01.2002 № 11п
14. Проверка достоверности представленных страхователями... сведений... осуществляется по первичным бухгалтерским документам (формы № Т-49 «Расчетно-платежная ведомость», № Т-51 «Расчетная ведомость», № Т-53 «Платежная ведомость», № Т-54 «Лицевой счет»... расходные, кассовые, банковские документы, распорядительные документы, которые служат основанием для начисления выплат работникам).
.

Сроки хранения для целей трудового законодательства

Что касается трудовых проверок, то здесь нет какого-нибудь срока, после которого трудинспектор не вправе требовать от вас документы, касающиеся соблюдения трудового законодательства. А значит, трудовая инспекция вправе затребовать документы за любой период деятельности организации, но с учетом установленных Перечнем Минкультуры сроков их хранения.

Определяя же срок хранения конкретного документа, ориентироваться всегда следует на максимальный из возможных сроков. Например, платежки на перечисление зарплаты придется хранить не 4 и не 5, а 6 лет.

Пример. Определение даты, после которой документы могут быть уничтожены

/ условие / В IV квартале 2014 г. организация получила от поставщика товары, приняла их к учету и применила вычет по НДС. Купленные товары были полностью оплачены в 2014 г. В том же году организация продала их и признала в расходах в бухгалтерском и налоговом учете.

Определим, в течение какого срока надо хранить товарные накладные поставщика.

/ решение / Расходы на приобретение товаров для целей исчисления налога на прибыль были признаны в 2014 г., вычет по НДС был применен в IV квартале 2014 г.

Следовательно, установленный НК РФ 4-лет­ний срок хранения товарных накладных, подтверждающих вычет и расходы на приобретение товаров, надо отсчитывать с 01.01.2015. Закончится он 31.12.2018.

Но кроме того, накладная также является первичным документом бухгалтерского учета, который надо сохранять в течение 5 лет после окончания года, в котором она использовалась для составления бухгалтерской отчетности. То есть с 01.01.2015 надо отсчитать 5 лет, а значит, последним (пятым) годом хранения документов будет 2019 г.

Поскольку сроки хранения товарных накладных для целей налогового учета и для целей бухгалтерского учета не совпадают, надо выбрать максимальный из них — 31.12.2019.

Таким образом, начиная с 1 января 2020 г. эти товарные накладные могут быть включены в акт на уничтожение.

Где и как хранить документы

По завершении года первичные документы, относящиеся к нему, имеет смысл отделить от документов нового года. Для этого их нужно разделить по видам и сброшюровать в папки в хронологическом порядке. А к каждой папке составить сводный реестр (опись), в котором указать, какие документы содержатся в папке, за какой период и каково их общее количество. В идеале в таком реестре можно указать и основные реквизиты документов, содержащихся в папке.

На всякий случай, один экземпляр такого реестра храните отдельно от самих документов. Тогда, даже если документы будут уничтожены при пожаре или затоплении в офисе, у вас останутся сведения о том, что именно утрачено.

Где хранить документы и кто будет иметь к ним доступ, компания решает сама. Единственное законодательное требование — должны быть обеспечены такие условия, чтобы документы подвергались минимальному риску их случайной утраты или внесения в них несанкционированных измененийЗакон «О бухгалтерском учете»

Статья 7
1. Ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета организуются руководителем экономического субъекта.

Статья 29
3. Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.
.

Как правило, оперативное хранение документов (примерно в течение 3 лет со дня их составления или получения) обеспечивается в структурных подразделениях компании, работающих с этими документами. А затем документы, которые не нужны постоянно, хранятся в специально отведенном для этого помещении.

Для средних и крупных организаций одним из наиболее эффективных способов может стать создание архивной службы, в которую документы сдаются сразу же по завершении активной работы с ними в других подразделениях. Помимо обеспечения лучшей сохранности документации, такая практика позволяет избавить работников от уже ненужных для работы бумаг, а также установить контроль над доступом к информации. А если у руководства компании есть желание и финансовые возможности, то можно воспользоваться услугами специальных архивных организаций.

Поскольку нужно обеспечить безопасные условия хранения документов, помещение, где они хранятся, должно быть оснащено пожарной сигнализацией и автоматической системой пожаротушения. Ведь от причины утраты документов, наличия или отсутствия вины компании в этом зависит возможность применения и размер санкций, связанных с утратой документов.

Недостаточно, например, просто доказать факт пожара в вашем офисе. Надо, чтобы в документах была зафиксирована «правильная» причина возгорания.

Другой пример: в помещении, имеющем старую электропроводку и протекающую крышу, хранили все документы, в том числе те, по которым еще не была подготовлена бухгалтерская и налоговая отчетность. В праздники случился пожар, бумаги сгорели, и при проверке компания их представить не смогла. В результате налоговики сняли все не подтвержденные документами вычеты по НДС и начислили штраф за неуплату налога по пункту 1 статьи 122 НК РФ. А суд пришел к выводу, что все доначисления законны, так как компания не обеспечила сохранность документовПостановление 2 ААС от 02.04.2009 № А82-12072/2008-20
Суд... обоснованно отклонил доводы налогоплательщика об отсутствии его вины в непредставлении документов, необходимых для проверки. ...одновременное размещение в помещении кладовой, имеющей старую электропроводку, с протекающей крышей, всех документов, в том числе тех, по которым не подготовлена бухгалтерская и налоговая отчетность... как на бумажных, так и на электронных носителях на время новогодних каникул, позволяет утверждать, что должностные лица организации должны были и могли осознавать вероятность... утраты [документов] в результате этих действий.
.

Поэтому в ваших интересах предпринять все от вас зависящее для сохранности документов. Но не только из-за возможного применения штрафных санкций.

Часто архив организации представляет собой банальный склад с бумагами и папками, доступ к которым имеют все подряд, а учет использования и перемещения документов в компании не ведется. На поиски нужного документа может уйти целый день, а то и больше.

Поэтому создание собственного архива заключается не только в оборудовании помещения для хранения документов, но и в выделении работника, отвечающего за архив. В его должностные обязанности будут входить приемка документов в архив и их выдача, а также фиксация всех этих перемещений в специальном журнале (картотеке) или автоматизированной системе ведения архива. Так вы сможете сделать работу с документами, размещенными в архиве, более эффективной.

Документы утрачены: как восстановить

Последствия утраты документов

Но как бы хорошо ни была налажена работа по хранению документов, невозможно полностью исключить вероятность событий, в результате которых документы будут испорчены или утрачены. Причины этого могут быть самыми различными — от банальной халатности сотрудников до масштабных стихийных бедствий.

Последствия отсутствия документов могут оказаться очень серьезными. Ведь по закону именно мы отвечаем за сохранность нашей документации.

И по мнению Минфина, независимо от причин утраты, организация должна предпринять все возможные меры по восстановлению документов. В противном случае ей грозит ответственность за непредставление истребованных налоговиками документов, даже если они были утрачены по объективным причинам. Эти разъяснения Минфина ФНС направила своим Письмом инспекциям для применения в работе. И суды нередко с такой позицией соглашаются.

Даже то, что истребованные документы относятся к периоду, который уже был охвачен выездной проверкой, по мнению чиновников, не освобождает организацию от обязанности восстановить эти документы в случае их утратыПисьмо Минфина от 22.07.2013 № 03-02-07/2/28610 (направлено налоговым органам Письмом ФНС от 14.08.2013 № АС-4-3/14759@)
...документы, утраченные налогоплательщиком, должны быть восстановлены.
Непредставление... документов... влечет ответственность, установленную статьей 126 Кодекса.

Письмо Минфина от 07.06.2013 № 03-02-07/1/21191
Вопрос: Вправе ли организация не восстанавливать утраченные первичные документы за период, ранее проверенный во время выездной налоговой проверки?
Ответ: ...документы, утраченные налогоплательщиком, должны быть восстановлены.

Постановление ААС от 17.11.2014 № 09АП-41905/2014-ГК
Ответчиком... не представлено... доказательств, что им проводились... мероприятия по фиксации фактов утраты, а также попыток восстановления утраченных документов...
.

Что же нам нужно сделать, чтобы избежать претензий в свой адрес? Частично мероприятия, которые надо провести в связи с утратой документов, перечислены в советском Положении о документах и документообороте.

Как расследовать факт утраты

Во-первых, руководитель должен приказом назначить комиссию по расследованию факта утраты документов. Ее задача — выявить и документально подтвердить причину утраты.

Если это произошло из-за каких-то чрезвычайных событий (пожара, затопления, кражи в офисе и т. п.), то надо обратиться к представителям уполномоченных органов. У них можно будет получить документ, подтверждающий, что утрата вашей документации произошла по независящим от организации причинамПостановление 4 ААС от 04.02.2013 № А78-5389/2012
...инспекцией установлено, что... отсутствует перечень уничтоженных документов... отсутствует перечень мер, предпринятых налогоплательщиком для восстановления утраченных при затоплении документов...
Кроме того, акт затопления составлен без привлечения компетентной сторонней организации: коммунальных служб, органов милиции...

Положение, утв. Минфином СССР 29.07.83 № 105
6.8. В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия... назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели.
В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.
Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем...
.

Например:

— справку органов противопожарной службы — при пожаре;

— справку службы МЧС — при наводнении, урагане или иной чрезвычайной ситуации, связанной со стихийным бедствием;

— справку коммунальных служб — при аварии, связанной с коммунальными сетями;

— справку органов внутренних дел — при краже.

По результатам работы комиссия оформляет акт об утрате документов в произвольной формеПостановление 4 ААС от 04.02.2013 № А78-5389/2012
...инспекцией установлено, что... отсутствует перечень уничтоженных документов... отсутствует перечень мер, предпринятых налогоплательщиком для восстановления утраченных при затоплении документов...
Кроме того, акт затопления составлен без привлечения компетентной сторонней организации: коммунальных служб, органов милиции...

Положение, утв. Минфином СССР 29.07.83 № 105
6.8. В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия... назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели.
В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.
Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем...
.
В нем надо указать перечень утраченных документов, причины их утраты и мероприятия, которые планируется провести для восстановления утраченной документации. Акт подписывают председатель и все члены комиссии и утверждает руководитель организации.

Пример. Приказ о создании комиссии по установлению причин утраты документов

Общество с ограниченной ответственностью «Атлант»

ПРИКАЗ № 57

г. Москва

31.05.2015

О создании комиссии по установлению причин утраты документов

В связи с частичной утратой первичных учетных документов ООО «Атлант» в соответствии с требованиями пункта 6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.83 № 105,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Для установления причин утраты документов назначить комиссию в составе:
председатель комиссии Геннадий Васильевич Белов — заместитель генерального директора;
члены комиссии:
Тамара Алексеевна Виноградова — главный бухгалтер;
Вера Сергеевна Чуприна — бухгалтер-кассир;
Роман Евгеньевич Тарасов — начальник АХО.

2. Комиссии в период с 01.06.2015 по 30.06.2015:
— провести инвентаризацию сохранившейся первичной бухгалтерской и налоговой документации и составить перечень утраченных документов;
— определить причину утраты и подготовить рекомендации по восстановлению документов.

3. Контроль исполнения приказа оставляю за собой.

Генеральный директорО.А. Киреев

Порядок восстановления документов

После этого приступаем к восстановлению бумаг, срок хранения которых еще не истек. В законодательстве нет правил о том, как это делать. Поэтому остается руководствоваться здравым смыслом.

Сначала надо определить какой-то разумный срок на мероприятия по восстановлению первички. Он зависит от количества документов, которые надо восстановить, и их вида. Понятно, что восстановление документов, в составлении которых участвовали ваши контрагенты, потребует больше времени, чем восстановление документов, составленных исключительно силами работников вашей компании.

Следующий шаг — назначаем работников, ответственных за восстановление. Контроль за выполнением мероприятий по восстановлению документов можно поручить той же комиссии, что устанавливала причины их утраты.

Сама работа по восстановлению начинается с установления того, какие хозяйственные операции должны получить свое подтверждение. Если уцелели регистры бухгалтерского учета, то информацию об этом можно взять из них. Если же утрачены и бухгалтерские регистры, то, например, сведения о покупках и продажах можно получить путем анализа движения денег по расчетному счету организации. По вашему запросу обслуживающий вашу компанию банк предоставит вам копии выписок и платежных документов, проходивших по вашему счетуПисьмо УМНС по г. Москве от 13.09.2002 № 26-12/43411
1. ...руководитель организации должен предпринять меры к восстановлению тех первичных документов, которые подлежат... хранению в течение установленного законодательством срока. Например, копии выписок о движении денежных средств по счетам в банках можно запросить у банков, в которых открыты счета организации; договоры, акты, накладные можно запросить у контрагентов и т. д.
.
Таким образом, вы сможете восстановить список контрагентов. Понятно, что при наличии реестров (описей) хранившихся документов (о которых мы говорили ранее) эта задача существенно упрощается.

Далее каждому из контрагентов надо направить запрос с просьбой предоставить копии документовПисьмо УМНС по г. Москве от 13.09.2002 № 26-12/43411
1. ...руководитель организации должен предпринять меры к восстановлению тех первичных документов, которые подлежат... хранению в течение установленного законодательством срока. Например, копии выписок о движении денежных средств по счетам в банках можно запросить у банков, в которых открыты счета организации; договоры, акты, накладные можно запросить у контрагентов и т. д.
.
И ждать. Исходящие же документы восстанавливайте собственными силами.

Обратите внимание: судьи допускают, что при восстановлении утраченных документов их дубликаты могут подписать вместо сотрудников, составивших оригиналы документов и уже уволившихся, другие люди, имеющие на это полномочия. Поскольку ни бухгалтерским, ни налоговым законодательством не установлены механизм восстановления утраченных документов и требования к их дубликатамПостановление ФАС МО от 09.02.2009 № КА-А40/80-09
...судом... учтено, что отсутствие в некоторых документах подлинных подписей ответственных должностных лиц... связано с тем, что... назначен новый руководитель...
...нормативно-правовые акты... не устанавливают механизма восстановления утраченных документов и требований к дубликатам таких документов...

Постановление АС СЗО от 27.01.2015 № А42-7933/2013
1. По мере получения от заказчика и восстановления документов Общество представляло их в налоговый орган с возражениями к апелляционной жалобе, а также в суд.
...на основании исследования и оценки которых суды... пришли к выводу о реальном осуществлении финансово-хозяйственной деятельности заявителя...

Постановление АС МО от 25.09.2014 № Ф05-10578/14
Если восстановить все документы не представляется возможным, ответственное [за восстановление документов] лицо составляет соответствующий акт, в котором излагаются причины невозможности либо нецелесообразности продолжать дальнейшие действия по восстановлению документов. Вся документация по восстановлению (запросы, переписка, справки из банка, восстановленные копии первичных документов) подшивается и хранится на предприятии.
.

Проверяющие могут запросить у вас утраченную первичку до того, как вы успели ее восстановить. Тогда в первую очередь уведомите контролеров о том, что документы утрачены и уже ведутся мероприятия по их восстановлению, указав срок, в который вы рассчитываете их завершить. После чего вы будете представлять документы в ИФНС или в суд по мере восстановления. Таким образом, даже если налоговики при проверке снимут у вас расходы и вычеты по НДС по причине утраты вами подтверждающих документов, восстановив соответствующие документы и представив их в вышестоящую инспекцию или в суд, вы сможете отстоять свое право на признание расходов и вычетов.

Что делать, если не все удалось восстановить

К сожалению, в современных условиях бывает достаточно сложно найти контрагентов, с которыми организация работала еще всего год или два тому назад. И даже то, что вы нашли контрагента и направили ему запрос, не гарантирует положительный ответ на него. Поэтому зачастую восстановить удается только документы, которые были составлены с участием постоянных партнеров компании. Не исключены сложности и с собственной первичкой. Кто-то из сотрудников мог уволиться, кто-то просто забыть о том, что было год-два назад. Таким образом, не исключено, что организация по объективным причинам не сможет восстановить утраченное полностью.

Если так случилось, ответственный за восстановление документов работник составляет акт. В нем он излагает, почему продолжать дальнейшие действия по восстановлению документов нецелесообразно. А все документы, подтверждающие проведение мероприятий по восстановлению утраченного (запросы, объяснительные записки работников, переписку с контрагентами, справки из банков и т. п.), подшиваются и хранятся в организации для предъявления проверяющим на случай истребования невосстановленных документовПостановление ФАС МО от 09.02.2009 № КА-А40/80-09
...судом... учтено, что отсутствие в некоторых документах подлинных подписей ответственных должностных лиц... связано с тем, что... назначен новый руководитель...
...нормативно-правовые акты... не устанавливают механизма восстановления утраченных документов и требований к дубликатам таких документов...

Постановление АС СЗО от 27.01.2015 № А42-7933/2013
1. По мере получения от заказчика и восстановления документов Общество представляло их в налоговый орган с возражениями к апелляционной жалобе, а также в суд.
...на основании исследования и оценки которых суды... пришли к выводу о реальном осуществлении финансово-хозяйственной деятельности заявителя...

Постановление АС МО от 25.09.2014 № Ф05-10578/14
Если восстановить все документы не представляется возможным, ответственное [за восстановление документов] лицо составляет соответствующий акт, в котором излагаются причины невозможности либо нецелесообразности продолжать дальнейшие действия по восстановлению документов. Вся документация по восстановлению (запросы, переписка, справки из банка, восстановленные копии первичных документов) подшивается и хранится на предприятии.
.
С помощью этих документов вы сможете доказать, что сделали все от вас зависящее для восстановления документов. А значит, привлекать вас к ответственности по статье 126 НК за непредставление запрошенных налоговиками документов или по статье 120 НК за грубое нарушение правил учета незаконно.

Мария Николаевна, а может, стоит предварительно, до проверки, уведомить контролирующие органы (ИФНС, ПФР и ФСС) об утрате документов и о невозможности их полного восстановления?

На этот вопрос должно ответить ваше руководство. Но я бы не торопилась. Вполне возможно, что у налоговой инспекции или фондов никогда не дойдут руки до проверки вашей компании за соответствующий период. Вот когда придут проверять, тогда и сообщите о том, что утрачено безвозвратно и что вы сделали, чтобы все восстановить.

Со сроками и правилами хранения документов, а также порядком их восстановления мы разобрались. Но рано или поздно срок жизни любого документа заканчивается. И когда места на полках в офисе или в архиве начинает не хватать под текущую документацию, возникает необходимость избавиться от лишних бумаг.

Уничтожение документов: когда и как

Последствия неправильного уничтожения документов

Как уничтожить ненужные документы и почему важно это правильно оформить? Дело в том, что не исключена ситуация, когда документы, которые вы уже выбросили, могут потребоваться кому-то из внешних пользователей. И если ваша организация не сможет подтвердить, что документы были уничтожены, то суд может посчитать, что эти документы все еще существуют, и примет решение о передаче этих документов по месту требования. Причем за неисполнение судебного решения грозит штраф по части 1 статьи 17.15 КоАП:

— организации — в размере от 30 000 до 50 000 рублей;

— руководителю — в размере от 10 000 до 20 000 рублей.

Правда, некоторые суды признавали, что организация не обязана представлять кому-либо документы, срок хранения которых истек. А уничтожены они или нет, неважно. Кстати, есть такие решения и по ситуациям, когда налоговые органы требовали документы по истечении срока храненияПостановление 1 ААС от 23.10.2012 № А11-1502/2012
Доказательств уничтожения документов, испорченных вследствие аварии, произошедшей в... помещении... ООО... и переданных в пункт приема Вторсырья для утилизации... не представлено.
...суд пришел к... выводу о наличии в действиях заявителя состава... правонарушения, ответственность за которое предусмотрена частью 1 статьи 17.15 КоАП РФ.

Постановление ФАС СКО от 27.03.2013 № А32-17227/2012
...суды сделали ошибочный вывод о том, что общество должно представить истцу те документы, которые оно не обязано хранить за пределами сроков, указанных в приказе Минкультуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558... а также в статье 29... закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ [«О бухгалтерском учете»]...
Тот факт, что ответчик не представил доказательств, подтверждающих уничтожение документов за 2006 год, не изменяет его обязанности хранить эти документы только в течение определенного времени.

Постановление ФАС СЗО от 06.07.2009 № А05-8773/2008
6. ...Инспекция... вручила Обществу требование... о представлении документов...
Общество не отказывалось представить истребуемые Инспекцией документы, а не имело такой возможности в связи с уничтожением этих документов, о чем уведомило налоговый орган письмом...
Согласно акту о выделении документов и дел к уничтожению... в котельной Общества уничтожены (сожжены) документы...
Поскольку у Общества отсутствовали истребуемые налоговым органом документы... в действиях заявителя нет состава налогового правонарушения, предусмотренного пунктом 1 статьи 126 НК РФ.
.

Но чтобы не испытывать судьбу, проще провести процедуру уничтожения документов по правилам и тщательно ее задокументировать. Порядка уничтожения документов для обычных коммерческих компаний нет, поэтому можно воспользоваться тем, который действует для организаций госсектора.

Справка

Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) обязательны для государственных организаций, а также для всех негосударственных организаций в части документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности.

Документы, находящиеся в частной собственности (то есть все документы обычной компании), в состав Архивного фонда РФ включаются на основании экспертизы ценности документов, проводимой с участием сотрудников архива. Как правило, на постоянный учет в архивы ставят крупные организации, деятельность которых имеет научно-практическое и историческое значение для нашей страны и мирового сообщества. Документы обычных организаций можно передать на хранение в архив (скорее всего, муниципальный) только после их ликвидациист. 20, ч. 10 ст. 23 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ; Письмо Росархива от 11.12.2014 № 2/2342-А.

Уничтожаем по правилам: проверяем отобранное к уничтожению

Чтобы случайно не уничтожить бумаги, которые еще могут понадобиться, следует провести проверку ценности документов. Вы, конечно, обратили внимание, что в Перечне Минкультуры рядом со сроками хранения некоторых документов есть отметка «ЭПК» — экспертно-проверочная комиссия. Она означает, что, прежде чем что-то уничтожить, необходимо, чтобы специальная комиссия еще раз все просмотрела. Если ваша организация не сдает свои документы в государственные или муниципальные архивы, а, скорей всего, это так, комиссию можно создать в самой организации приказом руководителя. В ее состав лучше включить опытных специалистов тех подразделений, чьи документы предполагается уничтожить в связи с истечением срока хранения. Они хорошо знают состав и содержание, а также значение и ценность соответствующих бумаг. При желании в организации можно сформировать постоянно действующую экспертную комиссию, тогда ее членов не придется назначать ежегодно.

Пример. Приказ о создании постоянно действующей экспертной комиссии

Общество с ограниченной ответственностью «Атлант»

ПРИКАЗ № 24

г. Москва

23.10.2015

О создании постоянно действующей экспертной комиссии

В целях организации и проведения работы по определению сроков хранения документов, отбору документов на архивное хранение, уничтожению документов с истекшими сроками хранения, образующихся в деятельности ООО «Атлант»,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать постоянно действующую экспертную комиссию в составе:
председатель комиссии: Г.В. Белов, заместитель генерального директора;
секретарь: И.К. Иванова, секретарь-референт;
члены комиссии:
Т.А. Виноградова, главный бухгалтер;
В.А. Круглова, начальник секретариата;
Е.К. Зарубина, бухгалтер

2. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Генеральный директорО.А. Киреев

Уничтожаем по правилам: составляем акт

При экспертизе комиссия просматривает документы, выделяет к уничтожению и фиксирует в акте те из них, сроки хранения которых истекли. Указанный акт утверждает руководитель компании, и после этого документы уничтожают. Напомню, что документы включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт.

Как правило, документы, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, подшиваются в одну папку (дело), на которой указывается заголовок таких однотипных дел и период, к которому относятся даты их составления.

Пример. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Общество с ограниченной ответственностью «Атлант»

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ООО «Атлант»

О.А. Киреев

16.03.2015

АКТ № 1

г. Москва

02.03.2015

О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

На основании Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и Перечня типовых управленческих архивных документов, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, отобраны к уничтожению документы ООО «Атлант» с истекшими сроками хранения:

п/пГрупповой заголовок документовПериод составленияКоличество папок с документамиКоличество документовСроки хранения
1Кассовые документы и кассовые книги01.01.2009—31.12.200923955 лет
2Авансовые отчеты и приложения к ним01.01.2009—31.12.200935145 лет
3Товарные накладные01.01.2009—31.12.2009511205 лет

Итого: 10 (десять) папок с документами, включающих 2029 (две тысячи двадцать девять) документов за 2009 г.

Бухгалтер
(наименование должности работника, проводившего экспертизу и отбор на уничтожение документов)
Е.К. Зарубина
 
10.03.2015
(дата)

СОГЛАСОВАНО

Протокол экспертной комиссии ООО «Атлант»
от 10.03.2015 № 1

Десять папок с документами, включающих 2029 (две тысячи двадцать девять) документов, весом 20 кг сданы в ООО «Вторсырье» на переработку по накладной от 17.03.2015 № 128.

Бухгалтер
(наименование должности работника, сдавшего документы на переработку)
Е.К. Зарубина
 
17.03.2015
(дата)

Пример. Протокол заседания экспертной комиссии

Общество с ограниченной ответственностью «Атлант»

ПРОТОКОЛ № 1

г. Москва

10.03.2015

Заседание экспертной комиссии

Председатель — Г.В. Белов, заместитель генерального директора
Секретарь — И.К. Иванова, секретарь-референт

Присутствовали члены комиссии:
Т.А. Виноградова, главный бухгалтер;
В.А. Круглова, начальник секретариата;
Е.К. Зарубина, бухгалтер.

ПОВЕСТКА ДНЯ:

Рассмотрение акта о выделении к уничтожению документов за 2009 г.

СЛУШАЛИ:

Е.К. Зарубина представила на рассмотрение экспертной комиссии акт о выделении к уничтожению документов с истекшим сроком хранения. В акт включены 10 папок, содержащих 2029 документов.

ВЫСТУПИЛИ:

Т.А. Виноградова, В.А. Круглова предложили утвердить акт.

РЕШИЛИ:

Провести в установленном порядке уничтожение документов за 2009 г. в количестве 10 папок (2029 документов) согласно представленному акту № 1 от 02.03.2015.

ПредседательГ.В. Белов
СекретарьИ.К. Иванова

Способы уничтожения

Уничтожать документы можно разными способами: порезать шредером, сжечь, а что-то можно сдать в макулатуру.

Обратите внимание: ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 говорит о том, что уничтожать документы надо так, чтобы сохранялась конфиденциальность содержащейся в них информацииГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», утв. Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12.03.2007 № 28-ст
9.9. При физическом уничтожении документов следует руководствоваться следующими принципами:
— уничтожение документов следует проводить таким образом, чтобы обеспечивать конфиденциальность любой содержащейся в них информации;
— следует уничтожать все копии документов, разрешенных к уничтожению...
.
И это вовсе не бесполезное требование. Ведь виновником утечки конфиденциальной информации компании или персональных данных ее работников и контрагентов может неумышленно стать человек, не уничтоживший старый документ по правилам, а выбросивший его в мусорное ведро.

Если документы передают на уничтожение или утилизацию в специализированную организацию, то на них оформляется приемо-сдаточная накладная. Ее от имени вашей организации должен подписать руководитель или уполномоченный им работник. Естественно, этот товарищ обязан также проконтролировать процесс получения документов сотрудниками компании-«уничтожителя». Ведь бывает, что такие компании оформляют приемочные документы весьма небрежно. Поэтому именно ваш представитель должен проверить, чтобы в документе, который вы получили, были все обязательные реквизиты: количество переданных документов (дел, папок с документами), их вес.

Пример. Накладная на передачу документов сторонней организации на утилизацию

НАКЛАДНАЯ 128 от 17.03.2015

Кому ООО «Вторсырье»

От кого ООО «Атлант»

п/пНаименование товараКол-воЦена, руб.Стоимость, руб.
1Макулатура (10 папок с документами, выделенными к уничтожению согласно акту № 1 от 02.03.2015)20 кг
Итого:20 кг
Сдал: Принял:
Бухгалтер ООО «Атлант» Водитель-экспедитор ООО «Вторсырье»
(доверенность № 5 от 10.01.2015)
Е.К. Зарубина
 
Е.С. Баранов

После того как подписан документ, подтверждающий передачу специализированной организации вашей макулатуры, вы можете считать, что ваши документы надлежащим образом уничтожены. Если эта организация предоставит вам акт об уничтожении или утилизации документов — хорошо, не предоставит — можно обойтись и накладной.

А вот при уничтожении документов собственными силами без акта не обойтись. В нем нужно зафиксировать, что и как уничтожено. Подписывают акт работники, участвовавшие в уничтожении документов, а утверждает руководитель организации.

И, как вы понимаете, все документы, подтверждающие уничтожение первички, надо сохранить.

Справка

Акты о выделении документов к уничтожению и протоколы экспертной комиссии имеют срок хранения «постоянно»пп. 18, 246 разд. 1 Перечня Минкультуры от 25.08.2010 № 558. К ним прикрепляются накладная о передаче документов для уничтожения и акт об уничтожении документов.

Учитываем расходы на уничтожение

Компании на общей системе налогообложения могут затраты на услуги специализированной организации по утилизации документов учесть во внереализационных расходахСтатья 265 НК РФ
1. В состав внереализационных расходов... включаются...
20) другие обоснованные расходы.
.
Если в стоимости услуг по утилизации был предъявлен НДС, то его можно принять к вычету после получения правильно оформленного счета-фактуры.

Что касается компании на УСНО, то такой вид расходов, как услуги по утилизации документов, в закрытом перечне «упрощенных» расходов не упомянут. Если вы готовы рискнуть, то можно попробовать включить их в состав материальных расходов. Но не факт, что инспекторы с этим согласятся. И прежде чем принимать такое решение, подумайте, имеет ли смысл спорить с налоговиками в суде из-за незначительных по сумме расходов.

В ходе семинара мы с вами периодически останавливались на том, к чему может привести неправильное составление, хранение или уничтожение документов. А теперь давайте предметно рассмотрим все неблагоприятные последствия, которые могут ожидать компанию при неправильной работе с документами.

Отсутствие необходимых документов: последствия

Как известно, основным стимулом для выполнения большинства правил является ответственность за их невыполнение.

Начнем с ответственности, установленной Налоговым кодексом.

Налоговые штрафы за отсутствие первички

Во-первых, отсутствие первичных документов относится к грубому нарушению правил учета доходов и расходов. За это организацию могут оштрафовать по статье 120 НК РФСтатья 120 НК РФ
1. Грубое нарушение правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения... в течение одного налогового периода... влечет взыскание штрафа в размере десяти тысяч рублей.
2. Те же деяния, если они совершены в течение более одного налогового периода, влекут взыскание штрафа в размере тридцати тысяч рублей.
3. Те же деяния, если они повлекли занижение налоговой базы, влекут взыскание штрафа в размере двадцати процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее сорока тысяч рублей.
Под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения... понимается отсутствие первичных документов...
:

— если нет документов, относящихся к одному налоговому периоду, штраф составит 10 000 рублей;

— если нет документов, относящихся к двум и более налоговым периодам, сумма штрафа вырастет до 30 000 рублей;

— если же отсутствие документов приведет к невозможности подтвердить налоговые расходы или правомерность неучета каких-то сумм или других показателей для целей налогообложения, то размер штрафа будет исчисляться как 20 процентов от неуплаченной суммы налога, но не менее 40 000 рублей.

Следующее нарушение — непредставление организацией документов по требованию налоговых органов, выставленному в рамках выездной, камеральной или встречной проверки, а также в ходе дополнительных мероприятий налогового контроля. И как я уже говорила, по мнению Минфина и ФНС, утрата документов (независимо от причины) не освобождает вас от обязанности их восстановить и представить контролирующим органам. Естественно, если их запросят до того, как истек «налоговый» срок хранения документов.

Тут размер штрафа будет зависеть от того, в рамках какого мероприятия налогового контроля были истребованы документыСтатья 126 НК РФ
1. Непредставление в установленный срок... в налоговые органы документов... влечет взыскание штрафа в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ.
2. Непредставление в установленный срок налоговому органу сведений о налогоплательщике... по запросу налогового органа... влечет взыскание штрафа с организации... в размере десяти тысяч рублей...

Постановление ФАС МО от 12.08.2013 № А40-82680/12-20-446
...общество истребуемые документы не представило ввиду их отсутствия... вследствие пожара и залива... если истребуемые документы отсутствуют у налогоплательщика, то он не может быть привлечен к ответственности по пункту 1 статьи 126 НК РФ...

Постановление ФАС ПО от 29.08.2013 № А06-7786/2012
...общество истребуемые документы не представило... поскольку документация им утрачена вследствие пожара.
...если истребуемые документы отсутствуют у налогоплательщика, то он не может быть привлечен к ответственности по пункту 1 статьи 126 НК РФ...
:

— если это произошло в рамках проверки вашей организации — штраф будет взыскиваться по пункту 1 статьи 126 НК и составит 200 рублей за каждый непредставленный документ;

— если же документы были истребованы при «встречке» — сумма штрафа по пункту 2 статьи 126 НК не зависит от количества документов и равна 10 000 рублей.

Правда, как я уже говорила, суды нередко приходят к выводу, что, поскольку в НК не закреплена обязанность восстанавливать утраченные не по вине организации документы, взыскать штраф за их непредставление нельзяСтатья 126 НК РФ
1. Непредставление в установленный срок... в налоговые органы документов... влечет взыскание штрафа в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ.
2. Непредставление в установленный срок налоговому органу сведений о налогоплательщике... по запросу налогового органа... влечет взыскание штрафа с организации... в размере десяти тысяч рублей...

Постановление ФАС МО от 12.08.2013 № А40-82680/12-20-446
...общество истребуемые документы не представило ввиду их отсутствия... вследствие пожара и залива... если истребуемые документы отсутствуют у налогоплательщика, то он не может быть привлечен к ответственности по пункту 1 статьи 126 НК РФ...

Постановление ФАС ПО от 29.08.2013 № А06-7786/2012
...общество истребуемые документы не представило... поскольку документация им утрачена вследствие пожара.
...если истребуемые документы отсутствуют у налогоплательщика, то он не может быть привлечен к ответственности по пункту 1 статьи 126 НК РФ...
.

Но налоговые штрафы — это не самое страшное последствие отсутствия первички. Гораздо неприятней тот факт, что налоговики снимут расходы и вычеты по НДС, учтенные на основании утраченных документов. В результате организации доначислят налоги и пени, а также взыщут с нее штраф за неуплату налогов.

Доначисление налогов расчетным методом

Если документы, необходимые для расчета налогов, вообще не будут представлены по требованию налоговиков, инспекторы могут доначислить налоги расчетным методом.

Суды применение расчетного метода в такой ситуации считают правомерным, так как иначе определить причитающуюся с организации сумму налогов невозможно. Причина же отсутствия документов существенного значения не имеет. А вот доказывать, что проверяющие некорректно посчитали налоги, придется вам. В отсутствие первичных документов сделать это, согласитесь, совсем непросто.

Но надо сказать, что сейчас суды, рассматривая споры о применении налоговиками расчетного метода, настаивают на корректном определении не только доходов, но и расходов.

Однако имейте в виду — при доначислении НДС вычеты расчетным путем вам не учтут. Ведь еще в 2013 году Пленум ВАС решил, что вычет невозможен, если нет подтверждающих его документов, в первую очередь счетов-фактурПостановление Пленума ВАС от 30.07.2013 № 57
8. ...при определении налоговым органом... сумм налогов... расчетным путем должны быть определены не только доходы налогоплательщика, но и его расходы.
[При применении расчетного метода]... не могут быть предоставлены... вычеты по [НДС]...

Постановление АС ЗСО от 19.12.2014 № Ф04-12093/2014
...при утрате, в том числе и не по вине организации, первичных учетных документов не представляется возможным сделать... вывод об объеме ее налоговых обязательств.
Исходя из того, что у налогоплательщика частично отсутствовали документы бухгалтерского и налогового учета, на основании которых производится исчисление налога на прибыль и НДС, суды... сделали... вывод о правомерности применения налоговым органом положения [подп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ]...
.

Штрафы по КоАП за непредставление документов

Отсутствие первичных документов может оказаться не только налоговым, но и административным правонарушением, за которое может быть привлечено к ответственности должностное лицо организации.

Кого же КоАП относит к должностным лицам? Это не только руководитель компании, но и другие ее работники, которые выполняют организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функции. Расшифровку того, что понимается под такими функциями, можно найти в Постановлении Пленума Верховного судаСтатья 2.4 КоАП РФ
Совершившие административные правонарушения в связи с выполнением организационно-распорядительных или административно-хозяйственных функций руководители и другие работники... организаций... несут административную ответственность как должностные лица.

Статья 15.6 КоАП РФ
1. Непредставление в установленный... срок... в налоговые органы... документов...
влечет наложение административного штрафа... на должностных лиц — от трехсот до пятисот рублей.

Постановление Пленума ВС от 16.10.2009 № 19
4. Под организационно-распорядительными функциями следует понимать полномочия... которые связаны с руководством трудовым коллективом....
5. Как административно-хозяйственные функции надлежит рассматривать полномочия... по управлению и распоряжению имуществом и (или) денежными средствами...
.

Поскольку правонарушение — это следствие ненадлежащего исполнения должностным лицом своих обязанностей, нужно прежде всего выяснить, к чьей компетенции относилось обеспечение сохранности документов. Как вы помните, по общему правилу за организацию ведения бухучета и хранение бухгалтерской документации отвечает руководитель. Соответственно, именно на руководителя и будут налагаться административные санкции, если только какую-то часть своих полномочий он не передал другому сотруднику, например главному бухгалтеру или финансовому директору. Получается, что должностным лицом при применении ответственности по КоАП может являться и главный бухгалтер компании.

Теперь рассмотрим, по каким статьям КоАП могут оштрафовать руководителя или главбуха.

За непредставление документов, затребованных налоговыми органами, а также внебюджетными фондами, ответственность предусмотрена частью 1 статьи 15.6 КоАП — штраф в размере от 300 до 500 рублейСтатья 2.4 КоАП РФ
Совершившие административные правонарушения в связи с выполнением организационно-распорядительных или административно-хозяйственных функций руководители и другие работники... организаций... несут административную ответственность как должностные лица.

Статья 15.6 КоАП РФ
1. Непредставление в установленный... срок... в налоговые органы... документов...
влечет наложение административного штрафа... на должностных лиц — от трехсот до пятисот рублей.

Постановление Пленума ВС от 16.10.2009 № 19
4. Под организационно-распорядительными функциями следует понимать полномочия... которые связаны с руководством трудовым коллективом....
5. Как административно-хозяйственные функции надлежит рассматривать полномочия... по управлению и распоряжению имуществом и (или) денежными средствами...
.
Протокол о совершении этого правонарушения могут составлять выявившие его работники ИФНС, ПФР и ФСС.

А если отсутствие документов привело к искажению данных бухучета и, как следствие, к занижению сумм начисленных налогов не менее чем на 10 процентов, то с должностного лица может быть взыскан штраф по статье 15.11 КоАП в размере от 2000 до 3000 рублейСтатья 4.5 КоАП РФ
1. Постановление... за нарушение законодательства... о налогах и сборах... по истечении 1 года со дня совершения... правонарушения...

Статья 15.11 КоАП РФ
Грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета... порядка и сроков хранения учетных документов —
влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч до трех тысяч рублей.
.
Штраф за это нарушение назначают налоговики, так что, скорее всего, его наложат одновременно с привлечением к ответственности самой организации по пункту 3 статьи 120 НК.

Срок давности привлечения к административной ответственности по статьям 15.6 и 15.11 КоАП — 1 год с момента совершения правонарушения, то есть с даты непредставления документов или подачи декларации с заниженной суммой налогаСтатья 4.5 КоАП РФ
1. Постановление... за нарушение законодательства... о налогах и сборах... по истечении 1 года со дня совершения... правонарушения...

Статья 15.11 КоАП РФ
Грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета... порядка и сроков хранения учетных документов —
влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч до трех тысяч рублей.
.
Например, если истребуемые документы должны были быть представлены налоговому органу 20.05.2015, то срок давности считается истекшим 21.05.2016.

Статья 13.20 КоАП устанавливает для должностных лиц штраф от 300 до 500 рублей за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов. Закон об архивном деле относит к архивным так называемые документы по личному составу, то есть фиксирующие информацию, касающуюся трудовых отношений. А суды считают архивными также документы с информацией о зданиях и сооруженияхСтатья 13.20 КоАП РФ
Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных статьей 13.25 настоящего Кодекса, —
влечет предупреждение или наложение административного штрафа... на должностных лиц — от трехсот до пятисот рублей.

Закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»

Статья 3
3) документы по личному составу — архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем.

Постановление ФАС СЗО от 18.12.2006 № А13-2893/2006-11
...критериям [архивного документа] полностью отвечают технические паспорта... поскольку они содержат разностороннюю информацию о зданиях, сооружениях...
.

Протокол по этой статье составляют представители Росархива, а штраф налагает суд. Поэтому риск привлечения организации к ответственности минимален.

Есть в КоАП еще одна статья, предполагающая ответственность за несохранность некоторых видов документов, — это статья 13.25. По ней размер штрафа для организации может составить до 300 000 рублей, а для ее руководителя — до 30 000 рублейСтатья 13.25 КоАП РФ
1. Неисполнение [АО]... обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об [АО]... о рынке ценных бумаг... влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч пятисот до пяти тысяч рублей; на юридических лиц — от двухсот тысяч до трехсот тысяч рублей.
2. Неисполнение [ООО]... обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об [ООО]...
влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч пятисот до пяти тысяч рублей; на юридических лиц — от двухсот тысяч до трехсот тысяч рублей.

Постановление 1 ААС от 08.07.2013 № А43-259/2013
С учетом того, что платежное поручение... является документом бухгалтерского учета... Общество... обязано было представить указанный платежный документ акционерам...
.

Речь в ней идет о неисполнении обязанности по хранению документов, установленной корпоративным законодательством и законами, регулирующими правила ведения определенных видов деятельности (например, Законом о рынке ценных бумаг). И тут надо учитывать, что перечень документов, обязанность хранения которых установлена этим законодательством, может быть весьма широк. Так, Закон об АО обязывает общество хранить, в частности, и документы бухучета. Понятие «документы бухучета» более чем широкое, и вся первичка точно под него подпадает.

Причем если за несоблюдение правил хранения документов в ООО протокол о правонарушении составляют представители Росархива и дело о правонарушении направляется затем в суд, то в случае с АО штрафы «выписывает» Банк России без всяких судебных разбирательств. Поэтому риск привлечения к ответственности по статье 13.25 КоАП высок именно для акционерных обществ. Как правило, такие правонарушения выявляют, когда акционеры, которым компания не представила затребованные ими документы, подают иски в судСтатья 13.25 КоАП РФ
1. Неисполнение [АО]... обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об [АО]... о рынке ценных бумаг... влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч пятисот до пяти тысяч рублей; на юридических лиц — от двухсот тысяч до трехсот тысяч рублей.
2. Неисполнение [ООО]... обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об [ООО]...
влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч пятисот до пяти тысяч рублей; на юридических лиц — от двухсот тысяч до трехсот тысяч рублей.

Постановление 1 ААС от 08.07.2013 № А43-259/2013
С учетом того, что платежное поручение... является документом бухгалтерского учета... Общество... обязано было представить указанный платежный документ акционерам...
.
Либо их обнаруживают представители Банка России в ходе проверок соблюдения требований законодательства об акционерных обществах и ценных бумагах.

Срок давности по статье 13.20 КоАП составляет 3 месяца, а по статье 13.25 за нарушение требований о хранении документов, предусмотренных законодательством об АО, ООО и рынке ценных бумаг, — год.

При этом суд может счесть такое правонарушение длящимся. И тогда срок привлечения к ответственности будет исчисляться со дня его выявления, то есть со дня, когда об этом был составлен протокол.

Последствия отсутствия первички по страховым взносам

Теперь о документах, подтверждающих правильность исчисления и уплаты страховых взносов. Если срок их хранения не истек, а вы не смогли их представить по требованию ПФР или ФСС, то размер штрафа составит по Закону о страховых взносах для организации 200 рублей за каждый непредставленный документ. А на руководителя организации может быть наложен административный штраф от 300 до 500 рублей, независимо от количества непредставленных документовЗакон от 24.07.2009 № 212-ФЗ

Статья 29
1. Органы контроля за уплатой страховых взносов имеют право:
4) определять суммы страховых взносов... расчетным путем...

Статья 48
...непредставление... документов... необходимых для осуществления контроля за правильностью исчисления, полнотой и своевременностью уплаты... страховых взносов, влечет взыскание штрафа в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ.

Статья 5.27 КоАП РФ
1. Нарушение трудового законодательства...
влечет... наложение... штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей... на юридических лиц — от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей.

Статья 15.33 КоАП РФ
3. Непредставление... в органы государственных внебюджетных фондов... документов... необходимых для осуществления контроля за правильностью исчисления, полнотой и своевременностью уплаты... страховых взносов...
влечет наложение... штрафа на должностных лиц в размере от трехсот до пятисот рублей.

Методические рекомендации, утв. Распоряжением Правления ПФР от 03.02.2011 № 34р
При воспрепятствовании доступу должностных лиц органа контроля за уплатой страховых взносов, проводящих выездную проверку, на территорию или в помещение плательщика страховых взносов... орган контроля за уплатой страховых взносов по имеющимся у него данным о проверяемом лице (или по аналогии) вправе самостоятельно определить сумму страховых взносов, подлежащую уплате.
.

Надо сказать, что в Законе о страховых взносах есть норма, аналогичная норме НК и предоставляющая проверяющим из фондов право определить сумму взносов расчетным путем. Однако ПФР в Методических рекомендациях по проведению проверок предлагал использовать этот метод, только если компания не пустит проверяющих на свою территорию. Нет пока и судебной практики, связанной с применением расчетного метода при отсутствии у плательщика документов, связанных с исчислением взносов. Поэтому непонятно, будут ли проверяющие из фондов использовать расчетный метод в таких ситуациях.

Последствия отсутствия первички по кадровому учету

В случае проверки трудовой инспекцией отсутствие нужных документов может привести к взысканию административного штрафа, предусмотренного частью 1 статьи 5.27 КоАП, в размереЗакон от 24.07.2009 № 212-ФЗ

Статья 29
1. Органы контроля за уплатой страховых взносов имеют право:
4) определять суммы страховых взносов... расчетным путем...

Статья 48
...непредставление... документов... необходимых для осуществления контроля за правильностью исчисления, полнотой и своевременностью уплаты... страховых взносов, влечет взыскание штрафа в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ.

Статья 5.27 КоАП РФ
1. Нарушение трудового законодательства...
влечет... наложение... штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей... на юридических лиц — от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей.

Статья 15.33 КоАП РФ
3. Непредставление... в органы государственных внебюджетных фондов... документов... необходимых для осуществления контроля за правильностью исчисления, полнотой и своевременностью уплаты... страховых взносов...
влечет наложение... штрафа на должностных лиц в размере от трехсот до пятисот рублей.

Методические рекомендации, утв. Распоряжением Правления ПФР от 03.02.2011 № 34р
При воспрепятствовании доступу должностных лиц органа контроля за уплатой страховых взносов, проводящих выездную проверку, на территорию или в помещение плательщика страховых взносов... орган контроля за уплатой страховых взносов по имеющимся у него данным о проверяемом лице (или по аналогии) вправе самостоятельно определить сумму страховых взносов, подлежащую уплате.
:

— для организации — от 30 000 до 50 000 рублей;

— для ее руководителя — от 1000 до 5000 рублей.

И получается, что за отсутствие одной и той же бумаги вас и вашу фирму могут наказать несколько раз. В основном это касается кадровой документации — ее проверяют и истребуют и ИФНС, и фонды, и трудинспекторы. Даже Росархив она может заинтересовать. Так что кадровую первичку храните особенно тщательно и уничтожайте по всем правилам.

Далее я предлагаю остановиться на нескольких конкретных видах первичных документов, а именно на документах, подтверждающих представительские и командировочные расходы, и универсальном передаточном документе. Именно по ним у бухгалтеров чаще всего возникают вопросы.

Представительская, командировочная первичка, УПД и УКД

Первичка по расходам на представительские мероприятия

В Налоговом кодексе никогда не было специальных требований к документам, подтверждающим представительские расходы. Зато чиновники не скупились на разъяснения по этому вопросу. Например, для того чтобы не было проблем с признанием расходов, предлагалось оформить приказ руководителя с планом встречи и списком участников, смету затрат и отчет о проведенном приеме.

Однако в феврале 2014 года правительство утвердило План мероприятий («дорожную карту») под названием «Совершенствование налогового администрирования». В пункте 10 раздела IV этого Плана ставилась задача сократить количество документов, которые требуются для подтверждения командировочных и представительских расходов, и упростить требования к оформлению первичных документов.

Для реализации этой «дорожной карты» Минфин и ФНС выпустили разъяснения, что для обоснования представительских расходов вполне достаточно отчета о мероприятии, который утвердит руководитель. Главное — чтобы на все затраты, перечисленные в отчете, у компании была подтверждающая первичкаПисьмо Минфина от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288
...любые первичные документы, свидетельствующие об обоснованности и производственном характере [представительских]... расходов, могут служить для их подтверждения в целях налогообложения прибыли. В частности... отчет о представительских расходах, утвержденный руководителем организации.

Письмо ФНС и от 08.05.2014 № ГД-4-3/8852
...помимо первичных учетных документов, подтверждающих факт приобретения товаров, работ услуг... достаточно любого первичного документа... из содержания которого следует, что данные приобретения использованы организацией при проведении [представительских] мероприятий...

Письмо Минфина от 10.04.2013 № 03-03-06/2/11897
Вопрос: Правомерно ли учесть расходы на... проведение официальных приемов... при отсутствии... положительного результата от их проведения?
Ответ: ...нормы, содержащиеся в... п. 1 ст. 252 НК РФ... требуют установления объективной связи понесенных налогоплательщиком расходов с направленностью его деятельности на получение прибыли, причем бремя доказывания необоснованности расходов налогоплательщика возлагается на налоговые органы.
.

Однако если вы собираетесь следовать этим рекомендациям, то я бы советовала вам не ограничиваться простым перечислением в отчете расходов и приложением к нему подтверждающих документов. Требование об экономической обоснованности расходов никто не отменял. Поэтому стоит обязательно указать в отчете деловую цель встречи, например что расходы понесены в ходе переговоров об условиях и о заключении договора поставки. Также напишите, где и когда проходили переговоры, кто в них участвовал и какие результаты достигнуты. То есть вы должны стремиться к тому, чтобы отчет свидетельствовал о том, что мероприятие действительно носило деловой характер.

Как вы понимаете, в результате отчет фактически будет включать в себя все те сведения, которые раньше содержались в приказе и смете. Поэтому, если вам проще идти привычным маршрутом, можно по-прежнему оформлять все три документа — приказ руководителя, смету и отчет. Хуже не будет.

Кстати, если договор с потенциальным партнером так и не будет заключен, это не станет препятствием для списания представительских расходов, ведь никто и никогда не может гарантировать положительного исхода встречиПисьмо Минфина от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288
...любые первичные документы, свидетельствующие об обоснованности и производственном характере [представительских]... расходов, могут служить для их подтверждения в целях налогообложения прибыли. В частности... отчет о представительских расходах, утвержденный руководителем организации.

Письмо ФНС и от 08.05.2014 № ГД-4-3/8852
...помимо первичных учетных документов, подтверждающих факт приобретения товаров, работ услуг... достаточно любого первичного документа... из содержания которого следует, что данные приобретения использованы организацией при проведении [представительских] мероприятий...

Письмо Минфина от 10.04.2013 № 03-03-06/2/11897
Вопрос: Правомерно ли учесть расходы на... проведение официальных приемов... при отсутствии... положительного результата от их проведения?
Ответ: ...нормы, содержащиеся в... п. 1 ст. 252 НК РФ... требуют установления объективной связи понесенных налогоплательщиком расходов с направленностью его деятельности на получение прибыли, причем бремя доказывания необоснованности расходов налогоплательщика возлагается на налоговые органы.
.

Первичка по расходам на командировки

Что касается командировочных расходов, то заявленное упрощение порядка подтверждения расходов состояло в отмене командировочных удостоверений, а также служебных заданий. Начиная с 8 января эти документы оформлять не нужно. Это следует из поправок, внесенных в Положение о командировках.

Для подтверждения командировочных расходов теперь достаточно приказа директора о направлении работника в командировку, авансового отчета работника, проездных документов, чеков за проживание и других документов, подтверждающих расходы на служебную поездку. По приказу и проездным документам будет определяться и продолжительность командировкиПоложение, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749
3. Работники направляются в командировки на основании решения работодателя...
7. Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки.
.
И не забудьте в приказе о направлении в командировку указать ее цель. Это поможет избежать возможных претензий налоговиков относительно производственного характера поездки. Кстати, в приказе по унифицированной форме № Т-9 (которая уже не обязательна) цель командировки указывалась всегда, там для этого предусмотрены специальные строки.

Дополнительные документы понадобятся, если командированный добирался до места назначения на личном транспорте. Тогда расходы на проезд в командировку подтвердят служебная записка в произвольной форме и путевой лист с приложенными к нему чеками или другими документами на покупку бензинаПоложение, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749
7. В случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте... срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется... одновременно с оправдательными документами... (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.).

Письмо Минфина от 20.04.2015 № 03-03-06/22368
...служебная записка не является оправдательным документом, подтверждающим использование личного транспорта для проезда к месту командирования и обратно.

Закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта»

Статья 1
1. Настоящий... закон регулирует отношения, возникающие при оказании услуг автомобильным транспортом...

Статья 6
1. Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждаются [Минтрансом]...

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов, утв. Приказом Минтранса от 18.09.2008 № 152
2. Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов применяют юридические лица... эксплуатирующие легковые автомобили, грузовые автомобили...

Письмо Минфина от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39406
...путевые листы, содержащие обязательные реквизиты и заполненные в порядке, утвержденном Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152... налогоплательщики вправе использовать для подтверждения... расходов [на ГСМ], которые могут приниматься в целях налогообложения прибыли...
.
Учтите, что сама по себе служебная записка, по мнению Минфина, не подтверждает использование личного транспорта для проезда в командировку. Поэтому без путевого листа не обойтись, хотя традиционно этот документ составляется при использовании транспорта, принадлежащего самой организации. Но составить путевой лист несложно, поэтому проще его оформить, чем потом в суде доказывать, что вы этого делать не должны.

Путевой лист

Путевой лист традиционно используется как первичный документ, подтверждающий расходы на ГСМ. Да, Закон, который обязывает составлять путевые листы с внесением в них утвержденных Приказом Минтранса № 152 обязательных реквизитов, адресован специализированным организациям — автоперевозчикам. Поэтому обычные компании, использующие автомобили только для собственных нужд, в принципе, для подтверждения расходов на ГСМ могут использовать любые другие документы. Например, ежемесячные акты на списание топлива.

Однако, по мнению Минфина, составлять путевые листы должны все организации, а не только автоперевозчикиПоложение, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749
7. В случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте... срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется... одновременно с оправдательными документами... (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.).

Письмо Минфина от 20.04.2015 № 03-03-06/22368
...служебная записка не является оправдательным документом, подтверждающим использование личного транспорта для проезда к месту командирования и обратно.

Закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта»

Статья 1
1. Настоящий... закон регулирует отношения, возникающие при оказании услуг автомобильным транспортом...

Статья 6
1. Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждаются [Минтрансом]...

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов, утв. Приказом Минтранса от 18.09.2008 № 152
2. Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов применяют юридические лица... эксплуатирующие легковые автомобили, грузовые автомобили...

Письмо Минфина от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39406
...путевые листы, содержащие обязательные реквизиты и заполненные в порядке, утвержденном Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152... налогоплательщики вправе использовать для подтверждения... расходов [на ГСМ], которые могут приниматься в целях налогообложения прибыли...
.
Поэтому есть вероятность, что отстаивать свое право не составлять путевые листы, даже в целях подтверждения командировочных расходов, придется в суде.

Справка

Нередко суды склоняются к мнению, что составление путевого листа обязательно только для автотранспортных компаний, то есть оказывающих услуги по перевозке пассажиров или грузов. В то время как не относящиеся к ним организации вправе признавать расходы на ГСМ на основании самостоятельно разработанных документов без заполнения путевых листов с обязательными реквизитами, предусмотренными Приказом Минтранса от 18.09.2008 № 152Постановления ФАС МО от 18.09.2013 № А40-19421/13-99-60, от 25.10.2012 № А40-13623/12-75-66; ФАС ДВО от 11.07.2013 № Ф03-2842/2013.

Однако есть и решения, в которых суды приходили к выводу, что Приказ № 152 обязателен для всех юрлиц, эксплуатирующих транспортные средства, независимо от того, являются они автотранспортным предприятием или нетПостановления ФАС ПО от 03.06.2014 № А65-20582/2013; ФАС ДВО от 26.12.2013 № Ф03-6262/2013.

Если вы решили не конфликтовать с налоговиками и составлять путевой лист, то, помимо обязательных реквизитов обычного первичного документа, в него надо включить реквизиты, установленные Приказом Минтранса № 152.

Справка

Путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты (разд. II Приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152):

— наименование «путевой лист»;

— номер;

— сведения о сроке действия;

— сведения о собственнике (владельце) транспортного средства (наименование, организационно-правовая форма компании, ее местонахождение, номер телефона);

— сведения о транспортном средстве (тип и модель, госномер, показания одометра, дата и время выезда из гаража и возвращения);

— сведения о водителе (ф. и. о. и отметки о проведении медосмотра).

Такой реквизит, как пройденный автомобилем маршрут, Приказом Минтранса № 152 не предусмотрен. Но эту информацию обычно требуют налоговики, чтобы оценить экономическую обоснованность расходов на приобретение ГСМ.

В то же время определить пройденный автомобилем путь можно на основании данных приборов учета с использованием системы спутниковой навигации, если ваш автомобиль оснащен такой аппаратурой. Тогда в путевом листе можно не расписывать маршрут движения автомобиля, а сделать ссылку на отчет системы спутниковой навигацииПисьмо Минфина от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354
...при составлении таких документов могут использоваться данные приборов учета и контроля за перемещением транспортных средств с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или иных систем, позволяющих достоверно определить пройденный автотранспортным средством путь.
.

О порядке предоставления работнику служебного автомобиля в пользование и о том, нужен ли в этом случае медосмотр, читайте в статье «Работнику предоставлено служебное авто» («Главная книга», 2014, № 12).

Когда использовать УПД

Последний первичный документ, на котором мы остановимся, — это УПД. Он был разработан ФНС с целью как-то стандартизировать и при этом упростить документооборот между компаниями в связи с отменой унифицированных форм первички. По сути, он представляет собой счет-фактуру, дополненный обязательными реквизитами первичного документа по Закону о бухучете.

В этом документе предусмотрен специальный реквизит «Статус». Если там указать цифру 1, то это будет означать, что вы используете УПД и как счет-фактуру, и как первичный документ. А когда УПД используется только как первичный документ, то там нужно поставить цифру 2Письмо ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@
...ФНС... предлагает к применению форму универсального передаточного документа (далее — УПД) на основе формы счета-фактуры.
Форма носит рекомендательный характер.
Неприменение... формы... не может быть основанием для отказа в учете... фактов хозяйственной жизни в целях налогообложения.

Приложение № 2 к Письму ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@
Форма УПД при надлежащем заполнении позволяет отразить в документе все необходимые показатели, не только предусмотренные законодательством в области бухгалтерского учета для первичных учетных документов, но и установленные для счета-фактуры как документа, служащего основанием для принятия в указанном главой 21 НК РФ порядке покупателем к вычету сумм НДС, предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав.
Поэтому заполнение всех реквизитов УПД, установленных в качестве обязательных для первичных документов статьей 9 Закона № 402-ФЗ и для счетов-фактур статьей 169 НК РФ, позволяет использовать его одновременно в целях исчисления налога на прибыль и расчетов с бюджетом по НДС (статус документа «1»).
Вместе с тем форма может быть использована только в качестве первичного документа для оформления вышеперечисленных фактов хозяйственной жизни (статус документа — «2»).
.

Но конечно, основное назначение этого документа — объединять в себе счет-фактуру и первичный документ, чтобы можно было использовать один документ как для целей исчисления НДС, так и для бухгалтерского и налогового учета. УПД можно оформлять исполнение различных сделок: договоров купли-продажи (в том числе и недвижимости), подряда и оказания услуг.

Однако УПД не надо выставлять при получении предоплаты, здесь по-прежнему составляется авансовый счет-фактура. Универсальный документ заменяет только счета-фактуры на отгрузку. Это и понятно. Подтверждать получение и перечисление аванса чем-то, кроме платежки, нет необходимости. Также не заменит УПД и транспортную накладную, утвержденную Постановлением Правительства № 272. Ведь этот документ обязателен не в силу Закона о бухучете, он применяется в соответствии с Федеральным законом № 259-ФЗ «Устав автотранспорта».

Что касается компаний, которые оказывают услуги, то они могут выдавать УПД вместо акта об оказании услуг. Но поскольку места для описания оказанной услуги в УПД слишком мало, лучше все-таки передать заказчику отчет с детальным перечнем оказанных услуг. Ведь нередко проверяющие снимают налоговые расходы и вычеты по НДС, если исполнитель указал в первичном документе только обобщенное наименование услуг.

Вместе с тем надо сказать, что в прошлом году Минфин разрешил не детализировать оказанные услуги в акте.

Однако на практике проверяющие нередко настаивают на максимально полном отражении в акте содержания оказанных услуг. По их мнению, только в этом случае можно однозначно определить объем и характер оказанных услуг и их связь с производственной деятельностью организацииПисьмо Минфина от 09.04.2014 № 02-06-10/16186
...по мнению Департамента, акт выполненных работ (услуг) составляется с учетом требований по обязательному составу реквизитов, перечень которых не содержит требований об обязательном отражении детализации выполненных работ (услуг).

Постановление ФАС МО от 19.11.2012 № А40-98375/11-107-416
...в актах на оказанные услуг просто перечислены наименования услуг, без выделения цены за каждый вид услуги, и не представлены документы, раскрывающие содержание оказанных услуг в конкретном периоде.
...судебные инстанции правомерно исходили из того, что... отсутствуют доказательства реальности заявленных услуг.
.

Обратите внимание, составлять УПД надо именно на дату совершения операции, а не как счет-фактуру — в течение 5 дней с даты отгрузки. Ведь первичный документ составляется на дату совершения факта хозяйственной жизни. Поэтому правило о выставлении счета-фактуры в течение 5 календарных дней для УПД не действует. Нумеровать УПД со статусом «1» нужно в общем хронологическом порядке со счетами-фактурами.

Хранить УПД надо в течение срока, установленного для первичных документов, то есть 5 лет после отчетного года, а не в течение 4 лет, предусмотренных НК для счетов-фактур.

То, как исправлять ошибки в УПД, объяснила ФНС в Письме № ММВ-20-15/86@. Если ошибка в УПД со статусом «1» не препятствует вычету по НДС или УПД имеет статус «2», то исправлять его можно по правилам, установленным для первички. Если ошибка в УПД со статусом «1» может помешать вычету по НДС, то исправлять его надо по правилам Постановления № 1137, то есть составить новый исправленный экземпляр УПД.

Когда использовать УКД

А вот для внесения в УПД корректировок, связанных с изменением стоимости отгруженного товара, ФНС разработала и рекомендовала к применению форму универсального корректировочного документа (УКД).

В УКД, как и в УПД, предусмотрено проставление статусаПисьмо ФНС от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86@
...информация корректировочных счетов-фактур может быть объединена с информацией, относящейся к документу, подтверждающему согласие (факт уведомления) покупателя на изменение стоимости отгрузки.
...форма УКД носит рекомендательный характер.

Приложение № 2 к Письму ФНС от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86@
...заполнение всех реквизитов УКД, установленных в качестве обязательных для первичных учетных документов статьей 9 Закона № 402-ФЗ и для корректировочных счетов-фактур статьей 169 НК РФ, позволяет использовать его одновременно в целях исчисления налога на прибыль и расчетов с бюджетом по НДС (статус документа «1»).
Вместе с тем, форма может быть использована только в качестве первичного учетного документа для оформления факта хозяйственной жизни, выражающегося в изменении стоимости ранее отгруженных товаров (работ, услуг, имущественных прав) (статус документа — «2»).
:

— «1» — если УКД используется и как корректировочный счет-фактура (его нумерация должна быть единой с другими счетами-фактурами), и как первичка;

— «2» — если УКД представляет собой только первичный документ.

Для указания дат в УКД есть две строки. В строке 1 проставляется дата составления УКД, а в строке 13 — дата, когда покупатель согласился с изменением цены или количества товара.

Таким образом, если эти даты совпадут, то тогда сведения из УПД будут отражены в учете на дату его выставления. Если же покупатель под подписью о согласовании изменений в УКД поставит более позднюю дату, чем дата УКД, то тогда документ надо провести в учете в периоде, на который приходится дата согласования, указанная в строке 13 УКД.

Насчет порядка внесения исправлений в УКД ФНС отдельные разъяснения не выпускала, но думаю, что это можно делать по тем же правилам, что и для УПД.

Подробнее о правилах составления УКД вы можете узнать из статьи «Встречаем УКД» («Главная книга», 2014, № 22).

Хотя в основе создания УПД и УКД лежала идея упростить документооборот между компаниями, на мой взгляд, эти формы громоздкие, поэтому вряд ли найдут широкое применение на практике. Но если вам удобно их применять, то пользуйтесь на здоровье.

Перед тем как с вами попрощаться, хотелось бы сказать еще несколько слов об электронных документах и о таком относительно новом явлении для нашей страны, как электронный документооборот между компаниями.

Электронные документы и документооборот

Бумажный документ = электронный документ

Как я уже упоминала, когда мы говорили про правила исправления первички, Закон о бухучете № 402-ФЗ уравнял по юридической силе первичные учетные документы, составленные на бумажном носителе и в электронном формате, если они подписаны электронной подписью. Бумажную копию электронного документа придется составить только тогда, когда законом или договором предусмотрено представление этого документа другому лицу (в том числе в госорган) именно на бумагеЗакон «О бухгалтерском учете»

Статья 9
5. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
6. ...если законодательством [РФ]... или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.
.

Вместе с тем большинство компаний пока настроили электронный документооборот (ЭДО) только с налоговиками, внебюджетными фондами и некоторыми другими госорганами.

Почему же организации не спешат переходить на электронные документы с контрагентами? Ведь это упрощает взаимодействие, снижает как финансовые затраты на распечатывание и пересылку документов, так и трудозатраты.

Сложности обмена электронными документами

Проблема в том, что для этого нужно выполнить несколько условий.

Во-первых, надо заключить с контрагентами соглашения об электронном обмене документами. Но это как раз не сложно.

Во-вторых, придется потратиться на приобретение специального программного обеспечения и сертификатов ключей электронной подписи. Закон об электронной подписи (ЭП) предусматривает три вида подписей: простую, усиленную неквалифицированную и усиленную квалифицированную. По Закону к бумажному документу, подписанному собственноручной подписью, однозначно приравнивается лишь электронный документ, который подписан усиленной квалифицированной подписью. Тогда как документы, подписанные простой или неквалифицированной подписью, будут равноценны документу, составленному на бумаге и подписанному личной подписью, только если это установлено законом либо об этом договорились сами контрагентыЗакон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»

Статья 5
1. Видами электронных подписей... являются простая электронная подпись и усиленная электронная подпись. Различаются усиленная неквалифицированная электронная подпись... и усиленная квалифицированная электронная подпись...

Статья 6
1. Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если... законами... установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
2. Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных... законами... или соглашением между участниками электронного взаимодействия.
.

В Налоговом кодексе ничего не сказано о том, какую именно ЭП надо использовать для подписания первички, чтобы к ней в дальнейшем не было претензий при проверке. ФНС считает, что первичный электронный документ, подписанный даже простой или неквалифицированной подписью, равнозначен бумажному, но только если между контрагентами заключено об этом соответствующее соглашение. И в этом году Минфин наконец согласился с точкой зрения налоговиков, выпустив Письмо, разрешающее участникам ЭДО подписывать первичные документы любым видом ЭП, который они выберут и укажут в соглашении. Хотя в прошедшие годы финансисты неоднократно разъясняли: первичку необходимо подписывать исключительно квалифицированной ЭП, чтобы она считалась документом, подтверждающим расходы.

Однако сказанное не относится к счету-фактуре — этот документ в электронном формате без квалифицированной подписи не выставить, так как ее наличие прямо предусмотрено пунктом 9 статьи 169 НКСтатья 169 НК РФ
9. Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по [ТКС]... с применением усиленной квалифицированной электронной подписи устанавливается [Минфином]...

Письмо Минфина от 05.05.2015 № 07-01-06/25701
...организация может в целях бухгалтерского учета и налогообложения использовать при оформлении первичных учетных документов в электронном виде любой предусмотренный... законом «Об электронной подписи»... вид электронной подписи.
Что касается электронных документов, обращающихся в рамках соглашений между участниками электронного взаимодействия, то исходя из... закона [«Об электронной подписи»] подписанные простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью такие документы признаются для целей бухгалтерского учета и налогообложения равнозначными документу на бумажном носителе, подписанном собственно ручной подписью, в случаях, установленных указанным соглашением.

Письмо ФНС от 17.01.2014 № ПА-4-6/489
Вопрос: Подтверждают ли расходы документы, заверенные простой или неквалифицированной электронной подписью?
Ответ: ...при наличии юридически действительного соглашения хозяйствующие стороны могут организовать электронный документооборот, применяя простую и (или) усиленную неквалифицированную электронную подпись.
Налоговое законодательство предъявляет требование по применению квалифицированной электронной подписи для электронных счетов-фактур и при электронном взаимодействии с налоговыми органами (в том числе сдаче налоговой отчетности).
.

Так что если вы решитесь на электронный документооборот, то без покупки квалифицированной ЭП вам не обойтись.

Приобрести сертификат ключа ЭП и необходимое для его использования программное обеспечение можно в любом удостоверяющем центре, аккредитованном Минкомсвязи.

Для приобретения ЭП в удостоверяющий центр нужно подать определенный пакет документов (какой именно — можно прочитать на сайте того центра, в который вы планируете обратиться). А также заключить договор с центром, оформить заявку на электронную подпись и оплатить услуги удостоверяющего центра.

Приобрести свой сертификат ключа ЭП придется каждому из работников, чья подпись должна стоять на первичном документе. Также понадобится разработать внутренний документ, который будет регламентировать порядок получения работником ключа ЭП, правила его хранения, порядок применения, замены, аннулирования, а также порядок действий при компрометации ключа (они аналогичны действиям, выполняемым при потере банковской карты).

И наконец, программное обеспечение, используемое вами для обмена документами, подписанными ЭП, должно быть совместимо с ПО, используемым вашими контрагентами.

Если же электронный документооборот идет через оператора связи, то нужно, чтобы договоры и у вас, и у ваших контрагентов были заключены с одним и тем же оператором. Причем совсем без оператора связи не обойтись, так как счетами-фактурами в электронном формате можно обмениваться только с его помощью.

Дело в том, что если вы и ваш контрагент подключены к разным операторам, то для обмена электронными документами вам надо настроить роуминг. Роуминг в электронном документообороте — это обмен юридически значимыми электронными документами между пользователями сервисов разных операторов, и настраивается он индивидуально для каждой пары контрагентов, для чего необходимо подать заявку своему оператору.

Между некоторыми операторами на рынке ЭДО уже действуют несколько роуминговых соглашений. Сведения о них можно найти на сайте Некоммерческого партнерства «Разработчики и операторы систем электронных услуг» (НП «РОСЭУ»).

В то же время в ходе организации обмена документами между разными операторами могут возникнуть проблемы: ведь у каждой системы ЭДО своя «архитектура», и часто одни и те же функции у разных операторов реализованы разными средствами. В результате разработчикам приходится менять логику тех или иных процессов, чтобы они соответствовали предусмотренным технологией роуминга стандартам. Например, операторы, которые передают документы по сделке единым пакетом, вынуждены отказаться от этой схемы, потому что в роуминге каждый документ должен передаваться отдельно. Цены в роуминге для своих клиентов каждый провайдер устанавливает самостоятельно. Они зависят от договоренностей, достигнутых между операторами.

А пока роуминг не является распространенным явлением, один из наиболее простых вариантов — это подключиться к оператору вашего контрагента или предложить контрагенту подключиться к вашему оператору. Цены на услуги у всех сервисов находятся примерно на одном уровне, поэтому дополнительных расходов вы не понесете.

И даже если все эти условия выполняются (что само по себе маловероятно), вам все равно в некоторых случаях придется делать бумажные копии своих электронных документов. Например, при их истребовании налоговиками в ходе проверки. Потому что направить в ИФНС электронные документы можно, только если они составлены по форматам, утвержденным ФНССтатья 93 НК РФ
2. ...если истребуемые у налогоплательщика документы составлены в электронной форме по установленным [ФНС]... форматам, налогоплательщик вправе направить их в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.
.
А таких документов на сегодняшний день только три — это счет-фактура, акт выполненных работ и товарная накладная (форма № ТОРГ-12).

Остальные документы, составленные в электронном виде, придется распечатывать и представлять в инспекцию в виде заверенной копии с отметкой о подписании документа ЭППисьмо ФНС от 29.05.2013 № ЕД-4-3/9773@
...налогоплательщик может направить в налоговый орган документы, полученные в электронной форме, составленные по установленным ФНС... форматам, по телекоммуникационным каналам связи.
Если истребуемый у налогоплательщика документ составлен в электронном виде не по установленным форматам, представление документа производится на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии.

Письмо Минфина от 11.01.2012 № 03-02-07/1-1
Если истребуемый у налогоплательщика документ составлен в электронном виде не по установленным форматам, представление документа производится на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью...
.

Справка

Правила представления электронных документов по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи установлены Приказами ФНС от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@ и от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@.

Подробнее о представлении документов в ИФНС в электронном виде написано в статье «Когда налоговая просит документы... и не только» («Главная книга», 2015, № 7).

Совокупность всех этих факторов и приводит к тому, что электронный документооборот в хозяйственной практике пока остается экзотикой. Даже первичка по госконтрактам, которые заключаются на электронных площадках исключительно в электронной форме, составляется на бумаге.

В остальном же на электронную первичку распространяются те же правила, что и на бумажную.

Как ввести электронный документооборот

Электронный документооборот связан с внутренним документооборотом компании, ведением учета и составлением отчетности. Следовательно, если компания решила ввести систему ЭДО и электронной отчетности, это нужно отразить в учетной политике, а в положении о документообороте закрепить:

— в каких случаях документы составляются в электронном виде, а в каких — на бумаге;

— форматы электронных документов;

— порядок и место хранения электронных документов, виды носителей, на которых они хранятся.

Кстати, о хранении электронной первички. По срокам тут действуют те же правила, что и для бумажных документов. Но, помимо самих электронных документов, надо также сохранять документы, связанные с их изготовлением, и переписку по вопросам информационно-технического обеспечения системы ЭДО. Сроки их хранения можно найти в Перечне Минкультуры № 558Закон «О бухгалтерском учете»

Статья 29
2. Документы... связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.
.

Существуют специальные программные продукты, представляющие собой электронные архивы документов. Они позволяют систематизировать электронные документы и обеспечить к ним удобный доступ. Поэтому если срок хранения документов стандартный — 5 лет, то вы можете хранить их исключительно в электронном виде.

Но если срок хранения длительный, то их имеет смысл также распечатать и хранить на бумаге. Во-первых, со временем форматы документов и программное обеспечение, с помощью которого они созданы, могут измениться. И не исключено возникновение каких-либо сложностей с прочтением старых электронных документов. Во-вторых, могут устареть носители информации. Например, еще несколько лет назад компании активно пользовались дискетами, а сейчас трудно найти компьютер, у которого был бы разъем для чтения дискет. Наконец, с течением времени электронные носители информации могут сломаться или просто прийти в негодность.

Есть и альтернативный способ хранения электронных документов — в настоящее время услуги по их хранению предоставляют многие операторы электронного документооборота.

Справка

Описание рекомендуемой практики хранения деловой и иной информации в электронной форме содержит ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 «Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности».

На этом разрешите с вами попрощаться. Всего вам доброго и до новых встреч!

ИНДЕКСЫ
в России Индекс
потребительских цен

Используется
для индексации зарплаты

-0.54%
август 2017 г.
0
Минимальный
размер оплаты труда

Используется для
регулирования зарплаты

7 800

Примечание

История

ЕЖЕДНЕВНАЯ
НОВОСТНАЯ
РАССЫЛКА
ОПРОС
Как вы провели отпуск этим летом?
На даче (садовом участке, в деревне)
На Черном море (Крым, Кавказ и т.д.)
Путешествовал по другим регионам России, странам СНГ
Отдыхал за границей
Дома
Не было отпуска

РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Подписка на ГК