КАК РАЗРАБОТАТЬ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ БУХГАЛТЕРИИ?
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Статьи Консультации Семинары Конференции
Календари Калькуляторы Формы Справочники Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ
ПОПУЛЯРНЫЕ НОВОСТИ
ФНС рассказала о наиболее распространенных налоговых нарушениях

На сайте Налоговой службы появился свежий перечень нарушений законодательства о налогах и сборах, которые сотрудники инспекций выявляют чаще всего. < ... >

Появились списки работодателей, которых трудинспекторы будут навещать чаще других

На сайте Роструда опубликованы перечни работодателей, деятельность которых отнесена к категориям высокого и значительного риска. < ... >

4-ФСС опять изменилась

Соцстрах откорректировал форму расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам «на травматизм» (4-ФСС). < ... >

Телефонные мошенники, маскируясь под налоговиков, воруют деньги

ФНС узнала о случаях телефонного мошенничества, совершенных от имени Налоговой службы. Имейте в виду: инспекции не сообщают гражданам о налоговых задолженностях при помощи автоматического обзвона! < ... >

Работник обратился за соцвычетом в середине года: нужно ли пересчитать НДФЛ

Если сотрудник принес работодателю заявление на имущественный вычет по НДФЛ в течение года, например, в июне, пересчитать НДФЛ с учетом вычета нужно с начала календарного года. Т.е. НДФЛ за январь-май будет считаться излишне удержанным и должен быть возвращен работнику. Распространяется ли это правило на социальные вычеты (например, по расходам на лечение или обучение)? < ... >

Необоснованная налоговая выгода: утверждены основные принципы

Налоговый кодекс дополнен новой статьей 54.1, в которой прописано, в каких случаях уменьшение налоговой базы или суммы налога к уплате могут быть признаны неправомерными. < ... >

Счет-фактура обновлен: выясняем подробности

Форму счета-фактуры обновили с 01.07.2017. Об этом надо помнить не только продавцу, но и покупателю. Но это еще не все: в ближайшее время форма счета-фактуры опять может измениться. А вместе с ней — и книги покупок и продаж. < ... >

ТИПОВАЯ СИТУАЦИЯ™актуальна на 21 июля 2017 г.

КАК РАЗРАБОТАТЬ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ БУХГАЛТЕРИИ?

Номенклатура дел - это перечень заголовков (названий) дел, т.е. папок, в которые собраны документы определенного вида (например, товарные накладные, счета-фактуры, авансовые отчеты и т.п.), с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел нужна для того, чтобы обеспечить сохранность документов и быстроту их поиска .

Номенклатура дел бухгалтерии организации должна охватывать все документы, используемые ею для ведения учета и составления бухгалтерской, налоговой отчетности и отчетности по страховым взносам. В номенклатуру включаются документы, и созданные в самой организации (внутренние и исходящие документы), и полученные от других лиц (входящие документы) .

Если ваша бухгалтерия занимается не только бухгалтерским и налоговым учетом, но и кадровой работой, то номенклатура дел будет включать в себя и кадровые документы.

Чтобы разработать и утвердить номенклатуру дел, действуйте так.

1. Определите перечень видов документов, которые составляются, используются и хранятся в бухгалтерии.

2. Сформулируйте заголовки (названия) дел.

Заголовок дела - это описание документов, которые будут подшиваться в конкретную папку. Как правило, он включает в себя общее наименование документов, хранящихся в деле, их вид (например, входящие или исходящие), а также период их составления или получения (кроме дел с документами, которые составляются редко или используются более года, - так называемые переходящие дела).

Для краткого обозначения дела ему можно присвоить индекс (цифровой или буквенно-цифровой) .

Вместе с тем для удобства надпись на папке с документами может отличаться от заголовка дела и индекса. Например, заголовок дела со счетами-фактурами, выставленными при отгрузке товаров (работ, услуг) в 2017 г., может быть таким: "Счета-фактуры, выставленные при отгрузке в 2017 г.", а индекс - "СФ исх. отгр. 2017". Но если организация составляет много счетов-фактур, то на папках можно написать: "СФ исх. отгр. 2017 - I кв.", "СФ исх. отгр. 2017 - II кв." и т.д.

3. Определите сроки хранения дел. При этом документы, имеющие разные сроки хранения, лучше держать в разных папках.

4. Составьте номенклатуру дел и утвердите ее приказом руководителя организации.

Номенклатура дел составляется ежегодно - на каждый следующий год. При появлении новых наименований дел ее нужно дополнить приказом руководителя организации.

Если характер деятельности вашей организации не меняется, то номенклатура, которую вы будете утверждать на следующий год, может быть такой же, которую вы применяли в текущем году .

Обычно номенклатура дел - это таблица, содержащая пять граф:

1) индекс дела;

2) заголовок. В ней указывается полный заголовок дела;

3) количество дел. Эта графа должна заполняться только в конце года, когда станет известно точное количество папок с соответствующими документами, заведенных за год ;

4) срок хранения дела. Можно указать просто срок в годах: 4 года, 5 лет и т.д. Но удобнее проставлять дату, до которой должно храниться конкретное дело. Дополнительно в этой графе можно указать номера статей по Перечню или другому НПА, которым установлен срок хранения документов;

5) примечания. В этой графе делаются отметки о передаче дела в архив, об уничтожении документов при истечении сроков хранения, о переходе дела на следующий год и т.п. Если из общего срока хранения, установленного для находящихся в деле документов, для каких-то из них предусмотрены исключения, то в этой графе следует указать, в каких случаях применяются специальные сроки хранения.

Пример. Номенклатура дел бухгалтерии (фрагмент)

ИндексЗаголовок делаКоличество делСрок храненияПримечание
12345
ГБО 2017Годовая бухгалтерская отчетность за 2017 г.Постоянно
УПБухгалтерская и налоговая учетные политики (включая приложения и дополнения)5 лет (*)Переходящее * После года, в котором последний раз использовались для составления отчетности
НДокПоложение о бухгалтерском отделе, должностные инструкции работников бухгалтерского отдела3 года (*)Переходящее * После замены новыми
Приказ ЛС 2017Приказы по личному составу за 2017 г. (о приеме на работу, переводе, увольнении, премировании, предоставлении отпусков, в т.ч. "за вредность", по уходу за ребенком, без сохранения зарплаты, о направлении в командировки)75 лет (*)* О ежегодных оплачиваемых отпусках, учебных отпусках, краткосрочных командировках - 5 лет
ТДТрудовые договоры75 летПереходящее
КАССА 2017Кассовые документы (кассовая книга, приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты), составленные в 2017 г.5 лет
ИНВ 2017Документы по инвентаризации, проведенной в 2017 г. (акты, ведомости, описи)Постоянно (*)* Об инвентаризации товарно-материальных ценностей (движимом имуществе) - 5 лет
ТОРГ-12 вх. 2017Товарные накладные, полученные в 2017 г.5 лет
СФ вх. отгр. 2017Счета-фактуры на отгрузку, полученные в 2017 г.4 года
СФ вх. ав. 2017Счета-фактуры на выданные авансы, полученные в 2017 г.4 года
ТОРГ-12 исх. 2017Товарные накладные, составленные при отгрузке в 2017 г.5 лет
СФ исх. отгр. 2017Счета-фактуры на отгрузку, выставленные в 2017 г.4 года
СФ исх. ав. 2017Счета-фактуры на полученные авансы, выставленные в 2017 г.4 года
Т-49 2017Расчетно-платежные ведомости на выдачу заработной платы за 2017 г.5 лет (*)* При отсутствии лицевых счетов - 75 лет
НР НДФЛ 2017Налоговые регистры по НДФЛ за 2017 г.5 лет (*)* При отсутствии лицевых счетов - 75 лет
ЛВНТ 2017Листки временной нетрудоспособности, пособия по которым начислены в 2017 г.6 лет
ПД ОСПервичные документы по учету основных средств (акты о приеме-передаче ОС, инвентарные карточки учета ОС, акты о списании ОС)5 лет (*)Переходящее * После списания ОС (учета убытка от продажи ОС)

5. Ознакомьте с номенклатурой дел работников, которые составляют и используют в своей работе документы, с тем чтобы они руководствовались ею для формирования дел в течение года.

Связанные вопросы

Какие сроки установлены для хранения бухгалтерских документов (в т.ч. первичных, кассовых) и отчетности? >>>

Каков срок хранения счетов-фактур? >>>


.Сборник типовых ситуаций,2017-07-21.

Новостная рассылка для бухгалтера

Ежедневно мы отбираем важные для работы бухгалтера новости, экономя ваше время.

Получайте бесплатную рассылку бухгалтерских новостей на электронную почту.

МЫ ЦЕНИМ МНЕНИЕ ПРОФЕССИОНАЛОВ

Пожалуйста, оставьте ваш отзыв
о ТИПОВЫХ СИТУАЦИЯХ™
Я не получил (-а) ответа на свой вопрос, т. к. ожидал (-а) увидеть...
Я получил (-а) ответ на свой вопрос, но мне осталось непонятно...
Я полностью получил (-а) ответ на свой вопрос, спасибо вам!
Мы обновляем ТИПОВЫЕ СИТУАЦИИ™ ежедневно.
Ваше замечание мы учтем в очередном обновлении!
К вам можно обратиться:
Вам можно написать на:

ИНДЕКСЫ
в России Индекс
потребительских цен

Используется
для индексации зарплаты

0.61%
июнь 2017 г.
0
Минимальный
размер оплаты труда

Используется для
регулирования зарплаты

7 800

Примечание

История

ЕЖЕДНЕВНАЯ
НОВОСТНАЯ
РАССЫЛКА
ОПРОС
Принимаете ли вы на работу студентов и старшеклассников на работу в летний период?
Нет, не принимаем
Только от 18-ти, чтобы без медосмотров и на полный график
Только тех, кто будет работать и после 1 сентября, иначе нерентабельно обучать
Принимаем с удовольствием

РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Подписка на ГК_2017
БЛИЖАЙШИЕ БУХГАЛТЕРСКИЕ МЕРОПРИЯТИЯ
Информации о мероприятиях в данный момент нет