КАК РАЗРАБОТАТЬ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ БУХГАЛТЕРИИ?
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Статьи Консультации Семинары Конференции
Календари Калькуляторы Формы Справочники Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ
ПОПУЛЯРНЫЕ НОВОСТИ
Контрольные соотношения по НДС откорректировали

ФНС отредактировала контрольные соотношения показателей декларации по НДС. Это связано со вступлением в силу приказа, внесшего поправки в бланк НДС-отчетности. < ... >

Физлицо покупает товары через eBay: нужно ли ему платить НДС

В случае, когда «физик», не зарегистрированный в качестве ИП, приобретает товары с использованием заграничного интернет-сервиса (например, eBay), обязанности налогового агента по НДС на него не возлагаются. < ... >

Платежки по взносам: основные ошибки

В преддверии очередного срока уплаты страховых взносов налоговики решили обратить внимание плательщиков на наиболее распространенные ошибки, допускаемые при заполнении платежных поручений на перечисление взносов в бюджет. < ... >

Сдаем 6-НДФЛ за I квартал 2017 года

Из-за майских праздников крайний срок сдачи расчета 6-НДФЛ за I квартал 2017 года выпадает на 2 мая. < ... >

Расчет по взносам: самая распространенная ошибка

Впервые сдать в ИФНС новый единый расчет по взносам нужно не позднее 2 мая. Однако уже сейчас стало известно, какую ошибку в заполнении отчетности страхователи допускают особенно часто. < ... >

Инспекции просят сдавать расчет по взносам заранее

Отчетная кампания по страховым взносам только началась, а уже стало известно о первых проблемах. Отправленные расчеты не принимают из-за несоответствия СНИЛС. Как выяснилось, это системная ошибка и, чтобы выявить масштабы бедствия и принять меры по ее устранению, ИФНС обращаются к плательщикам с просьбой не тянуть с представлением расчета до последнего. < ... >

Переплату по взносам за периоды до 2017 года можно только вернуть

Да и то при условии, что у страхователя нет недоимки по страховым взносам за истекшие до 01.01.2017 года периоды. А зачесть старые переплаты в счет будущих платежей или погашения задолженности – нельзя вовсе. < ... >

ТИПОВАЯ СИТУАЦИЯ™актуальна на 26 апреля 2017 г.

КАК РАЗРАБОТАТЬ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ БУХГАЛТЕРИИ?

Номенклатура дел - это перечень заголовков (названий) дел, т.е. папок, в которые собраны документы определенного вида (например, товарные накладные, счета-фактуры, авансовые отчеты и т.п.), с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел нужна для того, чтобы обеспечить сохранность документов и быстроту их поиска .

Номенклатура дел бухгалтерии организации должна охватывать все документы, используемые ею для ведения учета и составления бухгалтерской, налоговой отчетности и отчетности по страховым взносам. В номенклатуру включаются документы, и созданные в самой организации (внутренние и исходящие документы), и полученные от других лиц (входящие документы) .

Если ваша бухгалтерия занимается не только бухгалтерским и налоговым учетом, но и кадровой работой, то номенклатура дел будет включать в себя и кадровые документы.

Чтобы разработать и утвердить номенклатуру дел, действуйте так.

1. Определите перечень видов документов, которые составляются, используются и хранятся в бухгалтерии.

2. Сформулируйте заголовки (названия) дел.

Заголовок дела - это описание документов, которые будут подшиваться в конкретную папку. Как правило, он включает в себя общее наименование документов, хранящихся в деле, их вид (например, входящие или исходящие), а также период их составления или получения (кроме дел с документами, которые составляются редко или используются более года, - так называемые переходящие дела).

Для краткого обозначения дела ему можно присвоить индекс (цифровой или буквенно-цифровой) .

Вместе с тем для удобства надпись на папке с документами может отличаться от заголовка дела и индекса. Например, заголовок дела со счетами-фактурами, выставленными при отгрузке товаров (работ, услуг) в 2017 г., может быть таким: "Счета-фактуры, выставленные при отгрузке в 2017 г.", а индекс - "СФ исх. отгр. 2017". Но если организация составляет много счетов-фактур, то на папках можно написать: "СФ исх. отгр. 2017 - I кв.", "СФ исх. отгр. 2017 - II кв." и т.д.

3. Определите сроки хранения дел. При этом документы, имеющие разные сроки хранения, лучше держать в разных папках.

4. Составьте номенклатуру дел и утвердите ее приказом руководителя организации.

Номенклатура дел составляется ежегодно - на каждый следующий год. При появлении новых наименований дел ее нужно дополнить приказом руководителя организации.

Если характер деятельности вашей организации не меняется, то номенклатура, которую вы будете утверждать на следующий год, может быть такой же, которую вы применяли в текущем году .

Обычно номенклатура дел - это таблица, содержащая пять граф:

1) индекс дела;

2) заголовок. В ней указывается полный заголовок дела;

3) количество дел. Эта графа должна заполняться только в конце года, когда станет известно точное количество папок с соответствующими документами, заведенных за год ;

4) срок хранения дела. Можно указать просто срок в годах: 4 года, 5 лет и т.д. Но удобнее проставлять дату, до которой должно храниться конкретное дело. Дополнительно в этой графе можно указать номера статей по Перечню или другому НПА, которым установлен срок хранения документов;

5) примечания. В этой графе делаются отметки о передаче дела в архив, об уничтожении документов при истечении сроков хранения, о переходе дела на следующий год и т.п. Если из общего срока хранения, установленного для находящихся в деле документов, для каких-то из них предусмотрены исключения, то в этой графе следует указать, в каких случаях применяются специальные сроки хранения.

Пример. Номенклатура дел бухгалтерии (фрагмент)

ИндексЗаголовок делаКоличество делСрок храненияПримечание
12345
ГБО 2017Годовая бухгалтерская отчетность за 2017 г.Постоянно
УПБухгалтерская и налоговая учетные политики (включая приложения и дополнения)5 лет (*)Переходящее * После года, в котором последний раз использовались для составления отчетности
НДокПоложение о бухгалтерском отделе, должностные инструкции работников бухгалтерского отдела3 года (*)Переходящее * После замены новыми
Приказ ЛС 2017Приказы по личному составу за 2017 г. (о приеме на работу, переводе, увольнении, премировании, предоставлении отпусков, в т.ч. "за вредность", по уходу за ребенком, без сохранения зарплаты, о направлении в командировки)75 лет (*)* О ежегодных оплачиваемых отпусках, учебных отпусках, краткосрочных командировках - 5 лет
ТДТрудовые договоры75 летПереходящее
КАССА 2017Кассовые документы (кассовая книга, приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты), составленные в 2017 г.5 лет
ИНВ 2017Документы по инвентаризации, проведенной в 2017 г. (акты, ведомости, описи)Постоянно (*)* Об инвентаризации товарно-материальных ценностей (движимом имуществе) - 5 лет
ТОРГ-12 вх. 2017Товарные накладные, полученные в 2017 г.5 лет
СФ вх. отгр. 2017Счета-фактуры на отгрузку, полученные в 2017 г.4 года
СФ вх. ав. 2017Счета-фактуры на выданные авансы, полученные в 2017 г.4 года
ТОРГ-12 исх. 2017Товарные накладные, составленные при отгрузке в 2017 г.5 лет
СФ исх. отгр. 2017Счета-фактуры на отгрузку, выставленные в 2017 г.4 года
СФ исх. ав. 2017Счета-фактуры на полученные авансы, выставленные в 2017 г.4 года
Т-49 2017Расчетно-платежные ведомости на выдачу заработной платы за 2017 г.5 лет (*)* При отсутствии лицевых счетов - 75 лет
НР НДФЛ 2017Налоговые регистры по НДФЛ за 2017 г.5 лет (*)* При отсутствии лицевых счетов - 75 лет
ЛВНТ 2017Листки временной нетрудоспособности, пособия по которым начислены в 2017 г.6 лет
ПД ОСПервичные документы по учету основных средств (акты о приеме-передаче ОС, инвентарные карточки учета ОС, акты о списании ОС)5 лет (*)Переходящее * После списания ОС (учета убытка от продажи ОС)

5. Ознакомьте с номенклатурой дел работников, которые составляют и используют в своей работе документы, с тем чтобы они руководствовались ею для формирования дел в течение года.

Связанные вопросы

Какие сроки установлены для хранения бухгалтерских документов (в т.ч. первичных, кассовых) и отчетности? >>>

Каков срок хранения счетов-фактур? >>>


.Сборник типовых ситуаций,2017-04-26.

Новостная рассылка для бухгалтера

Ежедневно мы отбираем важные для работы бухгалтера новости, экономя ваше время.

Получайте бесплатную рассылку бухгалтерских новостей на электронную почту.

МЫ ЦЕНИМ МНЕНИЕ ПРОФЕССИОНАЛОВ

Пожалуйста, оставьте ваш отзыв
о ТИПОВЫХ СИТУАЦИЯХ™
Я не получил (-а) ответа на свой вопрос, т. к. ожидал (-а) увидеть...
Я получил (-а) ответ на свой вопрос, но мне осталось непонятно...
Я полностью получил (-а) ответ на свой вопрос, спасибо вам!
Мы обновляем ТИПОВЫЕ СИТУАЦИИ™ ежедневно.
Ваше замечание мы учтем в очередном обновлении!
К вам можно обратиться:
Вам можно написать на:

ИНДЕКСЫ
в России Индекс
потребительских цен

Используется
для индексации зарплаты

0.13%
март 2017 г.
0
ОПРОС
Блокировали ли налоговики ваши банковские счета за то, что вы не отправили квитанцию о приеме электронных документов из ИФНС?
Да
Нет, мы всегда своевременно направляем квитанцию о приеме документа
Нет, хотя мы иногда забываем направить квитанцию
Нет, мы не подаем отчетность в электронном виде по ТКС

ЕЖЕДНЕВНАЯ
НОВОСТНАЯ
РАССЫЛКА
РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Подписка на ГК_2017Практикум «Сближение учетных правил. МСФО и ПБУ: сверяем стандарты»
БЛИЖАЙШИЕ БУХГАЛТЕРСКИЕ МЕРОПРИЯТИЯ
11.03.2017

Обучение МСФО. ДипИФР. Весна 2017., Компания "Профессиональная Арена"

17.04.2017

Конкурс «Кадровик Дона», РИЦ «Информ-Групп»

22.05.2017

«Неделя кадровика» в Красноярске, компания «ИСКРА», региональный представитель Общероссийской сети КонсультантПлюс.