КАК РАЗРАБОТАТЬ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ БУХГАЛТЕРИИ?
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Статьи Консультации Семинары Конференции
Календари Калькуляторы Формы Справочники Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ
ПОПУЛЯРНЫЕ НОВОСТИ
Страховые взносы ИП за себя: налоговики подготовили памятку по расчету

Индивидуальные предприниматели независимо от применяемой системы налогообложения обязаны уплачивать взносы за себя на ОПС и ОМС. Налоговая служба напомнила основные положения, связанные с исчислением таких взносов. < ... >

Основной вид деятельности подтверждаем все-таки со старыми ОКВЭД

Наконец-то устранена неопределенность по вопросам заполнения и срока представления документов для подтверждения основного вида деятельности для взносов «на травматизм» на 2017 год. Исчерпывающие разъяснения мы получили от Департамента страхования профессиональных рисков ФСС. < ... >

Оформление работников как ИП – опасная схема уклонения от НДФЛ

Если компания для экономии на налогах, вместо того, чтобы набрать штат работников, заключила с несколькими ИП договоры на оказание услуг, налоговики все равно могут признать работу таких ИП трудовой деятельностью и привлечь хитрого работодателя к ответственности за уклонение от обязанностей налогового агента по НДФЛ. < ... >

Электронную 4-ФСС за I квартал отправляем по новому формату

Соцстрах наконец-то утвердил электронный формат обновленного расчета 4-ФСС. Напомним, что в связи с тем, что с этого года в ведении Фонда остались только взносы «на травматизм», расчет значительно «похудел». < ... >

Какую бухотчетность «малыши» должны сдавать в ИФНС

Все организации, независимо от применяемого режима налогообложения, обязаны раз в год представлять в налоговую инспекцию бухгалтерскую (финансовую) отчетность. Для представителей малого бизнеса состав отчетности зависит от выбранного способа ведения бухучета. < ... >

Сдаем бухгалтерскую отчетность за 2016 год

Не позднее 31 марта все организации независимо от режима налогообложения должны сдать бухгалтерскую отчетность – 2016 в ИФНС и в отделение Росстат. < ... >

Страховые взносы-2017: контрольные соотношения к расчету и памятка «про все»

Налоговики опубликовали контрольные соотношения для проверки правильности заполнения нового единого расчета по страховым взносам, а также в краткой форме рассказали страхователям об основных моментах нового порядка уплаты взносов. < ... >

ТИПОВАЯ СИТУАЦИЯ™актуальна на 24 марта 2017 г.

КАК РАЗРАБОТАТЬ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ БУХГАЛТЕРИИ?

Номенклатура дел - это перечень заголовков (названий) дел, т.е. папок, в которые собраны документы определенного вида (например, товарные накладные, счета-фактуры, авансовые отчеты и т.п.), с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел нужна для того, чтобы обеспечить сохранность документов и быстроту их поиска .

Номенклатура дел бухгалтерии организации должна охватывать все документы, используемые ею для ведения учета и составления бухгалтерской, налоговой отчетности и отчетности по страховым взносам. В номенклатуру включаются документы, и созданные в самой организации (внутренние и исходящие документы), и полученные от других лиц (входящие документы) .

Если ваша бухгалтерия занимается не только бухгалтерским и налоговым учетом, но и кадровой работой, то номенклатура дел будет включать в себя и кадровые документы.

Чтобы разработать и утвердить номенклатуру дел, действуйте так.

1. Определите перечень видов документов, которые составляются, используются и хранятся в бухгалтерии.

2. Сформулируйте заголовки (названия) дел.

Заголовок дела - это описание документов, которые будут подшиваться в конкретную папку. Как правило, он включает в себя общее наименование документов, хранящихся в деле, их вид (например, входящие или исходящие), а также период их составления или получения (кроме дел с документами, которые составляются редко или используются более года, - так называемые переходящие дела).

Для краткого обозначения дела ему можно присвоить индекс (цифровой или буквенно-цифровой) .

Вместе с тем для удобства надпись на папке с документами может отличаться от заголовка дела и индекса. Например, заголовок дела со счетами-фактурами, выставленными при отгрузке товаров (работ, услуг) в 2017 г., может быть таким: "Счета-фактуры, выставленные при отгрузке в 2017 г.", а индекс - "СФ исх. отгр. 2017". Но если организация составляет много счетов-фактур, то на папках можно написать: "СФ исх. отгр. 2017 - I кв.", "СФ исх. отгр. 2017 - II кв." и т.д.

3. Определите сроки хранения дел. При этом документы, имеющие разные сроки хранения, лучше держать в разных папках.

4. Составьте номенклатуру дел и утвердите ее приказом руководителя организации.

Номенклатура дел составляется ежегодно - на каждый следующий год. При появлении новых наименований дел ее нужно дополнить приказом руководителя организации.

Если характер деятельности вашей организации не меняется, то номенклатура, которую вы будете утверждать на следующий год, может быть такой же, которую вы применяли в текущем году .

Обычно номенклатура дел - это таблица, содержащая пять граф:

1) индекс дела;

2) заголовок. В ней указывается полный заголовок дела;

3) количество дел. Эта графа должна заполняться только в конце года, когда станет известно точное количество папок с соответствующими документами, заведенных за год ;

4) срок хранения дела. Можно указать просто срок в годах: 4 года, 5 лет и т.д. Но удобнее проставлять дату, до которой должно храниться конкретное дело. Дополнительно в этой графе можно указать номера статей по Перечню или другому НПА, которым установлен срок хранения документов;

5) примечания. В этой графе делаются отметки о передаче дела в архив, об уничтожении документов при истечении сроков хранения, о переходе дела на следующий год и т.п. Если из общего срока хранения, установленного для находящихся в деле документов, для каких-то из них предусмотрены исключения, то в этой графе следует указать, в каких случаях применяются специальные сроки хранения.

Пример. Номенклатура дел бухгалтерии (фрагмент)

ИндексЗаголовок делаКоличество делСрок храненияПримечание
12345
ГБО 2017Годовая бухгалтерская отчетность за 2017 г.Постоянно
УПБухгалтерская и налоговая учетные политики (включая приложения и дополнения)5 лет (*)Переходящее * После года, в котором последний раз использовались для составления отчетности
НДокПоложение о бухгалтерском отделе, должностные инструкции работников бухгалтерского отдела3 года (*)Переходящее * После замены новыми
Приказ ЛС 2017Приказы по личному составу за 2017 г. (о приеме на работу, переводе, увольнении, премировании, предоставлении отпусков, в т.ч. "за вредность", по уходу за ребенком, без сохранения зарплаты, о направлении в командировки)75 лет (*)* О ежегодных оплачиваемых отпусках, учебных отпусках, краткосрочных командировках - 5 лет
ТДТрудовые договоры75 летПереходящее
КАССА 2017Кассовые документы (кассовая книга, приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты), составленные в 2017 г.5 лет
ИНВ 2017Документы по инвентаризации, проведенной в 2017 г. (акты, ведомости, описи)Постоянно (*)* Об инвентаризации товарно-материальных ценностей (движимом имуществе) - 5 лет
ТОРГ-12 вх. 2017Товарные накладные, полученные в 2017 г.5 лет
СФ вх. отгр. 2017Счета-фактуры на отгрузку, полученные в 2017 г.4 года
СФ вх. ав. 2017Счета-фактуры на выданные авансы, полученные в 2017 г.4 года
ТОРГ-12 исх. 2017Товарные накладные, составленные при отгрузке в 2017 г.5 лет
СФ исх. отгр. 2017Счета-фактуры на отгрузку, выставленные в 2017 г.4 года
СФ исх. ав. 2017Счета-фактуры на полученные авансы, выставленные в 2017 г.4 года
Т-49 2017Расчетно-платежные ведомости на выдачу заработной платы за 2017 г.5 лет (*)* При отсутствии лицевых счетов - 75 лет
НР НДФЛ 2017Налоговые регистры по НДФЛ за 2017 г.5 лет (*)* При отсутствии лицевых счетов - 75 лет
ЛВНТ 2017Листки временной нетрудоспособности, пособия по которым начислены в 2017 г.6 лет
ПД ОСПервичные документы по учету основных средств (акты о приеме-передаче ОС, инвентарные карточки учета ОС, акты о списании ОС)5 лет (*)Переходящее * После списания ОС (учета убытка от продажи ОС)

5. Ознакомьте с номенклатурой дел работников, которые составляют и используют в своей работе документы, с тем чтобы они руководствовались ею для формирования дел в течение года.

Связанные вопросы

Какие сроки установлены для хранения бухгалтерских документов (в т.ч. первичных, кассовых) и отчетности? >>>

Каков срок хранения счетов-фактур? >>>


.Сборник типовых ситуаций,2017-03-24.

Новостная рассылка для бухгалтера

Ежедневно мы отбираем важные для работы бухгалтера новости, экономя ваше время.

Получайте бесплатную рассылку бухгалтерских новостей на электронную почту.

МЫ ЦЕНИМ МНЕНИЕ ПРОФЕССИОНАЛОВ

Пожалуйста, оставьте ваш отзыв
о ТИПОВЫХ СИТУАЦИЯХ™
Я не получил (-а) ответа на свой вопрос, т. к. ожидал (-а) увидеть...
Я получил (-а) ответ на свой вопрос, но мне осталось непонятно...
Я полностью получил (-а) ответ на свой вопрос, спасибо вам!
Мы обновляем ТИПОВЫЕ СИТУАЦИИ™ ежедневно.
Ваше замечание мы учтем в очередном обновлении!
К вам можно обратиться:
Вам можно написать на:

ИНДЕКСЫ
в России Индекс
потребительских цен

Используется
для индексации зарплаты

0.22%
февраль 2017 г.
0
Минимальный
размер оплаты труда

Используется для
регулирования зарплаты

7 500

Примечание

История

ОПРОС
Как вы показали в справках 2-НДФЛ за 2016 год «производственные» премии, выплаченные вместе с зарплатой?
Одной суммой с зарплатой с кодом 2000
Отдельно с кодом 2002 за тот месяц, за работу в котором была начислена премия
Отдельно с кодом 2002 за месяц выплаты премии

ЕЖЕДНЕВНАЯ
НОВОСТНАЯ
РАССЫЛКА
РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
VIII открытая ежегодная Налоговая неделяПодписка на ГК_2017
БЛИЖАЙШИЕ БУХГАЛТЕРСКИЕ МЕРОПРИЯТИЯ
11.03.2017

Обучение МСФО. ДипИФР. Весна 2017., Компания "Профессиональная Арена"

03.04.2017

VIII ежегодная открытая Налоговая неделя, Палата налоговых консультантов

12.04.2017

XVI Открытая конференция «Бухгалтерский учет, налог на прибыль и НДС в 2017 году», Единый центр правовой поддержки «Ю-Софт»