Когда и как уничтожать бухгалтерские документы
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Статьи Консультации Семинары Конференции
Календари Калькуляторы Формы Справочники Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ
ПОПУЛЯРНЫЕ НОВОСТИ
Ввозить в страну заграничные гостинцы станет сложнее

С 01.01.2019 устанавливаются более жесткие правила беспошлинного ввоза в РФ из-за границы товаров для личного пользования. < ... >

Очередная метаморфоза 2-НДФЛ

Налоговая служба утвердила новую форму справки 2-НДФЛ. Применять эту форму налоговые агенты должны будут начиная с представления сведений за 2018 год. Чем же новая справка отличается от ныне действующей? < ... >

Ненормированный рабочий день не предполагает работу в выходные

Даже если сотрудник трудится в режиме ненормированного рабочего дня, за привлечение его к работе в выходные и праздники работодатель должен доплачивать ему дополнительно. < ... >

Пособие по уходу за ребенком выплачивать частями нельзя

Работодатель не вправе разбить ежемесячное пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет на две части и выплачивать часть пособия в аванс, а часть при окончательном расчете с сотрудниками за месяц. < ... >

Оборудование поставляется частями: как определить дату отгрузки

Если крупногабаритное оборудование из-за большого веса поставляется покупателю частями, дата его отгрузки в НДС-целях определяется по последней поставке. < ... >

ФНС отозвала инструкцию по выявлению «нарисованной» отчетности

Летом 2018 года Налоговая служба направила территориальным инспекциям письмо, в котором содержалась инструкция по аннулированию деклараций по НДС и налогу на прибыль. Теперь ФНС решила отменить этот документ. < ... >

ИП-упрощенцу нужно следить за стоимостью ОС

Если стоимость основных средств ИП на УСН превысила уставленный лимит, он утрачивает право на спецрежим. < ... >

ТИПОВАЯ СИТУАЦИЯ™ актуальна на 16 ноября 2018 г.

Когда и как уничтожать бухгалтерские документы

Бухгалтерские документы можно уничтожить в году, следующем за тем, в котором истек установленный для них срок хранения .

Чтобы определить, какие документы уже можно уничтожить, надо провести экспертизу имеющихся в организации документов. Это делает экспертная комиссия, которая создается приказом руководителя организации. В состав комиссии следует включить работников, которые знают установленные законодательством сроки хранения бухгалтерских документов и понимают, как документы используются при составлении отчетности. Например, членами комиссии могут быть сотрудники, работающие в бухгалтерии или занимающиеся делопроизводством .

В организации может быть сформирована и постоянно действующая экспертная комиссия.

Пример. Приказ о создании постоянно действующей экспертной комиссии

ООО "Альфа"
ПРИКАЗ
о создании постоянно действующей комиссии по экспертизе
документов, образующихся в процессе деятельности
ООО "Альфа"

30.01.2018 N 32

Для определения сроков хранения документов, отбора документов на архивное хранение или уничтожение в связи с истечением срока хранения, создать постоянно действующую экспертную комиссию в составе:

председателя комиссии - Никаноровой Е.А., главного бухгалтера;
членов комиссии - Потапова А.Н., менеджера;
                - Петровой Е.П., бухгалтера.

Генеральный директор Иванов Иванов И.И.

С приказом ознакомлены:

Главный бухгалтер Никанорова Никанорова Е.А.

30.01.2018

Менеджер Потапов Потапов А.Н.

30.01.2018

Бухгалтер Петрова Петрова Е.П.

30.01.2018

Процедура уничтожения документов такова. Член экспертной комиссии, которому поручено отобрать документы на уничтожение, выясняет, у каких из них истек срок хранения по состоянию на 1 января текущего года, и включает их в акт о выделении к уничтожению документов по форме, приведенной в Правилах хранения документов . В акте надо указать:

  • заголовки дел (т.е. сгруппированных в папки документов, объединенных общими признаками);
  • период составления документов, содержащихся в конкретном деле;
  • количество дел;
  • сроки хранения дел со ссылкой на соответствующие статьи Перечня, утв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010 N 558.

Акт о выделении к уничтожению документов подписывается экспертной комиссией и утверждается руководителем организации . После этого документы, перечисленные в акте, можно уничтожить .

Пример. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

ООО "Альфа"

УТВЕРЖДАЮ:

Генеральный директор

Иванов

09.02.2018

Иванов И.И.

АКТ
о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

09.02.2018 N 1

На основании Федерального закона "О бухгалтерском учете" от 06.12.2011 N 402-ФЗ и Перечня типовых управленческих архивных документов, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, отобраны к уничтожению следующие документы ООО "Альфа" с истекшими сроками хранения:

N п/пЗаголовок дела (групповой заголовок документов)Период составленияКол-во делСрок хранения, лет
1Кассовые документы и кассовая книга01.01.2012 - 31.12.201225
2Авансовые отчеты и приложения к ним01.01.2012 - 31.12.201235
3Товарные накладные входящие01.01.2012 - 31.12.201255
4Товарные накладные исходящие01.01.2012 - 31.12.201225

Итого: 12 (двенадцать) дел за 2012 г.

Акт составлен экспертной комиссией в составе:
председатель
комиссии        - главный бухгалтер        Никанорова       Никанорова Е.А.
членов комиссии - менеджер                  Потапов            Потапов А.Н.
                - бухгалтер                 Петрова            Петрова Е.П.

Уничтожить документы можно любым из следующих способов:

  • самостоятельно (например, с помощью шредера). В этом случае составьте акт об уничтожении документов, в котором зафиксируйте, какие документы, в каком количестве и каким способом были уничтожены. Акт подписывают работники, участвовавшие в процессе уничтожения (это могут быть члены экспертной комиссии), и утверждает руководитель организации;
  • передав на уничтожение (утилизацию) в специализированную организацию. Документы передаются ей по накладной, в которой должно быть указано количество переданных для уничтожения документов (дел, папок с документами) и их вес . Акт об уничтожении документов оформляет сама специализированная организация.
Пример. Акт об уничтожении документов
                                ООО "Альфа"
                                                                 УТВЕРЖДАЮ:
                                                       Генеральный директор
                                                                Иванов
                                                                 13.02.2018
                                                                Иванов И.И.
                                    АКТ
                         об уничтожении документов
13.02.2018                                                              N 1
Экспертная комиссия в составе:
председателя комиссии - Никаноровой Е.А., главного бухгалтера
членов комиссии - Потапова А.Н., менеджера
                - Петровой Е.П., бухгалтера
составила  настоящий  акт о том, что документы ООО "Альфа", перечисленные в
Акте  от 09.02.2018 N 1 о выделении к уничтожению документов, не подлежащих
хранению,  в  количестве 12 (двенадцать) дел уничтожены путем измельчения в
шредере.
Председатель
комиссии         - главный бухгалтер        Никанорова      Никанорова Е.А.
Члены комиссии   - менеджер                   Потапов          Потапов А.Н.
                 - бухгалтер                  Петрова          Петрова Е.П.


Новостная рассылка для бухгалтера

Ежедневно мы отбираем важные для работы бухгалтера новости, экономя ваше время.

Получайте бесплатную рассылку бухгалтерских новостей на электронную почту.

МЫ ЦЕНИМ МНЕНИЕ ПРОФЕССИОНАЛОВ

Пожалуйста, оставьте ваш отзыв
о ТИПОВЫХ СИТУАЦИЯХ™
Я не получил (-а) ответа на свой вопрос, т. к. ожидал (-а) увидеть...
Я получил (-а) ответ на свой вопрос, но мне осталось непонятно...
Я полностью получил (-а) ответ на свой вопрос, спасибо вам!
Мы обновляем ТИПОВЫЕ СИТУАЦИИ™ ежедневно.
Ваше замечание мы учтем в очередном обновлении!
К вам можно обратиться:
Вам можно написать на:



	
	
	
	
ИНДЕКСЫ
Москва Индекс
потребительских цен

Используется
для индексации зарплаты

0.23%
октябрь 2018 г.
45000000
МРОТ
по регионам

Используется для
регулирования зарплаты

18 781

Примечание

История


Ставка
рефинансирования

Используется для
расчёта отдельных показателей

7.5%

История

ЕЖЕДНЕВНАЯ
НОВОСТНАЯ
РАССЫЛКА
ОПРОС
Как вы предпочитаете направлять в ИФНС заявление о зачете налоговой переплаты?
По телекоммуникационным каналам связи
Через личный кабинет налогоплательщика
Лично приносим в налоговую
По почте

РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Такском- ноябрьПодписка на ГК