Когда и как уничтожать бухгалтерские документы
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Статьи Консультации Семинары Конференции
Календари Калькуляторы Формы Справочники Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ
ПОПУЛЯРНЫЕ НОВОСТИ
Ликвидация организации: что делать с налоговой переплатой

Собственники ликвидируемой компании не могут претендовать на то, чтобы сумму излишне уплаченных фирмой налогов или взносов вернули им. < ... >

Фото для пропуска работодатель должен просить у работника письменно

Чтобы разместить на рабочем пропуске фото сотрудника, организация должна запросить его согласие на обработку персональных данных. < ... >

СЗВ-СТАЖ и РСВ: данные сверены, готовятся списки «должников»

Налоговики и сотрудники ПФР провели сверку сведений, содержащихся в представленных компаниями и ИП отчетах по форме СЗВ-СТАЖ и расчетах по страховым взносам. Скоро работодателям начнут приходить письма о расхождениях. < ... >

Неявка на работу – не всегда прогул

Работник заболел, но не предупредил об этом работодателя и не выходит на связь. Может ли работодатель в подобной ситуации засчитать работнику прогул со всеми вытекающими последствиями? < ... >

Неточный адрес – повод для отказа в регистрации юрлица

Если в заявлении на регистрацию организации не указан номер офиса, налоговики вправе отказаться регистрировать компанию. < ... >

Подарок от бабушки не облагается НДФЛ

Доходы гражданина в виде стоимости недвижимости, полученной в качестве подарка от члена семьи или близкого родственника, освобождаются от обложения НДФЛ. < ... >

Зарплата за апрель: не ошибитесь в дате перечисления НДФЛ из-за майских праздников

В нынешнем году первая «порция» майских праздников будет длиться 4 дня (с 29 апреля по 2 мая включительно). Если в вашей компании день выплаты зарплаты – 1-е или 2-е число, выдать апрельскую зарплату придется досрочно – 28 апреля. В этот же день нужно удержать и зарплатный НДФЛ. < ... >

ТИПОВАЯ СИТУАЦИЯ™ актуальна на 24 мая 2018 г.

Когда и как уничтожать бухгалтерские документы

Бухгалтерские документы можно уничтожить в году, следующем за тем, в котором истек установленный для них срок хранения .

Чтобы определить, какие документы уже можно уничтожить, надо провести экспертизу имеющихся в организации документов. Это делает экспертная комиссия, которая создается приказом руководителя организации. В состав комиссии следует включить работников, которые знают установленные законодательством сроки хранения бухгалтерских документов и понимают, как документы используются при составлении отчетности. Например, членами комиссии могут быть сотрудники, работающие в бухгалтерии или занимающиеся делопроизводством .

В организации может быть сформирована и постоянно действующая экспертная комиссия.

Пример. Приказ о создании постоянно действующей экспертной комиссии
                                ООО "Альфа"
                                  ПРИКАЗ
          о создании постоянно действующей комиссии по экспертизе
             документов, образующихся в процессе деятельности
                                ООО "Альфа"
30.01.2018                                                             N 32
Для  определения  сроков хранения документов, отбора документов на архивное
хранение  или  уничтожение  в  связи  с  истечением срока хранения, создать
постоянно действующую экспертную комиссию в составе:
председателя комиссии - Никаноровой Е.А., главного бухгалтера;
членов комиссии - Потапова А.Н., менеджера
                - Петровой Е.П., бухгалтера.
Генеральный директор                   Иванов                   Иванов И.И.
С приказом ознакомлены:
Главный бухгалтер                    Никанорова             Никанорова Е.А.
                                    30.01.2018
Менеджер                              Потапов                  Потапов А.Н.
                                    30.01.2018
Бухгалтер                             Петрова                  Петрова Е.П.
                                    30.01.2018

Процедура уничтожения документов такова. Член экспертной комиссии, которому поручено отобрать документы на уничтожение, выясняет, у каких из них истек срок хранения по состоянию на 1 января текущего года, и включает их в акт о выделении к уничтожению документов по форме, приведенной в Правилах хранения документов . В акте надо указать:

  • заголовки дел (т.е. сгруппированных в папки документов, объединенных общими признаками);
  • период составления документов, содержащихся в конкретном деле;
  • количество дел;
  • сроки хранения дел со ссылкой на соответствующие статьи Перечня, утв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010 N 558.

Акт о выделении к уничтожению документов подписывается экспертной комиссией и утверждается руководителем организации . После этого документы, перечисленные в акте, можно уничтожить .

Пример. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
                                ООО "Альфа"
                                                                 УТВЕРЖДАЮ:
                                                       Генеральный директор
                                                                Иванов
                                                                 09.02.2018
                                                                Иванов И.И.
                                    АКТ
        о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
09.02.2018                                                              N 1
На  основании  Федерального  закона  "О  бухгалтерском учете" от 06.12.2011
N   402-ФЗ  и  Перечня  типовых  управленческих  архивных  документов, утв.
Приказом  Минкультуры  России  от  25.08.2010 N 558, отобраны к уничтожению
следующие документы ООО "Альфа" с истекшими сроками хранения:

N п/пЗаголовок дела (групповой заголовок документов)Период составленияКол-во делСрок хранения, лет
1Кассовые документы и кассовая книга01.01.2012 - 31.12.201225
2Авансовые отчеты и приложения к ним01.01.2012 - 31.12.201235
3Товарные накладные входящие01.01.2012 - 31.12.201255
4Товарные накладные исходящие01.01.2012 - 31.12.201225

Итого: 12 (двенадцать) дел за 2012 г.
Акт составлен экспертной комиссией в составе:
председатель
комиссии        - главный бухгалтер        Никанорова       Никанорова Е.А.
членов комиссии - менеджер                  Потапов            Потапов А.Н.
                - бухгалтер                 Петрова            Петрова Е.П.

Уничтожить документы можно любым из следующих способов:

  • самостоятельно (например, с помощью шредера). В этом случае составьте акт об уничтожении документов, в котором зафиксируйте, какие документы, в каком количестве и каким способом были уничтожены. Акт подписывают работники, участвовавшие в процессе уничтожения (это могут быть члены экспертной комиссии), и утверждает руководитель организации;
  • передав на уничтожение (утилизацию) в специализированную организацию. Документы передаются ей по накладной, в которой должно быть указано количество переданных для уничтожения документов (дел, папок с документами) и их вес . Акт об уничтожении документов оформляет сама специализированная организация.
Пример. Акт об уничтожении документов
                                ООО "Альфа"
                                                                 УТВЕРЖДАЮ:
                                                       Генеральный директор
                                                                Иванов
                                                                 13.02.2018
                                                                Иванов И.И.
                                    АКТ
                         об уничтожении документов
13.02.2018                                                              N 1
Экспертная комиссия в составе:
председателя комиссии - Никаноровой Е.А., главного бухгалтера
членов комиссии - Потапова А.Н., менеджера
                - Петровой Е.П., бухгалтера
составила  настоящий  акт о том, что документы ООО "Альфа", перечисленные в
Акте  от 09.02.2018 N 1 о выделении к уничтожению документов, не подлежащих
хранению,  в  количестве 12 (двенадцать) дел уничтожены путем измельчения в
шредере.
Председатель
комиссии         - главный бухгалтер        Никанорова      Никанорова Е.А.
Члены комиссии   - менеджер                   Потапов          Потапов А.Н.
                 - бухгалтер                  Петрова          Петрова Е.П.


Новостная рассылка для бухгалтера

Ежедневно мы отбираем важные для работы бухгалтера новости, экономя ваше время.

Получайте бесплатную рассылку бухгалтерских новостей на электронную почту.

МЫ ЦЕНИМ МНЕНИЕ ПРОФЕССИОНАЛОВ

Пожалуйста, оставьте ваш отзыв
о ТИПОВЫХ СИТУАЦИЯХ™
Я не получил (-а) ответа на свой вопрос, т. к. ожидал (-а) увидеть...
Я получил (-а) ответ на свой вопрос, но мне осталось непонятно...
Я полностью получил (-а) ответ на свой вопрос, спасибо вам!
Мы обновляем ТИПОВЫЕ СИТУАЦИИ™ ежедневно.
Ваше замечание мы учтем в очередном обновлении!
К вам можно обратиться:
Вам можно написать на:



	
	
	
	
ИНДЕКСЫ
Москва Индекс
потребительских цен

Используется
для индексации зарплаты

0.5%
апрель 2018 г.
45000000
Минимальный
размер оплаты труда

Используется для
регулирования зарплаты

18 742

Примечание

История

ЕЖЕДНЕВНАЯ
НОВОСТНАЯ
РАССЫЛКА
ОПРОС
Ваша организация является собственником помещения, в котором вы ведете свою деятельность?
Да
Нет, арендуем у организации/ИП
Нет, арендуем у госорганов

РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Смарт-комплектПодписка на ГК
БЛИЖАЙШИЕ БУХГАЛТЕРСКИЕ МЕРОПРИЯТИЯ
28.05.2018

«Главная неделя для главного бухгалтера»,г.Москва, ИРСОТ(Институт развития современных образовательных технологий)

17.09.2018

IX Всероссийская финансово-бухгалтерская Конференция «Бухгалтерский учет и налоговые аспекты 2018-2019 г.г.», Республика Крым, ГК «Аудит-Вела»