КАКИЕ СРОКИ УСТАНОВЛЕНЫ ДЛЯ ХРАНЕНИЯ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ (В Т.Ч. ПЕРВИЧНЫХ, КАССОВЫХ) И ОТЧЕТНОСТИ?
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Статьи Консультации Семинары Конференции
Календари Калькуляторы Формы Справочники Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ
ПОПУЛЯРНЫЕ НОВОСТИ
Контрольные соотношения по НДС откорректировали

ФНС отредактировала контрольные соотношения показателей декларации по НДС. Это связано со вступлением в силу приказа, внесшего поправки в бланк НДС-отчетности. < ... >

Физлицо покупает товары через eBay: нужно ли ему платить НДС

В случае, когда «физик», не зарегистрированный в качестве ИП, приобретает товары с использованием заграничного интернет-сервиса (например, eBay), обязанности налогового агента по НДС на него не возлагаются. < ... >

Платежки по взносам: основные ошибки

В преддверии очередного срока уплаты страховых взносов налоговики решили обратить внимание плательщиков на наиболее распространенные ошибки, допускаемые при заполнении платежных поручений на перечисление взносов в бюджет. < ... >

Сдаем 6-НДФЛ за I квартал 2017 года

Из-за майских праздников крайний срок сдачи расчета 6-НДФЛ за I квартал 2017 года выпадает на 2 мая. < ... >

Расчет по взносам: самая распространенная ошибка

Впервые сдать в ИФНС новый единый расчет по взносам нужно не позднее 2 мая. Однако уже сейчас стало известно, какую ошибку в заполнении отчетности страхователи допускают особенно часто. < ... >

Инспекции просят сдавать расчет по взносам заранее

Отчетная кампания по страховым взносам только началась, а уже стало известно о первых проблемах. Отправленные расчеты не принимают из-за несоответствия СНИЛС. Как выяснилось, это системная ошибка и, чтобы выявить масштабы бедствия и принять меры по ее устранению, ИФНС обращаются к плательщикам с просьбой не тянуть с представлением расчета до последнего. < ... >

Переплату по взносам за периоды до 2017 года можно только вернуть

Да и то при условии, что у страхователя нет недоимки по страховым взносам за истекшие до 01.01.2017 года периоды. А зачесть старые переплаты в счет будущих платежей или погашения задолженности – нельзя вовсе. < ... >

ТИПОВАЯ СИТУАЦИЯ™актуальна на 26 апреля 2017 г.

КАКИЕ СРОКИ УСТАНОВЛЕНЫ ДЛЯ ХРАНЕНИЯ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ (В Т.Ч. ПЕРВИЧНЫХ, КАССОВЫХ) И ОТЧЕТНОСТИ?

По Закону о бухучете бухгалтерские документы должны храниться пять лет после отчетного года . Это касается, в частности, первичных учетных документов, кассовых документов и бухгалтерских регистров. А документы, связанные с организацией и ведением бухучета, например учетная политика, должны храниться не менее пяти лет после окончания года, в котором они последний раз использовались для составления бухгалтерской отчетности .

В дополнение к этому могут устанавливаться и более длительные сроки хранения бухгалтерских документов - Налоговым кодексом РФ, Законом об архивном деле и Перечнем, утвержденным Приказом Минкультуры от 25.08.2010 N 558 (далее - Перечень).

Например, бухгалтерская отчетность должна храниться постоянно, т.е. в течение всего срока существования организации .

Если в разных нормативных правовых актах установлены разные сроки хранения одного и того же документа, то определять срок хранения документа надо по тому акту, который предусматривает больший срок. Основные из специальных сроков хранения документов приведены в таблице.

Вид документаСрок хранения
Документы, используемые для целей налогообложения, в т.ч. первичные документы и счета-фактурыЧетыре года после окончания налогового периода, в котором документ последний раз использовался для исчисления налога и составления налоговой отчетности . Например, документы по основным средствам надо хранить в течение четырех лет, следующих за годом, в котором ОС будет:самортизировано ; - или ликвидировано; - или продано. Если ОС продано с убытком, то документы по нему надо хранить в течение четырех лет, следующих за годом, в котором такой убыток был полностью включен в расходы для целей налогообложения
Регистры налогового учета и налоговая отчетность Пять лет после окончания периода, за который они составлены
Документы, используемые для начисления и уплаты страховых взносов Шесть лет после окончания года, в котором документ последний раз использовался для начисления страховых взносов и составления отчетности по ним
Документы по личному составу (т.е. документы, отражающие трудовые отношения), в т.ч. трудовые договоры, личные карточки (форма N Т-2), лицевые счета (форма N Т-54) работников, приказы и распоряжения о приеме на работу, переводе, увольнении, премировании и т.п.Документы, созданные : - до 2003 г., хранятся 75 лет со дня создания;
Кассовые документы на выдачу зарплаты Пять лет после окончания года, в котором составлен документ . Но при отсутствии лицевых счетов (форма N Т-54) за этот год кассовые документы на выдачу зарплаты, созданные : - до 2003 г., хранятся 75 лет со дня создания;
Табели (графики), журналы учета рабочего времениПять лет после окончания года, в котором они составлены . Но при отражении в документах по учету рабочего времени периодов работы во вредных или опасных условиях труда они хранятся : - если созданы до 2003 г. - 75 лет со дня создания;

О сроках хранения документов, подтверждающих налоговый убыток, который организация переносит на будущее, читайте здесь.

Пример. Определение срока хранения товарной накладной и счета-фактуры

В III квартале 2017 г. организация получила от поставщика товарную накладную и счет-фактуру. В этом же квартале товары были приняты к учету, а НДС по ним - к вычету. Товары проданы в IV квартале 2017 г., тогда же их стоимость включена в налоговые расходы.

Так как "входной" НДС по товарам принят к вычету в III квартале 2017 г., а налоговый период по НДС - квартал, четырехлетний срок хранения счета-фактуры отсчитывается с 01.10.2017, т.е. с квартала, следующего за кварталом, в котором "входной" НДС был принят к вычету. Соответственно, счет-фактуру нужно хранить до 30.09.2021 включительно.

Сроки хранения товарной накладной указаны в таблице.

Чем является товарная накладнаяСрок храненияДата, с которой исчисляется срок храненияПоследний день срока хранения
Документом, подтверждающим принятие товаров к учету и правомерность вычета "входного" НДСЧетыре года после окончания налогового периода (квартала), в котором НДС принят к вычету01.10.201730.09.2021
Документом, подтверждающим стоимость товаров, включенную в налоговые расходыЧетыре года после окончания налогового периода (года), в котором стоимость товаров учтена в налоговых расходах01.01.201831.12.2021
Первичным учетным документомПять лет после окончания года, в котором стоимость товаров учтена в расходах01.01.201831.12.2022

Поскольку для товарной накладной установлены разные сроки хранения, выбираем максимальный из них - тот, который оканчивается 31.12.2022.

Пример. Определение срока хранения табеля учета рабочего времени

Организация составляет табели учета рабочего времени помесячно.

Сроки хранения табеля учета рабочего времени за июнь 2017 г. указаны в таблице.

Чем является табель учета рабочего времениСрок храненияДата, с которой исчисляется срок храненияПоследний день срока хранения
Документом, подтверждающим расходы на оплату труда для целей налогообложения прибылиЧетыре года после окончания налогового периода (года), в котором заработная плата, начисленная на основании табеля, учтена в налоговых расходах01.01.201831.12.2021
Первичным учетным документом для целей бухгалтерского учетаПять лет после окончания года, в котором заработная плата, начисленная на основании табеля, учтена в расходах01.01.201831.12.2022
Документом, на основании которого начислены выплаты в пользу работников, облагаемые страховыми взносамиШесть лет после окончания года, в котором документ использовался для начисления взносов01.01.201831.12.2023
Документом по личному составу, касающимся организации труда, для которого ст. 22.1 Закона об архивном деле установлен специальный срок храненияПять лет со дня окончания года, в котором он составлен, если в табеле учитывалось рабочее время только тех работников, которые трудятся в нормальных условиях труда01.01.201831.12.2022
50 лет со дня составления табеля, если в нем учитывалось рабочее время работников, занятых на вредных или опасных работах01.07.201730.06.2067

Таким образом, табель следует хранить:

- если по нему учитывалось рабочее время только тех, кто трудился в нормальных условиях труда, - до 31.12.2023 включительно;

- если по нему учитывалось рабочее время тех, кто был занят на вредных или опасных работах, - до 30.06.2067 включительно.

Внимание! Если документы, чей срок хранения не истек, не представлены по требованию ИФНС или ФСС, выставленному при выездной или камеральной проверке, а также по требованию трудинспекции, организации и ее должностному лицу грозят такие штрафы.

Кто требует представления документовРазмер штрафа
Для организацииДля должностного лица организации

ИФНС

200 руб. за каждый непредставленный документ От 300 до 500 руб.

ФСС

200 руб. за каждый непредставленный документ От 300 до 500 руб.

Трудинспекция

От 30 000 до 50 000 руб. От 1 000 до 5 000 руб.

Связанные вопросы

В какой срок представить пояснения и документы по требованию ИФНС или ФСС? >>>

Как надо хранить трудовые книжки? >>>

Когда и как уничтожать бухгалтерские документы? >>>

Дополнительно в Путеводителях КонсультантПлюс

Подробнее о сроках хранения:

- документов для целей налоговых проверок - читайте в Путеводителе по налоговым проверкам >>>

- кадровой документации - читайте в Путеводителе по кадровым вопросам "Проверка деятельности организации. Обязательные документы" >>>


.Сборник типовых ситуаций,2017-04-26.

Новостная рассылка для бухгалтера

Ежедневно мы отбираем важные для работы бухгалтера новости, экономя ваше время.

Получайте бесплатную рассылку бухгалтерских новостей на электронную почту.

МЫ ЦЕНИМ МНЕНИЕ ПРОФЕССИОНАЛОВ

Пожалуйста, оставьте ваш отзыв
о ТИПОВЫХ СИТУАЦИЯХ™
Я не получил (-а) ответа на свой вопрос, т. к. ожидал (-а) увидеть...
Я получил (-а) ответ на свой вопрос, но мне осталось непонятно...
Я полностью получил (-а) ответ на свой вопрос, спасибо вам!
Мы обновляем ТИПОВЫЕ СИТУАЦИИ™ ежедневно.
Ваше замечание мы учтем в очередном обновлении!
К вам можно обратиться:
Вам можно написать на:

ИНДЕКСЫ
в России Индекс
потребительских цен

Используется
для индексации зарплаты

0.13%
март 2017 г.
0
ОПРОС
Блокировали ли налоговики ваши банковские счета за то, что вы не отправили квитанцию о приеме электронных документов из ИФНС?
Да
Нет, мы всегда своевременно направляем квитанцию о приеме документа
Нет, хотя мы иногда забываем направить квитанцию
Нет, мы не подаем отчетность в электронном виде по ТКС

ЕЖЕДНЕВНАЯ
НОВОСТНАЯ
РАССЫЛКА
РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Подписка на ГК_2017Практикум «Сближение учетных правил. МСФО и ПБУ: сверяем стандарты»
БЛИЖАЙШИЕ БУХГАЛТЕРСКИЕ МЕРОПРИЯТИЯ
11.03.2017

Обучение МСФО. ДипИФР. Весна 2017., Компания "Профессиональная Арена"

17.04.2017

Конкурс «Кадровик Дона», РИЦ «Информ-Групп»

22.05.2017

«Неделя кадровика» в Красноярске, компания «ИСКРА», региональный представитель Общероссийской сети КонсультантПлюс.