КАКИЕ СРОКИ УСТАНОВЛЕНЫ ДЛЯ ХРАНЕНИЯ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ (В Т.Ч. ПЕРВИЧНЫХ, КАССОВЫХ) И ОТЧЕТНОСТИ?
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Статьи Консультации Семинары Конференции
Календари Калькуляторы Формы Справочники Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ
ПОПУЛЯРНЫЕ НОВОСТИ
СЗВ-М на единственного учредителя сдавать не нужно

Если компания не ведет хозяйственную деятельность, не имеет наемных работников, а с единственным учредителем, исполняющим обязанности руководителя, не заключен трудовой договор или ГПД, такая организация не обязана сдавать СЗВ-М. < ... >

Реестр субъектов малого и среднего бизнеса уже появился

На сайте Налоговой службы появился раздел Единый реестр субъектов малого и среднего предпринимательства. Теперь «малышам» не нужно специально подтверждать свой статус для получения преференций. < ... >

6-НДФЛ: опубликована очередная подборка ответов на насущные вопросы

Налоговая служба ответила на ряд вопросов, связанных с заполнением формы 6-НДФЛ. На некоторые из них налоговики уже отвечали ранее, но есть и несколько свежих разъяснений. < ... >

6-НДФЛ: как отразить выплату премий

Работодатель, выплачивающий своим работникам помимо зарплаты еще и премии, должен удержать и уплатить в бюджет НДФЛ с премиальных сумм. Как правильно заполнить 6-НДФЛ по этим операциям, разъяснила Налоговая служба. < ... >

Больничный в 6-НДФЛ: новые разъяснения

Если пособие по временной нетрудоспособности начислено в одном отчетном периоде, а выплачено в другом, отражать такой переходящий больничный нужно в периоде выплаты. < ... >

Бухгалтер-кассир в отпуске: как передать его функции другому сотруднику

В случае, когда в компании временно отсутствует бухгалтер-кассир, его обязанности может исполнять другой работник бухгалтерии в порядке совмещения. Минтруд напомнил, как правильно это оформить. < ... >

Санитарные требования к рабочим местам обновили

С 01.01.2017 года вводятся в действие новые Санитарно-эпидемиологические требования к физическим факторам на рабочих местах. Одновременно с этим некоторые старые СанПиН утрачивают силу. < ... >

ТИПОВАЯ СИТУАЦИЯ™актуальна на 17 июня 2016 г.

КАКИЕ СРОКИ УСТАНОВЛЕНЫ ДЛЯ ХРАНЕНИЯ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ (В Т.Ч. ПЕРВИЧНЫХ, КАССОВЫХ) И ОТЧЕТНОСТИ?

По Закону о бухучете бухгалтерские документы должны храниться пять лет после отчетного года . Это касается, в частности, первичных учетных документов, кассовых документов и бухгалтерских регистров. А документы, связанные с организацией и ведением бухучета, например учетная политика, должны храниться не менее пяти лет после окончания года, в котором они последний раз использовались для составления бухгалтерской отчетности .

В дополнение к этому могут устанавливаться и более длительные сроки хранения бухгалтерских документов - Налоговым кодексом РФ, Законом N 212-ФЗ, Законом об архивном деле и Перечнем, утвержденным Приказом Минкультуры от 25.08.2010 N 558 (далее - Перечень).

Например, бухгалтерская отчетность должна храниться постоянно, т.е. в течение всего срока существования организации .

Если в разных нормативных правовых актах установлены разные сроки хранения одного и того же документа, то определять срок хранения документа надо по тому акту, который предусматривает больший срок. Основные из специальных сроков хранения документов приведены в таблице.

Вид документаСрок хранения
Документы, используемые для целей налогообложения, в т.ч. первичные документы и счета-фактурыЧетыре года после окончания налогового периода, в котором документ последний раз использовался для исчисления налога и составления налоговой отчетности . Например, документы по основным средствам надо хранить в течение четырех лет, следующих за годом, в котором ОС будет:самортизировано ; - или ликвидировано; - или продано. Если ОС продано с убытком, то документы по нему надо хранить в течение четырех лет, следующих за годом, в котором такой убыток был полностью включен в расходы для целей налогообложения
Регистры налогового учета и налоговая отчетность Пять лет после окончания периода, за который они составлены
Документы, используемые для начисления и уплаты страховых взносов в ПФР, ФСС и ФФОМС Шесть лет после окончания года, в котором документ последний раз использовался для начисления страховых взносов и составления отчетности по ним
Документы по личному составу (т.е. документы, отражающие трудовые отношения), в т.ч. трудовые договоры, личные карточки (форма N Т-2), лицевые счета (форма N Т-54) работников, приказы и распоряжения о приеме на работу, переводе, увольнении, премировании и т.п.Документы, созданные : - до 2003 г., хранятся 75 лет со дня создания;
Кассовые документы на выдачу зарплаты Пять лет после окончания года, в котором составлен документ . Но при отсутствии лицевых счетов (форма N Т-54) за этот год кассовые документы на выдачу зарплаты, созданные : - до 2003 г., хранятся 75 лет со дня создания;
Табели (графики), журналы учета рабочего времениПять лет после окончания года, в котором они составлены . Но при отражении в документах по учету рабочего времени периодов работы во вредных или опасных условиях труда они хранятся : - если созданы до 2003 г. - 75 лет со дня создания;

О сроках хранения документов, подтверждающих налоговый убыток, который организация переносит на будущее, читайте здесь.

Пример. Определение срока хранения товарной накладной и счета-фактуры

В III квартале 2015 г. организация получила от поставщика товарную накладную и счет-фактуру. В этом же квартале товары были приняты к учету, а НДС по ним - к вычету. Товары проданы в IV квартале 2015 г., тогда же их стоимость включена в налоговые расходы.

Так как "входной" НДС по товарам принят к вычету в III квартале 2015 г., а налоговый период по НДС - квартал, четырехлетний срок хранения счета-фактуры отсчитывается с 01.10.2015, т.е. с квартала, следующего за кварталом, в котором "входной" НДС был принят к вычету. Соответственно, счет-фактуру нужно хранить до 30.09.2019 включительно.

Сроки хранения товарной накладной указаны в таблице.

Чем является товарная накладная Срок хранения Дата, с которой исчисляется срок хранения Последний день срока хранения
Документом, подтверждающим принятие товаров к учету и правомерность вычета "входного" НДС Четыре года после окончания налогового периода (квартала), в котором НДС принят к вычету 01.10.2015 30.09.2019
Документом, подтверждающим стоимость товаров, включенную в налоговые расходы Четыре года после окончания налогового периода (года), в котором стоимость товаров учтена в налоговых расходах 01.01.2016 31.12.2019
Первичным учетным документом Пять лет после окончания года, в котором стоимость товаров учтена в расходах 01.01.2016 31.12.2020

Поскольку для товарной накладной установлены разные сроки хранения, выбираем максимальный из них - тот, который оканчивается 31.12.2020.

Пример. Определение срока хранения табеля учета рабочего времени

Организация составляет табели учета рабочего времени помесячно.

Сроки хранения табеля учета рабочего времени за июнь 2015 г. указаны в таблице.

Чем является табель учета рабочего времени Срок хранения Дата, с которой исчисляется срок хранения Последний день срока хранения
Документом, подтверждающим расходы на оплату труда для целей налогообложения прибыли Четыре года после окончания налогового периода (года), в котором заработная плата, начисленная на основании табеля, учтена в налоговых расходах 01.01.2016 31.12.2019
Первичным учетным документом для целей бухгалтерского учета Пять лет после окончания года, в котором заработная плата, начисленная на основании табеля, учтена в расходах 01.01.2016 31.12.2020
Документом, на основании которого начислены выплаты в пользу работников, облагаемые взносами в ПФР, ФСС и ФФОМС Шесть лет после окончания года, в котором документ использовался для начисления взносов 01.01.2016 31.12.2021
Документом по личному составу, касающимся организации труда, для которого ст. 22.1 Закона об архивном деле установлен специальный срок хранения Пять лет со дня окончания года, в котором он составлен, если в табеле учитывалось рабочее время только тех работников, которые трудятся в нормальных условиях труда 01.01.2016 31.12.2020
50 лет со дня составления табеля, если в нем учитывалось рабочее время работников, занятых на вредных или опасных работах 01.07.2015 30.06.2065

Таким образом, табель следует хранить:

- если по нему учитывалось рабочее время только тех, кто трудился в нормальных условиях труда, - до 31.12.2020 включительно;

- если по нему учитывалось рабочее время тех, кто был занят на вредных или опасных работах, - до 30.06.2065 включительно.

Внимание! Если документы, чей срок хранения не истек, не представлены по требованию ИФНС, ПФР, ФСС, выставленному при выездной или камеральной проверке, а также по требованию трудинспекции, организации и ее руководителю грозят такие штрафы.

Кто требует представления документовРазмер штрафа
Для организацииДля руководителя

ИФНС

200 руб. за каждый непредставленный документ От 300 до 500 руб.

ПФР или ФСС

200 руб. за каждый непредставленный документ От 300 до 500 руб.

Трудинспекция

От 30 000 до 50 000 руб. От 1000 до 5000 руб.

Связанные вопросы

Как оформлять первичные документы? >>>

Когда и какие документы и пояснения ИФНС вправе истребовать при камеральной проверке? >>>

Как представить документы по требованию ИФНС, ПФР или ФСС? >>>

В какой срок надо представить пояснения и документы по требованию ИФНС, ПФР или ФСС? >>>

Дополнительно в Путеводителях КонсультантПлюс

Подробнее о сроках хранения:

- документов для целей налоговых проверок - читайте в Путеводителе по налоговым проверкам >>>

- кадровой документации - читайте в Путеводителе по кадровым вопросам "Проверка деятельности организации. Обязательные документы" >>>


.Сборник типовых ситуаций,2016-06-17.

Новостная рассылка для бухгалтера

Ежедневно мы отбираем важные для работы бухгалтера новости, экономя ваше время.

Получайте бесплатную рассылку бухгалтерских новостей на электронную почту.

МЫ ЦЕНИМ МНЕНИЕ ПРОФЕССИОНАЛОВ

Пожалуйста, оставьте ваш отзыв
о ТИПОВЫХ СИТУАЦИЯХ™
Я не получил (-а) ответа на свой вопрос, т. к. ожидал (-а) увидеть...
Я получил (-а) ответ на свой вопрос, но мне осталось непонятно...
Я полностью получил (-а) ответ на свой вопрос, спасибо вам!
Мы обновляем ТИПОВЫЕ СИТУАЦИИ™ ежедневно.
Ваше замечание мы учтем в очередном обновлении!
К вам можно обратиться:
Вам можно написать на:

ИНДЕКСЫ
в России Индекс
потребительских цен

Используется
для индексации зарплаты

0.54%
июль 2016 г.
0
Минимальный
размер оплаты труда

Используется для
регулирования зарплаты

7 500

Примечание

История

ОПРОС
Какие виды резервов вы формируете в налоговом учете?

Вы можете выбрать до 6 вариантов ответа

По сомнительным долгам
На оплату отпусков
На выплату ежегодных вознаграждений за выслугу лет
На ремонт основных средств
По гарантийному ремонту и гарантийному обслуживанию
По предстоящим расходам на НИОКР
Мы не создаем резервы в налоговом учете

ЕЖЕДНЕВНАЯ
НОВОСТНАЯ
РАССЫЛКА
БУХГАЛТЕРСКИЙ КАЛЕНДАРЬ

«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Универсальный календарь бухгалтера™ 2014-2015Конференция Аудит Вела