Какие сроки установлены для хранения бухгалтерских документов (в т.ч. первичных, кассовых) и отчетности
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Статьи Консультации Семинары Конференции
Календари Калькуляторы Формы Справочники Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ
ПОПУЛЯРНЫЕ НОВОСТИ
Проведение спецоценки откладывать уже нельзя

Минтруд напоминает, что 31.12.2018 заканчивается переходный период, в течение которого работодатели обязаны провести специальную оценку условий труда на рабочих местах. < ... >

У работодателей может появиться новая ежеквартальная отчетность

Вероятно, уже совсем скоро компании и ИП, имеющие наемных работников, должны будут представлять в центры занятости сведения о численности сотрудников. < ... >

Повышение пенсионного возраста: новый план

Президент РФ предложил свой вариант пенсионной реформы. < ... >

НДС: как принять к вычету по электронному билету

Для работника, отправляющегося в командировку, билеты были куплены в электронном виде и счетов-фактур на эту покупку нет и в помине. Какую запись сделать в книге покупок? < ... >

Как заверять копии для представления в ИФНС

На копиях документов, представляемых в инспекцию, указывать место хранения оригиналов не обязательно. < ... > < ... >

Для онлайн-общения с налоговиками «Личный кабинет» не обязателен

Если в налоговом уведомлении, присланном из ИФНС, вы обнаружили неточности или ошибки, сообщить об этом налоговикам можно за считанные минуты. < ... >

С 30 августа у инспекций появится новое основание для блокировки счета

К заморозке банковского счета приведет опоздание со сдачей расчета по страховым взносам на 10 и более рабочих дней (Федеральный закон от 29.07.2018 № 232-ФЗ). < ... >

ТИПОВАЯ СИТУАЦИЯ™ актуальна на 21 сентября 2018 г.

Какие сроки установлены для хранения бухгалтерских документов (в т.ч. первичных, кассовых) и отчетности

По Закону о бухучете бухгалтерские документы должны храниться пять лет после отчетного года . Это касается, в частности, первичных учетных документов, кассовых документов и бухгалтерских регистров. А документы, связанные с организацией и ведением бухучета, например учетная политика, должны храниться не менее пяти лет после окончания года, в котором они последний раз использовались для составления бухгалтерской отчетности .

В дополнение к этому могут устанавливаться и более длительные сроки хранения бухгалтерских документов - Налоговым кодексом РФ, Законом об архивном деле и Перечнем, утвержденным Приказом Минкультуры от 25.08.2010 N 558 (далее - Перечень).

Например, бухгалтерская отчетность должна храниться постоянно, т.е. в течение всего срока существования организации .

Если в разных нормативных правовых актах установлены разные сроки хранения одного и того же документа, то определять срок хранения документа надо по тому акту, который предусматривает больший срок. Основные из специальных сроков хранения документов приведены в таблице.

Вид документа Срок хранения
Документы, используемые для целей налогообложения, в т.ч. первичные документы и счета-фактуры Четыре года после окончания налогового периода, в котором документ последний раз использовался для исчисления налога и составления налоговой отчетности . Например, документы по основным средствам надо хранить в течение четырех лет, следующих за годом, в котором ОС будет: - или полностью самортизировано ; - или ликвидировано; - или продано. Если ОС продано с убытком, то документы по нему надо хранить в течение четырех лет, следующих за годом, в котором такой убыток был полностью включен в расходы для целей налогообложения
Регистры налогового учета и налоговая отчетность Пять лет после окончания периода, за который они составлены
Документы, используемые для начисления и уплаты страховых взносов Шесть лет после окончания года, в котором документ последний раз использовался для начисления страховых взносов и составления отчетности по ним
Документы по личному составу, т.е. документы, отражающие трудовые отношения Документы, созданные : - до 2003 г., хранятся 75 лет со дня создания; - в 2003 г. и позже, - 50 лет со дня создания
Кассовые документы на выдачу зарплаты, в т.ч. расчетно-платежные и платежные (Т-53 ведомости Пять лет после окончания года, в котором составлен документ . Но при отсутствии лицевых счетов (форма N Т-54) за этот год кассовые документы на выдачу зарплаты, созданные : - до 2003 г., хранятся 75 лет со дня создания; - в 2003 г. и позже, - 50 лет со дня создания
Табели (графики), журналы учета рабочего времени Пять лет после окончания года, в котором они составлены . Но при отражении в документах по учету рабочего времени периодов работы во вредных или опасных условиях труда они хранятся : - если созданы до 2003 г. - 75 лет со дня создания; - если созданы в 2003 г. и позже - 50 лет со дня создания

О сроках хранения документов, подтверждающих налоговый убыток, который организация переносит на будущее, читайте здесь.

Пример. Определение срока хранения товарной накладной и счета-фактуры

В 3 квартале 2018 г. получены товарная накладная и счет-фактура поставщика. В этом же квартале товары приняты к учету, а НДС по ним - к вычету. Товары проданы в 4 квартале 2018 г., тогда же их стоимость включена в налоговые расходы.

Так как входной НДС по товарам принят к вычету в 3 квартале 2018 г., а налоговый период по НДС - квартал, четырехлетний срок хранения счета-фактуры отсчитывается с 01.10.2018, т.е. с квартала, следующего за кварталом, в котором входной НДС был принят к вычету. Соответственно, счет-фактуру нужно хранить по 30.09.2022 включительно.

Сроки хранения товарной накладной указаны в таблице.

Чем является товарная накладнаяСрок храненияДата, с которой исчисляется срок храненияПоследний день срока хранения
Документом, подтверждающим принятие товаров к учету и правомерность вычета входного НДСЧетыре года после окончания налогового периода (квартала), в котором НДС принят к вычету01.10.201830.09.2022
Документом, подтверждающим стоимость товаров, включенную в налоговые расходыЧетыре года после окончания налогового периода (года), в котором стоимость товаров учтена в налоговых расходах01.01.201931.12.2022
Первичным учетным документомПять лет после окончания года, в котором стоимость товаров учтена в расходах01.01.201931.12.2023

Поскольку для товарной накладной установлены разные сроки хранения, выбираем максимальный из них - тот, который оканчивается 31.12.2023.

Пример. Определение срока хранения табеля учета рабочего времени

Организация составляет табели учета рабочего времени помесячно.

Сроки хранения табеля учета рабочего времени за июнь 2018 г. указаны в таблице.

Чем является табель учета рабочего времениСрок храненияДата, с которой исчисляется срок храненияПоследний день срока хранения
Документом, подтверждающим расходы на оплату труда для целей налогообложения прибылиЧетыре года после окончания налогового периода (года), в котором заработная плата, начисленная на основании табеля, учтена в налоговых расходах01.01.201931.12.2022
Первичным учетным документом для целей бухгалтерского учетаПять лет после окончания года, в котором заработная плата, начисленная на основании табеля, учтена в расходах01.01.201931.12.2023
Документом, на основании которого начислены выплаты в пользу работников, облагаемые страховыми взносамиШесть лет после окончания года, в котором документ использовался для начисления взносов01.01.201931.12.2024
Документом по личному составу, касающимся организации труда, для которого ст. 22.1 Закона об архивном деле установлен специальный срок храненияПять лет со дня окончания года, в котором он составлен, если в табеле учитывалось рабочее время только тех работников, которые трудятся в нормальных условиях труда01.01.201931.12.2023
50 лет со дня составления табеля, если в нем учитывалось рабочее время работников, занятых на вредных или опасных работах01.07.201830.06.2068

Таким образом, табель следует хранить:

  • если по нему учитывалось рабочее время только тех, кто трудился в нормальных условиях труда, - до 31.12.2024 включительно;
  • если по нему учитывалось рабочее время тех, кто был занят на вредных или опасных работах, - до 30.06.2068 включительно.
Если документы, чей срок хранения не истек, не представлены по требованию ИФНС или ФСС, выставленному при выездной или камеральной проверке, а также по требованию трудинспекции, организации и ее должностному лицу грозят штрафы .


Новостная рассылка для бухгалтера

Ежедневно мы отбираем важные для работы бухгалтера новости, экономя ваше время.

Получайте бесплатную рассылку бухгалтерских новостей на электронную почту.

МЫ ЦЕНИМ МНЕНИЕ ПРОФЕССИОНАЛОВ

Пожалуйста, оставьте ваш отзыв
о ТИПОВЫХ СИТУАЦИЯХ™
Я не получил (-а) ответа на свой вопрос, т. к. ожидал (-а) увидеть...
Я получил (-а) ответ на свой вопрос, но мне осталось непонятно...
Я полностью получил (-а) ответ на свой вопрос, спасибо вам!
Мы обновляем ТИПОВЫЕ СИТУАЦИИ™ ежедневно.
Ваше замечание мы учтем в очередном обновлении!
К вам можно обратиться:
Вам можно написать на:



	
	
	
	
ИНДЕКСЫ
Москва Индекс
потребительских цен

Используется
для индексации зарплаты

-0.07%
август 2018 г.
45000000
МРОТ
по регионам

Используется для
регулирования зарплаты

18 742

Примечание

История


Ставка
рефинансирования

Используется для
расчёта отдельных показателей

7.5%

История

ЕЖЕДНЕВНАЯ
НОВОСТНАЯ
РАССЫЛКА
ОПРОС
Какими материалами и сервисами на нашем сайте вы чаще всего пользуетесь?

Вы можете выбрать до 7 вариантов ответа

Читаю бухгалтерские новости
Пользуюсь «Календарем бухгалтера»
Ищу ответы на вопросы в «Консультациях»
Изучаю статьи из журнала «Главная книга»
Проверяю расчеты в «Калькуляторах»
Прохожу Тесты для проверки своих знаний
Скачиваю нужные мне Формы
Никакими, попал на сайт случайно

РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Осенний деловой конгресс ТакскомСмарт-комплект