Документы

Для учета стоимости ГСМ в расходах недостаточно лишь отчета эмитента карты о количестве топлива, отпущенного за месяц. Вам нужны также документы, подтверждающие использование автомобиля в служебных целях и расходование ГСМ. Набор документов зависит от того, оснащен ли транспорт (далее - ТС) электронной системой контроля Письмо Минфина от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354.

Наличие электронных систем контроля в ТС	Документы
	Подтверждающие "служебный" пробег ТС	Подтверждающие расходование ГСМ
Отсутствуют	Путевые листы	Бухгалтерская справка
Только система контроля расхода топлива		Распечатанные отчеты системы
Только система контроля пробега	Распечатанные отчеты системы, подписанные лицом, ответственным за эксплуатацию ТС	Бухгалтерская справка
Система контроля пробега и расхода топлива	Распечатанные отчеты системы, подписанные лицом, ответственным за эксплуатацию ТС

Налоговый учет

Расходы на ГСМ не нормируются.

При ОСН стоимость всего количества ГСМ, потраченного за месяц, включается в расходы на последнее число месяца пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ.

НДС, указанный в счете-фактуре поставщика, принимается к вычету при отражении стоимости приобретенных ГСМ по дебету счета 10 "Материалы" Письмо Минфина от 03.08.2010 N 03-07-11/335.

При УСН в расходы списывается стоимость оплаченных и потраченных ГСМ пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, Письма ФНС от 22.11.2010 N ШС-37-3/15988@, Минфина от 23.12.2009 N 03-11-09/413.

Бухгалтерский учет

Проводки по оплате топлива

Д 60-аванс - К 51	Деньги, перечисленные в счет ГСМ, отпускаемых по карте, отражены в качестве выданного аванса
Д 68 - К 60-аванс	Принят к вычету авансовый НДС после получения авансового счета-фактуры

Приобретение ГСМ по топливным картам отражайте на дату получения отчета компании - эмитента карт. Только после этого вы можете отразить расход топлива на основании путевых листов или отчетов электронной системы контроля пробега (пробега и расхода топлива).

Проводки по учету ГСМ

Д 10 - К 60	Приняты к учету ГСМ, отпущенные по картам, на основании отчета компании - эмитента карт
Д 19 - К 60	Отражен НДС по ГСМ
Д 68 - К 19	Принят к вычету НДС по ГСМ
Д 60-аванс - К 68	Восстановлен НДС, принятый к вычету с аванса
Д 60 - К 60-аванс	Деньги, перечисленные в счет ГСМ, отпускаемых по карте, зачтены в счет оплаты ГСМ
Д 20 (26, 44) - К 10	Стоимость топлива учтена в расходах

Если вы отдельно оплатили стоимость изготовления топливной карты (не путайте со стоимостью топлива, которое отпускается по ней), то ее можно списать в расходы при получении карты п. 5 ПБУ 10/99. Саму карту можно учитывать на забалансовом счете. Например, на специально открытом для этого счете 012. За балансом карты отражаются в условной оценке, допустим, 10 руб. за штуку.

Проводки по покупке топливных карт

Д 20 (26, 44) - К 60	Отражена стоимость топливных карт
Д 19 - К 60	Отражен НДС со стоимости топливных карт
Д 68 - К 19	Принят к вычету НДС со стоимости топливных карт
Д 012	Топливные карты приняты к забалансовому учету в условной оценке

Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля (форма N 3)

Образец заполнения путевого листа грузового автомобиля (форма N 4-П)

Образец заполнения путевого листа грузового автомобиля (форма N 4-С)

---