Инвентаризация расчетов - это сверка сумм дебиторской и кредиторской задолженности по данным вашей организации и данным ее контрагентов.

Инвентаризация расчетов обязательна п. п. 27, 77, 78 Положения по бухучету N 34н, Письмо Минфина от 14.01.2015 N 07-01-06/188:

• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• при списании дебиторской и кредиторской задолженности;
• при создании резерва по сомнительным долгам.

Порядок проведения инвентаризации таков.

Бухгалтерия составляет справку о дебиторской и кредиторской задолженности, в которой указывает сведения о задолженности, отраженной в бухучете. В справке приводятся наименования конкретных дебиторов и кредиторов, основания возникновения задолженности и реквизиты подтверждающих ее документов. Суммы задолженности в справке удобно группировать в разрезе бухгалтерских счетов.

Бухгалтерия проводит сверку расчетов, т.е. согласовывает с дебиторами и кредиторами организации (поставщиками, покупателями, подрядчиками, заказчиками и т.п.) суммы задолженности.

На практике суммы задолженности, числящиеся в бухучете по расчетам с контрагентами, согласовывают с помощью актов сверки взаимных расчетов. Такой акт составляют с каждым контрагентом в двух экземплярах - один для вас, другой для него. Если акт подписан и вашим руководителем, и руководителем контрагента, то задолженность считается согласованной.

По    данным   ООО  "Альфа"   на        По    данным   ООО   "ТоргПлюс"  на

31.12.2017           дебиторская        31.12.2017             кредиторская

задолженность    ООО  "ТоргПлюс"        задолженность  перед   ООО  "Альфа"

составляет   10 000,00   (десять        составляет    10 000,00     (десять

тысяч) руб.                             тысяч) руб.

Расхождений между учетными данными ООО  "Альфа" и ООО "ТоргПлюс" нет, сумма

задолженности  ООО  "ТоргПлюс"  перед  ООО  "Альфа"  на 31.12.2017,  равная

10 000,00 (десять тысяч) руб., подтверждена сторонами.

Генеральный директор ООО "Альфа" Генеральный директор ООО "ТоргПлюс"

     Иванов                       Константинова

-----------------/ Иванов И.И.  ----------------/ Константинова Е.Е.

Вместо актов сверки подтвердить согласование суммы задолженности можно, например, письмом контрагента, в котором он признает свой долг.

По задолженности, относящейся к расчетам с бюджетом, обязательно надо получить от ИФНС, ПФР и ФСС документы, подтверждающие суммы задолженности п. 74 Положения по бухучету N 34н. Это могут быть:

• по расчетам с бюджетом - справка о состоянии расчетов по налогам или акт сверки расчетов по налогам;
• по расчетам по страховым взносам - справка о состоянии расчетов по страховым взносам или акт сверки расчетов по страховым взносам.

Справки и акты сверок по взносам, начисленным за 2016 г. и более ранние периоды, надо получать в ПФР и ФСС. А справки и акты сверок по взносам, начисленным за периоды начиная с 2017 г. Письма ФНС от 05.12.2016 N ЗН-4-1/23090@, ФСС от 17.09.2016 N 02-09-11/04-03-17282 (п. 7), Информация ФСС, Информация ПФР:

• по взносам на травматизм - в ФСС;
• по взносам на ВНиМ, а также ОПС и ОМС - в ИФНС.

Инвентаризационная комиссия составляет акт инвентаризации расчетов по форме ИНВ-17 в двух экземплярах (один - для бухгалтерии, второй остается у инвентаризационной комиссии).

Акт составляется на основании справки о дебиторской и кредиторской задолженности, а также актов сверок с контрагентами, бюджетом, фондами и иных документов, в которых дебиторы и кредиторы подтверждают наличие и размер задолженности п. п. 73, 74 Положения по бухучету N 34н, Указания, утв. Постановлением Госкомстата N 88.

Суммы задолженности, подтвержденной и не подтвержденной дебиторами и кредиторами, а также суммы безнадежных долгов с истекшим сроком исковой давности отражаются в акте отдельно.

Пример заполнения акта инвентаризации расчетов (ИНВ-17)

Если при инвентаризации выявлены безнадежная дебиторская или кредиторская задолженность, то надо подготовить и дать на подпись руководителю приказ о списании безнадежных долгов.

Образец заполнения справки к акту инвентаризации расчетов (приложение к ИНВ-17)