В приказе о направлении в командировку укажите, что работник едет на своей машине, оформите путевой лист. Заключите с работником соглашение об использовании автомобиля в служебных целях или договор аренды автомобиля с экипажем. Возьмите копию свидетельства о регистрации автомобиля п. 7 Положения о командировках, Письмо Минфина от 23.01.2018 N 03-04-05/3235.