Оштрафует ли трудовая инспекция за хранение документов в личном деле работника?
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Статьи Консультации Семинары Конференции
Календари Калькуляторы Формы Справочники Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ
ПОПУЛЯРНЫЕ НОВОСТИ
Выдать увольняющемуся работнику копию СЗВ-М нельзя

Согласно закону о персучете работодатель при увольнении сотрудника обязан выдать ему копии персонифицированных отчетов (в частности, СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ). Однако эти формы отчетности списочные, т.е. содержат данные обо всех работниках. А значит передача копии такого отчета одному сотруднику – разглашение персональных данных других работников. < ... >

Старые «прибыльные» ошибки иногда можно исправить в текущем периоде

Если организация обнаружила, что в одном из предыдущих отчетных (налоговых) периодов при исчислении налога на прибыль была допущена ошибка, исправить ее текущим периодом можно, только если соблюдены два условия. < ... >

Сдача СЗВ-М на директора-учредителя: ПФР определился

Пенсионный фонд наконец-то поставил точку в спорах о необходимости представлять форму СЗВ-М в отношении руководителя-единственного учредителя. Так вот, на таких лиц нужно сдавать и СЗВ-М, и СЗВ-СТАЖ! < ... >

При оплате «детских» больничных придется быть внимательнее

Листок нетрудоспособности по уходу за больным ребенком в возрасте до 7 лет будет оформляться на весь период болезни без каких-либо ограничений по срокам. Но будьте внимательны: порядок оплаты «детского» больничного остался прежним! < ... >

Онлайн-ККТ: кому можно не торопиться с покупкой кассы

Отдельные представители бизнеса могут не применять онлайн-ККТ до 01.07.2019 года. Правда, для применения этой отсрочки есть ряд условий (режим налогообложения, вид деятельности, наличие/отсутствие работников). Так кто же вправе работать без кассы до середины следующего года? < ... >

Отказ банка в проведении операции можно обжаловать

Банк России разработал требования к заявлению, которое клиент банка (организация, ИП, физлицо) может направить в межведомственную комиссию в случае, когда банк отказывается проводить платеж или заключать договор банковского счета (вклада). < ... >

«Больничное» пособие: нужно ли выплачивать за отработанные дни болезни

В случае, когда в день оформления листка нетрудоспособности сотрудник находился на рабочем месте и получил за этот день зарплату, «больничное» пособие за этот день не начисляется. < ... >

Штраф до 50 тыс. рублей за хранение документов в личном деле: подробности

Актуально на: 14 марта 2018 г.

При приеме на работу и в дальнейшем работодатель, как правило, делает копии личных документов работника (паспорта, СНИЛС, трудовой книжки и др.) и сохраняет их в личном деле. Можно сказать, что изготовление и хранение копий документов работников – обычная практика для любого работодателя. Однако Роструд пояснил, что при этом необходимо учитывать требования законодательства (Доклад с руководством по соблюдению обязательных требований, дающих разъяснение, какое поведение является правомерным, а также разъяснение новых требований нормативных правовых актов за 2 квартал 2017 г.).

Хранение документов – при получении согласия?

Роструд отмечает, что порядок ведения личного дела работника нормами действующего законодательства не установлен. Однако, если работодатель собирается хранить копии документов работника в его личном деле, то делать это можно лишь при получении согласия от работника на хранение и обработку персональных данных. К слову, персональными данными считается любая информация, которая прямо или косвенно относится к определенному или определяемому физическому лицу (п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Роструд напоминает, что обработка персональных данных работника может производиться исключительно в следующих целях (ст. 86 ТК РФ):

  • обеспечение соблюдения законов и иных нормативных правовых актов;
  • содействие работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе;
  • обеспечение личной безопасности работников;
  • контроль количества и качества выполняемой работы;
  • обеспечение сохранности имущества.

Форму согласия на обработку персональных данных сотрудника мы приводили в нашей консультации.

Роскомнадзор думает по-другому

В противовес позиции Роструда Роскомнадзор полагает, что даже при получении согласия на обработку персональных данных хранение, к примеру, копий паспорта, свидетельства о браке, свидетельства о рождении ребенка или военного билета, не является законным. И суды иногда поддерживают такую точку зрения (Постановления ФАС СКО от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013, 15-го ААС от 14.03.2014 № 15АП-22502/2013).

Хранение копий документов в личном деле, если оно рассматривается как нарушение законодательства РФ в области персональных данных, грозит штрафом (ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ):

  • на должностных лиц – от 5 000 до 10 000 рублей;
  • на организации – от 30 000 до 50 000 рублей.

С учетом противоречивости позиций можно отметить, что во избежание возможных претензий к работодателю не рекомендуется хранить копии документов работника в его личном деле.

Также читайте:

  1. Представление на аттестацию на соответствие занимаемой должности
  2. Непрерывный трудовой стаж
  3. Форма 18: карточка учета организации (бланк и образец заполнения)
  4. Штатная расстановка
  5. Справка в посольство с места работы (образец)
  6. Приказ о внесении изменений в штатное расписание
  7. Выслуга лет
  8. Положение об отделе кадров
  9. Коллективный договор и соглашение по охране труда (образец)
  10. Коллективный договор: на какой срок заключается
  11. Коллективный договор
  12. Аттестация экспертов по промышленной безопасности
  13. Выписка из штатного расписания (образец)
  14. Входит ли служба в армии в трудовой стаж
  15. Регистрация коллективного договора
  16. Изменения и дополнения к коллективному договору (образец)
  17. Договор о коллективной материальной ответственности (образец 2017)
  18. Процентная надбавка за выслугу лет
  19. Приказ об утверждении штатного расписания
  20. Специальный страховой стаж
  21. Выслуга лет военнослужащих
  22. Изменение и дополнение коллективного договора: как производится
  23. Заключение коллективного договора
  24. Штатное расписание (образец 2017) для ООО
  25. Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции 2017
  26. Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве
  27. Форма Т-2 (бланк)
  28. Переименование должности без изменения трудовой функции (пример)
  29. Текучесть кадров: формула расчета
  30. Кадровая документация
  31. Коллективный договор: образец 2017 для ООО
  32. Порядок заключения коллективного договора
  33. Исчисление страхового стажа
  34. Когда коллективный договор вступает в силу
  35. Воинский учет в организации
  36. Коллективный договор (образец)
  37. Номенклатура дел отдела кадров на 2017 год
  38. Штатное расписание (бланк и образец)
  39. Трудовой стаж для присвоения звания «Ветеран труда»
  40. Справка с места работы (образец) от ИП
  41. Совет трудового коллектива: порядок избрания и компетенция
  42. Личный листок по учету кадров: образец заполнения
  43. Как присваивается табельный номер сотрудника
  44. Справка с места работы (образец)
  45. Страховой стаж
  46. Коллективный договор: обязателен или нет
ИНДЕКСЫ
Москва Индекс
потребительских цен

Используется
для индексации зарплаты

0.35%
март 2018 г.
45000000
Минимальный
размер оплаты труда

Используется для
регулирования зарплаты

18 742

Примечание

История

ЕЖЕДНЕВНАЯ
НОВОСТНАЯ
РАССЫЛКА
ОПРОС
Доводилось ли вам предоставлять работникам вычет по НДФЛ на основании принесенного ими уведомления из ИФНС?
Пока с этим не сталкивались
Да, приходилось иметь дело с имущественным вычетом
Предоставляли социальный вычет (на обучение и/или лечение)
Сталкивались и с тем, и с другим вычетом

РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Опрос ПОДПИСЧИКОВ гкПодписка на ГК