Оштрафует ли трудовая инспекция за хранение документов в личном деле работника?
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Статьи Консультации Семинары Конференции
Календари Калькуляторы Формы Справочники Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ
ПОПУЛЯРНЫЕ НОВОСТИ
Льготное кредитование «малышей»: новые правила

Максимальная сумма льготного кредита, на который могут рассчитывать малые и средние предприятия, снижена до 400 млн рублей. < ... >

ФНС опубликовала очередную порцию рассекреченной информации

Налоговая служба разместила в открытом доступе вторую партию сведений, которые раньше относились к налоговой тайне. < ... >

Регистрация юрлица или ИП: оснований для отказа стало больше

С 1 октября у налоговиков появилось два новых основания для отказа в госрегистрации организации или ИП. < ... >

«Физика»-арендодателя могут заставить уплатить НДС

Даже если гражданин не зарегистрирован в качестве ИП, его арендная деятельность может быть признана предпринимательской. Со всеми вытекающими налоговыми последствиями. < ... >

Платить «агентский» НДФЛ из своего кармана налоговый агент не вправе

В договоры нельзя включать условие о том, что налоговый агент, выплачивающий гражданину доход, берет на себя расходы, связанные уплатой НДФЛ. < ... >

ЦБ определился, какие операции по счету будут замораживать

Банк России утвердил признаки перевода денежных средств без согласия клиента. < ... >

Появится дополнительный оплачиваемый выходной для заботы о здоровье

С 01.01.2019 работодатели будут обязаны предоставлять сотрудникам дополнительный выходной день для прохождения диспансеризации. < ... >

Штраф до 50 тыс. рублей за хранение документов в личном деле: подробности

Актуально на: 14 марта 2018 г.

При приеме на работу и в дальнейшем работодатель, как правило, делает копии личных документов работника (паспорта, СНИЛС, трудовой книжки и др.) и сохраняет их в личном деле. Можно сказать, что изготовление и хранение копий документов работников – обычная практика для любого работодателя. Однако Роструд пояснил, что при этом необходимо учитывать требования законодательства (Доклад с руководством по соблюдению обязательных требований, дающих разъяснение, какое поведение является правомерным, а также разъяснение новых требований нормативных правовых актов за 2 квартал 2017 г.).

Хранение документов – при получении согласия?

Роструд отмечает, что порядок ведения личного дела работника нормами действующего законодательства не установлен. Однако, если работодатель собирается хранить копии документов работника в его личном деле, то делать это можно лишь при получении согласия от работника на хранение и обработку персональных данных. К слову, персональными данными считается любая информация, которая прямо или косвенно относится к определенному или определяемому физическому лицу (п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Роструд напоминает, что обработка персональных данных работника может производиться исключительно в следующих целях (ст. 86 ТК РФ):

  • обеспечение соблюдения законов и иных нормативных правовых актов;
  • содействие работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе;
  • обеспечение личной безопасности работников;
  • контроль количества и качества выполняемой работы;
  • обеспечение сохранности имущества.

Форму согласия на обработку персональных данных сотрудника мы приводили в нашей консультации.

Роскомнадзор думает по-другому

В противовес позиции Роструда Роскомнадзор полагает, что даже при получении согласия на обработку персональных данных хранение, к примеру, копий паспорта, свидетельства о браке, свидетельства о рождении ребенка или военного билета, не является законным. И суды иногда поддерживают такую точку зрения (Постановления ФАС СКО от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013, 15-го ААС от 14.03.2014 № 15АП-22502/2013).

Хранение копий документов в личном деле, если оно рассматривается как нарушение законодательства РФ в области персональных данных, грозит штрафом (ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ):

  • на должностных лиц – от 5 000 до 10 000 рублей;
  • на организации – от 30 000 до 50 000 рублей.

С учетом противоречивости позиций можно отметить, что во избежание возможных претензий к работодателю не рекомендуется хранить копии документов работника в его личном деле.

Также читайте:

  1. Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве
  2. Личный листок по учету кадров: образец заполнения
  3. Личная карточка водителя: образец
  4. Справка с места работы (образец) от ИП
  5. Номенклатура дел отдела кадров на 2017 год
  6. Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции 2017
  7. Входит ли служба в армии в трудовой стаж
  8. Виды образования для заполнения личной карточки
  9. Специальный страховой стаж
  10. Воинский учет в организации
  11. Как присваивается табельный номер сотрудника
  12. Исчисление страхового стажа
  13. Справка в посольство с места работы (образец)
  14. Положение об отделе кадров
  15. Приказ о назначении главного бухгалтера: образец
  16. Текучесть кадров: формула расчета
  17. Справка с места работы (образец)
  18. Выслуга лет
  19. Кадровая документация
  20. Непрерывный трудовой стаж
  21. Представление на аттестацию на соответствие занимаемой должности
  22. Личная карточка работника: форма Т-2
  23. Страховой стаж
  24. Форма 18: карточка учета организации (бланк и образец заполнения)
  25. Выслуга лет военнослужащих
  26. Процентная надбавка за выслугу лет
  27. Форма Т-2 (бланк)
  28. Журнал учета ненормированного рабочего времени: образец
  29. Аттестация экспертов по промышленной безопасности
  30. Журнал учета личных карточек
  31. Переименование должности без изменения трудовой функции (пример)
  32. Трудовой стаж для присвоения звания «Ветеран труда»
Подписывайтесь на наш канал в Яндекс. Дзен
ИНДЕКСЫ
Москва Индекс
потребительских цен

Используется
для индексации зарплаты

0.13%
сентябрь 2018 г.
45000000
Ставка
рефинансирования

Используется для
расчёта отдельных показателей

7.5%
ЕЖЕДНЕВНАЯ
НОВОСТНАЯ
РАССЫЛКА
ОПРОС
Практикуется ли в вашей компании вывешивание фото сотрудников на доску почета или на доску позора?
Нет, это наследие советских времен
Да, это очень эффективно
Да, но только тех, кто дал согласие на это

РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Подписка на ГКИРСОТ Конгресс
БЛИЖАЙШИЕ БУХГАЛТЕРСКИЕ МЕРОПРИЯТИЯ
31.10.2018

«Неделя Бухгалтера 2018» Обучение в атмосфере праздника!, компания "ИСКРА"

31.10.2018

Конференция «НАЛОГОВЫЙ КОНТРОЛЬ.ИТОГИ–2018, ОЖИДАНИЯ–2019», Компания"ИРСОТ"