Представление копий документов
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Статьи Консультации Семинары Конференции
Календари Калькуляторы Формы Справочники Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ
ПОПУЛЯРНЫЕ НОВОСТИ
Список и количество товаров на момент оплаты неизвестны: как оформить кассовый чек

Наименование, количество и цена товаров (работ, услуг) – обязательные реквизиты кассового чека (БСО). Однако при получении предоплаты (аванса) объем и список товаров определить иногда невозможно. Минфин рассказал, что делать в такой ситуации. < ... >

Электронные требования по уплате налогов и взносов: новые правила направления

Недавно налоговики обновили бланки требований об уплате задолженностей в бюджет, в т.ч. по страховым взносам. Теперь настал черед откорректировать порядок направления таких требований по ТКС. < ... >

Возврат переплаты по взносам за периоды до 2017 года: как это происходит

Пенсионный фонд разъяснил порядок и сроки возврата страхователям излишне уплаченных (взысканных) сумм страховых взносов за периоды, истекшие до 01.01.2017. < ... >

Расчетные листки распечатывать необязательно

Работодателям отнюдь не обязательно выдавать сотрудникам расчетные листки на бумажном носителе. Минтруд не запрещает рассылать их работникам по электронной почте. < ... >

Заявление на вычет по НДФЛ иногда можно подать в электронном виде

Большинство вычетов по НДФЛ предоставляются физлицу налоговым агентом на основании письменного заявления. При этом, если в НК форма подачи такого заявления прямо не указана, то заявление может быть подано в виде электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью. < ... >

Раньше 2019 года из реестра малого и среднего бизнеса никто не вылетит

Категория субъекта малого или среднего предпринимательства для компаний и ИП, которые уже попали в реестр, может быть изменена только при обновлении реестра в 2019 году. < ... >

Из-за СНИЛС не будут отказывать в приеме Расчета по страховым взносам

Не так давно работодатели стали получать отказы в приеме своих расчетов из-за несоответствия СНИЛС. Сейчас же налоговики заявили, что отказов больше не будет. < ... >

Представление копий документов

Обновление: 7 апреля 2016 г.

В каком виде представлять документы, запрошенные налоговиками? Здесь всего два варианта.

ВАРИАНТ 1. В виде бумажных копий. На копии каждого документа должны быть:

  •  
    заверительная надпись «Верно»;
  •  
    должность лица, заверившего копию, его личная подпись с расшифровкой (инициалы, фамилия). Как правило, заверяет копии директор либо его уполномоченный представитель;
  •  
    дата заверения.

Также можно на копии поставить печать, если ваша фирма ее использует, но делать это вы не обязаны.

Если истребуемый документ многостраничный, то можно не заверять каждую страницу, а прошить весь документ и заверить уже подшивку, соблюдая следующие рекомендации:

  •  
    объем сшитой пачки не должен превышать 150 листов;
  •  
    каждый лист в пачке надо пронумеровать арабскими цифрами начиная с единицы;
  •  
    пачка прошивается через два или четыре прокола прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа, связываются и скрепляются бумажной наклейкой, закрывающей место скрепления прошивки. Размер наклейки — примерно 40—60 на 40—50 мм. Она должна закрывать место скрепления пачки полностью. За пределы наклейки могут выходить только концы прошивных нитей, но не более чем на 2—2,5 см;
  •  
    на наклейке нужно указать количество листов цифрами и прописью, руководитель или другое уполномоченное лицо должен заверить эту надпись собственноручной подписью, написать свои фамилию, инициалы, должность, а также указать дату;
  •  
    печать, если она применяется в компании, ставится на заверительной надписи таким образом, чтобы она частично захватывала наклейку, личную подпись, фамилию и инициалы лица, а также дату заверения;
  •  
    документы должны быть прошиты так, чтобы проверяющие могли их свободно прочесть и при необходимости скопировать отдельные листы. При этом надо исключить возможность механического разрушения (расшития) подшивки.

Вот как может выглядеть лист подшивки с наклейкой.

Лист подшивки с наклейкой
 

Во избежание претензий налоговиков не нужно прошивать разные документы (например, все истребованные счета-фактуры) и заверять всю пачку.

Обязательно составьте в двух экземплярах опись представляемых документов либо просто сопроводительное письмо с указанием:

  •  
    реквизитов требования о представлении документов;
  •  
    наименований передаваемых копий документов;
  •  
    количества документов.

Если вы будете передавать документы в инспекцию лично (это может сделать руководитель фирмы либо его уполномоченный представитель), то пусть на вашем экземпляре письма (описи) работник ИФНС, принявший документы, проставит дату, свою должность, фамилию, инициалы и подпись.

Истребуемые документы можно направить и по почте ценным письмом с описью вложения. В этом случае дату и количество представленных документов будет подтверждать ваш экземпляр описи с оттиском почтового штемпеля и подписью работника почты.

ВАРИАНТ 2. В электронном виде через спецоператора связи. Но так можно представить только следующие типы документов.

ТИП 1. Документы, для которых утверждены XML-форматы и порядок их представления. На данный момент к таким документам относятся:

  •  
    счет-фактура (в том числе корректировочный);
  •  
    журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур;
  •  
    книга покупок;
  •  
    книга продаж;
  •  
    дополнительные листы к этим книгам;
  •  
    товарная накладная (ТОРГ-12);
  •  
    акт приемки-сдачи работ (услуг).

По правилам эти документы надо прикрепить к электронной описи, подписать усиленной квалифицированной электронной подписью и затем направить в инспекцию по ТКС. В течение следующего рабочего дня вам по ТКС из инспекции должны прийти подтверждение даты отправки и квитанция о приеме (либо уведомление об отказе в приеме).

ТИП 2. Документы, поименованные в специальном перечне, которые можно направить в виде скан-образов. Направляемые таким образом документы должны отвечать ряду требований.

В частности, в имени файла документа должен быть указан и код документа. Таких кодов 11.

Код Вид документа
0924 Счет-фактура
1665 Товарно-транспортная накладная
2181 Акт приемки-сдачи работ (услуг)
2215 Грузовая таможенная декларация/транзитная декларация
2216 Добавочный лист к грузовой таможенной декларации/транзитной декларации
2330 Спецификация (калькуляция, расчет) цены (стоимости)
2234 Товарная накладная (ТОРГ-12)
2745 Дополнение к договору
2766 Договор (соглашение, контракт)
2772 Корректировочный счет-фактура
2799 Отчет НИОКР

Без этих кодов файл не пройдет форматно-логический контроль.

Кроме того, на отсканированные документы придется составлять опись, содержащую набор обязательной информации, в частности номер и дату документа, идентификаторы участников сделки, реквизиты документа-основания.

Файл с отсканированным документом должен иметь расширение tif или jpg.

Одно хорошо — документы, направляемые в виде скан-образов по ТКС, не требуют предварительного заверения печатью и подписью, поскольку документ заверяется электронной подписью.

 

Надо сказать, что в жизни все не так категорично. Известны случаи, когда в ответ на электронный запрос ИФНС о представлении документов бухгалтеры отправляли по ТКС не формализованную опись, а текстовые пояснения в свободной форме с указанием того, что именно содержится в прилагаемых файлах со сканами. Причем эти файлы инспекции принимали не только в формате tif и jpg, но и, к примеру, в формате pdf. И назывались файлы произвольно, без всяких кодов.

Но если вы не уверены в лояльности конкретно вашей инспекции, то лучше так не делать. Ведь налоговики могут подойти к делу формально и заявить, что сканы документов, не соответствующие утвержденным форматам, считаются непредставленными.

Все остальные истребуемые документы, составленные в электронном виде, но не по установленным форматам, можно представить только в виде заверенных бумажных копий.

Статья из книги «Всё о налоговых проверках». Посмотреть все статьи: Содержание

ИНДЕКСЫ
в России Индекс
потребительских цен

Используется
для индексации зарплаты

0.33%
апрель 2017 г.
0
Минимальный
размер оплаты труда

Используется для
регулирования зарплаты

7 500

Примечание

История

ОПРОС
Если ваша компания арендует помещение, то каким образом вы оплачиваете коммуналку?
Самостоятельно заключаем договоры с ресурсоснабжающими организациями
У нас фиксированная арендная плата уже с учетом коммунальных услуг
Коммунальные услуги включены в состав арендной платы как ее переменная часть
Возмещаем расходы на коммуналку арендодателю помимо арендной платы
Оплачиваем коммунальные услуги через посредника
Мы не арендуем помещение, оно у нас в собственности

ЕЖЕДНЕВНАЯ
НОВОСТНАЯ
РАССЫЛКА
РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Неделя бухгалтерского учета «Летний практикум 2017» + online-трансляцияПрактикум «Сближение учетных правил. МСФО и ПБУ: сверяем стандарты»
БЛИЖАЙШИЕ БУХГАЛТЕРСКИЕ МЕРОПРИЯТИЯ
11.03.2017

Обучение МСФО. ДипИФР. Весна 2017., Компания "Профессиональная Арена"

22.05.2017

«Неделя кадровика» в Красноярске, компания «ИСКРА», региональный представитель Общероссийской сети КонсультантПлюс.

14.06.2017

Практикум «Сближение учетных правил. МСФО и ПБУ: сверяем стандарты», Палата налоговых консультантов