Представление копий документов
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Статьи Консультации Семинары Конференции
Календари Калькуляторы Формы Справочники Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ
ПОПУЛЯРНЫЕ НОВОСТИ
Дополнительный выходной для работников: как оплачивать

Если работодатель решил установить для своих сотрудников дополнительный выходной день (например, сделать выходным 1 сентября для работников, имеющих детей-школьников), оплата такого дня зависит от способа, которым дополнительный выходной был оформлен. < ... >

Перечень документов, необходимых для получения возмещения из ФСС, обновлен

Со следующего года для того, чтобы получить из Соцстраха возмещение на выплату пособий, помимо прочих документов, страхователь должен будет представить специальную справку-расчет. < ... >

Кассовый чек при получении аванса будет особенным

Налоговая служба сообщила о требованиях к реквизитам на кассовом чеке в случае получения и зачета аванса. В разрабатываемых налоговиками форматах чеков, которые будут пробивать онлайн-ККТ, есть особая отметка для расчетов авансом. < ... >

Отчет СЗВ-М сдан с ошибкой: что делать

Может случиться так, что после представления СЗВ-М в ПФР выяснится, что представленный отчет содержит ошибки. Как исправить эту оплошность и не «налететь» на штраф? < ... >

Компенсация за неиспользованный отпуск: особенности расчета

Если к моменту увольнения сотрудник проработал без отпуска 10 месяцев и 20 дней, компенсация за неиспользованный отпуск ему выплачивается в полном размере, т.е. за 28 календарных дней. < ... >

Предельный размер базы для начисления взносов на 2017 год уже утвержден

Правительство РФ окончательно определилось с лимитами страховой базы для начисления взносов на следующий год. < ... >

Мошенники маскируют вредоносные письма под рассылку ПФР

Если на вашу электронную почту пришло письмо с почтового адреса, похожего на адрес Пенсионного фонда (pfrf.ru), не переходите по ссылке, указанной в таком письме. Там содержится вредоносное ПО, способное нарушить работу компьютера! < ... >

Представление копий документов

Обновление: 7 апреля 2016 г.

В каком виде представлять документы, запрошенные налоговиками? Здесь всего два варианта.

ВАРИАНТ 1. В виде бумажных копий. На копии каждого документа должны быть:

  •  
    заверительная надпись «Верно»;
  •  
    должность лица, заверившего копию, его личная подпись с расшифровкой (инициалы, фамилия). Как правило, заверяет копии директор либо его уполномоченный представитель;
  •  
    дата заверения.

Также можно на копии поставить печать, если ваша фирма ее использует, но делать это вы не обязаны.

Если истребуемый документ многостраничный, то можно не заверять каждую страницу, а прошить весь документ и заверить уже подшивку, соблюдая следующие рекомендации:

  •  
    объем сшитой пачки не должен превышать 150 листов;
  •  
    каждый лист в пачке надо пронумеровать арабскими цифрами начиная с единицы;
  •  
    пачка прошивается через два или четыре прокола прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа, связываются и скрепляются бумажной наклейкой, закрывающей место скрепления прошивки. Размер наклейки — примерно 40—60 на 40—50 мм. Она должна закрывать место скрепления пачки полностью. За пределы наклейки могут выходить только концы прошивных нитей, но не более чем на 2—2,5 см;
  •  
    на наклейке нужно указать количество листов цифрами и прописью, руководитель или другое уполномоченное лицо должен заверить эту надпись собственноручной подписью, написать свои фамилию, инициалы, должность, а также указать дату;
  •  
    печать, если она применяется в компании, ставится на заверительной надписи таким образом, чтобы она частично захватывала наклейку, личную подпись, фамилию и инициалы лица, а также дату заверения;
  •  
    документы должны быть прошиты так, чтобы проверяющие могли их свободно прочесть и при необходимости скопировать отдельные листы. При этом надо исключить возможность механического разрушения (расшития) подшивки.

Вот как может выглядеть лист подшивки с наклейкой.

Лист подшивки с наклейкой
 

Во избежание претензий налоговиков не нужно прошивать разные документы (например, все истребованные счета-фактуры) и заверять всю пачку.

Обязательно составьте в двух экземплярах опись представляемых документов либо просто сопроводительное письмо с указанием:

  •  
    реквизитов требования о представлении документов;
  •  
    наименований передаваемых копий документов;
  •  
    количества документов.

Если вы будете передавать документы в инспекцию лично (это может сделать руководитель фирмы либо его уполномоченный представитель), то пусть на вашем экземпляре письма (описи) работник ИФНС, принявший документы, проставит дату, свою должность, фамилию, инициалы и подпись.

Истребуемые документы можно направить и по почте ценным письмом с описью вложения. В этом случае дату и количество представленных документов будет подтверждать ваш экземпляр описи с оттиском почтового штемпеля и подписью работника почты.

ВАРИАНТ 2. В электронном виде через спецоператора связи. Но так можно представить только следующие типы документов.

ТИП 1. Документы, для которых утверждены XML-форматы и порядок их представления. На данный момент к таким документам относятся:

  •  
    счет-фактура (в том числе корректировочный);
  •  
    журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур;
  •  
    книга покупок;
  •  
    книга продаж;
  •  
    дополнительные листы к этим книгам;
  •  
    товарная накладная (ТОРГ-12);
  •  
    акт приемки-сдачи работ (услуг).

По правилам эти документы надо прикрепить к электронной описи, подписать усиленной квалифицированной электронной подписью и затем направить в инспекцию по ТКС. В течение следующего рабочего дня вам по ТКС из инспекции должны прийти подтверждение даты отправки и квитанция о приеме (либо уведомление об отказе в приеме).

ТИП 2. Документы, поименованные в специальном перечне, которые можно направить в виде скан-образов. Направляемые таким образом документы должны отвечать ряду требований.

В частности, в имени файла документа должен быть указан и код документа. Таких кодов 11.

Код Вид документа
0924 Счет-фактура
1665 Товарно-транспортная накладная
2181 Акт приемки-сдачи работ (услуг)
2215 Грузовая таможенная декларация/транзитная декларация
2216 Добавочный лист к грузовой таможенной декларации/транзитной декларации
2330 Спецификация (калькуляция, расчет) цены (стоимости)
2234 Товарная накладная (ТОРГ-12)
2745 Дополнение к договору
2766 Договор (соглашение, контракт)
2772 Корректировочный счет-фактура
2799 Отчет НИОКР

Без этих кодов файл не пройдет форматно-логический контроль.

Кроме того, на отсканированные документы придется составлять опись, содержащую набор обязательной информации, в частности номер и дату документа, идентификаторы участников сделки, реквизиты документа-основания.

Файл с отсканированным документом должен иметь расширение tif или jpg.

Одно хорошо — документы, направляемые в виде скан-образов по ТКС, не требуют предварительного заверения печатью и подписью, поскольку документ заверяется электронной подписью.

 

Надо сказать, что в жизни все не так категорично. Известны случаи, когда в ответ на электронный запрос ИФНС о представлении документов бухгалтеры отправляли по ТКС не формализованную опись, а текстовые пояснения в свободной форме с указанием того, что именно содержится в прилагаемых файлах со сканами. Причем эти файлы инспекции принимали не только в формате tif и jpg, но и, к примеру, в формате pdf. И назывались файлы произвольно, без всяких кодов.

Но если вы не уверены в лояльности конкретно вашей инспекции, то лучше так не делать. Ведь налоговики могут подойти к делу формально и заявить, что сканы документов, не соответствующие утвержденным форматам, считаются непредставленными.

Все остальные истребуемые документы, составленные в электронном виде, но не по установленным форматам, можно представить только в виде заверенных бумажных копий.

Статья из книги «Всё о налоговых проверках». Посмотреть все статьи: Содержание

ИНДЕКСЫ
в России Индекс
потребительских цен

Используется
для индексации зарплаты

0.43%
октябрь 2016 г.
0
Минимальный
размер оплаты труда

Используется для
регулирования зарплаты

7 500

Примечание

История

ОПРОС
Встречались ли вам ошибки в уведомлениях об уплате личных налогов (на имущество физлиц/транспортный /земельный)?
Да, я сообщил(а) о них в свою ИФНС
Нет, все данные указаны верно
Я не являюсь плательщиком имущественных налогов

ЕЖЕДНЕВНАЯ
НОВОСТНАЯ
РАССЫЛКА
БУХГАЛТЕРСКИЙ КАЛЕНДАРЬ

«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
«ГОДОВОЙ ОТЧЕТ 2016» от Ольги ЛапинойПодписка на ГК_2017
БЛИЖАЙШИЕ БУХГАЛТЕРСКИЕ МЕРОПРИЯТИЯ
13.12.2016 г.

Семинар «Годовой отчет 2016: бухгалтерский и налоговый. Изменения на 2017 год», Москва, Издательско-консалтинговая группа «АйСи Групп»

14.12.2016 г.

Деловой конгресс «Успешный бизнес в новом 2017 году», г. Москва, компания «Такском»

15.12.2016 г.

Конференция «Годовой отчет за 2016 год», Москва, ООО «ПРАВО-Конструкция»