Представление копий документов

В каком виде представлять документы, запрошенные налоговиками? Здесь всего два варианта.

ВАРИАНТ 1. В виде бумажных копийп. 2 ст. 93 НК РФ. На копии каждого документа должны бытьПисьмо Минфина от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142:

•  
  заверительная надпись «Верно»;
•  
  должность лица, заверившего копию, его личная подпись с расшифровкой (инициалы, фамилия). Как правило, заверяет копии директор либо его уполномоченный представитель;
•  
  дата заверения.

Также можно на копии поставить печать, если ваша фирма ее использует, но делать это вы не обязаныПисьмо ФНС от 05.08.2015 № БС-4-17/13706@.

Если истребуемый документ многостраничный, то можно не заверять каждую страницу, а прошить весь документ и заверить уже подшивкуПисьма Минфина от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142; ФНС от 13.09.2012 № АС-4-2/15309@ (п. 21), соблюдая следующие рекомендацииПисьмо Минфина от 29.10.2015 № 03-02-РЗ/62336:

•  
  объем сшитой пачки не должен превышать 150 листов;
•  
  каждый лист в пачке надо пронумеровать арабскими цифрами начиная с единицы;
•  
  пачка прошивается через два или четыре прокола прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа, связываются и скрепляются бумажной наклейкой, закрывающей место скрепления прошивки. Размер наклейки — примерно 40—60 на 40—50 мм. Она должна закрывать место скрепления пачки полностью. За пределы наклейки могут выходить только концы прошивных нитей, но не более чем на 2—2,5 см;
•  
  на наклейке нужно указать количество листов цифрами и прописью, руководитель или другое уполномоченное лицо должен заверить эту надпись собственноручной подписьюп. 58 ГОСТ Р 7.0.8-2013, написать свои фамилию, инициалы, должность, а также указать дату;
•  
  печать, если она применяется в компании, ставится на заверительной надписи таким образом, чтобы она частично захватывала наклейку, личную подпись, фамилию и инициалы лица, а также дату заверения;
•  
  документы должны быть прошиты так, чтобы проверяющие могли их свободно прочесть и при необходимости скопировать отдельные листы. При этом надо исключить возможность механического разрушения (расшития) подшивки.

Вот как может выглядеть лист подшивки с наклейкой.

 

 

Обязательно составьте в двух экземплярах опись представляемых документов либо просто сопроводительное письмо с указанием:

•  
  реквизитов требования о представлении документов;
•  
  наименований передаваемых копий документов;
•  
  количества документов.

Если вы будете передавать документы в инспекцию лично (это может сделать руководитель фирмы либо его уполномоченный представитель), то пусть на вашем экземпляре письма (описи) работник ИФНС, принявший документы, проставит дату, свою должность, фамилию, инициалы и подпись.

Истребуемые документы можно направить и по почте ценным письмом с описью вложения. В этом случае дату и количество представленных документов будет подтверждать ваш экземпляр описи с оттиском почтового штемпеля и подписью работника почты.

ВАРИАНТ 2. В электронном виде через спецоператора связи. Но так можно представить только следующие типы документов.

ТИП 1. Документы, для которых утверждены XML-форматы и порядок их представления. На данный момент к таким документам относятсяПриказ ФНС от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@; приложение 1 к Приказу ФНС от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@; Письма Минфина от 13.11.2015 № 03-02-08/65721; ФНС от 04.12.2015 № ЕД-16-2/304 (п. 1):

•  
  счет-фактура (в том числе корректировочный);
•  
  журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур;
•  
  книга покупок;
•  
  книга продаж;
•  
  дополнительные листы к этим книгам;
•  
  товарная накладная (ТОРГ-12);
•  
  акт приемки-сдачи работ (услуг).

По правилам эти документы надо прикрепить к электронной описиПриказ ФНС от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@, подписать усиленной квалифицированной электронной подписью и затем направить в инспекцию по ТКСп. 20 Порядка, утв. Приказом ФНС от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@. В течение следующего рабочего дня вам по ТКС из инспекции должны прийти подтверждение даты отправки и квитанция о приеме (либо уведомление об отказе в приеме).

ТИП 2. Документы, поименованные в специальном перечнетаблица 4.9 Формата описи документов, утв. Приказом ФНС от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@, которые можно направить в виде скан-образовПисьмо ФНС от 23.11.2015 № ЕД-4-2/20421. Направляемые таким образом документы должны отвечать ряду требований.

В частности, в имени файла документа должен быть указан и код документа. Таких кодов 11.

Без этих кодов файл не пройдет форматно-логический контроль.

Кроме того, на отсканированные документы придется составлять опись, содержащую набор обязательной информациитаблица 4.2 Формата описи документов, утв. Приказом ФНС от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@, в частности номер и дату документа, идентификаторы участников сделки, реквизиты документа-основания.

Файл с отсканированным документом должен иметь расширение tif или jpg.

Одно хорошо — документы, направляемые в виде скан-образов по ТКС, не требуют предварительного заверения печатью и подписью, поскольку документ заверяется электронной подписьюПисьмо ФНС от 23.11.2015 № ЕД-4-2/20421.

Все остальные истребуемые документы, составленные в электронном виде, но не по установленным форматам, можно представить только в виде заверенных бумажных копийПисьма ФНС от 07.09.2015 № ЕД-4-2/15669, от 29.05.2013 № ЕД-4-3/9773@.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.

Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.